Urios logo

Kantoorinrichting

Stap 1 om Urios te kunnen gebruiken is het installereren van het programma. Stap 2 de noodzakelijk instellingen doen om eenvoudig uw complete kantooradministratie in één pakket te gaan voeren. Stap 3 is starten met het invoeren van uw dossiers en relaties. Onderstaand kunt u vinden hoe u deze stappen kunt doorlopen.

Kantoorgegevens invoeren

Na het installeren en inlezen van het licentiebestand heeft u een lege Urios voor u. Het invullen van uw kantoorgegevens is één van de zaken die u éénmalig in Urios dient in te vullen. Dit doet u eenvoudig via de knop Instellingen wijzigen > Kantoor > Naam en adres. Vult u in deze velden (een deel van) de gevraagde informatie in. De gegevens die u hier invult, zoals bijvoorbeeld uw Iban-nummer, worden weer gebruikt om te tonen op uw declaraties en herinneringen.

Nummering instellen

Urios kent dossier- declaratie- en archiefnummering. Een declaratienummering is verplicht, dossier- en archiefnummerng is optioneel maar wel zeer gebruikelijk en handig om onderscheid te kunnen maken tussen verschillende dossiers.  Via de knop Instellingen wijzigen > Kantoor > Nummering kunt u de nummering instellen.

Aanpassen nummering

Normaliter stelt u uw nummering eenmalig in bij aanvang van het gebruik van Urios. U kunt uw nummeringspatroon echter gewoon wijzigen als u Urios al in gebruik heeft. Let er wel op dat u voor de Belastingdienst een consistente declaratienummering moet voeren. Wij raden dan ook aan om niet te vaak de declaratienummering aan te passen en bij voorkeur dit soort aanpassingen aan het begin van een nieuw kalender (en boek-) jaar te doen. Het nummerpatroon wijzigen gaat op de zelfde wijze als het instellen van de nummering (zie hierboven). Eventuele wijzigingen worden doorgevoerd voor toekomstig toe te kennen nummers en veranderen dus niet de al toegekende nummers die al in Urios in gebruik zijn. Zorg ervoor als u een wijziging van de nummering aanbrengt dat u geen dubbele nummers creeërt, Urios zal foutmeldingen geven op het moment dat u een nummerpatroon kiest waardoor nummers dubbel voorkomen in de database.

Foutmelding na aanpassen nummering

Door aanpassingen in het nummerpatroon kan het gebeuren dat u foutmeldingen krijgt van Urios of dat Urios een dossier- of archiefnummer voorstelt wat al in gebruik is. Bij ons bekende foutmeldingen of problemen zijn:
- Conceptdeclaraties niet definitief kunnen maken.
- Foutmelding definitief maken mislukt bij het definitief proberen te maken van een conceptdeclaratie. 
- Foutmelding voorgestelde nummer bestaat al.
- Foutmelding nummer al in gebruik.
- Niet op kunnen slaan van nieuwe dossiers omdat het nummer al zou bestaan (kan eventueel zonder foutmelding voorkomen waarbij door de gebruiker alleen gemerkt wordt dat een nieuw ingevoerd dossier niet opgeslagen wordt).

Wanneer u bovengenoemde (soort) foutmeldingen krijgt raden wij u aan om eerst het volgende te proberen. Ga naar het instellingen scherm en vervolgens naar het tabblad  Geavanceerd> Database. Klik hier op de knop Herstel nummeringtabel. Urios checkt nu welke nummers nog vrij zijn en herstelt de telling van de nummering wanneer automatisch nummers gegenereerd worden. 
 
Als u doordat de nummeringstabel niet goed stond een dubbele archief- of dossiernummer heeft gekregen kunt u deze nummers handmatig aanpassen. Open het betreffende dossier door te dubbelklikken op het dossier in het dossier tabblad. U kunt nu in het veld archief- of dossiernummer zelf het gewenste nummer in voeren en opslaan. Gebruik hierna wel weer de knop Herstel nummeringtabel, anders krijgt u bij het opslaan van een volgend dossier- of archiefnummer weer een dubbel nummer.


Het kan voorkomen dat u gelijktijdig met een collega een nieuw dossier invoert en uw collega is net iets sneller met opslaan. U krijgt dan de melding: "Het dossiernummer is reeds in gebruik. Wilt u het eerst vrije nummer gebruiken voor dit dossier?" Urios kiest dan het juiste nummer voor u.

Opmaken van declaraties en herinneringen

Om u werk en tijd te besparen kunt u zelf uw standaard inleidende en afsluitende zinnen formuleren in Urios. Deze standaard teksten die getoond worden op uw declaraties, herinneringen en in de begeleidende e-mail kunt u laten werken met codes. Zo is er de code [%client.aanhef%] die automatisch de juiste aanhef voor u invult. De code wordt dan vervangen door de naam van uw cliënt, bijvoorbeeld Geachte heer Jansen of Geachte mevrouw Pietersen. Ook zijn er codes die het dossiernummer of dossiernaam tonen, de afzender van de declaratie invult, de juiste datum en plaatsnaam genereren of op advocaatniveau de juiste contactgegevens. Onderstaande codes kunt u gebruiken in de standaard teksten op uw declaraties, op uw herinneringen en, indien u gebruik maakt van Elektronisch factureren, ook in uw begeleidende e-mailbericht. U kunt de codes gewoon kopieëren en plakken.

Codes voor declaraties en herinneringen

[%brief.adres%] of [%client.adres%] Het volledige adres van de debiteur / cliënt.
[%brief.datum%] De verzenddatum van de declaratie / herinnering.
[%brief.dossiernummers%] De dossiernummers van de declaratie / herinnering.
[%brief.inzake%] De inzake tekst. Dit is voor declaraties standaard de dossiernaam. Voor herinneringen is dit de tekst zoals ingevoerd op instellingenscherm Herinneringen > Kopteksten.
[%brief.onskenmerk%] De tekst zoals ingevoerd in het Declaratie bewerken scherm op tab Teksten in het vak Ons kenmerk.
[%brief.uwkenmerk%] De tekst zoals ingevoerd in het Dossier bewerken scherm op tab Relaties in het veld Referentie voor deze debiteur / cliënt.
[%brief.kop%] De tekst zoals ingevoerd in het instellingenscherm Declaraties > Kopteksten.
[%brief.afzender%] Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm de naam van het kantoor, de naam van de advocaat of de naam van de ingestelde onderneming.
[%brief.afzendercode%] Sinds versie 2017.1.102. Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm de code van de behandelend advocaat / dossiereigenaar, of de code van de ingestelde onderneming.
[%brief.btwnummer%] Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm het btw-identificatienummer van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
[%brief.kvknummer%] Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm het KvK-nummer van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
[%brief.bank%], [%brief.bank1%] of [%brief.bank2%] Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm het rekeningnummer / de bankgegevens van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
[%brief.bic%], [%brief.bic1%] of [%brief.bic2%] Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm de BIC (Bank Identification Code) van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
[%brief.iban%], [%brief.iban1%] of [%brief.iban2%] Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm het IBAN (International Bank Account Number) van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
[%brief.efactuur_aan%] E-mailadres van debiteur / cliënt voor facturatie
[%brief.efactuur_cc%] CC E-mailadres voor facturatie
[%brief.emailrechtstreeks%] Alleen als rechtsvorm staat op zelfstandige advocaten. Het e-mailadres van de advocaat zoals ingesteld in het Medewerker bewerken scherm.
[%brief.telefoonrechtstreeks%] Alleen als rechtsvorm staat op zelfstandige advocaten. Het telefoonnummer van de advocaat zoals ingesteld in het Medewerker bewerken scherm.
[%brief.maand%] Maand van de verzenddatum.
[%brief.inleidendezin%] De inleidende zin kunt u gebruiken in de begeleidende tekst van de e-mail bij Instellingen > Declaraties > E-factuur tabblad E-mail.
[%brief.afsluitendezin%] De afsluitende zin kunt u gebruiken in de begeleidende tekst van de e-mail bij Instellingen > Declaraties > E-factuur tabblad E-mail.
[%brief.voettekst%] De voettekst kunt u gebruiken in de begeleidende tekst van de e-mail bij Instellingen > Declaraties > E-factuur tabblad E-mail.
[%client.aanhef%] Volledige aanhef van de debiteur / cliënt inclusief afsluitende komma. Voorbeeld "Geachte heer Janssen,".
[%client.aanhefvm%] Indien het geslacht onbekend is, maar de achternaam wel bekend, dan wordt de bij codes aanhef en aanhefvm eerst de vrouwelijke vorm gevolgd door de mannelijke vorm, bijvoorbeeld "Geachte mevrouw/mijnheer Pietersen,". Bij code aanhefmv bijvoorbeeld "Geachte heer/mevrouw Pietersen,".
[%client.aanhefmv%] Indien het geslacht onbekend is wordt de bij code aanhefmv de mannelijke vorm en gevolgd door de vrouwelijke vorm, bijvoorbeeld "Geachte heer, mevrouw,". Bij code aanhefvm bijvoorbeeld "Geachte mevrouw, mijnheer,".
[%client.voornaam%] De voornaam van de debiteur / cliënt. Kan bijvoorbeeld gebruikt worden in een aanhef als "Beste [%client.voornaam%]," of gecombineerde met bovenstaande code "[%client.aanhef%] beste [%client.voornaam%],".
[%client.achternaam%] Achternaam van de debiteur / cliënt.
[%client.naam%] Volledige naam van de debiteur / cliënt.
[%client.email%] E-mailadres van de de debiteur / cliënt.
[%client.btwnummer%] Btw-identificatienummer van de debiteur / cliënt. Indien u gebruik maakt van de EU btw-verleggingsregeling (artikel 196 van Richtlijn 2006/112/EG) bent u verplicht het btw-identificatienummer van de debiteur / cliënt op de declaratie te vermelden.
[%client.nummer%] Debiteurnummer van de debiteur / cliënt.
[%kantoor.naam%] Kantoornaam zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.
[%kantoor.adres%] Kantooradres zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.
[%kantoor.postcode%] Postcode zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.
[%kantoor.plaats%] Plaatsnaam zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.
[%kantoor.telefoon%] Telefoonnummer zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.
[%kantoor.fax%] Faxnummer zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.
[%kantoor.email%] E-mailadres zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.
[%kantoor.website%] Websiteadres zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.
[%kantoor.bank1%] of [%kantoor.bank2%] Bankgegevens / rekeningnummer zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.
[%kantoor.bic1%] of [%kantoor.bic2%] BIC zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.
[%kantoor.iban1%] of [%kantoor.iban2%] IBAN zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.
[%kantoor.kvk%] KvK-nummer zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.
[%kantoor.btwnr%] Btw-identificatienummer zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.

 

Codes voor declaraties

[%declaratie.nummer%] Het declaratienummer. In conceptfase zal hier de tekst CONCEPT verschijnen.  
[%declaratie.dossiernummer%] Het dossiernummer / de dossiernummers waar de declaratie betrekking op heeft.  
[%declaratie.verschotten%] Een opsomming van de opgenomen verschotten in gewone tekst. "verschot1, verschot2 en verschot3".  
[%declaratie.datum%] De datum van aanmaken van de definitieve declaratie.  
[%declaratie.advocaat%] Behandelend advocaat / dossier eigenaar.  
[%declaratie.tebetalen%] Het totaal te betalen bedrag van de declaratie. Te gebruiken in de tekst van de e-mail of in de iDEAL knop.  
[%declaratie.teontvangen%] Toont het te ontvangen bedrag bijv. na verrekening met derdengeld of reeds door u betaald. Deze code kan in de tekst van de e-mail gebruikt worden.  

 

Codes voor declaraties op basis van een uurtarief

De volgende codes kunnen alleen gebruikt worden voor declaraties met een activiteitenspecificatie. Wij raden u aan deze codes alleen te gebruiken in het veld Standaard inleidende zin voor op UURTARIEF gebaseerde honorariumdeclaraties.

[%declaratie.periodestart%] Datum van de eerste activiteit.
[%declaratie.periodeeind%] Datum van de laatste activiteit.
[%declaratie.periodemaanden%] De maand(en) van de eerste en laatste activiteit. Bijvoorbeeld "april 2009","april en mei 2009", "april tot en met juni 2009" of "december 2009 en januari 2010".
[%declaratie.periodedagen%] De dag(en) van de eerste en laatste activiteit. Bijvoorbeeld "4 april 2009" of "4 april tot en met 9 juni 2009".
[%declaratie.tijddigitaal%] Totaaltijd van de activiteiten in digitale schrijfwijze u:mm. Bijvoorbeeld "1:30".
[%declaratie.tijddecimaal%] Totaaltijd van de activiteiten in decimale uren. Bijvoorbeeld "1,5".
[%declaratie.tijdtekst%] Totaaltijd voluitgeschreven. Bijvoorbeeld "1 uur en 30 minuten".
[%declaratie.medewerkers%] De medewerkers die voorkomen in de activiteiten, bijvoorbeeld "mr. A. Advocaat en mr. B. Bemiddelaar".

Voorbeeld inleidende zin voor op UURTARIEF gebaseerde honorariumdeclaratie

[%client.aanhef%]

Wegens voor u verrichte werkzaamheden door [%declaratie.medewerkers%] in de periode [%declaratie.periodemaanden%] declareer ik u.

 

Codes voor creditdeclaraties

Op creditdeclaraties gemaakt met de functie "Declaratie(s) crediteren" kunnen de volgende codes gebruikt worden om te refereren naar de te crediteren declaratie.

[%declaratie.debetnummer%] Het declaratienummer / de declaratienummers van de declaratie(s) die worden gecrediteerd.
[%declaratie.debetdatum%] Met ingang van versie 2.5.2. De datum / data van de declaratie(s) die worden gecrediteerd.

Voorbeeld inleidende zin voor creditdeclaraties

[%client.aanhef%]

Bij deze crediteren wij declaratie [%declaratie.debetnummer%] d.d. [%declaratie.debetdatum%].

 

Codes voor herinneringen

[%herinnering.declaraties%] Het declaratienummer / de declaratienummers van de declaratie(s) die worden herinnerd.
[%herinnering.declaratiedata%] Sinds versie 2017.1.102. De datum / de data van de declaratie(s) die worden herinnerd.
[%herinnering.eerdereherinneringen%] De datum / de data van de eerdere herinneringen. Gebruik deze code alleen op tweede en laatste herinneringen.
[%herinnering.bedrag%] Totaalbedrag te voldoen.
[%herinnering.incassokosten%]

Met ingang van versie 2.5.1. De toegestane incassokosten zoals bepaald in de Wet Normering Buitengerechtelijke Incassokosten (WIK). Deze code kunt u bijvoorbeeld gebruiken op de eerste herinnering om de cliënt te waarschuwen voor de verhoging bij een latere herinnering.

Voorbeeld inleidende zin voor eerste herinnering

[%client.aanhef%]

Uit mijn administratie is gebleken dat onderstaande declaratie(s) nog niet is/zijn voldaan. De termijn(en) van deze declaratie(s) is/zijn verstreken.

Voorbeeld afsluitende zin voor eerste herinnering

Wij verzoeken u het totaalbedrag à [%herinnering.bedrag%] euro zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vijf dagen, aan ons over te maken maken op onze bankrekening [%brief.iban1%] ten name van [%brief.afzender%].

Mocht uw betaling deze brief gekruist hebben, dan kunt u deze herinnering als niet verzonden beschouwen.

In afwachting van uw spoedige betaling verblijf ik.

Met vriendelijke groet,

UW NAAM

Voorbeeld afsluitende zin voor tweede herinnering

Indien u binnen vijf dagen na heden niet tot betaling van bovengemeld bedrag overgaat, zijn wij genoodzaakt de vordering ter incassering uit handen te geven aan NAAM INCASSOBUREAU.

U bent dan, conform de Wet op de Incassokosten (WIK), [%herinnering.incassokosten%] euro incassokosten verschuldigd. Tevens zullen wij dan aanspraak maken op de inmiddels vervallen rente en de nog in de toekomst te vervallen rente.

Mocht uw betaling deze brief gekruist hebben, dan kunt u deze aanmaning als niet verzonden beschouwen.

In afwachting van uw spoedige betaling verblijf ik.

Hoogachtend,

UW NAAM