Werk lokaal, in de cloud of hybride

Urios past in uw systeem

Met Urios kunt u zelf kiezen hoe u werkt: lokaal, in de cloud of hybride (een combinatie van beide). Urios werkt alleen niet in een webbrowser. Alle andere werkvormen zijn wel mogelijk. Maar wat is voor uw kantoor nu een goede werkwijze? Wat wilt u zelf?

In dit artikel zijn de meest voorkomende werkvormen voor u uitgeschreven. Hiermee willen we voor u duidelijk maken wat de aandachtspunten zijn van elke werkvorm en waar u op moet letten bij de keuze die u maakt. 

Wilt u hier meer van weten? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op. 

Definities van de verschillende werkvormen

Niet iedereen hanteert dezelfde definities voor lokaal, cloud en hybride werken. Er zijn namelijk nogal wat verschillende mogelijkheden ontstaan van (deels) werken in de cloud. Hieronder vindt u onze definities.

Volledig lokaal

Alles wat u gebruikt en opslaat, staat op uw eigen apparaten. U bepaalt zelf wie hier bij kan en wie niet. Lokaal werken betekent niet per definitie dat u alleen vanaf kantoor kunt werken.

 

 

 

Volledig in de cloud

U logt vanaf uw laptop, pc of thin client in op de cloudomgeving van uw IT-partij. In deze omgeving staan de programma’s die u gebruikt en hierin wordt ook uw data opgeslagen.

 

 

 

Hybride

Hybride werken is een combinatie van bovenstaande. Hierbij staat bijvoorbeeld uw database in de cloud en staan uw bestanden lokaal. Andersom kan ook. Applicaties – zoals Urios, Word, Excel etc. – zijn bijvoorbeeld lokaal op uw (in eigendom zijnde) pc geïnstalleerd. De opslag hiervan is daarentegen wel in de cloud en niet per se op de eigen pc of server. 

Er is nog een vierde werkvorm, ook een manier van cloud werken, genaamd ‘web-based’ of ‘online’. Dit betekent werken in een webapplicatie via uw browser. U gaat naar een webadres en logt in met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Op deze vorm wordt in dit artikel niet verder ingegaan, omdat dit met Urios niet mogelijk is. Urios is niet geschikt om te gebruiken via een browser, met uitzondering van onze Web App.

1. Werk volledig lokaal

We zien dat lokaal werken voor bepaalde kantoren een weloverwogen keuze is. Vaak zijn dit kantoren die zeer vertrouwelijke (letselschade)zaken behandelen, zaken met een hoge nieuwswaarde of zaken die anderzijds informatie bevatten met grote impact. Het grote voordeel van lokaal werken is namelijk dat u zelf beslist waar al uw data komt te staan, omdat de apparaten die u gebruikt ook van u zijn. U beslist wie hierbij kan en wie verantwoordelijk is voor het beheer. Zo houdt u zelf alles in de hand. 

Niet alleen high-profile-kantoren kiezen voor een lokale oplossing. Lokaal werken is ook uitermate geschikt voor eenmanskantoren die een eenvoudige oplossing willen. Urios is één van de twee pakketten in de advocatuur waarmee u lokaal kunt werken. Dit zullen we ook altijd als optie blijven bieden.

Lokaal werken houdt niet in dat u verder geen keuzes hoeft te maken omtrent de manier waarop u wilt werken. Er zijn grofweg twee opties:

Optie 1: Alles op uw lokale pc of laptop

Werkt u als enige met Urios? Dat kunt u de database van Urios installeren op uw eigen pc of laptop op een Microsoft SQL Server of MySQL Server. Hierbij kunnen wij of uw systeembeheerder u helpen. 

Uw bestanden staan gewoon op uw eigen pc (meestal C of D schijf) en deze kunt u makkelijk terugvinden via Windows Verkenner. De dossiermappen op uw pc kunnen worden gekoppeld aan de dossiers in Urios, zodat u nog makkelijker uw bestanden kunt terugvinden. 

Het grote voordeel van deze lokale werkwijze is dat het erg snel is, zeer gebruiksvriendelijk en ook is te gebruiken zonder internetverbinding

Lokaal werken met Urios

Optie 2: Alles op een lokale server

Als u werkt met een lokale server bent u zelf eigenaar van het apparaat en bent u degene die beslissingen neemt over toegang en beveiliging. Een eigen server kan zowel door eenmanskantoren als door kantoren met veel meer werkplekken worden ingezet.

Op deze server worden zowel de Urios database als uw bestanden opgeslagen. Deze zijn daarom alleen toegankelijk via de werkplekken die zijn aangesloten op het kantoornetwerk. Uw systeembeheerder zorgt ervoor dat de server wordt onderhouden en beheert de werkplekken.

Een veel gehoorde misvatting is dat bij een lokale werkwijze niet ook vanaf huis (vanaf verschillende fysieke werklocaties) gewerkt kan worden. Ook dit kan uw systeembeheerder voor u inregelen.

Er zijn kortweg twee opties: 

  1. Middels een VPN (Virtual Private Netwerk) verbinding. Uw thuiscomputer wordt hiermee zichtbaar in het kantoornetwerk, zodat u thuis hetzelfde kunt als met uw pc op kantoor. 
  2. Door vanuit huis in te loggen op:
    • De server. Hiervoor maakt u gebruik van een Remote Desktop Server. 
    • Uw kantoor pc. Hiervoor maakt u gebruik van Remote Assistance Software. 

Belangrijk: zorg zelf voor een back-up

Belangrijk voor beide manieren van lokaal werken is dat u zelf zorgdraagt voor een gedegen en frequente back-up van uw gegevens. Daarnaast dient de beveiliging van uw apparaat up-to-date te zijn. Wij raden aan deze werkzaamheden uit te besteden aan een systeembeheerder, zodat u zeker weet dat dit goed gebeurt. Als er namelijk geen goede back-up is van uw data, kunt u deze definitief kwijt zijn in het geval van een crash van uw apparaat of bij diefstal. Dit wil uiteraard niemand.

2. Werk volledig in een cloudomgeving

Deze manier van werken wordt ook wel “terminal server-oplossing” of “remote desktop-oplossing” genoemd. Het grote voordeel van helemaal in een cloudomgeving werken is dat u alles kunt regelen bij één partij

Deze manier van werken is overzichtelijk en veilig. Uw programma’s en bestanden staan in uw eigen omgeving die beheert wordt door uw IT-partij. Benodigde licenties voor Office worden voor u aangeschaft en u kunt er vanuit gaan dat de back-up van al uw data voor u is verzorgd. In deze cloudomgeving kan ook Urios worden geïnstalleerd. Zowel de applicatie als de database zelf.

Omdat u alles in deze omgeving heeft staan, worden ook uw bestanden – zoals Word-documenten, pdf’s en overige bestanden – hierin opgeslagen. Zo staat alles op één plek en werkt het voor elke gebruiker op dezelfde manier.  

Meer afhankelijk van een IT-partij

Om dergelijke omgevingen veilig te houden worden deze strak beheerd. Dit betekent in de praktijk vaak dat de gebruiker zelf geen dingen mag downloaden of überhaupt iets kan veranderen. Hiervoor is altijd de hulp van de IT-partij nodig. Hier zit vaak een ticketsysteem (en een factuur) aan vast. Dit kan iets zijn om in gedachten te houden als u deze manier van werken overweegt. 

Cloud werken Urios

3. Werk hybride

Hybride werken is een combinatie van verschillende onderdelen die samen één geheel vormen. Bij hybride werken bent u eigenaar van de pc of laptop die u gebruikt. Hierop kunt u programma’s installeren, zoals Urios, en gebruikt u ook producten en/of diensten die door een andere partij worden geleverd en beheerd, zoals Microsoft 365 (voorheen Office 365).

Hybride werken heeft vaak als doel flexibel inzetbaar en kostenefficiënt te zijn. Bovendien kan vaak makkelijker een koppeling worden gerealiseerd tussen verschillende applicaties van verschillende leveranciers. Een voorbeeld hiervan is Urios in combinatie met DMSforLegal.

In de hybride werkvorm worden applicaties op uw eigen pc of laptop geïnstalleerd. Zo ervaart u hetzelfde gebruiksgemak als met lokaal werken, maar wordt de data opgeslagen in de cloud in plaats van op de eigen pc of server. Deze cloud kan uit meerdere ‘kleine clouds’ bestaan. Dit hangt af van de soorten data die opgeslagen dienen te worden; dit kunnen bestanden zijn of een database.

Hybride werken met Urios

Hybride werken met Urios

Urios is zeer geschikt om te gebruiken in een hybride werkvorm dankzij de Urios Cloud Database. Als u kiest voor de Urios Cloud Database beheren wij uw database in de cloud. Wij bieden globaal twee opties:

Optie 1: Microsoft 365 + bestanden en database in de cloud

Een werkvorm/combinatie die wij steeds vaker tegenkomen bij kantoren:

  • Microsoft 365 voor e-mail (Outlook), de (lokaal te installeren) Office-programma’s (o.a. Word) en documentopslag in SharePoint/OneDrive.
  • Urios-installatie op de eigen (lokale) pc en de database in de cloud bij Urios. Dit is dus de Urios Cloud Database.
  • Vaak zijn er dan aanvullend ook nog een één of meerdere online programma’s die worden gebruikt, zoals voor de boekhouding.

Door verschillende leveranciers en diensten (Microsoft 365, Urios Cloud Database, boekhouding online) met elkaar te combineren, ontstaat er alsnog een werkomgeving waarmee u eigenlijk helemaal in de cloud werkt. Dit is vaak een stuk voordeliger dan via een terminal server-omgeving. Voor de volledigheid benoemen we graag dat deze werkvorm, net als de lokale werkvorm, alleen mogelijk is in een Windows-omgeving.

Deze manier van werken kan voor u worden ingericht door een IT-partij c.q. een systeembeheerder. Behalve het beheren van uw Urios Cloud Database, kan Urios hierin namelijk geen rol voor u vervullen. De systeembeheerder is dan ook de aangewezen partij om uw werkplek up-to-date en beveiligd te houden en verleent hierop support. Bijvoorbeeld ook als uw printer een keer niet werkt.

Optie 2: Microsoft 365 + bestanden lokaal en database in de cloud

Een andere werkvorm die we vaak tegenkomen is soortgelijk als hierboven: Microsoft 365 in combinatie met de Urios Cloud Database. Met als verschil dat bestanden lokaal worden opgeslagen op uw eigen pc/laptop of een op een fileserver.

Een prima oplossing voor (1) kantoren die nog een goed werkende fileserver hebben staan en daar gebruik van willen blijven maken. En (2) voor eenmanskantoren die hun data niet met iemand hoeven delen en dus hun dossiermappen op hun eigen pc kunnen opslaan. De reden dat u hierbij wel de Urios Cloud Database nodig heeft, is dat u geen database kunt installeren op een fileserver.

Veel kantoren werken al met Microsoft 365. Daarbij hebben ook veel kantoren een fileserver voor documenten staan. Hier zetten we de Urios Cloud Database naast en alles is geregeld. Er hoeft verder weinig te veranderen aan uw huidige werkwijze. 

Laat een terugbelverzoek achter

Benieuwd welke werkvorm het beste past bij uw kantoor? Of heeft u nog aanvullende vragen? Laat gerust vrijblijvend een terugbelverzoek achter. Dan bellen wij u op een moment dat het u schikt.

Belt u ons liever direct? Dat kan op 072 512 22 05.

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.