Wat is de cloud?

Kortgezegd is de "cloud" het internet. In veel schema's wordt het internet getekend als een wolkje, vandaar de term. Wat is er dan zo nieuw dat iedereen tegenwoordig over de cloud spreekt? Veel is niet nieuw en kon al enkele jaren. Wat we eerst SaaS (Software as a Service) noemde, noemen we nu cloud. Wat wel nieuw is, is de veel hogere snelheden en veel grotere beschikbaarheid van internet waardoor er tegenwoordig veel meer mogelijk is.

Er zijn veel verschillende oplossingen die allemaal onder de noemer "werken in de cloud" vallen. Dit is grofweg te verdelen in drie niveau's. Er is echter ook heel veel mogelijk zonder cloud. In de laatste paragraaf gaan we in op andere technieken waarmee u ook van buiten kantoor bij uw gegevens en applicaties kunt.

Houd met alle cloudoplossingen de aanbevelingen van Council of Bars and Law Societies of Europe (CCBE) in ogenschouw om u er van te gewissen dat uw dienstverlener niet is onderworpen aan een jurisdictie met een long-arm-wetgeving. Kort komt het er op neer dat u zeker weet dat uw gegevens binnen de EU zijn opgeslagen en dat u geen zaken doet met een Amerikaans bedrijf of een dochtermaatschappij van een Amerikaans bedrijf. De volledige richtlijnen: CCBE Richtlijnen voor het gebruik van Cloud Computing Services door advocaten.

Alles in de cloud: De Cloud Service Provider

Hierbij wordt alles wat u op het scherm ziet gedraaid op computers in een internetdatacentrum. Microsoft Windows, Microsoft Office, Urios en al uw andere programma's. Alles werkt alsof het gewoon op uw eigen computer draait. U logt in op een eigen Windows-omgeving bij een cloud service provider en dit kunt u vanaf elke computer met internet doen.

Enkele cloud service providers waarmee klanten van ons werken: RFC IT (tel. 072 5623077). Xinno (tel. 020 4650095), Utica (tel. 088 7800800),

Voordelen: Alles draait online dus u heeft zelf geen moderne computers nodig, geen server en geen eigen licenties voor Microsoft Office of Microsoft Exchange Server (voor e-mail) Al het systeembeheer, de back-up en beveiliging is in principe ook geregeld door uw cloudprovider. Meestal heeft u een vast aanspreekpunt.

Nadelen: Een veel gehoord nadeel is de prijs. U moet denken aan maandtarieven tussen de 80 en 100 euro per gebruiker, dus per werkplek.

Programma's in de cloud: De Web-applicaties

Hierbij werkt u met Windows en andere programma's op uw eigen computer, maar gebruikt u voor sommige doeleinden web-applicaties. Dit zijn programma's die u vanuit de browser kunt starten zoals bijvoorbeeld het internetbankieren, Gmail, Hotmail en Mijn RvR. Hierbij draait het specifieke programma, dus de web-applicatie, op de server van de leverancier en alles wat u in deze applicatie doet en invoerd wordt opgeslagen op de computers van deze leverancier.

Voordelen: U kiest zelf welke programma's u wel en niet vanaf andere locatie kunt benaderen.

Nadelen: Al deze oplossingen zijn web-applicaties en voor elke applicatie moet u apart inloggen. Bekende nadelen van web-applicaties zijn: het verlopen van sessies, als u op Backspace drukt terwijl u niet in een tekstveld staat gaat u naar de "vorige" pagina, als uw browser crashed vanwege een andere website of webapplicaties zijn alle web-applicaties afgesloten en tot slot is er bij het uitkomen van een nieuwe versie van uw browser niet altijd zeker of de gebruikte web-applicatie nog naar behoren functioneert.

Dataopslag in de cloud

Hierbij gebruikt u programma's die op uw eigen computers staan maar wordt de data opgeslagen in de cloud of synchroniseren deze programma's met de cloud. Velen zijn bekend met het opslaan van bestanden in de cloud middels Dropbox, Apple iCloud of Google Drive. Belangrijk om te weten is dat al deze bedrijven onder Amerikaanse jurisdictie vallen. De Council of Bars and Law Societies of Europe (CCBE) raadt dan ook af om gebruik te maken van clouddiensten van deze bedrijven. Ook Microsoft OneDrive en Sharepoint kennen veel mensen. Van deze dienst is bekend dat de data staat opgeslagen en Ierland, en dus binnen de EU.

Om met Urios in de cloud te werken bieden wij een tweetal oplossingen. Met Urios kunt u gebruik maken van de Urios Cloud Database. Hierbij worden alle gegevens die u in Urios invoert opgeslagen op een server in Amsterdam van CloudVPS. Met het Urios Werkstation op uw computer en/of laptop en de Urios Cloud Database kunt overal waar u internet heeft Urios gebruiken.

Naast de cloud database bieden wij de Urios Cloud Drive aan. Hiermee kunt u heel eenvoudig, net als met OneDrive of Dropbox, uw bestanden/dossiers in de cloud opslaan. De bestanden staan zowel op uw eigen computer(s) als in de cloud bij Cloud2. Ook zonder internetverbinding kunt u dus bij uw bestanden. U kunt de bestanden benaderen uiteraard vanaf uw PC benaderen, maar ook vanaf uw telefoon of tablet middels een app, alsook overal vandaan middels een webinterface.

Voordelen: De prijzen zijn significant lager dan bij de hierboven genoemde oplossingen. De Urios Cloud Database kost € 5,- per maand voor het gehele kantoor. De Cloud Drive voor documentenopslag voor 10 GB kost € 5,85 per maand per inlog/e-mailadres. Als 10 GB te weinig capaciteit geeft is de vervolgstap 100 GB voor € 8,50 per maand. Verder blijft u gebruik maken van de programma's die al op uw eigen computer draaien, zo ook Urios. De abonnementskosten voor Urios blijven ongewijzigd.

Nadelen: Deze oplossingen kunnen technisch iets trager zijn. De afstand tussen het programma en de opslag maakt dat de snelheid afhankelijk is van de zogenoemde latency, de tijd die een databericht er over doet om van uw computer naar de server in het internetdatacentum te komen. Deze snelheid is afhankelijk van uw internetverbinding.

Werken buiten kantoor zonder cloud

Naast alle cloudoplossingen zijn er uiteraard conventionele manieren om van buiten kantoor bij uw werk te kunnen. Er zijn grofweg twee oplossingen:

Terminal Server: Feitelijk is dit technisch gelijk aan wat de cloud service provider voor u doet als u hier gebruik van maakt. Echter logt u nu in op een server die op kantoor staat en die u dus zelf in eigen beheer heeft.

VPN: Hiermee koppeld u uw laptop of PC thuis aan uw eigen netwerk op kantoor. Een systeembeheerder kan dit voor u opzetten.