Declareren

Tariefbeleid

In Urios kunt u zelf uw tariefbeleid definiëren. U kunt meerdere tariefgroepen invoeren, variërend van verschillende uurtarieven per medewerker, één uurtarief voor alle medewerkers, een Vaste-prijs-tarief, zakelijk/particulier tarief etc.

Tariefbeleid aanmaken

U maakt als volgt een tariefbeleid aan in Urios:

1. Klik op Instellingen wijzigen en ga naar pagina Kantoor > Tariefbeleid.

2. Klik op de knop Invoeren, aan de rechterkant van het scherm, om een nieuw tariefbeleid in te voeren. Er komt nu een nieuw scherm in beeld genaamd Nieuwe tariefgroep invoeren.

3. Voer de naam van het nieuwe tariefbeleid in. Het is raadzaam om, als u met verschillende uurtarieven werkt, het bedrag in de naamgeving op te nemen. Zo kunt u makkelijker het juiste tariefbeleid bij een dossier kiezen. Bijvoorbeeld: “Uurtarief € 180,-” of “Gereduceerd tarief € 150,-”.

4. Bij Soort dient u aan te geven wat voor tariefbeleid het betreft.

   • Eén uurtarief voor alle medewerkers
     Voor dossiers op basis van uurtarief. Voor iedere tijdschrijver in het dossier wordt hetzelfde uurbedrag gerekend.

     

   • Verschillende uurtarieven per medewerker
     Voor dossiers op basis van uurtarief. Voor iedere tijdschrijver in het dossier wordt een persoonlijk uurtarief gerekend. Klik twee keer op Volgende om de tarieven in te voeren

     

   • Vaste-prijs-afspraak
     Voor dossiers op basis van fixed fee. Als u verschillende vaste prijsafspraken maakt, raden we u aan geen bedrag in te vullen in het daarvoor bestemde veld. Op termijn zal dit namelijk leiden tot een lange, onoverzichtelijke lijst van verschillende vaste-prijs-tarieven. Als u het bedrag niet invult bij het aanmaken van dit tariefbeleid, kunt u het bedrag wat u heeft afgesproken met uw cliënt invoeren wanneer u het dossier aanmaakt. Hierdoor heeft u slechts één vaste-prijs-tarief, waar u diverse bedragen aan kunt koppelen. Eventueel kunt u onderscheid maken tussen “Vaste prijs met kantoorkosten” en een tweede tariefbeleid maken “Vaste prijs zonder kantoorkosten”.

     Indien u echter vaak dezelfde fixed fee hanteert, bijvoorbeeld € 250,- voor een adviesgesprek, is het wel handig hiervoor een apart vaste-prijs-tariefbeleid te maken.

     Ook kunt u bij het tariefbeleid “Vaste prijs” het vakje voor “Tijdregels declareren/afboeken op de vaste-prijs-nota.” aan- of uitvinken.
     Als het hier is aangevinkt, staan alle tijdregels op de specificatie van de declaratie ook standaard aangevinkt en worden deze ook afgedeclareerd. U kunt alsnog bij de declaratie handmatig (via Bewerken) de tijdregels aan- of uitvinken die u wel of niet op de specificatie wilt tonen. Dit is ook mogelijk als het vakje standaard is uitgevinkt en er standaard geen tijdregels gespecificeerd zijn.

     

   • Abonnement per maand/kwartaal/jaar
     Naast Urios Plus of Urios Standaard is er ook een additionele module Abonnementen beschikbaar. Hierin is het mogelijk een maand-, kwartaal-, of jaarabonnement toe te voegen als tariefbeleid. Belt u ons gerust indien u hier interesse in heeft of het een maand op proef wilt nemen.

     

5. Bij Reductie kunt u indien gewenst een reductiepercentage invoeren voor een uurtarief. In plaats van dat u uw uurtarief naar beneden bijstelt, kunt u een percentuele korting opnemen voor dit uurtarief. Op deze manier kunt u aan uw cliënt laten zien wat het reguliere tarief is, maar ook dat daar dus een reductie op wordt toegepast. Ook de kantoorkosten worden hierin meegenomen.

6. Na het invoeren van de uurtarieven of vaste prijs bedrag, kunt u per tariefbeleid aangeven of u kantoorkosten in rekening wilt brengen. De kantoorkosten bedragen een bepaald percentage wat voor ieder tariefbeleid met kantoorkosten gelijk is.

   U kunt aangeven of er geen, de standaard kantoorkosten of een afwijkend percentage gerekend moet worden. Het standaard percentage voor kantoorkosten kunt u bij Instellingen wijzigen > Tariefbeleid onderaan het scherm invullen.

   

Tekst ‘Honorarium’ op declaratie wijzigen

Voor dossiers op basis van abonnement of vaste prijs is het mogelijk de tekst ‘Honorarium’ te wijzigen naar en passender alternatief. Bijvoorbeeld ‘Juridisch abonnement’ of ‘Opstellen huurovereenkomst’.

Dit doet u via Instellingen wijzigen > Kantoor > Tariefbeleid.

1. Open een abonnementstarief, vaste-prijs-tarief of maak een nieuw tariefbeleid aan die in een van deze categorieën valt.
2. Ga naar het tabblad Tekst op declaratie.
3. Vul hier het alternatief in voor het woord ‘Honorarium’.

Vervolgens wordt de door u ingevulde tekst standaard bij dit tariefbeleid getoond op de declaratie waar normaal gesproken het woord ‘Honorarium’ staat. Als u het veld leeglaat wordt het woord ‘Honorarium’ gebruikt of de betreffende vertaling hiervan.

Invoeren van kantoorkosten

U kunt er voor kiezen om een standaard percentage kantoorkosten te rekenen over het honorarium. U kunt dit percentage zelf eenvoudig instellen.

1. Klik op Instellingen wijzigen en ga naar pagina Kantoor > Tariefbeleid.

2. In de tweede tabel, onderin het scherm, kunt u kiezen voor Invoeren. Er komt nu een scherm op waarin u de ingangsdatum en het percentage kunt ingeven.

3. Klikt daarna op Opslaan.

   

Doordat u een ingangsdatum dient op te geven, kunt u er voor kiezen om per een bepaalde datum, bijvoorbeeld 1 januari, het percentage voor kantoorkosten aan te passen. Urios rekent voor u uit over welk bedrag welk percentage in rekening wordt gebracht.

Het percentage van de kantoorkosten is ook instelbaar per tariefbeleid. Het is dan mogelijk om verschillende percentages aan kantoorkosten te gebruiken.

Kies voor een nieuwe tariefgroep Invoeren, of voor een bestaande tariefgroep Bewerken. Ga dan naar het tabblad Kantoorkosten en kies de onderste optie “Afwijkende kantoorkosten”

Uurtarief wijzigen

Er zijn twee manieren mogelijk om uw uurtarief aan te passen in Urios. Indien u uw uurtarief voor nieuwe dossiers wilt aanpassen, kunt u een nieuw tariefbeleid aanmaken waaraan u uw nieuwe uurtarief koppelt aan het dossier. Wanneer u uw uurtarief wilt aanpassen per een bepaalde datum voor al uw dossiers, kunt u dit als volgt doen.

1. Klik op Instellingen wijzigen en ga naar pagina Kantoor > Tariefbeleid.

2. Dubbelklik op het tariefbeleid waarvan u het uurtarief wilt aanpassen. U kunt ook het tarief selecteren en dan klikken op de knop Bewerken.

3. U komt nu in het Tariefbeleid bewerken scherm. Bovenaan ziet u een tweede tabblad genaamd Uurtarieven. Klik hier op.

4. Hier ziet u staan welke uurtarieven er op dit moment voor de verschillende medewerkers zijn ingevoerd. Voor het aanpassen van het uurtarief per een bepaalde datum, kiest u voor Uurtarief invoeren. Geef de datum in vanaf wanneer het nieuwe uurtarief geldt en klik op Opslaan.

Opmaak

Standaard sjablonen

In Urios zitten ruim 150 standaard sjablonen voor declaraties, herinneringen en specificaties. Grote kans dat hier een sjabloon bij zit die past in uw huisstijl.

Op de instellingen pagina’s Declaraties > Opmaak en Declaraties > Specificatie vindt u een dropdownmenu waarin u een voorgedefinieerd sjabloon kunt kiezen.

De namen van de sjablonen verwijzen naar het gebruikte lettertype. Het cijfer achteraan in de naam is slechts een oplopend nummer, geen verwijzing naar de lettergrootte.

Huisstijl

Als u gebruik maakt van onze huisstijlservice ontvangt u onder andere enkele xml-sjablonen. Deze sjablonen kunt u inlezen met de knop Inlezen huisstijl. Bij inlezen huisstijl bladert u naar de map waar u het sjabloon heeft opgeslagen.

Kolom- of tabelindeling

Bij de declaraties kunt u ook kiezen hoe het middendeel (het deel met de bedragen) moet worden opgemaakt. Hiervoor biedt Urios drie indelingen.

Deze optie vindt u in het kader Opmaak in het instellingenscherm Declaratie > Opmaak. De indeling “alleen tekst” is bedoeld voor organisaties waar Urios niet voor de definitieve declaraties wordt gebruikt maar wel voor het begeleidend schrijven en de specificatie.

1 kolom

In deze indeling worden alle bedragen in één kolom geplaatst. De btw van de verschotten en het honorarium wordt samen in één regel getoond.

groepen / 2 kolommen

In deze indeling worden de bedragen gegroepeerd in vier groepen: Honorarium, Belaste verschotten, Onbelaste verschotten en Voorschot (verrekening). De btw van de verschotten en honorarium worden ieder in een eigen regel in de bijbehorende groep getoond.            

tabel

In deze indeling worden alle bedragen in één kolom geplaatst. De tabel toont naast de omschrijving een derde kolom die het toepasbare btw-tarief toont. Onder de tabel wordt het btw-bedrag getoond.

Honorarium specificeren per dossier of per advocaat

Het honorariumbedrag op de declaratie kunt u eventueel gesplitst naar dossier, medewerker of uurtarief tonen. Standaard wordt er slechts één regel honorarium op de nota getoond. De splitsing per dossier kan interessant zijn als u geregeld meerdere dossiers op één declaratie aan uw cliënt in rekening brengt. Deze optie vindt u in het kader Honorarium in het instellingenscherm Declaratie > Opmaak. In ditzelfde kader vindt u de optie om reducties / mutaties op het honorarium wel of niet te tonen. Het niet tonen van mutaties werkt alleen in combinatie met de optie niet specificeren.

Verschotten specificeren

Verder kunt u nog aangeven of u de verschotten gespecificeerd wilt zien op de declaratie. Of dat een totaal aan belaste en een totaal aan onbelaste verschotten voldoende is. Dit vindt u in het kader Overig.

Adresseren van bedrijven

In het kader “Adressering bedrijfsadressen” kunt u aangeven hoe Urios de bedrijfsnaam en eventueel de contactpersoon op de declaratie toont.

Kolommen op specificaties

In het instellingenscherm Declaratie > Specificatie kunt u net als bij de opmaak voor declaraties ook een standaard sjabloon kiezen of kiezen voor het voor uw kantoor gemaakte huisstijl-sjabloon.

Daaronder kunt u aangeven welke kolommen u wel en niet wenselijk vindt op de specificatie. Tevens kunt u hier de breedte van de kolommen instellen.

Voor de kolom Tarief geldt dat het uitvinken van de kolommen Factor en/of Uw deel effect heeft op het getoonde tarief. Stel u hanteert een tarief van 180 euro per uur, maar de cliënt hoeft voor een bepaalde tijdregel slechts een factor 0,5 te betalen. Als de kolom Factor niet getoond wordt zal de kolom Tarief een bedrag van 90 euro aangeven.

De kolom Uw deel is vooral bedoeld voor dossiers met meerdere cliënten, bijvoorbeeld in mediationzaken. Deze kolom toont het percentage dat de betreffende cliënt in dat dossier dient te betalen. Zoals hiervoor reeds besproken wordt bij het uitvinken van deze kolom de uitwerking van het percentage opgenomen in de kolom Tarief.

Standaard teksten op declaraties

Kopteksten

Bij Instellingen wijzigen > Declaraties > Kopteksten kunt u de kopteksten invoeren die op de declaraties komen te staan.

U kunt hierbij twee aparte kopteksten opgeven voor debetdeclaraties en creditdeclaraties. Urios toont deze op de betreffende declaratie. Gangbare kopteksten zijn ‘Factuur’ voor debetdeclaraties en ‘Creditfactuur’ voor creditdeclaraties. Hier kunt u echter zelf invulling aan geven. Zolang het maar duidelijk is dat het respectievelijk gaat om een debet- of een creditnota.

Declareert u in verschillende talen? Dan kunt u hier ook de kopteksten in verschillende talen opgeven. Ziet u geen tabblad voor verschillende talen? Zet deze module dan aan via Instellingen wijzigen > Modules. Vink het hokje bij ‘Talen’ aan. Sluit Urios en open het programma opnieuw om de wijziging te zien.

Inleidende-, afsluitende- en voetteksten

Op uw declaraties kunt u standaard inleidende en afsluitende teksten vermelden.

De inleidende zinnen zijn zichtbaar boven de bedragen en zijn bijvoorbeeld bedoeld om een toelichting te geven over hetgeen dat gefactureerd wordt. U kunt verschillende inleidende zinnen instellen afhankelijk van het soort nota dat u uitstuurt.

De afsluitende zinnen worden onder de bedragen getoond. Deze zijn bijvoorbeeld bedoeld om de debiteur op te roepen tot betalen. In deze zinnen vermeld u normaliter uw betalingstermijn, bankrekeningnummer e.d.

De voettekst komt helemaal onderaan de pagina te staan. Niet alle declaratiesjablonen hebben ruimte voor een voettekst. De voettekst is bedoeld voor bijvoorbeeld het verwijzen naar algemene voorwaarden of het vermelden van kantoorgegevens zoals btw-nummer, kvk-nummer, adresgegevens, als deze niet al in het briefpapier zijn verwerkt.

Deze teksten zijn in te stellen in het instellingenscherm Declaraties > Standaard teksten. In deze teksten kunt u gebruik maken van codes. De beschikbare codes worden verderop in dit hoofdstuk behandeld. Deze codes kunnen verwijzen naar bijvoorbeeld de cliënt die u aanschrijft, de declaratie of het dossier die het betreft. Zo is er de code [%client.aanhef%] die automatisch de juiste aanhef voor u invult. De code wordt dan vervangen door de naam van uw cliënt, bijvoorbeeld Geachte heer Jansen, of Geachte mevrouw Pietersen,. Ook zijn er codes die het dossiernummer of dossiernaam tonen, de afzender van de declaratie invult, de juiste datum en plaatsnaam genereren of op advocaatniveau de juiste contactgegevens. Onderstaande codes kunt u gebruiken in de standaard teksten op uw declaraties, op uw herinneringen en, indien u gebruik maakt van elektronisch factureren, ook in uw begeleidende e-mailbericht. U kunt de codes gewoon kopiëren uit deze handleiding en plakken in uw tektsen in Urios.

Codes specifiek voor declaraties

Codes voor declaraties op basis van een uurtarief

De volgende codes kunnen alleen gebruikt worden voor declaraties met een tijdregelspecificatie. U kunt deze codes alleen gebruiken in het veld Standaard inleidende zin voor op UURTARIEF gebaseerde honorariumdeclaraties.

Codes voor creditdeclaraties

Op creditdeclaraties gemaakt met de functie “Declaratie(s) crediteren” kunnen de volgende codes gebruikt worden om te refereren naar de te crediteren declaratie.

Voorbeeld inleidende zin voor op UURTARIEF gebaseerde honorariumdeclaratie

[%client.aanhef%]

Wegens voor u verrichte werkzaamheden door [%declaratie.medewerkers%] in de periode [%declaratie.periodemaanden%] declareer ik u.

Voorbeeld inleidende zin voor creditdeclaraties

[%client.aanhef%]

Bij deze crediteren wij declaratie [%declaratie.debetnummer%] d.d. [%declaratie.debetdatum%].

Algemene codes

De onderstaande codes kunnen worden gebruikt in de standaard teksten van declaraties en herinneringen en in de begeleidende e-mails voor e-facturen en e-herinneringen.

Voorbeeld afsluitende zin

Gaarne betalen binnen 14 dagen op rekeningnummer [%brief.iban%] t.n.v. [%brief.afzender%] o.v.v. [%declaratie.nummer%].

Indien er een extra relatieveld is aangemaakt om betalingstermijn per cliënt te kunnen instellen kan deze code uiteraard gebruikt worden in de afsluitende zin.

Gaarne betalen binnen [%client.betalingstermijn%] dagen op rekeningnummer [%brief.iban%] t.n.v. [%brief.afzender%] o.v.v. [%declaratie.nummer%].

Betalingstermijn

Neem de betalingstermijn op in de afsluitende zin

De afsluitende teksten van de declaraties is de gebruikelijke plaats om de door u gehanteerde betalingstermijn op te nemen. Deze teksten worden door Urios gebruikt om de betalingstermijn (in dagen geteld) op te slaan om deze te kunnen gebruiken bij het herinneren (als u de optie “dagen na verlopen betalingstermijn” gebruikt) of het exporteren naar uw boekhoudsysteem.

Om deze betalingstermijn correct te kunnen bepalen moet de tekst een van de volgende zinsneden bevatten. Indien deze zinsneden niet voorkomen in de afsluitende tekst wordt een betalingstermijn van 30 dagen opgeslagen.

• Nederlands:
  • binnen X dag of binnen X dagen
  • binnen X week of binnen X weken
  • spoedig, direct, omgaand, ommegaand telt voor 1 dag
• Engels:
  • within X day of within X days
  • within X week of within X weeks
  • immediate, immediately, by return telt voor 1 dag
• Duits:
  • innerhalb X Tag of innerhalb von X Tag of innerhalb X Tagen of innerhalb von X Tagen
  • innerhalb X Woche of innerhalb von X Woche of innerhalb X Wochen of innerhalb von X Wochen
  • per Rückgabe, per Rückkehr telt voor 1 dag (let op umlaut op de ü)
• Frans:
  • dans X jour of dans les X jour of dans X jours of dans les X jours
  • dans X semaine of dans X semaines
  • par retour telt voor 1 dag
• Italiaans:
  • entro X giorni of entro X giorno
  • entro X settimana of entro X settimane
  • tramite reso, con ritorno telt voor 1 dag
• Spaans:
  • dentro de X día of dentro de los X día of dentro de X días of dentro de los X días (let op accent op de í)
  • dentro de X semana of dentro de las X semana of dentro de X semanas of dentro de las X semanas
  • por devolución, por el retorno telt voor 1 dag (let op accent op de ó)

Waarbij X een getal is, of uitgeschreven getal zoals bijvoorbeeld “één” of “zeven”.

Bij gebruik van verschillende betalingstermijnen

Hanteert u bij sommige cliënten een afwijkende betalingstermijn? Dan kan het handig zijn hiervoor een Extra veld aan te maken.

1. Ga naar Instellingen wijzigen > Relaties > Extra velden.
2. Klik op Invoeren.
3. Vul de Naam van het Extra veld in, bijvoorbeeld Betalingstermijn.
4. Vul de Code van het Extra veld in, bijvoorbeeld betalingstermijn.
5. Vul de Standaardwaarde van het veld in. Dit is uw standaard betalingstermijn, bijvoorbeeld 30.
6. Selecteer bij Soort ‘geheel getal’.
7. Klik op Opslaan.

U heeft nu het Extra veld voor betalingstermijn aangemaakt.

1. Ga vervolgens in het Instellingenscherm naar Declaraties > Standaard teksten > tabje Afsluitende zinnen en voettekst.
2. Als hier op dit moment een hard getal in staat, bijvoorbeeld 30, vervangt u dit getal door de code van het Extra veld dat u zojuist heeft aangemaakt. In dit voorbeeld ‘betalingstermijn’. Voeg deze code toe op dezelfde manier als andere Outlook-codes: tussen rechte haken, [%client.betalingstermijn%].

Bij het genereren van declaraties leest Urios nu automatisch het betalingstermijn van 30 dagen uit, tenzij u bij het Extra veld bij de relatie een ander getal heeft ingevuld.

Opties bij de relatie

Als u een relatie invoert, of heeft ingevoerd, in Urios zijn er verschillende opties voor het voeren van de declaraties voor deze relatie. Als u een bestaande relatie opent, gaat u naar het tabblad Btw en facturatie. Hier vindt u opties voor de taal, btw en methode van facturatie.

Taal instellen

Op dit moment zijn de volgende talen beschikbaar: Engels (algemeen), Engels VS, Engels VK, Frans, Duits, Spaans en Italiaans. Wilt u graag factureren in een andere taal? Geef het dan gerust bij ons aan.

Btw instellen

Hiervoor zijn de volgende opties beschikbaar:

• Belasten met btw (standaard).
• Btw verleggen volgens Europese richtlijn – voor buitenlandse klanten in EU-landen. Hier voert u ook het Btw-identificatienummer in die u vervolgens kunt controleren.
• Geen btw – voor klanten buiten de EU of voor onderwijs.

Facturatiemethode instellen

Hiervoor zijn de volgende opties beschikbaar:

• Per post (afdrukken op printer).
• E-facturatie per e-mail als pdf-bestand. Hier kunt u een ’Aan’, ’CC’ en ’BCC’ invullen. De laatste twee bijvoorbeeld voor de verzekeraar of administratie. In deze velden kunt u, via de pijltjes rechts van het veld, ook snel een e-mailadres selecteren dat u al heeft ingevoerd bij de contactgegevens.
• E-facturatie via eConnect. Verplicht voor facturatie aan overheden en steeds vaker voor grote bedrijven.

Opties bij het dossier

Als u een dossier invoert, of heeft ingevoerd, in Urios zijn er verschillende opties voor het voeren van de declaraties voor dit dossier. Als u een bestaand dossier opent, ziet het volgende:

Tabblad Dossier

1. Soort. Hier kunt u aangeven wat voor soort dossier het is:
   • Standaard. Voor betalende dossiers of dossiers op basis van een toevoeging.
   • Insolventie. Voor insolventiedossiers. Als u deze optie niet ziet, kunt u deze aanvinken bij Instellingen wijzigen > Modules > Insolventies. Hier kunt u deze module indien gewenst ook uitzetten.
   • Intern. Voor niet-declarabele dossiers. Hierin kunt u bijvoorbeeld studieuren of vakantieuren van medewerkers bijhouden.
2. Tariefgroep. Hier kunt u uit de lijst van tarieven kiezen die u heeft ingevoerd bij Instellingen wijzigen > Kantoor > Tariefbeleid. Dit kan een uurtarief, vaste prijs tarief of abonnement zijn.
3. Dossier separaat declareren. Als u meerdere dossiers voor één relatie heeft, kunt u ervoor kiezen deze dossiers separaat of op een verzamelnota te declareren. Vink hiervoor het hokje respectievelijk aan of uit.

Tabblad Partijen

Als u klikt op een gekoppelde relatie, heeft u de volgende opties:

1. Toevoeging. Ja, nee of onbekend. Hiermee geeft u aan of de betreffende relatie wel of geen recht heeft op een toevoeging. Als u ‘ja’ heeft aangevinkt en de toevoeging wordt later ingetrokken of afgewezen, kunt u dit altijd weer wijzigen naar ‘nee’. U kunt de relatie vervolgens declareren volgens het door u ingestelde uurtarief.
2. Betaalt. Hier voert u het percentage in dat de relatie in deze zaak moet betalen. U kunt hier alle getallen tussen de 0 en de 100 invoeren, zo lang het totaal van de verschillende partijen in dit dossier maar 100 is.
3. Referentie. Soms vraagt bijvoorbeeld een verzekeraar een referentienummer op te geven op de declaratie. Dit is handig of soms zelfs noodzakelijk voor hun administratie. Deze referentie kunt u hier opgeven.

Tabblad Toevoeging

Doet u geen toevoegingszaken? Dan kunt u deze module uitzetten en is dit Tabblad ook niet zichtbaar.

Heeft uw cliënt recht op een toevoeging? Dan kunt hier de benodigde informatie invoeren, zoals het toevoegingsnummer en de toegewezen bedragen. Dit is handig om twee redenen:

1. U kunt direct een declaratie maken waarop de betreffende bedragen zijn ingevoerd. Zo hoeft u dit niet nog een keer in te voeren.
2. De bedragen die u hier invoert worden direct gekoppeld aan de grootboekrekeningen die u in Urios heeft opgegeven. Dit is voornamelijk van toegevoegde waarde als u gebruikmaakt van de Export/koppeling boekhouding.

Tabblad Derdengelden

Werkt u niet met Derdengelden? Dan heeft u deze module niet en is dit Tabblad ook niet zichtbaar.

Hier vindt u een overzicht van de door u ingevoerde derdengelden, onderverdeeld naar ’totaal ingekomen’, ’totaal doorbetaald’, en ’saldo’.

Honorarium declareren

Tijdregels / uren declareren

Als u een uurtarief heeft gekoppeld aan het dossier waarin u wilt declareren, kunt u de tijdregels die aan dit dossier zijn gekoppeld eenvoudig declareren.

In het tabblad Tijdregels kunt u desgewenst eerst uw geschreven tijd controleren. Zo ziet u al voordat u de nota maakt of u nog tijdregels moet toevoegen, annuleren of hiervan de factor wilt aanpassen. Dit kunt u ook controleren op het moment dat u de conceptnota maakt.

Volg onderstaande stappen om een declaratie op basis van uurtarief te maken. In onderstaand voorbeeld gaan we er vanuit dat u een declaratie maakt voor 1 relatie of 1 dossier. Het is ook mogelijk een reeks declaraties ineens te maken. Zie hiervoor Declareren in batch.

1. U kunt op twee manieren een declaratie maken voor 1 relatie of 1 dossier. (1) Klik aan de linkerkant op Declaraties maken. Kies vervolgens voor 1 relatie of 1 dossier. (2) Zoek de betreffende relatie of het dossier op in respectievelijk het tabblad Relaties of tabblad Dossiers. Selecteer de relatie of het dossier waarvoor u een declaratie wilt maken. Klik aan de rechterkant op de Opdracht Maak declaratie.
2. In het geval van (1) zoekt u de relatie of het dossier op.
3. Klik op de knop Honorarium declareren.
   • Kies of u een reductie wilt toepassen.
   • Geef aan of u eventueel openstaande verschotten direct in rekening wilt brengen. Anders vinkt u het hokje uit. Als er geen verschotten voor deze relatie open staan, kunt u het hokje gewoon aangevinkt laten.
   • Geef aan of u het eventueel openstaande voorschot wilt verrekenen met deze declaratie. U kunt hierbij kiezen voor ‘nee’ (voorschot blijft onaangetast), ‘tot 0’ (het bedrag van de nota wordt ervan afgetrokken) en ‘volledig’ (vaak eindnota, kan ook leiden tot negatief bedrag / terugstorten). Als er geen voorschot voor deze relatie open staat, kunt u het bolletje op de standaard laten staan. Meer informatie over voorschotten.
4. Klik op Volgende. De conceptnota wordt nu gegenereerd.
5. Klopt het allemaal? Dan klikt u op Definitief maken. Wilt u nog iets bewerken? Dan kunt u de conceptnota bewerken.

Vaste prijs declareren

Als u een vaste-prijs-tarief heeft gekoppeld aan het dossier waarin u wilt declareren, kunt u de vaste prijs die aan dit dossier is gekoppeld eenvoudig declareren.

Volg onderstaande stappen om een declaratie op basis van vaste prijs te maken. In onderstaand voorbeeld gaan we er vanuit dat u een declaratie maakt voor 1 relatie of 1 dossier. Het is ook mogelijk een reeks declaraties ineens te maken. Zie hiervoor Declareren in batch.

1. U kunt op twee manieren een declaratie maken voor 1 relatie of 1 dossier. (1) Klik aan de linkerkant op Declaraties maken. Kies vervolgens voor 1 relatie of 1 dossier. (2) Zoek de betreffende relatie of het dossier op in respectievelijk het tabblad Relaties of tabblad Dossiers. Selecteer de relatie of het dossier waarvoor u een declaratie wilt maken. Klik aan de rechterkant op de Opdracht Maak declaratie.
2. In het geval van (1) zoekt u de relatie of het dossier op.
3. Klik op de knop Honorarium declareren.
   • Kies of u een reductie wilt toepassen.
   • Geef aan of u eventueel openstaande verschotten direct in rekening wilt brengen. Anders vinkt u het hokje uit. Als er geen verschotten voor deze relatie open staan, kunt u het hokje gewoon aangevinkt laten.
   • Geef aan of u het eventueel openstaande voorschot wilt verrekenen met deze declaratie. U kunt hierbij kiezen voor ‘nee’ (voorschot blijft onaangetast), ‘tot 0’ (het bedrag van de nota wordt ervan afgetrokken) en ‘volledig’ (vaak eindnota, kan ook leiden tot negatief bedrag / terugstorten). Als er geen voorschot voor deze relatie open staat, kunt u het bolletje op de standaard laten staan. Meer informatie over voorschotten.
4. Klik op Volgende. De conceptnota wordt nu gegenereerd.
5. Klopt het allemaal? Dan klikt u op Definitief maken. Wilt u nog iets bewerken? Dan kunt u de conceptnota bewerken.

Met of zonder specificatie

Om te voorkomen dat u een oneindige lijst met tariefgroepen krijgt, adviseren wij u standaard twee tariefgroepen voor vaste prijs aan te maken:

• Vaste prijs met specificatie. – Uw geschreven tijd wordt hierbij afgedeclareerd (tegen de vaste prijs weggestreept) en wordt op een nieuwe nota niet meer meegenomen.
• Vaste prijs zonder specificatie. – Uw geschreven tijd wordt hierbij niet afgedeclareerd en kan op een nieuwe nota worden meegenomen / los in rekening worden gebracht.

NB. Wilt u voor één dossier soms wel, soms niet specificeren? Dan kunt u er bij de conceptnota nog voor kiezen om het vinkje voor de specificatie aan of uit te zetten.

Tijdregels aan een vaste-prijs-declaratie koppelen

In een dossier waarin u een vaste-prijs-afspraak heeft gemaakt, kunt u uiteraard ook uw tijd invoeren. Bij het het maken van een declaratie voor deze overeengekomen prijs worden deze tijdregels echter niet automatisch door Urios aan de declaratie gekoppeld. Dit omdat voor Urios niet duidelijk is welke tijdregels onderdeel zijn van de vaste-prijs-afspraak. Mogelijk zijn dit alle tijdregels die u heeft ingevoerd, maar dit hoeft niet het geval te zijn.

Omdat u zelf wel weet welke tijdregels er onder het vaste bedrag vallen, kunt u deze zelf handmatig koppelen aan uw declaratie. U kunt bij het tariefbeleid “Vaste prijs” het vakje “Tijdregels declareren/afboeken op de vaste-prijs-nota.” aan- of uitvinken. Als u dit bij het tariefbeleid aanvinkt, staan alle tijdregels op de specificatie van de declaratie ook standaard aangevinkt en worden deze ook op gedeclareerd “ja” gezet. Vervolgens kunt u alsnog de tijdregels handmatig aan- of uitvinken.

1. Maak de declaratie voor het dossier, zodat u de conceptnota voor u heeft.
2. Klik op de knop Bewerken en ga naar het tabblad Tijdregels.
3. Selecteer de tijdregels die u middels deze vaste-prijs-declaratie in rekening wilt brengen door ze aan te vinken. Klikt u daarna op Opslaan.
4. Nu u tijdregels heeft gekoppeld aan de nota, is er ook een specificatie beschikbaar. Indien u deze niet mee wilt sturen met de declaratie kunt u dit ook uitzetten. Wanneer u de nota definitief maakt, worden de tijdregels die u aan deze declaratie heeft gekoppeld op het tabblad Tijdregels op gedeclareerd gezet.

Deze tijdregels zijn nu als het ware weggestreept tegen de vaste prijs en kunnen niet meer apart in rekening worden gebracht.

Toevoegingen declareren

Door het dossier op ’Toevoeging’ te zetten, verschijnen bij het maken van een declaratie alleen de relevante opties, zoals Toevoeging declareren (vergoeding RvR, eigen bijdrage cliënt, proceskostenvergoeding) en Opvolgingsvergoeding.

Btw-instellingen voor een Eigen bijdrage-nota

De vraag of de Eigen bijdrage nu met of zonder btw is, zwerft al ruim een decennium rond. Ons inziens is het altijd helder geweest, en is de door de Raad voor Rechtsbijstand (RvR) opgelegde eigen bijdrage inclusief btw. Maar aangezien de interpretaties per kantoor verschillen is het in Urios mogelijk zelf in te stellen of de btw op de eigen-bijdrage-nota wel/niet wordt gespecificeerd.

Gelukkig heeft de Raad voor Rechtsbijstand in haar nieuwsbrief van september 2014 zich hier nu ook duidelijk over uitgelaten. Zij schrijft “Het antwoord op de vraag of u btw moet afdragen over de opgelegde eigen bijdrage luidt bevestigend. De eigen bijdrage die wordt opgelegd bij toekenning van gesubsidieerde rechtsbijstand is inclusief btw.“.

Dus mocht u op het moment nog geen btw specificeren op uw nota eigen bijdrage volg dan de volgende stappen in Urios.

1. Klik in Urios op de knop Instellingen wijzigen.
2. Ga naar instellingenpagina Declaraties > Btw
3. Kies in het vak Toevoeging voor de optie Btw verdelen over cliënt en Raad voor Rechtsbijstand (aanbevolen).
4. Klik op Opslaan en Sluiten om het instellingenscherm weer te sluiten.

Totale btw-last wijzigt niet

De totale btw-last voor uw kantoor wijzigt hiermee niet. Het door de RvR gespecificeerde btw-bedrag blijft gelijk. Dus mocht u dit totaal btw-bedrag voorheen boeken bij het toekennen of het uitbetalen door de RvR, dan boekt u dit bedrag nu verminderd met het aan de cliënt in rekening gebrachte btw-bedrag.

Urios rekent het juiste btw-bedrag voor u uit voor de Raad voor Rechtsbijstand.

Declaratie Eigen bijdrage gericht aan cliënt:

Declaratie Vergoeding Raad voor Rechtsbijstand:

De totale btw-last is in dit voorbeeld 34,02 + 175,89 = 210,00 zoals ook vermeld in onderstaande voorbeeldberekening van de RvR.

Kleine zakelijke cliënten kunnen btw aftrekken

Mocht u voor cliënten met een eenmanszaak, die recht hebben op een toevoeging, optreden in een zakelijk conflict dan heeft het vermelden van de btw op de nota Eigen bijdrage als voordeel voor deze ondernemer dat hij/zij de btw zakelijk kan aftrekken in de eenmanszaak.

Toevoegingsdeclaratie maken 

Wanneer u een beschikking van de Raad van Rechtsbijstand heeft ontvangen, staat hierop het bedrag dat op uw rekening zal worden gestort. U kunt u hier in Urios een Pro forma nota voor maken. Zo wordt het ontvangen bedrag op de juiste manier in uw boekhouding verantwoord.

Bij het declareren van de toevoeging vanuit Urios worden standaard twee declaraties opgesteld: een declaratie Eigen bijdrage aan de cliënt en een declaratie Vergoeding Raad voor Rechtsbijstand. De eerste declaratie stuurt u aan uw cliënt, de tweede is enkel voor de eigen administratie (pro forma nota).

Blijkt achteraf dat de vergoeding die u heeft ontvangen te hoog is? Dan kunt bij het veld ‘Vergoeding RvR’ een negatief bedrag invoeren. Hier voert u dan het bedrag in dat u teveel heeft ontvangen met daarvoor een minteken.

Standaard staat de totaalvergoeding als één regel op de declaratie.

Bij Instellingen wijzigen > Dossiers > Invoerscherm kunt aangeven dat u de vergoeding wilt specificeren op de declaratie.

U kunt de toevoegingsdeclaratie als volgt genereren:

1. Klik op de knop Declaraties maken.
2. Klik op de knop 1 dossier of 1 relatie.
3. Zoek uw cliënt en/of dossier op.
4. Geef aan wat u wilt declareren. Als u klikt op Toevoeging declareren krijgt u de opties voor het declareren van een “Eigen bijdrage” of “Vergoeding RvR”. U kunt deze declaraties ook tegelijkertijd opmaken. Voer de gegevens in en klik op Volgende.
5. Er verschijnt een conceptnota op uw scherm. Als deze akkoord is kunt u deze definitief maken.

Abonnementen declareren

Als u werkt met juridische abonnementen, kan de module Abonnementen handig zijn voor u. U stelt zelf een periode in voor facturatie waarna u eenvoudig een overzicht genereert van de abonnementen die deze maand klaar staan voor facturatie.

Met of zonder specificatie

De eerste stap daarbij is het aanmaken van een tariefbeleid voor één of meerdere abonnementen. U kunt kiezen uit abonnementen per maand, kwartaal of jaar. Daarnaast bepaalt u per tariefbeleid of u geschreven tijd wel/niet wilt meenemen (afdeclareren) op de nota. Daarom adviseren wij, afhankelijk van de termijnen waarin u factureert, de volgende abonnementen bij het tariefbeleid aan te maken:

• [PERIODE]abonnement met specificatie. – Bijvoorbeeld Maandabonnement met specificatie. Uw geschreven tijd wordt hierbij afgedeclareerd (tegen het abonnement weggestreept) en wordt op een nieuwe nota niet meer meegenomen.
• [PERIODE]abonnement zonder specificatie. – Bijvoorbeeld Jaarabonnement zonder specificatie. Uw geschreven tijd wordt hierbij niet afgedeclareerd en kan op een nieuwe nota worden meegenomen / los in rekening worden gebracht.

NB. Wilt u voor één dossier soms wel, soms niet specificeren? Dan kunt u er bij de conceptnota nog voor kiezen om het vinkje voor de specificatie aan of uit te zetten.

Tariefbeleid aanmaken

Volg onderstaande stappen om een tariefbeleid voor een abonnement in te voeren:

1. Ga naar Instellingen wijzigen > Kantoor > Tariefbeleid.
2. Klik aan de rechterkant op Invoeren.
3. Geef een naam op voor uw tariefbeleid (zie bovenstaande voorbeelden).
4. Kies de abonnementsvorm waarvoor u dit beleid aanmaakt (maand, kwartaal, jaar).
5. Zet het periodebedrag op ‘0’. Dit maakt dat u voor ieder dossier een apart abonnementsbedrag kunt invullen. Werkt u met vaste prijzen per periode? Voer hier dan het te factureren bedrag in.
6. Kies of u tijdregels wel of niet wilt afdeclareren voor dit tariefbeleid (zie bovenstaande uitleg).
7. Klik op Volgende.
8. Bepaal of u wel of geen kantoorkosten in rekening wilt brengen.
9. Klik op Opslaan.

U kunt dit tariefbeleid nu koppelen aan een dossier.

Voorschotten declareren en verrekenen

Voorschot met of zonder btw en/of kantoorkosten

Voordat u voorschotnota’s gaat sturen dient u in te stellen hoe het voorschot wordt belast. Klik op Instellingen wijzigen en ga naar pagina Declaraties > Btw. Hier heeft u de volgende drie opties:

• belasten met btw
• belasten met btw en kantoorkosten
• onbelast

Als een voorschot bijvoorbeeld voor een bedrag van 1000 euro wordt opgemaakt, kan dat de volgende nota’s opleveren (uitgaande van 21% btw en 6% kantoorkosten):

         1.000,00

         1.000,00

         1.000,00

            60,00

           210,00

           222,60

         1.210,00

         1.282,60

         1.000,00

Dit definieert de standaard btw-facturatie voor voorschotten. De btw-instelling bij de cliënt voor. Indien bij de cliënt btw-verlegd of geen btw is gekozen wordt er uiteraard geen btw in rekening gebracht.

Een voorschot in rekening brengen

U brengt een voorschot in rekening bij een relatie door een voorschotdeclaratie op te stellen.

1. Klik op Declaraties maken.
2. Klik op 1 relatie.
3. Selecteer de relatie en eventueel het dossier.
4. Klik op Voorschot declareren.
5. Voer het bedrag in en kies of het bedrag inclusief of exclusief btw is. Eventueel kunt u hier alsnog kiezen het voorschot onbelast te declareren.
6. Klik op Volgende.

Bij stap 5 kunt u aangeven dat het bedrag inclusief btw is. Dit kan handig zijn bij contante betalingen of afspraken waar een totaalbedrag is genoemd.

         1.000,00

           826,45

         1.000,00

           210,00

           173,55

         1.210,00

         1.000,00

         1.000,00

Na het definitief maken van de voorschotnota kunt u bij de relatie de status van het voorschot zien. Open de relatie in het tabblad Relaties en zie het overzicht met voorschotten onder het tabblad Voorschot.

Een voorschot wel/niet verrekenen

Bij het opmaken van declaraties heeft u bij ‘Verrekenen met voorschot’ de volgende opties:

• nee – De nota wordt gemaakt alsof er geen voorschot is.
• ja, verreken tot 0 – Het voorschot wordt aangewend, echter beperkt tot de hoogte van de te maken declaratie. Voorbeeld 1: uw honorarium – met eventuele kantoorkosten, verschotten en btw – zou neerkomen op een declaratie van 1.500,- euro en er is 2.000,- euro aan voorschot nog niet verrekend. Dat wordt door Urios een declaratie opgemaakt van 0 euro waarop de posten van de declaratie en de verrekening van het voorschot wordt getoond. Het resterende bedrag van het oorspronkelijke voorschot van 2.000,- blijft in depot en zal verder verrekend worden met de daar op volgende nota. Voorbeeld 2: was er echter slechts 500,- euro in plaats van 2.000,- aan voorschot nog niet verrekend, dan komt het bedrag op de declaratie uit op 1.000,-.
• ja, verreken volledig – Het voorschot wordt volledig aangewend. Mocht het voorschot hoger zijn dan de op te maken nota wordt er een creditnota gemaakt.

Zie ook de voorbeelden in onderstaande tabellen.

Let op: kiest u bij Periode declareren voor de optie ‘ja, verreken tot 0’? Vink dan bij ‘Minimum declaratiebedrag’ het hokje uit. In deze reeks declaraties worden vervolgens ook nulnota’s meegenomen. Hiermee ziet u direct voor welke relaties, bij het definitief maken van de declaratie, het voorschot is opgebruikt.

voorschot kleiner dan te declareren bedrag

        1.000,00

          210,00

        1.210,00

      -/- 500,00

      -/- 105,00

          605,00

voorschot groter dan te declareren bedrag met optie verreken tot 0

        1.000,00

          210,00

        1.210,00

    -/- 1.000,00

      -/- 210,00

            0,00

voorschot groter dan te declareren bedrag met optie verreken volledig

        1.000,00

          210,00

        1.210,00

    -/- 1.500,00

      -/- 315,00

      -/- 605,00

De bovenstaande voorbeelden gaan ervan uit dat er geen kantoorkosten worden gerekend en dat de voorschotnota’s waren belast met btw

Voorschot administreren zonder een voorschotnota te maken

Mocht u onlangs zijn overgestapt naar Urios vanuit een ander pakket en dienen er nog voorschotten verrekend te worden, dan kunt u deze voorschotten met de hand (zonder daarvoor weer een voorschotnota te maken) invoeren.

1. Open de relatie in het tabblad Relaties.
2. Open het sub tabblad Voorschot.
3. Klik op de knop Voorschot invoeren.
4. Voer het nettobedrag (dus zonder kantoorkosten of btw) in.
5. Voer de percentages in van de toen toegepaste kantoorkostenopslag en btw.
6. Klik op Opslaan & Stoppen

Voorschot overzetten op nieuwe dossiereigenaar

Dit is alleen van belang als u in Urios de rechtsvorm ‘zelfstandig advocaten / onderneming per advocaat’ hanteert.

Wanneer met deze rechtsvorm een dossier wordt overgedragen aan een andere dossiereigenaar, wilt u natuurlijk dat het openstaande voorschot ook dan nog kan worden verrekend. Hiervoor dient u het voorschot handmatig over te zetten op de nieuwe dossiereigenaar.

1. In Urios, ga naar tabblad Relaties.
2. Zoek de relatie op aan wie het voorschot is gekoppeld.
3. Dubbelklik op deze relatie.
4. Ga naar tabje Voorschot.
5. Dubbelklik op het voorschot dat u wilt bewerken.
6. Klik op Bewerken.
7. Klik bij het veld Advocaat op het dropdownmenu en selecteer de naam van de nieuwe dossiereigenaar.
8. Klik op Opslaan.

Het voorschot is nu overgezet naar de nieuwe dossiereigenaar en kan worden verrekend met toekomstige declaraties.

Verschotten declareren

In Urios kunt u verschotten, zoals griffierecht en deurwaarderskosten, apart administreren en inzien op het tabblad Verschotten.

Verschotten administreren

In Urios voert u als volgt een verschot in:

1. Klik aan de linkerkant op Verschotten invoeren.
2. Geef een datum, dossier en omschrijving op. Vul het bedrag in en kies de juist btw-optie (onbelast, hoog, laag of anders).
3. Klik op Opslaan & Stoppen om het scherm te sluiten of op Opslaan & Doorgaan om nog een verschot in te voeren. Met de pijltjestoets naar boven op uw toetsenbord herhaalt u uw vorige invoer.

Verschotten declareren

In Urios kunt u verschotten los van of tegelijk met uw honorarium-nota in rekening brengen.

1. Klik aan de linkerkant op Declaraties maken.
2. Kies voor 1 relatie of 1 dossier.
3. Selecteer de relatie / het dossier waarvoor u de declaratie wilt maken.
4. Nu heeft u twee opties:
   1. Honorarium declareren. Hier krijgt u in het volgende scherm de optie om de verschotten tegelijk met het honorarium te declareren. Dit doet u door het hokje ’Verschotten declareren’ aan te vinken.
   2. Verschotten declareren. Met deze optie declareert u alleen de openstaande verschotten. Dit kan de voorkeur hebben, omdat dit door u voorgeschoten kosten zijn. Zo heeft u deze kosten alvast gedekt en maakt u aan het begin van de volgende maand pas de honorarium-nota.

Insolventiedossiers

Voor curatoren en faillissementsmedewerkers is de module Insolventies beschikbaar. Hiermee kunt u salarisverzoeken opmaken met Urios waarbij op basis van de ervaringsfactor alles netjes en correct wordt uitgerekend. Daarnaast kunnen nota’s aan de boedel worden gestuurd om uw salaris netjes te verwerken in de boekhouding.

Om onderstaande opties te zien, dient het dossier op ‘Soort: Insolventie’ te staan.

Aan boedel declareren

1. Klik op Declaraties maken.
2. Kies voor 1 relatie of 1 dossier.
3. Klik op Aan boedel declareren. Hier kunt u kiezen welke bedragen u wilt declareren.
4. Klik op Volgende om de nota te genereren.
5. Als de nota akkoord is klikt u op Definitief maken. Als u nog iets aan de nota wilt wijzigen, kunt u dat doen via de knop Bewerken.

Nota’s crediteren

Het terugdraaien of crediteren van een declaratie gaat in Urios net zo snel en gemakkelijk als het maken van een honorariumnota.

Urios biedt twee manieren van crediteren: declaratie crediteren en bedrag crediteren.

Declaratie crediteren

Declaratie crediteren is bedoeld om een declaratie geheel of deels terug te draaien. Bijvoorbeeld als er een foutje is gemaakt (in de adressering, het uurtarief, de urenlijst, …) en er een nieuwe declaratie opgemaakt gaat worden. Door gebruik te maken van de optie “Declaratie crediteren” wordt de gehele declaratie teruggedraaid, kunnen de veranderingen worden doorgevoerd, en kan er een nieuwe declaratie worden opgemaakt.

Volg onderstaande stappen om een creditnota te maken.

1. Ga in Urios naar Declaraties maken > Declaratie(s) crediteren. Zoek de betreffende declaratie op die u wilt crediteren door te zoeken in de zoekbalk of door de lijst met declaraties te scrollen. U kunt ook eenvoudig de lijst met declaraties sorteren op datum, nummer, dossier etc. door op het dikgedrukte kolomhoofd te klikken. Er verschijnt een klein driehoekig symbooltje naast het kolomhoofd waarmee u de lijst van A naar Z of van Z naar A kunt sorteren.
2. U selecteert de declaratie die u wilt crediteren door op de betreffende regel te klikken. Deze regel wordt nu blauw. Klik daarna op de groene knop OK.
   NB. Het is ook mogelijk meerdere creditnota’s in één keer te maken door meerdere regels in één keer te selecteren. Dit doet u door de linkermuisknop vast te houden en uw cursor naar beneden te slepen of door Ctrl op uw toetsenbord in te drukken en te klikken op de declaraties die u wilt crediteren.
3. Op uw scherm verschijnt exact dezelfde nota, maar dan als creditfactuur. Maak deze nota definitief. Alle uren en verschotten komen, na het definitief maken van de creditnota, weer terug als ‘openstaand’ in Urios, zodat deze op een ander moment opnieuw kunt declareren of kunt annuleren. Ook voorschotnota’s kunt u crediteren in Urios.
4. De gemaakte creditnota(‘s) vindt u terug op het tabblad Declaraties. Hiervoor is het nodig om uw datafilter (aan de rechterkant van het tabblad) aan te passen naar Betaald: (alle) en zet Debet/credit op ‘debet en credit’. Dit wordt getoond als Debet/credit: (alle). U kunt bovenin het zoekscherm de naam van het dossier invoeren om zo een duidelijk overzicht te krijgen.

Bedrag crediteren

Bedrag crediteren is meer bedoeld om iets af te boeken. Stel een cliënt betaalt zijn laatste termijn niet meer of er is afgesproken een vast bedrag van de declaratie af te halen. In dit geval zal er geen nieuwe declaratie gemaakt gaan worden op basis van de uren die nu op een declaratie staan. Dan kan “Bedrag crediteren” een oplossing zijn.

1. Ga in Urios naar Declaraties maken > Bedrag crediteren.
2. Selecteer de relatie voor wie u een bedrag wilt crediteren, voer en betreffende bedrag in en geef aan of het bedrag inclusief, exclusief of zonder btw is.
3. Kies of u dit bedrag wilt verrekenen met een declaratie en zo ja, met welke declaratie.
4. Klik op Volgende.
5. Op uw scherm verschijnt de nota met het betreffende creditbedrag. Optioneel inclusief inleidende tekst over met welke nota het bedrag is verrekend.
6. De gemaakte nota met bedragcredit vindt u terug op het tabblad Declaraties.

Elektronisch factureren

Met Urios factureert u net zo eenvoudig digitaal als op papier. Met onze module Elektronisch Factureren kunt u per cliënt aangeven of deze de factuur op papier per post, in pdf-formaat per e-mail of via het PEPPOL-netwerk in UBL-formaat via eConnect ontvangt.

Instellen elektronisch factureren

Zorg er eerst voor dat de module is aangezet in instellingenscherm. Klik op Instellingen wijzigen en ga naar pagina Kantoor > Modules en vink Elektronisch factureren aan.

Verder dient u uw e-mailinstellingen in te voeren. Klik op Instellingen wijzigen en ga naar pagina Geavanceerd > E-mail.

U kunt de e-mails laten verzenden door uw e-mailprogramma Microsoft Outlook of Mozilla Thunderbird, of rechtstreeks via uw SMTP-server. Versturen middels uw e-mailprogramma geniet de voorkeur. Dit is eenvoudiger in te stellen en werkt ook bij moderne inlog- en beveiligingsprotocollen zoals tweevoudige of meervoudige authenticatie.

In dit instellingenscherm vindt u de volgende velden:

Afzender, CC en BCC

Van

Voer hier uw eigen of algemene kantoor-e-mailadres in. Dit is het e-mailadres dat de ontvangers (uw cliënten) zien als afzender. Dit is tevens het adres waarop antwoorden (replies) van de ontvangers terugkomen. U kunt hier alleen uw adres invoeren, bijvoorbeeld “info@uwkantoor.nl”, of ook de naam zoals u wenst dat deze zichtbaar is voor uw cliënten, bijvoorbeeld “Uw Kantoornaam <info@uwkantoor.nl>”.

CC of BCC

Voer hier bijvoorbeeld het e-mailadres van uw secretariaat in, zodat zij zien welke facturen er worden verzonden. Afhankelijk van de gekozen verzendmethode en uw mailprovider worden de facturen namelijk wel of niet opgeslagen in de map “Verzonden items” in uw e-mailprogamma Microsoft Outlook.

Leesbevestiging

Hier kunt u instellen of u een leesbevestiging wilt ontvangen als een facturatiemail is geopend. Dit geeft geen garantie dat de e-mail ook daadwerkelijk is gelezen, maar kan handig zijn ter bevestiging van dat de e-mail goed is aangekomen bij de ontvanger. Deze optie heeft geen effect als u e-mails verstuurd middels Thunderbird.

Briefpapier

Mocht u van uw grafisch ontwerper of drukker een pdf-bestand met uw briefpapier hebben ontvangen, kunt u dit bestand hier instellen als achtergrond voor uw declaraties.

Voorwaarden:

• Het bestand dat u gaat inlezen als briefpapier dient uit twee pagina’s te bestaan: een voorblad (voor de factuur) en een volgblad (voor de specificatie). Indien uw specificatie bestaat uit meerdere pagina’s, gebruikt Urios hiervoor meerdere volgbladen.
• Het briefpapier dient afgedrukt te worden op de Urios PDF Printer (standaard meegeïnstalleerd met Urios). Dit is een virtuele printer en het formaat dat Urios ‘snapt’.

Indien u geen pdf-bestand van uw briefpapier in bezit heeft, kunt u dit zogenaamde drukbestand opvragen bij uw ontwerper of drukker of deze zelf samenstellen in Word.

Declaraties en herinneringen versturen middels…

Indien u nu gebruik maakt van Microsoft Outlook voor uw e-mails, kies hier dan eenvoudig voor “Microsoft Outlook”.

U kunt de e-facturen en e-herinneringen vanuit Urios versturen rechtstreeks via een SMTP-server of via het geïnstalleerde e-mailprogramma Microsoft Outlook of Mozilla Thunderbird. Bij gebruik van OAuth2 of twee- of meerstapsverificatie dient u gebruik te maken van een geïnstalleerd e-mailprogramma.

Voor het instellen van versturen via SMTP, neem dan contact op met uw systeembeheerder. Meer over de SMTP-instellingen zie hoofdstuk Installatie en beheer: Instellen uitgaande mail.

Instellen standaard e-mailbericht

Klik op Instellingen wijzigen, ga naar Declaraties > E-factuur

Onderwerp

Typ hier het onderwerp van de e-mail. Indien u de Talen-module heeft aanstaan kunt u per taal een onderwerp invoeren.

E-mail

Op dit tabblad kunt u de begeleidende e-mail opstellen die wordt meegezonden bij elektronische facturen. Om het declareren zo efficiënt mogelijk te maken, is het aan te raden deze e-mail zo algemeen mogelijk te houden. Indien gewenst kunt u deze mail op factuurniveau op een later moment alsnog aanpassen. In dit begeleidende e-mailbericht kunt u dezelfde codes gebruiken als voor inleidende en afsluitende zinnen, zie hoofdstuk Standaard teksten op declaraties voor de tabel met codes. Zo kunt u er voor zorgen dat bijvoorbeeld de aanhef altijd gepersonaliseerd wordt weergegeven. Als u een Mollie-abonnement heeft kunt u hier ook een betaalknop toevoegen aan de e-mail. Zie hoofdstuk iDEAL-betalingen ontvangen via Mollie voor het instellen van de Mollie-koppeling.

Voorbeeldtekst:

[%client.aanhef%]

Hierbij ontvangt u van ons declaratie [%declaratie.nummer%] voor recent verrichte werkzaamheden.

Zakelijke klanten ontvangen naast de pdf-factuur ook een xml-bestand voor hun boekhouding. Dit xml-bestand is een zogenaamd UBL-bestand en kan ingelezen worden in uw boekhoudprogramma.

Wij willen u hartelijk danken voor het in ons gestelde vertrouwen.

Met vriendelijke groet,

Voor het sturen van een credit nota kunt u het standaard e-mail bericht aanpassen via de knop Bewerken. Op het tabblad e-mail kiest u voor “Bewerk e-mailbericht voor deze declaratie/herinnering”

Voorbeeld tekst voor credit e-mail:

Per abuis heeft u vandaag een factuur ontvangen voor … Deze factuur is niet correct en kunt u als niet verzonden beschouwen. Bijgevoegd de creditfactuur voor [%declaratie.debetnummer%] van [%declaratie.debetdatum%].

Of:

Hierbij ontvangt u van ons een credit nota [%declaratie.nummer%] voor de per abuis gefactureerde uren op factuur [%declaratie.debetnummer%] van [%declaratie.debetdatum%].

Declaraties opslaan als pdf

Klik op Instellingen wijzigen, ga naar pagina Documentenbeheer > Declaraties en herinneringen.

Geef hier aan in welke map u declaraties en in welke map u herinneringen wilt opslaan. Dit zijn vaste, gedeelde mappen voor het gehele kantoor. De declaraties krijgen als bestandsnaam het declaratienummer, cliëntnaam en dossiernaam met de extensie .pdf.

Als u declaraties en herinneringen ook wilt opslaan op dossierniveau kunt u dat hier aangeven. U heeft hiervoor wel de module Documentenbeheer nodig. U kunt dan voor elk dossier bijvoorbeeld de submap ‘Financieel’ aanmaken, waar u vervolgens de factuur kunt opslaan.

De e-factuur-instellingen testen

Nadat u de e-mailinstellingen en het e-mailbericht heeft ingevoerd kunt u de instellingen testen. Klik in het eerste tabblad Instellingen op de knop Verzend test e-factuur aan test@urios.nl. Deze test stuurt een voorbeelddeclaratie naar het testadres van Urios en naar het door u opgegeven CC-adres. Op deze manier kunt u controleren of de testfactuur goed aankomt. Als zowel u als wij deze testfactuur hebben ontvangen, weet u zeker dat alle instellingen goed staan en dat u gebruik kunt maken van Elektronisch Factureren per e-mail.

Per relatie de facturatiemethode aangeven

Per relatie kunt u aangeven of hij/zij uw facturen per e-mail ontvangt in plaats van per post. Dit stelt u op de volgende manier in:

• Zoek op het tabblad Relaties de betreffende relatie op.
• Dubbelklik op deze relatie. U komt nu in het Relatie bewerken scherm terecht.
• Ga naar het blad Btw en facturatie.
• Hier kunt u E-factuur aanvinken en het mailadres voor de cliënt invullen. Dit kan een ander mailadres zijn dan het correspondentieadres. Hier kunt u ook een CC- en BCC-adres invoeren. Deze adressen ontvangen precies dezelfde factuur en begeleidende mail.

Mocht u het veld E-factuur niet zien, dan staat de module nog niet aangevinkt. De module Elektronisch factureren kunt u aanzetten in middels de knop Instellingen wijzigen > Kantoor > Modules. Vink de module aan en start daarna Urios opnieuw op.

Declareren

Het declareren verloopt hetzelfde als u gewend bent en u kunt uw elektronische en papieren declaraties tegelijkertijd opmaken. Bij het definitief maken van de declaratie(s) wordt u gevraagd of u de declaratie(s) wilt afdrukken of e-mailen. Als de module Elektronisch factureren aan staat, is de standaard het e-mailen van de facturen. Bij meerdere facturen sorteert Urios zelf op dat moment uit welke facturen per mail worden verzonden en welke facturen moeten worden uitgeprint. Dit hangt af van de facturatiemethode die is ingesteld bij uw relaties.

Als u kiest voor Afdrukken dan wordt de declaratie afgedrukt. In geval van meerdere declaraties worden ze allemaal afgedrukt, ook de facturen die anders per e-mail verzonden zouden moeten worden. De handmatige printopdracht overschrijft op dat moment de instellingen van het elektronisch factureren. Belangrijk is dat Specificatie afdrukken altijd staat aangevinkt als u uw facturen als pdf wilt versturen met daarbij dus een specificatie. Als u Specificatie afdrukken uitzet, worden de specificaties niet automatisch gegenereerd door Urios en daardoor dus ook niet per mail naar uw relatie verzonden. De specificatie zal, in geval van Elektronisch factureren, niet ook fysiek worden afgedrukt.

Aanpassen begeleidend schrijven e-mail

Wanneer u de declaratie heeft opgemaakt en in concept hebt staan, ziet u aan de rechterzijde de knop Bewerken. Door middel van deze knop kunt u vrijwel alle onderdelen in uw factuuropmaak wijzigen, zo ook de tekst van de e-mail die wordt verzonden naar uw cliënt. Ook kunt u middels deze knop een bijlage toevoegen aan de declaratie die u per mail naar uw cliënt zal gaan versturen. Bijvoorbeeld eerdere, nog openstaande, declaraties kunt u op deze manier nogmaals onder de aandacht brengen zonder een officiële herinnering uit te sturen.

Leesbevestiging ontvangen per e-mail

Wanneer u uw facturen per mail naar uw cliënten verstuurt, kunt u aangeven of u een leesbevestiging wilt ontvangen wanneer de e-mail met daarbij de factuur door de ontvanger geopend wordt.

Dit doet u door te gaan naar Instellingen wijzigen > Declaraties > E-factuur. Hier kunt u aanvinken ‘Vragen om leesbevestiging’.

Zodra de ontvanger uw mailbericht heeft geopend, zal er bij de ontvanger een pop-up verschijnen die vraagt om een leesbevestiging te versturen. Als de ontvanger hierbij ‘ja’ aangeeft, wordt in de mailbox die is opgegeven als ‘Van-adres’ de leesbevestiging ontvangen. Houdt u er rekening mee dat uw ontvanger er ook voor kan kiezen geen leesbevestiging te sturen of de pop-up weg te klikken. Het feit dat u geen leesbevestiging heeft ontvangen betekent niet dat uw factuur niet is aangekomen.

iDEAL-betalingen ontvangen via Mollie

Als u gebruikmaakt van Elektronisch factureren vanuit Urios, kunt u ook gebruikmaken van een iDEAL-betaalknop in uw begeleidende e-mail. Uw cliënt kan door middel van deze knop direct uw declaratie voldoen met een online betaling via zijn of haar eigen bank. Hiervoor heeft u ook een account bij internetkassa Mollie nodig. Hoe u een account kunt aanvragen en deze kunt koppelen aan Urios, staat verderop in deze handleiding omschreven.

iDEAL-betaalknop toevoegen aan e-mail

Het toevoegen van de betaalknop aan de begeleidende e-mail doet u als volgt.

1. Klik in Urios op Instellingen wijzigen.
2. Ga naar pagina Declaraties > E-factuur.
3. Open tabblad E-mail. Hier ziet u het standaard e-mailbericht dat wordt verzonden wanneer u uw declaraties vanuit Urios definitief heeft gemaakt.
4. Klik in het e-mailbericht op de plek waar u de knop wilt hebben.
5. Klik op de knop iDEAL knop (onderste knoppenrij, helemaal rechts). De standaard tekst in de knop is “Betaal € [%declaratie.tebetalen%] direct online”. De code in de knop toont het bedrag van de declaratie. Indien gewenst kunt u de tekst in de knop aanpassen. Ook de kleur van de tekst en knop kunt u veranderen als u wilt.

Als u de iDEAL-betaalknop heeft toegevoegd en uw begeleidende tekst heeft aanpast, slaat u de wijzigingen op en zal dit mailbericht het nieuwe standaard mailbericht zijn dat automatisch wordt meegestuurd bij het definitief maken van de declaratie. De betaalknop zal niet worden getoond wanneer u een creditfactuur naar uw cliënt verzendt.

Mollie-account aanvragen

Om online betalingen te kunnen accepteren voor uw kantoor/onderneming, dient u gebruik te maken van een zogenaamde internetkassa. Urios is gekoppeld met internetkassa Mollie. Naast de module Elektronisch factureren heeft u dus ook een contract bij Mollie nodig om gebruik te kunnen maken van deze functionaliteit.

U kunt kosteloos een account aanvragen bij Mollie middels dit aanmeldformulier. Om een account aan te vragen, heeft u een KVK-nummer en een zakelijke bankrekening nodig. Een privé-bankrekening kan niet dienen als ontvangende rekening.

Mollie kan naast iDEAL-betalingen ook betalingen via creditcard of buitenlandse betaalmethoden ontvangen.

Urios koppelen aan Mollie

Als uw kantoor functioneert als “één onderneming” kan er één Mollie account worden gekoppeld aan Urios, maar als verschillende advocaten als zelfstandige een praktijk voeren is het mogelijk om verschillende Mollie accounts voor de verschillende zelfstandige advocaten of deel-ondernemingen in te voeren.

Bij elk Mollie-account hoort ook een unieke API-sleutel. Deze API-sleutel heeft u nodig om de iDEAL-betaalknop in de begeleidende mail te laten werken. De API-sleutel moet u in Urios invoeren. Dit doet u als volgt:

Stap 1 – Zoek de API-sleutel op in Mollie

1. Log in bij Mollie.
   • Ga naar https://my.mollie.com/dashboard/
   • Voer gebruikersnaam en wachtwoord in.
   • Klik op Log in.
2. Klik boven in het hoofdmenu op Meer.
3. Klik in het menu op Developers.
4. Klik in het menu links op API-keys.
5. Klik op de regel “Live API-key” op “Kopieer”.

Stap 2 – Plak de API-sleutel in Urios

1. Klik in Urios links op Instellingen wijzigen.
2. Ga naar Koppelingen > iDEAL.
3. Plak de sleutel in het veld Live API-key.
4. Klik op Opslaan en Sluiten.
5. Urios toont uw kantoor-/bedrijfsnaam ter verificatie.

Mollie-betalingen boeken en verwerken

Voor uw boekhouding werkt het het makkelijkst om Mollie te beschouwen als een bank. In uw boekhouding voert u een extra grootboekrekening in voor deze Mollie-bankrekening. Dit werkt het efficiënts als u de uitbetaling niet dagelijks, maar wekelijks of maandelijks laat doen.

Om geïnformeerd te worden wanneer een cliënt betaald heeft is het handig om de e-mailnotificatie aan te zetten. Hiermee ontvangt u per binnengekomen betaling een e-mail met daarin o.a. vermeld het bedrag en het declaratienummer. Het is handig om deze e-mailnotificatie te laten sturen aan de persoon in kantoor die de betalingen bijhoudt. Hij/zij kan de betaling dan direct in Urios verwerken. Zie ook hoofdstuk Betalingen inboeken in Urios. Zo houdt u de stand van openstaande declaraties in Urios in actueel.

Per uitbetaling door Mollie kunt u een zogenaamde Uitbetalingslijst downloaden. Deze lijsten kunt u boeken als bankafschriften. Deze uitbetalingslijsten zijn ook te downloaden als MT940-bestanden die u in uw boekhoudprogramma kunt inlezen. Op deze uitbetalingslijst staan de ontvangen betalingen alsmede de ingehouden kosten door Mollie apart gespecificeerd.

Zo’n uitbetalingsverslag ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:

De kolom Beschrijving bevat het declaratienummer zoals deze ook in Urios staat.

De cursief gedrukte bedragen komen overeen met de factuur van Mollie zelf.

Uitbetalingsfreqentie aanpassen

Wij raden aan om de uitbetalingen niet dagelijks, maar wekelijks of maandelijks te doen. Dit scheelt u in administratieve lasten.

1. Ga naar Mollie Dashboard: https://my.mollie.com/dashboard
2. Klik linksboven op uw bedrijfsnaam.
3. Klik in het menu op Organisatie instellingen.
4. Klik in het menu links op Uitbetalingen.
5. Kies hier de uitbetaalfrequentie.
6. Klik op Opslaan onder aan de pagina.

Uitbetalingsverslagen downloaden uit Mollie

1. Ga naar Mollie Dashboard: https://my.mollie.com/dashboard
2. Klik boven in het hoofdmenu op Rapporten.
3. Klik links in het menu op Uitbetalingen.
4. Klik op het blauwe referentienummer van de betreffende uitbetaling.
5. Kies voor Download als PDF en/of Download als MT940.

E-mailnotificatie aanzetten

Voor het bijhouden van ingekomen betalingen is het handig om de notificatie aan te zetten.

1. Ga naar Mollie Dashboard: https://my.mollie.com/dashboard
2. Klik linksboven op uw bedrijfsnaam.
3. Klik in het menu op Organisatie instellingen.
4. Klik in het menu links op notificaties.
5. Vul onder het kopje Betalingen het gewenste e-mailadres in.
6. Klik op Opslaan onder aan de pagina.

Facturen voor Mollie-kosten downloaden

De kosten van Mollie zijn inclusief btw. Het is dus van belang om deze facturen op te nemen in uw boekhouding. De facturen worden niet verstuurd, maar zijn te downloaden uit het Mollie-account.

1. Ga naar Mollie Dashboard: https://my.mollie.com/dashboard
2. Klik boven in het hoofdmenu op Rapporten.
3. Klik links in het menu op Facturen.
4. Klik op het factuurnummer om de factuur als pdf-bestand te downloaden.

Elektronisch factureren met eConnect

Inleiding eConnect

Met e-facturatie via eConnect kunt u uw declaraties rechtstreeks in het administratiepakket van uw debiteur/cliënt afleveren via het Peppol-netwerk. Dit is verplicht voor facturatie aan overheden en ook aan steeds meer grote bedrijven.

Met facturatie via het Peppol-netwerk heeft de ontvangende partij nagenoeg geen werk meer van uw declaraties. Deze hoeft namelijk niet te worden overgetypt en er worden geen handmatige overschrijvingen meer gedaan. Als uw factuur aan de gestelde eisen voldoet, vindt de betaling namelijk automatisch plaats. Dit is sneller, goedkoper en nauwkeuriger.

Als uw debiteur geen gekoppeld boekhoudpakket gebruikt, wordt een e-mail verzonden met daarin een link naar de declaratie. Zodra de declaratie wordt geopend, kunt u dit in uw eConnect-account terugzien. Daarnaast ziet u deze status ook in Urios op het tabblad Declaraties in de kolom Status.

Als de factuur is afgeleverd in het boekhoudpakket van de ontvanger, kunt u uw factuur volgen aan de hand van de kolom Status. De verschillende statussen in Urios zijn afgeleverd, gelezen, verwerken, goedgekeurd. Als de ontvanger een e-mail met een link heeft ontvangen, zal de status blijven staan op Gelezen. Verdere informatie qua status kan niet in Urios worden weergegeven.

Om gebruik te kunnen maken van e-facturatie via eConnect heeft u de module Elektronisch factureren nodig en een account bij onze partner eConnect. Dit account kunt u ook gebruiken in uw eigen boekhoudsysteem om zo uw binnenkomende facturen in te lezen. Boekhoudsystemen die u op dit moment met uw eConnect-account kunnen communiceren zijn AFAS Software, Exact Online, iMUIS, RADAR Software, SnelStart en Visma AccountView. Bekijk https://econnect.eu/nl/softwarekoppelingen voor een actueel overzicht.

Ook uw boekhouder/accountant kan hier baat bij hebben. Alle door u verzonden declaraties kunnen dan automatisch door hem/haar worden ingelezen.

Instellen koppeling

De volgende stappen dient u eenmalig te doorlopen om uw Urios-omgeving te koppelen aan uw eConnect-account.

1. Ga naar econnect.eu/nl.
2. Login met uw gegevens.
3. Klik in de eConnect-omgeving links in het menu onder het kopje ‘Administratie’ op Verbindingen.
4. Klik rechts onderin op de ronde oranje knop met het plusje.
5. Kies voor de optie Nieuwe algemene verbinding.
   
6. Scrol totdat u ‘Urios’ ziet en selecteer deze optie.
7. Klik op Bevestigen.
8. Geef de koppeling een naam en beschrijving. Bijvoorbeeld ‘Urios’.
9. Standaard staat de optie ‘Vereist toegang tot geselecteerde API’s’aangevinkt. Dit kunt u zo laten staan.
10. Klik op de knop Sleutel genereren.
11. Er verschijnen nu twee codes: Verbindingssleutel en Geheime verbindingssleutel. Deze twee codes dient u te kopiëren naar Urios. U kunt deze per stuk kopiëren. Klik met de rechtermuisknop op de code en kies in het pop-up menu voor Alles selecteren. Klik nogmaals met de rechtermuisknop op de geselecteerde code en kies voor Kopiëren.
    

Ga nu verder in Urios:

1. Klik in Urios op Instellingen wijzigen > Koppelingen > eConnect .
2. Plak hier de door u gekopieerde codes in de juiste vakken. Plakken doet u door met de rechtermuisknop in het betreffende vak te klikken en in het pop-up menu te kiezen voor Plakken.
   
3. Vul in dit instellingenscherm ook het e-mailadres van uw eConnect-login in.
4. Vul bij Verzender het Bedrijfs-ID van eConnect in. Deze vindt u in eConnect onder het kopje Administratie, Mijn omgeving.  Als u uw kantoornaam heeft ingevuld instellingenblad Kantoor > Naam en adres kunt u klikken op de knop Zoek. U kunt het Bedrijfs-ID ook overnemen uit eConnect. Als u de Zoek-knop heeft gebruik, controleer dan of het juiste Bedrijfs-ID is ingevuld.
5. Nadat u alle velden heeft ingevuld kunt uw instellingen testen. Klik hiervoor op de knop Test login. Als alles in orde is krijgt u de melding ‘Login succesvol’.

Aanvinken per relatie

In Urios kunt u per relatie (cliënt, debiteur) instellen hoe u wenst te declareren. Open de relatie en ga naar het tabblad Btw en facturatie. Kies hier voor E-factuur verzenden via eConnect. Vul bij E-mailadres het adres in waaraan u wenst te factureren. Indien u aan een bedrijf wenst te factureren, klik dan bij Ontvanger op de knop Zoek. Op basis van de ingevoerde bedrijfsnaam en het ingevoerde KVK-nummer wordt één of meerdere bedrijven getoond. Klik op de juiste bedrijfsnaam om de Bedrijfs-ID van de ontvanger in te voeren.

Aflevering bij cliënt per e-mail

Zoals in de inleiding geschreven zal de cliënt de declaratie ontvangen in zijn boekhoudsysteem. Particulieren klanten, en klanten zonder een gekoppeld boekhoudsysteem ontvangen de volgende e-mail:

Zodra de ontvanger op de knop ‘Direct naar factuur’ klikt kunt u zien dat de factuur ontvangen is.

Uiteraard is de pdf geheel opgemaakt naar uw wensen, en ziet deze er hetzelfde uit zoals u deze in Urios heeft gemaakt.

Elektronisch factureren aan de overheid

De nieuwe Europese richtlijn 2014/55/EU schrijft voor dat alle overheden die diensten aanbesteden verplicht worden om e-facturen te kunnen ontvangen. Tevens heeft onze Rijksoverheid in de Rijksinkoopvoorwaarden opgenomen dat leveranciers e-facturen moeten aanleveren. Tot voor kort was het enkel mogelijk om middels Digipoort e-facturen aan de overheid te sturen. Gelukkig heeft het Ministerie van Economische Zaken een koppeling laten ontwikkelen tussen het Simplerinvoicing-netwerk en Digipoort. Hiermee wordt het nu ook voor het mkb en zzp’ers mogelijk om e-facturen aan de overheid te sturen.

Urios kan middels haar partner eConnect e-facturen versturen met het Simplerinvoicing-netwerk en zodoende kunt u met Urios ook elektronisch factureren aan de overheid. Hieronder vindt u wat u hiervoor nodig heeft en hoe u dit doet.

Benodigdheden

1. Urios Plus of Urios Standaard met de module Elektronisch factureren. Mocht u deze module nog niet hebben, neem dan gerust contact op voor een proefabonnement.

2. Een eConnect-account. Om met Urios declaraties via het Europese Peppol-netwerk te kunnen versturen heeft u een account nodig bij eConnect. Dit account kunt u aanvragen op https://econnect.eu/nl/.

3. Uw eConnect-account moet worden gekoppeld aan Urios. Instructies hiervoor vindt u op onze pagina Elektronisch factureren met eConnect of op https://support.econnect.eu/knowledge-base/urios-koppelen-met-econnect/

4. Het organisatie-identificatienummer (OIN) van de partij aan wie u de declaratie wenst te sturen. De organisatie-identificatienummers (OIN) van alle grote bedrijven (zoals banken) en overheidsinstellingen (zoals gemeentes, waterschappen en ministeries) zijn te vinden in het OIN-register: https://portaal.digikoppeling.nl/registers/

5. De BIC/SWIFT code van uw eigen bank. Deze kunt u opzoeken bij uw eigen bank of via Google. Voor Rabobank is dit RABONL2U, voor ING is dit INGBNL2A en voor ABN AMRO is dit ABNANL2A.

   De gegevens van punt 5 kunt u in Urios invullen bij Instellingen wijzigen > Kantoor > Naam en adres.

OIN-nummer instellen bij relatie

In Urios:

1. Ga naar het tabblad Relaties.
2. Zoek de betreffende organisatie op.
3. Dubbelklik op de betreffende relatie, u komt nu in het scherm Relatie bewerken.
4. Ga naar het tabblad Btw en facturatie.
5. In het vak E-factuur, selecteer de optie E-factuur verzenden via eConnect. (Mocht u het vak E-factuur niet zien, dan heeft u mogelijk de module Elektronisch factureren niet in gebruik of niet aanstaan.)
6. Vul het E-mailadres en het organisatie-identificatienummer (OIN) in.
7. Klik op Opslaan.

Declaratie elektronisch verzenden

Zodra u uw concept declaratie in Urios definitief maakt, verschijnt voor u een scherm waarin Elektronisch factureren als standaard staat aangemerkt. Zodra u op OK klikt wordt de factuur definitief gemaakt en direct verzonden. Hier hoeft u verder geen extra handelingen voor uit te voeren.

Betalingen inboeken in Urios

Naast facturen uitsturen, kunt u in Urios ook de betalingen die u heeft ontvangen inboeken in het programma. Hierdoor kunt u ook eenvoudig herinneringen uitsturen voor betalingen die niet tijdig zijn voldaan. Daarnaast kunt u in het gedeelte Dataselectie filteren op betalingen die nog niet of deels zijn voldaan, zodat het tabblad Declaraties overzichtelijk blijft.

Handmatig betalingen inboeken

Op het tabblad Declaraties ziet u aan de rechterzijde bij Opdrachten twee mogelijkheden voor het inboeken van betalingen:

1. Betalingen invoeren
2. Zet betaling voldaan

1. Betalingen invoeren

Deze optie gebruikt u wanneer u, of uw boekhouder, niet dagelijks uw inkomende (bank)betalingen controleert of wanneer slechts een gedeelte van het bedrag is ontvangen. U kunt hier de volgende velden invullen en/of aanpassen:

• Datum: automatisch de datum van vandaag.
• Declaratie: automatisch de declaratie die u selecteerde voordat u op Betalingen invoeren klikte.
• Bedrag: druk op uw toetsenbord op Enter om automatisch het bedrag van de betreffende declaratie uit te lezen. Typ bij een deelbedrag zelf het bedrag in.
• Memo: dit veld kunt u leeg laten. Handig om te gebruiken wanneer u bijvoorbeeld een deelbedrag heeft ontvangen of om andere prijsafspraken te noteren.

In het veld daaronder ziet u Afboeken als… met de opties:

• betaald: wanneer het gehele of een gedeelte van het bedrag is voldaan.
• gecrediteerd door: wanneer het gehele of een gedeelte van het bedrag is gecrediteerd middels een andere declaratie. Zo hoeft de debiteur alleen nog het verschil over te maken, mits de gecrediteerde declaratie reeds is betaald.
• oninbaar: wanneer het gehele of een gedeelte van het bedrag niet meer voldaan gaat worden. Bijvoorbeeld doordat een debiteur het financieel niet kan opbrengen of weigert te betalen.
• verrekening derdengeld: wanneer u een bedrag van de derdengeldenrekening heeft ontvangen en hiermee de betreffende declaratie geheel of gedeeltelijk kunt voldoen.

Als u direct hierna nog een betaling wilt invoeren, klikt u op Opslaan & Doorgaan. Als u klaar bent met invoeren, klikt u op Opslaan & Stoppen.

2. Zet betaling voldaan

Deze optie gebruikt u wanneer u of uw boekhouder dagelijks uw inkomende (bank)betalingen controleert, of als de betaling vandaag is binnengekomen, en het gehele bedrag is voldaan. Hiermee zet u het gehele bedrag op voldaan en boekt u het in op de datum van vandaag. Dit kunt u altijd achteraf nog wijzigen.

Automatisch of in bulk betalingen inboeken

Hiervoor heeft u de module Exporteren naar Boekhouding nodig.

Live-koppeling Exact Online, Twinfield en Yuki

Met de live-boekhoudkoppeling (Exact Online, Twinfield en Yuki) synchroniseert Urios automatisch eens per 24 uur de betalingen die zijn ingevoerd in uw boekhoudprogramma. Dit is van grote toegevoegde waarde als de ingekomen betalingen dagelijks worden bijgehouden in uw boekhoudpakket.

Voor de meeste kantoren geldt echter dat dit een wekelijkse of maandelijkse taak is. In dat geval kunt u met de live-koppeling de ingekomen betalingen ook handmatig synchroniseren op het moment dat u zeker weet dat alles is doorgevoerd in uw boekhoudprogramma. Dit zorgt er onder meer voor dat uw cliënt niet onterecht een herinnering ontvangt.

In bulk inboeken vanuit Exact Online en SnelStart

Het is vanuit Exact Online en SnelStart ook mogelijk betalingen in bulk in te lezen in Urios. Hiervoor gaat u in Urios naar Rapport maken > Importeren betalingen uit boekhouding > Kies voor Exact Online of SnelStart.

Voor meer informatie over het importeren van deze betalingen in Urios zie:

• Inlezen betalingen uit Exact Online
• Inlezen betalingen uit SnelStart

Lees meer over de module Exporteren naar Boekhouding.

Veelgestelde vragen

Hoe kan ik korting geven op de declaratie?

Als u het totaalbedrag aan honorarium op uw nota wilt minderen, zijn er een paar mogelijkheden.

1. Voeg een korting toe wanneer u de conceptnota in beeld hebt. Klik op Bewerken, ga naar tabje Bedragen en voer bij Mutatie het kortingsbedrag in met een minteken ervoor. Klik op OK. U ziet nu een reductieregel op uw factuur.
2. Werk met een factor per tijdregel. Factor 1 betekent dat u de hele tijdregel in rekening brengt, factor 0,5 betekent dat u de helft van de tijd in rekening brengt. Stel, u heeft 1 uur geschreven en uw uurtarief is 100 euro. Dan brengt u 1 x 100 euro = 100 euro in rekening bij factor 1, en 0,5 x 100 = 50 euro in rekening bij factor 0,5. Hiermee hoeft u niets te wijzigen aan uw standaard uurtarief.
3. Standaard reductie op een uurtarief. Bij het invoeren van een nieuw tariefbeleid, kunt u een standaard kortingspercentage invoeren. Bijvoorbeeld handig als u vaste klanten standaard 10% korting wilt geven op uw normale uurtarief.

Hoe verrekening ik een korting op de declaratie?

Om een korting te geven op uw declaratie gaat u, vanuit uw conceptdeclaratie, via de knop Bewerken naar het tabblad Bedragen. Bovenin kunt u in het vak Mutatie een negatief bedrag invoeren, wat zal worden verrekend als een kortingsbedrag op de nota voor uw cliënt.

Kan ik een definitieve declaratie nog bewerken?

Als u een nota in Urios eenmaal definitief heeft gemaakt door te kiezen voor de optie Definitief maken kunt u deze achteraf niet meer bewerken. Wel kunt u de nota of een deel van het bedrag van de nota crediteren.