Algemene voorwaarden Urios B.V.

Artikel I – Definities

In deze Algemene Voorwaarden Urios wordt verstaan onder:

1. Overeenkomst: Het Bestelformulier Urios en de Algemene Voorwaarden Urios.
2. Algemene Voorwaarden: Deze Algemene Voorwaarden Urios.
3. Urios: De onderneming Urios B.V. ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 71393307 of diens rechtsgeldige rechtsopvolger.
4. Product: Programmatuur bestaande uit de bestanden en gegevens en/of software die tezamen het product Urios vormen, alle schriftelijke documentatie die bij het product behoort en toegangsgegevens tot die bestanden en gegevens.
5. Cliënt/u: De afnemer van Product krachtens Overeenkomst met Urios.
6. Bestelformulier Urios: Het Bestelformulier voor Urios.
7. Tijdschrijver: Een persoon op wiens naam dossiers en/of tijdregels ingevoerd kunnen worden in Product.
8. Ondersteunende gebruiker: Een persoon die gebruikmaakt van Product door in te loggen maar op wiens naam geen dossiers en/of tijdregels ingevoerd kunnen worden.
9. Gelijktijdig ingelogd: Twee gebruikers heten Gelijktijdig ingelogd als zij beiden tegelijkertijd ingelogd zijn in Product.
10. Abonnementsjaar: Periode van 12 maanden na het definitief worden van Overeenkomst beginnend per eerste van de maand.
11. Cloudopslag: Gegevens die via het internet op een door Urios beschikbaar gestelde server zijn opgeslagen. Urios biedt cloudopslag aan onder de naam Urios Cloud Database.

Artikel II – Toepasselijkheid en aanvaarding

1. Door het accepteren van de Algemene Voorwaarden via ondertekening van het Urios Bestelformulier aanvaart Cliënt dat deze Voorwaarden bindend en afdwingbaar zijn na schriftelijke bevestiging van acceptatie door Urios B.V. Bij niet-instemming dient Cliënt Product te verwijderen en vervalt de toegang tot de Urios Cloud Database. De aan Cliënt verstrekte proefomgeving inclusief door Cliënt ingevoerde data wordt verwijderd.
2. Na het accepteren van de Algemene Voorwaarden middels het retoursturen van een ondertekend Urios Bestelformulier ontvangt u per e-mail een bevestiging van ontvangst van uw Bestelformulier. Urios verstrekt Cliënt een tijdelijke licentie voor de duur van 30 dagen gevolgd door een jaarfactuur. Na betaling binnen de gestelde termijn wordt de definitieve jaarlicentie aan Cliënt ter beschikking gesteld en wordt Overeenkomst tussen Cliënt en Urios B.V. definitief. Als binnen 30 dagen geen betaling is ontvangen vervalt de tijdelijke licentie en kan Cliënt Product niet meer gebruiken.
3. Indien enige bepaling van Overeenkomst nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen van Overeenkomst onverkort van kracht blijven.
4. Afwijking van deze Algemene Voorwaarden zal slechts van kracht zijn indien zij schriftelijk tussen Cliënt en Urios is overeengekomen.
5. Urios is te allen tijde bevoegd de Algemene Voorwaarden voor het gebruik van Product te wijzigen. Urios zal Cliënt vóór de inwerkingtreding van zodanige wijziging schriftelijk mededeling doen. Indien Cliënt niet akkoord gaat met de wijziging van de Algemene
   Voorwaarden zal Cliënt dit onverwijld schriftelijk aan Urios mededelen, waarna Overeenkomst per ingang van het volgende abonnementsjaar wordt beëindigd en Cliënt geen gebruik meer kan en mag maken van Product.

Artikel III – Duur van de overeenkomst en beëindiging

1. Overeenkomst wordt de eerste keer aangegaan voor de duur van 12 maanden, ingaande per eerste van de maand na het definitief worden van Overeenkomst.
2. Na ommekomst van de in lid 1 genoemde termijn wordt Overeenkomst stilzwijgend verlengd voor een periode van telkens 12 maanden, tenzij Urios 1 maand voor het verlopen van de contractstermijn een schriftelijke opzegging heeft ontvangen. Van een schriftelijke opzegging ontvangt Cliënt uiterlijk binnen 3 werkdagen een bevestiging. Pas na deze bevestiging door Urios is rechtsgeldig door Cliënt opgezegd.
3. Urios heeft het recht Overeenkomst met onmiddellijke ingang schriftelijk te ontbinden indien Cliënt Product onrechtmatig gebruikt dan wel inbreuk maakt op de in artikel VI en VII genoemde rechten.
4. Urios is wegens de in lid 3 genoemde beëindiging van Overeenkomst nimmer tot enige schadevergoeding of betaling gehouden.
5. Na beëindiging van Overeenkomst vervalt het gebruiksrecht voor Cliënt. Er zal Cliënt geen licentiebestand meer worden verstrekt.

Artikel IV – Prijs en betaling

1. Alle door Urios genoemde prijzen en tarieven zijn exclusief omzetbelasting.
2. Prijs van Product is gebaseerd op pakketkeuze en grootte van de licentie.
3. Facturering geschiedt jaarlijks vooraf.
4. Bij uitbreiding van de licentie, zoals genoemd in art. IX lid 1, ontvangt Cliënt een aanvullende factuur.
5. Cliënt is verplicht binnen 14 dagen de van Urios ontvangen factuur te voldoen. Cliënt is niet bevoegd enig bedrag wegens een door hem gestelde tegenvordering in mindering te brengen.
6. In geval van beëindiging van Overeenkomst vindt geen restitutie plaats van reeds betaalde bedragen.
7. Indien betaling niet heeft plaatsgevonden binnen de in artikel IV lid 5 aangegeven termijn is Cliënt in verzuim zonder dat daartoe een nadere ingebrekestelling is vereist.
8. Als Cliënt niet aan zijn betalingsverplichtingen voldoet binnen de in de aanmaning gestelde termijn is Urios bevoegd Overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst als ontbonden te beschouwen. Urios zal daarvan schriftelijk mededeling doen aan Cliënt. Urios houdt zich het recht voorbehouden om te controleren dat Cliënt geen gebruik meer maakt van Product.
9. Indien bij de toepassing van Product een probleem wordt gemeld, geeft dit Cliënt nimmer recht tot opschorting van zijn betalingsverplichtingen.
10. Het staat Urios vrij de aflevering, installatie en/of het verstrekken van het licentiebestand uit te stellen totdat volledige betaling van de overeengekomen en gefactureerde prijs is ontvangen.
11. Urios is gerechtigd prijs- en of tariefswijzigingen door te voeren. Een prijs- of tariefswijziging wordt minimaal één maand voordat de tariefswijziging ingaat schriftelijk bekend gemaakt.

Artikel V – Privacy en vertrouwelijke informatie

1. Urios verwerkt uitsluitend de gegevens die nodig zijn voor de Overeenkomst en werking van Product zoals kantoor- en contactgegevens, betaalgegevens en productkeuze. Als Cliënt ook Cloudopslag afneemt bij Urios verwerkt Urios ook de gegevens die Cliënt
   in Product invoert.
2. Urios gaat zorgvuldig om met gegevens van Cliënt en neemt passende technische en organisatorische maatregelen ter bescherming tegen verlies of onrechtmatige verwerking.
3. Urios respecteert de vertrouwelijkheid van de gegevens van Cliënt en staat ervoor in dat alle voor, tijdens en na het aangaan van Overeenkomst van Cliënt ontvangen informatie van vertrouwelijke aard geheim zal blijven.
4. Urios verstrekt geen gegevens aan derden behalve als dit wettelijk verplicht is of er een gerechtelijke bevel aan ten grondslag ligt.
5. Cliënt heeft recht op inzage, correctie, verwijdering en wijziging van gegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hiervoor kan contact worden opgenomen met Urios.
6. Cliënt is verantwoordelijk voor het bewaren van toegangsgegevens tot Product en/of de Cloudopslag. Urios is niet aansprakelijk voor schade of verlies ontstaan uit gestolen of verloren toegangsgegevens.

Artikel VI – Intellectuele of industriële eigendomsrechten

1. Alle auteursrechten en overige rechten van intellectuele of industriële eigendom op Product, documentatie, alsmede voorbereidend materiaal daarvan, berusten uitsluitend bij Urios.
2. Het is Cliënt niet toegestaan aanduidingen omtrent auteursrechten, merken, handelsnamen of andere rechten van intellectueel of industrieel eigendom uit Product of documentatie te verwijderen of te wijzigen.
3. Het is Urios toegestaan technische maatregelen te nemen ter bescherming van Product en naleving van het Gebruiksrecht. Indien Urios door middel van technische bescherming Product en Gebruiksrecht heeft beveiligd is het Cliënt niet toegestaan deze beveiliging te verwijderen of te ontwijken.
4. Cliënt zal Product niet wijzigen en het licentiebestand niet overdragen. De broncode van Product en de bij ontwikkeling van Product voortgebrachte technische documentatie worden niet aan Cliënt ter beschikking gesteld.
5. Cliënt verkrijgt geen eigendomsrechten op ontwikkelde functionaliteit op basis van feedback, suggesties of maatwerkopdracht.

Artikel VII – Gebruiksrecht

1. Iedere gebruiker logt in onder eigen naam en wachtwoord. Gebruiker dient wachtwoord geheim te houden en niet te delen met andere gebruikers.
2. Product mag uitsluitend worden gebruikt ten behoeve van maximaal het aantal Tijdschrijvers en Gelijktijdig ingelogde Ondersteunende gebruikers waarvoor de licentie is aangegaan.
3. Product mag door Cliënt uitsluitend ten behoeve van zijn eigen bedrijf of organisatie worden gebruikt.
4. Het gebruiksrecht omvat uitsluitend het installeren en gebruiken van Product.
5. Het gebruiksrecht is niet overdraagbaar. Het is Cliënt niet toegestaan Product te verkopen, verhuren, sublicentiëren, vervreemden of daarop beperkte rechten te verlenen.
6. Cliënt heeft het recht reservekopieën van Product te maken uitsluitend voor het waarborgen van de continuïteit van het toegestane gebruik in geval van een calamiteit. Cliënt is verplicht deze reservekopieën op een zodanige plaats te bewaren dat derden zich niet in het bezit daarvan kunnen stellen.

Artikel VIII – Aflevering, installatie en acceptatie

1. Product kan worden gedownload via de website van Urios.
2. Product wordt geleverd met standaardopties. Gewenste aanpassingen in verband met kantoorspecifieke eigenschappen, zoals niet-standaard geleverde factuuropmaak, vallen buiten Overeenkomst. Deze werkzaamheden worden separaat gefactureerd tegen de gebruikelijke tarieven, zoals die zijn gepubliceerd op Bestelformulier Urios.
3. Cliënt aanvaardt Product in de staat waarin deze zich op de datum van aflevering bevindt.

Artikel IX – Licentiewijziging

1. Cliënt kan gedurende het contract de licentie uitbreiden naar meer Tijdschrijvers en/of Gelijktijdige ingelogde Ondersteunende gebruikers. Cliënt dient hiervoor contact op te nemen met Urios.
2. Cliënt kan de licentie per ingang van het volgende abonnementsjaar doen inkrimpen. Cliënt dient dit minimaal 1 maand voor het einde van het abonnementsjaar schriftelijk kenbaar te maken. Indien de factuur voor dit nieuwe abonnementsjaar reeds door Cliënt is voldaan en de licentie door Urios is verstrekt, is inkrimping per start van dit abonnementsjaar niet meer mogelijk.

Artikel X – Onderhoud

1. Ingeval Cliënt problemen constateert zal Cliënt deze onmiddellijk schriftelijk en gedetailleerd aan Urios melden. Na melding zal Urios naar beste vermogen de problemen herstellen. De oplossingen zullen afhankelijk van de urgentie op de door Urios te bepalen wijze en termijn aan Cliënt ter beschikking worden gesteld.
2. Urios is gerechtigd tijdelijke oplossingen dan wel programmaomwegen of probleem vermijdende restricties in Product aan te brengen.
3. Onder problemen worden niet verstaan problemen die:
   • niet reproduceerbaar zijn;
   • veroorzaakt zijn door onoordeelkundig gebruik van Product;
   • veroorzaakt worden door een gebrekkige internetverbinding;
   • veroorzaakt zijn door gebrekkig functioneren van netspanning, netwerkvoorzieningen of de apparatuur waarop Product gebruikt wordt;
   • veroorzaakt zijn door wijzigingen in Product die door of namens Cliënt zijn aangebracht;
   • of anderszins veroorzaakt zijn door niet aan Urios toe te rekenen oorzaken.
4. Urios zal voor werkzaamheden voortkomend uit herstel van de in lid 3 genoemde problemen haar gebruikelijke tarieven bij Cliënt in rekening brengen.
5. Urios zal na het uitbrengen van een verbeterde versie (update) van Product deze aan Cliënt beschikbaar stellen. Eén maand na het beschikbaar stellen van de update is Urios niet meer verplicht tot het herstellen van eventuele problemen en het verlenen van ondersteuning met betrekking tot oudere versies.
6. Gepland onderhoud vindt plaats buiten piekuren en wordt minimaal 2 dagen voorafgaand aan Cliënt gecommuniceerd als dit relevant is voor Cliënt.

Artikel XI – Ondersteuning

1. Cliënt heeft recht op ondersteuning tijdens kantoortijden met betrekking tot functionele vragen over Product.
2. Urios zal zich inspannen Cliënt de gevraagde ondersteuning te bieden dan wel te zorgen voor adequate beantwoording van vragen omtrent het gebruik van Product. Urios aanvaardt ter zake geen enkele aansprakelijkheid.
3. Urios kan geen ondersteuning leveren op producten van derden waaronder maar niet gelimiteerd tot vragen over boekhoudpakketten, Microsoft-producten of andere software waarmee Product een koppeling onderhoudt.

Artikel XII – Cloudopslag

1. Voor Cloudopslag, aangeboden onder de naam Urios Cloud Database, maakt Urios uitsluitend gebruik van servers van een Nederlandse cloudaanbieder die is gevestigd in Nederland en waarop de Algemene verordening gegevensbescherming van toepassing is. De data is opgeslagen binnen de Europees Economische Ruimte.
2. Cliënt is zelf verantwoordelijk voor het beschikbaar hebben en het goed functioneren van een internetverbinding.
3. Op de servers gebruikt voor Cloudopslag worden uitsluitend gegevens opgeslagen die Cliënt in Product invoert. Van deze gegevens wordt dagelijks een back-up gemaakt.
4. Bij beëindiging van Overeenkomst en/of de Cloudopslag biedt Urios diverse opties aan Cliënt om de ingevoerde gegevens in Product beschikbaar te houden ten behoeve van de bewaarplicht.
5. Op Urios rust geen (wettelijke) bewaartermijn voor de door Cliënt ingevoerde gegevens in Product.
6. Na beëindiging van Overeenkomst met Urios, wordt de Cloudopslag van Cliënt uiterlijk 3 maanden na het vervallen van het gebruiksrecht verwijderd.

Artikel XIII – Aansprakelijkheid Urios

1. Hoewel met betrekking tot Product de uiterste zorg is nagestreefd, wordt voor de aanwezigheid van eventuele problemen en de gevolgen daarvan niet ingestaan noch aansprakelijkheid aanvaard.
2. Iedere aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat in het desbetreffende geval onder de beroepsaansprakelijkheidsverzekering van Urios wordt uitbetaald, conform de op dat moment geldende polisvoorwaarden.
3. Voorwaarde voor het ontstaan van enig recht op schadevergoeding is steeds dat Cliënt de schade binnen 8 dagen na het ontstaan daarvan schriftelijk bij Urios meldt.
4. Aansprakelijkheid van Urios voor indirecte schade, daaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade en schade door bedrijfsstagnatie, is uitgesloten.
5. Eveneens uitgesloten is aansprakelijkheid voor schade als gevolg van:
   • onoordeelkundig gebruik van Product;
   • gebrekkig functioneren van de internetverbinding, netspanning, netwerkvoorzieningen of de apparatuur waarop Product wordt gebruikt;
   • anderszins, niet aan Urios toe te rekenen oorzaken.

Artikel XIV – Programmatuur van toeleverancier

Op de door Urios aan Cliënt ter beschikking gestelde producten van toeleveranciers zullen voor wat betreft die programmatuur de voorwaarden van die derden van toepassing zijn. Cliënt aanvaardt de bedoelde voorwaarden van derden. Deze voorwaarden liggen ter inzage bij Urios en zullen op verzoek worden toegezonden.

Artikel XV – Subverwerkers

Urios mag subverwerkers of onderaannemers inschakelen voor delen van dienstverlening, mits Urios aansprakelijk blijft voor naleving Overeenkomst en toepasselijke wetgeving, en subverwerkers dezelfde vertrouwelijkheid – en beveiligingsverplichtingen hanteren.

Artikel XVI – Toepasselijk recht

1. Op Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
2. Eventuele geschillen zullen uitsluitend worden voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter in het arrondissement Alkmaar.

Versie 2025

Urios is een handelsnaam van Urios B.V. ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 71393307.