Blijf op de hoogte van nieuwe versies, schrijf u in voor onze nieuwsbrief

Nieuwe pictogrammen voor Urios

nieuwe pictogrammen

Het Urios-pictogram is vernieuwd. Na het uitvoeren van de update worden deze nieuwe pictogrammen automatisch zichtbaar op uw bureaublad. Het onderste pictogram, de Urios Phone Helper, is alleen zichtbaar voor gebruikers die bellen met VoIP vanuit Urios en verschijnt niet op uw bureaublad.

De voornaamste reden om de Urios pictogrammen aan te passen is omdat veel gebruikers het pictogram om het programma te openen en het pictogram om de Urios Stopwatch te starten te veel op elkaar vonden lijken.

Dossiers & Relaties

Extra velden

Voor zowel uw relaties als voor de dossiers kunt u zelf extra velden aanmaken. Informatie die belangrijk is voor u om te administreren, maar waar Urios niet standaard de velden voor biedt, kunt u door middel van deze extra velden alsnog eenvoudig in Urios invoeren. Gegevens uit deze velden kunt u vervolgens ook gebruiken in de Word-sjablonen waarmee u vanuit Urios brieven en stukken kunt opstellen. Gegevens waarvoor u deze extra velden kunt gebruiken zijn bijvoorbeeld het administreren van de trouwdatum, het aantal kinderen, naam werkgever, soort arbeidscontract of contractduur etc.

Nu ook zichtbaar in Samenvatting

Nieuw in deze versie is dat extra velden die in gebruik zijn nu ook in de samenvattingen van de betreffende tabbladen worden getoond. Zo heeft u sneller de voor u relevante informatie inzichtelijk zonder het dossier te hoeven openen.

Nieuw rapport "Dossierlijst met extra velden"

Tevens is er een rapport ontwikkeld dat alle extra velden en categorieën op dossierniveau overzichtelijk weergeeft. Dit rapport "Dossierlijst met extra velden" is onderdeel van de module Managementrapporten.

Berekeningen Split-Online

Urios biedt u een koppeling aan met het alimentatieprogramma Split-Online. Daardoor kunt u vanuit Urios met één muisklik een dossier aanmaken in Split-Online, waarin u uw berekeningen kunt uitvoeren. Nieuw in deze versie is dat de verschillende berekeningen die u heeft gemaakt, nu ook worden weergegeven in Urios en dat u deze berekeningen ook direct vanuit Urios kunt openen door te klikken op de blauwe link. U komt dan automatisch op de juiste pagina in uw Split-Online account terecht.

scherm Dossier bewerken, tabblad Alimentatie

Automatisch aanpassen mapnaam

Alleen voor Urios Plus of Urios Standaard met module Documentenbeheer.

Bij het aanmaken van een nieuw dossier in Urios wordt er automatisch een dossiermap gegenereerd op uw computer (of andere omgeving waar u uw documenten heeft opgeslagen) die bereikbaar is via Windows Verkenner. Deze map krijgt dezelfde dossiernaam en nummer als het ingevoerde dossier in Urios. Als er een wijziging wordt gemaakt in de dossiernaam of het nummer in Urios, vanwege een typfout bijvoorbeeld, krijgt u vanaf deze versie de vraag of u de wijziging in de dossiernaam ook wilt doorvoeren in de dossiermap op uw computer. Kiest u hiervoor altijd voor 'Ja' zodat de mapnaam correspondeerd met de dossiernaam in Urios.

Vooralsnog moest een wijziging in de dossiernaam in Urios handmatig worden doorgevoerd in de mapnamen op uw PC waar Urios mee gekoppeld is. Als dit niet gebeurde waren de documenten niet zichtbaar, omdat de map niet gevonden kon worden. Door nu de wijzigingen in Urios aan te brengen en deze automatisch door te voeren in de mapnaam op uw computer blijven de mapnaam en dossiernaam gelijk en blijft de koppeling tussen Urios en de dossiermap in stand.

Nieuwe pictogrammen Outlook-koppeling

Alleen voor Urios Plus of Urios Standaard met de module Documentenbeheer

Het nieuwe pictogram voor de stopwatch ziet u ook terug in Outlook, als u gebruik maakt van de Outlook Add-In. Tevens is een nieuwe afbeelding gemaakt voor de knop Opslaan in dossiermap. Na het uitvoeren van de update ziet u dus ook in Outlook de nieuwe Urios pictogrammen terug. Mogelijk is het noodzakelijk om Outlook even te herstarten na het uitvoeren van de update, zodat de knoppen opnieuw geladen worden.

Recent hebben meerdere klanten gemeld dat de knoppen niet meer zichtbaar waren in Outlook. Zowel updates van Microsoft Office als updates van Windows schakelen soms de knoppen uit. Helaas kunnen wij er niets aan doen om dit te voorkomen. U kunt de knoppen opnieuw instellen middels onze handleiding Hoe maak ik de Urios-knop in Outlook zichtbaar. Bij de oplossing 6 en 7 in deze handleiding vindt u instructies hoe de knoppen opnieuw te installeren. Mocht u er niet uitkomen, bel ons gerust.

Microsoft Outlook met Urios-knoppen

Declareren & Herinneren

Nieuwe kolommen op tabblad Declaraties

Op het tabblad Declaraties zijn een tweetal nieuwe kolommen toegevoegd. Op verzoek is nu de kolom Debiteurnummer zichtbaar en is ook de kolom Dagen toegevoegd. Deze kolom toont in één oogopslag hoeveel dagen geleden een declaratie is opgemaakt. Kolommen kunt u eenvoudig aan of uit zetten door met uw rechtermuisknop te klikken op één van de kolomhoofden op het tabblad.

Specificeren uurtarief

U heeft in het Instellingen scherm van Urios diverse opties voor het wel/niet specificeren van verschotten en/of het honorarium. Op verzoek is er voor mediations een kleine verandering doorgevoerd in de optie Honorarium specificeren per uurtarief. Wanneer er sprake is van een verdeling, wordt het percentage getoond met daarbij het 'reguliere' uurtarief van de advocaat.

Standaard specificatie bij vaste-prijs-nota

Als u een declaratie opmaakte met een vaste prijs en hier een specificatie bij op wilde maken, moesten hier handmatig de activiteiten bij worden aangevinkt om deze op de specificatie te kunnen tonen en ook te koppelen aan deze vaste prijs declaratie. Vanaf deze nieuwe Urios versie worden alle openstaande activiteiten die geschreven zijn in het betreffende dossier waarvoor u de nota opmaakt automatisch gespecificeerd. Tevens worden de activiteiten voortaan als gedeclareerd beschouwd. Activiteiten, die u niet wilt declareren / specificeren op deze nota, kunt u handmatig uitvinken.

"Betaal met iDEAL"-knop in e-factuur

Voor Urios Plus of Urios Standaard met module Elektronisch factureren

Op veler verzoek is Urios verrijkt met de functionaliteit om betalingen te kunnen accepteren via iDEAL. In de begeleidende e-mail naar de cliënt kan een iDEAL-betaalknop worden meegestuurd, die gekoppeld is aan de internetkassa Mollie.

iDEAL-betaalknop in begeleidende e-mail

Nadat de ontvanger van de declaratie die verzonden is per e-mail op de betaalknop heeft gedrukt, wordt hij/zij doorgelinkt naar de betaalomgeving van Mollie. Hier wordt een keuze gemaakt voor de gewenste betaalmethode waarna de bank kan worden geselecteerd. Afhankelijk van uw abonnement bij Mollie is er naast iDEAL ook de mogelijkheid betalingen te accepteren met creditcard, of buitenlandse pinpas (Bancontact voor België, SOFORT voor Duitsland). Na de keuze voor een betaalmethode komt uw cliënt in de eigen bekende bankomgeving terecht.

selecteer betaalmethode en bank in Mollie

U heeft een account bij de internetkassa Mollie nodig om de betalingen te kunnen accepteren. Deze kunt u kosteloos aanmaken. U betaalt enkel een vergoeding van maximaal € 0,29 per iDEAL-betaling. U kunt uw ontvangen betalingen dagelijks laten uitbetalen en u ontvangt maandelijks een overzichtelijke factuur van alle transacties die Mollie voor u heeft verwerkt. Het hebben van een KvK-nummer plus een zakelijke betaalrekening is verplicht.

Meer informatie over Mollie en het toevoegen van de betaalknop in uw begeleidende e-mail kunt u lezen in deze handleiding: Elektronisch factureren > Gebruik van iDEAL-betaalknop

Niet meer herinneren van Raad van Rechtsbijstand

Pro-forma declaraties die gericht zijn aan de Raad van Rechtsbijstand, komen vanaf deze nieuwe Urios versie niet meer naar boven bij het periodiek herinneren. Deze declaraties werden (indien niet op betaald gezet) per abuis opgenomen op betalingsherinneringen aan de cliënt.

Tevens wordt op declaraties gericht aan de RvR voortaan het debiteurnummer zoals ingesteld bij de RvR of in het instellingenscherm getoond in plaats van het debiteurnummer van de cliënt.

E-mailbericht bij betalingsherinnering

Alleen voor Urios Plus of Urios Standaard met module Elektronisch factureren

Net als uw declaraties kunt u ook uw herinneringen versturen per e-mail naar uw cliënten. Hiervoor kunt u een aparte begeleidende e-mail opstellen waarin wordt verwezen naar de nog openstaande declaratie. Dit begeleidende e-mailbericht kunt u vanaf nu op herinneringsniveau aanpassen middels de Bewerken-knop aan de rechterzijde van uw scherm. Let op dat de tekst die u via de Bewerken-knop aanpast, enkel van toepassing is op die betreffende herinnering. Als u uw standaard teksten voor alle mailberichten wilt wijzigen, kunt u dit doen via Instellingen wijzigen > Herinnering > E-herinnering > Opmaak.

Bugfix voor genereren van dubbele pdf-bestanden

Alleen voor Urios Plus of voor Urios Standaard met de module Elektronisch factureren

U kunt een declaratie of betalingsherinnering per e-mail naar uw cliënten versturen als pdf-bestand. Als is gekozen voor verzending per e-mail in plaats van per post, maakt Urios automatisch dit pdf-bestand op. Echter is gebleken dat wanneer de optie 'Opslaan kopie als PDF' aan stond, er per abuis twee aparte pdf-bestanden werden gegenereerd van dezelfde declaratie. Dit is uiteraard onnodig en dit gemelde probleem is opgelost.

Export naar boekhouding

Export naar Yuki en E-boekhouden

Voor Urios Plus of Urios Standaard met module Export Boekhouding

Vanuit Urios kunt u een exportbestand maken met daarin al uw uitgaande declaraties over een bepaalde periode, eventueel uitgesplitst naar advocaat c.q. onderneming. Dit bestand kunt u of uw accountant / boekhouder inlezen in uw boekhoudpakket. Deze exportfunctie is inmiddels voor vele boekhoudpakketten beschikbaar, zo nu ook voor Yuki en E-boekhouding. Naast een exportfunctionaliteit kunt u ook de importfunctie gebruiken. Op deze manier kunt u de ontvangen betalingen vanuit uw boekhoudpakket in lezen in Urios.

Managementrapporten

Nieuwe en verbeterde rapportages

Alleen voor Urios Plus of Urios Standaard met de module Managementrapporten

In de module Managementrapporten zijn een aantal nieuwe rapporten beschikbaar gemaakt en zijn enkele rapportages verbeterd. Onderstaand is kort samengevat welke rapporten zijn toegevoegd en wat de wijzigingen zijn in de bestaande rapporten.

  • Nieuw toegevoegd is het rapport Dossierlijst met extra velden. Als u gebruik maakt van extra velden, is het mogelijk om alle informatie vanuit deze velden overzichtelijk in een rapportage getoond te krijgen. Als u extra velden bijvoorbeeld gebruikt voor contractbeheer, is dit een praktisch rapport, omdat alle ingevulde velden onder elkaar worden getoond, compleet met dossiernaam en nummer, eventueel uitgesorteerd op categorie.
  • Rapport Omzet over datumgrens: Dit rapport geeft inzicht in de omzet gebaseerd op activiteiten of verschotten die op of na de datumgrens zijn gedeclareerd, maar voor deze datum zijn gerealiseerd. Het rapport geeft nu ook de totalen weer.
  • Rapport Activiteiten per dossier- en relatiecategorie: Dit rapport geeft weer wat de procentuele verdeling is van gewerkte tijd per categorie, zowel voor dossiercategorieën als voor relatiecategorieën. Nu wordt er behalve de percentages ook de tijd in uren en minuten weergegeven.
  • Aan het rapport Openstaande declaraties (bellijst) is een extra kolom toegevoegd. In dit rapport worden nu ook het aantal dagen getoond dat een declaratie openstaat. Dit geldt ook voor het aantal dagen geleden dat een herinnering is verzonden.
  • Het rapport Faillissementen Onderhanden werk ten behoeve van insolventies is vernieuwd.