Urios logo

Hulp bij... nieuwe dossiers en relaties

Uw cliënten en overige partijen vormen samen uw dossiers. En uw relaties en dossiers vormen de kern van uw praktijk. Belangrijk dus dat u deze overzichtelijk kunt administreren. En dat het niet te veel tijd in beslag neemt...

Een nieuwe zaak aanmaken

Aan de linkerzijde van Urios zijn de knoppen Nieuw dossier invoeren en Nieuwe relatie invoeren zichtbaar. Met de knop Nieuw dossier invoeren legt u eenvoudig uw nieuwe zaak en de bijbehorende relaties aan in Urios. De knop Nieuwe relatie invoeren is bedoeld om nieuwe partijen te koppelen aan reeds ingevoerde dossiers.

Om een nieuw dossier in te voeren klikt u op de knop Nieuw dossier invoeren. In het opgekomende scherm kunt u de behandelende advocaat aangeven. Het dossiernummer wordt al getoond en u geeft de dossiernaam op. U vinkt aan om wat voor soort dossier het gaat en geeft op hoeveel relaties u bij dit dossier wilt invoeren.  Daarna voert u de adres- en contactgegevens van uw relaties in in Urios. Tot slot geeft u de verdeling aan met een percentage. U kunt ieder gewenst percentage kiezen. Na het opslaan is uw dossier ingevoerd.

Voor het invoeren van een nieuw dossier zijn enkel een nummer en dossiernaam verplichte velden om het dossier daadwerkelijk aan te maken. Alle overige velden kunt u ook op een ander moment invoeren als dat beter uitkomt. 

Dossier invoeren in Urios

Onderstaand vind u een handleiding die u stap voor stap uitlegd hoe u een nieuw dossier in Urios kunt aanmaken.

1. Klikt u op de knop Nieuw dossier invoeren, links in Urios. In het opkomende scherm geeft u als eerst de naam van de advocaat in. Door op het lege tekstveld te klikken opent er een pop-up scherm waarin de namen van de werkzame advocaten wordt getoond. Indien u enkel voor uzelf uw tijd invoert, kunt u uw eigen naam als standaard medewerker opgeven. Dit kunt u doen via Instellingen wijzigen > Kantoor > Medewerker > Geef standaard medewerker op. Dit is een werkplek instelling, dus instelbaar per computer. Zo hoeft u niet bij ieder dossier uw eigen naam te kiezen. Zie ook "Instellen voor gebruik".

2. Urios toont u het eerstvolgende vrije dossiernummer wanneer u heeft gekozen voor de optie om automatisch de dossiernummering door Urios te laten generen. Voor meer informatie over het instellen van de nummering zie "Instellen voor gebruik". Wanneer u er voor gekozen heeft zelf de nummers vrij in te voeren, kunt u nu hier uw dossiernummer ingeven.

3. Voer de dossiernaam in.

4. Geef aan wat voor soort dossier het betreft. De noemer Standaard omvat zowel toevoegingsdossiers als zaken op basis van honorarium.

5. Bij de volgende regel ziet u dat het vinkje altijd aanstaat bij 'dit dossier seperaat declareren'. Dit betekent dat u voor ieder dossier een aparte declaratie zal opmaken. Indien u een cliënt heeft met meerdere dossiers die graag één verzameldeclaratie wilt ontvangen, dan kunt u bij die dossiers het vinkje uitzetten. Wanneer u dan een declaratie opmaakt voor deze cliënt, komen alle dossiers waarvoor dit vinkje uit is gezet op uw nota te staan.

6. Geef aan of het dossier onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme valt.

7. Geef op hoeveel relaties u wilt invoeren voor uw dossier. In dit voorbeeld zijn er twee relaties; een cliënt en een wederpartij.

8. Selecteer het juiste tariefbeleid voor dit dossier. Staat het tariefbeleid wat u voor dit dossier wilt voeren er niet tussen, dan kunt u een nieuw tariefbeleid aanmaken. Hoe u een nieuw tariefbeleid kunt aanmaken kunt u lezen bij "Tariefbeleid". Indien u uw cliënt aanmerkt als toevoeging, wat u op het volgende blad kunt aangeven, zal dit het gekozen tariefbeleid 'overschrijven'. Het is dus niet nodig om toevoegingszaken als intern dossier te administeren of om een tariefbeleid genaamd Toevoeging aan te maken.

9. Klik op de knop 'Volgende'. Nu komt u in een scherm terecht waarin u alle gegevens van uw relatie kunt invoeren. Bovenaan ziet u staan Relatie 1 van 2. U kunt, nadat een dossiernaam en dossiernummer zijn ingevoerd, ook kiezen voor 'Opslaan' en de overige gegevens op een later moment invullen. 

10. In de bovenste kop van het scherm geeft u aan of uw relatie een nieuwe of een bestaande relatie is. Indien het om een bestaande relatie gaat, kunt u deze opzoeken in Urios en hoeft u niet nogmaals de gegevens in te voeren. Geeft u daarna aan wat de rol is van uw relatie en of er sprake is van een Toevoeging. Eventueel vult u hier ook een referentie in.

11. In het midden van het scherm geeft u de naam van uw relatie is en geeft u aan wat voor soort relatie het betreft. Afhankelijk hiervan verschijnen er extra velden om in te vullen. U werkt nu op het tabje Relatie, en daarnaast ziet u nog meerdere tabbladen die u kunt invullen zoals Adres, Contact/Overig, Btw en facturatie en Memo. Klikt u daarna weer op de knop 'Volgende'.

12. Nu komt u uit bij het tweede relatiescherm. Hier vult u de gegevens in van de tweede relatie. Afhankelijk van het aantal opgegeven relaties, ziet u dus dit scherm terug keren zodat u alle relaties direct in het dossier invoert. Als de gegevens zijn ingevuld, klikt u weer op 'Volgende'.

13. Nadat de relaties zijn ingevoerd, kunt u in percentages de verdeling van de kosten aangeven in dit scherm. U bent vrij om elke verdeling door te voeren. Klikt u daarna op 'Opslaan'.

14. Uw dossier is nu aangemaakt. U kunt het dossier terug vinden op het tabblad Dossiers. De relaties die u bij dit dossier heeft ingevoerd ziet u terug op het tabblad Relaties.

Nieuwe relatie invoeren

U kunt direct bij het aanmaken van uw nieuwe dossier ook uw nieuwe relaties invoeren. Indien u op een later moment een relatie wilt toevoegen aan een reeds ingevoerd dossier, kunt u dat doen door de volgende stappen te doorlopen.

1. Klikt u op de knop Nieuwe relatie invoeren en vul de gewenste gegevens in. Klikt u daarna op Volgende en doorloop de overige schermen. Na het invoeren van de benodigde gegevens komt u in het scherm terecht waar u kunt opgeven dat u deze nieuw ingevoerde relatie wilt koppelen aan een bestaand dossier. 

2. Geef aan wat de rol is van deze partij. Zoek vervolgens het dossier op waaraan u deze cliënt/wederpartij/deskundige etc. aan wilt koppelen en geef in het geval van een cliënt aan of het om een toevoeging gaat. U kunt uw nieuwe relatie in één keer aan meerdere dossiers koppelen. Klikt u daarna op Opslaan en uw relatie is gekoppeld aan het door u opgegeven dossier.

Extra adressen invoeren bij relatie

U kunt eenvoudig meerdere adressen invoeren bij een relatie. Belangrijk om te weten is dat het eerste adres wat u opgeeft op het moment dat u de relatie invoert, het standaardadres is en dat dit adres op de declaratie komt te staan. Dit adres wordt ook getoond als Factuuradres. Indien u hier een ander adres wilt hebben staan, moet het factuuradres worden aangepast. De extra ingevoerde adressen, bijvoorbeeld correspondentieadres, kunt u wel gebruiken in uw sjablonen om snel brieven op te stellen.

1. Zoek de relatie op waarvoor u een extra adres wilt invoeren op het tabblad Relaties. Open de relatie door er dubbel op te klikken.

2. Gaat u naar het tabje  Adres. Hier ziet u het standaard adres staan wat gebruikt wordt voor declaraties. Hieronder staan twee linkjes genaamd 'Voeg extra adres toe' en 'Voeg correspondentieadres toe'. Maak hier uw keuze door op het linkje te klikken, waarna de extra invoervelden verschijnen. Klikt u daarna op Opslaan.

3. Nadat u een extra adres heeft toegevoegd, ziet u deze terug bij de betreffende relatie op het tabblad Relaties. Als er dus meerdere adressen zijn ingevoerd voor een partij, komen deze overzichtelijk onder elkaar te staan.

4. De extra ingevoerde adressen kunt u gebruiken voor brieven die u vanuit Urios kunt maken. Wanneer u op het tabblad Dossiers of Relaties klikt op de opdracht Maak brief, kunt u uit de ingevoerde adressen selecteren naar welk adres de brief wilt versturen.

Invoeren van contactpersonen

Wanneer één van uw relaties en bedrijf is met meerdere contactpersonen, kunt u deze contactpersonen invoeren bij deze partij. Deze contactpersonen verschijnen wanneer u kiest voor Maak brief of Stuur e-mail.

1. Bij het invoeren van de relatie of via het Relatie bewerken scherm kunt u uw partij aanmerken als 'rechtspersoon met meerdere contactpersonen'.

2. Met de knop Contactpersonen invoeren kunt u de gegevens van de contactpersoon invoeren.

3. U kunt meerdere contactpersonen invoeren bij één relatie, maar een contactpersoon kan slechts aan één dossier gekoppeld worden. De declaratie komt op naam van de gekoppelde contactpersoon te staan. Indien u geen contactpersoon aan het dossier koppelt, komt de factuur op naam te staan van het bedrijf met een algemene aanhef.

Extra invoervelden bij Relaties en Dossiers

In Urios kunt u zelf extra invoervelden creëren bij zowel de relaties, als bij uw dossiers. In deze door u zelf aangemaakte velden kunt u specifieke informatie kwijt die u niet op een andere plek in Urios kunt administreren. Denk hierbij aan informatie als de naam van de werkgever, datum van een ongeval of letsel, de geboorteplaats, start en/of einddatum van een arbeidscontract, of een dossier is doorgestuurd naar de verzekeraar etc. 

Door gebruik te maken van extra velden kunt u het programma grotendeels naar uw persoonlijke wensen aanpassen. U kunt de velden gebruiken in uw Word-sjablonen, zie hiervoor de module Documentenbeheer, en ze hebben als voordeel dat deze getoond kunnen worden in de kolommen op het tabblad waardoor de velden doorzoekbaar zijn en gemakkelijk te sorteren. U kunt zoveel extra velden aanmaken als u zelf wenst. 

Aanmaken extra velden bij Relaties

Om extra velden aan te maken voor uw relaties kunt u eenvoudig onderstaande stappen volgen.  

1. Klikt u in Urios op de knop Instellingen wijzigen > Relaties > Extra velden. U komt bij een lege tabel uit waar u de extra velden kunt opgeven door te klikken op Invoeren.  

2. Voer een naam in voor het veld. Daarna voert u de sjablooncode in. Dit is de ‘code’ die u kunt gebruiken in de Word-sjablonen en deze velden worden dan automatisch door Urios ingelezen wanneer u brieven opmaakt. Ziet u voor meer informatie “Documentenbeheer”. Indien u geen gebruik maakt van de module Documentenbeheer, kunt u dit veld leeg laten.

3. Het veld Standaardwaarde kunt u gebruiken om een ‘Standaard’ op te geven. Eenmaal een standaardwaarde opgegeven, kunt u onder het tabje Extra velden in het Relatie bewerken scherm de afwijking opgeven. Dit veld wordt voornamelijk gebruikt om een afwijkende Betalingstermijn eenvoudig te kunnen administreren. Zie het voorbeeld in het plaatje hieronder: Uw betalingstermijn is 14 dagen. Dit voert u in als Standaardwaarde. Bij de relatie vult u echter een betalingstermijn van 30 dagen in. Door de juiste codes te gebruiken zorgt Urios er voor dat bij de ene cliënt de 14 dagen worden getoond, maar bij de andere cliënt 30 dagen. Zie voor dit specifieke voorbeeld onze nieuwsbrief "Nieuw in Urios 2.6.2" voor een specifieke handleiding voor bovenstaand voorbeeld.

4. Vink aan hoe de informatie moet worden weergegeven. Dit kan zijn als tekst, getal,een datum etc. Klikt u daarna op Opslaan. 

5. Wanneer u een nieuw dossier aanmaakt in Urios en de nieuwe relaties invoert, verschijnt er een tabje genaamd Extra velden. Hier kunt u de door u aangemaakte velden invullen. Indien u een nieuwe relatie invoert middels de knop Nieuwe relatie invoeren, komen deze velden vanzelf naar voren.

Aanmaken extra velden bij Dossiers

Om extra velden aan te maken bij uw dossiers kunt u eenvoudig onderstaande stappen volgen. 

1. Klikt u in Urios op de knop Instellingen wijzigen > Dossiers > Extra velden. U komt bij een lege tabel uit waar u de extra velden kunt opgeven door te klikken op Invoeren. 

2. Voer een naam in voor het veld. Daarna voert u de sjablooncode in. Dit is de ‘code’ die u kunt gebruiken in de Word-sjablonen en deze velden worden dan automatisch door Urios ingelezen wanneer u brieven opmaakt. Ziet u voor meer informatie “Documentenbeheer”. Indien u geen gebruik maakt van de module Documentenbeheer, kunt u dit veld leeg laten. 

3. Het veld Standaardwaarde kunt u gebruiken om een ‘Standaard’ op te geven. Eenmaal een standaardwaarde opgegeven, kunt u onder het tabje Extra velden in het Dossier bewerken scherm de afwijking opgeven. Dit veld wordt voornamelijk gebruikt bij/voor relaties. 

4. Vink aan hoe de informatie moet worden weergegeven. Dit kan zijn als tekst, getal,een datum etc. Klikt u daarna op Opslaan.

5. Extra dossiervelden die u heeft aangemaakt komen vanzelf naar voren wanneer u een nieuw dossier in Urios aanmaakt. U kunt te allen tijde (een deel van) de velden open laten. In onderstaande afbeelding ziet u ook dat er een drietal labels in gebruik zijn. Meer informatie over Labels kunt u hier vinden “Instellen van labels”. 

6. Als u uw velden en overige informatie heeft ingevuld en het nieuwe dossier hebt opgeslagen, kunt u uw dossier zien op het tabblad Dossiers. Op dit tabblad kunt u ook de kolommen aanzetten die de informatie uit uw extra velden weergeven. Aangezien u maar beperkte ruimte heeft op uw beeldscherm, kunt u zelf kiezen welke kolommen u wilt zien en welke verborgen moeten blijven. Kolommen bewerkt u door met uw rechtermuisknop op één van de kolomhoofden te klikken. Met het kleine driehoeksymbooltje wat er verschijnt kunt u eenvoudig sorteren van A naar Z of Z naar A. 

Extra fasen aanmaken voor dossier

In Urios worden drie verschillende fasen gehanteerd; Lopende dossiers, gesloten dossiers en gearchiveerde dossiers. Indien gewenst kunt u hier meerdere fasen aan toevoegen waar u vervolgens ook op kunt zoeken en op kunt selecteren met behulp van het datafilter. Extra aangemaakte fasen worden ook, indien van toepassing, weergegeven in de rapportages van de Module Managementrapporten.

Om extra fases te kunnen toevoegen doorloopt u de volgende stappen.

1. Gaat u in Urios naar Instellingen wijzigen > Dossiers > Extra fasen. U komt nu bij een lege tabel uit waar u extra fases zelf kunt aanmaken door te klikken op de knop Invoeren.

2. Geef de naam in van de fase die u wilt aanmaken en klikt vervolgens op Opslaan & Doorgaan als u nog een nieuwe fase wilt invoeren of kies Opslaan & Stoppen om het invoerveld af te sluiten. Na het opslaan ziet u de door u aangemaakte fase verschijnen in de tabel. Sluit daarna het Instellingen-scherm van Urios af met het kruisje of met de knop Opslaan en Sluiten rechts onderin.

3. U kunt nu de aangemaakte extra fases gebruiken bij uw dossiers. Om de fase van het dossier te wijzigen opent u het dossier door er dubbel op te klikken. U komt dan in het Dossier bewerken scherm terecht, en hier kunt u de fase aanpassen door gebruik te maken van de kleine driehoekjes.

Dossier- en/of relatiecategorieën definiëren

In Urios kunt u er voor kiezen zelf dossiercategeorieën in te voeren zodat u uw dossiers kunt onderverdelen in verschillende soorten zaken c.q. rechtsgebieden, zoals bijvoorbeeld arbeidsrechtzaken, strafrecht, echtscheidingen etc. Door deze verdeling te hanteren kunt u hier eenvoudig op zoeken en selecties van maken. Het rapport Activiteiten per dossier- en relatiecategorie geeft u een duidelijk inzicht in de verdeling van het aantal gewerkte uren over de verschillende categorieën en/of rechtsgebieden. 

Naast dossiercategorieën kunt u eveneens gebruik maken van relatiecategorieën. Zo kunt u uw cliënten bijvoorbeeld indelen in de categorieën zakelijke cliënten of particulieren. Zakelijke cliënten kunt u ook nog onderverdelen naar MKB of groot bedrijf of een categorie hanteren voor het type bedrijf. Hovenier, agrariër, softwareleverancier of banketbakker etc. U bent vrij om zoveel categorieën in te voeren in Urios als u zelf wilt.

Om categorieën aan te maken kunt u de onderstaande stappen doorlopen.

1. Gaat u in Urios naar Instellingen wijzigen > Relaties of Dossiers > Categorieën. U komt nu bij een lege tabel uit waar u categorieën kunt aanmaken door te klikken op de knop Invoeren.

2. Geef de naam in van de categorie zoals u die wilt gaan gebruiken en klik op Opslaan. Nu ziet u de categorie verschijnen in de tabel. U kunt zoveel categorieën aanmaken als u zelf wilt.

3. Om uw dossiers en/of relaties nu van een categorie te voorzien, kunt u deze bewerken. Open de relatie of het dossier door er dubbel op te klikken. U komt dan in het Relatie bewerken of het Dossier bewerken scherm terecht. U zult zien dat er nu een invoerveld beschikbaar is waar u een selectie kunt maken uit de door u ingevoerde categrorieën.

Gebruik van labels

De functionaliteit Labels in Urios biedt u de mogelijkheid uw relaties eenvoudig te managen. Bijhouden via welke weg een cliënt bij u terecht is gekomen, wie er wel of geen kerstkaart of nieuwsbrief ontvangt, welke relaties wanbetalers zijn of een stuk contractbeheer is in Urios met behulp van labels eenvoudig te realiseren. Ook hier geldt weer dat de kolom waarin de labels worden weergegeven doorzoekbaar is en dat u snel op één specifiek label kunt selecteren. Snel een overzicht van diegenen die een nieuwsbrief van uw kantoor ontvangen? Geen probleem. Met enkele klikken heeft u het overzicht opgeroepen in Urios en kunt u het exporteren naar Excel, opslaan als pdf bestand of direct afdrukken.

Om labels in te stellen in Urios kunt u de onderstaande stappen volgen.

1. Gaat u in Urios naar Instellingen wijzigen > Gebruikersinstellingen > Labels. U komt nu bij een lege tabel uit waar u zelf labels in kunt aanmaken door te klikken op de knop Invoeren.

2. Voer de namen in van de labels die u wilt gaan gebruiken met daarbij een handige afkorting of code. Onderaan kunt u aanvinken voor welke tabblad u het ingevoerde label wilt gaan gebruiken. Wilt u bijhouden welke cliënten slechte betalers zijn? Zet dit label dan aan op uw tabblad Relaties. Wilt u in Urios bijhouden wie welke nieuwe zaak heeft aangedragen? Maak dan dit label beschikbaar voor het tabblad Dossiers. U kunt labels ook op meerdere tabbladen terug laten komen en te allen tijde de labels, of de tabbladen, weer aanpassen. Als u alle labels heeft ingevoerd die u wilt gebruiken, klikt u op Opslaan en Sluiten.

3. Als u labels heeft aangemaakt heeft u nu aan de zijkant van alle tabbladen onder het kopje Opdrachten, rechts bovenin onder de zoekbalk, de optie om een label aan te zetten. Als u hierop klikt verschijnt een uitschuifbox die de labels toont voor dat betreffende tabblad. De kolom Labels kunt u aanzetten door met uw rechtermuisknop op één van de kolomkoppen te klikken en door dan de kolom Labels aan te zetten, mocht dit nog niet het geval zijn.

Elektronisch factureren per mail

Om direct per e-mail te facturen vanuit Urios heeft u de module Elektronisch Factureren nodig. Deze module kunt u aanzetten via Instellingen wijzigen > Kantoor > Modules > Vink hier de module Elektronisch Factureren aan. Eventuele andere onderdelen van Urios die u niet gebruikt, zoals Toevoegingen, Insolventies of Procuraat, kunt u uitzetten als u wilt. Indien u de module niet kunt aanvinken en deze in het licht grijs staat in plaats van zwart, dan is deze module nog geen onderdeel is van uw abonnement. Indien gewenst kunt u Elektronisch Factureren dan toevoegen aan uw Urios abonnement. Neemt u hiervoor contact met ons op.

Om de module feitelijk te gaan gebruiken zijn er eenmalig een aantal instellingen noodzakelijk aangaande de uitgaande e-mailserver en het schrijven van standaard begeleidende mailberichten bij uw factuur. Deze instellingen zijn nodig om het elektronisch verzenden van de facturen goed te laten verlopen. Meer informatie over het instellen van de module kunt u vinden bij Instellen van Elektronisch factureren. Daarnaast moet er op cliëntniveau aangegeven worden of deze cliënt zijn of haar factuur per post of per e-mail wilt ontvangen. Onderstaande stappen geven aan hoe u dit kunt instellen.

1. Indien er voor een partij  niet is aangeven dat deze de factuur per e-mail wilt ontvangen, is de standaard facturatiemethode Per post. Voor het overzicht kunt u de kolom Facturatiemethode aanzetten op tabblad Relaties. Dit doet u door met uw rechtermuisknop op één van de kolomkoppen te klikken en de kolom aan te zetten. Na het aanzetten van de kolom zult u bij iedere partij Post zien staan in deze kolom.

2. Dubbelklik op de cliënt waarvan u de facturatiemethode wilt wijzigen. Nu komt u in het Relatie bewerken scherm terecht. Open het tabje Btw en facturatie. Hier kunt u diverse instellingen doen voor deze partij.

  • Taal: Taal Onbekend is gelijk aan Nederlands. Hier kunt u naast het Nederlands een keuze maken uit Engels, Duits of Frans.
  • Indien de cliënt niet in Nederland woonachtig is, kunt u hier de btw aanpassen.
  • In de 2e tabel ziet u de instellingen staan met betrekking tot het elektronisch factureren. Als het bolletje staat bij "Niet e-factureren, afdrukken op eigen papier" betekent dit dat de declaratie gewoon wordt afgedrukt wanneer deze definitief wordt gemaakt. Hier kunt u aanvinken dat de cliënt de factuur per mail wilt ontvangen, en invoeren naar welk e-mailadres de factuur verzonden moet worden. Een CC of BCC adres kunt u hier eveneens invullen. Heeft de client meerdere dossiers, dan kunt u per dossier een specifiek e-mailadres invullen, bijv. het e-mailadres van de verzekeraar. Klikt u daarna op Opslaan.

3. Zodra u bij een partij de facturatiemethode heeft aangepast, ziet u in de kolom Facturatiemethode op het tabblad Relaties dat de methode is gewijzigd naar E-factuur en staat ook het mailadres in de kolom. Zo ziet u in één oogopslag welke cliënt op welke manier de factuur van u wilt ontvangen.

Toevoegingen administreren

Indien u een cliënt bijstaat die recht heeft op een toevoeging, kunt u dit eenvoudig administreren in Urios.  U kunt bij het aanmaken van uw nieuwe dossier direct uw relaties invoeren en dan aangeven of de cliënt een toevoeging heeft ja of nee. Is uw dossier al ingevoerd en wilt u op een later moment het dossier als toevoeging aanmerken, kunt u dit doen door de volgende stappen te doorlopen.

Cliënt aanmerken met toevoeging

1. Zoek het betreffende dossier waarin u de toevoeging wilt administreren op in Urios middels de zoekbalk rechts boven in. Dubbelklik op het dossier om in het Dossier bewerken scherm te komen.

2. In het Dossier bewerken scherm ziet u het tabje Toevoeging. Open deze en vul de benodigde gegevens in. De velden zijn niet verplicht om in te voeren en kunt u dus ook open laten als er nog gegevens ontbreken. Klikt u daarna op Opslaan.

3. Op uw tabblad Dossiers kunt u zien welke dossiers als toevoeging zijn aangemerkt. Het is niet nodig om een speciaal tariefbeleid voor toevoegingszaken aan te maken. U schrijft gewoon uw uren tegen uw normale tarief. Mocht de toevoegingsaanvraag worden afgewezen of ingetrokken, kunt u alsnog een honorariumnota voor de cliënt opmaken.

Export Mijn RvR

1. Onder het tabje Toevoeging in het Dossier bewerken scherm ziet u eveneens de knop Export XML voor Mijn RvR. Met deze knop exporteert u heel simpel de ingevoerde gegevens in Urios naar Mijn RvR, zodat u dit niet nogmaals hoeft in te voeren. Klik op de knop Export XML voor Mijn RvR.

2. De bestandsnaam wordt automatisch voor u gegenereerd. Sla het bestand op op een voor u handige locatie.

3. Logt u in op Mijn RvR en zoek uw export bestand op om dit te importeren.

Urenstaat

1. Klikt u aan de linkerzijde van Urios op de knop Rapport maken > Toevoegingen > Urenstaat.

2. Selecteer het betreffende dossier uit de lijst en geef de periode op. Ook kunt u aangeven of u de reistijd en reisafstanden wilt meenemen op uw Urenstaat.

3. De Urenspecificatie verschijnt in concept in uw scherm. Hier kunt u de Urenstaat definitief maken.

Declareren in een toevoegingszaak

Door het dossier op toevoeging te zetten, verschijnen bij het maken van een declaratie alleen de relevante opties zoals het maken van een Eigen bijdrage declaratie, declaratie voor de Raad van Rechtsbijstand of de optie om een opvolgingsvergoeding te declareren. 

1. Klik op de knop Declaratie maken en zoek uw cliënt en/of dossier op.

2. Geef aan wat u wilt declareren. Als u klikt op Toevoeging declareren krijgt u de opties voor het declareren van een Eigen bijdrage of Vergoeding RvR. U kunt deze declaraties ook tegelijkertijd opmaken. Voer de gegevens in en klik op Volgende.

3. Er verschijnt een concept nota op uw scherm. Als deze akkoord is kunt u deze definitief maken.

Instellen urenmelders

Voor ieder type dossier kunt u in Urios een urenmelder of een melder voor een bedrag instellen. Voor toevoegingsdossier heel handig om tijdig een bewerkelijke zaak aan te kunnen vragen, maar ook voor betalende zaken kan het makkelijk zijn. U kunt bijvoorbeeld het voorschot als honorariummelder instellen. Zo bent u er op tijd van op de hoogte als het voorschot is opgebruikt.

1. Zoek het dossier op waarvoor u een urenmelder wilt instellen op het tabblad Dossiers. Dubbelklik op het dossier om het dossier te openen.

2. Open het tabje Urenmelder. Via de knop Urenmelder invoeren kunt u een melder invoeren in Urios. U kunt meerdere urenmelders voor één dossier opgeven. Wanneer het aantal uren of bedrag is bereikt, krijgt u automatisch een melding van Urios.

Koppeling met Split Online

Vanuit Urios kunt u eenvoudig een nieuw dossier aanmaken in Split Online, een veelgebruikt programma om alimentatieberekeningen in uit te voeren. Als u een abonnement heeft bij Split Online, hoeft u vele gegevens die u al ingevoerd heeft in Urios bij het aanmaken van uw nieuwe dossier, niet meer opnieuw in te voeren in Split Online. Om gebruik te maken van deze koppeling, heeft u een zogenaamde Api-key nodig, die eenmalig in Urios moet worden opgegeven. Deze key is uniek voor u als klant, zodat u direct inlogt op uw eigen omgeving bij Split Online. Deze Api-Key kunt u aanvragen bij Split Online.

Doorloopt u de volgende stappen om gebruik te kunnen maken van deze koppeling.

Koppeling activeren

1. Log in bij Split Online. Op de website van Split Online gaat u dan naar Overig > Gegevens wijzigen. Hier vindt u de benodige Api-key, die u kunt kopieëren.

2. Gaat u in Urios naar Instellingen wijzigen > Koppelingen > Split Online > Plak hier de Api-key code in en klik op Test Api-key. U hoort dan de melding te krijgen "Uw api-key voor Split Online werkt correct". Klikt u daarna op Opslaan.

Dossier aanmaken bij Split Online

1. Zoek op het tabblad Dossiers het dossier op die u wilt exporteren naar Split Online. Open dit dossier door er dubbel op te klikken zodat u in het Dossier bewerken scherm komt.

2. Open het tabje Alimentatie, helemaal rechts in het scherm. Hier kunt u aangeven welke 'rol' uw partijen spelen in dit dossier. U kunt ook de kinderen opgeven en exporteren naar Split Online. Daarvoor is het wel noodzakelijk dat u de kinderen invoert als een aparte partij in uw dossier. Klikt u daarna op de knop Maak dossier in Split Online. U wordt automatisch doorgelinkt naar de website van Split Online.

3. U komt automatisch terecht bij uw nieuwe dossier in Split Online. Bovendien ziet u deze nu ook terug in het overzicht.