Urios Cloud Database

Werken in Urios waar en wanneer u dat wilt is mogelijk door gebruik te maken van de Urios Cloud Database. Het enige wat u nodig heeft is Urios en een internetverbinding. Kosten voor de Cloud Database bedragen € 5,- per maand.

Hoe het werkt | De kosten | Plus en minpunten cloudwerken | Alleen uw database in de cloud

Hoe het werkt

Werken met de Urios Cloud Database houdt voor u als advocatenkantoor in dat wij uw database hosten en u dit dus niet zelf (meer) hoeft te doen. Uw Urios gegevens worden opgeslagen op een server van CloudVPS in Amsterdam. Doordat uw database niet meer op één van uw eigen computers staat, maar nu gehost wordt in de cloud, betekent dit dat u er vanaf alle locaties bij kunt komen zolang u een internetverbinding en Urios tot uw beschikking heeft, bijvoorbeeld op uw laptop. Verder verandert er niets aan de werking van het programma en kunt u in Urios blijven werken zoals u gewend bent.

Als uw database nu op uw eigen kantoor staat opgeslagen en u wilt overstappen naar de Urios Cloud Database, is het noodzakelijk om uw database te gaan verhuizen. Hiervoor zal een afspraak gemaakt moeten worden omdat er op het moment van verhuizen even tijdelijk niet met Urios gewerkt kan worden. Op het moment dat de verhuizing plaats vindt, nemen wij telefonisch contact met u op en loggen wij in met Teamviewer om een kopie van uw database te kunnen maken. Deze kopie wordt op onze Cloud Server gezet voor u. Het verhuizen van de database neemt ongeveer een half uur in beslag en dan kan er dus even niet met Urios gewerkt worden.

Zodra het verhuizen is afgerond ontvangt u van ons uw inloggevens voor uw Cloud Database. Er moet namelijk éénmalig handmatig contact met deze nieuwe database gemaakt worden. Dit kunt u doen middels het Welkom in Urios scherm, waar u dan automatisch in terecht komt zodra u Urios opnieuw opstart. Na het invoeren van de inlognaam en het wachtwoord heeft u weer toegang tot uw database en kunt u weer als vanouds met Urios werken. Alle werkplekken moeten éénmalig dit contact maken. Er zijn geen kosten verbonden aan het verhuizen van een lokale database naar de Urios Cloud Database.

De kosten | € 5,- per maand

Kosten voor het gebruik van de Urios Cloud Database bedragen € 5,- per maand ex btw. Dit bedrag is per database. In de regel kost de Cloud Database dus € 5,- per maand ex btw voor het gehele kantoor. Er zijn echter ook samenwerkingsverbanden waarbij meerdere advocaten op één kantoor meerdere databases in gebruik hebben omdat zij feitelijk los van elkaar werken en een gescheiden administratie voeren. Als er twee databases gebruikt worden, bedragen de maandelijkse kosten dus € 10,- per maand ex btw.

Plus en minpunten van werken in de cloud

Werken met de Urios Cloud Database biedt een aantal voordelen ten opzichte van het werken met een lokale database. Enkele pluspunten zijn:

  • Van de Urios Cloud Database wordt dagelijks een backup gemaakt die wordt opgeslagen op een andere locatie.
  • U kunt zoveel werkplekken verbinden met uw database als wenselijk is. Uw laptop kan daar één van zijn, maar ook bijvoorbeeld uw vaste computer thuis. Ook als uw kantoor verdeeld is over meerdere vestigingen is de Cloud Database een praktische en betaalbare oplossing.
  • U heeft geen eigen server meer nodig om mobiel te kunnen werken. Dit scheelt kosten.
  • Gebruik van de Urios Cloud Database maakt mobiel werken mogelijk en is aanzienlijk voordeliger dan werken in de cloud bij een provider of systeembeheerder.

Naast een paar sterke pluspunten heeft het werken met de Urios Cloud Database, net als werken in de cloud in het algemeen, ook een paar mogelijke nadelen. Dit zijn:

  • U bent afhankelijk van uw internetverbinding. Wanneer er geen internet beschikbaar is, kunt u uw eigen database niet bereiken en dus geen gebruik maken van Urios. Als u lokaal werkt heeft u hier geen last van.
  • Uw internetsnelheid is een belangrijke factor in de 'werksnelheid' van Urios. Indien uw internet langzaam is of hapert, heeft dit gevolgen voor de bereikbaarheid van uw database. Een stabiele internetlijn is dus belangrijk voor het efficiënt kunnen werken met de Cloud Database.

Alleen uw Urios database staat in de cloud

De term 'cloud' is een breed begrip en daarom kan het wel eens onduidelijk zijn wat er wel of niet 'in de cloud' staat. In geval van de Urios Cloud Database staat feitelijk alleen uw Urios database op deze cloudserver opgeslagen. Dit houdt in dat u toegang heeft tot alle gegevens zoals deze ook in het programma Urios (op de tabbladen) staan opgeslagen. Dit zijn dus uw dossiers en relaties, maar ook uw declaraties, herinneringen en natuurlijk uw tijdregels en verschotten.

Wat niet in uw database staat opgeslagen zijn uw stukken zoals uw brieven, scans, e-mails en dergelijke. Indien u gebruik maakt van de module Documentenbeheer van Urios, zijn uw dossiermappen met daarin uw stukken wel gekoppeld aan Urios en makkelijk inzichtelijk via het tabje Documenten, maar deze stukken staan niet opgeslagen in uw database maar op een andere locactie in een map. Veel kantoren werken bijvoorbeeld met dossiermappen in de Windows verkenner. Hier staan dan ook de stukken in opgeslagen. Het tabje Documenten waarmee u snel bij uw stukken kunt komen biedt u feitelijk alleen een directe toegang tot de dossiermappen waarin uw stukken staan opgeslagen. Wanneer u ook uw stukken/documenten in de cloud wilt opslaan om hier vanaf elke locatie bij te kunnen, kunt u bijvoorbeeld gebruik maken van de Urios Cloud Drive. De Cloud Drive vormt in combinatie met de Cloud Database een 'apart wolkje' die nodig zijn om volledig in de cloud te kunnen werken, zonder te kiezen voor een cloud provider of omgeving waar u op inlogt.

Meer informatie over de Cloud Drive kunt u hier vinden: "Meer over Urios Cloud Drive"