Urios logo

Nieuw in versie 2.5.5

E-mails opslaan in dossiermap  |  Contactpersonen en afdelingen  |  Elektronisch factureren met eVerbinding  |  Submappen in dossiermap  |  Betalingen inlezen vanuit boekhoudprogramma  |  Overige wijzigingen

E-mails uit Microsoft Outlook opslaan in dossiermap

Alleen voor Urios Plus of Urios Standaard met Documentenbeheer module.

In deze nieuwe Urios versie is het mogelijk om e-mails direct op te slaan in de dossiermap van uw cliënt. Hiervoor is er een Urios-knop in Microsoft Outlook geplaatst. De knop is beschikbaar voor Microsoft Outlook 2010 en Microsoft Outlook 2013.

Wanneer u in Microsoft Outlook klikt op de knop Opslaan in dossiermap, krijgt u een Urios scherm te zien met daarin de dossiers en cliënten die gekoppeld zijn aan dit e-mailadres. De herkenning van dit e-mailadres zorgt ervoor dat niet al uw dossiers naar boven komen en u zo tijd kwijt raakt aan het opzoeken van het dossier. Het is uiteraard wel mogelijk om alsnog een ander dossier te kiezen als deze niet wordt weergegeven. Ook heeft u de mogelijkheid om één e-mail in meerdere dossiermappen op te slaan. De mail blijft eveneens in uw mailbox staan, feitelijk wordt een kopie van uw e-mail als .msg-bestand opgeslagen in de gekozen dossiermap. Omdat u e-mails nu kunt archieveren op dossierniveau in Urios, hoeft dit niet meer in Outlook. Een mogelijkheid is om in Outlook één algemene e-mailmap voor afgehandelde e-mails te maken.

Alle opgeslagen e-mails kunt u in Urios terug zien bij het betreffende dossier onder het tabje Documenten.

Invoeren van contactpersonen en afdelingen

Het tabje Contactpersonen bij Relatie bewerken functioneerde niet zoals het bedoeld was en hierdoor werden de gegevens van de contactpersonen niet correct opgeslagen. In deze nieuwe Urios versie is de functie Contactpersonen sterk verbeterd.

U kunt nu een onbeperkt aantal contactpersonen invoeren bij uw relatie. Hierbij kunt u de keuze maken voor het invoeren van een afdelingsnaam, een persoonsnaam of allebei. Het is niet meer noodzakelijk om een contactpersoon te koppelen aan een dossier.

Wanneer u een contactpersoon wel koppelt aan een dossier, dan zal deze afdeling c.q. persoon getoond worden in de adressering op  de declaraties en herinneringen. Ieder dossier heeft dus slechts één contactpersoon, maar bij iedere relatie kunnen meerdere contactpersonen worden ingevoerd. De contactpersoon is diegene aan wie de declaratie voor verrichte werkzaamheden wordt gestuurd.

De opdracht Stuur e-mail op tabblad Relaties toont u een menu met alle e-mailadressen van deze relatie en alle bijbehorende contactpersonen.

 

In de opdracht Maak brief, die u kunt aanklikken op tabblad Relaties of tabblad Dossiers, is vooralsnog niets gewijzigd. Brieven die worden gegenereerd met behulp van de Documentenmodule hebben in de aanhef de gegevens staan zoals deze zijn ingevuld bij Relaties.

 

Elektronisch factureren met eVerbinding

Alleen voor Urios Plus en Urios Standaard met module Elektronisch Factureren.

Via eVerbinding is het mogelijk om op een eenvoudige manier gebruik te maken van e-facturatie. Dit kan via het online platform of met verschillende softwarepakketten. eVerbinding zorgt dat het MKB volledig automatisch en elektronisch kan factureren en administreren. Elektronisch factureren via eVerbinding zorgt voor minder overtypen, voorkomt fouten en facturen kunnen automatisch worden ingelezen in het pakket van de ontvanger waardoor de facturen sneller worden voldaan.

Declaraties die verzonden worden vanuit Urios worden via eVerbinding afgeleverd bij de ontvanger. Als de ontvanger ook een eVerbinding account heeft, kunnen de facturen direct worden ingelezen in het boekhoudpakket. De facturen hoeven dan voor de volledigheid enkel nog geaccordeerd te worden. Indien de ontvanger geen eVerbinding account heeft, worden de facturen als mailbericht aangeleverd bij de ontvanger waarna de factuur gewoon geprint zou kunnen worden. Om gebruik te kunnen gaan maken van e-facturatie via eVerbinding heeft u een account nodig bij eVerbinding. Dit kunt u aanmaken via de website www.everbinding.nl.

Het is alleen mogelijk om van e-facturatie via eVerbinding gebruik te maken wanneer u de Uriose module Elektronisch Factureren tot uw beschikking heeft.

Zie ook onze handleiding Elektronisch factureren met eVerbinding voor het instellen en gebruiken van deze nieuwe functie.

Automatisch aanmaken van submappen

Alleen voor Urios Plus of Urios Standaard met module Documentenbeheer.

In Urios is het mogelijk om automatisch een dossiermap aan te maken wanneer een nieuw dossier wordt ingevoerd. Deze map is gekoppeld aan het dossier en in deze map worden de documenten van dit dossier opgeslagen door Urios. Ook kunt u zelf gegenereerde documenten of kopieën in deze map kwijt.

Met ingang van 2.5.5 kunt u ook automatisch submappen in de nieuwe dossiermap laten aanmaken. Zo houdt u gemakkelijk onderscheid tussen de verschillende documenten.

Bovendien kunt u een standaard submap instellen voor documenten en e-mail. Documenten gemaakt met de Maak brief optie en e-mails opgeslagen met de nieuwe Opslaan in dossiermap optie worden zo automatisch en consequent in gewenste submap opgeslagen.

Betalingen inlezen in Urios

Alleen voor Urios Plus of Urios Standaard met module Export Boekhouding.

Met de module Export naar Boekhouding kunt u op een eenvoudige manier een CSV-bestand vanuit Urios genereren dat u vervolgens kunt inlezen in één van de boekhoudpakketten waar Urios mee koppelt. Dit scheelt u en/of uw boekhouder veel overtypwerk waardoor u veel tijd bespaart en bovendien de kans op typfouten reduceert. Exporteren vanuit Urios naar het boekhoudprogramma was tot voor kort de enige mogelijkheid.

Vanaf versie 2.5.5. werkt deze koppeling ook grotendeels de andere kant op; dus van uw boekhoudpakket naar Urios. Het was al mogelijk om vanuit het boekhoudprogramma SnelStart de betaalgegevens van de declaraties in te lezen in Urios, maar nu is dit voor meer boekhoudpakketten mogelijk.

Er is in Urios een nieuwe knop aangemaakt genaamd ADF Auditfile: betalingen. Deze kunt u terug vinden bij Rapport maken > Importeren betalingen uit boekhouding.

Daarna maakt u deze keuze tussen Betalingen uit SnelStart of de knop met ADF Auditfile: betalingen. Dit ADF-bestand is een bestand dat u vanuit uw eigen boekhoudpakket kunt genereren nadat u uw bankboek heeft ingelezen. Exporteer uw debiteurenboek in ADF. Dit bestand kan ingelezen worden in Urios. Zo zijn in een paar klikken alle betaalde declaraties bijgewerkt en houdt u uw administratie up to date.

Kleine verbeteringen en bug fixes

  • Bij het kopiëren van rapporten uit Urios naa bijvoorbeeld Microsoft Word blijft de opmaak behouden. Dit geldt onder andere voor het Voorblad en het Relaas.
  • In sommige declaratiesjablonen was per abuis de verkeerde code opgenomen waardoor het BTW-nummer zoals ingevuld bij Kantoor werd getoond op de declaratie, en niet het BTW-nummer van de zelfstandige advocaten of onderneming. Dit is nu opgelost.
  • Er zijn nieuwe codes gemaakt voor gebruik in de Microsoft Word-sjablonen. Deze nieuwe codes hebben met name betrekking op de “afzender”. Door een code te gebruiken voor de afzender, wordt de naam, het BTW-nummer of KvK-nummer van de betreffende advocaat (bij de rechtsvorm zelfstandige advocaten) of van de onderneming (bij de rechtsvorm ‘Lijst van ondernemingen’) ingevuld. De nieuwe codes beginnen met "afz_" en zijn te vinden in de handleiding Module Documentenbeheer.
  • Met de module Elektronisch factureren kunt u snel en eenvoudig declaraties als PDF opmaken en deze direct per e-mail naar uw cliënt versturen. Op verzoek is het nu mogelijk om ook een CC-adres bij uw cliënt in te voeren en de declaratie aan verschillende ontvangers te sturen. U kunt het CC-adres instellen voor uw cliënt op tabblad Relaties, open de relatie en ga in het scherm Relatie bewerken naar het tabje Btw en facturatie. Hier kunt u het eerste e-mailadres plus het CC-adres invoeren. U kunt meerdere mailadressen invoeren door deze te scheiden met een komma.
  • De naamgeving van de PDF-bestanden van de declaraties en herinneringen die worden opgeslagen iets aangepast. Deze bevatten nu ook de dossiernaam.
  • In de urenmelder op basis van honorarium bleek een bug te zitten waardoor verwijderde uurtarieven abusievelijk werden meegerekend. Dit is nu opgelost.
  • Er is meer ruimte beschikbaar om contactgegevens in te voeren bij een relatie. In plaats van vier zijn er nu acht velden beschikbaar.
  • Wanneer dezelfde printer was geselecteerd voor het afdrukken van zowel de declaratie als specificatie, dan werd dit eerder als twee aparte opdrachten verstuurd naar de printer. Nu is dit samengevoegd tot één printopdracht waardoor problemen met het wel of niet pakken van een vervolgblad zijn opgelost. Dit is ook van toepassing op PDF-printers.
  • Het is gebleken dat bij Elektronisch herinneren de knop “Verzend test e-herinnering” helaas niet de achtergrond mee stuurde. De volledige opgemaakte herinneringen werd wel correct per e-mail verzonden. De bug achter deze knop is nu opgelost.
  • De tekst “btw verlegd’, die verschijnt onderaan de declaratie wanneer u factureert aan een cliënt buiten Nederland maar binnen de EU, loopt nu door over de gehele breedte van de declaratie.
  • In de Export naar Boekhouding voor Exact Online worden nu ook de NAW-gegevens geëxporteerd. Ook is het verkoopboek voor Exact Online instelbaar geworden. Urios-gebruikers die exporteren naar Exact Online moeten daarom eenmalig bij het verkoopboek het juist nummer invoeren. Klik op Instellingen wijzigen en ga naar pagina Geavanceerd > Boekhouding en voer bij het verkoopboek het juist nummer in. Waarschijnlijk moet dit boeknummer 70 zijn.
  • Bij het aanmaken van een nieuwe dossier is het kiezen van het tariefbeleid iets veranderd.