Urios logo

Dossiers en relaties

Uw cliënten en overige partijen vormen samen uw dossiers. En uw relaties en dossiers vormen de kern van uw praktijk. Belangrijk dus dat u deze overzichtelijk kunt administreren. En dat het niet te veel tijd in beslag neemt...

Een nieuw dossier

Aan de linkerzijde van Urios zijn de knoppen Nieuw dossier invoeren en Nieuwe relatie invoeren zichtbaar. Met de knop Nieuw dossier invoeren legt u eenvoudig uw nieuwe zaak en de bijbehorende relaties aan in Urios. De knop Nieuwe relatie invoeren is bedoeld om nieuwe partijen te koppelen aan reeeds ingevoerde dossiers.

Om een nieuw dossier in te voeren klikt u op de knop Nieuw dossier invoeren. In het opgekomende scherm kunt u de behandelende advocaat aangeven. Het dossiernummer wordt al getoond en u geeft de dossiernaam op. U vinkt aan om wat voor soort dossier het gaat en geeft op hoeveel relaties u bij dit dossier wilt invoeren.  Daarna voert u de adres- en contactgegevens van uw relaties in in Urios. Tot slot geeft u de verdeling aan met een percentage. U kunt ieder gewenst percentage kiezen. Na het opslaan is uw dossier ingevoerd.

Voor het invoeren van een nieuw dossier zijn enkel een nummer en dossiernaam verplichte velden om het dossier daadwerkelijk aan te maken. Alle overige velden kunt u ook op een ander moment invoeren als dat beter uitkomt. 

Extra invoervelden bij Relaties en Dossiers

In Urios kunt u zelf extra invoervelden creëren bij zowel de relaties, als bij uw dossiers. In deze door u zelf aangemaakte velden kunt u specifieke informatie kwijt die u niet op een andere plek in Urios kunt administreren. Denk hierbij aan informatie als de naam van de werkgever, datum van een ongeval of letsel, de geboorteplaats, start en/of einddatum van een arbeidscontract, of een dossier is doorgestuurd naar de verzekeraar etc. 

Door gebruik te maken van extra velden kunt u het programma grotendeels naar uw persoonlijke wensen aanpassen. U kunt de velden gebruiken in uw Word-sjablonen, zie hiervoor de module Documentenbeheer, en ze hebben als voordeel dat deze getoond kunnen worden in de kolommen op het tabblad waardoor de velden doorzoekbaar zijn en gemakkelijk te sorteren. U kunt zoveel extra velden aanmaken als u zelf wenst. 

Extra fasen aanmaken voor dossier

In Urios worden drie verschillende fasen gehanteerd; Lopende dossiers, gesloten dossiers en gearchiveerde dossiers. Indien gewenst kunt u hier meerdere fasen aan toevoegen waar u vervolgens ook op kunt zoeken en op kunt selecteren met behulp van het datafilter. Extra aangemaakte fasen worden ook, indien van toepassing, weergegeven in de rapportages van de Module Managementrapporten.

Dossier- en/of relatiecategorieën definiëren

In Urios kunt u er voor kiezen zelf dossiercategeorieën in te voeren zodat u uw dossiers kunt onderverdelen in verschillende soorten zaken c.q. rechtsgebieden, zoals bijvoorbeeld arbeidsrechtzaken, strafrecht, echtscheidingen etc. Door deze verdeling te hanteren kunt u hier eenvoudig op zoeken en selecties van maken. Het rapport Activiteiten per dossier- en relatiecategorie geeft u een duidelijk inzicht in de verdeling van het aantal gewerkte uren over de verschillende categorieën en/of rechtsgebieden. 

Naast dossiercategorieën kunt u eveneens gebruik maken van relatiecategorieën. Zo kunt u uw cliënten bijvoorbeeld indelen in de categorieën zakelijke cliënten of particulieren. Zakelijke cliënten kunt u ook nog onderverdelen naar MKB of groot bedrijf of een categorie hanteren voor het type bedrijf. Hovenier, agrariër, softwareleverancier of banketbakker etc. U bent vrij om zoveel categorieën in te voeren in Urios als u zelf wilt.

Gebruik van labels

De functionaliteit Labels in Urios biedt u de mogelijkheid uw relaties eenvoudig te managen. Bijhouden via welke weg een cliënt bij u terecht is gekomen, wie er wel of geen kerstkaart of nieuwsbrief ontvangt, welke relaties wanbetalers zijn of een stuk contractbeheer is in Urios met behulp van labels eenvoudig te realiseren. Ook hier geldt weer dat de kolom waarin de labels worden weergegeven doorzoekbaar is en dat u snel op één specifiek label kunt selecteren.

Elektronisch factureren per mail

Steeds meer mensen en bedrijven ontvangen graag de facturen per e-mail. Door gebruik te maken van de module Elektronisch factureren heeft u na het genereren van uw facturen deze ook direct verzonden! Opmaken en verzenden zijn samengevoegd tot één handeling zodat u nog efficiënter kunt werken. De factuur wordt uiteraard netjes met uw briefpapier opgemaakt en u kunt zelf de begeleidende e-mail opstellen en aanpassen. Ook herinneringen kunt u op deze manier gemakkelijk versturen per e-mail.

Het wel of niet verzenden van een factuur of herinnering per e-mail kunt u zelf instellen op cliëntniveau. De ene cliënt wil graag een e-mail en de andere ontvangt liever de factuur per post? Geen probleem. In Urios zijn beide mogelijkheden van verzending door elkaar heen te gebruiken, ook in één dossier. Op deze manier kunt aan de facturatievoorkeur van iedere cliënt voldoen.

Beheren van toevoegingen

In Urios administreerd u net zo gemakkelijk uw toevoegingen als uw betalende zaken. Indien een cliënt staat aangemerkt als toevoeging, verschijnen direct de benodigde functies in beeld. Een nota voor de RvR of voor een eigen bijdrage maakt u net zo gemakkelijk op als iedere andere factuur. Wanneer een toevoeging op een later moment wordt afgewezen of ingetrokken, heeft u dit voor de cliënt met een enkele muisklik aangepast.

De Export voor Mijn RvR scheelt u veel dubbel invoerwerk. Met een speciale knop in Urios is deze export snel gemaakt en wordt deze opgeslagen in de juiste dossiermap. Vervolgens kunt u gemakkelijk deze export uploaden naar de Mijn RvR. Door gebruik te maken van de Urenmelder die Urios biedt, zorgt u ervoor dat u op tijd extra uren aanvraagd in een bewerkelijke zaak. De bijbehorende Urenspecificatie voor uw toevoegingsdossier is met een paar muisklikken opgesteld. In dit Tijdregistratieverslag worden kilometers, die u direct bij uw tijdregels kunt invoeren, afzonderlijk weergegeven.

Koppeling met Split Online

Split Online is een veelgebruikt programma om alimentatieberekeningen in uit te voeren. Urios heeft een koppeling met Split Online, waardoor u eenvoudig via Urios direct een nieuw dossier in Split Online kunt aanleggen. Dubbele invoer van vele gegevens is daarmee verleden tijd.