Waardering 5 van 5

5/5 sterren op Google

PROBEER 30 DAGEN

Nieuw in versie 2025.2

Als u de update uitvoert raden wij aan dit te doen op alle pc’s.
Hiermee worden mogelijke conflicten door verschillen in versies voorkomen.

Inloggen: één apparaat tegelijk per gebruiker

Vanaf deze versie kunt u met dezelfde gebruikersnaam op één apparaat tegelijk zijn ingelogd. Het is dus niet meer mogelijk dat een secretaresse of stagiair(e) op hetzelfde moment als de advocaat onder diens gebruikersnaam is ingelogd.

Dit is eenvoudig op te lossen door deze medewerker als ondersteunende gebruiker in te voeren. Die kan dan inloggen in Urios onder zijn/haar eigen naam en zo de benodigde werkzaamheden uitvoeren. Ondersteunende gebruikers kunnen geen tijdschrijven op eigen naam, maar wel tijd invoeren voor de advocaat.

U kunt een ondersteunende gebruiker als volgt toevoegen:

  1. In Urios, klik aan de linkerkant op Instellingen wijzigen.
  2. Ga naar Kantoor > Gebruikers.
  3. Ga naar tabje Ondersteunende gebruikers.
  4. Klik op Invoeren.
  5. Vul de benodigde gegevens in en klik op Opslaan & Stoppen.
  6. U krijgt nu een tijdelijk wachtwoord in beeld voor deze gebruiker. Kopieer deze of schrijf deze op en verstrek dit aan de gebruiker.

De gebruiker kan nu inloggen met dit wachtwoord, kan daarna direct een zelfgekozen wachtwoord invoeren en de werkzaamheden hervatten.

Outlook: bijlagen toevoegen vanuit dossiermap

Onderdeel van de module Documentenbeheer

Met de Urios Outlook Add-In was het al mogelijk om e-mails en bijlagen op te slaan in de dossiermap die is gekoppeld aan Urios. Vanaf deze versie is het ook mogelijk bijlagen toe te voegen vanuit de dossiermap. Extra tijdbesparend als u met de SharePoint-webkoppeling werkt, maar ook als uw bestanden nu zichtbaar zijn in Verkenner.

  1. In Outlook, klik op Nieuwe e-mail. Als u de Bijlage-knop wilt gebruiken bij het beantwoorden van e-mails, klik dan op Beantwoorden en vervolgens rechts bovenin op Pop-out. U ziet rechts bovenin het lint de Urios-knop Bijlage. Klik hierop.
  2. Selecteer het dossier vanuit waar u een bijlage wilt toevoegen.
  3. Verklein de selectie desgewenst met een zoekterm en/of filter.
  4. Vink één of meerdere bestanden aan die u wilt toevoegen aan de e-mail.
  5. Klik op Bijvoegen om de bestanden toe te voegen aan de e-mail.

Zip-bestanden laten uitpakken door Urios

Onderdeel van de module Documentenbeheer

Sleep zip-bestanden eenvoudig naar Urios, waarna Urios dit zip-bestand direct voor u kan uitpakken. De mappenstructuur in het zip-bestand blijft behouden. Dit is bijvoorbeeld handig voor strafdossiers die worden gedownload uit het portaal van rechtbanken. Maar ook voor kantoren die werken met SharePoint, omdat SharePoint zelf niet over een uitpakfunctie beschikt.

  1. Download het zip-bestand. Deze wordt vaak automatisch opgeslagen in uw downloads-map.
  2. Sleep het zip-bestand naar Urios. Dit kan ook direct vanuit de download in uw browser.
  3. Kies in welk dossier u dit zip-bestand wilt opslaan.
  4. Kies voor Uitpakken als u wilt dat Urios het zip-bestand direct voor uitpakt. Kies anders voor een van de andere opties.

Het zip-bestand staat nu uitgepakt in uw dossiermap.

Afb. bij stap 3. Kies in welk dossier u het zip-bestand wilt opslaan.

Afb. bij stap 4. Kies voor Uitpakken als u wilt dat Urios het zip-bestand direct voor uitpakt.

Verbeterd ‘Maak e-mail’-scherm

Onderdeel van de module Documentenbeheer

Vanuit Urios kunt u eenvoudig mailen naar de betrokken partijen uit het dossier. Met of zonder Outlook-modellen (standaard e-mails). Het scherm voor het genereren van standaard e-mails hebben we verbeterd:

  • U kunt nu direct vanuit dit scherm een Aan-, CC- en BCC-adres kiezen. U kunt hierbij kiezen uit e-mailadressen van gekoppelde partijen en e-mailadressen van kantoorgenoten. Zo hoeft u deze niet meer op te zoeken als de e-mail in Outlook is geopend.
  • Bij gebruik van e-mailmodellen kunt u in het scherm daarna de juiste partij aan de juiste code uit het gekozen Outlook-model koppelen. Bijvoorbeeld handig wanneer er meerdere cliënten in één dossier zijn gedefinieerd.

Afb. bij punt 1: Kies Aan-, CC- en BCC-e-mailadressen van gekoppelde partijen en kantoorgenoten.

Afb. bij punt 2: Koppel de juiste partijen aan de codes die beschikbaar zijn in het Outlook-model.

Nieuw type tariefbeleid: op basis van factor

Naast tariefgroepen op basis van uurtarief, vaste prijs of abonnement is het nu ook mogelijk om een nieuw tariefbeleid te baseren op een bestaand uurtariefbeleid middels een factor. Zo kunt u bijvoorbeeld voor loyale klanten een korting toepassen (factor 0,7 voor 30% korting). Of zaken waarvoor meer expertise nodig is een percentage bij het standaard uurtarief optellen (factor 1,1 voor 10% toeslag).

Om dit toe te passen volgt u de volgende stappen:

  1. In Urios, klik aan de linkerkant op Instellingen wijzigen.
  2. Ga naar Kantoor > Tariefbeleid.
  3. Klik op Invoeren.
  4. Geef de tariefgroep een omschrijvende naam.
  5. Kies voor tariefsoort Factor op ander beleid.
  6. Kies op welk hoofdbeleid u deze tariefgroep wilt baseren.
  7. Vul een factor in.
  8. Klik op Opslaan.

U kunt dit tariefbeleid nu toepassen op dossiers. 

Koppeling AI-assistent Legal Mind

Benodigde Urios-modules: Documentenbeheer en SharePoint

In combinatie met de Urios-modules Documentenbeheer en SharePoint kan de AI-assistent Legal Mind u nog meer tijd helpen besparen. Voor de dossiers die u aanmaakt in Urios wordt geautomatiseerd een map aangemaakt in uw SharePoint-omgeving. Vanuit Legal Mind kunt u middels één druk op de knop de inhoud van dat dossier overhalen naar Legal Mind, zodat u hun AI-assistent hierop los kunt laten.

De tools die zij bieden:

  • Onderzoeks Assistent. Biedt inzicht in complexe vraagstukken en raadpleegt wetten en jurisprudentie.
  • Dossier Analyse. Vindt cruciale details snel terug en controleer documenten op juridische fouten.
  • Document Drafter. Ondersteunt u bij het opstellen van juridische documenten die direct aansluiten op uw dossier.

Om gebruik te kunnen maken van de voordelen van Urios in combinatie met Legal Mind heeft u een account bij Legal Mind nodig.

Lees meer over de koppeling met Legal Mind

Overige wijzigingen

Algemeen

  • Sneltoetscombinaties voor knoppen en opdrachten. Als u in Urios de toetscombinatie Ctrl N gebruikt, verschijnt een schermpje met beschikbare sneltoetsen binnen Urios. Als u eenmaal vertrouwd bent met de beschikbare sneltoetsen, kunt u deze ook in één keer intoetsen terwijl u Ctrl ingedrukt houdt. Bijvoorbeeld Ctrl N R om het scherm voor het invoeren van een nieuwe relatie in beeld te krijgen. En Ctrl N F om het scherm te openen voor het maken van een nieuwe declaratie.

Relaties

  • Op tabblad Relaties is de weergave van de opdracht Exporteren aangepast. Daarnaast is een export voor het veilig mailen-programma Bastion 365 toegevoegd en kunt u direct een opslaglocatie kiezen.
  • Op tabje Identificatie bij de relatie kunt u een identificatiedocument toevoegen. U krijgt nu een waarschuwing als u niets heeft afgelakt, omdat u dan waarschijnlijk geen veilige kopie heeft opgeslagen.
  • Op tabblad Relaties is het nu mogelijk om de kolommen Bezoekadres, Correspondentieadres en Taal aan te zetten. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op de kolomkoppen en vink de gewenste kolommen aan.

Dossiers

  • Wanneer u een dossier aanmaakt in Urios krijgt deze automatisch de aanmaakdatum als startdatum. U kunt deze startdatum nu bewerken op tabje Dossier. Dit kan handig zijn als u het dossier vandaag pas invoert, maar het eigenlijk vorige week al is gestart.
  • Voor insolventiekantoren: op tabblad Dossiers kunt u via de opdracht Boedelactief bijwerken vanuit één overzicht het boedelactief bijwerken voor alle lopende insolventiedossiers. U kunt in dit scherm nu ook zoeken op dossiernaam en sorteren op dossiernaam, dossiernummer of datum uitspraak.

Tijdschrijven

  • Bij het invoeren van tijdregels kunt u een bestemming en aantal kilometers invoeren. Als medewerkers regelmatig naar dezelfde bestemmingen moeten (vaste klanten, rechtenbanken, PI’s etc.) is het nu mogelijk om een voorgedefinieerde lijst in Urios te zetten.
    • In Urios, klik aan de linkerkant op Instellingen wijzigen.
    • Ga naar Tijdregels > Bestemmingen.
    • Klik op Invoeren om een nieuwe bestemming met aantal kilometers toe te voegen. Klik op Opslaan & Doorgaan om meer bestemmingen toe te voegen. Of op Opslaan & Stoppen om dit scherm te verlaten.
    • Herstart Urios om deze lijst te activeren.

      Het blijft mogelijk om handmatig een bestemming en aantal kilometers op te geven bij een tijdregel.

Declareren en herinneren

  • U kunt conceptdeclaraties nu standaard opslaan in een andere map dan uw definitieve declaraties. Om dit in te stellen:
    • In Urios, klik aan de linkerkant op Instellingen wijzigen.
    • Ga naar Documentenbeheer > Declaraties en herinneringen.
    • Kies bij het kopje Conceptdeclaraties opslaan als pdf de gewenste opslaglocatie.
    • Klik op Opslaan en sluiten.

      Als u vervolgens bij een conceptdeclaratie de knop Afdrukken als concept gebruikt, wordt de conceptdeclaratie opgeslagen in de door u ingestelde map.

Documentenbeheer

  • Datumcodes worden nu ook ondersteund in patronen voor dossiermapnamen. Zo kunt u uw dossiermappen geautomatiseerd onderverdelen per jaar. Voor de archiefmap geldt dan het jaartal van archiveren. U kunt dit als volgt instellen:
    • In Urios, klik aan de linkerkant op Instellingen wijzigen.
    • Ga naar Documentenbeheer > Dossiermappen.
    • Kies als patroon voor de dossiermapnaam bijvoorbeeld [JAAR]\[DOSSIERNUMMER] [DOSSIERNAAM]. Op deze manier worden nieuwe dossiermappen geplaatst in de map 2025 en krijgt deze de naam 20250254 Veenstra – De Jong.
  • Nieuwe codes voor Word-modellen (deze codes zijn ook beschikbaar via onze Word Add-In):
    • E-mailadres e-factuur ‘Aan’: «aan_efactuuradres»
    • E-mailadres e-factuur ‘CC’: «aan_efactuurccadres»
    • E-mailadres e-factuur ‘BCC’: «aan_efactuurbccadres»
    • Startdatum dossier: «dossier_startdatum»
  • Nieuwe code voor Outlook-modellen:
    • Startdatum dossier: [%dossier.startdatum%]

Rapporten

  • Nieuw rapport: Uren en waarde per dag. Toont voor de geselecteerde periode de geschreven tijd met daarbij de waarde van die dag.
    Voor uren die horen bij dossiers op basis van toevoeging, vaste prijs, abonnementen of insolventies kunt u een referentietarief instellen. Ga hiervoor in het instellingenscherm naar Managementrapporten > Referentie-tarieven. 
  • Gewijzigd rapport: Ontvangen betalingen (debiteuren). Aan dit rapport zijn drie kolommen toegevoegd/aangepast:
    • Betaling: het betaalde bedrag op de betaaldatum.
    • Declaratie-totaal: het totaalbedrag van de declaratie.
    • Huidig restant: het bedrag dat nog openstaat op die declaratie.
  • Gewijzigd beginscherm rapport: Nog te declareren uren per dossiereigenaar en Nog te declareren uren per tijdschrijver. Aan dit scherm is een einddatum voor uren toegevoegd, zodat u uren tot de laatste dag van de vorige maand kunt uitdraaien.

Heeft u vragen over de updates uit deze versie? Of andere vragen over Urios? Neem dan gerust contact met ons op via 072 512 22 05 of info@urios.nl.