Urios logo

Nieuw in versie 2.6.2

Vaste prijs Dossiers bij Periode declareren

Bij gebruik van de optie 'Periode declareren' kwamen alleen de conceptdeclaraties naar boven voor de dossiers waarin op basis van uurtarief is gewerkt. Vanaf versie 2.6.2. kunt u ook dossiers die op een Vaste Prijs tarief staan automatisch bij periode declareren op laten komen. Hiervoor zet u het vinkje Tonen bij periode declareren aan in het Dossier bewerken scherm. Zodra u een vaste prijs declaratie voor dit dossier definitief heeft gemaakt, wordt het vinkje automatisch uitgezet. Indien u het vinkje daarna weer aanzet, wordt bij de volgende batch facturatie weer een nota met een vaste prijs gegenereerd door Urios. Op deze manier kunt u (voor alsnog handmatig) op een simpele manier maandelijks/per kwartaal/jaar dezelfde bedragen bij uw cliënt in rekening brengen.

Memo-pictogram

In Urios was het al mogelijk om notities in te voeren bij een relatie, dossier, activiteit en/of declaratie. De ingevoerde notities worden weergegeven onderin de Samenvatting, rechts in het scherm van het betreffende tabblad. Voor de duidelijkheid wordt er vanaf nu ook een klein memo-pictogram getoond op alle tabbladen wanneer er een notitie is ingevoerd onder het tabje Memo.

De kolom Memo, of andere kolommen, kunt u aan/uit zetten door met de rechtermuisknop op de balk te klikken waarin de kolomhoofden worden weergegeven. Voor ieder tabblad kunt u zelf bepalen welke kolommen er zichtbaar zijn.

Ook nieuw in deze versie is dat notities die zijn ingevoerd onder het tabje Memo bij een relatie nu ook automatisch worden getoond bij het maken van een declaratie. De ingevoerde notities ziet u aan de rechterzijde van de concept declaratie verschijnen.

Indien een notitie die is ingevoerd bij de Relatie betrekking heeft op de betalingstermijn, zoals in bovenstaand voorbeeld, kunt u er voor kiezen om deze notitie ook toe te voegen aan de betreffende declaratie(s). U kunt de tekst eenvoudig kopiëren en plakken. Zo is in één oogopslag duidelijk te zien aan het pictogram dat er voor deze declaratie een notitie is gemaakt.

Alle memo’s bij Periode Declareren

Ook bij Periode Declareren worden de notities getoond die zijn ingegeven voor een relatie, maar omdat het veel tijd kost om alle declaraties dan afzonderlijk te bekijken is de knop ‘Alle memo’s tonen’ ontwikkeld. De knop opent een klein rapport waarin alle relaties zijn opgesomd waarbij een notitie is ingevoerd. Op deze manier kunt u snel zien of er nog belangrijke punten aangepast moesten worden op de declaratie, bijvoorbeeld als een eenmalige korting overeen is gekomen.

Extra velden bij Relaties

Vanaf deze versie is het mogelijk om niet alleen bij Dossiers maar nu ook voor Relaties extra velden aan te maken. Deze extra velden kunt u gebruiken om aanvullende informatie bij of over uw cliënt in Urios te kunnen administreren. Zoals bijvoorbeeld de naam van de werkgever, verzekeringsmaatschappij, de geboorteplaats etc. Deze extra velden kunt u aanmaken via Instellingen wijzigen > Relaties > Extra velden.

Als u kiest voor ‘Invoeren’ verschijnt er een scherm waarin u het extra veld kunt invoeren. Hier staat ook een regel genaamd Standaardwaarde, waarin u de gehanteerde 'standaard' kunt opgeven. De feitelijke 'afwijkingen van deze standaard’ kunt u vervolgens invoeren bij de relatie waarop deze afwijking van toepassing is.

Voorbeeld: De betalingstermijn van uw declaraties is vastgesteld op 14 dagen. Dit is ingevoerd bij het extra veld als de standaardwaarde en dit staat genoemd in de afsluitende zinnen op uw declaratie. Indien u voor een relatie een uitzondering wilt maken en de betalingstermijn op 30 dagen wilt zetten in plaats van 14 dagen, kunt u de afwijking naar 30 dagen invullen in het extra veld bij uw relatie (zie stap 2).

Stap 1: Opgeven van de Standaardwaarde. Een betalingstermijn van 14 dagen

Stap 2: Vul bij het invoeren van een nieuwe relatie de extra velden in en geef bij de het veld Betalingstermijn het afwijkende aantal dagen in, zoals in dit voorbeeld 30 dagen. Bij een bestaande relatie kunt u de extra velden invullen via Relatie bewerken > Extra velden.

Stap 3: Om de betalingstermijn zoals genoemd in de afsluitende zin op de declaratie het juiste aantal dagen weer te laten geven, wordt er gebruik gemaakt van een code. Deze code moet ingevoerd worden in de afsluitende zin van uw declaraties. Dit doet u via Instellingen wijzigen > Declaraties > Standaard teksten > Afsluitende zin op declaraties.

U zult (hoogst waarschijnlijk) zien dat in uw afsluitende zin een aantal dagen getypt zijn. Deze dagen moeten in dit geval worden vervangen door de code [%client.betalingstermijn%], zoals ingevoerd bij sjablooncode. De rest van de zin blijft gelijk.

De code [%client.betalingstermijn%] toont de opgegeven Standaardwaarde op uw declaraties, tenzij hier dus van afgeweken wordt. In bovenstaand voorbeeld is de standaard betalingstermijn van 14 dagen vervangen door 30 dagen voor de heer Timmers. Voor mevrouw Aerts is de betalingstermijn niet veranderd. Dit is in de afsluitende zin op onderstaande declaraties correct weergegeven door de ingevoerde code.

Andere Relatie-codes gebruiken

Alleen voor Urios Plus of Urios Standaard met module Documentenbeheer

In bovenstaand voorbeeld is de relatiecode [%client.betalingstermijn%] ingevoerd in de afsluitende zin op de declaraties. U kunt echter alle extra relatievelden die u opgeeft en invult in Urios als een code laten werken door er "client." voor te zetten bij gebruik in declaraties, herinneringen en begeleidende e-mails. Door "cl1_’ ervoor te zetten kunt u de relatievelden ook gebruiken in uw Word documenten c.q. de sjablonen.

U kunt bijvoorbeeld het extra relatieveld Geboorteplaats toevoegen. Wanneer u de geboorteplaats van uw cliënt wilt tonen in een brief kunt u de code «cl1_geboorteplaats» invoeren in uw sjabloon. Deze komt dan automatisch in dit veld te staan wanneer u een brief opstelt.

Voorbeeld:

Voorbeeld van Word-sjabloon met codes die door Urios worden ingevuld via de opdracht Maak brief.

Extra velden die zijn ingevoerd worden ook getoond op het tabblad Relaties. Het is daardoor mogelijk om hier op te selecteren en te zoeken. Indien u de kolom met de extra velden liever niet wilt zien, kunt u deze uitzetten. Kolommen die uit staan, zijn niet doorzoekbaar.

Aanpassingen Urios Stopwatch

De Urios Stopwatch kunt u gebruiken bij het maken van brieven, schrijven van e-mails of bij het voeren van een telefoongesprek. Het is mogelijk om meerdere klokjes naast elkaar open te hebben staan en ook om deze automatisch te laten starten. De tijd van de stopwatch kunt u direct op een dossier doorboeken. Nieuw aan de stopwatch klokjes is dat de dossiernaam nu wordt weergegeven in de kop van het klokje. Als u meerdere klokjes open heeft staan, kunt u snel zien welk klokje bij welk dossier hoort.

Ook veranderd aan de Urios Stopwatch is dat u met de kleine “plus” en “min” symbooltjes boven de uren en minuten gemakkelijk de tijd in het klokje kunt corrigeren. Het is daardoor niet meer noodzakelijk om eerst de tijd op te slaan en daarna de activiteit opnieuw te openen om deze te kunnen bewerken.

Verrekenen derdengeld

Wanneer u een factuur als conceptnota open hebt staan in Urios, heeft u aan de rechterzijde van het scherm de knop Bewerken. Met deze knop kunt u vrijwel alle onderdelen van deze nota op declaratieniveau aanpassen.

Onder het tabje Bedragen bestaat al de mogelijkheid om een reeds ontvangen betaling en/of ontvangen derdengeld te kunnen tonen op de declaratie voor de cliënt. Op verzoek is hieraan toegevoegd dat ook het reeds doorbetaalde derdengeld op de declaratie inzichtelijk gemaakt kan worden. Op deze manier is duidelijker aan te geven welk bedrag er al aan de cliënt is doorbetaald.

Wijzigingen op het Voorblad

Op het tabblad Dossiers staat aan de rechterzijde de opdracht Print Voorblad. Dit blad toont een korte samenvatting van relevantie dossierinformatie zoals de cliëntgegevens, gegevens van overige partijen, tariefbeleid etc. Hier is aan toegevoegd dat, indien ingevuld, nu ook de ingevoerde referenties bij cliënt en/of overige partijen worden getoond. Wanneer er sprake is van een categorie zal deze ook worden weergegeven.

Bovendien worden extra velden nu ook op het voorblad gezet. Zoals bijvoorbeeld de geboorteplaats, maar ook data van een ongeval of ontslag etc. kan op die manier op het voorblad getoond worden door Urios. Indien de extra velden niet zijn ingevoerd, worden deze ook niet op het blad weergegeven.

Beschikbaar en gerealiseerd boedelactief

Voor Insolventiedossiers kunt u in Urios het boedelactief opgeven. In deze nieuwe Urios versie is er een extra veld toegevoegd zodat er onderscheid gemaakt kan worden tussen beschikbaar boedelactief en gerealiseerd boedelactief. Bij het updaten van Urios naar de nieuwste versie wordt het eerder opgegeven (het gerealiseerd boedelactief) één op één overgenomen als suggestie voor het beschikbare boedelactief. Wanneer dit niet overeenkomt, kunt u dit zelf aanpassen via het Dossier bewerken scherm onder het tabje Recofa.

Het gerealiseerde en beschikbare boedelactief wordt ook weergegeven bij het maken van een salarisverzoek. Hiervoor is de lay-out van dit rapport iets aangepast. Tevens is er een nieuw rapport voor insolventies toegevoegd aan Urios, genaamd "Faillissementen: Gewerkte uren".

Bellen via Urios met VoIP

Op het tabblad Relaties heeft u aan de rechterzijde onder Opdrachten de optie Bellen met VoIP, oftewel bellen over de internetlijn. Als u hier gebruik van maakt kunt u direct vanuit Urios telefonisch contact opnemen met al uw relaties. U klikt op Bellen met VoIP en kiest het te bellen nummer in het betreffende dossier. Eerst zal uw eigen telefoon overgaan. Zodra u deze opneemt wordt de verbinding met degene die u wilt bellen tot stand gebracht en zal de telefoon aan de andere kant overgaan.

Als u wilt kunt u automatisch de Urios Stopwatch laten opstarten zodat u altijd tot op de seconde nauwkeurig uw tijd kunt bijhouden. De stopwatch start op zodra u op Bellen met VoIP klikt. Het dossier en zelfs de omschrijving zijn al voor u ingevuld. De stopwatch automatisch laten starten kunt u instellen via Instellingen wijzigen > Activiteiten > Stopwatch > Vink aan Bij Bellen. Indien u een keer niet uw tijd wilt schrijven voor een telefoongesprek, kunt u gewoon de stopwatch afsluiten zonder de tijd op te slaan.

Wanneer u gebruik maakt van een VoIP centrale die is gekoppeld aan Urios, heeft dit ook als voordeel dat wanneer een cliënt telefonisch contact met u opneemt, u onderin beeld een schermpje ziet verschijnen. Hierin wordt de naam van de beller getoond, maar ook de dossiers die aan deze relatie gekoppeld zijn. Bovendien heeft u ook hier weer de mogelijkheid om de stopwatch direct te laten starten met één druk op de knop.

Eerder was deze koppeling alleen werkzaam voor Urios- gebruikers die ook gebruik maakten van de VoIP aanbieder Netformatie. Sinds deze nieuwe Urios versie kunt u koppelen met elke VoIP centrale zodra uw computer voorzien is van de juiste software hiervoor. Er zijn een aantal verschillende mogelijkheden en technieken om gebruik te maken van VoIP. Deze kunt u instellen via Instellingen wijzigen > Koppelingen > VoIP.

Management Rapporten

Alleen voor Urios Plus of Urios Standaard met de module Managementrapporten

Slapende dossiers

Aan de module Management Rapporten is een nieuwe rapportage toegevoegd genaamd Slapende Dossiers. Dit rapport toont u met één muisklik een overzicht waarin u direct kunt zien hoeveel dagen/weken/maanden geleden er voor het laatst tijdregels zijn geschreven in een dossier.

Bij het genereren van dit rapport kunt u aangeven hoeveel dagen u terug wilt zien, voor welke fasen u dit rapport wilt opstellen en voor welke advocaat. Standaard staat aangevinkt dat alleen de lopende dossiers worden getoond. Daarna wordt er een rapport gegenereerd dat alle dossiers toont waarin langer dan het opgegeven aantal dagen niet is gewerkt. Op deze manier kunt u de voortgang in uw dossiers beter bewaken.

Rapport Nog te declareren uren

Het rapport 'Nog te declareren uren op basis van uurtarief' is vervangen door het rapport 'Nog te declareren uren'. Dit rapport toont de nog openstaande uren voor dossiers op basis van uurtarief, maar zal nu ook de uren die geschreven zijn in dossiers met een vaste prijs in een aparte tabel tonen. Hiervoor hoeft u enkel een vinkje te zetten bij Ook vaste prijs dossiers tonen.

Aanpassing in Agenda functie van Urios

Alleen voor Urios Plus of Urios Standaard met module Termijnen en Agenda

Via de knop Taken invoeren kunt u eenvoudig afspraken, taken en termijnen invoeren die worden weergegeven op het tabblad Vandaag. Wanneer bijvoorbeeld een taak is uitgevoerd, kunt u deze tijd direct als activiteit doorboeken op uw dossier. Dit geldt ook voor afspraken.

Nieuw in deze versie is dat er een controle op conflicten plaats vindt die kunnen ontstaan wanneer u voor eenzelfde tijdbestek meerdere afspraken of taken invoert. Bijvoorbeeld; u heeft een geplande afspraak staan met de heer Timmers op 20 juli om 14:00 uur en heeft hier een uur voor ingepland. Wanneer u een volgende afspraak om 14:30 zou invoeren, krijgt u een waarschuwing.

Verbeteringen Outlook Add-In

Alleen voor Urios Plus of Urios Standaard met module Documentenbeheer

Sinds de vorige update van Urios is het mogelijk om in te stellen dat u een pop up scherm te zien krijgt met de vraag of u de zojuist verzonden e-mail wilt opslaan in de dossiermap. Deze vraagstelling is nu duidelijker geformuleerd door onder andere het mailadres en het onderwerp te tonen. Zo is duidelijker op welke mail de vraag van toepassing is.

Sinds versie 2.6.2 is het eveneens mogelijk om voor meerdere mailboxen de functie uitgaande mail opslaan in dossiermap aan te zetten. Als u met meerdere mailboxen werkt kunt u per mailbox afzonderlijke deze functionaliteit aan of uitzetten. Dit kunt u instellen via Instellingen wijzigen > Documentenbeheer > Outlook Add in.

Logo in e-mail bij E-factuur

Alleen voor Urios Plus of Urios Standaard met module Elektronisch Factureren

Met de module Elektronisch Factureren kunt u op cliëntniveau in Urios aangeven of u de declaratie per post of per mail wilt versturen. Als u kiest voor E-factuur, wordt de declaratie naar de cliënt gemaild in plaats van afgedrukt. Deze declaratie wordt als PDF bijlage aan een e-mailbericht gekoppeld. Dit mailbericht is gestandaardiseerd, maar kunt u altijd nog bewerken.

In een eerdere Urios versie is het mogelijk gemaakt om uw logo als plaatje toe te voegen aan dit standaard begeleidend schrijven. In veel e-mailprogramma's werd het plaatje en/of logo correct weergegeven, maar er waren problemen met de weergave in Outlook 2013 en 2016. Diegenen die met Outlook 2013 of 2016 werken zagen in het e-mailbericht een melding dat de afbeelding niet getoond kon worden. In oudere Outlook-versies en in andere e-mailprogramma's ging dit wel goed.

Het probleem van het niet tonen van een afbeelding is door verschillende partijen gemeld bij Microsoft, maar zij heeft er voor gekozen om deze bug niet op te gaan lossen in de bestaande Outlook-versies. Daarom hebben we nu voor een andere techniek gekozen om om deze bug heen te kunnen werken. Hierdoor worden alle e-mailberichten die u verstuurd vanuit/via Urios en die voorzien zijn van uw logo nu bij iedere ontvanger corret weergegeven.

Direct versturen van E-factuur

Wanneer een factuur in Urios definitief wordt gemaakt, stond eerder altijd het bolletje aan bij Afdrukken. Meerdere gebruikers vroegen zich af waarom het bolletje niet standaard bij Elektronisch factureren stond als men gebruikt maakt van deze module. Door het bolletje bij Elektronisch Factureren te zetten, hoeft dit niet meer handmatig te gebeuren.

Wanneer u gebruik maakt van Periode Declareren en u meerdere nota’s in één keer definitief maakt, valt Urios altijd terug op de instellingen aangaande de facturatiemethode zoals ingesteld bij de cliënt zelf. Ook als u op dat moment kiest voor afdrukken zullen cliënten bij wie Elektronisch Factureren is ingesteld de factuur per e-mail ontvangen.

Kleine aanpassingen of verbeteringen

  • Het maken van een exportbestand voor de boekhouding is enorm versneld voor de Urios Cloud Database gebruikers.
  • Activiteiten worden vanaf nu op volgorde van invoer getoond op specificatie. Ook wanneer een activiteit wordt gewijzigd blijft de chronologische invoervolgorde behouden.
  • Het managementrapport Ontvangen betalingen is voortaan gesorteerd op declaratienummer zodat er sneller in gezocht kan worden.
  • De sjablooncode «xxx_plaats», te gebruiken in de sjablonen van de brieven, zal vanaf nu de juiste schrijfwijze tonen en de plaatsnaam niet meer in hoofdletters weergeven. In het adreshoofd blijft staan ALPHEN AAN DEN RIJN, in de brief, wanneer deze code wordt gebruikt, komt nu te staan Alpen aan den Rijn.
  • Het is nu mogelijk om een export van declaraties vanuit Urios te maken geschikt voor boekhoudpakket Exact Globe.
  • PDF-bestanden gemaakt vanuit Urios, bijvoorbeeld tabellen of de elektronische facturen, zijn vanaf deze nieuwe versie doorzoekbaar door gebruikers en leesbaar voor andere software, zoals scan en herkenprogramma’s.
  • Als u gebruik maakt van de module Documentenbeheer kunt u via het instellingen scherm in Urios automatisch bestaande dossiermappen koppelen aan uw dossiers in Urios. Het is nu mogelijk gemaakt om enkele dossiers te koppelen aan de mappen, of om nieuwe mappen te genereren, in plaats van alle dossiers in één keer.
  • Op het tabblad Dossiers is de kolom BSN-nummer toegevoegd. De burgerservicenummers die zijn ingevuld in het veld BSN bij het invoeren van uw relatie, worden hier nu getoond. Voordeel van deze extra kolom is dat in de zoekfunctie in Urios nu ook gezocht kan worden op het BSN-nummer.