Urios logo

Etiketten printen vanuit Microsoft Word

Handig voor bijvoorbeeld uw kerstmailing.

Etiketten printen vanuit Microsoft Word

Deze korte handleiding is bedoeld om u stap-voor-stap door de Samenvoeg/Mailmerge functie van Microsoft Word te loodsen. Met deze handleiding kunt u etiketten printen voor alle (of een selectie van uw cliënten). De afbeeldingen en uitleg zijn gebaseerd op versies 2003 en 2010 van Microsoft Word. De werkwijze voor nieuwere versie van Word is bijna identiek aan onderstaande uitleg voor Word 2010.

Een uitgebreidere handleiding vindt u op de website van Microsoft:
Mail merge using an Excel spreadsheet

Stap 1: Adressen uit Urios opslaan in een Excel-bestand

  • Start Urios.
  • Ga naar het tabblad Relaties.
  • Gebruik de Dataselectie om te selecteren voor wie er adresstikkers gemaakt moeten worden. Mogelijk heeft u een label Kerstkaarten of Mailing aangemaakt waar u handig op kunt selecteren.
  • Rechts bij de opdrachten ziet u de opdracht "Exporteer voor mailing". Kies voor geselecteerde regels (of voor Alle regels als dat de bedoeling is). Geef het bestand een naam en sla het bestand ergens op uw computer op.

Stap 2: Start Wizard Samenvoegen

  • Start Microsoft Word.
  • In Word 2003:
    • Kies in het menu voor Extra > Brieven en verzendlijsten > Afdruk samenvoegen ....
  • In Word 2010:
    • Ga naar lint Verzendlijsten.
    • Klik op de knop Afdruk samenvoegen starten.
    • Kies voor Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen....
  • Rechts in beeld verschijnt nu het taakvenster Samenvoegen. Verschijnt het taakvenster niet, lees dan voetnoot (1).
  • Kies voor het documenttype Etiketten.
  • Klik onderin op de link Volgende: Begindocument.

Stap 3: Kies etiketformaat

  • Zorg ervoor dat in het taakvenster gekozen is voor Documentindeling wijzigen.
  • Klik op de link Opties... (2003) of Labelopties... (2010) en selecteer het juiste etiketformaat.
  • Klik in het scherm Opties op OK.
  • Klik onderin op de link Volgende: Adressen selecteren.

Stap 4: Inlezen adressen uit Excel-bestand

  • Zorg ervoor dat in het taakvenster gekozen is voor Een bestaande lijst gebruiken.
  • Klik op de link Bladeren... en zoek het in stap 1 opgeslagen Excel-bestand op.
  • Mogelijk krijgt u een scherm Gegevensbestand bevestigen te zien. Indien dit het geval is. Kies hier voor MS Excel-werkbladen via DDE (*.xls) en klik OK.
  • Kies bij celbereik Heel werkblad.
  • U krijgt nu een lijst met geadresseerden te zien. Indien gewenst kunt u hier nog enkele adressen uitvinken. Klik op OK om dit scherm te sluiten.
  • Klik onderin op de link Volgende: Labels schikken.

Stap 5: Etiket indelen

  • In deze stap gaan we de locatie van de adresgegevens op etiketten definiëren.
  • Zie dat de cursor (het knipperende streepje) in het eerste etiket staat.
  • Klik op de link Meer items.... Dubbelklik in dit scherm op de regels Naam en Adres.
  • Zorg er nu voor dat de indeling correct is. Dus gebruik de entertoets om Adres op een nieuwe regel te zetten.
  • Klik in het taakvenster op de knop Alle etiketten bijwerken. Hiermee wordt de indeling van het eerste etiket gekopieerd naar alle andere etiketten op het blad.
  • Klik onderin op de link Volgende: Labelvoorbeeld.

Stap 6: Voorbeeld en adreslijst bewerken

  • In deze stap krijgt u enkele adressen uit Urios als voorbeeld te zien.
  • Middels de link Adressenlijst bewerken... kunt u de lijst met geselecteerde adressen wederom wijzigen. Mocht u later de lijst pas definitief willen maken dan is dit een goed punt om het bestand op te slaan.
  • Klik onderin op de link Volgende: Samenvoeging voltooien.

Stap 7: Samenvoeging voltooien

  • Om de definitieve etiketten te printen is het handig om deze eerst in een apart document op te slaan. Klik daarom in de laatste stap op de link Afzonderlijke labels bewerken....
  • Kies voor alle records.
  • Nu opent Word een nieuw document. Dit document kunt u wijzigen, opslaan en printen zoals u gewend bent.

Voetnoot (1) - Geen taakvenster Samenvoegen

(1) Mocht het taakvenster niet verschijnen. Klik dan met de rechter muisknop ergens op de werkbalk en selecteer Taakvenster in het menu.