Dossiers en Relaties

De basis van uw administratie ligt in uw dossiers en de partijen verbonden aan deze dossiers. Dit zijn uiteraard uw cliënten, maar ook getuigen, deskundigen of familieleden kunnen op één of andere manier een rol spelen in een dossier. Urios werkt met twee losse tabellen voor relaties en dossiers en dit geeft u de mogelijkheid om meerdere dossiers aan één cliënt te koppelen en om dus meerdere partijen aan één dossier te verbinden. Ook kunt u op deze manier de kosten van een dossier over meerdere partijen verdelen en declareren. U kunt iedere gewenste kostenverdeling doorvoeren door simpelweg de percentages aan te passen. Bovendien kunt u hier per tijdregel nog van afwijken, mocht dit nodig zijn.

Wanneer u een nieuw dossier invoert in Urios kunt u aangeven om wat voor soort dossier het gaat. U heeft de opties Standaard, voor al uw betalende zaken, Insolventie, Procesadvocaat of u kiest voor een intern dossier. Dossieropties die u niet gebruikt op uw kantoor kunnen uitgezet worden waardoor deze functionaliteiten uit beeld verdwijnen. Hierdoor blijft Urios overzichtelijk en toont het alleen de voor uw kantoor relevante keuzemogelijkheden.

Rol toekennen

Iedere partij die u invoert in Urios kunt u een rol toekennen. De rollen Cliënt, Wederpartij, Advocaat wederpartij, Rechtbank en Debiteur staan standaard ingesteld in Urios, maar u kunt hier zelf andere rollen voor uw partijen aan toevoegen. Bijvoorbeeld Partner, Getuige, Adviseur etc. Het voordeel van het invoeren van al deze partijen in Urios, is dat u deze partijen ook kunt selecteren om bijvoorbeeld een brief aan te sturen via Urios. Tevens kunt u, door het invoeren van alle partijen, mogelijke belangenverstrengeling in de toekomst voorkomen.

Optionele extra velden

Urios biedt een viertal vaste extra velden aan die kenmerkend zijn voor bepaalde rechtsgebieden. Dit zijn de velden rolnummer, parketnummer, vreemdelingennummer en kenmerk van de cliënt. Deze velden kunt u eenvoudig aan of uit zetten. Als er bepaalde andere velden gewenst zijn, bijvoorbeeld een veld om de trouwdatum in te kunnen voeren, dan kunt u zelf extra dossiervelden aanmaken in Urios. Dit kunt u ook doen voor de cliënten. Door gebruik te maken van deze functionaliteit, is Urios aan te passen aan iedere gewenste invoer.

Notities invoeren

Uw dossier bestaat uit meer dan de cliëntgevens en uw tijdregels. Minstens zo belangrijk is om gespreks- of telefoonnotities overzichtelijk kwijt te kunnen. U kunt voor uw relaties, dossiers, activiteiten en declaraties notities invoeren. Een notitie voert u in onder het tabje Memo, waarna er een klein Post It-icoontje op uw tabblad verschijnt. Afhankelijk van het type notitie, kunt u deze op de best passende plaats noteren. Een samenvatting van een intakegesprek past mogelijk het best bij het dossier zelf, terwijl u een geheim adres beter als relatienotitie kunt invoeren. Afspraken over het betalen van een nota in twee delen, kunt u uitstekend kwijt bij de declaratie zelf. Voor alle notities geldt dat deze worden getoond in de samenvatting van het tabblad waar u zich bevindt. Vanaf het tabblad Dossiers kunt u kiezen voor de opdrachten "Print voorblad" of "Print relaas". Op het relaas ziet u vervolgens ook alle ingevoerde notities terug, uitgesorteerd op relatie, dossier of activiteitenniveau. Zo heeft u een chronologisch overzicht van uw dossier altijd bij de hand.

Toevoegingen

In Urios beheert u uw toevoegingen net zo eenvoudig als uw betalende zaken. Wanneer u een nota opmaakt voor een cliënt die is aangemerkt als toevoegingszaak, laat het programma automatisch alleen de relevante opties zien zoals in dit geval de nota Eigen bijdrage en de opties om Opvolgingsvergoedingen en pro-forma declaraties aan de Raad voor Rechtsbijstand te kunnen opstellen. U kunt al uw lopende aanvragen eenvoudig terugzien in het rapport "Status toevoegingsaanvragen" en met een enkele muisklik stelt u een Urenstaat op die voldoet aan de richtlijnen van de RvR.

Uiteraard bieden wij ook de Mijn RvR XML export aan zodat u vele dossiergegevens die al in Urios staan, niet opnieuw hoeft in te vullen bij uw online aanvragen. Met behulp van de Urenmelders kunt u op tijd een bewerkelijke zaak aanvragen en indien een toevoeging op een later moment alsnog wordt afgewezen of ingetrokken, is het dossier simpel om te zetten naar een betalende zaak.

Insolventies

Urios voldoet volledig aan alle Recofa-richtlijnen wat betreft tijdschrijven en salarisberekeningen aangaande Insolventiedossiers. Bij elke tijdregel die u invoert geeft u direct op in welke tijdschrijfgroep deze valt. Het activiteiten tabblad geeft voor elke activiteit aan of deze al is opgenomen in een verslag, verzocht is in een salarisverzoek of zelfs al gedeclareerd is aan de boedel. U bent geen tijd meer kwijt aan het handmatig opmaken van uw bijlage "Tijdregistratie per tijdschrijfgroep". Zelfs het hele "Verzoek voorschot op salaris" wordt automatisch voor u uitgerekend en opgemaakt rekening houdend met de verschillende ervaringsfactoren. Bovendien kunt u in Urios zowel het gerealiseerde als het aanwezige boedelactief opgeven.

Alimentatie

Indien u gebruik maakt van het alimentatieprogramma Split Online, dan kunt u vanuit Urios direct uw Split Online dossier aanmaken. Zo hoeft u geen gegevens die al in Urios zijn ingevoerd opnieuw in Split Online in te voeren.Tevens is het mogelijk om vanuit Urios de gemaakte berekeningen in Split Online op te zoeken en direct te openen.

>> Handleiding koppeling Split Online

Tijdschrijven

Urios is ontwikkeld om eenvoudig en snel uw uren in te kunnen voeren. Dit kunt u doen middels de stopwatch of een invoerscherm. Op het invoerscherm is de datum reeds ingevuld, met enkele toetsaanslagen of muisklikken heeft u het betreffende dossier opgevraagd en kunt u een korte omschrijving van uw werkzaamheden invoeren. De tijd voert u in in tikken, minuten of in decimale uren, net wat u zelf het plezierigst vindt. De factor voor uw verrichte werkzaamheden staat standaard op 1, maar deze factor kunt u zelf aanpassen.

Voor veel voorkomende werkzaamheden is een lijst met afkortingen beschikbaar die u zelf naar wens kunt aanvullen. De afkortingen kunnen ook vervangen worden door cijfercombinaties. Om het invoeren nog verder te versnellen kunt u met de pijltjestoets uw voorgaande invoer opnieuw oproepen. Zo is een afwijkende datum en de naam van het dossier nog sneller ingevoerd. Door gebruik te maken van de Urios Stopwatch kunt u de geklokte tijd direct doorboeken op uw dossier. De Stopwatch kan automatisch gestart worden wanneer u in Urios een opdracht, zoals Maak brief, Stuur e-mail of Bellen met VoiP, kiest. Ook kunt u de stopwatch met één druk op de knop starten wanneer u begint met het schrijven van een e-mail in Outlook.

Kilometervergoeding

Bij het invoeren van uw uren kunt u optioneel direct uw kilometers invoeren om deze bij uw cliënt in rekening te kunnen brengen. Zo vergeet u nooit meer uw reiskosten te declareren. De gewenste kilometervergoeding kunt u opgeven in het Instellingenscherm van Urios en de reiskosten komen gespecificeerd op uw nota te staan. 

Telefoonnotities / Interne notities

Op het Activiteiten invoeren scherm vindt u tevens een tabje Memo. Dit veld is bedoeld om additionele memo's in te voeren voor intern gebruik. Handig om bijvoorbeeld een kort verslag van uw telefoongesprek of afspraak te maken. Deze notities kunt in chronologische volgorde terug lezen op het Relaas dat u een overzicht geeft van de gehele loop van het dossier. Wanneer er een interne notitie is gemaakt bij een tijdregel, verschijnt er een klein Post It-icoontje in beeld. Zo ziet u direct bij welke activiteiten er notities zijn gemaakt.

Verschotten

U voert uw verschotten net zo simpel in als uw activiteiten. Datum, dossier, omschrijving en bedrag. Meer is er niet nodig. Ingevoerde verschotten worden direct in rekening gebracht wanneer u uw honorarium of nota eigen bijdrage voor de betreffende cliënt opmaakt, tenzij u dit doorbelasten handmatig uitzet. Indien u liever de verschotten direct door wilt berekenen aan uw cliënt en niet wilt wachten tot een nieuwe declaratie opgemaakt wordt, heeft u ook de optie om een declaratie te maken waarop alleen de openstaande verschotten worden getoond.

Declareren

Declareren gebeurt op elk kantoor anders. Het ene kantoor maakt zijn nota’s stuk voor stuk, het andere kantoor factureert standaard maandelijks af. Hoe uw kantoor ook werkt, Urios biedt een manier om u optimaal te ondersteunen.

Huisstijl

Uw declaraties zijn tevens uw visitekaartjes en deze moeten passen binnen uw huisstijl. In Urios heeft u de keuze uit ruim 100 sjablonen in verschillende lettertypen en lettergroten. Hier zit er vast één tussen die goed op uw briefpapier uitkomt en bij uw huisstijl aansluit. Maakt u geen gebruik van briefpapier of mocht de gewenste opmaak er niet tussen zitten, dan kunnen wij een passend sjabloon voor u opmaken en beschikbaar maken in Urios. Als u gebruik wilt maken van deze Huisstijlservice ontvangen wij graag een voorbeeld van de gewenste lay-out en uw logo. In overleg met u maken wij dan een passend sjabloon voor declaratie, herinnering en specificatie op. Eventueel kunnen we ook een briefsjabloon voor u opmaken, als u gebruik maakt van de module Documentenbeheer.

Declareren in Engels, Duits en Frans

Vanuit Urios stuurt u net zo eenvoudig uw declaraties volledig opgesteld in Engels, Duits of Frans als in het Nederlands. Per relatie geeft u aan in welke taal u hem/haar wilt aanschrijven. De vaste onderdelen van de declaratie worden door Urios vertaald. Ook wordt er voor gezorgd dat de adressering voldoet aan de poststandaard van het betreffende land. Andere talen kunnen op verzoek mogelijk worden toegevoegd. Als u uw tijdregels op de specificatie ook in de taal van uw cliënt wilt tonen, zult u deze zelf in de gewenste taal moeten invoeren.

Europese btw-regels.

Uiteraard voldoen alle declaraties aan de btw-regels zoals deze in Nederland en de EU gelden. Dus heeft u cliënten buiten Nederland, of buiten de EU, dan is dat met één vinkje geregeld.

Elektronisch factureren

U kunt er voor kiezen om de module Elektronisch factureren te gebruiken. Met deze module kunt u uw declaraties direct vanuit Urios per e-mail naar uw cliënten verzenden. Indien gewenst kunt u instellen dat u een leesbevestiging wilt ontvangen. U geeft op cliëntniveau aan of de factuur per post (geprint) of per e-mail verzonden moet worden. Deze facturatiemethodes kunt u naast elkaar gebruiken, zelfs in één dossier. Als u uw facturen opmaakt met de knop Periode declareren en u dus meerdere declaraties in één keer definitief maakt, sorteert Urios voor u uit welke er per e-mail verzonden moet worden en welke nota's er moeten worden geprint. Uw facturen maken is zo een fluitje van een cent.

Naast elektronisch factureren per e-mail ondersteund Urios ook het elektronisch factureren aan de Rijksoverheid in UBL formaat middels het Simplerinvoicing-platform. Zo weet u zeker dat uw declaraties aan de Rijksoverheid voldoen aan de gestelde standaard.

Debiteurenbeheer en herinneren

Helaas betalen uw cliënten niet altijd op tijd en aanmanen is niet het leukste werk. Urios biedt u na twee muisklikken een lijst aan van declaraties die in aanmerking komen voor een eerste, tweede of laatste herinnering. Zo houdt u overzicht en heeft u snel uw herinneringen de deur uit: Aanvinken, bekijken en versturen. Ontvangt uw cliënt de declaratie per e-mail? Dan kunt u ook de herinnering per e-mail verzenden.

Het bijhouden van de ontvangen betalingen is van groot belang voor een efficiënte debiteurenadministratie. U kunt in Urios per declaratie de datum van de ontvangen betaling invoeren, of meerdere declaraties met één handeling op voldaan zetten. Invoeren van deelbetalingen is ook mogelijk in Urios. Het restbedrag blijft dan als openstaand bedrag in beeld staan en in geval van herinneren, wordt zowel het nog openstaande bedrag als de ontvangen betaling weergegeven. Met de module Export Boekhouding is het ook mogelijk om de ontvangen betalingen uit het bankboek van uw boekhoudpakket te exporteren naar Urios.

Net als het opmaken van declaraties, kunt u in Urios uw herinneringen ook per cliënt en/of dossier maken, maar u kunt ook deze herinneringen in één keer laten genereren door Urios. Zo werkt u nog sneller uw administratie bij. Het tabblad Vandaag, onderdeel van de module Termijn & Agenda, toont u bij het opstarten van het programma direct welke declaraties die dag in aanmerking komen voor een 1ste herinnering. Indien gewenst kunt u meerdere declaraties van één cliënt op één herinnering tonen. Net als de facturen zijn de herinneringen die u maakt ook eenvoudig elektronisch per e-mail te verzenden. De module Managementrapporten bevat rapportages die u overzichtelijk de openstaande nota's toont en ook de totale waarde van deze facturen laat zien.

Al op de eerste herinnering kunt u administratiekosten opnemen. De tweede en/of laatste herinnering kan worden verhoogd met de wettelijke rente en deze herinneringen kunnen ook worden verhoogd met de incassokosten volgens de WIK. Urios rekent de rente en de incassokosten automatisch voor u uit.

Bespaar kosten op uw boekhouding

Of u de boekhouding nu zelf doet of heeft uitbesteed aan een boekhouder of accountant, door het exporteren van uw debiteuren en declaraties uit Urios naar een boekhoudsysteem bespaart u direct veel tijd en geld. Het scheelt u of uw boekhouder uren overtypwerk vanuit "de map" en deze tijd kunt u vast ergens anders beter voor gebruiken.

U kunt de export van uw declaraties en debiteuren simpel met enkele muisklikken door Urios laten genereren, waarna u dit bestand zelf inleest in uw boekhoudpakket of doormailt naar uw boekhouder. Uiteraard geeft u zelf de gewenste exportperiode in (maand, kwartaal of heel jaar) en u kunt tevens gebruik maken van de importfunctionaliteit waarbij u vanuit uw boekhouding uw ontvangen betalingen inleest in Urios.

Op dit moment bieden wij exports naar onderstaande pakketten. Gebruikt u een ander boekhoudpakket en wilt u gebruik maken van deze module? Neemt u dan contact met ons op. Mogelijk kunnen wij, in samenwerking met het boekhoudpakket, een exportfunctionaliteit voor u realiseren.


Acumulus

AFAS

CASHWin
e-Boekhouden
e-Boekhouden

Exact Online

KING

MINOX
iMUIS
iMUIS

SnelStart

Twinfield

UNIT4 Multivers

Visma AccountView

Yuki

Documenten genereren en beheren

U bespaart heel snel heel veel tijd als u uw veelvoorkomende brieven en documenten direct genereert vanuit Urios. Door gebruik te maken van sjablonen, bijvoorbeeld een opdrachtbevestiging, kan Urios vele velden direct voor u invullen bij het opstellen van het document. Zoals bijvoorbeeld de adresgegevens, plaats en datum en aanhef, maar ook het dossiernummer of de zaaknaam kunnen worden ingevuld. Hoe meer u uw sjabloon standaardiseert, hoe meer Urios voor u kan invullen en hoe sneller uw brieven zijn opgesteld.

Niet alle brieven en documenten laten zich 'automatisch genereren' maar ook op het maken van deze documenten bespaart u veel tijd door sjablonen te gebruiken. Zo kunt u bijvoorbeeld een 'blanco' sjabloon aanmaken. Alleen de basisgegevens als bijvoorbeeld het adres worden ingevuld, maar de tekstuele opmaak blijft leeg. Zo kunt u zich direct richten op de inhoud, zonder extra tijd kwijt te zijn aan de opmaak. Onze module werkt feilloos samen met elke tekstverwerker die Open Office XML (.docx) bestanden kan openen.

>> Handleiding module Documentenbeheer


Microsoft Word

LibreOffice Writer

OpenOffice Writer

Corel WordPerfect

Google Docs

Modelovereenkomsten uit Legal.nl

Heeft u een abonnement bij Legal.nl, dan heeft u met Urios extra tijdwinst. De modellen van Legal.nl worden direct ingevuld met de in Urios reeds bekende gegevens en opgeslagen in de juiste dossiermap.

>> Handleiding koppeling Legal.nl

Termijnen en agenda

Als advocaat mag u uiteraard geen termijn missen en uw dag zit soms vol met afspraken. Hoe houdt u hier het overzicht? In Urios kunt u al uw taken, termijnen en afspraken invoeren. Het tabblad Vandaag toont u overzichtelijk wat er voor u in de planning staat voor die dag en de komende dagen. Lopende de dag vinkt u simpel af wat u gedaan heeft. Als u wilt kunt u de gespendeerde tijd direct doorboeken op uw dossier, zodat u geen dubbele invoer heeft. Zo blijft uw agenda actueel en overzichtelijk en uw tijdsinvoer eenvoudig.

Managementrapporten

Hoeveel dossiers zijn er de afgelopen maand aangenomen? Hoeveel declarabele uren worden er in een week geschreven? In welke dossiers is al maanden geen vooruitgang geboekt of wat is de verhouding in geschreven uren in bepaalde rechtsgebieden? De module Managementrapporten biedt u overzichtelijk alle praktische informatie die u inzicht geeft in het reilen en zeilen van uw kantoor. Wilt u weten hoeveel omzet u het afgelopen kwartaal heeft gegenereerd? En hoe de verdeling is tussen vaste prijs dossiers, dossiers op basis van honorarium of juist op basis van toevoegingen? Belangrijke informatie die sterk van belang is voor uw bedrijfsvoering. Ook in deze financiële informatie, wat u op elk gewenst moment kunt oproepen, geeft Urios helder inzicht.

Gegevensafscherming

De financiële gegevens in Urios zijn bedrijfsgevoelige informatie die u misschien niet voor iedereen inzichtelijk wilt hebben. Met deze module kunt u voor elke gebruiker aangeven wat hij of zij wel of juist niet mag zien en invoeren. Zo geeft u bijvoorbeeld de advocaat-medewerkers alleen de rechten om tijd te schrijven en hun eigen uren te beheren terwijl de partners inzicht hebben in alle gegevens. Elke gebruiker krijgt een eigen wachtwoord, zodat er niet op een ander rechtenniveau ingelogd kan worden. Naast de tabbladen Declaraties en Herinneringen, zijn ook de knoppen Instellingen wijzigen (waarin u de rechtenniveau's beheert) en de knop Managementrapporten verborgen.