Veelgestelde vragen
Bij Urios vinden we persoonlijk contact heel belangrijk. Sommige vragen horen wij echter regelmatig terugkomen. Om u nog sneller van dienst te kunnen zijn hebben we deze vragen hieronder voor u op een rijtje gezet. Natuurlijk mét de antwoorden.
Is uw vraag hiermee nog niet volledig beantwoord? Dan kunt u uiteraard contact met ons opnemen via info@urios.nl of 072 512 22 05.
Snel navigeren?
ALGEMENE VRAGEN | LICENTIES | MODULES | ABONNEMENTEN EN FACUTRATIE
Algemene vragen
Het allereerste begin van de ontwikkeling van het programma Urios startte in de zomer van 1999. Twee jaar later, april 2001, is Urios officieel op de markt gekomen.
In de jaren erna is Urios blijven groeien dankzij de feedback van alle gebruikers. Ook nu blijft de ontwikkeling doorgaan, mede dankzij de suggesties die wij mogen ontvangen van onze klanten. Urios is wat ons betreft nooit af!
Begin 2024 gebruiken meer dan 300 advocatenkantoren, in totaal meer dan 700 advocaten, Urios voor de kantooradministratie.
Urios is geschikt voor kantoren die zelf keuzes willen (kunnen) maken op het gebied van de werkwijze, de instellingen, locatie voor dataopslag en boekhouding. Wij verplichten u bijvoorbeeld niet tot het gebruik van één specifiek boekhoudpakket of e-mailprogramma, een bepaalde dossiernummering of manier van invoeren. Urios is ondersteunend van aard, niet sturend.
Doordat u heel veel keuzevrijheid heeft met betrekking tot de functionaliteiten die u wilt gebruiken, de dataopslag en de kantoorinstellingen, is Urios zeer goed inzetbaar bij heel veel verschillende soorten advocatenkantoren, groot en klein, voor kantoren die werken tegen uurtarieven, faillissementen afhandelen of werken op toevoegingsbasis, en werkzaam zijn in verschillende rechtsgebieden. Wat u niet nodig heeft, zetten we uit. Zo blijft Urios overzichtelijk voor u.
U bepaalt niet alleen welke functionaliteiten u nodig heeft, maar ook hoe u wilt werken. Dit is één van de grootste verschillen met andere aanbieders, die vrijwel allemaal webapplicatie zijn. Bij ons heeft u de keuze. Wilt u volledig in de cloud werken met een cloudprovider? Geen probleem. Hybride werken door verschillende onderdelen van uw bedrijfsvoering te combineren in de cloud? Ook prima. Juist absoluut niet in de cloud omdat u misschien een high profile kantoor bent? Ook dan moet u bij ons zijn. Urios is één van de weinige pakketten die u de optie bieden om zelf uw database en bestanden op uw eigen server (lokaal) op te slaan, waardoor u volledige controle heeft over deze gegevens. Ook al wordt er steeds meer in de cloud gewerkt en opgeslagen, de mogelijkheid voor lokale opslag van data op een eigen server speelt bij sommige kantoren een hele belangrijke rol in de besluitvorming. En dat snappen we. Daarom zullen wij deze manier van werken altijd blijven bieden. U kiest.
Ook al is Urios geschikt voor kantoren met verschillende omvang in grootte, desalniettemin richten wij ons meer op de kleine(re)- en middelgrote advocatenkantoren, waar er simpelweg ook het meeste van zijn. Dit is vaak een goede match vanwege de aantrekkelijke prijs, het gebruiksgemak, de korte lijnen en het informelere karakter.
Sinds 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming van kracht. Een van de belangrijkste onderdelen hierin is de opgestelde Verwerkersovereenkomst die u als Urios-gebruiker c.q. Verwerkingsverantwoordelijke met ons zou moeten afsluiten.
Omdat Urios meer dan 300 advocatenkantoren bedient, hebben wij zelf een Verwerkersovereenkomst opgesteld die voor alle Urios-gebruikers gelijk is.
Daarnaast hebben wij zelf ook Verwerkersovereenkomsten afgesloten met de partijen waarmee wij samenwerken en uiteraard ook met onze sub-verwerkers.
Voor meer informatie rondom de AVG verwijzen wij u graag naar ons Privacybeleid en onze AVG-pagina.
Licenties
Met een proeflicentie krijgt u 30 dagen toegang tot vrijwel alle functionaliteiten van Urios. Gratis en geheel vrijblijvend. Zo kunt u op uw eigen tempo en op uw eigen moment het programma leren kennen. Bij vragen over de installatie of het gebruik staat onze helpdesk altijd voor u klaar. Bel ons gerust.
Blijkt na afloop van de proeflicentie dat Urios toch niet genoeg aansluit op uw wensen? Of wilt u nog even geen beslissing maken? Dan loopt uw licentie automatisch af en kunt u eventueel de applicatie van uw pc verwijderen.
In plaats van een proeflicentie kunt u ook een demo aanvragen van Urios. Deze kan zowel online als op locatie plaatsvinden.
Vraagt u een proeflicentie aan? Dan kunt u dezelfde werkdag starten met het ontdekken van Urios. Vaak zelfs al binnen een uur.
Heeft u ervoor gekozen definitief met Urios te gaan werken? Leuk! Als u kiest voor starten met een lege database kunt u dezelfde dag al van start. Als data (bijv. relaties en dossiers) uit een ander pakket moeten worden overgezet (datamigratie) maken we hiervoor op korte termijn een afspraak.
U heeft een licentie nodig voor elke tijdschrijver, dus per declarabele medewerker. Dit zijn uiteraard de advocaten zelf, maar kunnen ook juristen, paralegals of stagairs zijn. Voor ondersteunend personeel dat geen tijd schrijft is geen betaalde Urios-licentie nodig, zoals een secretaresse of boekhouder. Soms komt het voor dat iemand van het secretariaat ook tijd schrijft in een dossier op eigen naam en tegen een gereduceerd tarief. In dat geval is er dan voor deze tijdschrijver ook een licentie nodig ook al is deze persoon geen advocaat e.d.
De einddatum en de kosten verschillen. Een proeflicentie is uiteraard kosteloos.
Een proeflicentie of tijdelijke licentie wordt normaliter uitgegeven voor een maand. Een definitieve licentie wordt uitgestuurd na het voldoen van de jaarfactuur en heeft een einddatum die 12 maanden in de toekomst ligt.
Verder is er inhoudelijk geen verschil tussen deze licenties. Als u in uw proef- of tijdelijke licentie data heeft ingevoerd of instellingen heeft doorgevoerd blijven deze bij definitieve afname gewoon behouden. U zult dus geen data kwijtraken nadat een licentie verloopt.
Ja, dat kan. U kunt uw licentie uitbreiden met een nieuwe tijdschrijver of met nieuwe Urios-modules. Dit kunt u aangeven per e-mail of telefonisch.
Wij sturen u direct een nieuwe, tijdelijke licentie voor het nieuwe aantal tijdschrijvers of met de nieuwe extra module(s).
Na het voldoen van de factuur ontvangt u de definitieve licentie die u voor de resterende periode van uw abonnementsjaar kunt gebruiken.
Ja, dit is zeker mogelijk. Wij denken graag met u mee om tot een goede oplossing te komen.
Indien u weet dat iemand tijdelijk uw kantoor komt versterken, bijvoorbeeld voor een half jaar, kunnen we ook voor enkel deze periode uw licentie uitbreiden.
U hoeft in dat geval dus niet voor een heel jaar een licentie af te nemen. Hiermee voorkomt u extra licentiekosten.
De andere kant op kan ook; weet u aan het begin van uw abonnementsjaar, dus voordat u van ons de jaarlicentie heeft ontvangen, al dat er iemand weggaat? Geef het aan en we overleggen samen hoe we dit op de handigste manier voor u kunnen inrichten.
Het korte antwoord is nee. Wij sturen u, na het voldoen van de jaarfactuur, voor een heel jaar de licentie toe. Deze uitgestuurde licentie is afgegeven voor een aantal tijdschrijvers en dit kunnen wij niet achteraf verminderen. Ook kunnen wij uw licentie niet intrekken. Derhalve kunnen wij geen restitutie geven voor de ongebruikte licentie. Uiteraard kunt u de vrijgevallen ruimte inzetten voor een nieuwe medewerker. De licenties staan namelijk niet op naam en een persoon.
Als er nog geen jaarlicentie is uitgestuurd kunnen wij het aantal benodigde licenties uiteraard nog voor u aanpassen. En ook is het mogelijk om tijdelijke licenties uit te geven. Dus als u al weet dat er gaandeweg uw abonnementsjaar iemand het kantoor gaat verlaten en is er (nog) geen zicht op een vervanger, geeft u dit dan aan ons door voordat u de jaarlicentie ontvangt. We denken graag mee hoe we dit dan voor u kunnen organiseren. U hoeft in dat geval dus niet voor een heel jaar een licentie af te nemen.
Modules
Ja, dat kan. U kunt bij ons iedere module een maand lang gratis uitproberen. Nadat de maand verstreken is, kunt u aangeven of u de module wilt toevoegen aan uw abonnement.
De modules Elektronisch Factureren, Managementrapporten, Agenda & Termijnen, Gebruikersrechten, Derdengelden en Abonnementen kunt u per direct gebruiken nadat u een licentie heeft ontvangen.
De modules Documentenbeheer en Export naar Boekhouding behoeven een aantal eenmalige instellingen. Hiervoor kunt u gebruik maken van onze uitgebreide handleiding. Komt u er niet uit, belt u dan gerust met onze helpdesk!
Ja, dat kan. Net als met een extra tijdschrijver is uw abonnement ook tussentijds uit te breiden met één of meerdere modules.
Laat ons weten welke module u toegevoegd wilt zien aan uw abonnement, dan ontvangt u van ons een nieuwe licentie met daarin deze module(s).
Wanneer u met alle advocaten in één database werkt, is er één licentie in gebruik die is afgegeven voor een bepaald aantal medewerkers. Deze licentie is voor iedereen gelijk en alle onderdelen zijn in principe door iedere advocaat te gebruiken, tenzij er bepaalde onderdelen zijn afgeschermd in Urios.
Indien alleen de partner van het kantoor toegang heeft tot bijvoorbeeld de Managementrapporten, ziet hij of zij daarin onder andere alle geschreven uren of gedeclareerde omzet van elke advocaat binnen het kantoor. Het kan dus zijn dat er slechts één iemand gebruikmaakt van een bepaalde module, maar deze module wel ‘kantoorbreed’ wordt toegepast.
Ditzelfde geldt voor bijvoorbeeld Elektronisch Factureren. Wellicht is er één medewerker die de declaraties maakt, maar op deze declaraties worden wel alle uren van alle medewerkers gedeclareerd.
Abonnementen en facturatie
Bent u een nieuwe Urios-gebruiker? Uw abonnementsjaar gaat van start per eerste van de maand nadat wij van u het Bestelformulier hebben ontvangen en begin die maand ontvangt u van ons de factuur. Soms kan dit ook iets later in de maand worden. Dit hangt onder meer af van de werkzaamheden die wij eventueel voor u gaan uitvoeren. Denk aan datamigratie of huisstijlservice. Aangezien wij dit altijd achteraf factureren, kan het dus zijn dat u uw factuur ontvangt nadat u reeds gestart bent met Urios.
Bestaande gebruikers ontvangen de jaarfactuur halverwege de maand voorafgaand aan de maand waarin het nieuwe abonnementsjaar ingaat. Start uw abonnementsjaar bijvoorbeeld per 1 juni, dan ontvangt u medio mei uw nieuwe factuur.
Bij Urios proberen wij zelf heel bewust onze overhead beperkt te houden. Dit ziet u direct terug in onze prijs!
Om het proces simpel en efficiënt te houden sturen wij u de factuur voor een jaar, waarna u een licentie ontvangt voor een jaar.
Alleen voor startende kantoren maken we hier een uitzondering op voor het eerste abonnementsjaar. Zij kunnen in twee delen betalen.
Uiteraard zijn wij altijd bereid om met u mee te denken als er sprake is van onvoorziene omstandigheden. Neemt u in dat geval contact met ons op, zodat we samen kunnen kijken naar de mogelijkheden.
Nee. Bij Urios werken we niet met staffelkortingen. In plaats daarvan bieden wij u direct een goede prijs. Ongeacht of u nu één of elf licenties bij ons afneemt.
Ook wordt er geen onderscheid gemaakt tussen één- of meermanskantoren als het gaat om updates of support. Heeft u een vraag? Of twee? Bel ons!
In de Algemene Voorwaarden is opgenomen dat de opzegtermijn twee maanden is. In de praktijk hanteren we dit niet heel strak. Wij zien er de noodzaak niet van in om u met alle geweld aan een contract te houden waar u zelf van af wilt om wat voor reden dan ook. We laten u liever met een goed gevoel weggaan, zodat u eventueel ook weer gemakkelijk bij ons terug kunt komen in de toekomst.
Belangrijk om hierbij te vermelden is wel dat als uw jaarlicentie reeds is uitgegeven, omdat u de jaarfactuur reeds heeft voldaan, wij uw opzegging pas het daaropvolgende jaar kunnen verwerken. Wij kunnen geen restitutie van het te veel betaalde bedrag geven omdat wij de uitgegeven licentie niet kunnen intrekken.
U kunt lopende het jaar de uitgegeven licentie blijven gebruiken, maar dit hoeft uiteraard niet.
Afhankelijk van uw manier van werken moet u een aantal beslissingen nemen aangaande uw data in Urios. Dit heeft met name te maken met uw bewaarplicht.
Werkt u met een lokale database? Dan verloopt uiteindelijk de licentie en valt Urios terug in “Alleen lezen modus”. U kunt Urios blijven raadplegen voor archiefdoeleinden maar niets meer bewerken. Uw database blijft behouden zolang u deze database zelf bewaard.
Werkt u met onze Urios Cloud Database? Dan moet u besluiten wat er met uw database moet gebeuren. Er zijn kortweg drie opties:
- U maakt zelf een back-up van uw Urios Cloud Database, genereert zelf een lokale database en zet hier de back-up in. Een systeembeheerder kan u hiermee assisteren. U heeft hier drie maanden de tijd voor nadat uw overeenkomt met Urios is beëindigd. Daarna wordt uw Cloud Database door ons verwijderd.
- Wij maken een back-up plus een nieuwe lokale database voor u op een Windows pc (of server) naar keuze. Wij zorgen er dan voor dat Urios lokaal komt te staan zodat u Urios kunt blijven raadplegen. Hier zijn eenmalige kosten aan verbonden.
- U behoudt uw Cloud Database en neemt enkel nog deze dienst bij ons af. Het voordeel hiervan is dat u deze database niet zelf hoeft te bewaren of te beveiligen. Ook heeft u hiermee altijd een back-up van uw gegevens. Als u voor deze optie kiest, koopt u dit in één keer af voor een periode van 7 jaar. Daarna wordt uw database door ons verwijderd.
In principe niets. De bestanden in uw dossiermappen zijn gekoppeld aan Urios, waardoor u deze via Urios kunt benaderen, maar ze zijn niet opgeslagen in de database. Uw bestanden staan feitelijk ‘los’ van Urios omdat deze zijn opgeslagen op uw eigen lokale computer, op een server, in de cloud (SharePoint) of in uw externe werkomgeving.
Bij gebruik van de Urios Cloud Database zal drie maanden na opzegging het online account, en dus alle data (dossiers, relaties etc.), worden verwijderd. U kunt dan niet meer via Urios bij uw bestanden komen, maar nog wel op een andere manier bijvoorbeeld via Verkenner of middels uw nieuwe applicatie.