Urios Cloud Drive

Heeft u graag altijd uw dossierstukken bij de hand? Op uw laptop of tablet, ook als uw geen internet tot uw beschikking heeft? En wilt u deze stukken eenvoudig en op een veilige manier kunnen delen met uw cliënt of andere partijen? Dan is de Urios Cloud Drive een goede oplossing voor u voor slechts € 5,85 per maand/per account.

Het opslaan van uw documenten in de cloud, dus ergens op een server die bereikbaar is via het internet, is op vele manieren mogelijk. Een van de mogelijkheden is werken met de Urios Cloud Drive. Urios biedt u de keuze tussen een Cloud Drive van 10 GB à € 5,85 per maand/account of een Cloud Drive van 100 GB voor een bedrag van € 8,50 per maand/account. Genoemde prijzen zijn exclusief btw.

Voordelen van de Urios Cloud Drive

De Urios Cloud Drive biedt vele mogelijkheden en kan u ook veel voordelen bieden ten opzichte van het opslaan van uw bestanden in eigen beheer of bij een cloudprovider.

  • Al uw bestanden zijn altijd bereikbaar en kunnen worden bewerkt, ook als u niet online bent.
  • Door gebruik te maken van de File & Folder locking wordt voorkomen dat twee mensen tegelijkertijd in één bestand werken.
  • Uw data wordt versleuteld en in Nederland opgeslagen. Van ieder bestand worden de laatste 30 versies bewaard. De backup van al uw bestanden is dus gewaarborgd. Bovendien heeft u uw bestanden ook 'lokaal' opgeslagen, waardoor u in zekere zin ook altijd een backup van uw bestanden bij de hand heeft.
  • Cloud Drive maakt het mogelijk om op een eenvoudige en veilige manier bestanden te kunnen delen. Dit kan direct vanuit de Cloud Drive op uw computer of via het webportaal. U kunt gebruik maken van beveiligde links of er voor kiezen een gast-login aan te maken.
  • Op afstand kunt u van de aangesloten apparaten de bestanden wissen in geval van bijvoorbeeld diefstal.
  • De Urios Cloud Drive is beschikbaar voor verschillende besturingssystemen: Android, Mac, IOS en Windows.
  • De gerekende kosten zijn per account en niet per gebruiker.
  • In geval van vragen omtrent uw Urios Cloud Drive in combinatie met Urios kunnen wij u altijd assisteren. Dit is niet het geval wanneer u problemen ondervindt met of bij andere cloudopslag, zoals bijvoorbeeld met One Drive voor bedrijven of Sharepoint. Omdat wij hier maar beperkte kennis van hebben en het bovendien niet onder de dienstverlening van Urios valt, kunnen wij u hier niet altijd mee helpen en zullen we u moeten terugverwijzen naar uw systeembeheerder of IT dienstverlener.

Hoe het werkt

De Urios Cloud Drive is een additionele dienst die wij aanbieden om uw stukken/documenten op een veilige manier binnen Nederland op te kunnen slaan. Van al uw bestanden blijven de 30 laatste versies bewaard en alle bestanden worden versleuteld opgeslagen. De backup van al uw bestanden die in deze Cloud Drive staan opgeslagen, wordt dus voor u geregeld. De Urios Cloud Drive kan op alle typen apparaten worden geïnstalleerd. Op uw computer op kantoor en op uw laptop, maar ook op uw telefoon of tablet. De Cloud Drive werkt op alle besturingssystemen (Apple, Windows, Android).

Als u werkt met de module Documentenbeheer zal de Urios Cloud Drive worden gekoppeld aan uw dossiermappen in Urios zodat u via het tabje Documenten automatisch in de juiste dossiermap in uw Cloud Drive uitkomt. Ook de mappen voor uw nieuwe dossiers worden automatisch in uw Cloud Drive aangemaakt en al uw bestanden worden in de juiste mappen opgeslagen, wat ook nu al het geval is. Als u geen gebruik maakt van de module Documentenbeheer kunt u ook werken met de Urios Cloud Drive maar is de automatische koppeling tussen uw eigen dossiermappen en de dossiers in Urios helaas niet mogelijk.

Als de Cloud Drive op uw computer is geïnstalleerd, herkent u deze aan het onderstaande icoontje van het roze dossiermapje.

Het gebruik van de Cloud Drive op uw computer werkt op vele manieren hetzelfde als de mappen in Windows verkenner. U heeft een 'extra map' op uw computer, de Cloud Drive, waarin u nieuwe mappen kunt aanmaken en waar u bestanden heen kunt slepen of kunt kopiëren. De vaak al bestaande mappenstructuur die op een advocatenkantoor gebruikt wordt, kan dan ook vaak behouden blijven.

Gebruik van webportaal

Naast de extra map op uw computer krijgt u ook toegang tot uw eigen Cloud Drive webportaal. Hier kunt u op inloggen en via dit portaal zijn al uw stukken bereikbaar. Vanuit de Cloud Drive op uw computer kunt u eenvoudig en op een veilige manier bestanden en zelfs hele mappen delen. Dit werkt onder meer door beveiligde linkjes naar deze bestanden te sturen naar uw ontvanger. De ontvanger kan uw cliënt zijn, maar ook met andere partijen kunt u op deze manier bestanden uitwisselen. U kunt per bestand aangeven of de ontvanger deze alleen mag openen, of ook mag bewerken of wissen. Naast de mogelijkheid van het verzenden van beveiligde links per e-mail, kunt u er ook voor kiezen om een 'gast-login' aan te maken. Dit gast-login kan fungeren als een soort van cliëntenportaal. Uw cliënt zou op deze manier alle stukken (die u beschikbaar stelt) in zijn of haar dossier kunnen inzien.

Dit portaal geeft u ook inzicht in de hoeveelheid data die u in gebruik heeft en het biedt de mogelijkheid om op afstand apparaten te 'swipen'. Een voorbeeld; Op uw laptop staat de Urios Cloud Drive geïnstalleerd. Iedereen die uw laptop in handen heeft, kan in theorie bij uw bestanden. Wanneer uw laptop gestolen zou worden, kunt u de bestanden op dit aparataat op afstand wissen via uw webportaal. Dit kan alleen als de laptop verbonden is met internet, omdat er wel een verbinding moet zijn. Mocht de laptop op dat moment niet verbonden zijn met het internet, dan worden de bestanden alsnog gewist zodra het aparataat weer online is.

De kosten | € 5,85 of € 8,50 per maand

De kosten voor het gebruik van de Urios Cloud Drive hangt af van een tweetal zaken:

  1. De gewenste capaciteit van de Cloud Drive.
  2. Het aantal accounts dat u wilt gebruiken. Het aantal benodigde accounts hangt af van de mate waarin u bepaalde stukken wilt kunnen afschermen van collega's of dat iedereen toegang mag hebben tot alle stukken.

Opslagcapaciteit

De Urios Cloud Drive wordt aangeboden in twee formaten; 10 GB of 100 GB. Wanneer de 10 GB niet (meer) toereikend is, wordt de Cloud Drive automatisch verruimt naar 100 GB. Als dit niet voldoende is, komt er een tweede Cloud Drive van 100 GB naast te draaien. Als er meerdere gebruikers zijn, wordt de dan 200 GB 'verdeeld'. De kosten voor de Cloud Drive van 10 GB bedragen € 5,85 per maand en voor een Cloud Drive van 100 GB € 8,50 per maand.

Aantal accounts

De kosten voor de Cloud Drive hangen ook af van het aantal accounts dat u wilt koppelen aan de drive. Een account is niet per se gelijk aan één gebruiker. In plaats daarvan geldt één e-mailadres waarmee wordt ingelogd als één account. Om dit te verduidelijken, een drietal voorbeelden;

  1. Een kantoor van 3 advocaten wil één gezamenlijke Cloud Drive gaan gebruiken. Ze loggen alle drie in met het e-mailadres info@advocaat.nl en kunnen bij elkaars stukken en bestanden. Gezamenlijk komen ze niet boven de 10 GB aan data uit. De kosten bedragen dan € 5,85 per maand.
  2. Een kantoor van 3 advocaten: A, B en C wil één gezamenlijke Cloud Drive gaan gebruiken waarbij de advocaten alle drie bij elkaars stukken en documenten kunnen, maar daarnaast wil één advocaat ook een paar zaken afschermen. Deze zaken zijn niet toegankelijk voor de twee collega's. Er komen dan twee accounts met verschillende inloggegevens. Op het ene account wordt ingelogd met het e-mailadres info@advocaatABC.nl en op de andere account met e-mailadres advocaatA@advocaatABC.nl. Doordat advocaat A een tweede niveau wil aanbrengen in de stukken zijn er dus twee accounts nodig. Hierdoor gaan de kosten (maar ook de opslagcapaciteit) keer twee. De maandelijkse kosten bedragen dan € 11,70 voor een totaalcapaciteit van 20 GB.
  3. Een kantoor van 3 advocaten 'Kantoor ABC' wil werken met een Cloud Drive maar de advocaten willen alle drie hun stukken afschermen voor hun collega's. Ze willen geen gezamenlijke Cloud Drive. In dit geval zijn er dus drie accounts nodig waarop door iedereen met aparte e-mailadressen en wachtwoorden wordt ingelogd: advocaatA@advocaatABC.nl, advocaatB@advocaatABC.nl en advocaatC@advocaatABC.nl. Deze drie accounts worden aangemaakt onder één kantoornaam, Kantoor ABC, maar alle drie de advocaten hebben ieder hun eigen Cloud Drive met hun eigen mappen tot hun beschikking waar de collega's niet bij kunnen komen. In het geval van een Drive van 10 GB bedragen de maandelijkse kosten € 17,55. De capaciteit van de drives wordt bij elkaar opgeteld. Het 'Kantoor ABC' heeft een gezamenlijke opslagcapaciteit van 30 GB tot haar beschikking. Voordeel van de drie accounts onder één organisatie/kantoornaam hangen, is dat men gemakkelijk bestanden en mappen kan uitwisselen.

Eenmalige instelkosten

Als u met de Urios Cloud Drive wilt gaan werken maken wij een Cloud Drive voor u aan in onze eigen beheeromgeving. Daarna wordt deze op uw computer geïnstalleerd. De bestanden die u in uw Cloud Drive tot uw beschikking wilt hebben dienen te worden verplaatst vanaf de huidige opslaglocatie en de instellingen in Urios moeten éénmalig worden aangepast om te zorgen dat Urios al uw bestanden 'kan vinden' en ook 'weet' waar de nieuwe bestanden, dossiermappen en/of declaraties moeten worden opgeslagen. Het opzetten van een nieuwe Cloud Drive en het installeren van de Cloud Drive op uw PC vraagt veel handwerk dat wij helaas niet kunnen automatiseren, zoals met de installatie van de Cloud Database wel grotendeels is gelukt. Daarom worden er éénmalige instelkosten van € 60,- in rekening gebracht voor het opzetten van uw Cloud Drive in onze eigen beheeromgeving, de installatie van de Cloud Drive op uw (één) computer, het verhuizen van uw stukken/dossiers en het aanpassen van de instellingen in Urios.

Wilt u de Cloud Drive vanaf meerdere apparaten kunnen gebruiken, bijvoorbeeld ook vanaf uw laptop, dan moet de Urios Cloud Drive ook uw laptop worden geïnstalleerd en verbonden. Omdat de Cloud Drive voor u is aangemaakt in onze eigen beheeromgeving en daar al draait, is een deel van de werkzaamheden dus al uitgevoerd bij het inregelen van de eerste werkplek. Elk volgende apparaat dat u door ons wilt laten inregelen kost € 20,- ex btw maar u kunt dit ook zelf doen. Om zelf op een tweede of derde apparaat de Cloud Drive te installeren en verbinden kunt u gebruik maken van de handleiding op de Helpdeskpagina.

Net als bij uw Urios abonnement worden er geen kosten gerekend voor updates en support. Heeft u vragen over uw Cloud Drive, bel ons gerust!

Online en offline beschikbaar

Een zeer groot pluspunt van de Urios Cloud Drive is dat uw documenten eigenlijk op twee plekken staan opgeslagen en worden gesynchroniseerd. Uw stukken staan namelijk opgeslagen in zowel de cloud, als op uw eigen werkplek in de breedste definitie van het woord. Uw werkplek zal onder andere uw computer op kantoor zijn, maar dit kan daarnaast ook uw laptop of tablet zijn. Op elk apparaat kan de Urios Cloud Drive geïnstalleerd worden, en daardoor zijn uw stukken vanaf diverse apparaten en vanaf verschillende locaties dus bereikbaar. Omdat uw documenten eigenlijk op twee plekken worden opgeslagen worden deze stukken als u online bent gesynchroniseerd. Indien u geen toegang heeft tot het internet worden de documenten op dat moment niet gesynchroniseerd met uw stukken in de cloud, maar u kunt deze stukken wel inzien en ook bewerken. Zodra u c.q. uw laptop weer verbonden is met internet, zullen alle gemaakte wijzigingen weer worden gesynchroniseerd met uw stukken in de cloud. Zo zijn uw stukken altijd up to date.

Dataopslag in Nederland en lokaal

Net als de Urios Cloud Database staat ook de server waarop de Urios Cloud Drive wordt gehost in Nederland en valt daarmee onder Nederlandse wetgeving en voldoet aan de geldende standaarden. Uw stukken staan echter niet alleen opslagen in de cloud, maar ook op uw eigen computer of laptop (net waar u de Cloud Drive op geïnstalleerd heeft). Doordat deze dus ook allemaal lokaal op uw computer en/of laptop staan, kunt u deze eenvoudig verplaatsen naar een andere map, dan wel een andere aanbieder van cloudopslag wanneer u geen gebruik meer wenst te maken van de Urios Cloud Drive.