Opmaak declaraties

De opmaak van declaraties bestaat in Urios uit twee gedeeltes:

XML-sjabloon voor tekstuele opmaak
Pdf-briefpapierachtergrond voor toevoeging van uw huisstijlelementen

Sjablonen voor tekstuele opmaak

Standaard sjablonen

In Urios vindt u ruim 150 standaard sjablonen voor declaraties, specificaties en herinneringen. De kans is groot dat hier een sjabloon bij zit die past bij uw huisstijl.

In het instellingenscherm, Declaraties > Opmaak, Declaraties > Specificatie en Herinneringen > Opmaak vindt u een dropdownmenu waarin u een van onze standaard sjablonen kunt kiezen.

De namen van de sjablonen verwijzen naar het gebruikte lettertype. Het cijfer achteraan in de naam is slechts een oplopend nummer, geen verwijzing naar de lettergrootte.

Maatwerksjabloon inlezen

Als u gebruikmaakt van onze huisstijlservice ontvangt u onder andere enkele xml-sjablonen. Deze sjablonen kunt u inlezen met de knop Inlezen huisstijl. Bij inlezen huisstijl bladert u naar de map waarin u het sjabloon heeft opgeslagen.

Pdf-briefpapier inlezen

In de meeste gevallen staat uw briefpapier los van het xml-sjabloon. Deze bevat bijvoorbeeld alleen uw logo en voettekst met uw kantoorgegevens.

U kunt uw briefpapier inlezen in het instellingenscherm, Geavanceerd > E-mail. Klik vervolgens op Briefpapier inlezen.

Voordat u het briefpapier inleest:

Zorg dat deze bestaat uit een voorblad en een volgblad, dus 2 pagina’s. Op de eerste pagina komt uw factuur, op de tweede pagina de specificatie. Het maakt niet uit uit hoeveel pagina’s de specifcatie uiteindelijk bestaat. Deze zal altijd worden afgedrukt op het briefpapier van de tweede pagina (het volgblad).
Druk de pdf eerst af op onze Urios PDF Printer. Dit is het formaat dat Urios herkent. Dit doet u door vanuit de pdf of het Word-document van uw briefpapier te kiezen voor Afdrukken. Kies vervolgens voor de Urios PDF Printer en druk het bestand af. Feitelijk slaat u dit nu (opnieuw) op als pdf-bestand.

Opmaak declaratie

Kolom- of tabelindeling

Bij de declaraties kunt u ook kiezen hoe het middendeel (het deel met de bedragen) moet worden opgemaakt. Hiervoor biedt Urios drie indelingen.

Deze optie vindt u in het instellingenscherm Declaratie > Opmaak, in het kader Opmaak.

1 kolom

In deze indeling worden alle bedragen in één kolom geplaatst. De btw van de verschotten en het honorarium wordt samen in één regel getoond.

groepen / 2 kolommen

In deze indeling worden de bedragen gegroepeerd in vier groepen: Honorarium, Belaste verschotten, Onbelaste verschotten en Voorschot (verrekening). De btw van de verschotten en honorarium worden ieder in een eigen regel in de bijbehorende groep getoond.

tabel

In deze indeling worden alle bedragen in één kolom geplaatst. De tabel toont naast de omschrijving een derde kolom die het toepasbare btw-tarief toont. Onder de tabel wordt het btw-bedrag getoond.

Honorarium specificeren per dossier of per advocaat

Het honorariumbedrag op de declaratie kunt u eventueel gesplitst naar dossier, advocaat of uurtarief tonen. Standaard wordt slechts één regel honorarium op de nota getoond. De splitsing per dossier kan interessant zijn als u geregeld meerdere dossiers op één declaratie aan uw cliënt in rekening brengt.

Deze optie vindt u in het kader Honorarium in het instellingenscherm Declaratie > Opmaak. In ditzelfde kader vindt u de optie om reducties / mutaties op het honorarium wel of niet te tonen. Het niet tonen van mutaties werkt alleen in combinatie met de optie niet specificeren.

Verschotten specificeren

Onder het kopje Overig kunt u aangeven of u de verschotten gespecificeerd wilt zien op de declaratie met de omschrijving die u het verschot geeft, bijvoorbeeld ‘griffierecht’. Of dat een totaal aan belaste en een totaal aan onbelaste verschotten voldoende is.

Methode van verzending tonen

Daarnaast kunt u aangeven of u de methode van verzending wilt tonen. Als u bij de relatie, tabje Btw en facturatie de verzendmethode op ‘e-factuur’ heeft staan, zal Urios de tekst ‘Per e-mail aan:’ met daarachter het betreffende e-mailadres tonen.

Subtotalen tonen

Verder kunt u aangeven of u de subtotalen per btw-percentage wilt tonen. Hiermee komt de tekst ‘over x,xx’ achter het betreffende btw-percentage te staan. Bijvoorbeeld ‘21% btw over € 1.150,00’.

Openstaande declaraties tonen

Ook kunt u ervoor kiezen standaard openstaande declaraties voor de betreffende relatie wel of niet te tonen op de nieuwe factuur. U kunt dit vervolgens altijd wijzigen voor een enkele factuur.

Depotberekening tonen

Tot slot kan het handig zijn om standaard de depotberekening te tonen als een voorschot aanwezig is. Dit geeft cliënten inzicht in welk bedrag er nog verrekend kan worden. En als er geen voorschot aanwezig is, zal Urios dit gedeelte niet tonen.

Adresseren van bedrijven

In het kader “Adressering bedrijfsadressen” kunt u aangeven hoe Urios de bedrijfsnaam en eventueel de contactpersoon op de declaratie toont.

Opmaak specificatie

In het instellingenscherm Declaratie > Specificatie kunt u de opmaakinstellingen doen voor uw specificaties.

Geef hier in de eerste instantie aan of u de specificatie standaard mee wilt sturen. Als dit in 90% van de gevallen wel zo is, kunt u dit het beste aanvinken. Het is altijd mogelijk om dit voor een enkele declaratie uit te zetten.

Net als bij de opmaak voor declaraties, kunt u voor de opmaak van specificatie een standaard specificatie-sjabloon kiezen of kiezen voor een op maat gemaakt huisstijl-sjabloon.

Kolommen instellen

Daaronder kunt u aangeven welke kolommen u wel en niet wilt zien op de specificatie en de breedte hiervan instellen.

Voor de kolom Tarief geldt dat het uitvinken van de kolommen Factor en/of Uw deel effect heeft op het getoonde tarief. Stel u hanteert een tarief van 180 euro per uur, maar de cliënt hoeft voor een bepaalde tijdregel slechts de helft (factor 0,5) te betalen. Dan zal de kolom Tarief een bedrag van 90 euro aangeven als de kolom Factor niet aanstaat.

De kolom Uw deel is vooral bedoeld voor dossiers met meerdere cliënten, bijvoorbeeld in mediationzaken. Deze kolom toont het percentage dat de betreffende cliënt in dat dossier moet betalen. Zoals hiervoor besproken wordt bij het uitvinken van deze kolom de uitwerking van het percentage opgenomen in de kolom Tarief.

Daarnaast kunt u de kolommen Uw deel en Factor zo instellen dat deze alleen worden getoond als ze relevant zijn. Dus alleen als ze niet ‘100%’ of ‘1’ zijn. Klik hiervoor net zo vaak op het hokje totdat u een vierkantje ziet verschijnen. Dit betekent ‘toon alleen indien relevant’.

Totalen per medewerker

Als u regelmatig met meerdere medewerkers in één dossier werkt, kan het fijn zijn om de totalen per medewerker te tonen op de specificatie.

Verschotten tabel

De verschotten worden, naast de tijdregels, in een aparte tabel op de specificatie getoond. Dit is vooral handig als u verschotten niet specificeert op het voorblad.

Standaard teksten op declaraties

Kopteksten

Bij Instellingen wijzigen > Declaraties > Kopteksten kunt u de kopteksten invoeren die op de declaraties komen te staan.

U kunt hierbij twee aparte kopteksten opgeven voor debetdeclaraties en creditdeclaraties. Urios toont deze op de betreffende declaratie. Gangbare kopteksten zijn ‘Factuur’ voor debetdeclaraties en ‘Creditfactuur’ voor creditdeclaraties. Hier kunt u echter zelf invulling aan geven. Zolang het maar duidelijk is dat het respectievelijk gaat om een debet- of een creditnota.

Declareert u in verschillende talen? Dan kunt u hier ook de kopteksten in verschillende talen opgeven.

Inleidende-, afsluitende- en voetteksten

Deze teksten zijn in te stellen in het instellingenscherm Declaraties > Standaard teksten.

Op uw declaraties kunt u standaard inleidende en afsluitende teksten instellen.

De inleidende zinnen zijn zichtbaar boven de bedragen en kunt u gebruiken voor het geven van een toelichting op wat is gefactureerd. U kunt verschillende inleidende zinnen instellen afhankelijk van het soort nota dat u uitstuurt.

De afsluitende zinnen worden onder de bedragen getoond. Deze zijn bedoeld om de debiteur op te roepen tot betaling. In deze zinnen vermeld u normaliter uw betalingstermijn, bankrekeningnummer etc.

De voettekst komt helemaal onderaan de pagina te staan. Niet alle declaratiesjablonen hebben ruimte voor een voettekst. De voettekst is bedoeld voor het verwijzen naar algemene voorwaarden of het vermelden van kantoorgegevens zoals btw-nummer, kvk-nummer, adresgegevens etc. als deze niet al in het briefpapier zijn verwerkt.

In deze teksten kunt u codes gebruiken. De beschikbare codes worden verderop in dit hoofdstuk behandeld. Deze codes kunnen verwijzen naar de cliënt die u aanschrijft, het dossier dat het betreft of de declaratie die u stuurt. De code [%client.aanhef%] vult bijvoorbeeld automatisch de juiste aanhef voor u in. De code wordt dan vervangen door de naam van uw cliënt, bijvoorbeeld Geachte heer Jansen, of Geachte mevrouw Pietersen,. Ook zijn er codes die het te betalen bedrag laten zien, de periode waarin tijdregels zijn geschreven tonen of op advocaatniveau de juiste contactgegevens tonen. Onderstaande codes kunt u gebruiken in de standaard teksten op uw declaraties, herinneringen en, indien u gebruik maakt van e-factureren, ook in het begeleidende e-mailbericht. U kunt de codes gewoon kopiëren uit deze handleiding en plakken in uw tektsen in Urios.

Codes voor debiteur- en dossiergegevens

Voor de volledige lijst met codes, zie kopjes “Codes voor geadresseerde en andere partijen” (vul voor ROL “client” in) en “Codes voor geselecteerd dossier” in hoofdstuk Outlook-modellen.

Hieronder volgen de meest relevante codes.

[%client.aanhef%] of [%client.aanhefvm%] of [%client.aanhefmv%]	Volledige aanhef met afsluitende komma. Bijvoorbeeld “Geachte heer Janssen,”. Indien het geslacht onbekend is volgt bij [%client.aanhef%] en [%client.aanhefvm%] eerst de vrouwelijke en dan de mannelijke vorm. Wilt u eerst de mannelijke vorm, gebruik dan code [%client.aanhefmv%].
[%client.naam%]	Initialen en achternaam. Bijvoorbeeld “A.S. van Helvoort”.
[%client.roepnaam%]	Roepnaam. Zo kan met de tekst “Beste [%client.roepnaam%],” een informele aanhef gemaakt worden.
[%client.volledigenaam%]	Voornamen en achternaam. Bijvoorbeeld “Anya Sofie van Helvoort”.
[%client.bedrijfsnaam%]	Naam van onderneming. Bijvoorbeeld “The Coca-Cola Company”.
[%client.achternaam%]	Achternaam inclusief tussenvoegsel met hoofdletter. Bijvoorbeeld “Van Helvoort”.
[%client.achternaamtv%]	Achternaam met tussenvoegsel na een komma. Bijvoorbeeld “Helvoort, van”.
[%client.email%]	E-mailadres.
[%client.btwnummer%]	Btw-identificatienummer.
[%client.nummer%]	Debiteurnummer.
[%client.bsn%]	Burgerservicenummer.
[%client.kvk%]	KvK-nummer.
[%client.gebdatum%]	Geboortedatum. Bijvoorbeeld “15 december 1960”.
[%client.EXTRAVELD%]	Waarbij EXTRAVELD de code van het zelf gedefinieerde relatieveld is. Stel u heeft een extra relatieveld “polisnummer” met zelfde code. Dan kunt u de code [%client.polisnummer%] gebruiken om dit nummer op de declaratie te vermelden.
[%dossier.nummer%]	Dossiernummer
[%dossier.naam%]	Dossiernaam
[%dossier.advocaat%]	Naam van de advocaat van het dossier. Is hetzelfde als code [%advocaat.naam%]
[%advocaat.telefoon%]	Het rechtstreekse telefoonnummer van de behandelend advocaat / dossiereigenaar zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Gebruikers bij de betreffende medewerker.
[%advocaat.email%]	Het rechtstreekse e-mailadres van de behandelend advocaat / dossiereigenaar zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Gebruikers bij de betreffende medewerker.
[%dossier.toevnr%]	Toevoegingsnummer(s) van de toevoeging(en) in dit dossier.
[%dossier.parketnr%]	Parketnummer
[%dossier.EXTRAVELD%]	Waarbij EXTRAVELD de code van het zelf gedefinieerde dossierveld is. Heeft u bijvoorbeeld een extra dossierveld “Budgetnummer” met code “budgetnr” gemaakt. Dan kunt u de code [%dossier.budgetnr%] gebruiken.
[%brief.uwkenmerk%]	Referentienummer van de geadresseerde partij uit het dossier, zoals ingevuld bij het dossier op het tabje Partijen.

Codes voor kantoor- en bankgegevens

Uw kantoorgegevens kunt u invullen in het instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.

Bankgegevens vult u, afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm, in op Kantoor > Naam en adres (bij één onderneming), bij de advocaat op Kantoor > Gebruikers (bij zelfstandige advocaten) of bij de entiteit/onderneming op Kantoor > Rechtsvorm (bij lijst van ondernemingen).

[%kantoor.naam%]	Kantoornaam.
[%brief.afzender%]	Naam van de onderneming (bij zelfstandig advocaten of lijst van ondernemingen).
[%kantoor.adres%]	Kantooradres, straatnaam en huisnummer.
[%kantoor.postcode%]	Postcode.
[%kantoor.plaats%]	Plaatsnaam.
[%kantoor.telefoon%]	Telefoonnummer.
[%kantoor.fax%]	Faxnummer.
[%kantoor.email%]	E-mailadres.
[%kantoor.website%]	Websiteadres.
[%brief.btwnummer%]	Btw-nummer van de eigen onderneming.
[%brief.kvknummer%]	KVK-nummer van de eigen onderneming.
[%brief.bank%]	Bank(naam) van de eigen onderneming.
[%brief.iban%]	IBAN-rekeningnummer van de eigen onderneming.
[%brief.bic%]	BIC-code van de eigen onderneming.
[%brief.bank2%]	Bank(naam) van de tweede bankrekening.
[%brief.iban2%]	IBAN-rekeningnummer van de tweede bankrekening.
[%brief.bic2%]	BIC-code van de tweede bankrekening.

Codes specifiek voor declaraties

[%declaratie.nummer%]	Het declaratienummer. In conceptfase zal hier de tekst CONCEPT verschijnen.
[%declaratie.dossiernummer%]	Het dossiernummer / de dossiernummers waar de declaratie betrekking op heeft.
[%declaratie.verschotten%]	Een opsomming van de opgenomen verschotten in gewone tekst. “verschot1, verschot2 en verschot3“.
[%declaratie.datum%]	De datum van aanmaken van de definitieve declaratie.
[%declaratie.advocaat%]	Behandelend advocaat / dossiereigenaar.
[%declaratie.tebetalen%]	Het totaal te betalen bedrag van de declaratie. Te gebruiken in de tekst van de e-mail of in de iDEAL \| Wero knop.
[%declaratie.teontvangen%]	Toont het te ontvangen bedrag bijv. na verrekening met derdengeld of reeds door u betaald. Deze code kan in de tekst van de e-mail gebruikt worden.

Word-codes specifiek voor declaraties

«aan_efactuuradres» E-mailadres e-factuur ‘Aan’

«aan_efactuurccadres» E-mailadres e-factuur ‘CC’

«aan_efactuurbccadres» E-mailadres e-factuur ‘BCC’

Codes voor declaraties op basis van een uurtarief

De volgende codes kunnen alleen gebruikt worden voor declaraties met een tijdregelspecificatie. U kunt deze codes alleen gebruiken in het veld Standaard inleidende zin voor op UURTARIEF gebaseerde honorariumdeclaraties.

[%declaratie.periodestart%]	Datum van de eerste tijdregel.
[%declaratie.periodeeind%]	Datum van de laatste tijdregel.
[%declaratie.periodemaanden%]	De maand(en) van de eerste en laatste tijdregel. Bijvoorbeeld “april 2009“, “april en mei 2009“, “april tot en met juni 2009” of “december 2009 en januari 2010“.
[%declaratie.periodedagen%]	De dag(en) van de eerste en laatste tijdregel. Bijvoorbeeld “4 april 2009” of “4 april tot en met 9 juni 2009“.
[%declaratie.tijddigitaal%]	Totaaltijd van de tijdregels in digitale schrijfwijze u:mm. Bijvoorbeeld “1:30“.
[%declaratie.tijddecimaal%]	Totaaltijd van de tijdregels in decimale uren. Bijvoorbeeld “1,5“.
[%declaratie.tijdtekst%]	Totaaltijd voluit geschreven. Bijvoorbeeld “1 uur en 30 minuten“.
[%declaratie.medewerkers%]	De tijdschrijvers die voorkomen in de tijdregels van deze declaratie. Bijvoorbeeld “mr. A. Advocaat en mr. B. Bemiddelaar“.

Codes voor creditdeclaraties

Op creditdeclaraties gemaakt met de functie “Declaratie(s) crediteren” kunnen de volgende codes gebruikt worden om te refereren naar de te crediteren declaratie.

[%declaratie.debetnummer%]	Het declaratienummer van de declaratie die wordt gecrediteerd.
[%declaratie.debetdatum%]	De datum van de declaratie die wordt gecrediteerd.

Voorbeeld inleidende zin voor op UURTARIEF gebaseerde honorariumdeclaratie

[%client.aanhef%]

Wegens voor u verrichte werkzaamheden door [%declaratie.medewerkers%] in de periode [%declaratie.periodemaanden%] declareer ik u.

Voorbeeld inleidende zin voor creditdeclaraties

[%client.aanhef%]

Bij deze crediteren wij declaratie [%declaratie.debetnummer%] d.d. [%declaratie.debetdatum%].

Algemene codes

De onderstaande codes kunnen worden gebruikt in de standaard teksten van declaraties en herinneringen en in de begeleidende e-mails voor e-facturen en e-herinneringen.

[%advocaat.naam%]	Geeft volledige naam van dossiereigenaar zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Gebruikers.
[%advocaat.naam_zonder_titels%]	Naam van de advocaat / dossiereigenaar. Titels zoals “mr.”, “LLM” en afkortingen van mevrouw zoals “mevr.” en “mw.” zijn verwijderd zodat alleen de naam overblijft.
[%advocaat.telefoon%] en [%advocaat.email%]	Voor (directe) contactgegevens van de dossiereigenaar.
[%advocaat.code%]	Geeft afkorting van de dossiereigenaar.
[%advocaat.bar%]	Geeft BAR-nummer van de dossiereigenaar.
[%brief.adres%] of [%client.adres%]	Het volledige adres van de debiteur / cliënt.
[%brief.datum%]	De verzenddatum van de declaratie / herinnering.
[%brief.maand%]	Maand en jaar van de verzenddatum.
[%brief.dossiernummers%]	De dossiernummers van de declaratie / herinnering.
[%brief.inzake%]	De inzake tekst. Dit is voor declaraties standaard de dossiernaam. Voor herinneringen is dit de tekst zoals ingevoerd op instellingenscherm Herinneringen > Kopteksten.
[%brief.onskenmerk%]	De tekst zoals ingevoerd in het Declaratie bewerken scherm op tab Teksten in het vak Ons kenmerk.
[%brief.uwkenmerk%]	De tekst zoals ingevoerd in het Dossier bewerken scherm op tab Relaties in het veld Referentie voor deze debiteur / cliënt.
[%brief.kop%]	De tekst zoals ingevoerd op het instellingenscherm Declaraties > Kopteksten of Herinneringen > Kopteksten.
[%brief.afzender%]	Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm de naam van het kantoor, de naam van de advocaat of de naam van de ingestelde onderneming.
[%brief.afzendercode%]	Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm de code van de behandelend advocaat / dossiereigenaar, of de code van de ingestelde onderneming.
[%brief.btwnummer%]	Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm het btw-identificatienummer van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
[%brief.kvknummer%]	Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm het KvK-nummer van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
[%brief.bank%], [%brief.bank1%] [%brief.bank2%]	Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm het rekeningnummer / de bankgegevens van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
[%brief.bic%], [%brief.bic1%] [%brief.bic2%]	Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm de BIC (Bank Identification Code) van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
[%brief.iban%], [%brief.iban1%] [%brief.iban2%]	Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm het IBAN (International Bank Account Number) van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
[%brief.efactuur_aan%]	E-mailadres van debiteur / cliënt voor facturatie.
[%brief.efactuur_cc%]	CC e-mailadres voor facturatie.
[%brief.emailrechtstreeks%]	Alleen als rechtsvorm staat op zelfstandige advocaten. Het e-mailadres van de advocaat zoals ingesteld in het Gebruikers bewerken scherm.
[%brief.telefoonrechtstreeks%]	Alleen als rechtsvorm staat op zelfstandige advocaten. Het telefoonnummer van de advocaat zoals ingesteld in het Gebruikers bewerken scherm.
[%brief.inleidendezin%]	De inleidende zin kunt u gebruiken in de begeleidende tekst van de e-mail bij op instellingenscherm Declaraties > E-factuur tabblad E-mail.
[%brief.afsluitendezin%]	De afsluitende zin kunt u gebruiken in de begeleidende tekst van de e-mail bij op instellingenscherm Declaraties > E-factuur tabblad E-mail.
[%brief.voettekst%]	De voettekst kunt u gebruiken in de begeleidende tekst van de e-mail bij op instellingenscherm Declaraties > E-factuur tabblad E-mail.
[%client.aanhef%] of [%client.aanhefvm%] of [%client.aanhefmv%]	Volledige aanhef van de debiteur / cliënt inclusief afsluitende komma. Voorbeeld “Geachte heer Janssen,“. Indien het geslacht onbekend is, maar de achternaam wel bekend, dan wordt de bij codes aanhef en aanhefvm eerst de vrouwelijke vorm gevolgd door de mannelijke vorm, bijvoorbeeld “Geachte mevrouw/mijnheer Pietersen,“. Bij code aanhefmv wordt eerst de mannelijke vorm gevolgd door vrouwelijke vorm. bijvoorbeeld “Geachte heer/mevrouw Pietersen,“. Indien het geslacht en de achternaam onbekend zijn wordt dit bij code aanhef en aanhefvm “Geachte mevrouw, mijnheer,“, bij code aanhefmv “Geachte heer, mevrouw,“.
[%client.voornaam%]	De voornaam van de debiteur / cliënt. Kan bijvoorbeeld gebruikt worden in een aanhef als “Beste [%client.voornaam%],” of gecombineerde met bovenstaande code “[%client.aanhef%] beste [%client.voornaam%],“.
[%client.achternaam%]	Achternaam van de debiteur / cliënt.
[%client.naam%]	Volledige naam van de debiteur / cliënt.
[%client.email%]	E-mailadres van de de debiteur / cliënt.
[%client.btwnummer%]	Btw-identificatienummer van de debiteur / cliënt. Indien u gebruik maakt van de EU btw-verleggingsregeling (artikel 196 van Richtlijn 2006/112/EG) bent u verplicht het btw-identificatienummer van de debiteur / cliënt op de declaratie te vermelden.
[%client.nummer%]	Debiteurnummer van de debiteur / cliënt.
[%gebruiker.naam%]	Geeft volledige naam van huidige gebruiker zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Medewerkers.
[%gebruiker.naam_zonder_titels%]	Naam van de huidige gebruiker. Titels zoals “mr.”, “LLM” en afkortingen van mevrouw zoals “mevr.” en “mw.” zijn verwijderd zodat alleen de naam overblijft.
[%gebruiker.telefoon%] en [%gebruiker.email%]	Voor (directe) contactgegevens van huidige gebruiker.
[%gebruiker.code%]	Geeft afkorting van huidige gebruiker.
[%gebruiker.dhr_mevr%]	Op basis van geslacht van huidige gebruiker “dhr.” of “mevr.”.
[%gebruiker.deheer_mevrouw%]	Op basis van geslacht van huidige gebruiker “de heer” of “mevrouw”.
[%kantoor.naam%]	Kantoornaam zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.
[%kantoor.adres%]	Adres zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.
[%kantoor.postcode%]	Postcode zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.
[%kantoor.plaats%]	Plaatsnaam zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.
[%kantoor.telefoon%]	Telefoonnummer zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.
[%kantoor.fax%]	Faxnummer zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.
[%kantoor.email%]	E-mailadres zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.
[%kantoor.website%]	Websiteadres zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.

Voorbeeld afsluitende zin

Gaarne betalen binnen 14 dagen op rekeningnummer [%brief.iban%] t.n.v. [%brief.afzender%] o.v.v. [%declaratie.nummer%].

Indien er een extra relatieveld is aangemaakt om betalingstermijn per cliënt te kunnen instellen kan deze code uiteraard gebruikt worden in de afsluitende zin.

Gaarne betalen binnen [%client.betalingstermijn%] dagen op rekeningnummer [%brief.iban%] t.n.v. [%brief.afzender%] o.v.v. [%declaratie.nummer%].

Betalingstermijn

Neem de betalingstermijn op in de afsluitende zin

De afsluitende teksten van de declaraties is de gebruikelijke plaats om de door u gehanteerde betalingstermijn op te nemen. Deze teksten worden door Urios gebruikt om de betalingstermijn (in dagen geteld) op te slaan om deze te kunnen gebruiken bij het herinneren (als u de optie “dagen na verlopen betalingstermijn” gebruikt) of het exporteren naar uw boekhoudsysteem.

Om deze betalingstermijn correct te kunnen bepalen moet de tekst een van de volgende zinsneden bevatten. Indien deze zinsneden niet voorkomen in de afsluitende tekst wordt een betalingstermijn van 30 dagen opgeslagen.

Nederlands:
- binnen X dag of binnen X dagen
- binnen X week of binnen X weken
- spoedig, direct, omgaand, ommegaand telt voor 1 dag
Engels:
- within X day of within X days
- within X week of within X weeks
- immediate, immediately, by return telt voor 1 dag
Duits:
- innerhalb X Tag of innerhalb von X Tag of innerhalb X Tagen of innerhalb von X Tagen
- innerhalb X Woche of innerhalb von X Woche of innerhalb X Wochen of innerhalb von X Wochen
- per Rückgabe, per Rückkehr telt voor 1 dag (let op umlaut op de ü)
Frans:
- dans X jour of dans les X jour of dans X jours of dans les X jours
- dans X semaine of dans X semaines
- par retour telt voor 1 dag
Italiaans:
- entro X giorni of entro X giorno
- entro X settimana of entro X settimane
- tramite reso, con ritorno telt voor 1 dag
Spaans:
- dentro de X día of dentro de los X día of dentro de X días of dentro de los X días (let op accent op de í)
- dentro de X semana of dentro de las X semana of dentro de X semanas of dentro de las X semanas
- por devolución, por el retorno telt voor 1 dag (let op accent op de ó)

Waarbij X een getal is, of uitgeschreven getal zoals bijvoorbeeld “één” of “zeven”.

Bij gebruik van verschillende betalingstermijnen

Hanteert u bij sommige cliënten een afwijkende betalingstermijn? Dan kan het handig zijn hiervoor een Extra veld aan te maken.

Ga naar Instellingen wijzigen > Relaties > Extra velden.
Klik op Invoeren.
Vul de Naam van het Extra veld in, bijvoorbeeld Betalingstermijn.
Vul de Code van het Extra veld in, bijvoorbeeld betalingstermijn.
Vul de Standaardwaarde van het veld in. Dit is uw standaard betalingstermijn, bijvoorbeeld 30.
Selecteer bij Soort ‘geheel getal’.
Klik op Opslaan.

U heeft nu het Extra veld voor betalingstermijn aangemaakt.

Ga vervolgens in het Instellingenscherm naar Declaraties > Standaard teksten > tabje Afsluitende zinnen en voettekst.
Als hier op dit moment een hard getal in staat, bijvoorbeeld 30, vervangt u dit getal door de code van het Extra veld dat u zojuist heeft aangemaakt. In dit voorbeeld ‘betalingstermijn’. Voeg deze code toe op dezelfde manier als andere Outlook-codes: tussen rechte haken, [%client.betalingstermijn%].

Bij het genereren van declaraties leest Urios nu automatisch het betalingstermijn van 30 dagen uit, tenzij u bij het Extra veld bij de relatie een ander getal heeft ingevuld.