Urios logo

Declareren met Urios

Of u nu bij het afronden van het dossier een declaratie uitstuurt, of maandelijks al uw uren declareert, met Urios kunt u werken zoals u dit wenst. Facturen worden door Urios met één klik opgemaakt in één van de vele sjablonen die past bij uw huisstijl. Uw factuur is tenslotte ook uw visitekaartje.

Verschillende soorten declaraties

Met Urios kunt u alle gewenste soorten declaraties opmaken. Declaraties op basis van diverse uurtarieven, vaste prijs nota's, eigen bijdragen, vergoeding RvR, declaraties met alleen verschotten en natuurlijk voorschotnota's. Per soort declaratie kunt u passende inleidende en afsluitende zinnen formuleren. Indien meerdere advocaten in een kantoor voor eigen rekening en risico werken, zorgt Urios er voor dat het het juiste bankrekeningnummer, Kvk- en btw-nummer worden getoond.

Verschottenadministratie

Een datum, dossiernaam, omschrijving van het verschot en een bedrag met het bijbehorende btw-percentage. Meer gegevens hoeft u niet in te voeren om uw verschotten te kunnen administreren. Bij het opgeven van de omschrijving kunt u de lijst met afkortingen voor veel voorkomende verschotten gebruiken om nog sneller uw verschot in te voeren. Ingevoerde verschotten worden overzichtelijk weergegeven op het tabblad Verschotten, waar u ook kunt zien of deze al zijn doorbelast aan uw cliënt. In principe worden de verschotten direct meegenomen op de eerstvolgende factuur voor de cliënt, waarbij het niet uitmaakt of dit een eigenbijdrage of honorariumnota betreft, tenzij u aangeeft dit niet te willen. Zo blijven verschotten niet meer per abuis open staan. Indien er op korte termijn geen nota voor uw cliënt op te maken is, maar u wilt wel al het verschot doorbelasten, dan kunt u in Urios een declaratie opmaken voor alleen de verschotten. Een unieke functie die het, met name in toevoegingszaken, mogelijk maakt direct uw verschot door te rekenen aan uw cliënt en zo te zorgen voor een gezonde liquiditeit van uw eigen kantoor.

Opmaak van uw declaraties

Voor de opmaak van uw declaraties kunt u in Urios een keuze maken uit zo'n honderd declaratiesjablonen, uitgevoerd in verschillende lettertypen, lettergrote en uitlijning. Er zit vast een declaratiesjabloon tussen wat bij uw eigen huisstijl past. Zo niet, kunnen we voor u een declaratie en herinneringssjabloon op maat maken. De kosten voor deze huisstijlservice kunt u vinden op de pagina Prijzen. Naast het zelf kiezen van een lay-out kunt u de overige opmaak van uw declaraties, zoals de inleiding en de afsluitende teksten, ook zelf bepalen. Voor ieder type nota kunt u verschillende teksten opstellen, zodat de declaraties altijd van de juiste inleiding en afsluiting zijn voorzien.

Per relatie kunt u een taal instellen. Dit is standaard Nederlands, maar Engels, Duits en Frans worden ook door Urios ondersteund. Vaste onderdelen van de declaratie worden automatisch vertaald en de adressering wordt aangepast naar de standaard van het land. Urios biedt ook de mogelijkheden om de btw aan te passen naar btw-verlegd of om zonder btw te declareren buiten de EU.  

Batch facturatie

Urios werkt met een aparte tabel voor relaties en dossiers. Hierdoor is het mogelijk om aan één relatie meerdere dossiers te koppelen, die u eventueel tegelijkertijd op één nota kunt declareren. Het is ook mogelijk om één relatie aan meerdere dossiers te koppelen en om meerdere contactpersonen bij één relatie in te voeren.

U kunt ten alle tijden in ieder dossier of per relatie afzonderlijk een declaratie maken, maar factureert u maandelijks al uw dossiers af? Dan is het een stuk sneller om de knop Periode declareren te gebruiken. U geeft de periode op, bijvoorbeeld de afgelopen maand, en Urios genereerd voor u alle facturen waarvoor in de geselecteerde periode uren geschreven zijn. Ook vaste prijs afspraken kunt u hierin meenemen. Eventuele verschotten worden direct opgenomen en indien gewenst wordt ook het voorschot verrekend. U heeft op deze manier net zo snel 1, als 10 als 100 facturen gemaakt. Bij het definitief maken worden de facturen geprint en/of per e-mail verzonden, afhankelijk van de instellingen voor de betreffende cliënt. Al uw nota's maken is een fluitje van een cent!

Facturen bewerken

In Urios maakt u uw facturen eerst op als een conceptnota en dit concept kunt u eenvoudig bewerken. Inleiding en afsluitende zinnen kunnen worden aangepast. Tevens kunt u in deze conceptfase kortingen opnemen en reeds ontvangen en/of doorbetaalde bedragen tonen op de factuur. Ook kunnen de tijdregels op dit moment nog worden aangepast. Als u factuur helemaal in orde is, maakt u deze pas echt definitief. Een factuur die definitief is gemaakt kan niet meer worden aangepast. Wel is het mogelijk om alle typen facturen te crediteren. Daarna kunt u opnieuw een factuur maken en foutjes corrigeren.

Nadat de facturen zijn uitgestuurd is het wachten op de betaling. Wij raden u aan om de ontvangen betalingen ook in Urios te administrereren zodat u goed overzicht heeft over uw debiteuren. U kunt handmatig de ontvangstdatum van de betaling invoeren, maar het is ook mogelijk om de betalingen die zijn binnengekomen op uw bankrekening uit te lezen in uw boekhoudpakket en hiervan een export te maken. Deze export leest u vervolgens in in Urios.

Voorschot of vaste prijs declareren

Voordat u start met uw werkzaamheden wilt u wellicht eerst een voorschotdeclaratie naar uw cliënt uitsturen. Deze maakt u met een paar muisklikken op in Urios, waarna u dit voorschot eenvoudig kunt beheren. U kunt het voorschotbedrag direct verrekenen op uw volgende nota, of vasthouden tot een ander moment. Wanneer een deel van het voorschotbedrag is verrekend heeft u de mogelijkheid een depotberekening op de declaratie op te nemen waarin tot op de cent nauwkeurig wordt aangegeven wat het resterende bedrag in depot bedraagt.

Een zaak afwikkelen voor een op voorhand overeengekomen vast bedrag komt steeds vaker voor. Ook dit type declaratie kunt u eenvoudig met Urios genereren. U voert het bedrag in, waarover u eventueel kantoorkosten in rekening kunt brengen, en Urios doet voor u de rest. Het is mogelijk om de verrichte werkzaamheden op te nemen op uw specificatie, zodat uw cliënt inzichtelijk heeft wat u exact aan tijd heeft besteed. Door gebruik te maken van de urenmelder, die u insteld op het overeengekomen bedrag, krijgt u een waarschuwing als het overeengekomen honoraium wordt overschreden. Hierdoor wordt voorkomen dat u mogelijk veel meer uren aan het dossier besteed dan wat u had ingecalculeerd.

Elektronisch factureren

Urios biedt verschillende manieren om elektronisch uw facturen te kunnen versturen. De meest gebruikte methode is verzenden als pdf bijlage per e-mail. Op relatieniveau kunt u aangeven of de cliënt zijn of haar factuur per post of per mail wilt ontvangen. U kunt beide methoden van verzending door elkaar heen gebruiken. Wanneer u meerdere facturen in één keer genereert door middel van periodiek factureren, splitst Urios uit welke nota's moeten worden geprint en welke per e-mail naar uw cliënten wordt verzonden.

Andere methoden voor elektronisch factureren die Urios ondersteund zijn elektronisch factureren via eVerbinding en factureren via TyMetrix in Ledes formaat*. Over deze twee manieren van elektronisch factureren kunt u meer lezen op de pagina "Elektronisch factureren".

Export naar boekhouding

Via Urios kunt u een exportbestand van uw verkoopfacturen en debiteuren maken welke u kunt inlezen in uw boekhoudpakket. Dit scheelt veel overtypwerk, wat niet alleen veel tijd bespaart maar ook typfoutjes voorkomt. Urios koppelt met diverse boekhoudpakketten. Indien het pakket dat u gebruikt, of uw boekhouder, er niet tussen staat, neemt u dan even contact met ons op. Mogelijk kunnen wij deze koppeling voor u realiseren in samenwerking met het betreffende boekhoudpakket.