Documenten en e-mails beheren en genereren
Werk met uw eigen Word- en Outlook-modellen vanuit Urios
Naarmate een dossier vordert, groeit het aantal documenten. Het aantal stukken, brieven en e‑mails blijft toenemen en het is een hele kunst om al deze documentstromen efficiënt en veilig te beheren. Bovendien kan het opstellen en schrijven van al deze documenten veel tijd kosten.
Om u tijd te besparen biedt Urios hiervoor een aantal praktische oplossingen met Word, Outlook, SharePoint en Epona365. Onze oplossingen zijn door iedereen eenvoudig te gebruiken en heel betaalbaar.
Werk efficiënt met modellen
Genereer documenten (Word) en e-mails (Outlook) met behulp van modellen en codes.
Bepaal zelf uw opslaglocatie
Bewaar uw bestanden op een lokale schijf/server of in de cloud.
Overzichtelijke structuur
Voor elk nieuw dossier in Urios komt automatisch een dossiermap in Verkenner of SharePoint.
In korte tijd de mogelijkheden van Urios ontdekken?
Vraag een vrijblijvende demo aan.
Documenten en e-mails beheren
Beheer al uw dossierstukken centraal vanuit Urios.
Lokaal, in de cloud of hybride
Sla uw bestanden op op uw lokale pc, in een online werkplek of in de cloud. Denk bijvoorbeeld aan SharePoint of Google Drive.
Automatisch gegenereerde dossiermappen
Bij elk nieuw dossier in Urios wordt automatisch een nieuwe dossiermap in Verkenner of SharePoint-web aangemaakt. Desgewenst met submappen: algemeen, per dossiercategorie en/of per dossiereigenaar.
E-mails opslaan in dossiermap (Outlook)
Bestanden slepen, kopiëren en verplaatsen
Wijzig direct vanuit Urios de locatie van bestanden. Archiefdossiers kan Urios in één handeling in een algemene archiefmap plaatsen.
Previewfunctie voor bestanden
In het tabje Documenten bij het dossier ziet u direct een voorbeeld van de inhoud het geselecteerde bestand. Hierdoor hoeft u een bestand niet eerst te openen om de inhoud ervan te kunnen zien.
Voordelen van Urios Documentenbeheer
- Uw mappen en bestanden kunnen blijven staan waar ze nu staan (mits deze zichtbaar zijn in uw Verkenner of SharePoint-web).
- U kunt de opslaglocatie van uw bestanden gemakkelijk wijzigen. Slaat u de bestanden nu op uw lokale computer op, maar besluit u volgend jaar toch uw bestanden naar de cloud te verplaatsen? Dat kan. Het enige wat we moeten doen, is in Urios de nieuwe opslaglocatie aangeven.
- Sleep eenvoudig bestanden vanuit uw Verkenner naar Urios.
- Kopieer of verplaats eenvoudig bestanden vanuit Urios naar een andere map.
Documenten en e-mails genereren
Stel sneller documenten en e-mails op met behulp van Word- en Outlook-modellen.
Stel documenten op met Word-modellen
Maak uw standaardbrieven op in Word. Vervang dossier- en relatiespecifieke informatie door codes met behulp van onze Word Add-In. Bij het genereren van een document vanuit Urios leest Urios op deze plekken automatisch de informatie uit die reeds bekend is.
Stel e-mails op met Outlook-modellen
Maak uw standaard e-mails op in Outlook. Vervang dossier- en relatiespecifieke informatie door codes, waarna Urios op deze plekken automatisch de informatie uitleest die reeds is ingevoerd in Urios.
Onbeperkt aantal modellen voor een vaste prijs
Maak zoveel verschillende modellen/templates als u nodig heeft. Er is geen limiet. Standaard onderdeel van Urios Plus.
Laat automatisch een stopwatch starten
Stel in dat automatisch een stopwatch start bij het openen of opstellen van een document of e-mail. Liever niet dat deze automatisch start? Dan kunt u dit gewoon uitzetten.
Sla documenten op als pdf met uw huisstijl
Geen stapels voorgedrukt briefpapier meer in de printer. Sla documenten direct vanuit Word op als pdf met de gewenste briefpapierachtergrond. Stel zoveel profielen in als gewenst.
Huidige koppelingen voor deze module
Een aantal koppelingen die wij momenteel bieden werken in combinatie met de module Documentenbeheer. Hieronder vindt u welke dit zijn.
Microsoft Outlook
Voor het genereren van e-mails met behulp van Outlook-modellen en het eenvoudig opslaan van e-mails in de dossiermap.
Microsoft SharePoint
Voor het kunnen beheren van uw dossiermappen en bestanden in SharePoint-web vanuit Urios.
Epona365
Voor het kunnen beheren van uw dossiermappen en bestanden in Epona365 vanuit Urios.
Zelf ervaren hoe eenvoudig het werkt?
Probeer Urios 30 dagen gratis!
Vraag een proeflicentie aan en probeer Urios 30 dagen geheel gratis en vrijblijvend.
Belt of mailt u liever? Neem dan gerust contact met ons op via 072 512 22 05 of info@urios.nl.