Dossier- en relatiebeheer voor advocaten
Het beheren van verschillende dossiers kan een uitdagende klus zijn. Zeker als het aantal dossiers maar blijft toenemen. Met Urios brengt u structuur en overzicht aan in al uw administratieve werkzaamheden.
Eén relatie, meerdere dossiers
Koppel één relatie aan meerdere dossiers en vice versa. Vind alles eenvoudig en snel terug dankzij de zoekfunctie.
Maak zelf categorieën en labels
Categoriseer uw relaties en dossiers naar bijvoorbeeld rechtsgebied of kenmerken van een cliënt.
Eenvoudig gegevens exporteren naar Mijn RvR
Bespaar tijd met de exportfunctie voor Mijn RvR en de koppeling met alimentatieprogramma Split-Online.
In korte tijd de mogelijkheden van Urios ontdekken?
Plan een vrijblijvende demo.
Vind betrokken partijen eenvoudig terug
Urios is speciaal ontwikkeld voor de advocatuur en daarom uitermate geschikt voor het beheren van uw dossiers en alle bijbehorende partijen. Denk hierbij aan uw cliënten en wederpartijen, maar ook aan bijvoorbeeld getuigen, nieuwe partners, kinderen, rechtbanken of een huis van bewaring. U kunt iedere gewenste persoon en elke instantie koppelen aan een dossier.
Alle betrokkenen bij het dossier vindt u gemakkelijk terug in Urios. U kunt hen ook direct vanuit Urios aanschrijven of e-mailen. In Urios staan de Relaties en de Dossiers los van elkaar waardoor u meerdere dossiers aan één relatie kunt koppelen en/of meerdere (betalende) relaties aan uw dossier. Veranderingen in de betrokken partijen kunnen op een later moment altijd worden aangepast.
Controle op belangenverstrengeling
In Urios kunt u eenvoudig controleren of u een partij in het verleden reeds heeft vertegenwoordigd:
- Melding. Bij het aanmaken van een nieuw dossier krijgt u een melding als de door u ingevoerde wederpartij reeds in Urios staat.
- Zoeken. Typ in de zoekbalk in het tabblad Relaties de naam van de te vertegenwoordigen partij in en zie direct of er overeenkomsten zijn.
Tabblad Relaties
Tabblad Dossiers
Werk met dossier- en relatiecategorieën
Voert u een algemene rechtspraktijk of zijn er verschillende specialisten werkzaam binnen uw kantoor? Dan kan het splitsen naar dossiercategorie (bijvoorbeeld naar rechtsgebied) en het gebruik van relatiecategorieën waardevolle informatie opleveren.
In combinatie met de Rapportages van Urios ziet u op ieder moment in het jaar in één oogopslag hoeveel uur er is besteed aan een specifiek rechtsgebied en hoe dit zich verhoudt tot de andere gebieden. Ook draait u eenvoudig de omzet per categorie uit of hoeveel procent van uw cliënten ondernemer is in het MKB.
Bovendien kunt hiermee eenvoudig sorteren en filteren op een relatie- of dossiercategorie. U kunt deze informatie gebruiken om sturing te geven aan uw kantoor.
Cliëntidentificatie en -verificatie
In Urios kunt u aangeven of een relatie al dan niet onder de Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) valt.
Dit doet u simpelweg door een vinkje bij de relatie aan te zetten. U kunt daarna identificatiegegevens aan deze relatie toevoegen. Vervolgens kunt u op ieder gewenst moment filteren op relaties met Wwft-label.
Ook kunt u met een tweetal rapporten snel de identificatie- en verificatiestatus van cliënten en/of relaties controleren.
Snel dossiers aanmaken
Urios biedt u een hoge mate van vrijheid met betrekking tot het invoeren van nieuwe dossiers. Om een dossier aan te kunnen maken zijn alleen een dossiernaam en cliëntnaam verplicht. Overige informatie kunt u altijd op een later moment toevoegen. Een nieuw dossier is dus heel snel aangemaakt!
Dossier- en relatienummers worden automatisch voor u gegenereerd op basis van door u bepaalde nummerpatronen. Desgewenst maakt Urios direct een dossiermap met submappen aan in uw Verkenner. Afhankelijk van het type dossier – betalend, toevoeging, intern of insolventie – worden alleen de functionaliteiten getoond die voor deze specifieke dossiers van belang zijn. Andere functionaliteiten worden verborgen, waardoor Urios overzichtelijk blijft voor u.
Zelf extra velden maken
Verder kan het zo zijn dat u bepaalde informatie wilt administreren die voor u relevant is, maar waar Urios geen standaard invoerveld voor heeft. Simpelweg omdat het niet voor alle advocatenkantoren relevant is. Denk hierbij aan het aantal (minderjarige) kinderen, de huwelijksdatum, einddatum van een arbeidscontract, vierkante meters vloeroppervlakte, verhuurdatum etc.
Voor dit soort informatie kunt u in Urios zelf extra invoervelden maken. Desgewenst gesorteerd naar dossiercategorie (rechtsgebied). Zo heeft u alle relevante informatie op één plek.
Bijkomend voordeel van deze invoervelden is dat u de informatie hieruit kunt opnemen in de Word-modellen. Zo geneert u met enkele muisklikken uw brieven en stukken. Het genereren van een dagvaarding, huurcontract of gestandaardiseerde arbeidsovereenkomst kost u slechts nog maar een paar seconden. Hierdoor heeft u meer tijd om u te concentreren op de inhoud in plaats van op de lay-out. Dat doet Urios namelijk voor u.
Onderhoudt eenvoudig contact met de betrokken partijen
Vanuit Urios kunt u uw relaties eenvoudig mailen en bellen en efficiënt standaard brieven opstellen. Zo bent u minder tijd kwijt aan communicatie met uw relaties en houdt u meer tijd over voor de inhoud van de zaak.
Documenten genereren
Maak zelf zoveel standaard brieven (templates) in Word als u wilt. Met behulp van codes kan Urios de informatie uitlezen die u daar al heeft ingevuld. Zo hoeft u informatie niet tweemaal in te voeren en bent u veel sneller klaar met uw standaard brieven.
E-mails versturen
Maak zelf zoveel standaard e-mails (templates) in Outlook als u wilt. Met behulp van codes kan Urios de informatie uitlezen die u daar al heeft ingevuld. Zo hoeft u informatie niet tweemaal in te voeren en bent u veel sneller klaar met uw standaard e-mails. U kunt ook e-mails versturen zonder hiervoor een template te gebruiken.
Bellen via VoIP
U kunt uw VoIP-software koppelen met Urios. Hierna kunt u eenvoudig relaties die in Urios staan met één klik bellen. Bij inkomende gesprekken kunt u direct de relevante relatie of het relevante dossier openen. Ook kunt u een stopwatch starten, zodat u direct uw tijd kunt bijhouden en telefoonnotities kunt maken.
Dossiers archiveren en vernietigen
Wanneer u een dossier heeft afgerond kunt u deze sluiten, maar ook direct archiveren. Bij het archiveren van een dossier voert Urios een aantal controles uit, bijvoorbeeld of er nog tijdregels of declaraties openstaan.
Het archiefnummer kan automatisch gegenereerd worden middels en patroon, maar u kunt deze ook handmatig invoeren. Voor de archiefdatum selecteert Urios automatisch de datum van vandaag.
Daarnaast kunt u een bewaartermijn opgeven. Als deze voor de meeste dossiers hetzelfde is, kunt u hiervoor een standaard instellen. Vervolgens kunt u middels de vernietiginglijst in Urios snel zien van welke dossiers de bewaartermijn is verstreken. Deze dossiers kunt u dan vervolgens handmatig vernietigen.
Zo kunt u eenvoudig voldoen aan de wettelijke bewaartermijn én houdt u Urios overzichtelijk!
Zelf ervaren hoe eenvoudig het werkt?
Probeer Urios 30 dagen gratis!
Vraag een proeflicentie aan en probeer Urios 30 dagen geheel gratis en vrijblijvend.
Belt of mailt u liever? Neem dan gerust contact met ons op via 072 512 22 05 of info@urios.nl.