Wwft voor advocaten in de praktijk

De informatie uit dit artikel is gebaseerd op Handleiding Wwft van de Nederlandse Orde van Advocaten (NOvA).

Volgens de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) zijn advocaten verplicht bij bepaalde aangewezen diensten de cliënt te identificeren, te verifiëren en in het kader van die dienstverlening verrichtte of voorgenomen ongebruikelijke transacties te melden. In dit artikel gaan we in op de praktische toepassing van deze wet en op hoe onze software u kan faciliteren in de naleving hiervan.

Snel navigeren?

Wanneer is de Wwft van toepassing op advocaten?

De Wwft is van toepassing op advocaten en advocatenkantoren voor zover zij zelfstandig onafhankelijk beroeps- of bedrijfsmatig advies geven of bijstand verlenen bij:

  • het aan- of verkopen van registergoederen;
  • het beheren van geld, effecten, munten, muntbiljetten, edele metalen, edelstenen of andere waarden;
  • het oprichten of beheren van vennootschappen, rechtspersonen of soortgelijke lichamen […];
  • het aan- of verkopen van aandelen in, of het geheel of gedeeltelijk aan- of verkopen dan wel overnemen van ondernemingen, vennootschappen, rechtspersonen of soortgelijke lichamen […];
  • werkzaamheden op fiscaal gebied die vergelijkbaar zijn met de werkzaamheden van belastingadviseurs; of
  • het vestigen van een recht op hypotheek op een registergoed.

De Wwft is ook van toepassing op advocaten en advocatenkantoren voor zover zij zelfstandig onafhankelijk beroeps- of bedrijfsmatig optreden in naam en voor rekening van een cliënt bij enigerlei financiële transactie of onroerende zaaktransactie.

Wanneer is de Wwft niet van toepassing op advocaten?

De Wwft is niet van toepassing op advocaten en advocatenkantoren voor zover zij voor een cliënt werkzaamheden verrichten betreffende de bepaling van diens rechtspositie, diens vertegenwoordiging en verdediging in rechte, het geven van advies voor, tijdens en na een rechtsgeding of het geven van advies over het instellen of vermijden van een rechtsgeding.

Dit betekent dat advocaten die deze werkzaamheden verrichten niet gehouden zijn de bepalingen van deze wet toe te passen. In deze gevallen bestaat dus ook geen meldingsplicht aan de FIU-Nederland.

Wat betekent de Wwft in de dagelijkse praktijk?

De NOvA stelt dat hun Wwft-handleiding handvatten biedt voor het naleven van de Wwft, maar dat het gebruik hiervan voor eigen risico is. Wel zo fijn als duidelijk is wat de belangrijkste punten volgens hen zijn als uw kantoor met deze wet te maken heeft:

  • Neem uw Wwft-werkwijze op in uw kantoorhandboek.
  • Wijs een persoon aan die verantwoordelijk is voor de kennis en naleving van de Wwft binnen het kantoor.
  • Afhankelijk van de aard en omvang van het kantoor: voorzie in een onafhankelijke en effectieve compliance- en auditfunctie.
  • Voer altijd een cliëntenonderzoek uit. De administratieve registratie van dit cliëntonderzoek kunt u opvoeren bij uw cliënt in Urios. 
  • Stel een UBO-register in waarin de uiteindelijk belanghebbenden van vennootschappen en andere juridische entiteiten worden geregistreerd.

Welke gegevens moeten worden vastgelegd?

Welke gegevens moeten worden vastgelegd is afhankelijk van of iemand een natuurlijk persoon of een rechtspersoon is en of iemand wel of niet een uiteindelijk belanghebbende (UBO) is.

Natuurlijke personen:
niet UBO

  • geslachtsnaam;
  • de voornamen;
  • de geboortedatum;
  • het adres en de woonplaats dan wel de plaats van vestiging van de cliënt;
  • evenals van degene die namens die natuurlijke persoon optreedt; of
  • een afschrift van het document dat een persoonsidentificerend nummer bevat en aan de hand waarvan de verificatie heeft plaatsgevonden;
  • de aard;
  • het nummer en de datum en plaats van uitgifte van het document met behulp waarvan de identiteit is geverifieerd.

Natuurlijke personen:
wel UBO

De identiteit, waaronder ten minste:

  • de geslachtsnaam en voornamen van de uiteindelijk belanghebbende; en
  • de gegevens en documenten die zijn vergaard op basis van de redelijke maatregelen die zijn genomen om de identiteit van de uiteindelijk belanghebbende te verifiëren.

Vennootschappen / juridische entiteiten

  • de rechtsvorm;
  • de statutaire naam;
  • de handelsnaam;
  • het adres met huisnummer;
  • de postcode;
  • de plaats van vestiging; en
  • het land van statutaire zetel;
  • indien de vennootschap of andere juridische entiteit bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd:
    • het registratienummer bij de Kamer van Koophandel; en
    • de wijze waarop de identiteit is geverifieerd;
    • Hiernaast dient ook het UBO-register te worden geraadpleegd.

Trusts / juridische constructies

  • het doel en de aard van de trust of andere juridische constructie;
  • het recht waardoor de trust of andere juridische constructie wordt beheerst.

Cliëntgegevens vastleggen in Urios

NB: Onderstaande informatie faciliteert in het naleven van de Wwft, maar legt u geen werkwijze op. Uw werkwijze dient u zelf vast te leggen in uw kantoorhandboek. 

De Verordening op de advocatuur stelt dat de advocaat zich bij aanvaarding van de opdracht vergewist van de identiteit van cliënt. Controle hierop is dus altijd nodig, ook als een dossier niet valt onder de criteria van de Wwft. De controle hiervan kunt u in Urios administreren door gebruik te maken van de onderstaande opties.

NAW-gegevens administreren

In Urios kunt u voor elke relatie de relevante gegevens invoeren. Hierbij kunt u aangeven of het gaat om een ‘natuurlijk persoon’, een ‘eenmanszaak of rechtspersoon met één contactpersoon’ of een ‘rechtspersoon met meerdere contactpersonen’. Afhankelijk van de aangevinkte optie worden andere, relevante, velden zichtbaar.

Cliëntgegevens in Urios

Identificatiemoment vastleggen

U kunt de cliëntinformatie die relevant is voor de Wwft vastleggen in Urios bij de betreffende cliënt. Hiervoor is een apart tabblad ‘Identificatie’ beschikbaar. U kunt per onderdeel zoveel informatieblokken toevoegen als nodig. De volgende blokken zijn beschikbaar:

  • Identificatiemoment
  • Bedrijfsverificatie
  • Cliëntenonderzoek
  • Belanghebbende (UBO)
Cliëntidentificatie en bedrijfsverificatie Urios

Identificatiemoment toevoegen

Voor het vastleggen van een identificatiemoment is het mogelijk de volgende gegevens te administreren in Urios:

  • Datum van controle.
  • Door wie de controle is uitgevoerd.
  • Welke identificatiemiddel is gebruikt (paspoort, identiteitskaart, rijbewijs, reisdocument voor vreemdelingen, reisdocument voor vluchtelingen, vreemdelingendocumenten).
  • Tot welke datum het identificatiemiddel geldig is.
  • Het documentnummer (of laatste vier cijfers).
  • Datum van uitgifte van het identificatiemiddel.
  • Plaats van uitgifte van het identificatiemiddel.
  • Mogelijkheid om een kopie van het ID-bewijs als bestand toe te voegen, te openen of te verwijderen. Hierbij kunt u bepaalde delen aflakken, zodat u voldoet aan de Algemene Verordening Persoonsgegevens. 
Wwft identificatiemoment Urios

Bedrijfsverificatie toevoegen

Voor het vastleggen van een bedrijfsverificatie is het mogelijk de volgende gegevens te administreren in Urios:

  • Datum van controle.
  • Door wie de controle is uitgevoerd.
  • Welk verificatiemiddel is gebruikt (uittreksel KvK, statuten, akte van oprichting).
  • Datum van uitgifte van het verificatiemiddel.
  • Mogelijkheid om het document als bestand toe te voegen, te openen of te verwijderen.
Wwft Bedrijfsverificatie Urios

Cliëntenonderzoek toevoegen

Voor het vastleggen van een cliëntenonderzoek is het mogelijk de volgende gegevens te administreren in Urios:

  • Datum waarop het onderzoek is uitgevoerd.
  • Door wie het onderzoek is uitgevoerd.
  • Welk type onderzoek is uitgevoerd (regulier, vereenvoudigd of verscherpt).
  • Wanneer het gaat om verscherpt cliëntonderzoek, of het gaat om:
    • een politiek prominent persoon (PEP)
    • directe familie of naast geassocieerde van een PEP
    • hoog-risicoland
    • andere hoog-risicofactoren, zoals onduidelijk herkomst vermogen
  • Mogelijkheid om uitleg/motivatie te beschrijven.

Lees meer over de verschillende soorten cliëntenonderzoek

Wwft cliëntenonderzoek Urios

Belanghebbende (UBO) toevoegen

Voor het vastleggen van gegevens van een belanghebbende (UBO) is het mogelijk de volgende gegevens te administreren in Urios:

  • Datum waarop de controle is uitgevoerd.
  • Door wie de controle is uitgevoerd.
  • Achternaam belanghebbende.
  • Voornamen belanghebbende.
  • Percentage bevoegdheid.
  • Of het gaat om een pseudo-UBO / hoger leidinggevende.
  • Of de informatie overeenkomt met de informatie uit het UBO-register.
  • Mogelijkheid om notities/toelichting toe te voegen.
Wwft belanghebbende Urios

Verschillende soorten cliëntenonderzoek

De Wwft werkt met een risicogeoriënteerde benadering. Dat betekent dat u altijd moet starten met regulier cliëntenonderzoek. Op basis van het risicoprofiel van de cliënt kan dit worden aangepast naar respectievelijk vereenvoudigd cliëntenonderzoek of verscherpt cliëntenonderzoek. Hieronder lichten we de verschillende typen onderzoek toe.

1. Regulier cliëntenonderzoek

Wanneer de Wwft van toepassing is op uw zaak start u altijd met een regulier cliëntonderzoek. Als het risicoprofiel van de cliënt bepaalde factoren bevat kan dit ertoe leiden dat u respectievelijk een vereenvoudigd of een verscherpt cliëntonderzoek mag/moet doen.

Bij regulier cliëntonderzoek voert u ten minste de volgende acties uit:

  1. Identificeer uw cliënt.
  2. Verifieer de identiteit van uw cliënt.
  3. Stel vast of er sprake is van een (pseudo-)UBO.
  4. Stel vast of de vertegenwoordiger van de cliënt bevoegd is.
  5. Stel vast of er sprake is van een politiek prominent persoon (PEP).
  6. Stel het doel en de beoogde aard van de zakelijke relatie vast.
  7. Leg de gegevens van het cliëntenonderzoek vast in een apart dossier in uw administratie. In het geval van Urios kunt u die doen bij het onderdeel ‘Identificatie’ bij de relatie.
  8. Monitor de zakelijke relatie.

2. Vereenvoudigd cliëntenonderzoek

Voor cliënten met een laag risico op witwassen en financieren van terrorisme mag een vereenvoudigd cliëntenonderzoek worden verricht. Aanleiding tot vereenvoudigd cliëntonderzoek is afhankelijk van:

  1. Cliëntgebonden risicofactoren, zoals beursgenoteerde vennootschappen en overheden.
  2. Product-, dienst-, transactie- of leveringskanaal-gebonden risicofactoren, zoals levensverzekeringspolissen met een lage premie en een pensioenfonds.
  3. Geografische risicofactoren, zoals EU-lidstaten en derde landen met een laag niveau van corruptie.

De NOvA wijdt niet uit over welke checks en controles er mogen komen te vervallen bij vereenvoudigd cliëntonderzoek.

Zie voor een niet-limitatieve lijst van factoren Handleiding Wwft art. II – 3b.

3. Verscherpt cliëntenonderzoek

Voor cliënten met een hoog risico op witwassen en financieren van terrorisme kan een verscherpt cliëntenonderzoek worden verricht. Aanleiding tot verscherpt cliëntonderzoek kan zijn:

  1. Cliëntgebonden risicofactoren, zoals bedrijven waar veel geldverkeer in contanten plaatsvindt of ongebruikelijke / buitensporig complexe eigendomsstructuren van vennootschappen.
  2. Product-, dienst-, transactie- of leveringskanaal-gebonden risicofactoren, zoals private banking of producten/transacties die anonimiteit bevorderen.
  3. Geografische risicofactoren, zoals sancties/embargo’s zijn uitgevaardigd en derde landen met een hoog niveau van corruptie.

De NOvA wijdt niet uit over welke checks en controles er extra moeten worden gedaan bij verscherpt cliëntonderzoek.

Zie voor deze niet-limitatieve lijst van factoren de Handleiding art. II – 3c.

Cliëntenonderzoek vastleggen in Urios

De gegevens omtrent het gedane cliëntenonderzoek legt u eenvoudig vast in Urios bij de relatie. Mocht u, om wat voor reden dan ook, meerdere cliëntenonderzoeken moeten uitvoeren, dan kunt u meerdere blokken toevoegen middels één klik op de knop Voeg cliëntenonderzoek toe.

Wwft cliëntenonderzoek Urios

Meer weten over dossier- en relatiebeheer in Urios?

Houdt overzicht van uw Wwft-dossiers en relaties

Het is natuurlijk handig dat u al deze informatie kunt vastleggen in Urios, maar net zo handig dat u al deze informatie ook snel ‘uit’ Urios kunt halen. Bijvoorbeeld als u van de Raad de vraag krijg hoeveel Wwft-dossiers u afgelopen jaar heeft gehad. Of als u wilt nagaan bij welke cliënten nog geen (volledige) identificatie en/of verificatie is gedaan.

Datafilter op tabblad Dossiers

In Urios kunt op op dossierniveau een vinkje zetten als het dossier onder de Wwft valt. In het tabblad Dossiers kunt u zo vervolgens snel achterhalen welke dossiers wel of niet onder de Wwft vallen. In de samenvatting toont Urios direct het totale aantal van uw selectie, zodat u snel ziet om hoeveel dossiers het gaat.

Ook kunt u vanaf dit tabblad direct het Voorblad van een specifiek dossier openen. Hierop is ook vermeld of een dossier wel of niet onder de Wwft valt.

Dossiers filteren op Wwft Urios

Rapporten voor cliëntidentificatie

Geen of onvolledige identificatie en verificatie

Dit rapport toont alle cliënten van lopende dossiers voor wie geen of onvolledige identificatie en/of verificatie is ingevoerd. Handig om snel te achterhalen voor welke cliënten of bedrijven u nog actie moet ondernemen.

Opgeslagen persoonsgegevens

Dit rapport toont alle opgeslagen persoonsgegevens van de gekozen cliënt of relatie. Onder andere handig voor het recht op inzage van persoonsgegevens (art. 15 AVG).

Zelf het gemak ervaren?
Probeer Urios 30 dagen gratis.

Met een proeflicentie van Urios krijgt u 30 dagen toegang tot alle functionaliteiten van Urios. Geheel vrijblijvend. Vraag uw proeflicentie hieronder direct aan.

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Deel artikel

Meer artikelen