Documenten en e-mails beheren en genereren

Genereer uw eigen Word- en Outlook-modellen vanuit Urios

Naarmate een dossier vordert, groeit het aantal documenten. De vele verschillende stukken, brieven en e‑mails blijven toenemen en het is een hele kunst om al deze documentstromen efficiënt en veilig te beheren. Bovendien kan het opstellen en schrijven van al deze documenten veel tijd kosten.

Om u tijd te besparen biedt Urios hiervoor een aantal praktische oplossingen met Word en Outlook. Onze oplossingen zijn door iedereen eenvoudig te gebruiken en heel betaalbaar.

Werk efficiënt met modellen

Genereer documenten (Word) en e-mails (Outlook) met behulp van modellen en codes.

Bepaal zelf uw opslaglocatie

Bewaar uw bestanden op een lokale schijf/server of in de cloud.

Overzichtelijke structuur

Voor elk nieuw dossier in Urios genereren we automatisch een dossiermap in Verkenner.

In korte tijd de mogelijkheden van Urios ontdekken?
Vraag een vrijblijvende demo aan.

Beheer documenten en bestanden vanuit de Verkenner

Wanneer u in Urios een nieuw dossier invoert, maakt Urios direct een nieuwe dossiermap aan, optioneel met ingestelde submappen, op de daarvoor aangegeven locatie. U kunt onderscheid maken tussen alle werkzame advocaten en de status (lopend of gearchiveerd) van het dossier.

Het standaardiseren van de opbouw van dossiermappen bespaart u veel tijd. Bovendien is er op deze manier een uniforme werkwijze binnen uw kantoor, waardoor iedereen bestanden eenvoudig terugvindt. Dit scheelt zowel u als uw collega’s een hoop tijd!

Toegankelijk via Windows Verkenner

Uw bestanden zijn toegankelijk via zowel Windows Verkenner (het gele mapje) als via Urios. Wilt u vanaf meerdere fysieke locaties uw bestanden kunnen benaderen, bijvoorbeeld vanaf kantoor en thuis? Dan kunt werken met cloudopslag providers als OneDrive, SharePoint, Google Drive of Urios Cloud Drive. Het enige wat u in Urios moet aangeven, is de locatie van uw mappen.

Voordelen van Urios Documentenbeheer:

  • Uw mappen en bestanden kunnen blijven staan waar ze nu staan.
  • U kunt de opslaglocatie van uw bestanden gemakkelijk wijzigen. Slaat u de bestanden nu op uw lokale computer op, maar besluit u volgend jaar toch uw bestanden naar de cloud te verplaatsen? Dat kan. Het enige wat we moeten doen, is in Urios de nieuwe opslaglocatie aangeven.
  • Sleep eenvoudig bestanden vanuit uw Verkenner naar Urios.
  • Kopieer of verplaats eenvoudig bestanden vanuit Urios naar een andere map.

Bestanden opslaan: lokaal of in de cloud

Alle documentatie van uw dossier moet veilig worden opgeslagen en voor iedereen terug te vinden zijn. Uniek aan Urios is dat u zelf bepaalt waar en hoe u uw stukken opslaat. Dit kan zowel lokaal – op uw eigen pc/server – of in een cloudomgeving.

Als u kiest voor cloudopslag, kiest u zelf welke manier van werken bij uw kantoor past. U kunt gebruikmaken van Urios Cloud Drive, een extern bureaublad, OneDrive (Office 365) of een andere cloudaanbieder. Welke manier of locatie u ook kiest, het is allemaal mogelijk met Urios.

Deze flexibiliteit zorgt ervoor dat ieder kantoor met Urios aan de slag kan zonder dat er grote veranderingen moeten plaatsvinden. U kunt namelijk op een later moment altijd nog kiezen voor een andere opslaglocatie zonder dat u hoeft te wisselen van softwarepakket.

Lees ook onze blog: Lokaal of in de cloud?

E-mails opslaan in de dossiermap

Veel communicatie verloopt tegenwoordig via e‑mail. Het overgrote deel van de advocatuur werkt met het e-mailprogramma Outlook. Daarom heeft Urios een koppeling met Outlook ontwikkeld. Hiermee kunt u met behulp van een knop in Outlook eenvoudig uw inkomende en uitgaande e-mails opslaan in de juiste dossiermap.

U bepaalt zelf welke e‑mailberichten u wilt opslaan. E‑mailberichten die niet relevant zijn worden automatisch verwijderd. Zo voorkomen we dat uw dossier wordt vervuild met irrelevante berichten. Bijlagen bij het e-mailbericht kunt u afzonderlijk opslaan in een aparte map.

Om de tijd die u besteed aan deze e-mails te administreren, kunt u gebruikmaken van de Urios Stopwatch. Zo werkt u efficiënt, kunt u eenvoudig uw tijd schrijven en houdt u dus meer tijd over voor de inhoud van uw zaak. Uiteraard kunt u er ook voor kiezen dit handmatig te blijven doen.

Genereer documenten en e-mails met modellen

Het opstellen van documenten kan veel tijd kosten en dat is niet altijd nodig. Natuurlijk, veel van uw stukken zijn inhoudelijk te specifiek om te standaardiseren. Veel documenten zijn echter qua opbouw hetzelfde.

Voor veel brieven gebruikt u vast al een standaard opmaak. Bijvoorbeeld voor een opdrachtbevestiging of een dagvaarding. Met Urios stelt u met behulp van modellen in enkele muisklikken uniform deze stukken op.

Bespaar tijd met bestaande en nieuwe codes

Urios biedt standaard al heel veel codes voor Word- en Outlook-modellen. Denk aan velden als Naam, Adres, Dossiernaam en Datum. Sommige gegevens zullen echter erg specifiek zijn voor u rechtsgebied, zoals huwelijksdatum, ingangsdatum van een huurcontract of datum van aanhouding.. Om Urios voor iedereen overzichtelijk te houden, kunt u daarom zelf zoveel codes toevoegen als gewenst met behulp van extra velden. Het opstellen van een document gaat hiermee een stuk sneller dan zonder model.

Zelf ervaren hoe eenvoudig het werkt?
Probeer Urios 30 dagen gratis!

Vraag een proeflicentie aan en probeer Urios 30 dagen geheel gratis en vrijblijvend.
Belt of mailt u liever? Neem dan gerust contact met ons op via 072 512 22 05 of info@urios.nl.

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.