Urios logo

Een nieuwe collega er bij!

De zaken gaan goed, en u heeft er een nieuwe collega bij. Of er is iemand vertrokken en vervangen. Hoe dit nu te verwerken in Urios?

Hoe voeg ik een nieuwe medewerker toe in Urios?

Als uw nieuwe collega tijd zal gaan schrijven, is een uitbreiding van uw Urios licentie noodzakelijk. Neemt u hiervoor contact met ons op, zodat wij dit voor u in orde kunnen maken. Indien u een nieuwe collega op het secretariaat ontvangt, hoeft u geen wijzigingen te doen in Urios.

Wanneer u van ons een nieuwe licentie heeft ontvangen voor het nieuwe aantal advocaten, kunt u, na het inlezen van deze licentie, uw nieuwe collega gaan toevoegen aan Urios. Klikt u hiervoor op de knop Instellingen wijzigen > Kantoor > Medewerkers en klik op de knop Invoeren. Vul de gegevens van de nieuwe medewerker in en sla de gegevens op. Indien er gebruik wordt gemaakt van naamsafkortingen, is het van belang dat alle afkortingen exact even lang zijn. Na het invoeren van de naam van uw nieuwe collega is het noodzakelijk om hem of haar ook toe te voegen aan uw tariefbeleid. Indien dit niet gebeurt, kunnen er zogenoemde 0-nota's ontstaan. Zie ook: Hoe werkt een tariefbeleid?.

Om uw nieuwe collega op de juiste manier te koppelen aan de gebruikte tariefbeleid, gaat u in Urios naar Instellingen wijzigen > Kantoor > Tariefbeleid. Tarieven waarbij staat 'per medewerker', dit ziet u terug in de kolom 'Soort', zijn de tarieven waarin u het uurtarief van uw nieuwe medewerker moet opgeven. Dubbelklik op het tarief wat u wilt aanpassen om het te openen en klik dan het tabje Uurtarieven open. Daarna kiest u voor Uurtarief invoeren en kunt u het tarief voor uw collega opgeven. Herhaal dit voor alle tarieven die werken met verschillende uurtarieven per medewerker.

Hoe verwijder ik een medewerker uit Urios?

Wanneer een medewerker vertrekt kunt u deze collega uit Urios verwijderen en kunnen wij uw licentie, indien gewenst, laten inkrimpen met ingang van uw nieuwe abonnementsjaar. Om wijzigen door te geven kunt u contact met ons opnemen.

Om een medewerker te verwijderen uit Urios gaat u naar de knop Instellingen wijzigen > Kantoor > Medewerkers. Hier kunt u de betreffende medewerker selecteren en daarna kiezen voor Verwijderen. Achter de schermen blijft alle data van uw oud- medewerker behouden en dus komen nog openstaande uren automatisch naar boven op de declaraties onder de naam van uw oud collega. Wanneer een medewerker is verwijderd uit Urios, is het niet meer mogelijk om nog nieuwe actitviteiten op naam van deze medewerker in te voeren. Belangrijk is dus dat alle tijdregels zijn ingevoerd in Urios, voordat u uw collega verwijderd. Aan de reeds ingevoerde data verandert niets bij het verwijderen van een medewerker.

Dossiers van de oud-medewerker blijven op diens naam staan, maar u kunt er voor kiezen om deze dossiers over te dragen aan één of meerdere andere medewerkers. U kunt dit als volgt doen; Gaat u naar het tabblad Dossiers > Aan de rechterzijde onder de kop Dataselectie kunt u Medewerkers selecteren > kiezen voor oud-medewerkers > Klikt u de betreffende medewerker aan. Afhankelijk van uw dataselectie onder het kopje Fase, ziet u nu de lopende, gesloten en/of gearchiveerde dossiers van uw oud collega. Nu duidelijk is van welke dossiers uw oud medewerker dossiereigenaar was, kunt u (een deel van) deze dossiers overzetten naar een andere medewerker. Selecteerd u de dossiers die u wilt overzetten > Kies onder het kopje Opdrachten de optie Dossier bewerken > Wijzig medewerker > Selecteer de juiste medewerker. Alle dossiers van uw oud-medewerker zijn nu overgezet naar een andere collega.

Wanneer u de activiteiten van de vertrokken medewerker wilt inzien gaat u naar het tabblad Activiteiten > Dataselectie en selecteer bij Medewerker (alle) of de oud-medewerker. U ziet nu een deel van de activiteiten van de oud-medewerker. Ook hier hangt het af van het filter of u alleen de openstaande of ook de gedeclareerde uren zichtbaar heeft. Door in de tabel Dataselectie alle filters op Alle te zetten, kunt u alle uren van uw oud-medewerker inzichtelijk krijgen. 

Wisseling van medewerker, één vertrekkende medewerker en  één nieuwe medewerker

Als er een nieuwe medewerker bijkomt maar er tevens een oud-medewerker vertrekt, hoeft u geen nieuwe of andere licentie aan te vragen. In uw huidige Urios licentie kunt u deze wijziging doorvoeren. Belangrijk is om altijd eerst de oud-medewerker te verwijderen en daarna de nieuwe medewerker toe te voegen. De naam van de oud-medewerker aanpassen naar de naam van de nieuwe collega, heeft tot gevolg dat alle data op naam van de oud-collega wordt overschreven door de nieuwe collega. Belangrijk is dus om de personeelswisseling op de juiste manier te verwerken.

Stap 1 is de oud-collega uit Urios te verwijderen. Dit doet u via Instellingen wijzigen > Kantoor > Medewerkers > selecteer de medewerker klik op Verwijderen. Wanneer u een medewerker verwijdert betekent dit dat u na het verwijderen geen nieuwe activiteiten meer op naam van die medewerker kunt invoeren. Nog openstaande uren van de oud-
medewerker die eerder zijn ingevoerd in Urios komen bij een volgende facturatieronde gewoon op de nota’s te staan, op naam van de oud-medewerker. 

Na het verwijderen van de oud-medewerker heeft u ruimte gekregen in uw licentie om uw nieuwe collega in te voeren. Dit kunt u doen via Instelligen wijzigen > Kantoor > Medewerkers. Kiest u dan voor Invoeren. Voor meer informatie zie hierboven bij "Hoe voeg ik een nieuwe medewerker toe aan Urios?".