Urios logo

Kantoorinrichting

Urios is geen maatwerkpakket, maar biedt u wel verschillende mogelijkheden om het programma zo in te stellen dat het aan de werkwijze van elk kantoor voldoet.

Tariefbeleid

Uurtarief op basis van honorarium, eventueel verschillend per medewerker, is het meest gebruikte tariefbeleid maar u kunt veel meer tariefgroepen zelf aanmaken in Urios. Bijvoorbeeld een speciaal tarief waarin de uurtarieven van alle medewerkers juist gelijk zijn. Een speciaal overeengekomen uurtarief wat u hanteert voor een grote klant, of juist verschillende tarieven voor zakelijke klanten en particulieren. Ook kunt u heel eenvoudig Vaste Prijs afspraken administreren in Urios of een dossier aanmerken als een incassozaak met een vergoeding voor u volgens WIK. Ook mediations kunt u gemakkelijk administreren in Urios omdat u op dossierniveau kunt aangeven welk precentage één of meerdere cliënten worden aangeslagen. Dit kan 50% o 50% zijn, maar ook 75% om 25%. Iedere verdeling die gewenst is kunt u doorvoeren.

Kantoorkosten

Voor elk tariefbeleid afzonderlijk kunt u aangeven of u kantoorkosten wilt rekenen, en zo ja hoeveel procent. Tot slot kunt u zowel bij het tariefbeleid als bij de kantoorkosten aangeven wat de startdatum is. Uw uurtarief verhogen per 1 januari of uw kantoorkosten verlagen per 1 juli? Geen probleem. Urios rekent precies voor u uit welke uren nog tegen het oude tarief gaan, en voor welke geschreven uren het nieuwe uurtarief of percentage van toepassing is.

Bellen vanuit Urios met VoIP

Belt u via uw internetlijn? Dan kunt u mogelijk gebruik maken van de "bellen vanuit Urios" functionaliteit. Wanneer u uw relatie wilt bellen, zoekt u deze op op het tabblad Relaties en selecteert u het telefoonnummer. Zodra u klikt op "Bellen met VoIP" wordt er verbinding gemaakt. Eerst gaat uw eigen telefoon over. Zodra u deze opneemt wordt de verbinding gemaakt naar degene die u wilt bellen. Indien gewenst kunt u automatisch een stopwatch laten lopen zodat u na afronding van het gesprek precies weet hoeveel tijd uw gesprek heeft genomen en kunt u deze tijd direct als tijdregel boeken op het dossier. Zie ook: Bellen met VoIP instellen in Urios

Van agendapunten naar declarabele tijd

Onderdeel van de module Termijnen & Agenda is het tabblad Vandaag. Op dit tabblad worden de in Urios ingevoerde termijnen, afspraken, zittingen en taken getoond. Voor het secretariaat is het mogelijk de agenda's van meerdere advocaten naast elkaar houden. Ook worden de declaraties getoond die in aanmerking komen voor een eerste, tweede of laatste herinnering, voor het efficiënt kunnen beheren van uw debiteuren. Vanaf het tabblad Vandaag, wat u direct in beeld krijgt bij het opstarten van Urios, genereert u met een enkele muisklik alle herinneringen waarvan die dag de betalingstermijn is verlopen.

Afpraken, termijnen, zittingen en taken kunt u gemakkelijk en snel invoeren in Urios, waarna deze op het tabblad Vandaag verschijnen. Van afgeronde agendapunten schrijf u direct de tijd op het dossier door dit agendapunt aan te klikken. De ingeplande tijd wordt dan gesuggereerd om te schrijven, maar dit kunt u altijd aanpassen. In Urios kunt u een vast invoerveld voor rolnummers en pakketnummers opnemen. Voor deze ingevoerde rolnummers kunt u op het tabblad Agenda, waar alle ingevoerde agendapunten worden getoond, een extra kolom aanzetten waarin het rolnummer wordt weergegeven. Hierdoor kunt u zoeken en selecteren op deze nummers. Handig en belangrijk voor een correcte termijnbewaking. Op het tabblad Weekagenda ziet u een overzicht van de hele week, met aan de rechterkant een overzicht van de termijnen en taken die gepland staan voor de getoonde week.

Gebruikersrechten

Wellicht wilt u liever niet alle financiële informatie met uw medewerkers delen. In dat geval kunt u gebruik maken van de vijf verschillende rechten-niveau's die Urios u biedt met de module Gebruikersrechten. U kunt op medewerkerniveau aangeven welke medewerker wat wel of niet mag zien of doen in Urios.
Het basisniveau geeft enkel toegang tot de relaties en de dossiers, plus het invoeren van tijdregels. De medewerker kan alleen de eigen geschreven tijd en eigen agenda-afspraken zien en invoeren. De tabbladen Verschotten, Declaraties en Herinneringen zijn afgeschermd, net als de geschreven tijd door collega's of de openstaande nota's in de samenvatting van een relatie. In het instellingenscherm zijn alleen de voor de medewerker noodzakelijke instellingen aan te passen.
Als uw medewerker wel toegang mag hebben tot de gezamenlijke agenda en zelf verschotten moet kunnen invoeren, kunt u het tweede of derde niveau instellen, afhankelijk van of de medewerker ook activiteiten van anderen mag zien.
Het vierde niveau "alleen eigen omzet" is alleen beschikbaar voor de rechtsvorm "zelfstandige advocaten". Als u voor deze rechtsvorm gekozen heeft, kunt u de tabbladen declaraties en herinneringen van de andere advocaten afschermen door dit niveau te kiezen.
Het hoogste niveau kan en mag alles in Urios zien en verwerken. Het wijzigen van alle instellingen in Urios kan ook enkel worden gedaan door medewerkers met dit 'alle rechten' niveau.

Managementrapporten

Hoeveel uur heeft u de afgelopen maand nou eigenlijk geschreven? En uw medewerkers? Aan welke dossiers is al een tijd niet gewerkt? Hoeveel bedraagt de omzet van het afgelopen kwartaal en hoe is dit opgebouwd? Hoeveel uur staan er nog open om te declareren? Het is belangrijk te weten hoe uw zaken er precies voorstaan om de juiste beslissingen te kunnen nemen. De module Managementrapporten biedt overzichtelijke rapportages, zowel met tabellen als met grafieken, die onder andere op bovenstaande vragen antwoord geven. Met deze informatie kunt u uw bedrijfsprocessen beter sturen en mogelijk nog verder versnellen.

Urios Cloud Database

Werken waar en wanneer u maar wilt is ook mogelijk met Urios en dit 'voordeel' is niet alleen voorbehouden aan online applicaties. Er zijn verschillende manieren om het werken vanaf verschillende locaties met Urios te realiseren en één van de opties is gebruik te maken van de Urios Cloud Database. U heeft enkel Urios en een internetverbinding nodig om vanaf elke plek te kunnen werken. Door uw database in de cloud op te slaan, in plaats van op uw eigen kantoor, kunt u altijd bij uw gegevens. Uw database wordt door Urios gehost en staat dan opgeslagen op een server van CloudVPS in Amsterdam. Uw gegevens zijn beveiligd en er wordt dagelijks een backup gemaakt. De Urios Cloud Database is een additionele dienst die u kunt toevoegen aan uw abonnement, maar dit hoeft niet. Ook op andere manieren kunt u vanaf verschillende locaties werken in Urios, afhankelijk van uw kantoorinrichting. Indien u werkt met een cloudprovider waarbij u inlogt via uw eigen computer bij uw provider via extern bureaublad, is het mogelijk om Urios bij uw cloudprovider te installeren. Ook is het opzetten van een eigen mini-cloud voor uw kantoor, in samenwerking met uw systeembeheerder, een mogelijkheid om mobiel te kunnen werken. Met Urios kunt u zelf kiezen of u in een cloud of liever offline wilt werken.

Gebruik Urios web-app

Werkt u tegenwoordig meer met uw tablet of smartphone in plaats van dat u uw laptop opent? Dan is de Urios Web-app mogelijk een goede toevoeging op uw abonnement. Met deze web-app logt u met een paar klikken in op uw eigen web-app pagina waar u een mini-Urios tot uw beschikking heeft. In de web-app zoekt u snel uw relatie en dossierinformatie op. Even snel een mailtje beantwoord? U kunt direct daarna simpel uw tijd invoeren. Indien u de module Termijnen en Agenda gebruikt, heeft u met de web-app ook toegang tot uw Urios agenda en kunt u de app gebruiken om snel uw route te plannen. U bespaart niet alleen tijd doordat u uw uren niet meer tussentijds hoeft op te schrijven, maar ook lekt er nooit meer kostbare tijd weg die u per abuis vergeet te noteren.

Urios Cloud Drive

Voor het opslaan van documenten in de cloud is een andere techniek vereist dan bij het opslaan van een database. Daarom hebben wij naast de clouddatabase ook een clouddrive ontwikkeld voor het opslaan van al uw documenten, scans, processtukken etc. De Urios Cloud Drive werkt daardoor perfect samen met de module Documentenbeheer in Urios waardoor u als gebruiker niet merkt dat u met verschillende technieken werkt. Net als de clouddatabase staat ook de clouddrive opgeslagen op een server in Nederland. Ook deze server is beveiligd en wordt er dagelijks een backup van gemaakt. Door de Urios Cloud Database te combineren met de Urios Cloud Drive werkt u met Urios in de cloud zonder dat u verschil merkt in gebruiksgemak. Bovendien is uw privacygevoelige informatie beschermd tegen diefstal, maar ook tegen brand en andere tegenslagen. Urios Cloud Drive en Cloud Database is vervolgens weer goed te combineren met bijvoorbeeld Office 365, zodat u ook al uw andere programma's zoals Word en Excel in de cloud heeft staan.