Rapporten

Gebruik en instellen

Rapporten kunnen veel inzicht geven in hoe u, uw kantoor of uw medewerkers presteren of hun tijd gebruiken. Rapporten zijn beschikbaar in Urios Plus, of in Urios Standaard met module Rapporten.

Rapport maken / openen

Klik in Urios in het linkermenu op Rapport maken. Kies vervolgens voor Managementrapporten. Mocht de knop Managementrapporten niet zichtbaar zijn, controleer dan in het instellingenscherm Kantoor > Modules of de module Managementrapporten is aangevinkt.

Wachtwoord instellen

De rapporten bevatten veel kantoorgevoelige informatie. Daarom wilt u deze data mogelijk niet voor iedereen beschikbaar maken. U kunt als volgt een wachtwoord instellen:

  1. Klik in Urios op Instellingen wijzigen.
  2. Ga naar pagina Kantoor > Modules.
  3. Klik op de knop Zet wachtwoord op managementrapporten.
  4. Type tweemaal het wachtwoord in dat u wilt gaan gebruiken.

Mocht het wachtwoord vergeten zijn, en niemand op kantoor dit meer weten. Bel dan onze helpdesk om het wachtwoord te verwijderen.

Terminologie

Tijdschrijver en dossiereigenaar

Bij veel rapporten wordt expliciet het woord “tijdschrijver” of “dossiereigenaar” gebruikt.

Tijdschrijvers zijn de personen/advocaten waarop de tijdregels staan. Dus normaal gesproken diegene die het werk verzet hebben.

Dossiereigenaren zijn de personen/advocaten op wiens naam het dossier staat.

Honorarium en omzet

Honorarium omvat alleen gedeclareerd honorarium. Niet nog te declareren uren. Honorarium bevat de vergoeding voor uw werkzaamheden. Niet verschotten of voorschotten. Honorarium is altijd exclusief btw en exclusief kantoorkosten. Tenzij anders vermeld.

Voor omzet volgen wij de terminologie van de Belastingdienst en boekhouders. Dit omvat alles dat gefactureerd is exclusief btw. Omzet omvat dus naast honorarium ook verschotten, voorschotten en kantoorkosten.

Omzet verdelen over medewerkers

Bij verschillende honorarium-rapporten wordt omzet verdeeld over verschillende tijdschrijvers. Dit gebeurt bijvoorbeeld op de volgende rapporten:

  • Honorarium: Geïncasseerd honorarium op betaaldatum
  • Honorarium: Per dossier en medewerker
  • Honorarium: Per dossiercategorie op declaratiedatum
  • Honorarium: Per tijdschrijver op declaratiedatum

Honorarium dat gebaseerd is op uurtarieven is eenvoudig over de verschillende tijdschrijvers te verdelen. Stel advocaat A heeft 3 uur à 200 euro per uur, en advocaat B heeft 4 uur à 180 euro per uur dan staat er in het rapport voor advocaat A 600 euro (3 x 200) en voor advocaat B 720 euro (4 x 180).

Kortingen en honorarium gebaseerd op vaste prijzen, toevoegingen, insolventies etc. wordt anders verdeeld. De verdeling van deze honoraria is handmatig aan te passen op het tabblad Declaraties middels de opdracht “Verdeel omzet”.

  1. Ga naar tabblad Declaraties.
  2. Selecteer de declaratie waarvan u de omzetverdeling wenst aan te passen.
  3. Klik rechts op de opdracht Verdeel omzet.
  4. Voer de bedragen die de verschillende medewerkers toekomen in. Zorg ervoor dat het bedrag Nog te verdelen op 0 komt. Bij kortingen en bij credit nota’s zal het om negatieve bedragen gaan.
  5. Klik op Opslaan.

In de volgende gevallen wordt tijdens het declareren de volgende standaard verdeling ingevoerd. Zoals hierboven beschreven kunt u hier handmatig per declaratie van afwijken.

  • Bij insolventies wordt er op basis van de Recofa richtlijnen uitgerekend het honorarium per medewerker uitgerekend zonder limiet door onvoldoende boedel. Deze verhouding wordt gebruikt voor de omzet verdeling van de nota aan boedel.
  • Bij een vaste prijs nota wordt, indien er op dezelfde declaratie ook uren wordt gespecificeerd/afgeboekt, op basis van deze uren een verdeling gedaan. Stel er staat 3 uur op naam van advocaat A en 4 uur op naam van advocaat B, dan komt 3/7 van de vaste prijs op naam van A, en 4/7 op naam van B.
  • Bij kortingen wordt de verhouding van het honorarium op basis van uurtarief gebruikt.

Bij andere nota’s zoals toevoegingen komt de omzet op naam van de dossiereigenaar.

Specificatie bij rapport

Mocht u zich afvragen hoe Urios tot bepaalde bedragen in het rapport is gekomen dan is het handig om de specificatie aan te zetten. Veel rapporten bieden een vinkje “Specificatie”. Als die is aangevinkt worden er extra tabellen met de onderliggende data toegevoegd aan het rapport zodat u zelf kunt zien/narekenen hoe Urios op de getoonde bedragen is gekomen.

Boekhouding

Onderhanden werk

Rapport is handig voor uw boekhouder bij het opstellen van uw jaarrekening.

Debiteuren

Oninbare en deels oninbare declaraties

Dit rapport toont alle declaraties die geheel of deels oninbaar zijn gezet. De Vanaf en Tot en met datum hebben betrekking op de declaratiedatum.

Ontvangen betalingen

Dit rapport toont alle ontvangen betalingen in de opgegeven periode. Dit rapport kan handig zijn om de betalingen in Urios te vergelijken met het bankboek.

LET OP: Bij gebruik van live-koppelingen met uw boekhoudsysteem is dit rapport niet accuraat omdat alle afboekingen als betalingen in Urios komen te staan.

Openstaande declaraties (bellijst)

Lijst van alle relaties (debiteuren) waarvoor declaraties langer dan een ingegeven aantal dagen open staan. Het rapport toont openstaande declaraties, deelbetalingen en herinneringen.

Openstaande voorschotten

Dit rapport toont alle relaties aan wie een voorschotnota is verstuurd en waarvan het voorschot nog niet, of nog niet volledig is gebruikt. Alle bedragen zijn inclusief btw en eventuele kantoorkosten.

Saldo op specifieke datum

Dit rapport toont de debiteurenstand op de ingegeven datum. Dit rapport kan erg handig zijn voor de jaarafronding, of om het debiteurensaldo van de boekhouder te vergelijken met de stand in Urios.

Derdengeld

Deze rapporten zijn alleen beschikbaar indien u de module Derdengeldadministratie gebruikt.

Dossiers met openstaand saldo

Toont een lijst met alle dossiers en saldo waar het saldo in de derdengeldrekening niet nul is.

Mutaties over alle dossiers

Dit rapport toont alle ontvangen en doorbetaalde derdengelden in de gekozen periode van alle dossiers.

Mutaties voor één dossier

Dit rapport toont alle ontvangen en doorbetaalde derdengelden van het gekozen dossier.

Dossier

Dossierlijst met extra velden

Toont een voor alle dossiers in geselecteerde categorieën de extra velden en ingevulde waarden.

Nieuwe dossiers per maand

Dit rapport toont op basis van de eerste activiteit in een dossier hoeveel nieuwe dossiers er per maand zijn aangenomen.

Relaas

Toont alle partijen, tijdregels, bestandsnamen en memo’s van het gekozen dossier.

Slapende dossiers

Toont dossiers waar voor een langere periode geen tijd in is geschreven. Dit rapport kan worden gebruikt voor het bewaken van de voortgang en/of het archiveren van dossiers.

Uren- en bedragmelders

Dit rapport toont alle uren- en bedragmelders in alle niet-gearchiveerde dossiers.

Uren, honorarium en verschotten

Toont alle geschreven uren, honorarium en verschotten van het geselecteerde dossier.

Vaste-prijs-dossiers met uren na declaratiedatum

Dit rapport toont alle vaste-prijs-dossiers waarop uren zijn geschreven na de laatste honorariumdeclaratie.

Vaste-prijs-dossiers met uren per tijdschrijver

Toont alle vaste-prijs-dossiers met alle uren per dossier gespecificeerd naar tijdschrijver.

Voorblad

Dossiervoorblad met dossier- en relatiegegevens.

Faillissementen

Onderhanden werk

Dit rapport toont alle lopende insolventiezaken met samengevat hoeveel uur en salaris er al is verzocht en hoeveel uur en salaris er nog te verzoeken is.

Het rapport is gebaseerd op de ingevoerde tijdregels, salarisverzoeken en beschikbaar boedelactief. Uren die in de periode van een salarisverzoek vallen zijn niet meer onderhanden en worden getoond in de kolom “Al verzocht”. De overige uren, die nog niet op een salarisverzoek staan, staan in de kolom “Nog te verzoeken”.

De financiële berekening is een vereenvoudiging en gebaseerd op de ervaringsfactor en uurtarieven van het huidige jaar. Het bedrag komt dus voor de uren van voorgaande jaren iets hoger uit dan het daadwerkelijk zou moeten zijn. De kolom “Factor” laat de gebruikte factor voor de berekening zien.

De kolom “Schatting waarde” is de (niet afgeronde) tijdsduur uit “Nog te verzoeken”, vermenigvuldigd met de factor uit kolom “Factor” en de het basisuurtarief van het huidige jaar. Zoals reeds hierboven uitgelegd komt de schatting daarmee voor uren uit voorgaande jaren te hoog uit.

De “Totaal” regel toont het totaal aantal reeds verzochte uren, nog te verzoeken uren en waarde schatting van het dossier. Onder het totaal wordt hieraan toegevoegd de ongespecificeerde verschotten en de btw. Indien er onvoldoende beschikbaar boedelactief is wordt het totaal verlaagd en blijft er een “Totaal nog te verzoeken” over.

Indien er onvoldoende boedelactief is, en het “Totaal nog te verzoeken” wel positief is, dan volgt er nog een specificatie van hoe dit beschikbaar boedelactief over de verschillende medewerkers wordt verdeeld. Deze verdeling is na rato van de “Schatting waarde”.

Betreft de niet gespecificeerde verschotten. De berekening hangt af van de instellingen op instellingenpagina Declaraties > Insolventies. Niet alle rechtbanken in Nederland hanteren dezelfde rekenmethode.

Bovenaan het rapport vindt u een totaalsamenvatting.

Uren

Toont alle uren voor lopende faillissementen per curator (dossiereigenaar) uitgesplitst naar status (gedeclareerd, verzocht, op verslag, open).

Honorarium

Geïncasseerd honorarium op betaaldatum

Dit rapport toont voor de geselecteerde medewerkers en periode het totaal geïncasseerde honorarium onderverdeeld per maand waarin de betaling plaatsvond en is gesplitst naar honorarium soort, zoals op uurtariefbasis, op vaste-prijs-basis, in insolventiedossiers en in toevoegingsdossiers. Dit rapport is exclusief verschotten en btw. Daarnaast kunt u er zelf voor kiezen of u omzet uit voorschotten wel of niet meeneemt in dit rapport.

LET OP: Bij gebruik van live-koppelingen met uw boekhoudsysteem is dit rapport niet accuraat omdat alle afboekingen als betalingen in Urios komen te staan.

Maand-Jaar rapportage per tijdschrijver

Dit rapport toont het gerealiseerde honorarium plus het nog te realiseren honorarium per maand waarin gewerkt is. Werkt alleen voor betalende dossiers op basis van uurtarief en insolventiezaken. Dit rapport omvat geen cijfers voor toevoegingszaken, vaste-prijs-dossiers of abonnementen.

Per dossier

Honorarium per dossier gespecificeerd naar toevoeging, op uurbasis, vaste prijs etc. Datum (Vanaf en Tot en met) is op basis van declaratiedatum. Honorarium is exclusief btw, kantoorkosten etc.

Per dossier en medewerker

Dit rapport geeft inzicht in hoeveel omzet medewerkers in elkaars dossiers realiseren. U kunt hierbij zelf aanvinken van welke soorten omzet u deze rapportage wilt uitdraaien: betalend, toevoeging, insolventies en/of voorschot.

Per dossiercategorie op declaratiedatum

Dit rapport toont voor de geselecteerde medewerkers en periode het totaal gedeclareerde honorarium per maand gesplitst naar dossiercategorie. Dit rapport is exclusief btw en kantoorkosten.

Per dossiercategorie per tijdschrijver

Dit rapport toont het gedeclareerde honorarium per dossiercategorieën onderverdeeld per tijdschrijver.

Per tijdschrijver op declaratiedatum

Dit rapport toont voor de geselecteerde medewerkers en periode het totaal gedeclareerde honorarium per maand gesplitst naar honorarium op uurtarief basis, op vaste-prijs-basis, in insolventiedossiers en in toevoegingsdossiers. Dit rapport is exclusief btw en kantoorkosten.

Memo

Alle memo’s van één relatie

Dit rapport toont memo’s voor een gekozen relatie.

Cliëntenmemo’s

Dit rapport toont alle cliëntmemo’s die zijn ingevoerd.

Dossiermemo’s

Dit dossier toont de dossiermemo’s voor de gekozen dossierfase en dossiercategorie.

Tijdregelmemo’s voor één dossier

Dit rapport toont dossiermemo’s en tijdregelmemo’s voor een gekozen dossier.

Omzet

Eén relatie

Toont alle omzet voor één relatie gesplitst naar type omzet (honorarium, verschotten, voorschotten etc.).

Omzet en omzetbelasting

Rapport dat gebruikt kan worden ter ondersteuning van de btw-aangifte. Let er op dat dit rapport alleen declaraties / verkoopfacturen en verschotten (voorbelasting) laat zien die in Urios zijn ingevoerd. Dit is geen volledige weergave van uw boekhouding.

Omzet over datumgrens

Dit rapport bevat alle omzet die is gebaseerd op tijdregels of verschotten die op of na de gekozen datumgrens zijn gedeclareerd maar voor deze datum zijn gerealiseerd. Dit rapport bevat geen omzet op basis van vaste-prijs-afspraken, toevoegingen of voorschotten. Dit rapport bevat niet nog te declareren activiteiten en verschotten.

Per maand

Omzet per maand. Hierbij is ook een tabel en grafiek voor de totalen zichtbaar.

Per relatie

Toont een rapport met de totale omzet (inclusief btw, verschotten, voorschotten etc.) per klant over de geselecteerde periode.

Per type omzet

Toont alle omzet in een opgegeven periode gesplitst naar type omzet (honorarium, verschotten, voorschotten etc.). Dit rapport kan bijvoorbeeld erg handig zijn bij het matchen van de omzet in het boekhoudpakket met de omzet in Urios.

Relatie

Declaraties en betalingen van één relatie

Dit rapport toont alle declaraties, (deel)betalingen en herinneringen voor een gekozen relatie.

Openstaande declaraties van één relatie

Dit rapport toont alle openstaande declaraties, deelbetalingen en herinneringen voor een gekozen cliënt.

Toevoegingenrapporten

Status aanvragen

Toont een lijst van alle niet-gearchiveerde dossiers waarin een toevoegingsaanvraag (toevoegingsnummer of datum aanvraag) is ingevuld.

Uren

Declarabel / niet-declarabel per tijdschrijver per dossier

Toont de uren die wel of niet declarabel zijn per tijdschrijver per dossier.

Nog te declareren uren per dossiereigenaar

Dit rapport toont alle dossiers waarin op dit moment uren te declareren zijn, inclusief het te declareren honorarium. Dit rapport is exclusief voorschotten, verschotten, eigen bijdrages, kantoorkosten en btw.

Nog te declareren uren per tijdschrijver

Dit rapport toont op dit moment te declareren uren, inclusief het te declareren honorarium. Bevat enkel uren voor betalende zaken op basis van een uurtarief. Niet opgenomen in dit rapport zijn insolventiedossiers, toevoegingen, vaste-prijs-dossiers en abonnementen. Dit rapport is exclusief voorschotten, verschotten, eigen bijdrages, kantoorkosten en btw.

Per dag per tijdschrijver

Dit rapport toont een tabel met voor elke geselecteerde tijdschrijver een kolom met de gewerkte uren per dag.

Per dossier en medewerker

Toont een lijst van alle dossiers waarin de opgegeven periode is gewerkt. En toont per dossier wie hoeveel uur in dit dossier heeft gewerkt.

Per dossier- en relatiecategorie

Dit rapport kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor de Nationale Nederlanden Jaaropgave. Het rapport toont de verdeling van de gewerkte uren in een bepaald jaar over de verschillende ingestelde categorieën.

Per maand per tijdschrijver

Dit rapport toont voor elke geselecteerde tijdschrijver een tabel met de gewerkte uren per maand. Per maand zijn de uren onderverdeeld naar betalend, toevoeging, insolventie etc.

Per tariefbeleid

Dit rapport toont het totaal aantal uren per maand uitgesplitst naar tariefbeleid.

Per week per tijdschrijver

Dit rapport toont voor elke geselecteerde tijdschrijver een tabel met de gewerkte uren per week. Per week zijn de uren onderverdeeld naar betalend, toevoeging, insolventie etc.

Urenstaat

Toont alle uren van het geselecteerde dossier in de opgegeven periode.

Weekrapport, uren per dag en dossier

Toont per tijdschrijver een weektabel met de uren per dag en dossier.

Wwft

Nog niet geïdentificeerde relaties

Dit rapport toont alle relaties van een dossier dat is gemarkeerd als “valt onder de Wwft” maar voor wie geen identificatiedocumenten zijn ingevoerd.