5/5

5/5 sterren op Google

Overstappen van Kleos naar Urios

Bij Urios snappen we dat kiezen voor een ander softwarepakket een grote stap is. U wilt uiteraard een weloverwogen beslissing nemen, zodat u weer jaren toekunt met uw nieuwe pakket. En niet over enkele jaren misschien weer gedwongen wordt over te stappen. Juist ook om die reden is Urios de weloverwogen keuze!

Urios bestaat ruim 20 jaar en is in gebruik bij meer dan 300 advocatenkantoren door heel Nederland. Wij zijn voornemens hier nog heel lang als zelfstandige partij mee door te gaan. We hebben ideeën genoeg om ons pakket nog verder te ontwikkelen en vinden het zelf ook erg prettig om korte lijnen te houden met onze gebruikers. U kent ons, wij kennen u. Iets wat helaas niet bij iedere leverancier het geval is.

Qua functionaliteiten zullen Kleos en Urios elkaar niet veel ontlopen. Maar als u Urios overweegt als alternatief, is het belangrijk te weten dat er één groot verschil is in de werking van de systemen. Kleos is namelijk een webapplicatie, te bereiken via uw browser. Urios is daarentegen een desktopapplicatie waarmee u ook in de cloud kunt werken, maar dan op een andere manier dan met Kleos.

Omdat Urios een desktopapplicatie is, kunt u zelf kiezen waar u uw data wilt opslaan. Dat kan bij Urios, maar ook bij uw systeembeheerder of een andere IT-partij. U kunt er zelfs voor kiezen al uw data binnen uw eigen kantoormuren te houden, zoals veel high profile-kantoren doen. U beslist.

Van een kantoor zelf horen hoe Urios hen bevalt?

We hebben al meerdere kantoren mogen begeleiden van Kleos naar Urios. Wilt u van deze kantoren zelf horen hoe zij de overstap hebben ervaren en hoe Urios hen nu bevalt? Neem gerust contact met ons op. Dan brengen wij u met hen in contact.

Opslagmogelijkheden Urios vs. Kleos

Urios logo 20 jaar
  1. Werk lokaal en host zelf uw database op uw eigen server op kantoor. Of;
  2. Werk vanaf verschillende locaties in de cloud middels:
    1. De Urios Online werkplek.
    2. Een terminal server-omgeving waarin Urios geïnstalleerd wordt door uw IT-partij.
    3. Een zogenoemde best of breed-oplossing, ook wel hybride werken genoemd.

Bij Urios kunt u wel zelf bepalen waar u al uw data en stukken wilt opslaan.

Kleos Wolters Kluwer Urios

Log via uw webbrowser in bij het webportaal van Kleos met uw gebruikersnaam en wachtwoord. In deze omgeving staat al uw data en zijn al uw bestanden opgeslagen.

Bij Kleos kunt u niet zelf bepalen waar u al uw data en stukken wilt opslaan.

Kleos en Urios goed vergelijken?
Plan een vrijblijvende demo!

Deze data kunnen we overzetten naar Urios

Omdat we al meerdere datamigraties van Kleos naar Urios hebben gedaan, weten we dat we veel van uw huidige data kunnen overzetten. Elk kantoor gebruikt Kleos echter net weer op een andere manier, waardoor we altijd maatwerk moeten verrichten. Hieronder ziet u welke data we in ieder geval kunnen overzetten.

Dossiers

  • Dossiernummer
  • Dossiernaam
  • Archiefnummer
  • Dossiereigenaar
  • (Uur)tarief
  • Fase
  • Memo

Relaties

  • NAW-gegevens
  • Contactinformatie

Dossierpartijen

  • Cliënten
  • Wederpartij
  • Overige relaties

Tijdregels

  • Wel/niet gedeclareerd
  • Factor
  • Tijdsduur

Verschotten

  • Wel/niet gedeclareerd

Medewerkers

  • Verkorte naam
  • Volledige naam

Toevoeging

  • Wel/niet toevoeging
  • Toevoegingsnummer
  • Datum aanvraag

Documentmigratie

Documentmigratie vanuit dit pakket is nodig. Dit kan uw systeembeheerder voor u uitvoeren. Voor overleg over technische details mag uw systeembeheerder altijd direct contact met ons opnemen.

Een datamigratie van Kleos naar Urios kan vanaf € 750,-. De definitieve prijs communiceren we op voorhand.

Heeft u nog wat aanvullende vragen?
Bel ons geheel vrijblijvend!

Zo werkt overstappen naar Urios

Voorbereiding

STAP 1: VOORBEREIDING

1. Definitieve migratiedatum plannen

De definitieve migratie kan op alle werkdagen worden ingepland. Voor de datamigratie zelf reserveren wij een hele werkdag. Bij Kleos is het echter zo dat wanneer u uw abonnement opzegt, u direct de definitieve back-up ontvangt. Zodra u deze back-up hebt ontvangen, kunt u niet meer in uw Kleos-omgeving. Vervolgens moeten wij deze back-up downloaden en uitpakken. Vanaf het moment dat wij de back-up ontvangen tot het moment dat u in Urios kunt werken, kan ongeveer drie werkdagen duren. Dit is mede afhankelijk van hoe snel de communicatie tussen Kleos, uw kantoor en ons gaat.

2. Huisstijlservice

Als u gebruik wilt maken van de Huisstijlservice, hebben wij een voorbeeld nodig van een factuur, een specificatie, een herinnering en een Word-document plus uw kantoorlogo in hoge resolutie. 

3. Modellen omzetten naar Urios-formaat

Indien van toepassing: bestaande Word-modellen die u gebruikt voor uw opdrachtbevestiging, stukken, overige brieven etc. omvormen naar Urios-formaat, zodat u deze meteen vanuit Urios kunt gebruiken. Dit kunt u eventueel zelf doen met behulp van onze handleiding. Hier zou u al mee kunnen starten in de periode voor de migratie. Het is handig te beginnen met het meestgebruikte model. U kunt het maken van Word-modellen ook aan ons uitbesteden.

4. Interne communicatie over migratie

Kantoorgenoten en collega's informeren over de komende migratie. Zorg ervoor dat iedereen weet dat die dag de systemen beperkt beschikbaar zijn en er niet in bestaande dossiers en documenten gewerkt kan worden (in verband met de back-up). Uw collega's kunnen zich voorbereiden door benodigde stukken te printen of door die dag vrij te nemen.

5. Instellingen doen in Urios

Wees ervan bewust dat u na een datamigratie wel een gevulde database tot uw beschikking heeft, maar nog niet al uw voorkeursinstellingen zijn gedaan. Een aantal kleine onderdelen verzorgen wij voor u, zoals de nummering, maar andere instellingen zult u zelf nog moeten doen. Denk hierbij aan teksten die op uw facturen moeten komen, de betalingstermijn bij een herinnering, een begeleidende e-mail etc. Plan hiervoor eventueel een workshop op locatie in of zorg ervoor dat iemand, bijvoorbeeld een collega van het secretariaat, beschikbaar is om het instellen hiervan op zich te nemen. Het hoeft niet allemaal in één keer, sommige dingen zijn belangrijker dan andere. Maar om prettig met Urios te werken is een goed ingestelde database logischerwijs noodzakelijk.

Huisstijlservice facturen (optioneel)

Eenmalig € 95,-

Een sjabloon voor een factuur, specificatie en herinnering in uw huisstijl. 

Word-modellen omzetten (optioneel)

€ 30,- per model

Uw bestaande modellen uit Kleos omzetten naar modellen die geschikt zijn voor Urios. 

STAP 2: DATAMIGRATIE

Datamigratie

De avond voor de definitieve migratie, of vroeg in de ochtend, ontvangen wij van u of uw IT-partij de back-up van uw data uit Kleos. Deze data wordt overgezet naar een Urios-database. Zodra u uw abonnement opzegt bij Kleos, ontvangt u direct een back-up van uw gegevens en kunt u niet meer in uw Kleos-omgeving.

Een korte periode geen tijdschrijven in een systeem

Hoe lang u geen tijd kunt schrijven in een van beide pakketten is afhankelijk van een aantal factoren:

  1. De grootte van de back-up (uw database en bestanden). Hoe groter deze is, hoe langer het uitpakken duurt.
  2. De communicatie tussen Kleos, uw kantoor en ons. Wij hebben op twee momenten een wachtwoord nodig om de migratie te kunnen starten: één om de back-up te kunnen downloaden en één om de back-up te kunnen uitpakken. Hoe sneller wij deze wachtwoorden ontvangen, hoe sneller wij doorkunnen.
  3. Hoe voorspoedig de datamigratie gaat aan onze kant. Iedere database is anders, dus we weten nooit zeker wat we tegenkomen.

Als wij de back-up eenmaal hebben uitgepakt, duurt het naar verwachting maximaal één werkdag om de databasemigratie af te ronden. Maar in totaal kunt u misschien wel drie dagen niet in een van beide systemen werken. Dit is iets om rekening mee te houden bij het plannen van een datum voor de migratie.

Uiteraard kunt u uw gewerkte tijd ergens noteren en op een later moment, met terugwerkende kracht, invoeren in Urios. U kunt wel gewoon gebruikmaken van andere programma’s of uw e-mail. Let wel op dat u op dat moment dus geen nieuwe bestanden, e-mails of andere data kunt ‘opslaan’ in uw dossiers. Dit kan pas weer als alles aan elkaar is gekoppeld.

Dossiermappen opnieuw koppelen

De migratie van de database en het koppelen van de dossiermappen gebeurt op dezelfde werkdag. Het overzetten van uw bestanden uit Kleos dient door uw systeembeheerder te worden gedaan. Voor de technische details mag uw systeembeheerder altijd rechtstreeks contact met ons opnemen.

Urios instellen naar eigen werkwijze

Op de dag van de definitieve migratie kan in de loop van de middag al een begin worden gemaakt met het instellen van Urios. Dit kunt u zelf doen, maar hier kunt u ook een workshop op locatie voor inplannen. De workshop duurt 3 uur en wordt opgedeeld in een korte uitleg over het gebruik van Urios en uitleg over de instellingen die nodig zijn.

Een workshop is zeker aan te raden als uw kantoor uit meerdere medewerkers bestaat. Zo weet u zeker dat u allemaal dezelfde werkwijze hanteert, wat zorgt voor meer efficiëntie.

Datamigratie

Vanaf € 750,- (eenmalig)

De datamigratie bestaat uit dataverzameling en de definitieve migratie. Al met al zal de definitieve migratie ongeveer één werkdag in beslag nemen. Wij zullen u ook helpen met de basisinstellingen voor uw kantoor.

Documentmigratie

Door systeembeheerder

Documentmigratie vanuit dit pakket is nodig. Dit kan uw systeembeheerder voor u uitvoeren. Voor overleg over technische details mag uw systeembeheerder altijd direct contact met ons opnemen.

STAP 3: STARTEN MET URIOS

Starten met Urios

Wanneer de migratie van uw data naar een Urios-database is afgerond, kunt u direct uw data inzien en eventuele tijd alvast invoeren. Voor verder gebruik is het noodzakelijk Urios goed in te stellen. Bij het afronden van de migratie doen wij alvast een aantal basisinstellingen voor u. Zo voeren we alvast de nummerpatronen in – die we met u hebben afgestemd – voor uw dossiers, relaties en declaraties, stellen we de module Documentenbeheer voor u in. Als u al een account heeft bij Mollie – om iDEAL-betalingen te accepteren – kunnen we deze ook alvast voor u koppelen. Een aantal andere zaken, zoals het koppelen van Outlook aan Urios, wordt ook alvast in samenwerking met uw IT-partij gedaan.

Er zijn ook nog een aantal dingen die u zelf dient te doen, zoals:

  • Invullen of aanvullen van uw kantoorgegevens en contactgegevens van de advocaten.
  • Aanmaken van één of meerdere nieuwe tariefgroepen.
  • Invullen van standaard teksten voor de verschillende soorten facturen en herinneringen. Vanuit Urios kunt u declareren in verschillende talen. Deze vertaling moet ook worden ingevuld in Urios.
  • De opmaak van uw begeleidende e-mails bij de declaraties en herinneringen.

Workshop: op locatie of online

Een workshop zal u zeker op weg helpen. Urios is echter zo intuïtief ingericht dat u dit ook heel goed zelf kunt doen met behulp van onze handleiding. Ook hiervoor moet u wel wat tijd reserveren. Mocht u er niet uitkomen met de handleiding, bel dan gerust met onze goed bereikbare helpdesk.

Onze ervaring leert dat er de eerste weken nog wat gebruikersvragen zijn. Ook is het vaak fijn dat bij de eerste facturatieronde nog iemand van Urios meekijkt. Daarna gaat alles al snel zijn gangetje en worden we alleen nog gebeld voor de incidentele en lastigere vragen. Door mee te kijken op uw scherm, kunnen wij altijd de benodigde support verlenen en kunt u snel weer verder.

Workshop op locatie (optioneel)

Eenmalig € 495,-

We richten de workshop uiteraard zo in dat uw kantoor er écht iets aan heeft. Dus geen standaard riedeltje, maar 100% toegepast op de werkwijze van uw kantoor. 

Vaak is het handig de workshop op te delen in een korte introductie van Urios aan de tijdschrijvers en daarna een uitgebreide toelichting op alle instellingen, het aanmaken van dossiers en factureren vanuit Urios voor het secretariaat. 

De workshop heeft een duur van een dagdeel à 3 uur op locatie. Een prijsafspraak maken voor een gehele dag is ook mogelijk. 

Online workshop (optioneel)

Eenmalig € 195,-

Liever een online workshop? Dit werkt vaak prima voor kantoren met één of twee Urios-gebruikers. Woont u de workshop bij met drie of meer mensen? Dan adviseren wij een workshop op locatie.

5/5

“Onze overstap is het levende bewijs dat Urios écht iets doet met je input. Voordat ik wilde overstappen, had ik wat suggesties voor functionaliteiten. We hebben goed contact gehouden en een paar jaar later voldeed Urios helemaal aan mijn verwachtingen. Nog steeds werk ik met veel plezier met dit programma en met de mensen die het mogelijk maken!”

Heikens Advocatenkantoor, Amsterdam (sinds 2018)

Lees de hele case van Heikens Advocatenkantoor

5/5

“Onze IT-partij schoof Urios naar voren als alternatief voor AdvocaatCentraal. Na een korte demonstratie van de mogelijkheden waren we al snel verkocht. Het programma werkt heel intuïtief en de support is geweldig. Na ruim 10 jaar gebruiken wij Urios nog steeds naar volle tevredenheid.”

Advocatenhuys Velperweg, Arnhem (sinds 2011)

Praktische informatie

Datamigratie

Voor de definitieve datamigratie reserveren wij een hele werkdag. Hierbij zorgen we ervoor dat u altijd één aanspreekpunt heeft die gedurende deze dag beschikbaar is. Het is prettig als uw IT-partij die dag goed bereikbaar is voor eventuele toegangsvereisten en vragen vanuit onze kant.

De datum voor datamigratie bepalen we uiteraard in overleg met uw kantoor.

KOSTEN

De vanaf-prijs voor de definitieve migratie is € 750,-. Voor avonden, weekenden of feestdagen is een toeslag van 50% van toepassing.

Facturatie

Wij factureren de totale kosten van een migratie – met eventuele kosten voor de huisstijlservice, Word-modellen en workshop – achteraf, tegelijkertijd met de licenties die een jaar vooruit worden gefactureerd.

Extra clouddiensten

Als u besluit in de cloud te gaan werken met Urios heeft u meestal de Urios Cloud Database nodig. Voor opslag van bestanden kunt u kiezen voor een andere cloud provider, zoals SharePoint/OneDrive (bij een Microsoft 365-abonnement) of Google Drive. Als u gebruik gaat maken van een terminal server, heeft u geen van voorgenoemde diensten nodig.

Urios Cloud Database

In deze database staan alle gegevens die u direct kunt terugvinden in Urios. Denk aan relaties, dossiers, tijdregels en declaraties.

Lees meer over Urios Cloud Database

Veelgestelde vragen

Met het uitvoeren van een migratie wordt er zoveel mogelijk informatie uit uw huidige/oude softwarepakket naar Urios verhuisd. Deze informatie kan bestaan uit data uit het pakket zelf, zoals dossiernummers, tijdregels of het nummer van een Toevoeging, maar kan ook bestaan uit bestanden zoals Word-documenten, pdf-bestanden of opslagen e-mails.  

Bij Urios spreken we globaal over drie soorten migraties: datamigratie, documentmigratie en e-mailmigratie. De eerste is altijd mogelijk. De andere twee zijn afhankelijk van een aantal factoren. Wij bekijken graag de mogelijkheden met u.

Onder datamigratie verstaan we het overzetten van de data uit de database van uw huidige/oude pakket naar Urios. Dit zijn ten minste uw tijdregels, relaties en dossiergegevens. Eventuele documenten of andere bestanden staan hier los van. 

Een documentmigratie is het overzetten van de documenten vanuit uw huidige opslagomgeving naar uw nieuwe omgeving. Of dit nodig is hangt af van uw huidige werkwijze en locatieopslag.

Wanneer is het meestal wel nodig?

Als u eerder werkte met een online applicatie zoals Legalsense, BaseNet, Kleos of AdvocaatCentraal, is een documentmigratie vrijwel altijd nodig. 

Wanneer is het meestal niet nodig?
Als u werkte met LegalEagle, CCLaw, Fidura of Cicero dan hoeven de dossiermappen meestal alleen te worden verplaatst en opnieuw te worden gekoppeld. Er is dan geen sprake van een volledige documentmigratie, alleen een verhuizing. 

Ook als u al met een cloud drive (bijv. SharePoint, OneDrive en Google Drive) werkt waarop uw documenten staan opgeslagen is geen migratie nodig. In dit geval hoeven wij alleen de koppeling met de opslaglocatie te maken.

E-mailmigratie is het migreren van uw e-mailberichten en/of het verhuizen van uw gehele, in de meeste gevallen, Microsoft 365-account. Dit is iets wat volledig buiten de migraties van een database of documenten valt en Urios niet voor u kan verzorgen.

Uw huidige systeembeheerder of cloud provider is de aangewezen persoon om hierover mee in gesprek te gaan. Zij kunnen u adviseren of migratie hiervan noodzakelijk is of dat er andere opties zijn.

Verreweg de meeste kantoren werken met Outlook, veelal in combinatie met Microsoft 365. Urios biedt zelf geen e-mail diensten aan, maar wel een koppeling (Add-in) met Outlook. Hiermee kunt u eenvoudig een kopie van ingekomen en uitgaande e-mailberichten opslaan in uw dossiers.

In het kort is een database de plek waar alle informatie uit uw softwarepakket wordt opgeslagen. Denk hierbij aan dossiernamen, dossiernummers, relaties, tijdregels en tariefbeleid. Documenten vallen hier niet onder.

Een meer technische uitleg

Meerdere records samen vormen de informatie in de database zoals o.a. de dossiernummers en namen, de ingevoerde partijen, uw tijdregels, de declaraties maar ook de definitie van uw tariefbeleid, status van het dossier en alle overige instellingen. De verschillende onderdelen bestaan uit meerdere records en vormen samen de hele structuur van de database. Een groot deel van deze informatie kunnen wij migreren naar een Urios database, maar een deel helaas ook niet.

Wat wij altijd kunnen migreren zijn de dossiernamen en nummers, uw relaties en alle tijdregels. Declaraties en herinneringen kunnen bijna nooit overgezet worden. Daarom wordt in de praktijk vaak het oude pakket nog enkele maanden ernaast gehouden om hierin het debiteurenbeheer af te wikkelen.

Lees meer over de Urios Cloud Database

Een cloud drive is een centrale opslaglocatie waarop uw documenten en andere bestanden kunnen worden opgeslagen. Het grootste voordeel van een cloud drive is dat u locatieonafhankelijk kunt werken en dus altijd en overal toegang heeft tot uw documenten. Uiteraard in een goed beveiligde omgeving.

Heeft u vragen omtrent overstappen naar Urios?

Laat een terugbelverzoek achter. Dan nemen wij vrijblijvend contact met u op om u vragen omtrent overstappen te beantwoorden.
Neemt u liever zelf contact met ons op? Bel ons op 072 512 22 05.

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.