Documenten en e-mails

De module Documentenbeheer is ontwikkeld om u veel tijd te besparen bij het opstellen van brieven, documenten en e-mails. Een groot deel van de gegevens die u hierin wilt noemen, zoals NAW-gegevens, staan tenslotte al ingevoerd in Urios.

Met deze module maakt u in enkele muisklikken een ‘standaard’ brief met behulp van modellen. Denk aan een gestandaardiseerde afspraakbevestiging. Dit model kunt u keer op keer gebruiken, waarbij Urios automatisch de aanhef, adresgegevens, het dossiernummer, kenmerk etc. direct voor u invult.

U kunt zoveel modellen maken en gebruiken als u wilt. Daarbij is het altijd mogelijk om de brieven of documenten handmatig aan te passen. Urios slaat de gegenereerde brief automatisch op in de juiste dossiermap. Zo houdt u alle documenten op één centrale plaats waardoor u het overzicht behoudt.

Instellen van de module Documentenbeheer

Om optimaal van deze module gebruik te kunnen maken zijn enkele instellingen van belang. Deze handleiding loodst u door de instellingen en het gebruik van de module. Alvorens u deze module kunt gebruiken moet u er wel voor zorgen dat deze module is aangevinkt in het instellingenscherm Kantoor > Modules. Mocht u deze module niet kunnen aanvinken, vraag dan gratis een tijdelijke Plus-licentie aan om de functionaliteit 30 dagen kosteloos te proberen.

Mappen instellen

In Urios kunt u per dossier een map aanwijzen. Dit doet u in het scherm Dossier bewerken. In ditzelfde scherm ziet u de inhoud/bestanden van de map en kunt u deze bestanden openen met een dubbelklik. Hier worden ook de documenten uit de submappen getoond. Hoe u submappen kunt aanmaken en instellen wordt verderop in de handleiding op ingegaan. 

Dit instellen per dossier is veel werk als u al een dossierlijst heeft staan in Urios. Als uw dossiermappen allemaal in één hoofdmap staan, en alle dossiermappen het dossiernummer bevatten, is het ook mogelijk deze bestaande dossiermappen te koppelen aan de dossiers in Urios. Ga hiervoor naar Instellingen wijzigen > Documentenbeheer > Dossiermappen.

In dit scherm heeft u de volgende instellingen en knoppen:

Hoofdmap
De map waarin al uw dossiermappen staan, bijvoorbeeld “K:\Dossiers”.
Archiefmap
De map waarnaar uw dossiermap automatisch wordt verplaatst bij het archiveren van een dossier. Bijvoorbeeld “K:\Archief”.
Patroon
Een patroon dat alle dossiermapnamen volgt. Bijvoorbeeld het dossiernummer gevolgd door een streepje en de dossiernaam. Patroon [NUMMER] – [NAAM] correspondeert met mapnamen als 2002.001 – Jansen – Pietersen of 2002.002 – Klaassen (advies). Mocht u de dossiermappen gegroepeerd hebben per advocaat of per onderneming dan kunt u gebruik maken van de code [ADV] of [OND]. Deze codes verwijzen naar de verkorte naam van de medewerker/advocaat of van de onderneming.
Maak nieuwe dossiermap aan bij aanmaken van nieuw dossier
Als u dit aanvinkt wordt bij het invoeren van een nieuw dossier in Urios een map aangemaakt. Het is aan te raden dit aan te vinken. Zo weet u zeker dat bij ieder nieuw ingevoerd dossier automatisch een dossiermap op uw computer wordt aangemaakt die gekoppeld is aan Urios.
Zoek dossiermappen
Als u op deze knop klikt wordt voor alle dossiers die nog niet aan een map zijn gekoppeld in de hoofdmap gezocht naar een map die voldoet aan het opgegeven patroon. Als deze map is gevonden wordt deze gekoppeld aan het dossier.
Maak dossiermappen
Deze knop maakt voor alle dossiers die niet aan een map zijn gekoppeld een nieuwe map aan die voldoet aan het opgegeven patroon.
Verwijder mapinstellingen
Deze knop verwijdert alle verwijzingen van dossiers naar mappen. Alle dossiers zijn hierna dus niet meer gekoppeld aan een map.

Submappen instellen

Met de module Documentenbeheer is het mogelijk geautomatiseerd een dossiermap aan te maken wanneer u een nieuw dossier invoert in Urios. Deze map is gekoppeld aan het dossier in Urios en hierin kunt u de documenten en e-mails opslaan die bij dit dossier horen. Daarnaast kunt u hierin zelfgegenereerde documenten of kopieën opslaan.

Om uw documenten geordend op te slaan, kunt u ook geautomatiseerd submappen aanmaken in de nieuwe dossiermap. Desgewenst specifiek per dossiercategorie.

Basismap instellen

De eerste stap is het instellen van de Basismap. De Basismap is de map waarin u aangeeft welke standaard submappen u wilt aanmaken per dossier(categorie). Op basis hiervan weet Urios welke submappen u wilt aanmaken bij het invoeren van een nieuw dossier in Urios.

Voor het instellen van de Basismap maakt u een nieuwe lege map aan en noemt deze bijvoorbeeld ’Basismap’. U kunt deze echter noemen zoals u wilt. Als het voor u maar duidelijk is dat hierin de gewenste submappen staan. Maak deze map bij voorkeur aan in een gedeelde map waar alle gebruikers bij kunnen.

In deze Basismap maakt u de gewenste submappen aan. Hierbij kunt u onderscheid maken tussen algemene submappen – die u voor alle dossiers wilt aanmaken – en submappen die u alleen voor een bepaalde dossiercategorie wilt aanmaken.

De standaard submappen zouden kunnen zijn ’Correspondentie’, ’E-mails‘, ’Scans’ en ’Uittreksels’.

De categoriespecifieke mappen zouden kunnen zijn ’Arbeidsovereenkomsten’ voor Arbeidsrecht, ’Aktes’ voor Familierecht en ’Getuigenverklaringen’ voor Strafrecht.

Submappen instellen per dossiercategorie

Als u werkt met dossiercategorieën, kan Urios specifiek voor die categorieën geautomatiseerd een submap aanmaken. Zo vindt u in iedere dossiermap alleen de submappen terug die relevant zijn voor die dossiercategorie.

Dossiercategorieën aanmaken in Urios

Ongeacht of u op dit moment al met dossiercategorieën werkt in Urios raden wij u aan onderstaande stappen te doorlopen.

  1. In Urios, ga naar Instellingen wijzigen > Dossiers > Categorieën.
  2. Voeg via de knop Invoeren de dossiercategorieën + afkortingen toe die u wilt hanteren. Let op: het is hierbij belangrijk dat de afkortingen van de categorieën uit een zelfde aantal karakters bestaan. Bijvoorbeeld allemaal uit twee cijfers (01, 02, 03 etc.) of drie letters (ARB, FAM, STR etc.).

Submappen toevoegen aan Basismap

Als u de dossiercategorieën inclusief afkortingen heeft toegevoegd in Urios, kunt u deze toepassen op uw submappen.

  1. Voeg in de Basismap de categoriespecifieke submappen toe als u dat nog niet heeft gedaan.
  2. Voeg aan het begin van de naam van de submap de categorieafkorting toe tussen rechte haken. Bijvoorbeeld [ARB] Arbeidsovereenkomsten voor Arbeidsrecht, [FAM] Aktes voor Familierecht en [STR] Getuigenverklaringen voor Strafrecht. Het maakt niet uit of u na de afsluitende haak ] wel of geen spatie zet.

Als u vervolgens een dossier aanmaakt in bijvoorbeeld de categorie Familierecht, zal Urios uit onderstaand voorbeeld de standaardmappen ’Clienten map’, ’Correspondentie’, ’E-mail‘, ’Financieel’ en ’Processtukken’ aanmaken en de categoriespecifieke map ’Aktes’. De overige twee categoriespecifieke mappen laat Urios achterwege, omdat die niet zijn gekoppeld aan de categorie Familierecht.

U kunt zoveel submappen aanmaken als u zelf handig vindt.

Let op! Verwijder de Basismap nooit. Urios heeft deze map nodig om te bepalen welke submappen moeten worden aangemaakt bij elk nieuw dossier.

Wanneer u uw Basismap heeft ingericht, dient u in Urios aan te geven waar deze Basismap zicht bevindt. Deze map dient namelijk als standaardindeling voor toekomstige dossiermappen.

U stelt de Basismap als volgt in:

  1. Klik op de knop Instellingen wijzigen.
  2. Ga naar pagina Documentenbeheer > Submappen.
  3. Klik in het vak Kopieer mappenstructuur naar nieuwe dossiermap op de knop Bladeren….
  4. Zoek uw zojuist aangemaakte basismap op.
  5. Controleer de getoonde submappen die Urios heeft gevonden (dit is de onderverdeling die u zelf heeft gemaakt).
  6. In veld Sla documenten op in submap kunt u aangeven in welke submap Urios de gegenereerde Word-documenten opslaat.
  7. In veld Sla e-mails op in submap kunt u aangeven in welke submap u de e-mails vanuit Outlook wilt opslaan.
  8. Kies daarna voor Opslaan en Sluiten.

Als u aanvinkt dat Urios automatisch voor u een nieuwe dossiermap aanmaakt wanneer er in Urios een nieuw dossier wordt ingevoerd, maakt Urios ook automatisch alle submappen voor u aan met dezelfde indeling zoals door u gemaakt in de Basismap. Als u geen submappen heeft ingesteld, worden deze niet automatisch gegenereerd.

Ondersteuning voor omgevingsvariabelen

Maakt u gebruik van OneDrive of SharePoint? Urios ondersteunt omgevingsvariabelen voor makkelijke verwijzing naar deze cloudomgevingen. Hierbij kunt u gewoon de betreffende map, bijv. ‘Dossiers’ of ‘Declaraties’, opzoeken op uw pc. Als deze map op de verschillende kantoorpc’s op dezelfde relatieve locatie staat, leest Urios dit automatisch goed uit.

Bijvoorbeeld %USERPROFILE%\… voor een specifieke map. Het gedeelte met procent-tekens genereert hij zelf.

Wenst u assistentie voor het instellen hiervan? Bel gerust onze helpdesk.

Zoekmachine instellen

Installeer de zoekmachine ‘Apache Solr’

Voordat u gebruik kunt maken van de zoekmachine, dient deze eerst te worden geïnstalleerd op uw computer of lokale server. Hiervoor kunt u uw systeembeheerder verwijzen naar het gedeelte uit de handleiding Installatie Apache Solr.

Stel uw voorkeuren in

  1. Ga naar Instellingen wijzigen > Documentenbeheer > Zoeken.
  2. De velden Server, Poort, Solr Core en Solr Cell zijn in te vullen door uw systeembeheerder. Als hij dit nog niet heeft gedaan kunt hem verwijzen naar het hierboven genoemde hoofdstuk.
  3. Kies onderaan of u de bestanden automatisch ieder uur wilt indexeren of alleen handmatig. Als u dit voor het eerst gebruikt, klik dan op Bestanden nu indexeren. Dan weet u zeker dat u in alle bestanden kunt zoeken en hoeft u geen uur te wachten.
  4. Sla de instellingen op en herstart Urios.

De zoekmachine gebruiken

Het meest rechtse tabblad is nu Zoeken. Hierin kunt zoeken in de inhoud van documenten die gekoppeld zijn aan dossiers in Urios.

Om het zoeken te starten typt u één of meerdere woorden in het zoekveld en klikt u op Zoeken. Nu verschijnen alle bestanden waarin de door u getypte zoekterm in voorkomen.

Geavanceerd zoeken

De jokertekens * en ? en operators AND, OR en NOT worden ondersteund.

Voorbeelden:

* – ’opdracht*’ vindt alle documenten met een woord dat begint met ‘opdracht’, bijvoorbeeld ‘opdrachtbevestiging’ en ‘opdrachten’.

? – ‘????contract’ vindt alle documenten met het woord dat begint met vier tekens direct gevolgd door het woord ‘contract’, bijvoorbeeld ‘huurcontract’. ‘arbeidscontract’ vindt hij hier dus niet.

AND – ‘overeenkomst AND contract’ vindt alle documenten waarin beide woorden voorkomen.

OR – ‘overeenkomst OR contract’ vindt alle documenten waarin een van beide woorden voorkomt. Dit geldt ook voor ‘overeenkomst contract’.

NOT – ‘overeenkomst NOT contract’ vindt alle documenten waarin wel ‘overeenkomst’, maar niet ‘contract’ in voorkomt.

Bestanden slepen, kopiëren en verplaatsen

U kunt eenvoudig bestanden vanaf uw Bureaublad of vanuit de Windows Verkenner – bijvoorbeeld de Downloads-map – naar Urios slepen, kopiëren of verplaatsen. Ook kunt u meerdere bestanden tegelijk verwijderen.

Bestand(en) slepen naar Urios

Open Urios en de map in Windows Verkenner vanuit waar u een bestand wilt verslepen. Sleep het bestand naar Urios – naar een willekeurig tabblad – en kies vervolgens het gewenste dossier. U kunt het bestand ook direct naar het tabje Documenten bij een dossier slepen.

U krijgt vervolgens de keuze om het bestand / de bestanden te kopiëren of te verplaatsen naar de hoofdmap (.) of naar een van de submappen. Deze keuzeknoppen vindt u ook terug bovenaan bij het tabje Documenten.

Bestand(en) kopiëren of verplaatsen vanuit Urios

Als u in Urios een dossier opent > tabje Documenten heeft u de keuze om vanuit hier bestanden te kopiëren of verplaatsen. Selecteer het/de gewenste bestand(en) en klik op de knop Bestand(en) kopiëren of verplaatsen. U kunt kiezen uit onderstaande opties.

  1. Kopieer of verplaats naar een ander dossier. Hierbij opent het dossierkeuzescherm en vervolgens het kopiëren/verplaatsen-scherm.
  2. Kopieer naar andere map. Hierbij opent Verkenner. U kunt vanuit hier de juiste map kiezen.
  3. Verplaats naar andere map. Hierbij opent Verkenner. U kunt vanuit hier de juiste map kiezen.
  4. Kopieer naar klembord. Hierna kunt u de geselecteerde bestanden plakken (Ctrl+V) in een map in Verkenner of als bijlage in een e-mail.

Word-modellen maken

U kunt zelf modellen maken met Microsoft Word. Zorg dat de bestanden worden opgeslagen in het Open Office XML (.docx) formaat. Enkele voorbeeldmodellen vindt u op uw computer in de map C:\Program Files (x86)\UriosClient\Templates\Letter of kunt u downloaden uit hoofdstuk Voorbeeldmodellen.

Wij raden u aan een gedeelde map op uw server te maken waar u alle modellen in opslaat. Geef in het instellingenscherm Documentenbeheer > Word-modellen aan waar u de modellen heeft opgeslagen. U kunt de modellen groeperen in submappen.

Samenvoegvelden invoeren in Word-document

De modellen werken met zogenoemde samenvoegvelden. Deze samenvoegvelden voert u als volgt in:

  1. Klik op de plaats in het document waar u de code wilt invoegen.
  2. In Microsoft Word 2003: Klik op het menu Invoegen en klik vervolgens op Veld ….
    In Microsoft Word 2007, 2010, 2013 of 2016: Klik op het tabblad Invoegen. Klik, in de groep Tekst, op de knop Snelonderdelen en kies vervolgens voor Veld ….    
  3. Selecteer onder Veldnamen de optie MergeField en voer bij Veldnaam de door Urios herkende code in. De volgende hoofstukken staan tabellen met alle beschikbare codes.
  4. Klik op OK.

De codes worden weergegeven tussen guillemets.

Uw handtekening toevoegen

Aan uw documenten kunt u ook geautomatiseerd uw handtekening toevoegen als afbeelding.

Handtekening uploaden in Urios

  1. Zorg dat u uw handtekening heeft opgeslagen als afbeelding (.png of .jpg/.jpeg).
  2. Ga naar Instellingen wijzigen > Kantoor > Medewerkers.
  3. Dubbelklik op de medewerker voor wie u de handtekening wilt toevoegen.
  4. Klik bij het onderdeel ‘Handtekening’ op Toevoegen.
  5. Zoek de juiste afbeelding op en klik op Openen. De handtekening is nu toegevoegd voor deze medewerker.
  6. Klik op Opslaan.

Herhaal bovenstaande stappen als u voor meerdere medewerkers een handtekening wilt toevoegen.

Handtekening toevoegen aan Word-model

  1. Open het Word-model waaraan u de handtekening wilt toevoegen.
  2. Voeg een witte (of ten minste neutrale) afbeelding in op de plek waar de handtekening moet komen. Let op: de hoogte van deze afbeelding is leidend voor de uiteindelijke grootte van de echte handtekening.
  3. Kies bij Indelingsopties voor ‘Boven en onder’ of ‘Achter tekst’. Zo weet u zeker dat de tekst altijd goed wordt uitgelijnd en niet opeens verspringt.
  4. Klik met uw rechtermuisknop op de afbeelding en kies voor Alt-tekst bewerken….
  5. Aan de rechterkant verschijnt een vlak met de kop ‘Alternatieve tekst’. In dit vlak typt u de code mw_handtekening.

Als u nu een document genereert vanuit Urios voegt Urios de handtekening van de betreffende dossiereigenaar toe op de gekozen plek in het document mits deze handtekening is geüpload in Urios. Anders vervangt Urios de afbeelding door een spatie.

Voorbeeldmodellen

Arial 02.docx Standaard briefmodel met lettertype Arial.

Arial.docx Voorbeeldmodel met lettertype Arial

Faxbericht.docx Voorbeeldmodel Faxbericht

Tahoma 02.docx Voorbeeldmodel met lettertype Tahoma.

Tahoma 03.docx Standaard briefmodel met lettertype Tahoma.

Times New Roman 02.docx Standaard briefmodel met lettertype Times New Roman.

Times New Roman 20.docx Standaard briefmodel met lettertype Times New Roman.

Times New Roman 21.docx Standaard briefmodel met lettertype Times New Roman.

Times New Roman.docx Standaard briefmodel met lettertype Times New Roman.

Verdana.docx Standaard briefmodel met lettertype Verdana.

Verzoekschrift schadevergoeding 591a Sv.docx Voorbeeld Verzoekschrift schadevergoeding 591a Sv model.

Codes voor algemene informatie

In onderstaande tabel staan codes die refereren naar de algemene informatie.

datum De datum van vandaag voluit geschreven zoals bijvoorbeeld “11 augustus 2019”.
datum_de De datum van vandaag voluit geschreven in Duitse notatie “11. August 2019”.
datum_enGB De datum van vandaag voluit geschreven in Britse notatie “11 August 2019”.
datum_enUS De datum van vandaag voluit geschreven in Amerikaanse notatie “August 11, 2019”.
datum_es De datum van vandaag voluit geschreven in Spaanse notatie “11 de agosto de 2019”.
datum_fr De datum van vandaag voluit geschreven in Franse notatie “11 août 2019”.
adres_1 Regel 1 van het geselecteerde adres.
adres_2 Regel 2 van het geselecteerde adres.
adres_3 Regel 3 van het geselecteerde adres.
adres_4 Regel 4 van het geselecteerde adres.
adres_5 Regel 5 van het geselecteerde adres.
adres_6 Regel 6 van het geselecteerde adres.
fax Faxnummer van de geadresseerde.
email E-mailadres van de geadresseerde.
aanhef, aanhefmv, aanhefvm Aanhef in de vorm “Geachte heer Jansen,” of “Geachte mevrouw Pietersen,” inclusief de afsluitende komma. Indien de aangeschreven partij de advocaat van de wederpartij is wordt een aanhef als “Geachte confrère,” of “Geachte collega,” gebruikt, en bij aanschrijven van de rechtbank “Edelachtbare vrouwe/heer,”.
Indien het geslacht onbekend is wordt de bij codes aanhef en aanhefvm eerst de vrouwelijke vorm gevolgd door de mannelijke vorm, bijvoorbeeld “Geachte mevrouw, mijnheer,”. Bij de code aanhefmv wordt de mannelijke vorm en gevolgd door de vrouwelijke vorm, bijvoorbeeld “Geachte heer, mevrouw,”.
Indien het geslacht onbekend is, maar de achternaam wel bekend, dan wordt de bij codes aanhef en aanhefvm eerst de vrouwelijke vorm gevolgd door de mannelijke vorm, bijvoorbeeld “Geachte mevrouw/mijnheer Pietersen,”. Bij de code aanhefmv wordt de mannelijke vorm en gevolgd door de vrouwelijke vorm, bijvoorbeeld “Geachte heer/mevrouw Pietersen,”.
uw_kenmerk Het referentienummer zoals ingevoerd bij de partij van het dossier. Deze code is bijvoorbeeld erg handig voor vermelden van polisnummers, budgetnummers, e.d. Het referentienummer vul je bij het dossier in op het tabje Partijen. Klik op de betreffende relatie, in het scherm Relatie-koppeling bewerken ziet u het veld Referentie.
afdeling Indien ingegeven de naam van de geselecteerde afdeling. De naam van de afdeling kunt u invoeren bij relaties van het type “rechtspersoon met meerdere contactpersonen”.
naam De persoonsnaam van de aangeschreven relatie.
bedrijfsnaam De bedrijfsnaam van de aangeschreven relatie.

Codes voor kantoor of afzender

In onderstaande tabel staan codes die verwijzen naar het eigen kantoor, de afzender of de dossiereigenaar.

De codes die beginnen met afz_ verwijzen naar de afzender. De afzender is afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm. De rechtsvorm is ingesteld in het instellingenscherm Kantoor > Rechtsvorm.

Bij instelling “één onderneming” verwijst afz_ naar de gegevens zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.

Bij instelling “zelfstandige advocaten / onderneming per advocaat” verwijst afz_ naar de gegevens zoals ingevuld bij de medewerker op het instellingenscherm Kantoor > Medewerkers. Bij de medewerker is een tabje Ondernemer zichtbaar waar de bedrijfsgegevens zoals bank, kvk-nr, btw-nr, e.d. ingevuld kan worden.

Bij instelling “anders, definieer een lijst van ondernemingen” kan op ditzelfde instellingenscherm meerdere ondernemingen worden ingevoerd met hun bedrijfsgegevens. De afz_ codes verwijzen dan naar de gegevens van de onderneming die bij het betreffende dossier is geselecteerd.

afz_naam Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm de naam van het kantoor, de bedrijfsnaam van de advocaat of de naam van de ingestelde onderneming.
afz_kvk Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm het KvK-nummer van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
afz_btw Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm het btw-identificatienummer van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
afz_bank1, afz_bank2 Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm het rekeningnummer / de bankgegevens van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
afz_iban1, afz_iban2 Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm het IBAN (International Bank Account Number) van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
afz_bic1, afz_bic2 Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm de BIC (Bank Identification Code) van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming
kantoor Naam van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres.
kt_straathuisnr Adres van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres.
kt_postcode Postcode van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres.
kt_plaats, plaats Plaats van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres.
kt_telefoon Telefoonnummer van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres.
kt_fax Faxnummer van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres.
kt_email E-mailadres van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres.
kt_website Website van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres.
medewerker Volledige naam van de advocaat / dossiereigenaar van het geselecteerde dossier. Naam zoals ingevoerd bij de medewerker in het instellingenscherm Kantoor > Medewerkers.
mw_naam_zonder_titels Naam van de advocaat / dossiereigenaar van het geselecteerde dossier. Titels zoals “mr.”, “LLM” en afkortingen van mevrouw zoals “mevr.” en “mw.” zijn verwijderd zodat alleen de naam overblijft. Bijvoorbeeld handig als u een brief wilt afsluiten met uw naam, maar zonder uw titels.
mw_code Verkorte naam / code van de advocaat van het geselecteerde dossier. Deze code kan worden ingevuld bij de medewerker in het instellingenscherm Kantoor > Medewerkers.
mw_telefoon Rechtstreeks telefoonnummer van de advocaat van het geselecteerde dossier. Dit telefoonnummer kan worden ingevuld bij de medewerker in het instellingenscherm Kantoor > Medewerkers.
mw_email E-mailadres van de advocaat van het geselecteerde dossier. Dit e-mailadres kan worden ingevuld bij de medewerker in het instellingenscherm Kantoor > Medewerkers.
adv_bar BAR-nummer, ook wel A-code genoemd, van de advocaat van het geselecteerde dossier. Het BAR-nummer kan worden ingevoerd bij de medewerker op het instellingenscherm Kantoor > Medewerkers. Open de medewerker en ga naar tabje BARnummer.

Codes voor het dossier

dossier_archiefnr Archiefnummer van het gekozen dossier.
dossier_nr Dossiernummer zoals ingevoerd in bij het dossier.
dossier_naam Dossiernaam zoals ingevoerd in bij het dossier.
dossier_parketnr Parketnummer zoals ingevoerd in bij het dossier. Het veld Parketnummer is optioneel en kunt u aan-/uitzetten in het instellingenscherm Dossiers > Invoeren.
dossier_rolnr Rolnummer zoals ingevoerd bij het dossier. Het veld Rolnummer is optioneel en kunt u aan-/uitzetten in het instellingenscherm Dossiers > Invoeren.
dossier_toevnr Toevoegingsnummer(s) zoals ingevoerd bij het dossier op het tabje Toevoeging in het veld Toevoegingsnummer. Indien er meerdere toevoegingsaanvragen op het tabje zijn ingevuld worden alle toevoegingsnummer getoond.
dossier_uren Totaal van uren die in een dossier zijn geschreven, zowel gedeclareerd als niet gedeclareerd.
dossier_tariefbeleid Naam van het tariefbeleid van het gekozen dossier. Handig om bijvoorbeeld het tarief te vermelden in opdrachtbevestigingen. Noem uw tariefbeleid hiervoor bijvoorbeeld “€ 180,- p/u”.
dossier_catnaam Categorienaam van de dossiercategorie waar dit dossier toe behoort. Categorieën kunt u instellen op instellingenscherm Dossiers > Categorieën.
dossier_catcode Code van de dossiercategorie waar dit dossier toe behoort.

Codes voor extra dossiervelden

Met de code dossier_codeextraveld (waarbij u codeextraveld vervangt door de code van het extra veld) kunt u waardes van extra velden gebruiken. Stel u heeft op instellingenscherm Dossiers > Extra velden een veld “Huwelijksdatum” met code “huwdatum” gemaakt. Dan kunt u in Microsoft Word de code dossier_huwdatum gebruiken.

Codes voor huidige gebruiker

Om de naam van de huidige Urios gebruiker terug te laten komen in de brieven – bijvoorbeeld handig voor ondertekening – kunt u onderstaande codes gebruiken.

gebruiker Volledige naam van de huidige gebruiker.
geb_email E-mailadres van de huidige gebruiker.
geb_telefoon Telefoonnummer van de huidige gebruiker.
geb_code Afkorting van de huidige gebruiker.
geb_naam_zonder_titels Naam van de huidige medewerker zonder titels.
geb_geslacht Plaatst de tekst “man” of “vrouw” als het geslacht bekend is. Anders blijft dit veld blanco.
geb_dhr_mevr Voegt tekst “dhr.” of “mevr.” in als het geslacht bekend is.
geb_deheer_mevrouw Voegt tekst “de heer” of “mevrouw” in als het geslacht bekend is.
geb_geslacht_MMM_VVV, geb_geslacht_MMM_VVV_OOO Voegt een woord in afhankelijk van het geslacht van de huidige gebruiker. Zie voor een uitvoerige uitleg code hoofdstuk Voornaamwoorden en geslachtsaanduidingen.

Codes voor de relaties / partijen in het dossier

In de onderstaande lijst beginnen de codes met ROL. Deze ROL dient u te vervangen door cl1, cl2, cl3, wp1, wp2, wp3, advwp1, rb1, …. cl1 staat voor de eerste cliënt, cl2 voor de tweede, wp1 staat voor eerste wederpartij, advwp1 advocaat van de wederpartij en rb1 voor rechtbank.

Naam
ROL_bedrijfsnaam Bedrijfsnaam
ROL_naam Volledige naam, initialen, tussenvoegsel en achternaam. Bijvoorbeeld “J.C. van Dijk”.
ROL_roepnaam Roepnaam. Bijvoorbeeld Johan.
ROL_voornamen Voornamen. Bijvoorbeeld Johannes Cornelus.
ROL_initialen Initialen
ROL_tussenvoegsel Tussenvoegsel
ROL_achternaam Achternaam zonder tussenvoegsel.
ROL_achternaamtv Achternaam met tussenvoegsel daarachter, bijvoorbeeld “Dijk, van”.
ROL_tvachternaam Tussenvoegsel met achternaam daarachter, bijvoorbeeld “van Dijk”.
Adres
ROL_adres Het volledige adres in één regel zodat dit in een lopende zin gebruikt kan worden. “Dorpsstraat 1, 7691 BH, Bergentheim”.
ROL_straathuisnr Straatnaam en huisnummer gescheiden door een spatie, bijvoorbeeld “Dorpsstraat 1”.
ROL_straat Straatnaam.
ROL_huisnr Huisnummer.
ROL_postcodeplaats Postcode en plaats gescheiden door één spatie, bijvoorbeeld “7691 BH Bergentheim”
ROL_postcode Postcode.
ROL_plaats Plaatsnaam met hoofdlettergebruik zoals in de zin. Bijvoorbeeld “Capelle aan den IJssel”.
Correspondentieadres
ROL_straat_post Straatnaam van het extra ingevoerd correspondentieadres.
ROL_huisnr_post Huisnummer van het extra ingevoerd correspondentieadres.
ROL_postcode_post Postcode van het extra ingevoerd correspondentieadres.
ROL_plaats_post Plaatsnaam van het extra ingevoerd correspondentieadres.
Nummer
ROL_bsn Burgerservicenummer (BSN).
ROL_vreemdelingennr Vreemdelingennummer. Dit is een optioneel veld en kan worden aan-/uitgezet in het instellingenscherm Dossiers > Invoeren.
ROL_kvk Kamer van Koophandel nummer.
Contactgegevens
ROL_telefoon Het eerste telefoonnummer van de relatie.
ROL_fax Het eerste faxnummer van de relatie.
ROL_mobiel Het eerste mobiele telefoonnummer van de relatie.
ROL_email Het eerste e-mailadres van de relatie.
Overig
ROL_geboortedatum Geboortedatum voluit geschreven, bijvoorbeeld “11 augustus 1981”.
ROL_toevoeging_betalend Voegt voor cliënten de tekst “toevoeging”, “betalend” of “onbekend” in.
ROL_aanhef, ROL_aanhefvm, ROL_aanhefmv Deze code heeft u waarschijnlijk niet nodig. Beter is om de code aanhef (zonder cl1_ voorvoegsel te gebruiken). Aanhef in de vorm “Geachte heer Jansen,” of “Geachte mevrouw Pietersen,” inclusief de afsluitende komma.
ROL_geslacht De tekst “man”, “vrouw”, “non-binair” of “niet ingevuld”.
ROL_dhr_mevr De tekst “dhr.” of “mevr.” voor man of vrouw, anders blijft dit veld blanco.
ROL_deheer_mevrouw De tekst “de heer” of “mevrouw” voor man of vrouw, anders blijft dit veld blanco.
ROL_hij_zij Op basis van het geslacht de tekst “hij”, “zij”, “die” of “hij/zij” indien geslacht onbekend.
ROL_hem_haar Op basis van het geslacht de tekst “hem”, “haar”, “die” of “hem/haar” indien geslacht onbekend.
ROL_zijn_haar Op basis van het geslacht de tekst “zijn”, “haar”, “diens” of “zijn/haar” indien geslacht onbekend.
ROL_geslacht_MMM_VVV, ROL_geslacht_MMM_VVV_OOO, ROL_geslacht_MMM_VVV_OOO_XXX, bijvoorbeeld cl1_geslacht_cliënt_cliënte, cl1_geslacht_vader_moeder_ouder, cl1_geslacht_hij_zij__hen Voegt een bepaald woord in op basis van het geslacht. Bijvoorbeeld de code “cl1_geslacht_voogd_voogdes” voegt “voogd”, “voogdes” of “voogd/voogdes” in op basis van het geslacht van cliënt 1. Code “wp1_geslacht_vader_moeder_ouder” voegt “vader” of “moeder” in als het geslacht bekend is, anders “ouder”. De OOO en XXX delen voor geslacht onbekend en non-binair zijn optioneel, als dit niet is meegegeven wordt de uitvoer “MMM/VVV”, zoals in het eerste voorbeeld “voogd/voogdes”. De delen MMM, VVV, OOO en XXX mogen alleen letters bevatten. Hier kunt u geen spaties, punten of andere leestekens in gebruiken. Zie voor meer uitleg hoofdstuk: Voornaamwoorden en geslachtsaanduidingen.
ROL_identificatietekst Genereert een tekst in de vorm van “de heer Jan Klaas Pieterse, geboren 5 november 1980, wonende te (1800 AA) Ons Dorp aan de Dorpsstraat 1” of “de besloten vennootschap Jan Klaasen Poppen B.V. gevestigd en kantoorhoudende te (1800 AA) Ons Dorp aan de Dorpsstraat 1”. Zie voor meer uitleg hoofdstuk: Identificatietekst.
ROL_volledigenaam Geeft de volledige naam, dus voornamen en achternaam.
ROL_contactpersoon Geeft de naam van de contactpersoon van de relatie voor dit dossier. Vorm “J.K. Pieterse”.
ROL_afdeling De afdelingsnaam van de relatie voor dit dossier.
ROL_btwnr Btw-identificatienummer

Codes voor extra relatievelden

Met de code ROL_codeextraveld (waarbij u ROL vervangt door bijvoorbeeld cl1 en codeextraveld vervangt door de code van het extra veld) kunt u waardes van extra relatievelden gebruiken.

Codes voor toevoegingen

Codes voor de meest recente toevoeging van de aangeschreven cliënt.

toev_nummer Toevoegingsnummer.
toev_eigenbijdrage Het bedrag dat in het vakje Eigen bijdrage is ingevuld.
toev_totalevergoedingrvr Het bedrag dat in het vakje totale vergoeding staat.
toev_aftrekvergoedingkostenrechtsbijstand Bedrag dat door de RvR ingehouden worden vanwege een proceskostenveroordeling.
toev_proceskostenveroordelingdoorrechtbank Bedrag dat door de rechtbank is opgelegd als proceskostenveroordeling.
toev_datumaanvraag Datum van aanvraag.
toev_datumbesluit Datum van besluit.
toev_besluit Besluit. “toegewezen”, “afgewezen”, “nog geen besluit” of “buiten behandeling”.

Let op: bij onderstaande codes dient u ROL te vervangen door cl1, cl2, wp1 of de code van uw toegevoegde rollen. In toev# staat het # voor 1 bij de eerste toevoeging. Een 2 voor een eventuele tweede toevoeging en zo verder. Bijvoorbeeld cl1_toev3_nummer. Als u het cijfer achterwege laat wordt de laatste, meeste recente, toevoeging gebruikt. Bijvoorbeeld cl1_toev_datumbesluit.

ROL_toev#_nummer Toevoegingsnummer.
ROL_toev#_eigenbijdrage Het bedrag dat in het vakje Eigen bijdrage is ingevuld.
ROL_toev#_totalevergoedingrvr Het bedrag dat in het vakje totale vergoeding staat.
ROL_toev#_aftrekvergoedingkostenrechtsbijstand Bedrag dat door de RvR ingehouden worden vanwege een proceskostenveroordeling.
ROL_toev#_proceskostenveroordelingdoorrechtbank Bedrag dat door de rechtbank is opgelegd als proceskostenveroordeling.
ROL_toev#_datumaanvraag Datum van aanvraag.
ROL_toev#_datumbesluit Datum van besluit.
ROL_toev#_besluit Besluit. “toegewezen”, “afgewezen”, “nog geen besluit” of “buiten behandeling”.

Rekenen met codes

Met codes die een getal, een bedrag of een datum opleveren kan worden gerekend door achter de code een plus (+) of min () te plaatsen. Achter de plus of min volgt dan een getal en bij een datum een letter (d dagen, m maanden en j jaren).

Bijvoorbeeld datum+14d geeft de datum van over veertien dagen weer.

Of stel u heeft een extra dossierveld huurprijs aangemaakt, en u wilt in een brief hier bijvoorbeeld administratiekosten van 40 euro bij optellen, dan kunt u met de code dossier_huurprijs+40 het bedrag inclusief de administratiekosten tonen.

CODE+## Voor getallen Telt ## op bij de waarde.
CODE-## Voor getallen Trekt ## af van de waarde.
CODE+##d Voor datums Telt ## dagen op bij de datum.
CODE-##d Voor datums Trekt ## dagen af van de datum.
CODE+##m Voor datums Telt ## maanden op bij de datum.
CODE-##m Voor datums Trekt ## maanden af van de datum.
CODE+##j Voor datums Telt ## jaar op bij de datum.
CODE-##j Voor datums Trekt ## jaar af van de datum.

Waarbij CODE een code is zoals in voorgaande hoofdstukken behandeld en ## is een geheel getal. Rekenen werkt niet met getallen met decimalen.

Vooral het rekenen met datums kan erg handig zijn bij brieven met termijnen.

Voornaamwoorden en geslachtsaanduidingen

In de stukken en brieven die u schrijft verwijst u met regelmaat met persoonlijke of bezittelijke voornaamwoorden naar cliënt of andere partijen. Tevens komt het geslacht in verschillende vormen terug in uw stukken. Om dit te ondervangen bestaan er verschillende codes in Urios om u bij het aanschrijven te helpen.

Code Mannelijke vorm Vrouwelijke vorm Non-binair Geslacht niet ingevuld
aanhef, aanhefvm Geachte heer …, Geachte mevrouw …, Geachte …, Geachte mevrouw/mijnheer …,
aanhefmv Geachte heer …, Geachte mevrouw …, Geachte …, Geachte heer/mevrouw …,
ROL_dhr_mevr dhr. mevr.
ROL_deheer_mevrouw de heer mevrouw
ROL_hij_zij hij zij die hij/zij
ROL_hem_haar hem haar die hem/haar
ROL_zijn_haar zijn haar diens zijn/haar
ROL_geslacht_MMM_VVV, MMM VVV MMM/VVV MMM/VVV
ROL_geslacht_MMM_VVV_OOO, MMM VVV OOO OOO
ROL_geslacht_MMM_VVV_OOO_XXX, MMM VVV XXX OOO
ROL_geslacht_MMM_VVV__XXX (*), MMM VVV XXX MMM/VVV
Bijvoorbeeld:
cl1_geslacht_vader_moeder_ouder vader moeder ouder ouder
cl1_geslacht_man_vrouw__partner man vrouw partner man/vrouw

(*) Let op dubbele underscore tussen VVV en XXX.

Bij bovenstaande codes moet ROL vervangen worden door de code van de rol. Bijvoorbeeld “cl1” voor cliënt 1 of “wp1” voor wederpartij 1.

Bij bovenstaande codes moet MMM, VVV, OOO of XXX vervangen worden door een woord dat wordt ingevuld.

Identificatietekst

Bij gebruik van code ROL_identificatietekst wordt op basis het geslacht of de bedrijfsnaam een andere zinsnede ingevuld.

Identificatie Voorbeeld tekst
man de heer VOLLEDIGE_NAAM geboren op GEBDATUM wonende te (POSTCODE) PLAATSNAAM aan de STRAATNAAM NR
vrouw mevrouw VOLLEDIGE_NAAM geboren op GEBDATUM wonende te (POSTCODE) PLAATSNAAM aan de STRAATNAAM NR
non-binair VOLLEDIGE_NAAM geboren op GEBDATUM wonende te (POSTCODE) PLAATSNAAM aan de STRAATNAAM NR
BV de besloten vennootschap BEDRIJFSNAAM gevestigd en kantoorhoudende te (POSTCODE) PLAATSNAAM aan de STRAATNAAM NR
NV de naamloze vennootschap BEDRIJFSNAAM gevestigd en kantoorhoudende te (POSTCODE) PLAATSNAAM aan de STRAATNAAM NR
VOF de vennootschap onder firma BEDRIJFSNAAM gevestigd en kantoorhoudende te (POSTCODE) PLAATSNAAM aan de STRAATNAAM NR
Stichting de stichting BEDRIJFSNAAM statutair gevestigd te (POSTCODE) PLAATSNAAM aan de STRAATNAAM NR
Gemeente BEDRIJFSNAAM zetel houdend te (POSTCODE) PLAATSNAAM aan de STRAATNAAM NR
overig BEDRIJFSNAAM gevestigd en kantoorhoudende te (POSTCODE) PLAATSNAAM aan de STRAATNAAM NR

Andere partijen (verzekeraars, werkgever, …)

Het is ook mogelijk om in Urios naast de vaste lijst van rollen cliënt, wederpartij, etc. zelf rollen te definiëren voor partijen in uw dossiers. Deze rollen geeft u dan korte codes die u weer kunt gebruiken in uw Word-modellen in combinatie met relatiecodes zoals besproken in hoofdstuk Codes voor de relaties / partijen in het dossier.

  1. Om nieuwe rollen aan te maken gaat u naar Instellingen wijzigen, pagina Relaties > Rollen.
  2. Klik op Invoeren om een nieuwe rol aan te maken.
  3. Vul  Naam en Code naar u eigen idee in.
  4. Klik op Opslaan & Doorgaan om de volgende rollen in te voeren of op de knop Opslaan & Sluiten om te bevestigen dat dit de laatste rol was die u nu invoert.
  5. Klik op de knop Opslaan & Sluiten om het instellingenscherm te sluiten.

Voorbeelden:

Naam Code
Werknemer wn
Werkgever wg
Verzekeraar vz
Getuigen gtg

Gebruik van de rollen in modelcodes

Voor de volledige lijst van relatiecodes zie hoofdstuk Codes voor de relaties / partijen in het dossier. Op de plaats van de ROL plaatst u de code van uw zelf toegevoegde rol gevolgd door een volgnummer. Dus meestal gewoon het getal 1.

Om de naam van de verzekeraar te vermelden in de brief gebruikt u dan bijvoorbeeld de code vz1_bedrijfsnaam. Bijvoorbeeld in een tekst “cl1_naam is verzekerd bij vz1_bedrijfsnaam (polisnummer dossier_polisnummer).”

Of een tekst waarin de werkgever wordt benoemd, bijvoorbeeld “Mijn cliënt cl1_naam werkt voor wg1_bedrijfsnaam gevestigd in wg1_plaats en geleid door wg1_deheer_mevrouw wg1_naam.” Een rol als werkgever is uiteraard alleen interessant als het om een derde gaat, en niet om de wederpartij.

Word: Standaard tekstdelen invoegen

Sla veel gebruikte teksten op als Bouwsteen

Veel gebruikte teksten kunt u opslaan om later snel te kunnen hergebruiken door onderstaande stappen uit te voeren.

  • Selecteer de tekst die u wil hergebruiken.
  • Ga naar de menu tab Invoegen.
  • Ga naar categorie Tekst en klik op de knop Snelonderdelen.
  • Klik vervolgens op Selectie opslaan in galerie met snelonderdelen.

  • Hierna komt pop-up Nieuwe bouwsteen maken
  • Hier kunt u de naam aanpassen voor het tekst blok.
  • Klik op OK om op te slaan.

Om meerdere teksten op te slaan herhaal bovenstaande stappen.

Afsluiten Word

Bij het afsluiten van Word krijgt u de volgende melding:

Klik hier op Opslaan. Hierdoor worden de teksten opgeslagen.

Opgeslagen teksten gebruiken

  • Ga naar de menu tab Invoegen.
  • Klik op de knop Snelonderdelen in de categorie Tekst.
  • Ga naar AutoTekst.
  • Klik op de tekst die u wilt invoegen.

Herhaal dit voor ieder standaard tekstblok dat u wilt toevoegen.

Direct mailen vanuit Word

Als u een bijlage wilt toevoegen aan uw e-mail toont Outlook tegenwoordig al de meest recent geopende of bewerkte bestanden. Het is echter ook mogelijk direct vanuit Word het gewenste bestand aan de e-mail toe te voegen.

  1. Open het Word-document dat u wilt versturen.
  2. Klik rechtsboven in het document op Delen.
  3. Nu verschijnt een scherm met de opties om het bestand te delen via OneDrive of een kopie bij de e-mail te voegen als Word-document of pdf-bestand. Maak hier de gewenste keuze.

Het document is nu toegevoegd als bijlage bij de e-mail.

Etiketten maken met Microsoft Word

Handig voor bijvoorbeeld het versturen van een kerstmailing.

Deze korte handleiding is bedoeld om u stap-voor-stap door de Samenvoeg/Mailmerge functie van Microsoft Word te loodsen. Met deze handleiding kunt u etiketten printen voor alle (of een selectie van uw cliënten).

Een uitgebreidere handleiding vindt u op de website van Microsoft: Mail merge using an Excel spreadsheet

Stap 1: Adressen uit Urios opslaan in een Excel-bestand

  1. Start Urios.
  2. Ga naar het tabblad Relaties.
  3. Gebruik de dataselectie om te selecteren voor wie er adresstickers gemaakt moeten worden. Mogelijk heeft u een label Kerstkaarten of Mailing aangemaakt waar u handig op kunt selecteren.
  4. Rechts bij de opdrachten ziet u de opdracht Exporteer voor mailing. Kies voor geselecteerde regels (of voor Alle regels als dat de bedoeling is).
  5. Geef het bestand een naam en sla het bestand ergens op uw computer op.

Stap 2: Start Wizard Samenvoegen

  1. Start Microsoft Word.
  2. Ga naar lint Verzendlijsten.
  3. Klik op de knop Afdruk samenvoegen starten.
  4. Kies voor Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen….
  5. Rechts in beeld verschijnt nu het taakvenster “Samenvoegen”. Mocht het taakvenster niet verschijnen. Klik dan met de rechtermuisknop ergens op de werkbalk en selecteer Taakvenster in het menu.
  6. Kies voor het documenttype Etiketten.
  7. Klik onderin op de link Volgende: Begindocument.

Stap 3: Kies etiketformaat

  1. Zorg ervoor dat in het taakvenster gekozen is voor Documentindeling wijzigen.
  2. Klik op de link Labelopties… en selecteer het juiste etiketformaat.
  3. Klik in het scherm Opties op OK.
  4. Klik onderin op de link Volgende: Adressen selecteren.

Stap 4: Inlezen adressen uit Excel-bestand

  1. Zorg ervoor dat in het taakvenster gekozen is voor “Een bestaande lijst gebruiken”.
  2. Klik op de link Bladeren… en zoek het in stap 1 opgeslagen Excel-bestand op.
  3. Mogelijk krijgt u een scherm “Gegevensbestand bevestigen” te zien. Indien dit het geval is. Kies hier voor “MS Excel-werkbladen via DDE (*.xls)” en klik OK.
  4. Kies bij celbereik Heel werkblad.
  5. U krijgt nu een lijst met geadresseerden te zien. Indien gewenst kunt u hier nog enkele adressen uitvinken. Klik op OK om dit scherm te sluiten.
  6. Klik onderin op de link Volgende: Labels schikken.

Stap 5: Etiket indelen

  1. In deze stap gaan we de locatie van de adresgegevens op etiketten definiëren.
  2. Zie dat de cursor (het knipperende streepje) in het eerste etiket staat.
  3. Klik op de link Meer items…. Dubbelklik in dit scherm op de regels Naam en Adres.
  4. Zorg er nu voor dat de indeling correct is. Dus gebruik de Enter-toets om Adres op een nieuwe regel te zetten.
  5. Klik in het taakvenster op de knop Alle etiketten bijwerken. Hiermee wordt de indeling van het eerste etiket gekopieerd naar alle andere etiketten op het blad.
  6. Klik onderin op de link Volgende: Labelvoorbeeld.

Stap 6: Voorbeeld en adreslijst bewerken

  1. In deze stap krijgt u enkele adressen uit Urios als voorbeeld te zien.
  2. Middels de link Adressenlijst bewerken… kunt u de lijst met geselecteerde adressen wederom wijzigen. Mocht u later de lijst pas definitief willen maken dan is dit een goed punt om het bestand op te slaan.
  3. Klik onderin op de link Volgende: Samenvoeging voltooien.

Stap 7: Samenvoeging voltooien

  1. Om de definitieve etiketten te printen is het handig om deze eerst in een apart document op te slaan. Klik daarom in de laatste stap op de link Afzonderlijke labels bewerken….
  2. Kies voor alle records.
  3. Nu opent Word een nieuw document. Dit document kunt u wijzigen, opslaan en printen zoals u gewend bent.

Outlook-modellen maken

U kunt zelf modellen maken met Microsoft Outlook. Stel eerst een modellenmap in om de modellen in op te slaan.

Instellen modellenmap

  1. Klik in Urios op Instellingen wijzigen.
  2. Ga naar pagina Documentenbeheer > E-mailmodellen.
  3. Selecteer in vak modellen de optie map met modellen.
  4. Klik op Bladeren… om een bestaande map te selecteren of een nieuw map aan te maken.
  5. Klik op Opslaan en Sluiten.

Outlook-model maken

  1. Maak een nieuwe e-mail in Outlook. Klik in Outlook op de knop Nieuwe e-mail.
  2. Zorg dat op tabje Tekst opmaken, in het vak Opmaak, gekozen is voor HTML of Tekst zonder opmaak.
  3. Vul een onderwerp en bericht in. Zowel in het onderwerp als in het bericht kunt u codes gebruiken. Zie hieronder de lijst van codes. De codes voert u als gewone tekst in.
  4. Klik in de e-mail linksboven op Bestand.
  5. Klik op Opslaan als.
  6. Blader naar de modellenmap zoals ingesteld hierboven.
  7. Kies bij Opslaan als voor optie Outlook-berichtindeling – Unicode (*.msg)
  8. Geef het een logische naam in het vak Bestandsnaam.
  9. Klik op Opslaan.

Codes voor geadresseerde en andere partijen

In de onderstaande tabel beginnen de codes met ROL. Deze ROL dient u te vervangen door aan, cl1, cl2, cl3, wp1, wp2, wp3, advwp1, rb1, …. Code “aan” staat voor de aangeschreven partij, gebruik bijvoorbeeld code [%aan.aanhef%] om uw e-mail mee te beginnen. Of [%aan.adres%] om het adres van de aangeschreven partij te vermelden.

Code “cl1” staat voor de eerste cliënt, “cl2” voor de tweede cliënt, “wp1” staat voor eerste wederpartij, “advwp1” advocaat van de wederpartij en “rb1” voor rechtbank.

[%aan.aanhef%] of [%aan.aanhefvm%] of [%aan.aanhefmv%] Volledige aanhef met afsluitende komma. Bijvoorbeeld “Geachte heer Janssen,”. Indien het geslacht onbekend is volgt bij [%aan.aanhef%] en [%aan.aanhefvm%] eerst de vrouwelijke en dan de mannelijke vorm. Wilt u eerst de mannelijke vorm, gebruik dan code [%aan.aanhefmv%].
[%ROL.naam%] Initialen en achternaam. Bijvoorbeeld “A.S. van Helvoort”.
[%ROL.roepnaam%] Roepnaam. Bijvoorbeeld Soof.
[%ROL.volledigenaam%] Voornamen en achternaam. Bijvoorbeeld “Anya Sofie van Helvoort”.
[%ROL.bedrijfsnaam%] Naam van onderneming. Bijvoorbeeld “The Coca-Cola Company”.
[%ROL.voornaam%] Voornamen. Bijvoorbeeld “Anya Sofie”.
[%ROL.initialen%] Voornamen. Bijvoorbeeld “A.S.”.
[%ROL.achternaam%] Achternaam inclusief tussenvoegsel met hoofdletter. Bijvoorbeeld “Van Helvoort”.
[%ROL.achternaamtv%] Achternaam met tussenvoegsel na een komma. Bijvoorbeeld “Helvoort, van”.
[%ROL.contactpersoon%] Initialen en achternaam van de contactpersoon van deze relatie in dit dossier. Bijvoorbeeld “A.S. van Helvoort”.
[%ROL.afdeling%] Afdelingsnaam van de contactpersoon van deze relatie in dit dossier. Bijvoorbeeld “Afd. vergunningen”.
[%ROL.adres%] Volledig factuuradres inclusief naamgeving met plaatsnaam in hoofdletters. Bijvoorbeeld:
Mevrouw A.S. van Helvoort
Leeuwerikstraat 141a
3772 AM BARNEVELD
[%ROL.straat%] Straatnaam van het factuuradres. Bijvoorbeeld “Leeuwerikstraat”.
[%ROL.huisnr%] Huisnummer van het factuuradres. Bijvoorbeeld “141a”.
[%ROL.postcode%] Postcode van het factuuradres.
[%ROL.plaats%] Plaatsnaam van het factuuradres met kleine letters. Bijvoorbeeld “Barneveld”.
[%ROL.email%] E-mailadres.
[%ROL.btwnummer%] Btw-identificatienummer.
[%ROL.nummer%] Debiteurnummer.
[%ROL.bsn%] Burgerservicenummer.
[%ROL.vreemdelingennr%] Vreemdelingennummer.
[%ROL.kvk%] KvK-nummer.
[%ROL.gebdatum%] Geboortedatum. Bijvoorbeeld “15 december 1960”.
[%ROL.geslacht%] “man”, “vrouw”, “non-binair” of “niet ingevuld”.
[%ROL.dhr_mevr%] “dhr.” of “mevr.” – Of niets indien non-binair of geslacht niet is ingevuld.
[%ROL.deheer_mevrouw%] “de heer” of “mevrouw” – Of niets indien non-binair of geslacht niet is ingevuld.
[%ROL.hij_zij%] “hij”, “zij” of “die” – Of “hij/zij” indien geslacht niet is ingevuld.
[%ROL.hem_haar%] “hem”, “haar” of “die” – Of “hem/haar” indien geslacht niet is ingevuld.
[%ROL.zijn_haar%] “zijn”, “haar” of “diens” – Of “zijn/haar” indien geslacht niet is ingevuld.
[%ROL.EXTRAVELD%] Waarbij EXTRAVELD de code van het zelf gedefinieerde relatieveld is. Heeft u bijvoorbeeld een extra veld “Geboorte plaats” met code “gebplaats” gemaakt. Dan kunt u de code [%cl1.gebplaats%] gebruiken in een zin als “Inzake [%dossier.naam%] sta ik cliënt [%cl1.naam%] geboren [%cl1.gebdatum%] te [%cl1.gebplaats%] bij.”

Codes voor geselecteerd dossier

[%advocaat.naam%] Geeft naam van dossiereigenaar
[%advocaat.naam_zonder_titels%] Geeft naam van dossiereigenaar zonder titulatuur. Titels zoals “mr.”, “LLM”, “drs.”, etc. zijn dan uit de naam weggelaten.
[%advocaat.telefoon%] Het rechtstreekse telefoonnummer van de behandelend advocaat / dossiereigenaar zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Medewerkers bij de betreffende medewerker.
[%advocaat.email%] Het rechtstreekse e-mailadres van de behandelend advocaat / dossiereigenaar zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Medewerkers bij de betreffende medewerker.
[%advocaat.code%] Afkorting van dossiereigenaar
[%advocaat.bar%] BAR-nummer van dossiereigenaar
[%dossier.nummer%] Dossiernummer
[%dossier.naam%] Dossiernaam
[%dossier.advocaat%] Naam van de advocaat van het dossier. Is hetzelfde als code [%advocaat.naam%]
[%dossier.toevnr%] Toevoegingsnummer(s) van de toevoeging(en) in dit dossier.
[%dossier.archiefnr%] Archiefnummer
[%dossier.parketnr%] Parketnummer
[%dossier.rolnr%] Rolnummer
[%dossier.catnaam%] Categorienaam van de dossiercategorie waar dit dossier toe behoort.
[%dossier.catcode%] Code van de dossiercategorie waar dit dossier toe behoort.
[%dossier.EXTRAVELD%] Waarbij EXTRAVELD de code van het zelf gedefinieerde dossierveld is. Heeft u bijvoorbeeld een extra veld “Huwelijksdatum” met code “huwdatum” gemaakt. Dan kunt u de code [%dossier.huwdatum%] gebruiken.

Codes voor huidige gebruiker

Deze codes kunt u bijvoorbeeld gebruiken in uw handtekening.

Met vriendelijke groet,

[%gebruiker.naam_zonder_titels%]
T: [%gebruiker.telefoon%]
E: [%gebruiker.email%]

[%gebruiker.naam%] Geeft volledige naam van huidige gebruiker.
[%gebruiker.naam_zonder_titels%] Geeft naam van huidige gebruiker zonder titulatuur. Titels zoals “mr.”, “LLM”, “drs.”, etc. zijn dan uit de naam weggelaten.
[%gebruiker.telefoon%] Het rechtstreekse telefoonnummer van de huidige gebruiker zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Medewerkers bij de betreffende gebruiker.
[%gebruiker.email%] Het rechtstreekse e-mailadres van de huidige gebruiker zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Medewerkers bij de betreffende gebruiker.
[%gebruiker.code%] Geeft afkorting van huidige gebruiker.
[%gebruiker.dhr_mevr%] Op basis van geslacht van huidige gebruiker “dhr.”, “mevr.”, “de heer” of “mevrouw”.
[%gebruiker.deheer_mevrouw%] Op basis van geslacht van huidige gebruiker “dhr.”, “mevr.”, “de heer” of “mevrouw”.

Codes voor kantoorgegevens

Uw kantoorgegevens kunt u invullen in het instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.

Deze codes kunt u bijvoorbeeld gebruiken in uw handtekening of in zinnen zoals “U contact telefonisch contact met ons opnemen op [%kantoor.telefoon%]”.

[%kantoor.naam%] Kantoornaam.
[%kantoor.adres%] Kantooradres, straatnaam en huisnummer.
[%kantoor.postcode%] Postcode.
[%kantoor.plaats%] Plaatsnaam.
[%kantoor.telefoon%] Telefoonnummer.
[%kantoor.fax%] Faxnummer.
[%kantoor.email%] E-mailadres.
[%kantoor.website%] Websiteadres..

Deze codes kunt u bijvoorbeeld gebruiken in uw handtekening.

Met vriendelijke groet,

[%gebruiker.naam_zonder_titels%]

[%kantoor.naam%]
[%kantoor.adres%]
[%kantoor.postcode%] [%kantoor.plaats%]

T: [%kantoor.telefoon%]
M: [%gebruiker.telefoon%]
F: [%kantoor.fax%]
E: [%gebruiker.email%]
W: [%kantoor.website%]

Codes voor toevoegingen

Codes voor de meest recente toevoeging van de aangeschreven cliënt.

[%toev.nummer%] Toevoegingsnummer.
[%toev.eigenbijdrage%] Het bedrag dat in het vakje Eigen bijdrage is ingevuld.
[%toev.totalevergoedingrvr%] Het bedrag dat in het vakje totale vergoeding staat.
[%toev.aftrekvergoedingkostenrechtsbijstand%] Bedrag dat door de RvR ingehouden worden vanwege een proceskostenveroordeling.
[%toev.proceskostenveroordelingdoorrechtbank%] Bedrag dat door de rechtbank is opgelegd als proceskostenveroordeling.
[%toev.datumaanvraag%] Datum van aanvraag.
[%toev.datumbesluit%] Datum van besluit.
[%toev.besluit%] Besluit. “toegewezen”, “afgewezen”, “nog geen besluit” of “buiten behandeling”.

[%aan.aanhef%]

Op [%toev.datumaanvraag%] hebben wij een toevoeging voor u aangevraagd bij de Raad voor Rechtsbijstand. Wij hebben het besluit aangaande uw toevoeging ontvangen. Uw toevoeging [%toev.nummer%] is [%toev.besluit%].

Bijlagen toevoegen vanuit ’Stuur e-mail

Voeg eenvoudig bijlagen toe aan een e-mail via de opdracht Stuur e-mail in Urios na selectie van een Outlook-model. U kunt hierbij direct kiezen uit bestanden uit de betreffende dossiermap en hoeft zo zelf niet meer naar de betreffende map te navigeren.

Voeg een bijlage toe via het tabblad Relaties of tabblad Dossiers > kopje Opdrachten > Stuur e-mail. Selecteer hier het gewenste model en klik vervolgens op de knop Voeg bijlage uit dossiermap toe om een bijlage toe te voegen.

Daarna verstuurt u de e-mail gewoon vanuit Outlook, zoals u gewend bent.

E-mails opslaan met Outlook Add-In

Als u gebruikmaakt van Microsoft Outlook 2010 of hoger kunt u ook gebruikmaken van de Urios Outlook invoegtoepassing. Met deze invoegtoepassing (Add-In) kunt u e-mails direct opslaan in de dossiermap van uw cliënt. Bij installatie van deze invoegtoepassing verschijnt een Opslaan in dossiermap-knop rechts bovenin Microsoft Outlook.

!{}(plaatjes/Outlook Add-In.png)

In Urios bij Instellingen wijzigen > Documentenbeheer > Microsoft Outlook vindt u de verschillende werkplek- en kantoorinstellingen voor deze Add-In.

De Urios-knop in Outlook zichtbaar maken

De Urios “Opslaan in dossiermap”-knop verschijnt automatisch rechts bovenin in de Start-balk in Microsoft Outlook. Het kan voorkomen dat de knop wel zichtbaar is, maar grijs blijft ‘greyed out’ i.p.v. roze, dan is waarschijnlijk Outlook meerdere keren gestart. Het helpt dan om Outlook af te sluiten en opnieuw te starten. Indien de knop helemaal niet zichtbaar is, is de invoegtoepassing (Add-In) mogelijk niet geïnstalleerd of niet geactiveerd. Hoe u de knop zichtbaar kunt maken, leest u in het hoofdstuk Installatie en beheer.

E-mailadresherkenning

Als u in Microsoft Outlook klikt op de knop Opslaan in dossiermap krijgt u een Urios-scherm te zien met daarin de dossiers en cliënten die gekoppeld zijn aan het e-mailadres van de afzender. De herkenning van dit e-mailadres zorgt ervoor dat alleen het dossier dat is gekoppeld aan dit e-mailadres naar voren komt. Zo bent u geen tijd kwijt aan het opzoeken van het dossier. Als u voor één relatie meerdere dossiers heeft, toont hij al deze dossiers.

Zoeken op dossiernaam

Staat het dossier dat u zoekt er niet tussen? Dan is het ook mogelijk om alsnog een ander dossier te kiezen. U kunt (een gedeelte van) de dossiernaam typen in het zoekveld. Dit kan elk gedeelte uit de dossiernaam zijn.

Opslaan in meerdere dossiermappen

Ook heeft u de mogelijkheid om één e-mail in meerdere dossiermappen op te slaan. De e-mail blijft eveneens in uw mailbox staan. Feitelijk wordt een kopie van uw e-mail als .msg-bestand opgeslagen in de door u gekozen dossiermap. Dit kan ook een submap zijn, bijvoorbeeld ’E-mails‘.

Omdat u e-mails nu in Urios kunt archiveren op dossierniveau, hoeft u dit niet meer in Outlook te doen. Als u dat prettig vindt, kunt u de e-mails ook nog in Outlook in een aparte dossiermap of algemene map zetten, maar dit hoeft niet.

Opslaan in submappen

U kunt instellen dat Urios voor elk dossier automatisch een reeks submappen aanmaakt. U geeft in de Basismap aan welke submappen dit moeten zijn. Dit kunt u ook instellen per dossiercategorie.

Vervolgens kunt u elke e-mail en elke bijlage afzonderlijk opslaan in de gewenste submap. Urios laat per dossier zien welke submappen er voor dat specifieke dossier beschikbaar zijn.

Lees hoe u de Basismap kunt instellen

Bestandsnaam aanpassen

De mails krijgen een standaard naam met daarin datum-tijd-onderwerp van de mail. Indien gewenst kunt u deze naam voordat u de e-mail opslaan nog aanpassen. U krijgt een bevestiging als de mail(s) succesvol is/zijn opgeslagen. Alle opgeslagen e-mails kunt u in Urios terugvinden bij het betreffende dossier onder het tabblad Documenten.

Epona DMSforLegal

Urios heeft ook een koppeling met DMSforLegal van Epona. Bij gebruik van deze koppeling zijn de (lokale) dossiermappen en submappen niet meer van toepassing. U hoeft dus pagina’s Documentenbeheer > Dossiermappen en Documentenbeheer > Submappen niet in te stellen. Ook de optie in dossiermap op instellingenscherm Documentenbeheer > Declaraties en herinneringen zal geen effect hebben.

Wel kunt u gebruik blijven maken van de Word- en Outlook-modellen alsmede de Outlook plugin. De Word-modellen maakt u zoals omschreven in hoofdstuk Word-modellen maken.

Instellen van koppeling

Om de Epona gaat u naar het instellingenscherm Documentenbeheer > Epona DMSforLegal. Hier vult u het internetadres van uw dossier in uw Sharepoint omgeving in. Deze heeft meestal de vorm https://uwkantoornaam.sharepoint.com/sites/[DOSSIERNUMMER]/Data Urios vult vanzelf het dossiernummer in waar de code [DOSSIERNUMMER] wordt gebruikt. Als u niet weet wat hier in te vullen. Neem dan contact op met Epona.

Kies ook een rommelmap (ook wel tempmap genoemd) in bij “Tijdelijke map voor nieuwe documenten”. Als u vanuit Urios een Word-document maakt wordt deze eerst in deze rommelmap opgeslagen alvorens deze wordt geopend in Microsoft Word. Vanuit Word slaat u het nieuwe document op in Epona DMSforLegal. Urios heeft metadata toegevoegd aan het nieuwe document zodat Epona DMSforLegal weet bij welk dossier dit nieuwe document hoort.

Gebruik van de koppeling

Naast dat het maken van Word-documenten, e-mails, Word-modellen en Outlook-modellen niet is gewijzigd kunt u met de koppeling vanuit Urios direct naar uw dossier in Epona. Op het tabblad Dossiers is een opdracht Open dossier in DMSforLegal die de geselecteerde dossiers opent in DMSforLegal. In het scherm “Dossier bewerken” ziet u op het tabje Documenten direct de inhoud van uw DMSforLegal dossier.

SecuMailer

Met SecuMailer kunt u Veilig Mailen vanuit Urios en Outlook. SecuMailer voldoet aan alle standaarden die de Rechtspraak stelt, waaronder de NEN-norm NTA 7516.

In combinatie met een account bij SecuMailer kunt u Veilig Mailen vanuit Outlook en, i.c.m. de module Documentenbeheer, vanuit Urios. Als in Urios het mobiele nummer van de relatie is ingevoerd, geeft Urios deze direct door aan SecuMailer op het moment dat dit relevant is. Zo hoeft u dit telefoonnummer niet ook nog eens apart in SecuMailer in te voeren.

Hieronder vindt u de stappen om deze optie aan de zetten in Urios.

SecuMailer koppelen met Urios

  1. Zorg ervoor dat SecuMailer is gekoppeld aan uw e-mailserver. Hiermee kan SecuMailer of uw systeembeheerder u helpen.
  2. In Urios, ga naar Instellingen wijzigen > Documentenbeheer > Microsoft Outlook.
  3. Vink onder het kopje Veilig Mailen (kantoor-instelling) de optie ’SecuMailer NTA 7516 ondersteuning.’ aan.
  4. Klik op Opslaan en Sluiten.

U kunt nu Veilig Mailen vanuit Urios.

Controleer de contactgegevens van de relatie

Om veilig te kunnen mailen met uw relaties is het belangrijk dat een aantal gegevens correct staat ingevuld bij deze relaties.

  1. Ga naar het tabblad Relaties.
  2. Open de relatie die u wilt controleren middels dubbelklik.
  3. Ga naar het tabje Contact / Overig.
  4. Zorg dat in het veld ’E-mail‘ het e-mailadres van de relatie staat ingevuld.
  5. Zorg dat in het veld ’Mobiel’ het mobiele nummer van de relatie staat ingevuld. Belangrijk: voor Veilig Mailen moet het mobiele nummer echt in het veld ’Mobiel’ staan ingevuld. Niet in het veld ’Telefoon’. Anders herkent SecuMailer dit telefoonnummer niet als een mobiel nummer.

Als deze gegevens zijn ingevuld, klikt u op Opslaan.

Veilig Mailen vanuit Urios

Met de module Documentenbeheer kunt u direct vanuit Urios Veilig Mailen met uw relaties.

  1. In Urios, ga naar het tabblad Relaties of naar het tabblad Dossiers.
  2. Selecteer de relatie die / het dossier vanuit waar u wilt mailen.
  3. Klik aan de rechterkant onder het kopje Opdrachten op Stuur e-mail.
  4. Kies, in het geval van meerdere relaties/e-mailadressen, de/het juiste relatie/e-mailadres.
  5. In dit scherm ziet u bij de optie ’E-mail‘ nu verschillende opties voor het versturen van de e-mail:
    1. [e-mailadres] (registreer [mobiel nummer] bij SecuMailer). Het mobiele nummer wordt direct opgehaald vanuit Urios.
    2. [e-mailadres].

Als u een koppeling heeft met SecuMailer zal Urios standaard een optie aanvinken met een e-mailadres + mobiel nummer (mits een mobiel nummer is ingevuld bij de relatie in het veld ’Mobiel’). Anders weergeeft Urios alleen de optie met alleen een e-mailadres. U kunt er bij iedere individuele e-mail zelf voor kiezen om de e-mail alsnog zonder extra beveiliging te versturen.

Heeft u een relatie met meerdere e-mailadressen en meerdere mobiele nummers? Dan kunt u bij het versturen van de e-mail zelf bepalen voor welke combinatie van e-mailadres / mobiel nummer u kiest.