Welke boekhoudkoppeling past bij uw kantoor?

Urios is een kantooradministratiepakket voor de advocatuur en gaat ‘tot aan de boekhouding’. Vanuit Urios kunt u alle verschillende soorten declaraties opmaken die in de advocatuur voorkomen. Omdat het om hoge aantallen kan gaan, is het interessant om het proces van declaraties maken vanuit Urios tot deze inboeken in de boekhouding te automatiseren. Dit bespaart u, of uw boekhouder, veel handmatig werk en dus ook veel tijd.

Om dit proces zo makkelijk mogelijk te maken is er een drietal opties om uw facturen met minimale inspanning naar uw boekhouding door te zetten. Dit noemen we een boekhoudkoppeling. Welke van deze opties het beste bij uw werkwijze en boekhoudpakket past, hangt af van een aantal factoren. Onderstaand leest u meer over de mogelijkheden en de voor- en nadelen van iedere optie.

Snel navigeren?

Wat is de toegevoegde waarde van de boekhoudkoppeling?

Tijdbesparing is het grootste voordeel van een koppeling met uw boekhoudpakket, ongeacht voor welk type koppeling u kiest. Daarbij gaat het besparen van tijd vrijwel altijd samen met het besparen van geld.

In vrijwel alle administraties vormen verkoopfacturen het grootste onderdeel. Als er niet op een of andere manier een (deels geautomatiseerde) koppeling wordt gebruikt, is er maar één manier om de facturen uit Urios in uw boekhoudpakket te krijgen; met de hand.

Het is niet ongebruikelijk dat een map met geprinte facturen, zowel inkoop als verkoop inclusief bonnetjes, naar de boekhouder wordt gebracht. De boekhouder boekt deze factureren vervolgens stuk voor stuk met de hand in. U kunt zich voorstellen dat dit een hoop tijd in beslag neemt.

Ook kan er gemakkelijk iets verkeerd worden overgetypt, met fouten tot gevolg. Het uitzoeken hiervan neemt vervolgens ook weer tijd in beslag. Tijd die uw boekhouder misschien aan u doorrekent of, op zijn minst, conformeert in de prijs. Als u zelf uw boekhouding doet, kunt u deze tijd uiteraard ook beter besteden.
Ieder extra uur dat u als advocaat declarabel bent, levert u meer op. Deze tijdwinst kunt u onder andere realiseren door gebruik te maken van een boekhoudkoppeling.

De verschillende mogelijkheden toegelicht

Urios biedt zelf geen module waarin u uw complete boekhouding kunt voeren. Reden hiervoor is dat boekhouding een specialisme op zich is. Hiervoor zijn legio andere specifieke pakketten ontwikkeld. Daarom zoeken we graag de samenwerking op.

Met de module Boekhouding faciliteert Urios namelijk wel in verschillende mogelijkheden om uw verkoopfacturen op een efficiënte manier in uw boekhouding te krijgen. Met een live-koppeling, exportfunctie of e-mailkoppeling.

Live-koppeling

Live-koppeling boekhouding Urios

Met de live-koppeling komt elke declaratie die u uitstuurt vanuit Urios direct als verkoopfactuur in uw boekhouding. Deze factuur is direct gekoppeld aan de juist grootboekrekening, waardoor geen extra handeling meer nodig is om de verschillende posten (zoals honorarium en btw) op de juiste grootboekrekeningen te boeken. Deze nummers worden meegegeven in de koppeling zelf.
Optioneel werkt deze live-koppeling ook de andere kant op; u kunt één keer per 24 uur de betalingen automatisch ophalen uit uw boekhouding. Tussendoor kunt u dit ook doen middels een knop in Urios.

Om uit dit laatste voordeel te halen, is het wel belangrijk dat ontvangen betalingen – bij voorkeur – dagelijks worden bijgewerkt in uw boekhoudpakket. Als dit niet het geval is, kunt u deze optie beter uitvinken en zelf uw ontvangen betalingen bijhouden in Urios.

Voordelen van de live-koppeling

  • Eenmalig instellen. Daarna hoeft u er niets meer aan te doen.
  • Verkoopfacturen worden vanuit Urios volledig geautomatiseerd naar uw boekhoudprogramma gestuurd.
  • De verschillende posten op de declaratie komen direct op de juiste grootboekrekening te staan.
  • Grootboekrekeningen geeft u zelf op in Urios. Deze kunnen worden ingesteld voor het gehele kantoor, per zelfstandige advocaat/eenmanszaak of per onderneming.
  • Vanuit uw boekhoudprogramma worden openstaande declaraties één keer per 24 uur opgehaald door Urios (optioneel). Declaraties die voldaan zijn worden daarmee op ‘betaald’ gezet.

Nadelen van de live-koppeling

  • U heeft vaak een aanvullende module of duurder abonnement nodig van het boekhoudpakket.
  • Deze koppeling is niet beschikbaar voor alle boekhoudpakketten. Deze koppeling is wel beschikbaar voor Exact Online, Twinfield en Visma | Yuki. De laatste kan alleen gebruikt worden door partners.
  • Het automatisch ophalen van openstaande posten in Urios is niet beschikbaar voor Exact Online, alleen voor Twinfield en Visma | Yuki. Voor Exact bieden we wel een importfunctie.
  • Het automatisch ophalen van openstaande posten c.q. de ontvangen betalingen biedt alleen voordeel als de boekhouding (de ontvangen betalingen) volledig up-to-date is. Dit is vaak niet het geval.*

* In de praktijk zien we dat het inlezen van het bankboek, en dus het matchen van betalingen, vaak eens per kwartaal wordt gedaan door de boekhouder. Gevolg is dat de betaalstatus in Urios niet actueel is. Dit is wel noodzakelijk voor gedegen debiteurenbeheer. Daarom wordt het ophalen van de betalingen in de praktijk nauwelijks gebruikt. Alleen door kantoren die dit minimaal drie keer per week laten bijwerken door een (externe) boekouder of medewerker. De meeste kantoren kiezen ervoor zelf de betalingen bij te houden in Urios, zodat de status wel actueel is en daarmee overzichtelijker is. Zo kunt u ook op het juiste moment herinneringen uitsturen vanuit Urios.

Exportfunctie

Exportfunctie boekhouding Urios

De exportfunctie is een simpele tevens efficiënte manier om al uw verkoopfacturen naar uw boekhouding te krijgen. Hierbij geeft u de gewenste periode aan en wordt ook de debiteurenlijst meegenomen.

In enkele muisklikken is deze export gemaakt. Hierna importeert u het bestand in uw boekhoudpakket of laat dit over aan uw boekhouder. Het is gebruikelijk dit één keer per kwartaal te doen, maar de frequentie hiervan bepaalt u uiteraard zelf.

Voordelen van de exportfunctie

  • U vult eenmalig de grootboekrekeningnummers in Urios in. Vervolgens worden bij het inlezen van de import in uw boekhoudpakket alle factuurregels automatisch op de juiste grootboekrekeningen geboekt. Afhankelijk van uw instellingen wordt dit gespecificeerd per onderneming of per zelfstandig advocaat.
  • Beschikbaar voor de meest gebruikte boekhoudpakketten. Ook voor kleinere leveranciers.
  • Het exportbestand is door elke medewerker eenvoudig te genereren in enkele klikken. Het kost nog geen vijf minuten om alle facturen van een kwartaal te verzamelen in één bestand.
  • AVG-proof doordat u relatiegegevens kunt anonimiseren voor uw boekhouder.

Nadelen van de exportfunctie

  • Het maken van de export is een handmatige handeling.

Handmatig en toch tijdsefficiënt

Omdat het maken en inlezen van een exportbestand handmatige acties vereist, vragen mensen zich vaak af of het dan wel iets toevoegt. Het antwoord is een volmondig ‘ja’. Het idee leeft echter dat ‘automatisch’ altijd beter en efficiënter is.

Automatisering van processen heeft ook zeker voordelen, maar is niet per definitie efficiënter. Enerzijds is het simpelweg niet altijd mogelijk en anderzijds komen er vaak andere onvoorziene obstakels naar boven. Hierdoor werkt automatisering soms toch niet zo goed als vooraf bedacht.

Voor het voeren van een boekhouding is er tot op zekere hoogte altijd handwerk nodig. Bijvoorbeeld voor de input, de grootboekrekeningen en de mutaties. Met onze exportfunctie kunt u in ieder geval het grootste gedeelte van de werkzaamheden versnellen, doordat u in één keer al uw declaraties en debiteuren over een bepaalde periode inleest in uw boekhouding. Overtypen van facturen is daarmee verleden tijd!

AVG en data anonimiseren

Om de boekhouding te kunnen voeren vereisen boekhoudsystemen een debiteurennummer. Dit nummer is altijd nodig, maar het is hierbij niet noodzakelijk ook de NAW-gegevens van uw cliënten over te dragen aan uw boekhouder en/of boekhoudsysteem. Daarom staat de optie ‘NAW-gegevens anonimiseren’ standaard aan in Urios. U kunt deze optie zelf op elk gewenst moment uit- en weer inschakelen. Deze optie is alleen beschikbaar voor de exportfunctie.

Wanneer u ‘anonimiseren’ aanzet, wordt alleen een combinatie van de eerste letter van de achternaam en het debiteurnummer getoond. Cliënt Jansen met debiteurnummer 1628 wordt dan “J1628” in het boekhoudsysteem. Zo kunt u bij vragen van uw boekhouder of accountant altijd in Urios achterhalen om welke cliënt het exact gaat.

E-mailkoppeling

E-mailkoppeling boekhouding Urios

Met de e-mailkoppeling stuurt u de definitieve declaraties uit Urios direct per e-mail door naar uw boekhoudprogramma of via factuurherkenningssoftware. Dit gebeurt via een gepersonaliseerd e-mailadres. Dit e-mailadres geeft u op in bij de instellingen in Urios, zodat elke factuur die u maakt naar dit e-mailadres wordt verzonden.

Ook de facturen die u niet per e-mail naar uw cliënt of debiteur stuurt, zoals pro forma nota’s voor de Raad van Rechtsbijstand, worden hiermee wel direct doorgestuurd naar de boekhouding.

Het e-mailadres dat u in Urios invoert voor de e-mailkoppeling, kan een e-mailadres zijn van uw boekhoudpakket zelf of van factuurherkenningssoftware waarmee uw boekhoudpakket koppelt. Voorbeelden van factuurherkenningssoftware zijn Basecone en DizzyData.

Vervolgens wordt de ontvangen factuur ‘gelezen’ waarna er suggesties worden gedaan voor de grootboekrekeningen. Deze accordeert u of past u waar nodig aan. Achter deze software zit ook een leersysteem. Hoe vaker het bijvoorbeeld het woord ‘honorarium’ op de factuur is tegengekomen en op een specifieke grootboekrekening is geboekt, hoe vaker het systeem direct de juiste suggestie zal geven.

Voordelen van de e-mailkoppeling

  • U vult eenmalig het e-mailadres in waarnaar de declaraties moeten worden gestuurd.
  • De facturen worden automatisch naar uw boekhoudpakket gemaild op het moment dat u de declaratie definitief maakt. Hierdoor is het proces grotendeels geautomatiseerd.

Nadelen van de e-mailkoppeling

  • In de meeste gevallen moet in het boekhoudprogramma per factuur worden aangegeven op welke grootboekrekening de posten moeten worden geboekt. Dit gaat niet automatisch, hoewel er wel suggesties worden gedaan om dit te versnellen.
  • Lang niet elk boekhoudpakket biedt een speciaal e-mailadres aan waar verkoopfacturen heen gestuurd kunnen worden. Dit omdat ze willen afdwingen dat u de facturatiemodule uit het boekhoudsysteem gebruikt. Dit is voor advocatenkantoren natuurlijk helemaal niet handig, omdat u uw dossiers en relaties niet in uw boekhoudsysteem beheert.

Boekhoudpakketten waarmee we op dit moment een export of koppeling bieden

Hieronder ziet u met welke boekhoudpakketten Urios op dit moment een export of koppeling biedt. Staat uw boekhoudpakket er niet tussen? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.

U kunt onderstaande tabel horizontaal verschuiven om alle kolommen te zien.

Boekhoudpakket Live-koppeling Exportfunctie Betalingen handmatig importeren E-mailkoppeling
Acumulus
AFAS ✅ via DizzyData
Banana
e-Boekhouden.nl ✅ rechtstreeks
Exact Online ✅ rechtstreeks, via DizzyData of via Basecone
iMUIS
KING ✅ rechtstreeks
Minox ✅ rechtstreeks
Moneybird ✅ rechtstreeks
Reviso
SnelStart ✅ via DizzyData of Basecone
Twinfield ✅ via DizzyData of Basecone
Unit4 Multivers ✅ via DizzyData of Basecone
Visma AccountView ✅ via Basecone
Visma CASH ✅ via DizzyData
Visma Yuki ✅ rechtstreeks of via DizzyData
Zoho Books

Software speciaal voor advocaten

Steeds meer boekhoudpakketten bieden naast boekhouding ook aanvullende modules, zoals urenregistratie of projectmanagement. Uiteraard bent u vrij te kiezen wat u wilt, maar onze ervaring leert dat branchespecifieke software altijd de voorkeur heeft boven een allround boekhoudsysteem. Simpelweg omdat beide systemen een ander doel dienen.

Urios is sterk op het gebied van kantooradministratie en blijft graag bij zijn eigen leest. We zoeken dan ook graag de samenwerking op met boekhoudpakketten als daar een concrete aanleiding voor of vraag naar is. Werkt u met een boekhoudpakket die niet in onze lijst van koppelingen staat? Wij kunnen altijd onderzoeken of een koppeling tot de mogelijkheden behoort.

Neem hiervoor gerust contact met ons op

Keuzehulp: welk type koppeling past bij uw kantoor?

Op welke manier Urios het makkelijkst te koppelen is met uw boekhoudpakket is afhankelijk van een aantal factoren. Allereerst van de koppelmogelijkheden die uw boekhoudpakket biedt aan derde partijen voor het uitwisselen van gegevens. Daarnaast maakt het uit hoe en hoe vaak u of uw boekhouder de boekhouding bijwerkt.

Wilt u binnen één minuut ontdekken welk type boekhoudkoppeling het meest geschikt is voor uw kantoor? Beantwoord dan onderstaande vragen en vind direct het antwoord!

U kunt deze keuzehulp zo vaak gebruiken als u wilt.

Deel artikel

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Meer artikelen