Advocatenkantoor starten? Zo maakt u een vliegende start!

Bent u van plan uw eigen advocatenkantoor op te richten? Of bent u al een heel eind op weg? Dan heeft u vast ontdekt dat hier heel wat bij komt kijken. Daarom helpen wij u graag een handje met onderstaand overzicht voor een soepele opstart van uw kantoor.

Misschien voor de hand liggend, maar niet geheel onbelangrijk: om een advocatenkantoor te kunnen starten in Nederland, en uzelf advocaat te mogen noemen, moet u een rechtenstudie in Nederland hebben afgerond en zijn beëdigd tot advocaat. Heeft u een rechtenstudie in het buitenland afgerond? Dan kunt u toegang krijgen tot de Nederlandse advocatuur middels bepaalde regels en vereisten.

1. Registreer uw kantoor

U dient uw kantoor, net als alle ondernemingen in Nederland, officieel te registreren als rechtspersoon. Zowel bij de KVK (Kamer van Koophandel) als bij de BAR (Beheer Advocaten Registratie).

Voordat u zich registreert, is het verstandig alvast na te denken over het volgende:

1. Denk na over uw kantoornaam

  1. Bestaat deze al in het handelsregister? Zo ja, dan mag u deze bedrijfsnaam niet altijd voeren. Zelfs niet als dit uw eigen (achter)naam is. Heet u toevallig Stella Artois of Harley Davidson? Zelfs dan mag u deze naam niet als bedrijfsnaam voeren, omdat dit een internationale handelsnaam is. Ook niet als deze een klein beetje afwijkt, omdat dit voor verwarring kan zorgen.
    Uitzondering is als uw werkzaamheden alleen regionaal zijn. U werkt bijvoorbeeld alleen in Noord-Holland en iemand met dezelfde kantoornaam voert alleen werkzaamheden uit in Overijssel. Dan is het geen directe concurrentie en zal geen van beide negatieve gevolgen ervaren van eenzelfde kantoornaam. Dit geldt uiteraard ook voor Nederland vs. België, indien u geen werkzaamheden in België uitvoert.
  2. Bent u de enige advocaat binnen uw kantoor? Dan mag u uw kantoor bijvoorbeeld geen Jansen Advocaten noemen, omdat dit misleidend is. ‘Advocatuur’ of ‘Advocatenkantoor’ zou hier een goed alternatief zijn.

Alle, duidelijk zakelijke, aanloopkosten die u maakt voor het opstarten van uw kantoor zijn aftrekbaar. Denk bijvoorbeeld aan een marktverkenning en ingewonnen adviezen. Verdiep uzelf goed in wat wel en niet aftrekbaar is, bijvoorbeeld op de website van de Belastingdienst, of win advies in bij uw boekhouder.

2. Schrijf uw kantoorhandboek

De Verordening op de advocatuur verplicht u, als advocaat, te beschrijven hoe u aan bepaalde regels uit de Verordening op de advocatuur (Voda) voldoet. Dit doet u in het kantoorhandboek. Dit handboek bevat beschrijvingen conform artikel 6.4 van de Voda (beschrijving werkwijze) en de artikelen 31 (dossierbeheer) en 32 (kantoorhandboek) van de Regeling op de advocatuur (Roda).

In uw kantoorhandboek beschrijft u hoe uw kantoor omgaat met de volgende onderwerpen:

  • Vakbekwaamheid
  • Kantoororganisatie
  • Administratie
  • Derdengelden
  • De Wet ter voorkoming van witwassen en financiering terrorisme
  • Dossierbeheer
  • Informatiemanagement
  • Risicomanagement
  • Cliëntrelatie
  • Belangenverstrengeling

Op de website van de Nederlandse Orde van de Advocatuur (NOvA) vindt u een modelkantoorhandboek dat u kan helpen bij het opstellen van uw eigen kantoorhandboek. U bent niet verplicht dit specifieke model te gebruiken.

3. Stel uw klachtenregeling op

De opdrachtbevestiging moet verplicht een klachtenregeling bevatten (art. 6.28 Voda, uitvloeisel van art. 28 lid 2 sub b Advocatenwet). Deze mag u ook opnemen in uw algemene voorwaarden en bij de opdrachtbevestiging voegen. In deze regeling liggen de procedure en werkwijze vast die uw kantoor volgt als een cliënt zich daartoe wendt met een klacht. Stel deze ook beschikbaar op uw website.

De kantoorklachtenregeling bestaat in principe uit 8 artikelen:

  1. Begripsbepalingen
  2. Toepassingsbereik
  3. Doelstellingen
  4. Informatie bij aanvang dienstverlening
  5. Interne klachtenprocedure
  6. Geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling
  7. Verantwoordelijkheden
  8. Klachtenregistratie

Op de website van de NOvA vindt u een model kantoorklachtenregeling.

4. Meld u aan bij de Raad voor Rechtsbijstand

Wilt u gesubsidieerde rechtsbijstand verlenen? Schrijft u zich dan in in het register van de Raad voor Rechtsbijstand (RvR). Uitgangspunt van de Wet op de rechtsbijstand (Wrb) is dat advocaten die rechtsbijstand in de zin van de wet willen verlenen zich daartoe inschrijven bij de RvR. De RvR stelt dan ook als voorwaarde voor het toevoegen van (beginnende) advocaten op basis van de Wrb dat een verzoek om inschrijving bij de RvR eerst volledig is behandeld en is ingewilligd.

Ook krijgt u verwijzingen via het Juridisch Loket als u bent ingeschreven bij de RvR.

Meer over de RvR: Exportfunctie vanuit Urios voor Mijn RvR

5. Open een bankrekening

Een zakelijke bankrekening is daarbij niet verplicht: u mag ook werken met een een particuliere rekening. Een zakelijke rekening staat echter wel professioneler en het biedt meer mogelijkheden voor advocatenkantoren. Ook controleren banken steekproefsgewijs of er veel zakelijke overboekingen zijn, wat ertoe kan leiden dat u op een later moment alsnog moet overstappen naar een zakelijke bankrekening.

Een aantal voordelen van een zakelijke rekening:

6. Sluit een beroepsaansprakelijkheidsverzekering af

In de Verordening op de advocatuur (Voda) staat de regel dat een advocaat verplicht is adequaat verzekerd te zijn tegen het risico van zijn beroepsaansprakelijkheid. Het doel van deze regel is om het publiek (cliënten, derden) tot op zekere hoogte waarborg te bieden, dat iedere advocaat voldoende verhaal biedt in het geval van schade door een beroepsfout.

Welke verzekering adequaat is voor uw praktijk hangt mede af van de aard en de omvang van uw praktijk. Ontdek welke beroepsaansprakelijkheidsverzekering adequaat is voor uw kantoor met de tool op de website van de NOvA.

7. Lanceer een website

U bent verplicht een website te hebben waarop uw KVK- en btw-nummer staan vermeld. Hieruit voortvloeiend: zorg dat u uw (nog op te stellen) privacybeleid, algemene voorwaarden en kantoorhandboek digitaal tot uw beschikking heeft, zodat u deze op uw website kunt plaatsen en eenvoudig kunt delen wanneer relaties hierom vragen. Schakel hiervoor desnoods de hulp van een specialist in of kijk op de website van ICTRecht. Hier kunt u voor een klein bedrag uw eigen juridische documenten opstellen. Denk ook na over hoe u wilt omgaan met cookies.

Google Mijn Bedrijf

Daarnaast is het voor uw (lokale) vindbaarheid en betrouwbaarheid slim uw kantoor aan te melden bij Google Mijn Bedrijf. Zo is uw bedrijf vindbaar op Google Maps, is de kans groter dat u één of zelfs meerdere keren in de zoekresultaten naar voren komt en kunt u tevreden cliënten vragen een review achter te laten. Dit draagt allemaal bij aan de groei van uw kantoor. Hiervoor heeft u wel een Google-account nodig.

2. Schrijf uw kantoorhandboek

De Verordening op de advocatuur verplicht u, als advocaat, te beschrijven hoe u aan bepaalde regels uit de Verordening op de advocatuur (Voda) voldoet. Dit doet u in het kantoorhandboek. Dit handboek bevat beschrijvingen conform artikel 6.4 van de Voda (beschrijving werkwijze) en de artikelen 31 (dossierbeheer) en 32 (kantoorhandboek) van de Regeling op de advocatuur (Roda).

In uw kantoorhandboek beschrijft u hoe uw kantoor omgaat met de volgende onderwerpen:

  • Vakbekwaamheid
  • Kantoororganisatie
  • Administratie
  • Derdengelden
  • De Wet ter voorkoming van witwassen en financiering terrorisme
  • Dossierbeheer
  • Informatiemanagement
  • Risicomanagement
  • Cliëntrelatie
  • Belangenverstrengeling
Kantoorhandboek Urios

Op de website van de Nederlandse Orde van de Advocatuur (NOvA) vindt u een modelkantoorhandboek dat u kan helpen bij het opstellen van uw eigen kantoorhandboek. U bent niet verplicht dit specifieke model te gebruiken.

3. Stel uw klachtenregeling op

De opdrachtbevestiging moet verplicht een klachtenregeling bevatten (art. 6.28 Voda, uitvloeisel van art. 28 lid 2 sub b Advocatenwet). Deze mag u ook opnemen in uw algemene voorwaarden en bij de opdrachtbevestiging voegen. In deze regeling liggen de procedure en werkwijze vast die uw kantoor volgt als een cliënt zich daartoe wendt met een klacht. Stel deze ook beschikbaar op uw website.

De kantoorklachtenregeling bestaat in principe uit 8 artikelen:

  1. Begripsbepalingen
  2. Toepassingsbereik
  3. Doelstellingen
  4. Informatie bij aanvang dienstverlening
  5. Interne klachtenprocedure
  6. Geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling
  7. Verantwoordelijkheden
  8. Klachtenregistratie

Op de website van de NOvA vindt u een model kantoorklachtenregeling.

4. Stel uw Algemene Voorwaarden op

Wat belangrijk is om te noemen in de algemene voorwaarden verschilt per bedrijfstak en rechtsgebied. Een aantal onderwerpen die vaak terugkomen in de algemene voorwaarden van advocatenkantoren:

  • Omschrijving van de partij van wie de algemene voorwaarden afkomstig zijn.
  • Dienstverlening.
  • Aansprakelijkheid.
  • Rechten en plichten van de opdrachtgever.
  • Wijze van declareren.

U kunt de algemene voorwaarden zelf opstellen, een voorbeeldtekst gebruiken of de voorwaarden laten opstellen door een juridisch adviseur.

Ook kunt u tegen een kleine vergoeding uw algemene voorwaarden opstellen met bijvoorbeeld de tool van ICTRecht.

5. Richt een Stichting Derdengelden op

Middels deze stichting houdt u derdengelden afgescheiden van het vermogen van uzelf respectievelijk uw kantoor. Een stichting derdengelden is sinds 1 januari 2017 alleen verplicht voor advocaten die derdengelden ontvangen. Als u niet met derdengelden gaat werken, kunt u deze stap dus overslaan. Wel dient u het niet hebben van een derdengeldenrekening te vermelden op uw website.

Gaat u wel werken met derdengelden? Dan dient u dit enerzijds vast te leggen in uw kantoorhandboek en anderzijds een stichting derdengelden op te richten met daarbij een derdengeldenrekening. Het openen van een derdengeldenrekening kan niet bij iedere bank. Voor zover bij ons bekend is dat op dit moment alleen mogelijk bij ING en Rabobank. U dient hiervoor ook een aparte administratie bij te houden.

Een stichting derdengelden is een gewone stichting met een bijzonder doel. Op de website van de KVK leest u meer over het oprichten van een stichting. Voor advocaten heeft de NOvA een model Stichting Derdengelden Advocatuur ontwikkeld. Dit model is verplicht bij het oprichten van een Stichting Derdengelden Advocatuur.

6. Orden uw kantooradministratie

Zodra u officieel geregistreerd bent als advocatenkantoor, kunnen uw werkzaamheden starten. Uw kantooradministratie moet wel voldoen aan een aantal vereisten. Deze hebben we voor u uitgeschreven.

Uw eerste cliënten kloppen bij u aan en u moet afspraken maken over de te verrichten werkzaamheden. Deze afspraken neemt u op in uw opdrachtbevestiging. Gedurende de looptijd van de zaak dient u uw cliënt op de hoogte te houden van uw werkzaamheden en deze te kunnen specificeren als de cliënt daar om vraagt. Niet alleen met het oog op informatievoorziening, maar ook met het oog op het te declareren bedrag.

Hieronder een korte toelichting per vereiste.

1. Uurtarief afspreken

U spreekt altijd een uurtarief af met uw cliënt, ook als u op toevoegingsbasis werkt. Dit voor het geval de toevoeging wordt afgewezen of ingetrokken.

Werkt u op basis van een vaste-prijs-afspraak? Dan hoeft u in principe geen uurtarief af te spreken. U vermeldt dan het afgesproken vaste tarief met de daarbij behorende werkzaamheden.

Heeft u afgesproken dat de vaste prijs geldt tot een maximum aantal uren en u daarboven gaat werken met een uurtarief? Dan dient u het uurtarief wel op te nemen in de opdrachtbevestiging.

Lees meer over het registreren van tarieven en prijsafspraken in Urios

2. Opdrachtbevestiging versturen

In de opdrachtbevestiging omschrijft u de inhoud van de opdracht, bevestigt u uw uurtarief en geeft u een inschatting van de totale kosten van de rechtsbijstand (gedragsregel 26). Als u andere financiële afspraken heeft gemaakt dan facturatie per uur, bevestigt u uiteraard die afspraken.

Aan particuliere cliënten bevestigt u uw tarief inclusief btw. Aan zakelijke cliënten bevestigt u uw tarief exclusief btw. U dient de btw altijd apart op de factuur te vermelden.

Overigens legt art. 6:230d BW ‘op verzoek van de cliënt’ u vergelijkbare verplichtingen op.

Lees meer over het genereren van documenten vanuit Urios

3. Voorschotten ontvangen

Moet u kosten voorschieten voor uw cliënt? Of wilt u eerst zeker weten dat uw cliënt betaalt, vóórdat u aan uw werkzaamheden begint? Dan mag u uw cliënt om een voorschot vragen. Dit mag alleen in de vorm van geld. Dus geen garantstelling van auto’s, onroerend goed, door een derde etc.

Dit voorschot verrekent u op een later moment met de door u gemaakte uren of andere prijsafspraak.

Lees meer over voorschotten declareren en verrekenen in Urios

4. Type zaak tussentijds wijzigen

Als uw cliënt – door ontwikkelingen in de zaak of veranderingen in zijn omstandigheden – gedurende de rechtsbijstandverlening alsnog in aanmerking komt voor een toevoeging, moet u dat tussentijds opnieuw bespreken ‘telkens wanneer daartoe aanleiding bestaat’ (gedragsregel 24 lid1).

U dient dus overzichtelijk de vergoedingsvorm te registreren met alle bijkomende informatie, zoals Eigen bijdrage en Vergoeding RvR, en eenvoudig te kunnen schakelen tussen betalend en toevoegend.

Lees meer over de koppeling tussen Urios en Mijn RvR

5. Cliënt op de hoogte houden

U dient uw cliënt op de hoogte te houden van relevante ontwikkelingen omtrent het dossier. Dit heeft zowel betrekking op te ondernemen acties als op de te maken uren. Deze werkzaamheden moet u schriftelijk bevestigen.

Ook zodra u ziet aankomen dat uw kosten aanmerkelijk hoger zullen worden dan aanvankelijk ingeschat, moet u uw cliënt hiervan op de hoogte stellen.

Dit doet u enerzijds om uw cliënt betrokken te houden bij de zaak en anderzijds met het oog op uw kosten voor deze werkzaamheden.

Lees meer over Urios als CRM

6. Werkzaamheden specificeren

Het specificeren van uw werkzaamheden op de factuur is verplicht, tenzij het om een vaste prijs gaat. Als de cliënt om een specificatie vraagt, moet u deze echter wel kunnen verstrekken. Daarom is het belangrijk dat u uw uren altijd bijhoudt, ook als u met een vaste prijs werkt.

Hieruit moet blijken welke werkzaamheden u heeft verricht voor dit bedrag en welk gedeelte van het totaalbedrag bestaat uit verschotten en omzetbelasting (gedragsregel 25 lid 4).

Lees meer over specificeren in Urios

7. Betalingen ontvangen

Uw cliënt dient uw declaratie giraal te betalen; dat is het uitgangspunt (art. 6.27 Voda). U mag alleen contante betalingen aanvaarden (of verrichten) wanneer de omstandigheden dat rechtvaardigen. Als deze contanten een gezamenlijke waarde van 5000 euro of meer betreft, overlegt u op voorhand met de deken.

Dit is om te voorkomen dat u betrokken raakt bij criminele activiteiten en daarnaast om bewustwording te creëren die bijdraagt aan de integriteit van uw beroepsgroep.

Om giraal betalen altijd mogelijk te maken, vermeldt u uw bankrekeningnummer op de declaratie. Daarnaast bestaan ook andere methodes om giraal betalen toegankelijker te maken, zoals het integreren van een iDEAL-knop in uw facturatiemail.

Lees meer over e-facturatie met Urios

Verplichte gegevens op uw factuur

De volgende gegevens dienen in ieder geval te worden meegenomen op uw factuur:

  1. Naam en adresgegevens zoals u bent ingeschreven bij de KVK;
  2. Naam en adresgegevens van uw cliënt;
  3. Uw btw-nummer;
  4. De periode waarin de werkzaamheden zijn verricht. Dit kunt u opnemen in de inleidende zin op uw factuur;
  5. Welke werkzaamheden u heeft verricht. Dit kunt u opnemen in de inleidende tekst of op de specificatie;
  6. De prijs exclusief btw;
  7. Het btw-tarief (bijv. hoog of 21%);
  8. Het btw-bedrag;
  9. De prijs inclusief btw.

7. Software voor uw kantooradministratie

Met de juiste software kunt u de gestelde regels betreffende kantooradministratie (1 t/m 7 bij vorige kop) goed naleven, mits u dit op juiste wijze toepast uiteraard. Bovendien kan software u helpen met tijd besparen. Veel gegevens zijn namelijk aan elkaar gekoppeld en kunnen worden uitgelezen in gestandaardiseerde documenten en e-mails.

Urios faciliteert in het naleven van de regelgeving met betrekking tot uw dossier- en relatiebeheer (inclusief dossierstukken), tijdschrijven, declareren en incasseren.

Hieronder vindt u enkele voorbeelden van hoe Urios u kan helpen bij het efficiënt, overzichtelijk en nauwkeurig voeren van uw kantooradministratie.

1. Uurtarief afspreken: administreer per medewerker of per tarief

Voer een tariefbeleid in per type tarief of per medewerker en verreken dit eenvoudig met uw geschreven tijd. Verschillende tariefsoorten zijn bijvoorbeeld uurtarief, vaste prijs en abonnement (per maand, kwartaal of jaar). U kiest per tariefbeleid of u de uren wilt specificeren en kunt dit tijdens het maken van de declaratie ook nog wijzigen.

Heeft u meerdere dossiers voor één relatie? Dan bepaalt u per dossier of u deze uren separaat wilt declareren of dat u alle dossiers op één factuur wilt tonen.

2. Opdrachtbevestiging versturen: sjablonen voor ieder type opdracht

Creëer zelf Word-sjablonen voor onder meer opdrachtbevestigingen, overeenkomsten en verzoekschriften. Met geïmplementeerde codes worden gegevens uitgelezen die reeds bekend zijn in Urios, zoals cliëntgegevens en startdatum contract. Urios bevat standaard al heel veel codes, maar u kunt altijd zelf ook nog extra velden aanmaken die van toepassing zijn op uw rechtsgebied. U kunt verschillende sjablonen maken voor bijvoorbeeld particulier en zakelijk, betalend en toevoeging etc.

3. Voorschotten ontvangen: eenvoudig verrekenen met nieuwe declaraties

Verstuur voorschotnota’s per post of per e-mail en verreken deze achteraf met de geschreven tijd. Blijkt u een gedeelte van het voorschot over te houden? Dan komt er automatisch een negatief bedrag naar voren uit de verrekening. Deze stort u vervolgens zelf terug naar de cliënt.

4. Type zaak tussentijds wijzigen: van betalend naar toevoeging en vice versa

Wijzig een betalende zaak eenvoudig naar toevoeging en vice versa. Werkt u voornamelijk op toevoegingbasis? Of juist vaker met betalende zaken? In Urios kunt u aangeven of een nieuw dossier standaard op ‘betalend’ of op ’toevoeging’ moet komen te staan. Dit kunt u tijdens het aanmaken van het dossier en achteraf altijd nog wijzigen, maar zo scheelt het weer een extra klik.

Voor toevoegingszaken verschijnt een extra tabel waarin u kunt aangeven of de toevoeging is toegewezen en vervolgens de bijbehorende bedragen kunt invoeren. U kunt vervolgens direct een export maken voor Mijn RvR waarin de relevante cliëntgegevens en door u ingevulde bedragen staan. U importeert deze export vervolgens eenvoudig in Mijn RvR, waardoor u deze gegevens niet twee keer hoeft te typen.

5. Cliënt op de hoogte houden: direct vanuit Urios

Onderhoud eenvoudig contact met de betrokken partijen vanuit Urios. U kunt direct documenten opstellen met Word, e-mailen vanuit Outlook – ook met gestandaardiseerde documenten en e-mails – en bellen en gesprekken ontvangen (als u bellen via VoIP afneemt bij uw provider). De Word- en Outlook-koppeling zijn onderdeel van de module Documentenbeheer).

6. Werkzaamheden specificeren: bepaal per declaratie

Kies per tariefbeleid of u uw werkzaamheden wel of niet wilt specificeren. Daarnaast kunt u ook op factuurniveau bepalen of u de specificatie wel of niet wilt meesturen. Het voordeel van wel specificeren is dat uw geschreven tijd ook bij vaste-prijs-dossiers worden afgedeclareerd. Zo voorkomt u dat uren blijven openstaan en achteraf per abuis nogmaals in rekening worden gebracht. Ook hier geldt dat u voor definitieve verzending alsnog kunt besluiten de specificatie niet mee te sturen.

7. Betalingen ontvangen: optioneel via iDEAL

Verstuur declaraties per post of per e-mail (dit bepaalt u per relatie) en incasseer nog eenvoudiger per bank met de iDEAL-knop in de declaratiemail. Declareert u aan overheidsinstanties of bedrijven? Aan overheden is facturatie via het Peppol-netwerk verplicht. Bij facturatie aan bedrijven wordt dit steeds gangbaarder. Dit is een beveiligde facturatiemethode die steeds meer terrein wint. De koppeling tussen Urios en eVerbinding maakt deze manier van factureren mogelijk.

Ontdek de mogelijkheden van Urios in onze brochure!

  • U ontvangt de brochure direct in uw inbox. Wij gebruiken uw e-mailadres alleen voor contact over de brochure. U komt niet terecht in een e-mailflow.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Deel artikel

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Meer artikelen