Exporteren naar boekhouding

Misschien maakt u zelf gebruik van een van de gekoppelde boekhoudsystemen, of anders uw boekhouder. In beide gevallen kan u veel tijd en geld besparen door uw declaraties direct van uit Urios te exporteren naar een bestand dat vervolgens ingelezen kan worden in uw boekhoudpakket.

Acumulus AFAS Software CASH e-Boekhouden Exact King

MINOX MUIS Software SnelStart Twinfield UNIT4 Visma AccountView Yuki

Inhoudsopgave

  1. Boekhoudpakketten
  2. Module aanzetten
  3. Instellen van grootboekrekeningen
  4. Relatienummers / Debiteurnummers
  5. Exporteren vanuit Urios
  6. Betalingen inlezen in Urios
  7. SnelStart
    1. Importprofiel maken
    2. Bestanden importeren
    3. Foutmeldingen bij importeren
    4. Inlezen betalingen uit SnelStart
  8. Exact Online
    1. Bestand importeren
    2. Foutmeldingen bij importeren in Exact Online
  9. CASHWin
    1. Grootboekrekeningen
    2. Bestandsformaat
    3. Foutmelding bij importeren
  10. UNIT4 Multivers
    1. Importeren relaties
    2. Importeren journaalposten
  11. Visma AccountView
    1. AccountPlus COM Talk
    2. Account Software Group
  12. Twinfield
    1. Btw-codes instellen in Urios
    2. Bestanden inlezen in Twinfield
    3. Foutmeldingen bij importeren
  13. e-Boekhouden
    1. Btw-codes instellen in Urios
    2. Relaties inlezen in e-Boekhouden
    3. Facturen importeren in e-Boekhouden

Keuze uit de volgende boekhoudpakketten

Urios biedt u een export/import functionaliteit aan om uw verkoopfacturen en de ontvangen betalingen tussen Urios en uw boekhoudpakket snel uit te kunnen wisselen. Om gebruik te kunnen maken van deze mogelijkheid, heeft u de module Exporteren naar Boekhouding nodig en dient u of uw boekhouder / accountant gebruik te maken van één van de onderstaande pakketten:

  • AFAS
  • Acumulus
  • CASHWin
  • Exact
  • King
  • Minox
  • Visma AccountView
  • iMUIS
  • SnelStart
  • Twinfield
  • Unit4
  • Yuki
  • e-Boekhouden

In tegenstelling tot sommige andere pakketten biedt Urios geen directe live-koppeling tussen het programma en een boekhoudpakket, maar een export/import functionaliteit. Hierdoor is het mogelijk deze functionaliteit voor verschillende boekhoudpakketten te kunnen gebruiken, wat u veel keuzevrijheid heeft. Wisselt u van boekhouder, of stapt uw boekhouder over naar een ander boekhoudpakket? Voor Urios veranderd er niets en ook voor u als gebruiker blijft de manier van werken hetzelfde.

Aanzetten en instellen van de module Export Boekhouding

De module Exporteren naar boekhouding is beschikbaar in Urios Plus of kan apart worden afgenomen en worden gebruikt in combinatie met Urios Standaard. Wanneer u de licentie (met daarin deze module Export naar Boekhouding) heeft ontvangen en ingelezen, kunt u de module instellen voor gebruik.

Allereerst moet de module aangezet worden. Hiervoor klikt u in Urios op Instellingen wijzigen > Kantoor > Modules > Vink hier de module Exporteren naar boekhouding aan. Start u hierna Urios opnieuw op om de wijzigingen door te voeren.

Instellen van grootboekrekeningen

Na het aanzetten van de module zijn de noodzakelijke velden om grootboekrekeningen toe te kunnen voegen aan Urios beschikbaar gemaakt. Elk boekhoudpakket werkt met grootboekrekeningen waar de verschillende posten op worden geboekt. Deze grootboeknummers moeten eenmalig worden opgegeven. Het is belangrijk voor de werking van de module dat dit correct wordt ingesteld. Om de grootboekrekeningen in te stellen klikt u in Urios op Instellingen wijzigen > Koppelingen > Boekhouding. Hier kunt u grootboekrekeningen per omzettype (honorarium, verschotten, voorschot, eigen bijdrage) en per omzetbelasting (hoog, laag, onbelast en 0%, ICL) instellen.

Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm in Urios (één onderneming, zelfstandige advocaten / onderneming per advocaat of lijst van ondernemingen) kunt u hier ook nog voor het honorarium en de verschotten per advocaat of per onderneming een grootboekrekening instellen. .

In uw boekhoudpakket kunt u een lijst van beschikbare grootboekrekeningen vinden. Werkt u samen met een externe boekhouder of accountant, dan kunt u samen met hem/haar deze nummers invullen.  

Debiteurnummers

Voor alle ons bekende boekhoudpakketten is het noodzakelijk dat al uw relaties voorzien zijn van een uniek nummer, het debiteurnummer. Indien uw relaties in Urios nog niet voorzien zijn van een debiteurnummer, kunt u dit eenvoudig voor al uw relaties éénmalig en in één keer aanmaken. Hiervoor klikt u op Instellingen wijzigen > Kantoor > Nummering. Ga naar de onderste tabel genaamd Debiteurnummers.

Voor Twinfield is een specifieke nummering vereist. Zie Debiteurnummer voor Twinfield instellen in Urios

Niet alleen uw huidige relaties hebben een debiteurennummer nodig maar ook al uw toekomstige relaties. Daarom raden wij u met klem aan om te kiezen voor de optie Genereren. Urios geeft dan automatisch het eerst volgende beschikbare nummer aan uw nieuwe relatie en hiermee worden fouten voorkomen.

In bovenstaand scherm kiest u ook voor een nummerpatroon. U kunt een keuze maken uit één van de getoonde patronen en daarna klikken op de knop Geef alle relaties een debiteurnummer. Hierna krijgt u de vraag of u deze nummering wilt doorvoeren, en daarna kunt u het instellingen scherm afsluiten. Al uw relaties zijn nu voorzien van een uniek debiteurnummer, wat noodzakelijk is voor de exportbestanden naar uw boekhouding. Als u in Urios de debiteurnummers eenvoudig wilt terug zien, kunt u deze kolom aanzetten op het tabblad Relaties. Klik met uw rechtermuisknop op de donkerblauwe balk direct boven uw eerste relatie en zet de kolom Debiteurnummers aan.

Tot slot; Het debiteurnummer in Urios dient overeen te komen met de relatiecode in uw boekhoudpakket. Indien er in Urios om wat voor reden dan ook geen debiteurennummer is gedefinieerd, wordt er terug gegrepen op een standaard debiteurnummer. Dit nummer kunt u instellen in Urios via Instellingen wijzigen > Koppelingen > Boekhouding. Het kan daarom handig zijn om in uw boekhoudpakket een klant genaamd “Overige klanten” met dit standaard nummer te maken zodat altijd alle gegevens worden getransporteerd en eventuele foutmeldingen worden voorkomen.

Exporteren vanuit Urios

Na het instellen van de benodigde grootboekrekeningen is het mogelijk om de export vanuit Urios te maken. Het maken van een export is in slechts enkele muisklikken gedaan. U kunt op ieder gewenst moment een export bestand maken. Klik hiervoor op de knop Rapport maken > Exporteren naar boekhouding > en kies hier uw boekhoudpakket. Mocht de knop Exporteren naar boekhouding niet zichtbaar zijn, dan is de module nog niet aangezet. Dit kunt u alsnog doen via Instellingen wijzigen > Kantoor > Modules.

 

Wanneer u het boekhoudpakket wat u gebruikt heeft geselecteerd, kunt u een export maken van elke gewenste periode. Naast het selecteren van de periode, is het ook noodzakelijk dat u de exportbestanden een naam en een locatie geeft waar de bestanden worden opgeslagen. Hiervoor klikt u op Bladeren en selecteert u vervolgens de plaats/map waar u de bestanden in wilt opslaan. Nadat u dit heeft gekozen, typt u de Bestandsnaam in van de exportbestanden die u wilt maken. U kunt niet dezelfde naam kiezen voor de beide bestanden. De naam moet onderscheidend zijn.

Om verwarring te voorkomen raden wij u aan om in de bestandsnaam een verwijzing naar de periode te maken. Beide bestanden, zowel de declaraties/verkoopfacturen als de debiteuren/klanten, moeten een eigen bestandsnaam krijgen. Bijvoorbeeld "Declaraties kwartaal 1" en "Debiteuren kwartaal 1". Zo is voor u zelf duidelijk welk bestand welke gegevens bevat.

Voor SnelStart gebruikers is het juist noodzakelijk om beide bestanden bij iedere export dezelfde naam te geven. Dit omdat bij het boekhoudprogramma SnelStart eenmalig een Importprofiel met verwijzing naar de bestandsnaam aangemaakt moet worden. Wanneer u SnelStart gebruikt raden wij aan een algemene naam te kiezen voor uw bestanden zoals bijvoorbeeld "Declaraties" en "Debiteuren" en deze bestanden na iedere export te overschrijven.

Betalingen inlezen in Urios

Met de module Export naar Boekhouding krijgt u ook de optie "Importeren betalingen uit boekhouding". Met deze optie kunt u op net zo'n eenvoudige wijze de ontvangen betalingen, die geregistreerd zijn in uw boekhoudpakket, inlezen in Urios. Dit werkt met een zogenaamd ADF bestand. Dit bestand kunt u vanuit uw eigen boekhoudpakket genereren nadat u uw bankboek heeft ingelezen. Vrijwel alle boekhoudpakketten leveren bestanden met daarin de betalingen in dit formaat aan, waarna dit dus ingelezen kan worden in Urios. Hoe u precies dit ADF bestand kunt genereren, en of dit ADF Auditfile of ADF XML Auditfile formaat is, is afhankelijk van uw boekhoudpakket. U kunt hiervoor contact met hen opnemen.

Nadat u een ADF bestand vanuit uw boekhoudpakket heeft gemaakt, kunt u deze inlezen in Urios. Om de betalingen in te lezen klikt u op de knop Rapport maken > Importeren betalingen uit boekhouding > Kies één van de mogelijkheden. Voor de pakketten SnelStart en Exact Online zijn aparte knoppen gemaakt, maar voor alle andere boekhoudpakketten kunt u dus één van de andere twee opties gebruiken.

SnelStart

Importprofiel maken voor SnelStart

Om in het boekhoudprogramma SnelStart bestanden te kunnen importeren, heeft u een importprofiel nodig. In dit profiel wordt gedefinieerd welk bestand er wordt geïmporteerd, het technische formaat en hoe de gegevens worden gekoppeld.

Om in SnelStart een importprofiel aan te maken, moet u onderstaande stappen doorlopen. U heeft twee importprofielen nodig, een voor de klanten/debiteuren en een voor de verkoopfacturen/declaraties. U dient de stappen derhalve tweemaal te doorlopen.

  1. In SnelStart 11 klikt u in het menu op Programma > Importeren gegevens > Nieuw importprofiel maken.
    In SnelStart 12 gaat u naar werkbalk BOEKHOUDEN en klikt u op de knop Importeren, in het menu kiest u voor Nieuw importprofiel maken.
  2. Voor het importprofiel voor het inlezen van de debiteuren/klanten kiest u bij in SnelStart bij Tabel voor Klanten.
    Voor het importprofiel voor het inlezen van de declaraties/verkoopfacturen kiest u voor Boekingen. Beide importprofielen zijn nodig.
  3. Klik op Volgende.
  4. Bij Te importeren bestand zoekt u via de Bladeren functie het eerder door Urios gegenereerde csv bestand op, klik op Openen om het bestand te kiezen en klik daarna op Volgende.
  5. Klik op de knop Velden definiëren.
  6. U bent nu in het scherm Brontabel definiëren.
    • Kies bij Scheidingsteken voor puntkomma (;).
    • Vink Veldnamen op regel 1 aan.
    • Zet bij het klantenbestand het Veldtype voor de veld LandId op Getal (Byte).
      Zet bij het declaratiebestand het Veldtype voor de velden Debit en Credit op Bedrag.
    • Klik op OK en daarna op Volgende.
  7. Nu wordt gepresenteerd hoe de gegevens uit het bestand worden gekoppeld aan de gegevens van SnelStart.  U kunt direct weer op Volgende klikken. (Mogelijk krijgt u in SnelStart 12 een foutmelding over een numeriek LandID. Indien dit het geval is, dan heeft u bij de velddefinities vergeten aan te geven dat LandID een getal is, zie voorgaande stap.)
  8. De laatste stap in het maken van het importprofiel bestaat uit het opslaan van uw profiel en mogelijk uitvoeren van de boekingen als u daarvoor gekozen heeft. In dat geval worden de exportbestanden ook daadwerkelijk geïmporteerd. Zie volgende paragraaf voor de stappen.

Bestanden importeren

Nu beide importprofielen zijn aangemaakt, kunt u deze steeds hergebruiken en kunt u vanaf nu gegevens importeren in het boekhoudprogramma. Om gegevens in te lezen, dient u de onderstaande stappen te doorlopen. Denk er aan om altijd eerst de klanten/debiteuren in te lezen en daarna pas de verkoopfacturen/declaraties.

  1. In SnelStart 11 klikt u in het menu op Programma > Importeren gegevens > Start importeren.
    In SnelStart 12 gaat u naar de werkbalk BOEKHOUDEN, klikt u op Importeren en kiest u voor Start importeren.
    Kies nu het importprofiel. Lees eerst de klanten in, daarna de boekingen.
  2. Na importeren vraagt SnelStart u of u de gegevens definitief wilt verwerken. Kies voor Ja.
  3. Als laatste verschijnt de melding “Er zijn NNN boekingsregels verwerkt”. Indien u een andere melding krijgt, kijkt u dan bij de paragraaf Foutmeldingen bij Importeren.

Foutmelding bij importeren SnelStart

Relatiecode NNNN bestaat niet

Dit betekent dat SnelStart geen relatie/debiteur heeft met het genoemde nummer. Waarschijnlijk heeft u het debiteuren-/klantenbestand nog niet ingelezen. In Urios wordt per declaratie gekeken of bij de betreffende cliënt een debiteurnummer is ingevuld. Dit nummer wordt gebruikt voor de export naar SnelStart. Mocht dit nummer ontbreken dan wordt het standaard debiteurnummer gebruikt zoals ingesteld in het instellingenscherm van Urios op pagina Koppelingen > Boekhouding.

Grootboekrekening NNNN is onbekend

Dit betekent dat het ingestelde grootboekrekening in SnelStart niet bestaat. In het instellingenscherm Koppelingen > Boekhouding van Urios kunt u de nummers voor export instellen. Voor een lijst van de beschikbare grootboekrekeningen kijkt u in SnelStart in het menu Overzicht > Grootboekrekeningen > Grootboekrubrieken.

Op het factuurnummer ‘NNNN’ zijn reeds betalingen geboekt. Wilt u toch opslaan?

Waarschijnlijk heeft u deze factuur (of het gehele bestand) reeds eerder geïmporteerd. Waarom het woord “betalingen” in de foutmelding is genoemd is ons onbekend.

Inlezen betalingen uit SnelStart

Met ingang van versie 2.5.3 kent Urios de mogelijkheid om betalingen die in SnelStart staan in te lezen in Urios. Dit scheelt u tijd omdat u voortaan de inkomende betalingen maar eenmaal hoeft in te voeren. Voor deze functie heeft u Urios Plus of Urios Standaard met Module Exporteren naar boekhouding nodig.

Exporteren mutatiekaart grootboekrekening Debiteuren in CSV

  1. In SnelStart 11 gaat u naar menu Overzicht > Grootboekmutatiekaarten.
    In SnelStart 12 gaat u naar werkbalk BOEKHOUDEN en klikt u op de knop Grootboekmutatiekaarten.
  2. U bent nu in het scherm Grootboekmutatiekaarten.

  3. Selecteer een periode in de velden Vanaf datum en tot en met.
  4. Selecteer grootboekrekening 1300 Debiteuren in Van grootboekrekening en in tot en met.
  5. Klik op de knop Exporteer.
  6. U bent nu in het scherm Exporteren.
  7. Kies bij Bestandstype voor Csv (*.csv).
  8. Kies een locatie/map en een bestandsnaam.
  9. Klik op knop Opslaan.

Inlezen CSV-bestand in Urios

  1. In Urios klikt u op Rapport maken.
  2. Klik op de (onderste) knop Importeren betalingen uit boekhouding. Als u deze knop niet ziet controleer dan of de module Exporteren naar boekhouding aan staat en of u een recente versie van Urios heeft, minimaal 2.5.3.
  3. Klik op de knop SnelStart: betalingen.
  4. Selecteer het bestand dat u zojuist in SnelStart heeft gemaakt.
  5. Als alles succesvol is verlopen ziet u een schermpje "SnelStart betalingen zijn ingevoerd.".

Exact Online

Importeren in Exact Online

Na het maken van het exportbestand in Urios, moeten deze gegeven geïmporteerd worden in Exact Online. Volg hiervoor onderstaande stappen.

  1. In Exact Online, klikt rechtsboven op uw onderneming. Er verschijnt een menu.

  2. Klik in het menu op Import/Export.

  3. Klik daarna in het vak Methode op XML.

  4. Klik vervolgens op de regel Transacties op Import.

  5. Klik op de knop Bladeren en selecteer het exportbestand dat je met Urios gemaakt hebt. Klik vervolgens op Importeren.

Foutmeldingen bij importeren in Exact Online

Ongeldig: Klant

Mocht het logbestand deze foutmeldingen tonen, dan heeft de betreffende relatie in Exact Online waarschijnlijk niet de status van "Klant". Om dit te corrigeren zoekt u de betreffende relatie in Exact Online op en corrigeert u de status.

  1. Klik op CRM > Relaties – Zoeken (1).
  2. Vul bij Algemeen > Code (2) het relatienummer (zoals vermeld in het logbestand) in en klik op Zoeken (3).
  3. Wijzig bij Algemeen > Status de waarde in "Klant" en klik op Bewerken.

CASHWin

Voor het inlezen van bestanden dient u of uw boekhouder / accountant te beschikken over CASH Financieel, CASH Compact of CASH Compact Pro.

Grootboekrekeningen

Voor een lijst van de beschikbare grootboekrekeningen kijkt u in CASH in het menu FINANCIEEL > Stamgegevens > Grootboekrekeningen. Klik op de knop 2 Zoek (of druk op F2) en klik in het nieuwe scherm S0411 op de knop Verder. Nu verschijnt er een (waarschijnlijk niet complete) lijst van grootboekrekeningen. Klik op de link Alle gegevens rechtsonderin om de gehele lijst te zien.

Bestandsformaat

Voor CASHWin worden de exportbestanden vanuit Urios aangeleverd als een ASCII-tekst bestand. In dit bestand worden de volgende waarden opgenomen:

Veldnummer Waarde
301 Om aan te geven dat het om grootboekmutaties gaat.
302 Datum van declaratie in het formaat DDMMJJJJ
901 Naam verkoopboek, in te stellen in het instellingenscherm. Standaardwaarde VERKF
303 Transactienummer om bij elkaar horende regels te groeperen. Alle regels die behoren bij een declaratie hebben hetzelfde transactienummer. Een nummer bestaande uit zes cijfers zonder verdere betekenis.
309 De laatste zes cijfers van het declaratienummer. Het is dus van belang dat alle declaratienummers uniek zijn.
201 Grootboekrekening. Het rekeningnummer zoals is ingesteld in Urios.
307 Het bedrag in centen.
345 Het volledige declaratienummer plus een korte omschrijving van de regel. Bijvoorbeeld; honorarium, voorschot, kantoorkosten etc.
101 Debiteurnummer zoals ingevuld bij cliënt of debiteur. Indien er geen nummer is ingevuld wordt het standaard nummer uit het instellingenscherm gebruikt. 
306 Dossiernummer en debiteur.

Foutmeldingen bij importeren CASHWin

Aantal verplicht invullen

Waarschijnlijk bestaat een van de in Urios ingestelde grootboekrekeningen niet in CASHWin. Controleer in het .err-bestand de waarde voor veld 201.

Veldlengte te groot

In een van de velden is een te lange waarde opgenomen. Controleer welk veldnummer en welke waarde er wordt genoemd.

UNIT4 Multivers

Om de geëxporteerde bestanden in UNIT4 Multivers in te kunnen lezen heeft u het Medium, Large of XtraLarge pakket nodig met aanvullend de modules Import Financieel en Import Relaties.

Importeren van relaties

Importeren van journaalposten

Visma AccountView

AccountPlus COM Talk

Om de geëxporteerde gegevens in te kunnen lezen in AccountView heeft u de AccountPlus COM Talk module nodig van de Account Software Group. Meer informatie over deze module vindt u op: http://www.accountsoftware.nl/software/producten/accountplus/comtalk

Account Software Group

  • Veenendaal Telefoon: 0318-554680
  • Amsterdam Telefoon: 020-7167782
  • De Goorn Telefoon: 0229-760 018
  • Eindhoven Telefoon: 040-711 33 60
  • Zwolle Telefoon: 038-7600 190

Twinfield

Btw-codes instellen in Urios

Om correct te kunnen exporteren naar Twinfield dienen de btw-codes ingevuld te zijn. Standaard gebruikt Twinfield de code VN (onbelast), VL (laag 6%), VH (hoog 21%) en ICP (btw verlegd). Deze codes kunt u als volgt in Twinfield opzoeken:

  1. Klik in Twinfield in het linker menu op de knop Instellingen (drie tandwieltjes).
  2. Klik vervolgens op "Administratie-instellingen".
  3. Klik op de knop "Btw".
  4. Vervolgens ziet u een lijst van btw-codes voor "Verkoop" en "Inkoop". Alleen de codes voor verkoop zijn voor ons relevant.

Vervolgens dient u deze codes in te stellen in Urios. Dit doet u als volgt:

  1. In Urios, klik op de knop Instellingen wijzigen.
  2. Ga naar pagina Koppelingen > Boekhouding.
  3. Voer hier de codes in:

Bestanden inlezen in Twinfield

Op dit moment worden de Microsoft Excel-bestanden (.xlsx) die Urios genereert niet direct geaccepteerd door Twinfield. U dient de bestanden te openen in Microsoft Excel en vervolgens opnieuw op te slaan. Hierna kunt u de bestanden inlezen in de Classic-weergave van Twinfield.

Uploaden bestanden naar Twinfield

  1. Maak de export-bestanden aan met Urios middels Rapport maken > Exporteren naar boekhouding > Twinfield.
  2. Open beide bestanden in Microsoft Excel en klik op Bestand > Opslaan.
  3. Switch in Twinfield naar de Classic-weergave. Klik op de Home-knop (huisje) in het linker menu en klik op de knop "Twinfield Classic".
  4. Klik in het blauwe menu boven op "Algemeen" en klik daarna op "Bestandsbeheer".
  5. Klik op de oranje knop "Uploaden...".
  6. Zoek het debiteurenbestand op dat in stap 2 is opgeslagen en klik op "Openen".
  7. In Twinfield verschijnt een tabel "Geselecteerde bestanden".
  8. Herhaal stappen 5 en 6 voor het declaratiebestand.
  9. De tabel "Geselecteerde bestanden" toont nu beide bestanden. Klik op "Uploaden" om beide bestanden te versturen naar Twinfield.
  10. De bestanden zijn nu zichtbaar in de tabel "Mijn bestanden".

Inlezen debiteurenbestand

  1. Klik op de blauwe knop voor het debiteurenbestand en kies voor "Importeren".
  2. Controleer dat sjabloon "Debiteuren SEPANL (CSV,FLV,XLS)" is geselecteerd.
  3. Klik op de oranje knop "Verwerken".
  4. Klik nogmaals op de blauwe knop voor het debiteurenbestand en kies nu voor "Info bekijken".
  5. Onderin ziet u een logbestand. Klik deze open en controleer op eventuele foutmeldingen. Het logbestand hoort twee regels te tonen:
    Regel 1: kolomhoofden.
    Regel 2 - XX: Opgeslagen.
    
    Eventuele foutmeldingen worden behandeld in "Foutmeldingen bij importeren". Mocht u nog geen logbestand zien, dan is Twinfield nog bezig met de verwerking van het bestand. Klik in dat geval op "< Terug" en kies opnieuw voor "Info bekijken".
  6. Klik op de oranje knop "< Terug" om terug te keren naar Bestandsbeheer.

Inlezen declaratiebestand

Het is uitermate belangrijk om altijd eerst het debiteurenbestand in te lezen alvorens het declaratiebestand in te lezen. Het declaratiebestand verwijst naar debiteuren die dan uiteraard wel aanwezig moeten zijn in Twinfield.

  1. Klik op de blauwe knop voor het declaratiebestand en kies voor "Importeren".
  2. Kies bij sjabloon voor "Journaalposten (Inkoop/verkoop) (CSV,FLV,XLS)".
  3. Klik op de oranje knop "Verwerken".
  4. Klik nogmaals op de blauwe knop voor het debiteurenbestand en kies nu voor "Info bekijken".
  5. Onderin ziet u een logbestand. Klik deze open en controleer op eventuele foutmeldingen. Het logbestand hoort twee regels te tonen:
    Regel 1: kolomhoofden.
    Regel 2 - XX: Opgeslagen.
    
    Eventuele foutmeldingen worden behandeld in "Foutmeldingen bij importeren". Mocht u nog geen logbestand zien, dan is Twinfield nog bezig met de verwerking van het bestand. Klik in dat geval op "< Terug" en kies opnieuw voor "Info bekijken".

Foutmeldingen bij importeren

De code voldoet niet aan het formaat.

Bij inlezen van het debiteurenbestand. Dit betekent dat de debiteurcodes die in Urios staan niet overeenkomen met de codes die Twinfield verwacht / accepteert.

Dimensie ### komt niet voor in administratie.

Bij het inlezen van het declaratiebestand. De foutmelding vermeld ook een nummer. De debiteur met dit nummer komt niet voor in Twinfield. Er zijn enkele mogelijke oorzaken:

  • Mogelijk bent u vergeten eerst het debiteurenbestand in te lezen. Lees in dat geval eerst het debiteurenbestand in.
  • Er is een foutmelding opgetreden bij het importeren van het debiteurenbestand. Los in dat geval eerst de foutmelding op.
  • De betreffende relatie heeft in Urios geen debiteurnummer. In dat geval heeft Urios de declaratie geëxporteerd met het standaard debiteurnummer zoals ingesteld in het instellingenscherm Koppelingen > Boekhouding in het veld "Standaard relatiecode". U kunt het probleem dan op twee manieren oplossen. Of u zorgt in Urios ervoor dat de relatie een debiteurnummer krijgt en maakt een nieuwe export. Of u voert in Twinfield een nieuwe klant genaamd "Overig" in met als debiteurnummer het in de foutmelding genoemde nummer.
  • Het betreft een declaratie aan de Raad voor Rechtsbijstand. De RvR dient eenmalig handmatig als klant te worden ingevoerd in Twinfield. De debiteurcode voor de RvR kan in Urios worden ingesteld in het instellingenscherm Koppelingen > Boekhouding in het veld "Relatiecode Raad voor Rechtsbijstand".

Dit is geen geldig Microsoft Excel 97 of hoger bestand.

Bij het importeren van een bestand. Waarschijnlijk heeft u stap 2 in bovenstaande stappenplan overgeslagen. Open het bestand in Microsoft Excel. Sla het bestand op. En upload het bestand opnieuw naar Twinfield.

Uitvoerings btw-nummer heeft een ongeldig formaat.

Bij het inlezen van het declaratiebestand. Het bestand bevat declaraties waarbij de btw-verlegd is naar de debiteur. Het in Urios ingevulde btw-nummer bij deze relatie is niet correct of niet correct geformatteerd. Wijzig het btw-nummer in Urios voor de betreffende relatie en maak een nieuwe export.

De grondslag (0.00) moet gelijk zijn aan de som van de detailregels met de btw-code VN.

Bij het inlezen van het declaratiebestand. Waarschijnlijk staat de verkeerde btw-code ingesteld voor btw verlegd. Hier staat "VN" ingevuld terwijl hier "ICP" zou moeten staan. Zie voor details "Btw-codes instellen in Urios" hierboven.

e-Boekhouden

Btw-codes instellen in Urios

Om correct te kunnen exporteren naar e-Boekhouden dienen de btw-codes ingevuld te zijn. Standaard gebruikt e-Boekhouden de code GEEN (onbelast), 6% (laag 6%), 21% (hoog 21%) en BI_EU_VERK_D (btw verlegd).

Dit doet u als volgt:

  1. In Urios, klik op de knop Instellingen wijzigen.
  2. Ga naar pagina Koppelingen > Boekhouding.
  3. Voer hier de codes in:

Relaties inlezen in e-Boekhouden

Kies voor Relaties > Importeren > Bestand kiezen "debiteuren.xlsx" > Import starten.

Facturen inlezen in e-boekhouden

KIes voor Beheer > Mutaties importeren > Bestand kiezen "facturen.xlsx" > Import starten.

Voor een uitgebreide handleiding zie: Handleiding e-Boekhouden Mutaties importeren