Documenten genereren en beheren

De module Documentenbeheer is ontwikkeld om u veel tijd te besparen bij het maken van brieven en documenten. Door gestandaardiseerde sjablonen te gebruiken heeft u in mum van tijd een afspraakbevestiging gemaakt. Of een opdrachtbevestiging, sommatie van vonnis, aanzegging voor het wel of niet verlengen van een arbeidscontract etc. Brieven opstellen was nog nooit zo gemakkelijk.

Het maken van brieven en afhandelen van e-mail vormt een groot onderdeel van de werkzaamheden. Daarom is het des te belangrijker dat u hierin zo efficiënt en zo gemakkelijk mogelijk kunt werken, en tegelijkertijd eenvoudig uw bestede tijd kunt bijhouden.

Brieven maken

Met de module Documentenbeheer heeft u vat op uw tijd en documten. Een groot deel van de benodigde gegevens zijn tenslotte al ingevoerd in Urios. Door in Urios te kiezen voor Maak brief maakt u in enkele muisklikken een 'standaard' brief op door middel van sjablonen.

Een voorbeeld is een opdrachtbevestiging, die vrijwel voor iedere cliënt gelijk zou kunnen zijn. Door voor deze brief een sjabloon te maken, kunt u de gegevens  zoals aanhef en NAW automatisch in uw sjabloon laten invullen. Dit gebeurd door gebruik te maken van codes. Er zijn een groot aantal codes beschikbaar die u kunt gebruiken en u kunt ook zelf code's maken die vervolgens worden gevuld door informatie uit Urios. Het sjabloon is keer op keer gebruiken en u kunt zoveel sjablonen maken als u zelf wenst. Uw opgestelde brieven worden automatisch opgeslagen in de dossiermap en u kunt ze terugvinden onder het tabje Documenten in Urios. Zo behoudt u altijd het overzicht en staan al uw documenten op één plaats opgeslagen. 

E-mail

Vanaf het tabblad Relaties kunt u ook kiezen voor de opdracht Stuur e-mail. Urios opent dan uw mailprogramma waarbij het adres en het onderwerp al zijn ingevuld. U kunt direct starten met het opstellen van uw bericht. Indien ingesteld start de stopwatch automatisch op zodat u precies weet hoeveel tijd u kunt schrijven.

Als u gebruikt maakt van het mailprogramma Outlook, heeft u twee extra Urios-knoppen tot uw beschikking. Inkomende en uitgaande e-mail kunt u gemakkelijk archiveren met de knop Opslaan in dossiermap. Ook bijlagen kunt u in uw dossiermap opslaan. Door submappen te gebruiken in uw dossiermap heeft u e-mail of documenten snel weer terug gevonden en kunt u hier bovendoen op selecteren. Bij het opstellen of beantwoorden van e-mail heeft u met één klik op de knop Start Stopwatch een klokje gestart. De genoteerde tijd kunt u vervolgens direct op het dossier doorboeken.

Modelovereenkomsten

De module Documentenbeheer koppelt direct met Legal.nl, de website waar u vele soorten modelovereenkomsten kunt vinden die u kunt gebruiken voor uw praktijk. Door deze koppeling leest u met één muisklik de relevante dossierinformatie in in één van de overeenkomsten waardoor u veel tijd bespaart. Bovendien wordt direct de juiste dossiermap getoond om de gegenereerde overeenkomst in op te slaan.