De informatie uit dit artikel is gebaseerd op Handleiding Wwft van de Nederlandse Orde van Advocaten (NOvA).
Advocaten zijn altijd verplicht de cliënt te identificeren en verifiëren. Bij bepaalde aangewezen diensten zijn zij ook verplicht cliëntonderzoek uit te voeren en in het kader van die dienstverlening verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transacties te melden bij de Financial Intelligence Unit (FIU). Het is belangrijk dat advocaten zich houden aan deze regels om te voorkomen dat zij onderdeel worden van dit soort praktijken. In dit artikel gaan we in op de praktische toepassing van deze wet en op hoe onze software u kan faciliteren in de naleving hiervan.
Snel navigeren?
Wwft-checklist voor advocaten
Er zijn een aantal stappen die u, als advocaat, kunt nemen om te voldoen aan de verplichtingen uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme (Wwft). Hieronder staan een aantal punten die u als advocaat kunt opnemen als checklist in uw kantoorhandboek:
- Identificeer en verifieer de cliënt. U moet ervoor zorgen dat u weet met wie u zaken doet en dat u de identiteit van uw cliënten kunt aantonen. Dit kan door middel van identiteitsbewijzen of andere officiële documenten.
- Bepaal het doel en de aard van de zakenrelatie. U moet het doel en de aard van de zakenrelatie met uw cliënt bepalen, zodat u kunt beoordelen of de cliënt risico’s op witwassen of financiering van terrorisme met zich meebrengt.
- Bekijk de achtergrond van de cliënt. U kunt ook achtergrondinformatie verzamelen over uw cliënten, zoals het land waar ze vandaan komen, hun beroep en hun financieel profiel. Dit kan helpen om eventuele risico’s te identificeren.
- Bewaar de administratie. U moet de administratie goed bijhouden, inclusief informatie over de cliënt, het doel en de aard van de zakenrelatie en eventuele verdachte transacties.
- Meld verdachte transacties. Als u verdachte transacties of andere activiteiten opmerkt, moet u deze melden bij de FIU.
U dient deze werkwijze ook op te nemen in uw kantoorhandboek.
Identificatie en verificatie
In de Wwft wordt onderscheid gemaakt tussen ‘identificatie’ (welke persoon) en ‘verificatie’ (controle van de identiteit).
Volgens de Wwft moeten organisaties die onder de wet vallen, zoals advocaten, maatregelen treffen om de identiteit van hun cliënten te verifiëren. Dit houdt in dat u moet achterhalen wie de cliënt is en of deze persoon daadwerkelijk is wie die zegt te zijn. Dit kan door middel van identiteitsbewijzen of andere officiële documenten.
Bij de identificatie van de cliënt moeten de volgende punten worden gecontroleerd:
- De naam van de cliënt. Dit kan worden gecontroleerd door middel van een identiteitsbewijs, zoals een paspoort of rijbewijs.
- De woon- of verblijfplaats van de cliënt. Dit kan worden gecontroleerd door middel van een adresbewijs, zoals een elektriciteitsrekening of verzekeringspolis.
- De leeftijd van de cliënt. Dit kan worden gecontroleerd door middel van een identiteitsbewijs met een geboortedatum.
- De nationaliteit van de cliënt. Dit kan worden gecontroleerd door middel van een identiteitsbewijs met een nationaliteit.
Veilige kopie identiteitsbewijs
Het is niet nodig alle gegevens van een ID-bewijs zichtbaar op te slaan. Door bepaalde gegevens, zoals het burgerservicenummer, op deze kopie af te lakken helpt u identiteitsfraude te voorkomen.
Urios faciliteert in het opslaan van een veilige kopie middels aflakken en een watermerk met daarin onder andere de tekst ‘kopie’. Ook slaat Urios deze kopie los op van het dossier, zodat u dit ID-bewijs eenvoudig kunt laten zien bij controle, zonder daarvoor inzage te moeten geven in het complete dossier.
Lees meer over het voorkomen van identiteitsfraude op de website van de Rijksoverheid
Verschillende soorten cliëntenonderzoek
De Wwft werkt met een risicogeoriënteerde benadering. Dat betekent dat u altijd moet starten met regulier cliëntenonderzoek. Op basis van het risicoprofiel van de cliënt kan dit worden aangepast naar respectievelijk vereenvoudigd cliëntenonderzoek of verscherpt cliëntenonderzoek. Hieronder lichten we de verschillende typen onderzoek toe.
1. Regulier cliëntenonderzoek
Wanneer de Wwft van toepassing is op uw zaak start u altijd met een regulier cliëntonderzoek. Als het risicoprofiel van de cliënt bepaalde factoren bevat kan dit ertoe leiden dat u respectievelijk een vereenvoudigd of een verscherpt cliëntonderzoek mag/moet doen.
Bij regulier cliëntonderzoek voert u ten minste de volgende acties uit:
- Identificeer uw cliënt.
- Verifieer de identiteit van uw cliënt.
- Stel vast of er sprake is van een (pseudo-)UBO.
- Stel vast of de vertegenwoordiger van de cliënt bevoegd is.
- Stel vast of er sprake is van een politiek prominent persoon (PEP).
- Stel het doel en de beoogde aard van de zakelijke relatie vast.
- Leg de gegevens van het cliëntenonderzoek vast in een apart dossier in uw administratie. In het geval van Urios kunt u die doen bij het onderdeel ‘Identificatie’ bij de relatie.
- Monitor de zakelijke relatie.
2. Vereenvoudigd cliëntenonderzoek
Voor cliënten met een laag risico op witwassen en financieren van terrorisme mag een vereenvoudigd cliëntenonderzoek worden verricht. Aanleiding tot vereenvoudigd cliëntonderzoek is afhankelijk van:
- Cliëntgebonden risicofactoren, zoals beursgenoteerde vennootschappen en overheden.
- Product-, dienst-, transactie- of leveringskanaal-gebonden risicofactoren, zoals levensverzekeringspolissen met een lage premie en een pensioenfonds.
- Geografische risicofactoren, zoals EU-lidstaten en derde landen met een laag niveau van corruptie.
De NOvA wijdt niet uit over welke checks en controles er mogen komen te vervallen bij vereenvoudigd cliëntonderzoek.
Zie voor een niet-limitatieve lijst van factoren Handleiding Wwft art. II – 3b.
3. Verscherpt cliëntenonderzoek
Voor cliënten met een hoog risico op witwassen en financieren van terrorisme kan een verscherpt cliëntenonderzoek worden verricht. Aanleiding tot verscherpt cliëntonderzoek kan zijn:
- Cliëntgebonden risicofactoren, zoals bedrijven waar veel geldverkeer in contanten plaatsvindt of ongebruikelijke / buitensporig complexe eigendomsstructuren van vennootschappen.
- Product-, dienst-, transactie- of leveringskanaal-gebonden risicofactoren, zoals private banking of producten/transacties die anonimiteit bevorderen.
- Geografische risicofactoren, zoals sancties/embargo’s zijn uitgevaardigd en derde landen met een hoog niveau van corruptie.
Actuele lijst van hoog-risico-landen
De NOvA wijdt niet uit over welke checks en controles er extra moeten worden gedaan bij verscherpt cliëntonderzoek.
Zie voor deze niet-limitatieve lijst van factoren de Handleiding art. II – 3c.
Cliëntgegevens vastleggen in Urios
NB: Onderstaande informatie faciliteert in het naleven van de Wwft, maar legt u geen werkwijze op. Uw werkwijze dient u zelf vast te leggen in uw kantoorhandboek.
De Verordening op de advocatuur stelt dat de advocaat zich bij aanvaarding van de opdracht vergewist van de identiteit van cliënt. Controle hierop is dus altijd nodig, ook als een dossier niet valt onder de criteria van de Wwft. De controle hiervan kunt u in Urios administreren door gebruik te maken van de onderstaande opties.
NAW-gegevens administreren
In Urios kunt u voor elke relatie de relevante gegevens invoeren. Hierbij kunt u aangeven of het gaat om een ‘particulier’, een ‘bedrijf/organisatie met één contactpersoon’ of een ‘bedrijf/organisatie met meerdere contactpersonen/afdelingen’. Afhankelijk van de aangevinkte optie worden andere, relevante, velden zichtbaar.
Identificatiemoment vastleggen
U kunt de cliëntinformatie die relevant is voor de Wwft vastleggen in Urios bij de betreffende cliënt. Hiervoor is een apart tabblad ‘Identificatie’ beschikbaar. U kunt per onderdeel zoveel informatieblokken toevoegen als nodig. De volgende blokken zijn beschikbaar:
- Identificatiemoment
- Bedrijfsverificatie
- Cliëntenonderzoek
- Belanghebbende (UBO)
Identificatiemoment toevoegen
Voor het vastleggen van een identificatiemoment is het mogelijk de volgende gegevens te administreren in Urios:
- Datum van controle.
- Door wie de controle is uitgevoerd.
- Welke identificatiemiddel is gebruikt (paspoort, identiteitskaart, rijbewijs, reisdocument voor vreemdelingen, reisdocument voor vluchtelingen, vreemdelingendocumenten).
- Tot welke datum het identificatiemiddel geldig is.
- Het documentnummer (of laatste vier cijfers).
- Datum van uitgifte van het identificatiemiddel.
- Plaats van uitgifte van het identificatiemiddel.
- Mogelijkheid om een kopie van het ID-bewijs als bestand toe te voegen, te openen of te verwijderen. Hierbij kunt u bepaalde delen aflakken, zodat u voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Bedrijfsverificatie toevoegen
Voor het vastleggen van een bedrijfsverificatie is het mogelijk de volgende gegevens te administreren in Urios:
- Datum van controle.
- Door wie de controle is uitgevoerd.
- Welk verificatiemiddel is gebruikt (uittreksel KVK, statuten, akte van oprichting).
- Datum van uitgifte van het verificatiemiddel.
- Mogelijkheid om het document als bestand toe te voegen, te openen of te verwijderen.
Cliëntenonderzoek toevoegen
Voor het vastleggen van een cliëntenonderzoek is het mogelijk de volgende gegevens te administreren in Urios:
- Datum waarop het onderzoek is uitgevoerd.
- Door wie het onderzoek is uitgevoerd.
- Welk type onderzoek is uitgevoerd (regulier, vereenvoudigd of verscherpt).
- Wanneer het gaat om verscherpt cliëntonderzoek, of het gaat om:
- een politiek prominent persoon (PEP)
- directe familie of naast geassocieerde van een PEP
- hoog-risicoland
- andere hoog-risicofactoren, zoals onduidelijk herkomst vermogen
- Mogelijkheid om uitleg/motivatie te beschrijven.
Belanghebbende (UBO) toevoegen
Voor het vastleggen van gegevens van een belanghebbende (UBO) is het mogelijk de volgende gegevens te administreren in Urios:
- Datum waarop de controle is uitgevoerd.
- Door wie de controle is uitgevoerd.
- Achternaam belanghebbende.
- Voornamen belanghebbende.
- Percentage bevoegdheid.
- Of het gaat om een pseudo-UBO / hoger leidinggevende.
- Of de informatie overeenkomt met de informatie uit het UBO-register.
- Mogelijkheid om notities/toelichting toe te voegen.
Meer weten over dossier- en relatiebeheer in Urios?
Houdt overzicht van uw Wwft-dossiers en relaties
Het is natuurlijk handig dat u al deze informatie kunt vastleggen in Urios, maar net zo handig dat u al deze informatie ook snel ‘uit’ Urios kunt halen. Bijvoorbeeld als u wilt nagaan bij welke cliënten nog geen (volledige) identificatie en/of verificatie is gedaan, welke identificatiebewijzen zijn verlopen of bij controle van deken.
Datafilter op tabblad Dossiers
In Urios kunt op op dossierniveau een vinkje zetten als het dossier onder de Wwft valt. In het tabblad Dossiers kunt u zo vervolgens snel achterhalen welke dossiers wel of niet onder de Wwft vallen. In de samenvatting toont Urios direct het totale aantal van uw selectie, zodat u snel ziet om hoeveel dossiers het gaat.
Ook kunt u vanaf dit tabblad direct het Voorblad van een specifiek dossier openen. Hierop is ook vermeld of een dossier wel of niet onder de Wwft valt.
Daarnaast komen dossiers waarbij dit vinkje is aangezet terug in het rapport ‘Geen of onvolledige identificatie en verificatie’. In dit rapport ziet u per cliënt welke gegevens nog moeten worden aangevuld.
Rapporten voor cliëntidentificatie
Geen of onvolledige identificatie en verificatie
Dit rapport toont alle cliënten van lopende dossiers voor wie geen of onvolledige identificatie en/of verificatie is ingevoerd. Handig om snel te achterhalen voor welke cliënten of bedrijven u nog actie moet ondernemen.
Opgeslagen persoonsgegevens
Dit rapport toont alle opgeslagen persoonsgegevens van de gekozen cliënt of relatie. Onder andere handig voor het recht op inzage van persoonsgegevens (art. 15 AVG).
Meer informatie:
Zelf het gemak ervaren?
Probeer Urios 30 dagen gratis.
Met een proeflicentie van Urios krijgt u 30 dagen toegang tot alle functionaliteiten van Urios. Geheel vrijblijvend. Vraag uw proeflicentie hieronder direct aan.
