Urios Handleiding: Algemeen gebruikDossiers & RelatiesDocumenten & E-mailsTijdschrijvenVerschottenDeclarerenHerinneren & AanmanenAgenda & TermijnenExport/koppeling boekhoudingDerdengeldadministratieRapportenInstallatie & BeheerWeb App

Dossiers en relaties

Dossiers en relaties

Nieuw dossier met relaties invoeren

Aan de linkerzijde van Urios is de knop Nieuw dossier invoeren zichtbaar. Met de knop Nieuw dossier invoeren legt u eenvoudig uw nieuwe zaak en de bijbehorende relaties aan in Urios.

Wilt u een nieuwe relatie invoeren en eventueel direct koppelen aan een bestaand dossier? Ga dan naar tabblad Relaties en klik aan de rechterkant onder het kopje ‘Opdrachten’ op Nieuwe relatie invoeren.

Controleren op tegenstrijdig belang

Alvorens het aanmaken van een nieuw dossier en het toevoegen van de betrokken partijen/relaties kunt u als volgt controleren of u de betreffende wederpartij eerder heeft bijgestaan als cliënt:

Ga naar tabblad Relaties.
Zorg dat bij Dataselectie het filter ‘Rol:’ op ‘cliënt’ staat en alle overige filters op “(alle)” staan.
Typ in de zoekbalk de achternaam van de wederpartij van het nieuw aan te leggen dossier.
Controleer in de zoekresultaten of de naam voorkomt als cliënt.

Herhaal dit als u meerdere relaties wilt controleren.

Als u dit niet handmatig wilt doen, kunt u ook gewoon beginnen met het invoeren van een nieuw dossier met één of meerdere relaties. Zodra u een bestaande relatie aan dit dossier toevoegt in de rol van ‘wederpartij’ en deze relatie staat al als ‘cliënt’ in Urios, krijgt u hiervan een melding. Deze melding is slechts een waarschuwing. U kunt er zelf voor kiezen alsnog door te gaan met het invoeren van dit dossier met de betreffende partijen.

Nieuw dossier invoeren

Klik aan de linkerkant op de knop Nieuw dossier invoeren.

Advocaat

In het scherm Nieuw dossier invoeren wordt bij ‘Advocaat’ standaard de ingelogde gebruiker ingevoerd, mits dit een declarabele gebruiker is. Als u de dossiereigenaar wilt wijzigen klikt u op het veld en kiest u een andere declarabele gebruiker.

Dossiernummer

Urios kan automatisch nummeren volgens een door u ingesteld nummerpatroon. Hierbij toont Urios u het eerstvolgende vrije dossiernummer. Als u heeft gekozen voor ‘vrije nummering’, kunt u nu hier uw gewenste dossiernummer ingeven.

Het instellen van automatische nummering wordt uitgelegd in het hoofdstuk Algemeen gebruik.

Dossiernaam

De dossiernaam is normaliter de tekst die u ook op de fysieke ordner zou schrijven. Dit is dus meestal de achternaam van de cliënt met de achternaam van de wederpartij, bijvoorbeeld “Janssen – Pieterse”.

Voor sorteringsdoeleinden kan het handig zijn om namen met een tussenvoegsel te schrijven als bijvoorbeeld “Vries, de – Bakker”, zodat dit dossier bij de V staat in plaats van de D.

Rolnummer en/of Parketnummer

Omdat deze nummers niet voor elk advocatenkantoor relevant zijn, kunt u zelf bepalen of u deze aanzet.

Klik op Instellingen wijzigen.
Ga naar Dossiers > Voorkeuren.
Vink onder het kopje ‘Vaste extra velden’ aan welke velden u in beeld wilt hebben.

Bij het invoeren of bewerken van een dossier kunt u vervolgens een rolnummer en/of parketnummer invoeren. Door het veld rolnummer en/of parketnummer aan te vinken worden deze zichtbaar bij alle dossiers.

Soort

Hier heeft u, afhankelijk van de gebruikte modules, keuze uit:

Standaard Dit is voor zowel betalende als toevoegende zaken.
Insolventies Dit is voor insolventiezaken waar u als curator bent aangewezen. Voor insolventiedossiers zijn er extra functionaliteiten beschikbaar:
- Tijdregels in insolventiedossiers worden geschreven op tijdschrijfgroepen. Onderscheid tussen wel/geen GSR-uren.
- Tijdregistratieverslagen om aan uw kwartaalverslag toe te voegen.
- Salarisverzoeken waarbij op basis van de ervaringsfactor alles netjes en correct wordt uitgerekend.
- Nota’s aan de boedel declareren om uw salaris netjes te verwerken in de boekhouding.
Intern Dit is voor interne niet-declarabele uren. Bijvoorbeeld handig als u uw studie-uren of uren besteed aan marketing en administratie wilt bijhouden.

Als u bepaalde soorten dossiers niet gaat gebruiken, of nu niet zichtbaar zijn voor u, dan kunt u dat wijzigen door de betreffende modules aan/uit te schakelen in het instellingenscherm. Klik op Instellingen wijzigen en ga naar Kantoor > Modules. Hier kunt u de module Insolventies aan-/uitschakelen.

Separaat declareren

Met het vinkje separaat declareren declareren geeft u aan dat u voor ieder dossier een aparte declaratie wilt opmaken. Als u een cliënt heeft met meerdere dossiers die graag één verzamelnot wil ontvangen, kunt u bij die dossiers het vinkje uitzetten. Wanneer u dan een declaratie opmaakt voor deze cliënt, komen alle dossiers waarvoor dit vinkje is uitgezet samen op uw nota te staan.

In het instellingenscherm kunt u hiervoor een standaard instellen.

Klik op Instellingen wijzigen.
Ga naar Dossiers > Voorkeuren.
Kies onder het kopje ‘Dossiers separaat declareren’ uw gewenste optie:
1. standaard meerdere dossiers van een relatie op één nota (standaard het vinkje uit);
2. standaard voor elk dossier een losse nota (standaard het vinkje aan).

Wwft

U ziet een aanvinkbaar hokje genaamd ‘valt onder Wwft’. Hiermee kunt u registreren of dit dossier onder de Wwft valt. In een latere stap kunt u bij de relatie(s) informatie toevoegen voor identificatie en verificatie. Vervolgens kunt u middels een rapport monitoren/aantonen dat u van alle relaties in een Wwft-dossier een identificatie-document heeft opgeslagen in uw systeem.

Aantal relaties

Bij het aanmaken van een nieuw dossier kunt u direct de betrokken partijen/relaties invoeren. In het veld ‘Aantal relaties’ geeft u aan hoeveel relaties (bestaande en nieuwe) u wilt gaan toevoegen aan dit dossier. U kunt later altijd nog relaties toevoegen aan of ontkoppelen van het dossier.

Tariefbeleid

Selecteer het juiste tariefbeleid voor dit dossier. Staat het tariefbeleid dat u voor dit dossier wilt gebruiken er niet tussen? Dan kunt u een nieuw tariefbeleid aanmaken via het instellingenscherm. Zie ook hoofdstuk Declareren > Tariefbeleid.

Weet u nu al dat uw cliënt recht heeft op een toevoeging? Dan kiest u hier evengoed een tariefbeleid. Zodra u bij uw cliënt aangeeft dat die recht heeft op een toevoeging, overruled dit het ingevoerde tariefbeleid. Wordt de toevoeging afgewezen of ingetrokken? Dan valt dit dossier weer terug op het originele tariefbeleid.

Relatie invoeren/toevoegen

Klik op de knop Volgende. Nu komt u in een scherm waarin u alle gegevens van uw relatie kunt invoeren. Bovenaan ziet u staan “Relatie 1 van …”.

In de eerste regel van het scherm geeft u aan of uw relatie een nieuwe of een bestaande relatie is. Indien het om een bestaande relatie gaat, kunt u deze direct opzoeken en hoeft u niet nogmaals de gegevens in te voeren.
Geef vervolgens aan wat de rol is van uw relatie en of er sprake is van een toevoeging. Eventueel vult u hier ook een referentie in. De referentie is het kenmerk dat deze externe partij graag vermeld wil zien op de correspondentie en/of de factuur. Denk hierbij aan een polisnummer van de cliënt bij de betreffende verzekeraar of een budgetnummer.
In het midden van het scherm geeft u de naam van uw relatie in en geeft u aan wat voor soort relatie het betreft. Afhankelijk hiervan verschijnen er extra velden om in te vullen.

U bent nu op het tabje Relatie. Daarnaast ziet u nog meerdere tabjes die u kunt aanklikken en invullen, zoals Adres, Contact / Overig, Btw en facturatie en Memo.

Het invullen van een achternaam en eventueel een bedrijfsnaam is verplicht. Alle andere velden kunt u leeglaten en later aanvullen.

Als u weer op de knop Volgende klikt komt u uit bij het volgende relatiescherm “Relatie 2 van …”. Hier vult u de gegevens in van de tweede relatie. Afhankelijk van het aantal opgegeven relaties ziet u dit scherm meerdere keren voorbijkomen: voor iedere toe te voegen relatie. Als de gegevens zijn ingevuld, klikt u weer op Volgende.

Betalende partij

Nadat de relaties zijn ingevoerd kunt u de percentuele verdeling van het honorarium aangeven. U bent vrij om elke verdeling door te voeren, zolang het totaal maar 100% is. Voor de meeste dossiers zal 100% voor de cliënt zijn en 0% voor alle overige partijen. Maar bijvoorbeeld in bemiddelingszaken kan het handig zijn om 50%/50% of enige andere verdeling te gebruiken.

Nadat u op Opslaan heeft geklikt is het dossier aangemaakt. U kunt het dossier terugvinden op tabblad Dossiers. De nieuwe relaties die u bij dit dossier heeft ingevoerd ziet u direct terug op tabblad Relaties.

Nieuwe relatie invoeren

Bij Urios staat het dossier centraal. Daarom kunt u bij het invoeren van een nieuw dossier hieraan direct relaties koppelen. Zowel nieuwe als bestaande. Moet u op een later moment nog relaties toevoegen aan het dossier? Dan kan dat via tabblad Relaties middels de opdracht Nieuwe relatie invoeren.

Deze optie kunt u ook gebruiken voor relaties die (nog) niet aan een dossier zijn gekoppeld, zoals leads/prospects.

Nieuwe relatie direct koppelen aan een bestaand dossier

Toevoegen aan dossier

Bij het invoeren van een nieuwe relatie kunt u deze direct koppelen aan een bestaand dossier. Als deze relatie (nog) niet bij een specifiek dossier hoort, kunt u het dossierveld leeg laten.

In de rol van

Hier geeft u aan welke rol de relatie heeft in het betreffende dossier. Standaard zijn er zes rollen beschikbaar in Urios:

cliënt
wederpartij
advocaat wederpartij
debiteur
rechtbank
debiteur van cliënt

Een voordeel van het aangeven van de rollen ‘cliënt’ en ‘wederpartij’ is dat Urios hierdoor eenvoudig kan controleren op tegengesteld belang. Als een relatie reeds in Urios staat in de rol van cliënt en u voegt deze aan een nieuw dossier toe als wederpartij, zal Urios hiervan een melding geven.

Daarnaast kunt u de verschillende rollen gebruiken in Word- en Outlook-codes voor modellen voor het eenvoudig en efficiënt opstellen van documenten en e-mails.

Extra rollen toevoegen

Naast de zes standaard rollen kunt u zelf zoveel rollen toevoegen als gewenst. Denk aan ‘huurder’ en ‘verhuurder’ bij Huurrecht en ‘getuige’ bij Strafrecht.

De afkortingen die u invoert bij deze nieuwe rollen kunt u gebruiken in codes voor Word- en Outlook-modellen. Zo kunt u hele gedetailleerde modellen maken, waardoor u standaard brieven nog sneller kunt opstellen.

Klik op Instellingen wijzigen.
Ga naar Relaties > Rollen.
Klik op Invoeren.
Voer een afkorting en een omschrijving in.
Klik op Opslaan & Doorgaan om nog een rol toe te voegen. Klik op Opslaan & Stoppen om het op te slaan.

Soort

Vervolgens geeft u aan of u te maken heeft met een ‘particulier’, ‘bedrijf/organisatie met één contactpersoon’ of ‘bedrijf/organisatie met met meerdere contactpersonen/afdelingen’. Afhankelijk van de door u gekozen optie verschijnen andere relevante velden.

Particulier.
Voor het invoeren van privépersonen.
Bedrijf/organisatie met één contactpersoon.
Dit is de eenvoudigste keuze voor bedrijven waarbij er geen of slechts één persoon geadresseerd hoeft te worden. De achternaam kan leeg gelaten worden wanneer enkel het bedrijf / de organisatie wordt aangeschreven.
Bedrijf/organisatie met met meerdere contactpersonen/afdelingen.
Deze optie kan handig zijn als er meerdere personen van één onderneming betrokken zijn bij verschillende dossiers. Denk hierbij aan rechtsbijstandsverzekeraars waarbij er verschillende contactpersonen zijn per dossier. Bij elke contactpersoon kunt u aangeven voor welk dossier hij/zij de contactpersoon is. Als deze relatie ook de betalende partij is, wordt de aangevinkte contactpersoon ook op het factuuradres vermeld (tenzij vermelding van contactpersonen is uitgeschakeld). Indien u geen contactpersoon aan het dossier koppelt, komt de factuur op naam te staan van het bedrijf met een algemene aanhef.

NB. Voor een particulier is bij de eerste invoer alleen achternaam een verplicht veld. Voor een bedrijf/organisatie is bij de eerste invoer alleen bedrijfsnaam een verplicht veld.

Lees meer over het wel of niet vermelden van contactpersonen in het factuuradres in hoofdstuk Declareren > Opmaak > Adresseren van bedrijven.

Identificatie

Indien nodig, bijvoorbeeld voor Wwft-doeleinden, kunt u de identificatie en verificatie van de relatie vastleggen. Deze informatie is na het invoeren terug te vinden op het tabje Identificatie bij de relatie.

In Urios kunt u de volgende identificatie-informatie per blok toevoegen:

Identificatiemoment. In dit blok kunt u onder meer vastleggen wanneer u welk type identiteitsbewijs heeft gecontroleerd en een kopie van het betreffende document toevoegen als bestand.
Bedrijfsverificatie. In dit blok kunt u onder meer vastleggen wanneer u welk type verificatiemiddel heeft gecontroleerd en het betreffende document toevoegen als bestand.
Cliëntonderzoek. In dit blok kunt u onder meer vastleggen wanneer u welk cliëntonderzoek heeft uitgevoerd en de reden hiervoor.
Belanghebbende (UBO). In dit blok kunt u onder meer vastleggen wanneer u welke belanghebbende heeft gecontroleerd en welk percentage bevoegdheid deze persoon heeft.

U kunt zelf de benodigde blokken toevoegen en, indien nodig, ook weer verwijderen. Zo kunt u bijvoorbeeld meerdere blokken voor verschillende belanghebbenden toevoegen.

Het opslaan van verificatiedocumenten

Als u in Urios een ID-bewijs of verificatiemiddel toevoegt, maakt Urios hiervoor een aparte relatiemap aan. De gewenste locatie voor de hoofdmap voor deze relatiemappen kunt u aangeven bij Instellingen wijzigen > Relaties > Identificatie.

Nadat u in Urios de originele scan heeft toegevoegd, slaat Urios hiervan een kopie op in de map. U kunt bepaalde informatie, zoals het BSN- en het documentnummer, zwart maken en een watermerk met de tekst ‘kopie [naam kantoor]’ toevoegen aan deze kopie. Deze tools zijn beschikbaar in Urios.

Nadat u klaar bent met het bewerken van de kopie klikt u op Opslaan. Nu vraagt Urios of u de originele scan direct wilt verwijderen of wilt bewaren. U heeft het origineel in principe niet meer nodig, omdat u nu een afgeschermde kopie heeft opgeslagen.

Factuuradres en extra adressen

Naast het factuuradres kunt u ook extra adressen invoeren die afwijken van het factuuradres.

Klik hiervoor op Voeg extra adres toe. Bij elk nieuw adres kunt met vinkjes aangeven of dit het factuuradres, bezoekadres of correspondentieadres is. Er kan slechts één adres het correspondentieadres zijn. U kunt één adres dus meteen toepassen voor verschillende doeleinden. Dit adres is het standaardadres bij het maken van nieuwe brieven / Word-documenten vanuit Urios. Als er geen correspondentieadres is opgegeven wordt het factuuradres als standaard gebruikt.

De extra ingevoerde adressen kunt u gebruiken voor brieven die u vanuit Urios maakt. Wanneer u op het tabblad Dossiers of Relaties klikt op de opdracht Maak document, kunt u uit de ingevoerde adressen kiezen naar welk adres u de brief wilt versturen.

Internationaal adresseren

Als u bij tabblad Relaties > Relatie bewerken > tabje Adres kiest voor een ander land van adressering dan Nederland, past Urios de volgorde van de invoervelden automatisch aan naar de gehanteerde standaard van dat land. Daarnaast wordt voor landen waar dit relevant is een extra veld toegevoegd, bijvoorbeeld ‘Eiland’, ‘Provincie’ of ‘Staat’.

Vervolgens past Urios dit ook toe op alle correspondentie vanuit Urios waar het adres wordt uitgelezen.

Wilt u adresseren aan een land dat nog niet beschikbaar is in Urios? Geef dit gerust aan ons door. Dan voegen wij dit land voor u toe.

Contactgegevens

Hier zijn de velden Telefoon, Mobiel, Fax en E-mail beschikbaar. U kunt zelf de velden wijzigen via de pijltjes links van het invoerveld. Dit kan handig zijn als u bijvoorbeeld geen Fax-gegevens van de relatie wilt invoeren, maar wel drie E-mailadressen.

Urios maakt onderscheid tussen een vast telefoonnummer en een mobiel telefoonnummer. Zeker als u een mobiel telefoonnummer wilt gebruiken als verificatiemiddel bij Veilig Mailen is het belangrijk dat u het 06-nummer in het veld Mobiel invoert.
Het e-mailadres dat u hier invoert kunt u eenvoudig hergebruiken voor elektronisch factureren.

Het onderste veld is ‘Debiteurnr’. Afhankelijk van uw instellingen in Urios genereert Urios het debiteurnummer zelf. Deze kunt u dus leeg laten.

Facturatiemethode en btw

Hier geeft u allereerst aan in welke taal u deze relatie wilt factureren. Op dit moment zijn de volgende talen beschikbaar: Engels (algemeen), Engels VS, Engels VK, Frans, Duits, Spaans en Italiaans. Wilt u graag factureren in een andere taal? Geef het dan gerust bij ons aan.

Daarna kunt u aangeven hoe de btw moet worden verrekend:

Belasten met btw (standaard).
Btw verleggen volgens Europese richtlijn – voor buitenlandse klanten in EU-landen. Hier voert u ook het Btw-identificatienummer in die u vervolgens kunt controleren.
Geen btw – voor klanten buiten de EU of voor onderwijs.

Als laatste kiest u de facturatiemethode:

Per post (afdrukken op printer).
E-facturatie per e-mail als pdf-bestand. Hier kunt u een ’Aan’, ’CC’ en ’BCC’ invullen. De laatste twee bijvoorbeeld voor de verzekeraar of administratie. In deze velden kunt u, via de pijltjes rechts van het veld, ook snel een e-mailadres selecteren dat u al heeft ingevoerd bij de contactgegevens.
E-facturatie via eConnect. Verplicht voor facturatie aan overheden en steeds vaker voor grote bedrijven.

Bestaande relatie later koppelen aan een dossier

Mocht u de nieuwe relatie aan meerdere dossiers willen koppelen, of mocht u later een bestaande relatie willen koppelen aan een dossier, doet u dat als volgt:

Ga naar het tabblad Dossiers.
Open het dossier waaraan u de relatie wilt koppelen.
Klik op het tabje Partijen.
Klik op de knop Koppel een bestaande relatie aan dit dossier.
Zoek in het het venster dat tevoorschijn komt de relatie op. Selecteer de rol van deze relatie in dit dossier, of deze wel of geen toevoeging krijgt en eventueel het percentage dat deze relatie gaat betalen.
Klik hierna op Opslaan & Stoppen of op Opslaan & Doorgaan als u nog een relatie wilt koppelen aan dit dossier.

Extra invoervelden bij Relaties en Dossiers

In Urios kunt u zelf extra invoervelden creëren bij zowel relaties als dossiers. In deze door uzelf aangemaakte velden kunt u specifieke informatie kwijt die u niet op een andere plek in Urios kunt administreren. Denk hierbij aan informatie als de datum van een ongeval of letsel, de geboorteplaats, start en/of einddatum van een arbeidscontract, of een dossier is doorgestuurd naar de verzekeraar etc.

Met behulp van extra velden kunt u Urios grotendeels inrichten naar uw eigen wensen. U kunt deze velden ook gebruiken in uw Word- en Outlook-modellen (module Documentenbeheer) en declaratiesjablonen.
De extra velden kunnen ook worden getoond in de kolommen op het tabblad Relaties of tabblad Dossiers. Hiermee zijn relaties makkelijk te vinden op basis van de waardes die uw heeft ingevuld in extra velden. U kunt zoveel extra velden aanmaken als gewenst.

Extra velden aanmaken voor relaties

Klik in Urios op de knop Instellingen wijzigen.
Ga naar Relaties > Extra velden.
Klik op de knop Invoeren.
Voer een naam in voor het veld. Daarna voert u de modelcode in. Dit is de code die u kunt gebruiken in de Word-modellen, Outlook-modellen en declaratiesjablonen. De informatie uit deze velden wordt vervolgens automatisch door Urios ingelezen wanneer u brieven en e-mails genereert vanuit Urios. Zie voor meer informatie het hoofdstuk Documenten en e-mails.
Het veld Standaardwaarde kunt u gebruiken om een standaard op te geven. Een standaardwaarde kan bijvoorbeeld handig zijn bij het veld Betalingstermijn om individuele betalingstermijnen te hanteren. Zie het voorbeeld in het plaatje hieronder. Uw standaardbetalingstermijn is 14 dagen. Dit voert u in bij Standaardwaarde. Bij de individuele relatie kunt u een afwijkende betalingstermijn van bijvoorbeeld 30 dagen invullen. Door de juiste codes te gebruiken zorgt Urios ervoor dat standaard 14 dagen worden getoond, maar bij de andere 30 dagen (of een ander afwijkend termijn).
Vink aan hoe de informatie moet worden weergegeven. Dit kan zijn als tekst, getal, datum etc.
Als u kiest voor een korte tekst, getal, bedrag of percentage is het ook mogelijk een reeks vaste opties in te voeren. Bijvoorbeeld verdieping ‘Begane grond’, ‘Eerste verdieping’, ‘Tweede verdieping’ etc.
Klik op Opslaan.

Wanneer u extra velden heeft toegevoegd voor relaties, verschijnt er een tabje genaamd Extra velden bij alle relaties. Hier kunt u de door u aangemaakte velden invullen. Bij het invoeren van een nieuwe relatie komt u deze extra velden vanzelf tegen.

Extra velden aanmaken voor dossiers

Klik in Urios op de knop Instellingen wijzigen.
Ga naar Dossiers > Extra velden.
Klik op Invoeren.
Voer een naam in voor het veld. Voer daarna de modelcode in. Dit is de code die u kunt gebruiken in de Word- en Outlook-modellen. Deze velden worden automatisch door Urios ingelezen wanneer u brieven genereert. Zie voor meer informatie het hoofdstuk Documenten en e-mails. Indien u geen gebruikmaakt van de module Documentenbeheer, kunt u dit veld leeg laten.
Het veld Standaardwaarde kunt u gebruiken om een ‘standaard’ op te geven.
Vink aan hoe de informatie moet worden weergegeven. Dit kan zijn als tekst, getal, een datum etc.
Klik op Opslaan.

Ook hier is het mogelijk een keuzelijst te maken zoals hieronder bij Vaste waarden is uitgelegd.

Wanneer u extra velden heeft toegevoegd voor dossiers, verschijnt er een tabje genaamd Extra velden bij alle dossiers. Hier kunt u de door u aangemaakte velden invullen. Bij het invoeren van een nieuw dossier komt u deze extra velden vanzelf tegen.

In onderstaande afbeelding ziet u ook dat er een drietal labels in gebruik is. Lees meer over het instellen van labels in hoofdstuk Algemeen gebruik.

Als u de velden en overige informatie heeft ingevuld en het nieuwe dossier hebt opgeslagen, kunt u uw dossier terugvinden op het tabblad Dossiers.

Op dit tabblad kunt u ook de kolommen aanzetten die de informatie uit uw extra velden weergeven. Aangezien u maar beperkte ruimte heeft op uw beeldscherm, kunt u zelf kiezen welke kolommen u wilt zien en welke verborgen moeten blijven. Kolommen zet u aan of uit door met uw rechtermuisknop op een van de kolomkoppen te klikken.

Verder kunt u kolommen eenvoudig sorteren op alfabetische (A > Z of Z > A) of chronologische volgorde door te klikken op de betreffende kolomkop.

Vaste waarden voor keuzelijst

Als u bij een extra veld kiest voor Soort ‘korte tekst’, ‘getal’, ‘bedrag’ of ‘percentage’, kunt u enkele standaard/vaste waarden instellen waaruit de gebruiker vervolgens kan kiezen. Dit is handig omdat zo een eenduidige invoer/schrijfwijze binnen een kantoor wordt gehandhaafd. Stel, u heeft een veld “Startmaand” gemaakt. Sommige collega’s zullen “januari” voluit schrijven, andere voeren “jan” of “1” in. Dan wordt het lastig om te filteren of te zoeken op een maand. Met voorgedefinieerde keuzelijsten voorkomt u dit en zorgt u voor een meer efficiënte werkwijze.

Om deze lijst bij een extra veld te definiëren:

Ga naar het instellingenscherm Dossiers > Extra velden of Relaties > Extra velden.
Dubbelklik op het extra veld dat u wilt bewerken om er een keuzelijst aan toe te voegen.
Vul bij “Vaste waarden” op elke nieuwe regel een waarde in waaruit u snel wilt kunnen kiezen. Het blijft nog steeds mogelijk om een andere waarde in te typen als de juiste optie niet in de keuzelijst voorkomt.

Vervolgens kunt u de keuzelijst gebruiken bij het invoeren of bewerken van een dossier of relatie:

Extra fasen aanmaken voor dossiers

In Urios worden standaard drie verschillende fasen gehanteerd voor dossiers; lopend, gesloten en gearchiveerd. Indien gewenst kunt u hieraan meer fasen toevoegen. Hierop kunt u vervolgens ook zoeken en selecteren met behulp van het datafilter. Extra aangemaakte fasen worden, indien van toepassing, weergegeven in rapporten.

Extra fasen aanmaken doet u als volgt:

Ga in Urios naar Instellingen wijzigen > Dossiers > Extra fasen.
Klik op de knop Invoeren om nieuwe fasen toe te voegen.
Geef de naam in van de fase die u wilt aanmaken.
Klik vervolgens op Opslaan & Doorgaan als u nog een fase wilt invoeren of kies Opslaan & Stoppen om het invoerscherm af te sluiten. Hierna ziet u de door u aangemaakte fase verschijnen in de tabel.
Sluit daarna het Instellingenscherm van Urios af met het kruisje of met de knop Opslaan en Sluiten rechts onderin.

U kunt de aangemaakte extra fasen nu gebruiken bij uw dossiers. U kunt de fase van een dossier als volgt wijzigen:

Open het dossier middels dubbelklik.
Ga naar tabje Dossier.
Klik bij ‘Fase’ op de twee tegengestelde driehoekjes aan de rechterkant.
Selecteer de gewenste fase.
Klik op Opslaan.

Dossier- en/of relatiecategorieën definiëren

In Urios kunt u ervoor kiezen zelf dossier- en relatiecategorieën toe te voegen.

Zo kunt u uw dossiers onderverdelen in verschillende soorten zaken c.q. rechtsgebieden. Denk hierbij aan de categorieën arbeidsrecht, strafrecht, echtscheidingen etc. Dankzij deze verdeling kunt u hierop eenvoudig zoeken en hiervan selecties maken.

Het rapport “Uren: per dossier- en relatiecategorie” geeft u een duidelijk overzicht van de verdeling van het aantal gewerkte uren over de verschillende categorieën en/of rechtsgebieden.

Naast dossiercategorieën kunt u ook gebruikmaken van relatiecategorieën. Zo kunt u uw zakelijke cliënten bijvoorbeeld indelen in de categorieën “MKB” en “groot bedrijf”. Of een categorie hanteren voor het type bedrijf, bijvoorbeeld hovenier, agrariër, softwareleverancier, banketbakker etc. Het staat u vrij zoveel categorieën in te voeren als u zelf wilt.

Om categorieën aan te maken volgt u onderstaande stappen:

Klik in Urios op Instellingen wijzigen
Ga naar Relaties of Dossiers en vervolgens naar Categorieën.
Klik op de knop Invoeren om een nieuwe categorie toe te voegen.
Geef de gewenste naam in van de categorie en klik op Opslaan.

Nu ziet u de categorie verschijnen in de tabel. U kunt zoveel categorieën aanmaken als u zelf wilt.

Vervolgens kunt u uw dossiers en/of relaties van een categorie voorzien.

Open de relatie of het dossier middels dubbelklik. U komt dan in het “Relatie bewerken” of het “Dossier bewerken” scherm terecht. U zult zien dat er nu een invoerveld beschikbaar is waar u een selectie kunt maken uit de door u ingevoerde categorieën.

Relaties samenvoegen of verwijderen

Relaties samenvoegen

Heeft u dezelfde relatie twee keer ingevoerd? Of gaan bijvoorbeeld twee bedrijven samen verder onder één naam? Dan kunt u deze relaties samenvoegen.

Ga naar het tabblad Relaties.
Zoek de relaties op die u wilt samenvoegen.
Selecteer beide relaties die u wilt samenvoegen.
Klik aan de rechterkant bij het kopje ‘Opdrachten’ op Relaties samenvoegen.
Kies welke gegevens leidend zijn. Klik op de groene pijl rechts van het veld dat moet worden meegenomen.
Klik op Opslaan om de relaties samen te voegen.

Relatie verwijderen

Als de wettelijke bewaartermijn is verstreken of als u bijvoorbeeld foutief een relatie heeft ingevoerd, kunt u deze verwijderen.

Wees u er wel van bewust dat deze relatie dan echt is verwijderd en niet meer is terug te halen.

Ga naar het tabblad Relaties.
Zoek de relatie op die u wilt verwijderen.
Klik aan de rechterkant bij het kopje ‘Opdrachten’ op Relatie verwijderen.
1. Als er nog lopende dossiers voor deze relatie zijn, krijgt u de melding ‘Nog niet alle dossiers voor relatie XXX zijn gearchiveerd’. Dit dient u eerst te doen alvorens u een relatie verwijdert. Een andere optie is deze relatie te ontkoppelen van het lopende dossier. Dit doet u door het dossier te openen, bij tabje Partijen te klikken op de relatie die u wilt ontkoppelen en vervolgens te klikken op Ontkoppel relatie.
2. Als er geen lopende dossiers meer zijn voor deze relatie krijgt u de melding ‘Weet u zeker dat u relatie XXX wilt verwijderen?’. Kies hier ‘Ja’.

De betreffende relatie is nu verwijderd.

De fase van een dossier wijzigen

Dossiers sluiten

Als uw werkzaamheden in een dossier zijn afgerond en er alleen nog gedeclareerd hoeft te worden, kunt u een dossier sluiten.

Ga naar tabblad Dossiers.
Zoek het dossier op dat u wilt sluiten via de zoekbalk rechtsboven.
Selecteer het dossier dat u wilt sluiten.
Klik aan de rechterkant bij het kopje ‘Opdrachten’ op Sluiten / archiveren.
Klik op Dossier sluiten.

Het dossier krijgt direct de status ‘Gesloten’ en is bij de Dataselectie te vinden bij ‘Fase: (alle)’, ‘Fase: gesloten’ en ‘Fase: niet gearchiveerd’.

Dossiers archiveren

Als uw werkzaamheden in een dossier zijn afgerond en u hoeft hier geen werkzaamheden meer voor te verrichten, kunt u een dossier archiveren.

Ga naar het tabblad Dossiers.
Zoek het dossier op dat u wilt archiveren via de zoekbalk rechtsboven.
Selecteer het dossier dat u wilt archiveren.
Afhankelijk van de huidige fase van het dossier ziet u de volgende opties aan de rechterkant bij het kopje ‘Opdrachten’.
1. Voor dossiers waarvan de huidige fase ‘lopend’ is: Sluiten / archiveren.
2. Voor dossiers waarvan de huidige fase ‘gesloten’ is: Archiveren / heropenen.
  Klik op een van deze opdrachten en vervolgens op Dossier archiveren.
Nu wordt gecontroleerd op openstaande…
- voorschotten
- verschotten
- derdengelden
- declaraties
- agenda-items
Staat er nog iets open wat moet worden afgehandeld? Dan kunt u op Annuleren klikken. Anders klikt u op Archiveren. Daarnaast kunt u direct de archiefdatum en de bewaartermijn opgeven. Deze informatie kunt u op een later moment gebruiken voor het vernietigen van dossiers waarvan de bewaartermijn is verstreken.
Is het bewaartermijn voor vrijwel alle dossiers hetzelfde? Dan kunt u een standaard bewaartermijn instellen.
1. Klik op Instellingen wijzigen.
2. Ga naar Dossiers > Voorkeuren.
3. Bij het kopje ‘Bewaartermijn’ kunt u een standaard bewaartermijn in jaren opgeven (het minimum is 5 jaar). U kunt deze bewaartermijn altijd aanpassen voor een specifiek dossier als u deze archiveert.

Het dossier krijgt nu de status ‘Gearchiveerd’ en is bij de Dataselectie te vinden bij ‘Fase: (alle)’ en ‘Fase: gearchiveerd’.

Dossiers heropenen

Heeft u een dossier gesloten of gearchiveerd en blijkt u toch nog wat werkzaamheden te moeten verrichten in dit dossier? Dan kunt u een dossier heropenen.

Ga naar het tabblad Dossiers.
Zorg dat, aan de rechterkant, het filter ‘Fase’ bij het kopje ‘Dataselectie’ respectievelijk gesloten of gearchiveerde dossier toont.
Zoek het dossier dat u wilt herleven via de zoekbalk rechtsboven.
Selecteer het dossier dat u wilt herleven.
Afhankelijk van de huidige fase van het dossier ziet u de volgende opties aan de rechterkant bij het kopje ‘Opdrachten’.
1. Voor dossiers waarvan de huidige fase ‘gesloten’ is: Archiveren / heropenen.
2. Voor dossiers waarvan de huidige fase ‘gearchiveerd’ is: Vernietigen / heropenen.
  Klik op een van deze opdrachten en vervolgens op Dossier heropenen.

Het dossier is nu weer actief/lopend.

Dossiers vernietigen

Als de bewaartermijn van een dossier is verstreken, kunt u het dossier in Urios vernietigen.

Doordat u de archiefdatum en bewaartermijn moet invoeren bij het archiveren van een dossier, kunt u hiervan later een handig overzicht uitdraaien via het rapport ‘Dossier: Vernietigingslijst’. Dit rapport biedt een overzicht van dossiers waarvan de bewaartermijn is verstreken en van dossiers waarbij geen archiefdatum is opgegeven.

Vervolgens kunt u de te vernietigen dossiers opzoeken via het tabblad Dossiers. Als u hier een gearchiveerd dossier selecteert verschijnt onder het kopje Opdrachten de optie Vernietigen / heropenen. Op het moment dat u hier op klikt, krijgt u de optie om het dossier te vernietigen of te heropenen. Kies voor Dossier vernietigen.

Er verschijnt nu een controlescherm. Hier kunt u de dossierinformatie nalopen en besluiten of u het dossier definitief wilt vernietigen. Om het vernietigen definitief te maken dient u een bevestigingscode over te typen die onderaan het scherm in beeld verschijnt. Klik hierna op Vernietigen.

Belangrijk: Urios verwijdert de inhoud van uw dossiermappen niet. U dient de verwijdering van dossiermappen op uw opslaglocatie zelf op te nemen in uw workflow.

Toevoegingen administreren

Indien u een cliënt bijstaat die recht heeft op een toevoeging, kunt u dit eenvoudig administreren in Urios. U kunt bij het aanmaken van een nieuw dossier direct uw relaties invoeren/toevoegen en dan aangeven of de cliënt recht heeft op een toevoeging. U kunt deze status altijd achteraf wijzigen, mocht de toevoeging worden afgewezen of ingetrokken.

Cliënt aanmerken met toevoeging bij een bestaand dossier

In Urios, zoek het dossier op waarin u de toevoeging wilt administreren, bijvoorbeeld middels de zoekbalk rechts bovenin.
Dubbelklik op het dossier om in het “Dossier bewerken”-scherm te komen.
Ga naar tabje Partijen.
Klik op de relatie de recht heeft op een toevoeging.
Kies bij ’’ voor ‘ja’.
Klik op Opslaan.

Toevoeging aanvragen / Mijn RvR-export

Urios biedt u de mogelijkheid cliëntgegevens vanuit Urios te exporteren en deze in te lezen in Mijn RvR als conceptaanvraag. Hiervoor is het een vereiste om de geboortedatum van de cliënt in te voeren.

Onder het tabje Toevoeging in het “Dossier bewerken”-scherm ziet u de knop Export XML voor Mijn RvR. Deze knop is beschikbaar voor de formuliertypen civiel/bestuur, asiel, straf en vreemdelingen.
De bestandsnaam wordt automatisch voor u gegenereerd. Sla het bestand op, op een voor u handige locatie (zie ook Formulieren direct opslaan in een map.
Log in op Mijn RvR.
Kies in het linker menu Upload Concept(en) (1).
Zoek het exportbestand op dat u wilt importeren.
Op de Startpagina / Concept(en) (2) ziet u de relatie erbij staan. De gegevens die in Urios bekend zijn staan hier ingevuld.

Andere formuliertypen

Voor andere toevoegingsformuliertypen is het mogelijk om direct vanuit Urios een Word- of pdf-bestand te genereren. Hierin wordt direct de informatie ingevuld die reeds bekend is in Urios. Overige informatie kunt u handmatig aanvullen.

Het gaat om de volgende formulieren:

milieurecht (Word)
AA-/VA-procedure (pdf)
internationale kinderontvoering (pdf)
tijdelijk huisverbod (pdf)
lichte advies toevoeging (LAT) (pdf)
mediation mutatie (pdf)
mediation (pdf)

Formulieren direct opslaan in een map

U kunt instellen dat uw aanvraagformulieren direct wilt opslaan in een specifieke map of dat u altijd de vraag wilt krijgen waar u deze wilt opslaan.

In Urios, klik aan de linkerkant op Instellingen wijzigen
Ga naar Dossiers > Toevoegingsaanvragen
Kies bij het kopje Mijn RvR XML opslaan of u deze in een algemene map wilt opslaan of in een standaard submap van een dossier.
Kies bij het kopje RvR aanvraagformulieren (.pdf en .docx) opslaan of u altijd zelf de map wilt kiezen (‘altijd vragen’), of u het formulier in een algemene map wilt opslaan of in een standaard submap van een dossier.
Klik op Opslaan en Sluiten.

Toevoeging administreren

Ga naar tabje Toevoeging en vul de benodigde gegevens in, waaronder het toevoegingsnummer, de status van de toevoeging en de tijdgrens. De velden zijn niet verplicht. U kunt deze ook openlaten als er nog gegevens ontbreken. Als u klaar bent klikt u op Opslaan.

Op het moment dat u tijd schijft op deze toevoeging, krijgt u een melding bij overschrijding van deze tijdgrens.

Handig (1): de vergoedingen die u op deze pagina invoert worden automatisch meegenomen op de declaratie(s).
Handig (2): met de module Documentenbeheer is het mogelijk Word- en pdf-aanvraagformulieren automatisch te vullen met de gegevens uit het tabje Toevoeging bij het dossier. Dit geldt voor de Formuliertypen Milieurecht, AA-/VA-procedure, internationale kinderontvoering, tijdelijk huisverbod en lichte advies toevoeging (LAT), mediation mutatie en mediation.

Op tabblad Dossiers kunt u zien welke dossiers als toevoeging zijn aangemerkt. Het is niet nodig een speciaal tariefbeleid aan te maken voor toevoegingszaken. U schrijft gewoon uw uren tegen uw normale tarief. Mocht de toevoegingsaanvraag worden afgewezen of ingetrokken, kunt u alsnog een honorariumnota voor de cliënt opmaken.

Tijdregels koppelen aan een toevoeging

Het is mogelijk om tijdregels te koppelen aan een toevoeging. Bij het invoeren van een nieuwe tijdregel kunt u bij het veld ‘Toevoeging’ de gewenste toevoeging selecteren. Urios selecteert automatisch de meest recente toevoeging.

Vervolgens kunt u met het toevoegingsrapport ‘Uren en tijdgrens’ snel per dossier en toevoeging zien wat de ingevulde tijdgrens is en hoeveel uur u al heeft besteed. U vindt dit rapport via de knop aan de linkerkant Rapport maken > Toevoeging.

Urenstaat

Onder andere voor het aanvragen van een bewerkelijke zaak kan het handig zijn om een simpele urenstaat te hebben die de gewerkte uren in de toevoeging toont. De urenstaat bevat alleen de kolommen Datum, Medewerker, Omschrijving en Tijdsduur.

Klik in Urios op de knop Rapport maken.
Klik vervolgens op de knop Toevoegingen en daarna op Urenstaat.
Selecteer het betreffende dossier uit de lijst en geef een periode op.
Tijdregels met omschrijving “reistijd” worden niet getoond in de hoofdtabel. De vinkjes “Print reistijd” en “Print reisafstanden” tonen de reistijd en/of eventuele kilometers in een aparte extra tabel.
De urenspecificatie verschijnt in concept in uw scherm. Vanuit hier kunt u de urenstaat ook opslaan als pdf of afdrukken.

Wilt u alleen de reistijd en -afstanden afdrukken van een bepaald dossier, zonder de uren? Dan bestaat hiervoor het rapport Reistijd en -afstanden, te bereiken via de knop Rapport maken > Toevoegingen.

Declareren in een toevoegingszaak

Zie hiervoor het hoofdstuk Declareren – Toevoegingsdeclaratie maken.

Toevoeging uitsplitsen naar grootboekrekening

Bij de koppeling/export naar boekhouding kunt u aangeven op welke grootboekrekeningen de verschillende toevoegingsposten geboekt moeten worden.

Uren- en bedragmelders

Voor ieder type dossier kunt u in Urios een urenmelder of bedragmelder instellen. Voor een toevoegingsdossier kan het handig zijn om tijdig een bewerkelijke zaak aan te kunnen vragen, maar ook voor betalende zaken kan het makkelijk zijn om tijdig te weten of u met de afgesproken uren toekunt. U kunt bijvoorbeeld het voorschot als honorariummelder instellen. Zo bent u er op tijd van op de hoogte als het voorschot (bijna) is opgebruikt.

Ga naar tabblad Dossiers en zoek het dossier op waarvoor u een urenmelder wilt instellen. Dubbelklik op het dossier om het dossier te openen.
Open het tabje Urenmelder. Via de knop Urenmelder invoeren kunt u een melder invoeren in Urios. U kunt meerdere urenmelders voor één dossier opgeven. Wanneer het aantal uren of het bedrag is bereikt, krijgt u desgewenst automatisch een melding van Urios.

Koppeling met Split-Online

Vanuit Urios kunt u eenvoudig een nieuw dossier aanmaken in Split-Online: een veelgebruikt programma om alimentatieberekeningen in uit te voeren. Als u een abonnement heeft bij Split-Online hoeft u veel gegevens die u al heeft ingevoerd in Urios bij het aanmaken van uw nieuwe dossier, niet meer opnieuw in te voeren in Split-Online.

Om gebruik te kunnen maken van deze koppeling, heeft u de API-key nodig van uw Split-Online-account.Deze dient u eenmalig in Urios te voeren. Deze key is uniek voor u als klant, zodat u direct kunt inloggen op uw eigen omgeving bij Split-Online. Deze API-key kunt u vinden in uw Split-Online-omgeving.

Doorloop de volgende stappen om de koppeling in te stellen.

Koppeling activeren

Log in bij Split-Online.
Ga naar Overig > Gegevens wijzigen. Scrol omlaag tot de sectie Koppelingen naar andere systemen. Hier vindt u de benodigde API-key, die u kunt kopiëren.
Ga in Urios naar Instellingen wijzigen, Koppelingen > Split-Online Alimentatie.
Plak hier de API-key in het daarvoor bestemde veld.
Klik op Test API Key. U zou nu de volgende melding moeten krijgen: Uw API-key voor Split-Online werkt correct.
Klik op Opslaan en Sluiten om het instellingenscherm te sluiten.

Dossier aanmaken bij Split-Online vanuit Urios

Zoek op het tabblad Dossiers het dossier op dat u wilt aanmaken in Split-Online.
Open dit dossier middels dubbelklik.
Open het tabje Alimentatie, helemaal rechts in het scherm.
Hier kunt u aangeven welke ‘rol’ uw partijen spelen in dit dossier. U kunt ook de kinderen opgeven en deze gegevens exporteren naar Split-Online. Daarvoor is het wel noodzakelijk dat u de kinderen invoert als een aparte partij in uw dossier.
Klik op de knop Maak dossier in Split-Online.
U komt nu automatisch terecht bij uw nieuwe dossier in Split-Online.

Andersom zijn rapporten en berekeningen die u aanmaakt in Split-Online ook terug te vinden in Urios op het tabje Alimentatie bij het betreffende dossier.

VoIP bellen vanuit Urios

Urios kan aan bijna elke VoIP-telefooncentrale gekoppeld worden indien de juiste software op uw computer is geïnstalleerd.

Uitgaande gesprekken

Instellen

Klik in Urios op Instellingen wijzigen.
Ga naar instellingenscherm Koppelingen > VoIP en vink onder het kopje Uitgaande gesprekken de juiste software aan. Uw VoIP-aanbieder en/of systeembeheerder kan u hierbij assisteren. Bij de meeste VoIP-aanbieders volstaat het gebruik van het standaard tel:-protocol.
Sluit Urios af en start Urios opnieuw op.

Bellen

In versie 2024.1 en nieuwer

Open de relatie of het dossier.
Op het eerste tabje ‘Overzicht’ ziet u de telefoonnummers onderstreept staan. Mocht het nummer niet onderstreept zijn, controleer dan de instellingen op instellingenpagina Koppelingen > VoIP.
Klik op het linkje met het nummer dat u wilt bellen.
Uw eigen toestel gaat rinkelen. Neem deze op.
Vervolgens gaat uw toestel bellen naar het gekozen nummer.

U kunt ook rechtstreeks vanuit de ‘Samenvatting’ op tabblad Relaties op een telefoonnummer klikken.

In versie 2023.2 en ouder

Op het tabblad Relaties ziet u een opdracht Bellen met VoIP. Mocht u deze opdracht niet zien, controleer dan het instellingenscherm van Urios, Koppelingen > VoIP.
Klik op deze opdracht en klik vervolgens op het te bellen nummer.
Uw eigen toestel gaat rinkelen. Neem deze op.
Vervolgens gaat uw toestel bellen naar het gekozen nummer.

Automatische stopwatch

Indien gewenst kunt u automatisch een stopwatch laten starten zodra u een telefoongesprek begint.

Klik in Urios op Instellingen wijzigen.
Ga naar pagina Tijdregels > Stopwatch.
Vink in het vak Automatisch starten het vakje bij bellen aan.

Inkomende gesprekken

Urios kan een schermpje tonen zodra iemand u belt. Daarin toont Urios wie er belt en welke dossiers aan deze relatie verbonden zijn. Vanuit dit scherm kunt u direct het dossier of de relatie in Urios openen.

Daarnaast kunt u vanuit dit scherm ook de stopwatch starten. Zo registreert u direct uw tijd en heeft u de mogelijkheid om telefoonnotities te typen en op te slaan bij de betreffende tijdregel.

Om dit scherm te starten moet u uw VoIP-leverancier vragen hoe dit in te stellen. Bij het inkomende gesprek moet de volgende opdrachtregel worden uitgevoerd.

"C:\Program Files (x86)\UriosClient\UriosPhoneHelper.exe" "TELEFOONNUMMER"

Waar in plaats van TELEFOONNUMMER het bellende nummer wordt ingevuld. Dit gebeurt meestal met een code die gedocumenteerd staat in de handleiding van de VoIP-software.

Opties voor inkomende gesprekken

In Urios kunt u aangeven wanneer het schermpje voor inkomende gesprekken getoond wordt en wanneer het gesloten wordt. Deze instellingen vindt u in het instellingenscherm Koppelingen > VoIP, onder het kopje ‘Inkomende gesprekken’.

Hier geeft u aan na hoeveel seconden het schermpje waarop het inkomende gesprek wordt getoond automatisch wordt gesloten. Zo hoeft u deze niet zelf weg te klikken en heeft u weer snel zicht op uw hele scherm.

Omdat het erg storend kan zijn om bij elk inkomend gesprek de pop-up te zien kunt u in het instellingenscherm ook aanvinken dat u het scherm alleen wenst te zien voor bijvoorbeeld uw eigen dossiers, of als ondersteuner alleen voor de dossiers van de advocaten voor wie u werkzaam bent.

Instructies voor HIPIN software

De volgende instructies zijn voor het gebruik van de HIPIN-software.

Klik in Windows rechtsonder met de rechtermuisknop op het pictogram van HIPIN (rood of groen bolletje).
Kies in het menu voor Configuratie (of Configuration).
Klik onder Algemeen (General) op Gebeurtenissen (Events).
Klik op de knop Toevoegen (Add). Er verschijnt een nieuw scherm.
Kies bij Gebeurtenis voor In gesprek: Rinkelend.
Kies bij Richting voor Ink. (inkomend).
Kies bij Gesprekken voor Extern.
Klik bij Programma op de bladeren knop “…” en blader naar:
C:\Program Files (x86)\UriosClient\UriosPhoneHelper.exe
Type bij Parameters %Call\CallerContact\Tel%
(dus CallerContact tussen de backslashes, en niet “Contact gegevens beller” zoals het scherm aangeeft).
Klik op OK.

Export voor Mailchimp

Het is mogelijk om een e-mailexport te maken speciaal voor Mailchimp.
In deze export staan de voornaam + achternaam of bedrijfsnaam en het e-mailadres van de relatie.

Stap 1. Export maken voor e-mailing

In Urios, ga naar tabblad Relaties.
Maak een selectie van de relaties van wie u de gegevens wilt exporteren naar Mailchimp.
Klik aan de rechterkant onder het kopje Opdrachten op Exporteer voor mailing.
Kies of u alleen de geselecteerde regels wilt exporteren of alle regels die zichtbaar zijn op het tabblad.
Klik op e-mailing (bijv. Mailchimp).
Geef het bestand een herkenbare naam (bijv. Export voor nieuwsbrief Mailchimp) en sla het bestand op als .csv (automatisch). Onthoud op welke locatie u dit bestand opslaat.

Stap 2. Importeren in Mailchimp

Ga naar Audience > All contacts.
Klik in het menu dat verschijnt op Add contacts > Import contacts.
Kies voor de optie ‘Upload a file’ en klik op Continue.
Klik op Browse en zoek het bestand op en open deze.
Klik op Continue to organize.
Selecteer status ‘Subscribed’ en vink het hokje ‘Update any existing contacts’ aan. Dit voorkomt dat een e-mailadres er dubbel komt in te staan.
Klik op Continue to Tag. Contacten een tag geven is optioneel en u kunt dit ook later doen. Geef relaties bijvoorbeeld de tag ‘Nieuwsbrief, ’Kerstmailing’ of ‘Zakelijk’. Hierop kunt u vervolgens eenvoudig filteren bij het versturen van een e-mail vanuit Mailchimp.
Controleer of Mailchimp de velden Voornaam (Firstname), Achternaam (Lastname) en E-mailadres (emailadres) goed uitleest. Als dit klopt, klikt u op Finalize Import. Wijzig anders eenvoudig de code van het veld met het dropdownmenu erboven.

Stap 3. Import controleren

Als u teruggaat naar Audience > All contacts ziet u hier de contacten die u zojuist heeft geïmporteerd. Door aan de rechterkant op het vergrootglas (zoeken) te klikken, kunt u steekproefgewijs een aantal e-mailadressen controleren.