Tijdschrijven en tijdlijsten

Introductie

Urios is speciaal ontwikkeld om u op een eenvoudige manier tijd te laten registreren waarna u deze tijdregels simpel kunt declareren.  In deze praktische handleiding vindt u tips om uw tijdregels zo gemakkelijk mogelijk te kunnen registreren en declareren.

Invoeren middels invoerscherm, stopwatch of Web App

U kunt uw tijdregels in Urios invoeren middels:

• Het invoerscherm. Beschikbaar onder de knop Tijdregels invoeren.
• De Urios Stopwatch. Mits een standaard medewerker is ingevoerd bij Instellingen wijzigen > Kantoor > Medewerkers.
• De Web App. Speciaal ontworpen voor uw smartphone.

Standaard medewerker

Als u voornamelijk uw eigen tijd invoert of tijd voor één medewerker dan is het erg handig om uzelf of die persoon als standaard medewerker in te stellen in Urios. Voor het gebruik van de stopwatch is het noodzakelijk om een standaard medewerker in te stellen.

1. Klik in het hoofdmenu op Instellingen wijzigen.
2. Ga naar Kantoor > Medewerkers.
3. Boven de tabel ziet u een veld met keuzelijst genaamd “Standaard medewerker”.

Deze instelling wordt per computer/werkplek opgeslagen. Zo kunt u per computer een andere standaard medewerker instellen.

Invoerscherm

In Urios vindt u in het hoofdmenu links de knop Tijdregels invoeren. Deze knop opent het invoerscherm.

Sneller invoeren met Tab en Enter

Als u een veld heeft ingevoerd kunt u met de toetsen Tab en Enter op uw toetsenbord direct naar het volgende veld gaan. Zo heeft u niet per se uw muis nodig, waardoor het invoeren sneller gaat.

Datum

Standaard wordt in het veld Datum de datum van vandaag ingevuld, maar deze kunt u altijd aanpassen naar een andere datum. Klik hiervoor op het kalendericoontje en klik de gewenste datum aan of typ de gewenste datum in het veld.

De invoervolgorde is altijd dag-maand-jaar. U kunt spaties, streepjes of schuine strepen als scheider invoeren. Als u geen scheidingsteken gebruikt, is het wel noodzakelijk om de voorloopnullen en het jaartal in te vullen. De invoer 01112018 leidt tot datum 1 november 2018. In alle datumvelden in Urios kunt u eveneens gebruikmaken van de sneltoetsen Ctrl+; voor de datum van vandaag en Ctrl+Shift+; voor de datum van gisteren.

Dossier

Hier voert u het dossier in. Zodra u dit veld aanklikt verschijnt uw dossierlijst aan de zijkant van het scherm. Zodra u begint met typen wijzigt deze lijst naar de dossiers die deze volgorde van tekens bevatten. Dit hoeft niet per se het begin van een dossiernaam of het dossiernummer te zijn. Typt u “Ja” in, ziet u alle dossiers opkomen met deze lettercombinatie, bijvoorbeeld ‘De Jager’, ‘Jameson’ en ‘Vajana’. U kunt op beide manieren zoeken, net wat u handig vindt. U selecteert het dossier gemakkelijk met uw muis middels dubbelklik of door op enter of de tabtoets te drukken wanneer het dossier blauw gekleurd is. Met de pijl-omlaag-toets (↓) kunt u eenvoudig door de lijst met dossiers bladeren.

Medewerker (of standaard medewerker)

Indien in Urios een standaard medewerker is ingesteld dan wordt deze na het klikken op de knop Tijdregels invoeren direct ingevuld. Als er geen standaard medewerker is kiest u direct na het klikken op Tijdregels invoeren voor welke medewerker u tijd gaat schrijven.

De medewerker die is ingevuld kunt u in het veld Medewerker altijd nog wijzigen. Zo kunt u ook tijdregels invoeren voor andere medewerkers.

De standaard medewerker stelt u in het instellingenscherm in bij Kantoor > Medewerkers. Zie ook paragraaf Standaard medewerker.

Omschrijving en afkortingen

Voer hier uw werkzaamheden in, zoals u deze ook op de specificatie wilt tonen. Wanneer u in het dossier in een andere taal declareert, kunt u zelf de omschrijving van uw werkzaamheden vertalen. Naast het scherm verschijnt een lijst met afkortingen van veelvoorkomende werkzaamheden waaruit u een kunt kiezen.

U kunt afkortingen met elkaar combineren door puntkomma (;) als scheidingsteken te gebruiken. Zo wordt bc;td weergegeven als “bespreking cliënt; telefoon derde”. Tevens kunt u afkortingen aanvullen met een eigen omschrijving of zelf een omschrijving opgeven zonder gebruik te maken van deze lijst met afkortingen.

Bij het invoeren van de omschrijving kunt u een keuze maken uit de lijst met veelvoorkomende werkzaamheden. U kunt de standaard lijst van Urios gebruiken of zelf deze lijst aanvullen of opmaken. Volg hiervoor onderstaande stappen.

1. Klik op Instellingen wijzigen.
2. Ga naar Tijdregels > Afkortingen. U komt nu bij de lijst met reeds bestaande afkortingen.
3. Met de knop Invoeren kunt u zelf nieuwe afkortingen toevoegen. Naast lettercombinaties kunt u ook cijfers gebruiken. Tevens vult u hier de afwijkende factor in, indien van toepassing. Met de knop Verwijderen kunt u afkortingen die u niet gebruikt verwijderen uit de lijst. Met de knop Bewerken kunt een bestaande afkorting aanpassen.

Tijdschrijfgroep

Als in het veld Dossier een insolventiedossier is gekozen verschijnt onder het veld Omschrijving een extra veld Tijdschrijfgroep. Als u met de cursor in dit veld staat verschijnt er aan de rechterkant van het scherm een lijst met tijdschrijfgroepen waaruit u kunt kiezen.

Tijdsduur en tijdseenheden

Hier voert u in hoeveel tijd u voor deze tijdregel wilt schrijven. Afhankelijk van de tijdsinstelling kunt u uw tijd schrijven in minuten, tikken van 5 of 6 minuten of in decimale uren. De eenheid waarin u tijd wilt registreren kunt u instellen via Instellingen wijzigen > Tijdregels > Tijdseenheden.

Factor

Dit is een factor op het uurtarief dat in het gekozen dossier geldt. Bij het invoeren van uw tijdregels staat altijd een standaard factor weergegeven. Normaliter staat deze op 1.

Het is mogelijk de factor voor veelvoorkomende werkzaamheden waarvoor u een afkorting gebruikt aan te passen naar een nieuwe standaard. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om simpel administratief werk tegen een lagere factor te schrijven, bijvoorbeeld tegen 0,5 of 0,75. Afspraken op zondagavond zou u in theorie tegen factor 2 kunnen schrijven. Door op deze manier te werken met de factor kunt u eenvoudig enkele tijdregels laten afwijken van de standaard.

De factor kunt u ook gebruiken om tijdregels die u niet wilt doorberekenen aan uw cliënt wel op te nemen op de declaratie. Door de factor in zo’n geval op 0 te zetten, wordt de gespendeerde tijd wel getoond, maar niet doorbelast aan de cliënt. Bovendien ziet de cliënt op de specificatie wel dat u deze werkzaamheden heeft verricht, maar ziet hij dus ook dat het niet in rekening is gebracht.

Reiskilometers

Indien u voor het uitvoeren van uw werkzaamheden heeft moeten reizen en u uw reiskosten declareert, kunt u hier de bestemming en het aantal kilometers opgeven. Deze worden dan ook op de specificatie getoond. De kilometerprijs die u in rekening brengt kunt u instellen via Instellingen wijzigen > Kantoor > Tariefbeleid, kader Kilometervergoeding (helemaal onderin).

Tabje Memo

Hier kunt u extra (interne) informatie bij de tijdregel typen. Bijvoorbeeld telefoonnotities of aantekeningen van het gesprek met uw cliënt. Deze informatie wordt niet op de specificatie getoond.

Vervolgens kunt op het tabblad Tijdregels de kolom ‘Memo-tekst’ aanzetten, waarna u op dit tabblad kunt zoeken op de inhoud van deze memo’s.

Tabje Label

Als u labels heeft aangemaakt voor tabblad Tijdregels kunt u deze hier aanvinken. Bijvoorbeeld ‘on hold’.

Labels kunt u aanmaken via Instellingen wijzigen > Gebruikersinstellingen > Labels.

Opslaan & Doorgaan

Na het invoeren van de tijdregel kunt u kiezen voor Opslaan & Sluiten: de tijdregel wordt opgeslagen en het scherm afgesloten. Of voor of Opslaan & Doorgaan: de tijdregel wordt opgeslagen en Urios opent direct een nieuw, leeg, tijdschrijfscherm.

Handig: Met de sneltoets pijl-omhoog (↑) of met Ctrl+Tab herhaalt u de vorige invoer voor de velden Datum, Dossier, Medewerker en omschrijving. Dit maakt het mogelijk om eenvoudig meerdere tijdregels achter elkaar in te voeren voor eenzelfde dossier of met een afwijkende datum.

Inzicht recent ingevoerde tijdregels

Onderaan het scherm “Tijdregels invoeren” ziet u een kleine tabel staan. Dit is het hulpscherm voor recente invoer. Hierin worden de laatst ingevoerde tijdregels kort weergegeven, zodat u snel kunt zien wat u als laatste tijdregel heeft ingevoerd. Ziet u een foute invoer, dan kunt u vanuit deze lijst direct op de tijdregel dubbelklikken om deze te bewerken.

Tijdregels bewerken

Regels in één keer bewerken

Wilt u meerdere tijdregels annuleren, op naam van een andere medewerker zetten of misschien de factor aanpassen? In Urios kunt u eenvoudig meerdere tijdregels in één keer tegelijk bewerken, waardoor u aanpassingen snel kunt doorvoeren. Volg onderstaande stappen om dit te kunnen doen.

1. Op het tabblad Tijdregels zoekt u de regels op die u wilt bewerken. Dit kunt u doen met behulp van de Dataselectie aan de rechterzijde van het scherm. Door te filteren op dossiernaam, datum, gedeclareerd ja/nee etc. kunt u snel de regels die aangepast moeten worden oproepen. Ook kunt u gebruikmaken van het zoekveld rechts bovenin.
2. Selecteer de te bewerken tijdregels door op de bovenste regel te gaan staan, met de linkermuisknop op de regel te klikken en deze vervolgens vast te houden terwijl u de muis naar beneden beweegt. De regels die blauw worden zijn geselecteerd. Klikt u daarna rechts bovenin op “Tijdregels bewerken” en maak een keuze voor hetgeen u wilt aanpassen.

Stopwatch

Gebruik van de stopwatch

Door de stopwatch te gebruiken kunt u snel en eenvoudig uw tijd op een bepaald dossier boeken. Door middel van de kleine plus- (+) en min- (–) icoontjes boven de cijfers kunt u de tijd in de stopwatch makkelijk corrigeren. U kunt direct het betreffende dossier kiezen en een omschrijving van de tijdregel invoeren of selecteren uit de lijst.

Als in het veld Dossier een insolventiedossier is gekozen verschijnt onder het veld ‘Omschrijving’ een extra veld ‘Tijdschrijfgroep’. Als u met de cursor in dit veld staat verschijnt er een lijst met tijdschrijfgroepen waaruit u een keuze kunt maken.

Wanneer u klikt op Opslaan, wordt de tijd op het gekozen dossier geschreven.

Het is mogelijk meerdere stopwatches naast elkaar open te hebben. Als u/er een nieuwe stopwatch start terwijl de andere nog loopt, pauzeert Urios de voorgaande automatisch. Zo loopt er altijd maar één stopwatch tegelijk.

Om te voorkomen dat uw stopwatch achter een scherm verdwijnt, kunt u onderaan de stopwatch het hokje Altijd zichtbaar aanvinken. Ziet u dit hokje niet? Dat moet u waarschijnlijk de stopwatch uitklappen (driehoekje naar beneden ▼) om dit hokje in beeld te krijgen. Wanneer u dit hokje aanvinkt blijft de stopwatch altijd in beeld. U kunt deze makkelijk verplaatsen met uw muis, zodat deze niet in de weg staat.

De Urios Stopwatch heeft drie groottes: klein, normaal en groot. Standaard start de stopwatch in normale grootte.

• Wilt u de stopwatch vanuit normale positie verkleinen? Klik dan op het pijltje omhoog (▲). Hiermee is alleen nog de tijd in beeld.
• Wilt u de stopwatch vanuit normale positie vergroten? Klik dan op het pijltje naar beneden (▼). Hiermee wordt ook het memoveld beschikbaar. Zo kunt u tijdens een (telefoon)gesprek direct aantekeningen maken en deze opslaan bij de tijdregel. Ook de optie om de stopwatch wel/niet altijd zichtbaar te hebben kunt u hier (de)activeren.

Stopwatch aan de Windows Taakbalk vastmaken

Bij het installeren van Urios op uw computer is tegelijkertijd de Urios Stopwatch geïnstalleerd. Deze wordt echter niet automatisch aan uw taakbalk toegevoegd. U kunt deze zelf opzoeken via uw Windows Start-knop en eventueel vastmaken aan uw taakbalk.

1. Klik in Windows op de Start-knop of gebruik de Win-toets op uw toetsenbord.
2. Typ “stopwatch” in het zoekvenster.
3. Klik met de rechtermuisknop op “Urios Stopwatch”.
4. Klik op Aan de taakbalk vastmaken.

U vindt de Urios Stopwatch nu onderin uw taakbalk.

Automatisch starten van stopwatch

U kunt handmatig bij iedere handeling die u begint de stopwatch aanzetten door deze op te starten vanaf uw bureaublad of vanaf uw taakbalk, maar deze kan ook automatisch opgestart worden wanneer u bijvoorbeeld vanuit Urios een opdracht kiest als Maak document of Stuur e-mail. 

Automatisch opstarten zet u als volgt aan:

1. Klik in Urios op Instellingen wijzigen.
2. Ga naar Tijdregels > Stopwatch.
3. In het vak Automatisch starten ziet u vier opties:
   • bij schrijven van e-mail De stopwatch wordt gestart als u vanuit Urios een e-mail opstelt middels de opdracht Stuur e-mail.
   • bij schrijven van brief / document De stopwatch wordt gestart als u vanuit Urios een Word-document genereert middels de opdracht Maak document.
   • bij openen van bestand / document De stopwatch wordt gestart als u vanuit het tabje Documenten bij het Dossier een bestand opent.
   • bij bellen De stopwatch wordt gestart als u vanuit Urios de opdracht Bellen met VoIP aanklikt of bij een inkomend gesprek bij gebruik van de Urios Phone Helper.

Na het afronden van uw brief of mail, klikt u in de stopwatch op Opslaan. De geklokte tijd wordt direct als tijdregel toegevoegd aan het dossier. De dossiernaam en de omschrijving zijn al voor u ingevuld. Indien gewenst kunt u dit natuurlijk nog aanpassen. Ook kunt u al deze informatie ook nog achteraf bewerken.

Afronden van de geklokte tijd

Veel kantoren schrijven tijd in eenheden van 5 of 6 minuten. U kunt de stopwatch zo instellen dat de tijd altijd netjes wordt afgerond op de tijdseenheden die binnen uw kantoor gebruikelijk zijn.

1. Klik in Urios op Instellingen wijzigen.
2. Ga naar Tijdregels > Stopwatch.
3. In het vak Afronden ziet u vijf opties:
   • afronden op minuten Als u precies op de minuut wilt schrijven.
   • afronden op eenheden van 3 minuten Handig als u bij Tijdregels > Tijdseenheden heeft gekozen voor “per uur in 2 decimalen”, omdat 3 minuten gelijkstaat aan 0,05 uur.
   • afronden op eenheden van 5 minuten Voor als uw kantoor in eenheden van 5 minuten schrijft of als u bij Tijdregels > Tijdseenheden heeft gekozen voor “per tik van 5 minuten”.
   • afronden op eenheden van 6 minuten Voor als uw kantoor in eenheden van 6 minuten schrijft of als u bij Tijdregels > Tijdseenheden heeft gekozen voor “per tik van 6 minuten” of “per uur in 1 decimaal”.
   • altijd omhoog afronden De eerste eenheid wordt altijd omhoog afgerond. Dit omdat 0 minuten niet opgeslagen kan worden. Daarboven is de keuze aan u. Uitgaande van bijvoorbeeld afronding per 5 minuten. Wordt 5 minuten en 10 seconden dan 10 minuten (als altijd omhoog afronden aan staat) of 5 minuten (als altijd omhoog afronden uit staat).

Koppeling met TIQ Time

Wat is TIQ Time

TIQ Time registreert uw handelingen op uw pc en doet op basis van uw handelingen suggesties voor tijdregels. Het registreert bijvoorbeeld hoe lang u aan een bepaald Word-document of bepaalde e-mail werkt. Op uw mobiele telefoon kunt u vervolgens de gesuggereerde tijdregels accorderen en daarmee direct opslaan in Urios.

Meer over TIQ Time: www.tiqtime.com.

Instellen van de koppeling

Stap 1: API-gebruiker invoeren

Bij het aangaan van een abonnement bij TIQ Time ontvangt u ook een admin of API-gebruiker. Als u deze niet weet, vraag deze dan op bij TIQ Time. De volgende instellingen hoeft u op slechts één werkplek te verrichten. De instellingen gelden voor alle Urios-gebruikers.

1. In Urios, klik op Instellingen wijzigen.
2. Ga naar Koppelingen > TIQ Time.
3. Vul de API-gebruiker in.
4. Vul het Wachtwoord in. Het wachtwoord dat u invult kan niet door andere gebruikers worden gelezen.
5. Klik op Test logingegevens om te controleren of het account correct werkt.

Stap 2: Koppel advocaten in Urios aan TIQ Time-gebruikers

Elke gebruiker in TIQ Time heeft een e-mailadres. Zorg ervoor dat in Urios bij de betreffende advocaat hetzelfde e-mailadres is ingesteld.

1. In Urios, klik op Instellingen wijzigen.
2. Ga naar Kantoor > Medewerkers.
3. Dubbelklik op de naam van de advocaat die ook gebruiker is van TIQ Time.
4. Vul bij E-mail hetzelfde e-mailadres in als de loginnaam van deze advocaat voor TIQ Time.
5. Klik op Opslaan.

Volg stappen 3 t/m 5 voor elke advocaat die u wilt koppelen.

6. Ga nu in het Urios instellingenscherm naar Koppelingen > TIQ Time.
7. Klik op de knop Gebruikers koppelen.

Stap 3: Tijdregelomschrijvingen uploaden naar TIQ Time

Elke tijdregel in TIQ Time heeft een “activity”, een vaste omschrijving, en kan optioneel een “description”, een vrij in te voeren aanvullende omschrijving, hebben.

De tijdregelomschrijvingen die u in Urios in het instellingenscherm Tijdregels > Afkortingen heeft ingevoerd kunt u als vaste omschrijvingen uploaden naar TIQ Time. Zo kan de TIQ Time-gebruiker uit exact dezelfde omschrijvingen kiezen als in Urios.

1. Ga nu in het Urios instellingenscherm naar Koppelingen > TIQ Time.
2. Klik op de knop Tijdregelomschrijvingen uploaden naar TIQ Time.

Als u in Urios in het instellingenscherm bij Tijdregels > Afkortingen tijdregelomschrijvingen toegevoegd, wijzigt of verwijdert, klik daarna dan nogmaals op de knop Tijdregelomschrijvingen uploaden naar TIQ Time om er voor te zorgen dat deze wijzigingen ook bij TIQ Time worden doorgevoerd.

Stap 4: Lopende dossiers uploaden naar TIQ Time

Om tijdregels in TIQ Time op te kunnen slaan moet uiteraard een dossier (in TIQ Time “matter”) worden gekozen. Klik in het instellingenscherm Koppelingen > TIQ Time op de knop Lopende dossiers uploaden naar TIQ Time. Hiermee worden de namen en nummers van alle op dit moment lopende dossiers in Urios geüpload naar TIQ Time, zodat u hieruit kunt kiezen.

Na het instellen van de koppeling in stap 1 zal elk nieuw dossier dat in Urios wordt ingevoerd direct ook in TIQ Time zichtbaar worden. Wijzigingen van dossiernaam of -nummer worden ook direct doorgevoerd in TIQ Time.

Gebruik van de koppeling

De koppeling omvat het uitwisselen van tijdregels en dossiernamen en -nummers. Er worden geen NAW-gegevens of andere cliëntgegevens uitgewisseld, anders dan mogelijk de achternaam die in de dossiernaam is opgenomen.

Nadat de koppeling is ingesteld, haalt Urios automatisch elk kwartier de nieuw geaccordeerde of ingevoerde tijdregels op uit TIQ Time. Urios slaat de tijdregel op in exact hetzelfde aantal minuten als in TIQ Time. Er vindt (nog) geen afronding op tikken plaats. De omschrijving van de tijdregel is een combinatie van de gekozen “activity” en de vrij ingevulde “description”.

Nieuw ingevoerde dossiers in Urios worden direct automatisch aan TIQ Time toegevoegd.

Indien een nieuw dossier niet in TIQ Time verschijnt, of een tijdregel niet in Urios verschijnt, wordt dit gelogd in het logboek. Dit logboek vindt u in Urios op instellingenpagina Geavanceerd > Log.