Declareren

Declareren

Tariefbeleid

In Urios kunt u zelf uw tariefbeleid definiëren. U kunt meerdere tariefgroepen invoeren, zoals verschillende uurtarieven per medewerker, één uurtarief voor alle medewerkers, een vaste-prijs-tarief, zakelijk/particulier tarief etc.

Tariefgroep aanmaken

U maakt als volgt een tariefgroep aan in Urios:

Klik op Instellingen wijzigen en ga naar Kantoor > Tariefbeleid.
Klik op de knop Invoeren, aan de rechterkant van het scherm, om een nieuwe tariefgroep in te voeren. Er komt nu een nieuw scherm in beeld genaamd ‘Nieuwe tariefgroep invoeren’.
Voer de naam van de nieuwe tariefgroep in. Als u met verschillende uurtarieven werkt, is het raadzaam het bedrag in de naamgeving op te nemen. Zo kunt u makkelijker de juiste tariefgroep bij een dossier kiezen. Bijvoorbeeld: “Uurtarief € 180,-” of “Gereduceerd tarief € 150,-”.
Bij Soort kunt u aangeven wat voor soort tarief het betreft.
- Eén uurtarief voor alle medewerkers
  Voor dossiers op basis van uurtarief. Voor iedere tijdschrijver in het dossier wordt hetzelfde uurbedrag gerekend.
- Verschillende uurtarieven per medewerker
  Voor dossiers op basis van uurtarief. Voor iedere tijdschrijver in het dossier wordt een persoonlijk uurtarief gerekend. Klik twee keer op Volgende om de tarieven in te voeren.
- Vaste-prijs-afspraak
  Voor dossiers op basis van fixed fee. Als u verschillende vaste prijsafspraken maakt, raden we u aan geen bedrag in te vullen in het daarvoor bestemde veld. Op termijn zal dit namelijk leiden tot een lange, onoverzichtelijke lijst van verschillende vaste-prijs-tarieven. Als u het bedrag niet invult bij het aanmaken van dit tariefbeleid, kunt u het afgesproken bedrag invoeren bij het dossier wanneer u het dossier aanmaakt of op het moment van het maken van de factuur. Hierdoor heeft u slechts één vaste-prijs-tarief, waaraan u diverse bedragen kunt koppelen. Eventueel kunt u onderscheid maken tussen “Vaste prijs met kantoorkosten” en een tweede tariefbeleid maken “Vaste prijs zonder kantoorkosten”.
  
  Indien u echter vaak dezelfde fixed fee hanteert, bijvoorbeeld € 250,- voor een adviesgesprek, is het wel handig hiervoor een apart vaste-prijs-tariefgroep te maken.
  
  Ook kunt u bij het tariefbeleid “Vaste prijs” het vakje voor “Tijdregels declareren/afboeken op de vaste-prijs-nota.” aan- of uitvinken.
  Dit vinkje bepaald of openstaande tijdregels wel of niet worden meegenomen op de declaratie en op ‘gedeclareerd’ komen te staan. Als u ervoor kiest de tijdregels wel af te declareren, kunt u deze tijdregels op een later moment niet meer declareren tegen een uurtarief. Als u ervoor kiest de tijdregels niet af te declareren, kunt u deze tijdregels op een later moment alsnog declareren tegen een uurtarief.
- Abonnement per maand/kwartaal/jaar
  Naast Urios Plus of Urios Standaard is er ook een additionele module Abonnementen beschikbaar. Hierin is het mogelijk een maand-, kwartaal-, of jaarabonnement toe te voegen als tariefgroep. Belt u ons gerust als u meer informatie wil over deze module of deze een maand wil proberen.
- Factor op ander beleid
  Baseer een nieuwe tariefgroep op een bestaande uurtariefgroep middels een factor. Zo kunt u bijvoorbeeld voor loyale klanten een korting toepassen (factor 0,7 voor 30% korting). Of zaken waarvoor meer expertise nodig is een percentage bij het standaard uurtarief optellen (factor 1,1 voor 10% toeslag).
Bij Reductie kunt u een reductiepercentage invoeren voor een uurtarief. In plaats van dat u uw uurtarief naar beneden bijstelt, kunt u een percentuele korting opnemen voor dit uurtarief. Op deze manier kunt u aan uw cliënt laten zien wat het reguliere tarief is, maar ook dat daarop een reductie wordt toegepast. Deze korting wordt ook toegepast op de kantoorkosten.
U kunt per tariefgroep aangeven of u kantoorkosten in rekening wilt brengen. De kantoorkosten worden uitgedrukt in een percentage.

U kunt aangeven of er geen, de standaard kantoorkosten of een afwijkend percentage gerekend moet worden. Het standaard percentage voor kantoorkosten kunt u bij Kantoor > Tariefbeleid onderaan het scherm invullen.

Tekst ‘Honorarium’ op declaratie wijzigen

Voor dossiers op basis van een abonnement of vaste prijs is het mogelijk de tekst ‘Honorarium’ te wijzigen naar en concreter alternatief. Bijvoorbeeld ‘Juridisch abonnement’ of ‘Opstellen huurovereenkomst’.

Dit doet u via Instellingen wijzigen, Kantoor > Tariefbeleid.

Open een abonnementstariefgroep, vaste-prijs-tariefgroep of maak een nieuwe tariefgroep aan die in een van deze categorieën valt.
Ga naar het tabje Tekst op declaratie.
Vul hier het alternatief in voor het woord ‘Honorarium’.

Vervolgens wordt de door u ingevulde tekst standaard bij dit tariefbeleid getoond op de declaratie waar normaal gesproken het woord ‘Honorarium’ staat. Als u het veld leeglaat wordt het woord ‘Honorarium’ gebruikt of de betreffende vertaling hiervan.

Invoeren van kantoorkosten

U kunt ervoor kiezen een standaard percentage kantoorkosten te rekenen over het honorarium. U kunt dit percentage zelf eenvoudig instellen.

Klik op Instellingen wijzigen en ga naar Kantoor > Tariefbeleid.
In de tweede tabel, onderin het scherm, kunt u kiezen voor Invoeren. U ziet nu een scherm waarin u de ingangsdatum en het percentage kunt ingeven.

De ingangsdatum is handig wanneer u bijvoorbeeld per 1 januari het percentage kantoorkosten wilt aanpassen. Urios rekent voor u uit over welk bedrag welk percentage in rekening moet worden gebracht.
Klik daarna op Opslaan.

Uurtarief wijzigen

Er zijn twee manieren mogelijk om uw uurtarief aan te passen in Urios. Indien u uw uurtarief voor nieuwe dossiers wilt aanpassen, kunt u een nieuwe tariefgroep aanmaken die u vervolgens koppelt aan het dossier. Wanneer u uw uurtarief wilt aanpassen per een bepaalde datum voor al uw dossiers, kunt u dit als volgt doen.

Klik op Instellingen wijzigen en ga naar Kantoor > Tariefbeleid.
Dubbelklik op de tariefgroep waarvan u het uurtarief wilt aanpassen. U kunt ook het tarief selecteren en dan klikken op de knop Bewerken.
U komt nu in het Tariefbeleid bewerken-scherm. Klik op tabje Uurtarieven.
Hier ziet u staan welke uurtarieven er op dit moment voor de verschillende medewerkers zijn ingevoerd. Voor het aanpassen van het uurtarief per een bepaalde datum, kiest u voor Uurtarief invoeren. Voer de datum in vanaf wanneer het nieuwe uurtarief geldt en klik op Opslaan.

Declaraties en herinneringen opslaan als pdf

U kunt uw definitieve declaraties en herinneringen altijd inzien op tabblad Declaraties en tabblad Herinneringen. Ook kunt u vanaf hier een declaratie of herinnering openen en deze opslaan als pdf met uw briefpapierachtegrond.

Als u declaraties en herinneringen graag standaard als pdf met briefpapierachtegrond opslaat, kunt u hiervoor een vaste map instellen op uw opslaglocatie.

In Urios, klik op Instellingen wijzigen.
Ga naar Documentenbeheer > Declaraties en herinneringen.
Kies of u declaraties en herinneringen in één algemene map wilt opslaan en/of in een standaard submap van het dossier, bijvoorbeeld ‘Financieel’.

Als u dit heeft ingesteld worden de pdf-bestanden van declaraties en herinneringen standaard als pdf opgeslagen in de door u ingestelde map.

Opties bij de relatie

Als u een relatie invoert, of heeft ingevoerd, in Urios zijn er verschillende opties voor het voeren van de declaraties voor deze relatie. Als u een bestaande relatie opent, gaat u naar het tabje Btw en facturatie. Hier vindt u opties voor de taal, btw en methode van facturatie.

Taal instellen

Op dit moment zijn de volgende talen beschikbaar: Engels (algemeen), Engels VS, Engels VK, Frans,
Duits, Spaans en Italiaans. Wilt u graag factureren in een andere taal? Geef het dan gerust bij ons aan.

Btw instellen

Hiervoor zijn de volgende opties beschikbaar:

Belasten met btw (standaard).
Btw verleggen volgens Europese richtlijn – voor buitenlandse klanten in EU-landen. Hier voert u ook het Btw-identificatienummer in die u vervolgens kunt controleren.
Geen btw – voor klanten buiten de EU of voor onderwijs.

Facturatiemethode instellen

Hiervoor zijn de volgende opties beschikbaar:

Niet e-factureren, afdrukken op eigen printer. Voor de relaties die declaraties nog per post wensen te ontvangen.
E-facturatie per e-mail als pdf-bestand. Hier kunt u een ’Aan’, ’CC’ en ’BCC’ invullen. De laatste twee bijvoorbeeld voor de verzekeraar of administratie. In deze velden kunt u, via de pijltjes rechts van het veld, ook snel een e-mailadres selecteren dat u al heeft ingevoerd bij de contactgegevens.
E-facturatie via eConnect. Verplicht voor facturatie aan overheden en steeds vaker voor grote bedrijven.

Opties bij het dossier

Als u een dossier heeft ingevoerd in Urios zijn er verschillende opties voor het maken en beheren van declaraties voor dit dossier. Als u een bestaand dossier opent, ziet het volgende:

Tabje Overzicht

Hier vindt u de belangrijkste informatie over dit dossier / de gekoppelde relaties en een stukje financiële informatie.

Tabje Dossier

Soort. Hier kunt u aangeven wat voor soort dossier het is:
- Standaard. Voor betalende dossiers of dossiers op basis van een toevoeging.
- Insolventie. Voor insolventiedossiers. Als u deze optie niet ziet, kunt u deze aanvinken bij Instellingen wijzigen > Modules > Insolventies. Hier kunt u deze module indien gewenst ook uitzetten.
- Intern. Voor niet-declarabele dossiers. Hierin kunt u bijvoorbeeld studieuren of vakantieuren van medewerkers bijhouden.
Tariefgroep. Hier kunt u uit de lijst van tarieven kiezen die u heeft ingevoerd bij Instellingen wijzigen > Kantoor > Tariefbeleid. Dit kan een uurtarief, vaste prijs tarief of abonnement zijn.
Dossier separaat declareren. Als u meerdere dossiers voor één relatie heeft, kunt u ervoor kiezen deze dossiers separaat of op een verzamelnota te declareren. Vink hiervoor het hokje respectievelijk aan of uit.

Tabje Partijen

Als u klikt op een gekoppelde relatie, heeft u de volgende opties:

Toevoeging. Ja, nee of onbekend. Hiermee geeft u aan of de betreffende relatie wel of geen recht heeft op een toevoeging. Als u ‘ja’ heeft aangevinkt en de toevoeging wordt later ingetrokken of afgewezen, kunt u dit altijd weer wijzigen naar ‘nee’. U kunt de relatie vervolgens declareren volgens het door u ingestelde uurtarief.
Betaalt. Hier voert u het percentage in dat de relatie in deze zaak moet betalen. U kunt hier alle getallen tussen de 0 en de 100 invoeren, zo lang het totaal van de verschillende partijen in dit dossier maar 100 is.
Referentie. Soms vraagt bijvoorbeeld een verzekeraar een referentienummer op te geven op de declaratie. Dit is handig of soms zelfs noodzakelijk voor hun administratie. Deze referentie kunt u hier opgeven.

Tabje Toevoeging

Doet u geen toevoegingszaken? Dan kunt u deze module uitzetten en is dit tabje ook niet zichtbaar.

Heeft uw cliënt recht op een toevoeging? Dan kunt hier de benodigde informatie invoeren, zoals het toevoegingsnummer en de toegewezen bedragen. Dit is handig om twee redenen:

U kunt direct een declaratie maken waarop de betreffende bedragen zijn ingevoerd. Zo hoeft u dit niet nog een keer in te voeren.
De bedragen die u hier invoert worden direct gekoppeld aan de grootboekrekeningen die u in Urios heeft opgegeven. Dit is voornamelijk van toegevoegde waarde als u gebruikmaakt van de Export/koppeling boekhouding.

Tabje Derdengelden

Dit tabje is alleen zichtbaar als u de module Derdengelden afneemt

Hier vindt u een overzicht van de door u ingevoerde derdengelden, onderverdeeld naar ’totaal ingekomen’, ’totaal doorbetaald’ en ’saldo’.

Honorarium declareren

Tijdregels / uren declareren

Als u een uurtarief heeft gekoppeld aan het dossier waarin u wilt declareren, kunt u tijdregels die aan dit dossier zijn gekoppeld eenvoudig declareren.

Op tabblad Tijdregels kunt u desgewenst eerst uw geschreven tijd controleren. Zo ziet u al voordat u de nota maakt of u nog tijdregels moet toevoegen, annuleren of hierin iets wilt aanpassen. Dit kunt u ook controleren op het moment dat u de conceptnota maakt.

Volg onderstaande stappen om een declaratie op basis van uurtarief te maken. In onderstaand voorbeeld gaan we er vanuit dat u een declaratie maakt voor 1 relatie of 1 dossier. Het is ook mogelijk een reeks declaraties ineens te maken.

U kunt op twee manieren een declaratie maken voor 1 relatie of 1 dossier.
1. Klik aan de linkerkant op Declaraties maken. Kies vervolgens voor 1 relatie of 1 dossier.
2. Zoek de betreffende relatie of het dossier op in respectievelijk het tabblad Relaties of tabblad Dossiers. Selecteer de relatie of het dossier waarvoor u een declaratie wilt maken. Klik aan de rechterkant op de Opdracht Maak declaratie.
In het geval van (1) zoekt u de relatie of het dossier op.
Klik op de knop Honorarium declareren.
- Kies of u een reductie wilt toepassen.
- Geef aan of u eventueel openstaande verschotten direct in rekening wilt brengen. Anders vinkt u het hokje uit. Als er geen verschotten voor deze relatie open staan, kunt u het hokje gewoon aangevinkt laten.
- Geef aan of u het eventueel openstaande voorschot wilt verrekenen met deze declaratie. U kunt hierbij kiezen voor ‘nee’ (voorschot blijft onaangetast), ‘tot 0’ (het bedrag van de nota wordt ervan afgetrokken) en ‘volledig’ (vaak eindnota, kan ook leiden tot negatief bedrag / terugstorten). Als er geen voorschot voor deze relatie open staat, kunt u het bolletje op de standaard laten staan. Meer informatie over voorschotten.
Klik op Volgende. De conceptnota wordt nu gegenereerd.
Klopt het allemaal? Dan klikt u op Definitief maken. Wilt u nog iets bewerken? Dan kunt u de conceptnota bewerken.

Vaste prijs declareren

Als u een vaste-prijs-tarief heeft gekoppeld aan het dossier waarin u wilt declareren, kunt u de vaste prijs die aan dit dossier is gekoppeld eenvoudig declareren.

Volg onderstaande stappen om een declaratie op basis van vaste prijs te maken. In onderstaand voorbeeld gaan we er vanuit dat u een declaratie maakt voor 1 relatie of 1 dossier. Het is ook mogelijk een reeks declaraties ineens te maken.

U kunt op twee manieren een declaratie maken voor 1 relatie of 1 dossier. (1) Klik aan de linkerkant op Declaraties maken. Kies vervolgens voor 1 relatie of 1 dossier. (2) Zoek de betreffende relatie of het dossier op in respectievelijk het tabblad Relaties of tabblad Dossiers. Selecteer de relatie of het dossier waarvoor u een declaratie wilt maken. Klik aan de rechterkant op de Opdracht Maak declaratie.
In het geval van (1) zoekt u de relatie of het dossier op.
Klik op de knop Honorarium declareren.
- Kies of u een reductie wilt toepassen.
- Geef aan of u eventueel openstaande verschotten direct in rekening wilt brengen. Anders vinkt u het hokje uit. Als er geen verschotten voor deze relatie open staan, kunt u het hokje gewoon aangevinkt laten.
- Geef aan of u het eventueel openstaande voorschot wilt verrekenen met deze declaratie. U kunt hierbij kiezen voor ‘nee’ (voorschot blijft onaangetast), ‘tot 0’ (het bedrag van de nota wordt ervan afgetrokken) en ‘volledig’ (vaak eindnota, kan ook leiden tot negatief bedrag / terugstorten). Als er geen voorschot voor deze relatie open staat, kunt u het bolletje op de standaard laten staan. Meer informatie over voorschotten.
Klik op Volgende. De conceptnota wordt nu gegenereerd.
Klopt het allemaal? Dan klikt u op Definitief maken. Wilt u nog iets bewerken? Dan kunt u de conceptnota bewerken.

Met of zonder afdeclareren

Om te voorkomen dat u een oneindige lijst met tariefgroepen krijgt, adviseren wij u standaard twee tariefgroepen voor vaste prijs aan te maken:

Vaste prijs met specificatie. – Uw geschreven tijd wordt hierbij afgedeclareerd (tegen de vaste prijs weggestreept) en wordt op een nieuwe nota niet meer meegenomen.
Vaste prijs zonder specificatie. – Uw geschreven tijd wordt hierbij niet afgedeclareerd en kan op een nieuwe nota worden meegenomen / los in rekening worden gebracht.

NB. Wilt u voor één dossier soms wel, soms niet specificeren? Dan kunt u er bij de conceptnota nog voor kiezen om het vinkje voor de specificatie aan of uit te zetten.

Tijdregels aan een vaste-prijs-declaratie koppelen

In een dossier waarin u een vaste-prijs-afspraak heeft gemaakt, kunt u uiteraard ook uw tijd invoeren. Bij het maken van een declaratie voor deze overeengekomen prijs worden deze tijdregels echter niet automatisch door Urios aan de declaratie gekoppeld. Dit omdat voor Urios niet duidelijk is welke tijdregels onderdeel zijn van de vaste-prijs-afspraak. Mogelijk zijn dit alle tijdregels die u heeft ingevoerd, maar dit hoeft niet het geval te zijn.

Omdat u zelf wel weet welke tijdregels er onder het vaste bedrag vallen, kunt u deze zelf handmatig koppelen aan uw declaratie. U kunt bij het tariefbeleid “Vaste prijs” het vakje “Tijdregels declareren/afboeken op de vaste-prijs-nota.” aan- of uitvinken. Als u dit bij het tariefbeleid aanvinkt, staan alle tijdregels op de specificatie van de declaratie ook standaard aangevinkt en worden deze ook op gedeclareerd “ja” gezet. Vervolgens kunt u alsnog de tijdregels handmatig aan- of uitvinken.

Maak de declaratie voor het dossier, zodat u de conceptnota voor u heeft.
Klik op de knop Bewerken en ga naar het tabblad Tijdregels.
Selecteer de tijdregels die u middels deze vaste-prijs-declaratie in rekening wilt brengen door ze aan te vinken. Klikt u daarna op Opslaan.
Nu u tijdregels heeft gekoppeld aan de nota, is er ook een specificatie beschikbaar. Indien u deze niet mee wilt sturen met de declaratie kunt u dit ook uitzetten. Wanneer u de nota definitief maakt, worden de tijdregels die u aan deze declaratie heeft gekoppeld op het tabblad Tijdregels op gedeclareerd gezet.

Deze tijdregels zijn nu als het ware weggestreept tegen de vaste prijs en kunnen niet meer apart in rekening worden gebracht.

Toevoegingen declareren

Door het dossier op ’Toevoeging’ te zetten, verschijnen bij het maken van een declaratie alleen de relevante opties, zoals Toevoeging declareren (vergoeding RvR, eigen bijdrage cliënt, proceskostenvergoeding) en Opvolgingsvergoeding.

Btw-instellingen voor een Eigen bijdrage-nota

De vraag of de Eigen bijdrage nu met of zonder btw is, zwerft al ruim een decennium rond. Ons inziens is het altijd helder geweest, en is de door de Raad voor Rechtsbijstand (RvR) opgelegde eigen bijdrage inclusief btw. Maar aangezien de interpretaties per kantoor verschillen is het in Urios mogelijk zelf in te stellen of de btw op de eigen-bijdrage-nota wel/niet wordt gespecificeerd.

Gelukkig heeft de Raad voor Rechtsbijstand in haar nieuwsbrief van september 2014 zich hier nu ook duidelijk over uitgelaten. Zij schrijft “Het antwoord op de vraag of u btw moet afdragen over de opgelegde eigen bijdrage luidt bevestigend. De eigen bijdrage die wordt opgelegd bij toekenning van gesubsidieerde rechtsbijstand is inclusief btw.“.

Dus mocht u op het moment nog geen btw specificeren op uw nota eigen bijdrage volg dan de volgende stappen in Urios.

Klik in Urios op de knop Instellingen wijzigen.
Ga naar instellingenpagina Declaraties > Btw
Kies in het vak Toevoeging voor de optie Btw verdelen over cliënt en Raad voor Rechtsbijstand (aanbevolen).
Klik op Opslaan en Sluiten om het instellingenscherm weer te sluiten.

Totale btw-last wijzigt niet

De totale btw-last voor uw kantoor wijzigt hiermee niet. Het door de RvR gespecificeerde btw-bedrag blijft gelijk. Dus mocht u dit totaal btw-bedrag voorheen boeken bij het toekennen of het uitbetalen door de RvR, dan boekt u dit bedrag nu verminderd met het aan de cliënt in rekening gebrachte btw-bedrag.

Urios rekent het juiste btw-bedrag voor u uit voor de Raad voor Rechtsbijstand.

Declaratie Eigen bijdrage gericht aan cliënt:

Declaratie Vergoeding Raad voor Rechtsbijstand:

De totale btw-last is in dit voorbeeld 34,02 + 175,89 = 210,00 zoals ook vermeld in onderstaande voorbeeldberekening van de RvR.

Kleine zakelijke cliënten kunnen btw aftrekken

Mocht u voor cliënten met een eenmanszaak, die recht hebben op een toevoeging, optreden in een zakelijk conflict dan heeft het vermelden van de btw op de nota Eigen bijdrage als voordeel voor deze ondernemer dat hij/zij de btw zakelijk kan aftrekken in de eenmanszaak.

Toevoegingsdeclaratie maken

Wanneer u een beschikking van de Raad van Rechtsbijstand heeft ontvangen, staat hierop het bedrag dat op uw rekening zal worden gestort. U kunt u hier in Urios een Pro forma nota voor maken. Zo wordt het ontvangen bedrag op de juiste manier in uw boekhouding verantwoord.

Bij het declareren van de toevoeging vanuit Urios worden standaard twee declaraties opgesteld: een declaratie Eigen bijdrage aan de cliënt en een declaratie Vergoeding Raad voor Rechtsbijstand. De eerste declaratie stuurt u aan uw cliënt, de tweede is enkel voor de eigen administratie (pro forma nota).

Blijkt achteraf dat de vergoeding die u heeft ontvangen te hoog is? Dan kunt u bij het veld ‘Vergoeding RvR’ een negatief bedrag invoeren. Hier voert u dan het bedrag in dat u teveel heeft ontvangen met daarvoor een minteken.

Standaard staat de totaalvergoeding als één regel op de declaratie.

Bij Instellingen wijzigen > Dossiers > Voorkeuren kunt aangeven dat u de vergoeding wilt specificeren op de declaratie.

U kunt de toevoegingsdeclaratie als volgt genereren:

Klik op de knop Declaraties maken.
Klik op de knop 1 dossier of 1 relatie.
Zoek uw cliënt en/of dossier op.
Geef aan wat u wilt declareren. Als u klikt op Toevoeging declareren krijgt u de opties voor het declareren van een “Eigen bijdrage” of “Vergoeding RvR”. U kunt deze declaraties ook tegelijkertijd opmaken. Voer de gegevens in en klik op Volgende.
Er verschijnt een conceptnota op uw scherm. Als deze akkoord is kunt u deze definitief maken.

Abonnementen declareren

Als u werkt met juridische abonnementen, kan de module Abonnementen handig zijn voor u. U stelt zelf een periode in voor facturatie waarna u eenvoudig een overzicht genereert van de abonnementen die deze maand klaar staan voor facturatie.

Met of zonder afdeclareren

De eerste stap daarbij is het aanmaken van een tariefbeleid voor één of meerdere abonnementen. U kunt kiezen uit abonnementen per maand, kwartaal of jaar. Daarnaast bepaalt u per tariefbeleid of u geschreven tijd wel/niet wilt meenemen (afdeclareren) op de nota. Daarom adviseren wij, afhankelijk van de termijnen waarin u factureert, de volgende abonnementen bij het tariefbeleid aan te maken:

[PERIODE]abonnement met afdeclareren. – Bijvoorbeeld Maandabonnement met specificatie. Uw geschreven tijd wordt hierbij afgedeclareerd (tegen het abonnement weggestreept) en wordt op een nieuwe nota niet meer meegenomen.
[PERIODE]abonnement zonder afdeclareren. – Bijvoorbeeld Jaarabonnement zonder specificatie. Uw geschreven tijd wordt hierbij niet afgedeclareerd en kan op een nieuwe nota worden meegenomen / los in rekening worden gebracht.

NB. Wilt u voor één dossier soms wel, soms niet specificeren? Dan kunt u er bij de conceptnota nog voor kiezen om het vinkje voor de specificatie aan of uit te zetten.

Tariefbeleid aanmaken

Volg onderstaande stappen om een tariefbeleid voor een abonnement in te voeren:

Ga naar Instellingen wijzigen > Kantoor > Tariefbeleid.
Klik aan de rechterkant op Invoeren.
Geef een naam op voor uw tariefbeleid (zie bovenstaande voorbeelden).
Kies de abonnementsvorm waarvoor u dit beleid aanmaakt (maand, kwartaal, jaar).
Zet het periodebedrag op ‘0’. Dit maakt dat u voor ieder dossier een apart abonnementsbedrag kunt invullen. Werkt u met vaste prijzen per periode? Voer hier dan het te factureren bedrag in.
Kies of u tijdregels wel of niet wilt afdeclareren voor dit tariefbeleid (zie bovenstaande uitleg).
Klik op Volgende.
Bepaal of u wel of geen kantoorkosten in rekening wilt brengen.
Klik op Opslaan.

U kunt dit tariefbeleid nu koppelen aan een dossier.

Voorschotten declareren en verrekenen

Voorschot met of zonder btw en/of kantoorkosten

Voordat u voorschotnota’s gaat sturen dient u in te stellen hoe het voorschot wordt belast. Klik op Instellingen wijzigen en ga naar pagina Declaraties > Btw. Hier heeft u de volgende drie opties:

belasten met btw
belasten met btw en kantoorkosten
onbelast

Als een voorschot bijvoorbeeld voor een bedrag van 1000 euro wordt opgemaakt, kan dat de volgende nota’s opleveren (uitgaande van 21% btw en 6% kantoorkosten):

	belasten met btw	belasten met btw en kantoorkosten	onbelast
Voorschot	`1.000,00`	`1.000,00`	`1.000,00`
Kantoorkosten 6%		`60,00`
Btw 21%	`210,00`	`222,60`
Totaal	`1.210,00`	`1.282,60`	`1.000,00`

Dit definieert de standaard btw-facturatie voor voorschotten. De btw-instelling bij de cliënt gaat voor, indien bij de cliënt btw-verlegd of geen btw is gekozen wordt er uiteraard geen btw in rekening gebracht.

Een voorschot in rekening brengen

U brengt een voorschot in rekening bij een relatie door een voorschotdeclaratie op te stellen.

Klik op Declaraties maken.
Klik op 1 relatie.
Selecteer de relatie en eventueel het dossier.
Klik op Voorschot declareren.
Voer het bedrag in en kies of het bedrag inclusief of exclusief btw is. Eventueel kunt u hier alsnog kiezen het voorschot onbelast te declareren.
Klik op Volgende.

Bij stap 5 kunt u aangeven dat het bedrag inclusief btw is. Dit kan handig zijn bij contante betalingen of afspraken waar een totaalbedrag is genoemd.

	bedrag is exclusief btw	bedrag is inclusief btw	voorschot zonder btw
Voorschot	`1.000,00`	`826,45`	`1.000,00`
Btw 21%	`210,00`	`173,55`
Totaal	`1.210,00`	`1.000,00`	`1.000,00`

Na het definitief maken van de voorschotnota kunt u bij de relatie de status van het voorschot zien. Open de relatie in het tabblad Relaties en zie het overzicht met voorschotten onder het tabje Voorschot.

Een voorschot wel/niet verrekenen

Bij het opmaken van declaraties heeft u bij ‘Verrekenen met voorschot’ de volgende opties:

nee – De nota wordt gemaakt alsof er geen voorschot is.
ja, verreken tot 0 – Het voorschot wordt aangewend, echter beperkt tot de hoogte van de te maken declaratie. Voorbeeld 1: uw honorarium – met eventuele kantoorkosten, verschotten en btw – zou neerkomen op een declaratie van 1.500,- euro en er is 2.000,- euro aan voorschot nog niet verrekend. Dat wordt door Urios een declaratie opgemaakt van 0 euro waarop de posten van de declaratie en de verrekening van het voorschot wordt getoond. Het resterende bedrag van het oorspronkelijke voorschot van 2.000,- blijft in depot en zal verder verrekend worden met de daar op volgende nota. Voorbeeld 2: was er echter slechts 500,- euro in plaats van 2.000,- aan voorschot nog niet verrekend, dan komt het bedrag op de declaratie uit op 1.000,-.
ja, verreken volledig – Het voorschot wordt volledig aangewend. Mocht het voorschot hoger zijn dan de op te maken nota wordt er een creditnota gemaakt.

Zie ook de voorbeelden in onderstaande tabellen.

Let op: kiest u bij Periode declareren voor de optie ‘ja, verreken tot 0’? Vink dan bij ‘Minimum declaratiebedrag’ het hokje uit. In deze reeks declaraties worden vervolgens ook nulnota’s meegenomen. Hiermee ziet u direct voor welke relaties, bij het definitief maken van de declaratie, het voorschot is opgebruikt.

voorschot kleiner dan te declareren bedrag

Honorarium	`1.000,00`
Btw	`210,00`
	`1.210,00`
Af: voorschot	`-/- 500,00`
Af: voorschot btw	`-/- 105,00`
Totaal te voldoen	`605,00`

voorschot groter dan te declareren bedrag met optie verreken tot 0

Honorarium	`1.000,00`
Btw	`210,00`
	`1.210,00`
Af: voorschot	`-/- 1.000,00`
Af: voorschot btw	`-/- 210,00`
Totaal te voldoen	`0,00`

voorschot groter dan te declareren bedrag met optie verreken volledig

Honorarium	`1.000,00`
Btw	`210,00`
	`1.210,00`
Af: voorschot	`-/- 1.500,00`
Af: voorschot btw	`-/- 315,00`
Totaal te voldoen	`-/- 605,00`

De bovenstaande voorbeelden gaan ervan uit dat er geen kantoorkosten worden gerekend en dat de voorschotnota’s waren belast met btw

Voorschot administreren zonder een voorschotnota te maken

Mocht u onlangs zijn overgestapt naar Urios vanuit een ander pakket en dienen er nog voorschotten verrekend te worden, dan kunt u deze voorschotten met de hand (zonder daarvoor weer een voorschotnota te maken) invoeren.

Open de relatie in het tabblad Relaties.
Open het tabje Voorschot.
Klik op de knop Voorschot invoeren.
Voer het nettobedrag (dus zonder kantoorkosten of btw) in.
Voer de percentages in van de toen toegepaste kantoorkostenopslag en btw.
Klik op Opslaan & Stoppen

Voorschot overzetten op nieuwe dossiereigenaar

Dit is alleen van belang als u in Urios de rechtsvorm ‘zelfstandig advocaten / onderneming per advocaat’ hanteert.

Wanneer met deze rechtsvorm een dossier wordt overgedragen aan een andere dossiereigenaar, wilt u natuurlijk dat het openstaande voorschot ook dan nog kan worden verrekend. Hiervoor dient u het voorschot handmatig over te zetten op de nieuwe dossiereigenaar.

In Urios, ga naar tabblad Relaties.
Zoek de relatie op aan wie het voorschot is gekoppeld.
Dubbelklik op deze relatie.
Ga naar tabje Voorschot.
Dubbelklik op het voorschot dat u wilt bewerken.
Klik op Bewerken.
Klik bij het veld Advocaat op het dropdownmenu en selecteer de naam van de nieuwe dossiereigenaar.
Klik op Opslaan.

Het voorschot is nu overgezet naar de nieuwe dossiereigenaar en kan worden verrekend met toekomstige declaraties.

Verschotten declareren

In Urios kunt u verschotten, zoals griffierecht en deurwaarderskosten, apart administreren en inzien op het tabblad Verschotten.

Verschotten administreren

In Urios voert u als volgt een verschot in:

Klik aan de linkerkant op Verschotten invoeren.
Geef een datum, dossier en omschrijving op. Vul het bedrag in en kies de juiste btw-optie (onbelast, hoog, laag of anders).
Klik op Opslaan & Stoppen om het scherm te sluiten of op Opslaan & Doorgaan om nog een verschot in te voeren. Met de pijltjestoets naar boven op uw toetsenbord herhaalt u uw vorige invoer.

Verschotten declareren

In Urios kunt u verschotten los van of tegelijk met uw honorarium-nota in rekening brengen.

Klik aan de linkerkant op Declaraties maken.
Kies voor 1 relatie of 1 dossier.
Selecteer de relatie / het dossier waarvoor u de declaratie wilt maken.
Nu heeft u twee opties:
1. Honorarium declareren. Hier krijgt u in het volgende scherm de optie om de verschotten tegelijk met het honorarium te declareren. Dit doet u door het hokje ’Verschotten declareren’ aan te vinken.
2. Verschotten declareren. Met deze optie declareert u alleen de openstaande verschotten. Dit kan de voorkeur hebben, omdat dit door u voorgeschoten kosten zijn. Zo heeft u deze kosten alvast gedekt en maakt u aan het begin van de volgende maand pas de honorarium-nota.

Insolventiedossiers

Voor curatoren en faillissementsmedewerkers is de module Insolventies beschikbaar. Hiermee kunt u salarisverzoeken opmaken met Urios waarbij op basis van de ervaringsfactor alles netjes en correct wordt uitgerekend. Daarnaast kunnen nota’s aan de boedel worden gestuurd om uw salaris netjes te verwerken in de boekhouding.

Om onderstaande opties te zien, dient het dossier op ‘Soort: Insolventie’ te staan.

Tijdregistratie per tijdschrijfgroep

Toont hoeveel tijd er per tijdschrijfgroep is geschreven in een bepaalde periode. U kunt onderscheid maken tussen alle uren, geen GSR-uren of alleen GSR-uren.

Klik aan de linkerkant op Rapport maken.
Klik op Insolventies.
Kies het rapport Tijdregistratie per tijdschrijfgroep.
Selecteer het dossier waarvoor u dit rapport wilt maken.
Verslagnummer en periode worden automatisch ingevuld.
Kies of u alle, geen of alleen GSR-uren wilt meenemen.
Klik op OK.

U kunt het tijdregistratieverslag nu definitief maken en/of opslaan als pdf.

Verzoek voorschot op salaris

Hiermee kunt u een verzoek voorschot op salaris uitdraaien die voldoet aan de Recofa-richtlijnen. U kunt onderscheid maken tussen alle uren, geen GSR-uren of alleen GSR-uren.

Klik aan de linkerkant op Rapport maken.
Klik op Insolventies.
Kies het rapport Verzoek voorschot op salaris.
Geef aan tot welke datum u het verzoek wilt doen.
Kies het dossier waarvoor u het verzoek wilt doen.
Kies of u alle, geen of alleen GSR-uren wilt meenemen.
Gerealiseerd tarief en boedelfactor worden automatisch ingevuld. Pas dit alleen aan als u zeker weet dat dit afwijkt.
U heeft nu drie manieren waarop u het verzoek kunt uitdraaien:
1. Op basis van tijdregistratieverslagen (meestgekozen). Kies de verslagnummers waarvoor u dit verzoek wilt maken.
2. Op basis van afwijkende periode. Kies een periode waarvoor u dit verzoek wilt maken.
3. Op basis van totaalbedrag. Kies een bedrag waarvoor u dit verzoek wilt maken, inclusief of exclusief btw.
Klik op Volgende.

U kunt het voorschotverzoek nu definitief maken en/of opslaan als pdf.

Verzoek vaststelling salaris

Hiermee kunt u een verzoek vaststelling salaris uitdraaien die voldoet aan de Recofa-richtlijnen.

Klik aan de linkerkant op Rapport maken.
Klik op Insolventies.
Geef aan tot welke datum u het verzoek wilt doen.
Kies het dossier waarvoor u het verzoek wilt doen.
Informatie die al bekend is in Urios wordt automatisch ingevuld.
Klik op Volgende.

U kunt het vaststellingsverzoek nu definitief maken en/of opslaan als pdf.

Onderhanden werk

Toont alle lopende insolventiezaken met samengevat hoeveel uur en salaris er al is verzocht en hoeveel uur en salaris er nog te verzoeken is.

Klik aan de linkerkant op Rapport maken.
Klik op Insolventies.
Kies het rapport Onderhanden werk.
Vink aan voor welke curator(en) u dit rapport wilt uitdraaien.
Geef aan of u dit rapport per curator wilt uitdraaien of alles in één overzicht wilt.
Klik op Volgende.

U ziet nu het onderhanden werk van de geselecteerde advocaten. U kunt dit rapport opslaan of direct versturen als pdf.

Gewerkte uren

Toont alle uren voor lopende faillissementen per curator (dossiereigenaar) uitgesplitst naar status gedeclareerd, verzocht, op verslag en open.

Klik aan de linkerkant op Rapport maken.
Klik op Insolventies.
Kies het rapport Gewerkte uren.
Selecteer de gewenste periode.
Vink aan voor welke curator(en) u dit rapport wilt uitdraaien.
Geef aan of u dit rapport per curator wilt uitdraaien of alles in één overzicht wilt.
Klik op Volgende.

U ziet nu de gewerkte uren van de geselecteerde advocaten. U kunt dit rapport opslaan of direct versturen als pdf.

Nog te declareren salarisverzoeken

Toont alle salarisverzoeken (zowel voorschotverzoeken als eindverzoeken) waarvoor nog geen boedelnota is gemaakt.

Klik aan de linkerkant op Rapport maken.
Klik op Insolventies.
Kies het rapport Nog te declareren salarisverzoeken.
Klik op Volgende.

U ziet nu een overzicht van salarisverzoeken waarvoor nog geen boedelnota is gemaakt. U kunt dit rapport opslaan of direct versturen als pdf.

Aan boedel declareren

Klik op Declaraties maken.
Kies voor 1 relatie of 1 dossier.
Klik op Aan boedel declareren. Hier kunt u kiezen welke bedragen u wilt declareren.
Klik op Volgende om de nota te genereren.
Als u nog iets aan de nota wilt wijzigen, kunt u dat doen via de knop Bewerken. Als de nota akkoord is klikt u op Definitief maken.

Nota’s crediteren

Het terugdraaien of crediteren van een declaratie gaat in Urios net zo snel en gemakkelijk als het maken van een honorariumnota.

Urios biedt twee manieren van crediteren: declaratie crediteren en bedrag crediteren.

Declaratie crediteren

Declaratie crediteren is bedoeld om een declaratie geheel of deels terug te draaien. Bijvoorbeeld als er een foutje is gemaakt (in de adressering, het uurtarief, de urenlijst, …) en er een nieuwe declaratie opgemaakt gaat worden. Door gebruik te maken van de optie “Declaratie crediteren” wordt de gehele declaratie teruggedraaid, kunnen de veranderingen worden doorgevoerd, en kan er een nieuwe declaratie worden opgemaakt.

Volg onderstaande stappen om een creditnota te maken.

Ga in Urios naar Declaraties maken > Declaratie(s) crediteren. Zoek de betreffende declaratie op die u wilt crediteren door te zoeken in de zoekbalk of door de lijst met declaraties te scrollen. U kunt ook eenvoudig de lijst met declaraties sorteren op datum, nummer, dossier etc. door op het dikgedrukte kolomhoofd te klikken. Er verschijnt een klein driehoekig symbooltje naast het kolomhoofd waarmee u de lijst van A naar Z of van Z naar A kunt sorteren.
U selecteert de declaratie die u wilt crediteren door op de betreffende regel te klikken. Deze regel wordt nu blauw. Klik daarna op de groene knop OK.
NB. Het is ook mogelijk meerdere creditnota’s in één keer te maken door meerdere regels in één keer te selecteren. Dit doet u door de linkermuisknop vast te houden en uw cursor naar beneden te slepen of door Ctrl op uw toetsenbord in te drukken en te klikken op de declaraties die u wilt crediteren.
Op uw scherm verschijnt exact dezelfde nota, maar dan als creditfactuur. Maak deze nota definitief. Alle uren en verschotten komen, na het definitief maken van de creditnota, weer terug als ‘openstaand’ in Urios, zodat deze op een ander moment opnieuw kunt declareren of kunt annuleren. Ook voorschotnota’s kunt u crediteren in Urios.
De gemaakte creditnota(‘s) vindt u terug op het tabblad Declaraties. Hiervoor is het nodig om uw datafilter (aan de rechterkant van het tabblad) aan te passen naar Betaald: (alle) en zet Debet/credit op ‘debet en credit’. Dit wordt getoond als Debet/credit: (alle). U kunt bovenin het zoekscherm de naam van het dossier invoeren om zo een duidelijk overzicht te krijgen.

Bedrag crediteren

Bedrag crediteren is meer bedoeld om iets af te boeken. Stel een cliënt betaalt zijn laatste termijn niet meer of er is afgesproken een vast bedrag van de declaratie af te halen. In dit geval zal er geen nieuwe declaratie gemaakt gaan worden op basis van de uren die nu op een declaratie staan. Dan kan “Bedrag crediteren” een oplossing zijn.

Ga in Urios naar Declaraties maken > Bedrag crediteren.
Selecteer de relatie voor wie u een bedrag wilt crediteren, voer en betreffende bedrag in en geef aan of het bedrag inclusief, exclusief of zonder btw is.
Kies of u dit bedrag wilt verrekenen met een declaratie en zo ja, met welke declaratie.
Klik op Volgende.
Op uw scherm verschijnt de nota met het betreffende creditbedrag. Optioneel inclusief inleidende tekst over met welke nota het bedrag is verrekend.
De gemaakte nota met bedragcredit vindt u terug op het tabblad Declaraties.

Elektronisch factureren

Met Urios factureert u net zo eenvoudig digitaal als op papier. U kunt per cliënt aangeven of deze de factuur op papier per post, in pdf-formaat per e-mail of via het PEPPOL-netwerk in UBL-formaat via eConnect ontvangt.

Instellen elektronisch factureren

Klik op Instellingen wijzigen en ga naar pagina Geavanceerd > E-mail.

U kunt de e-mails laten verzenden door uw e-mailprogramma Microsoft Outlook of Mozilla Thunderbird, of rechtstreeks via uw SMTP-server. Versturen middels uw e-mailprogramma geniet de voorkeur. Dit is eenvoudiger in te stellen en werkt ook bij moderne inlog- en beveiligingsprotocollen zoals tweevoudige of meervoudige authenticatie.

In dit instellingenscherm vindt u de volgende velden:

Afzender, CC en BCC

Van: Voer hier uw eigen of algemene kantoor-e-mailadres in. Dit is het e-mailadres dat de ontvangers (uw cliënten) zien als afzender. Dit is tevens het adres waarop antwoorden (replies) van de ontvangers terugkomen. U kunt hier alleen uw adres invoeren, bijvoorbeeld “info@uwkantoor.nl”, of ook de naam zoals u wenst dat deze zichtbaar is voor uw cliënten, bijvoorbeeld “Uw Kantoornaam <info@uwkantoor.nl>”.
CC of BCC: Voer hier bijvoorbeeld het e-mailadres van uw secretariaat in, zodat zij zien welke facturen er worden verzonden. Afhankelijk van de gekozen verzendmethode en uw mailprovider worden de facturen namelijk wel of niet opgeslagen in de map “Verzonden items” in uw e-mailprogamma Microsoft Outlook.

Leesbevestiging

Hier kunt u instellen of u een leesbevestiging wilt ontvangen als een facturatiemail is geopend. Dit geeft geen garantie dat de e-mail ook daadwerkelijk is gelezen, maar kan handig zijn ter bevestiging van dat de e-mail goed is aangekomen bij de ontvanger. Deze optie heeft geen effect als u e-mails verstuurd middels Thunderbird.

Briefpapier

Mocht u van uw grafisch ontwerper of drukker een pdf-bestand met uw briefpapier hebben ontvangen, kunt u dit bestand hier instellen als achtergrond voor uw declaraties.

Voorwaarden:

Het bestand dat u gaat inlezen als briefpapier dient uit twee pagina’s te bestaan: een voorblad (voor de factuur) en een volgblad (voor de specificatie). Indien uw specificatie bestaat uit meerdere pagina’s, gebruikt Urios hiervoor meerdere volgbladen.
Het briefpapier dient afgedrukt te worden op de Urios PDF Printer (standaard meegeïnstalleerd met Urios). Dit is een virtuele printer en het formaat dat Urios ‘snapt’.

Indien u geen pdf-bestand van uw briefpapier in bezit heeft, kunt u dit zogenaamde drukbestand opvragen bij uw ontwerper of drukker of deze zelf samenstellen in Word.

Declaraties en herinneringen versturen middels…

Indien u nu gebruik maakt van Microsoft Outlook voor uw e-mails, kies hier dan eenvoudig voor “Microsoft Outlook”.

U kunt de e-facturen en e-herinneringen vanuit Urios versturen rechtstreeks via een SMTP-server of via het geïnstalleerde e-mailprogramma Microsoft Outlook of Mozilla Thunderbird. Bij gebruik van OAuth2 of twee- of meerstapsverificatie dient u gebruik te maken van een geïnstalleerd e-mailprogramma.

Voor het instellen van versturen via SMTP, neem dan contact op met uw systeembeheerder. Meer over de SMTP-instellingen zie hoofdstuk Installatie en beheer: Instellen uitgaande mail.

Instellen standaard e-mailbericht

Klik op Instellingen wijzigen, ga naar Declaraties > E-factuur

Onderwerp: Typ hier het onderwerp van de e-mail. U kunt per taal een onderwerp invoeren.
E-mail: Op dit tabblad kunt u de begeleidende e-mail opstellen die wordt meegezonden bij elektronische facturen. Om het declareren zo efficiënt mogelijk te maken, is het aan te raden deze e-mail zo algemeen mogelijk te houden. Indien gewenst kunt u deze mail op factuurniveau op een later moment alsnog aanpassen. In dit begeleidende e-mailbericht kunt u dezelfde codes gebruiken als voor inleidende en afsluitende zinnen, zie hoofdstuk Standaard teksten op declaraties voor de tabel met codes. Zo kunt u er voor zorgen dat bijvoorbeeld de aanhef altijd gepersonaliseerd wordt weergegeven. Als u een Mollie-account heeft kunt u hier ook een betaalknop toevoegen aan de e-mail.

Voorbeeldtekst:

[%client.aanhef%]

Hierbij ontvangt u van ons declaratie [%declaratie.nummer%] voor recent verrichte werkzaamheden.

Zakelijke klanten ontvangen naast de pdf-factuur ook een xml-bestand voor hun boekhouding. Dit xml-bestand is een zogenaamd UBL-bestand en kan ingelezen worden in uw boekhoudprogramma.

Wij willen u hartelijk danken voor het in ons gestelde vertrouwen.

Met vriendelijke groet,

Voor het sturen van een credit nota kunt u het standaard e-mail bericht aanpassen via de knop Bewerken. Op het tabje E-mail kiest u voor “Bewerk e-mailbericht voor deze declaratie/herinnering”

Voorbeeld tekst voor credit e-mail:

Per abuis heeft u vandaag een factuur ontvangen voor … Deze factuur is niet correct en kunt u als niet verzonden beschouwen. Bijgevoegd de creditfactuur voor [%declaratie.debetnummer%] van [%declaratie.debetdatum%].

Of:

Hierbij ontvangt u van ons een credit nota [%declaratie.nummer%] voor de per abuis gefactureerde uren op factuur [%declaratie.debetnummer%] van [%declaratie.debetdatum%].

De e-factuur-instellingen testen

Nadat u de e-mailinstellingen en het e-mailbericht heeft ingevoerd kunt u de instellingen testen in het instellingenscherm, Declaraties > E-factuur.

Klik in het eerste tabje Instellingen op de knop Verzend test e-factuur aan test@urios.nl. Deze test stuurt een voorbeelddeclaratie naar het testadres van Urios en naar het door u opgegeven CC-adres. Op deze manier kunt u controleren of de testfactuur goed aankomt. Als zowel u als wij deze testfactuur hebben ontvangen, weet u zeker dat alle instellingen goed staan en dat u gebruik kunt maken van Elektronisch Factureren per e-mail.

Declaraties opslaan als pdf

Klik op Instellingen wijzigen, ga naar pagina Documentenbeheer > Declaraties en herinneringen.

Geef hier aan in welke map u declaraties en in welke map u herinneringen wilt opslaan. Dit zijn vaste, gedeelde mappen voor het gehele kantoor. De declaraties krijgen als bestandsnaam het declaratienummer, cliëntnaam en dossiernaam met de extensie .pdf.

Als u declaraties en herinneringen ook wilt opslaan op dossierniveau kunt u dat hier aangeven. U heeft hiervoor wel de module Documentenbeheer nodig. U kunt dan voor elk dossier bijvoorbeeld de submap ‘Financieel’ aanmaken, waar u vervolgens de factuur kunt opslaan.

Per relatie de facturatiemethode aangeven

Per relatie kunt u aangeven of hij/zij uw facturen per e-mail ontvangt in plaats van per post. Dit stelt u op de volgende manier in:

Zoek op het tabblad Relaties de betreffende relatie op.
Dubbelklik op deze relatie. U komt nu in het Relatie bewerken scherm terecht.
Ga naar het blad Btw en facturatie.
Hier kunt u E-factuur aanvinken en het mailadres voor de cliënt invullen. Dit kan een ander mailadres zijn dan het correspondentieadres. Hier kunt u ook een CC- en BCC-adres invoeren. Deze adressen ontvangen precies dezelfde factuur en begeleidende mail.

Mocht u het veld E-factuur niet zien, dan staat de module nog niet aangevinkt. De module Elektronisch factureren kunt u aanzetten in middels de knop Instellingen wijzigen > Kantoor > Modules. Vink de module aan en start daarna Urios opnieuw op.

Declareren

U kunt uw elektronische en papieren declaraties tegelijkertijd opmaken. Of uw facturen worden gemaild of uitgeprint hangt af van de facturatiemethode die is ingesteld bij de betreffende relatie.

Als u kiest voor Afdrukken dan wordt de declaratie afgedrukt. In geval van meerdere declaraties worden ze allemaal afgedrukt, ook de facturen die anders per e-mail verzonden zouden moeten worden. De handmatige printopdracht overschrijft op dat moment de instellingen van het elektronisch factureren. Belangrijk is dat Specificatie afdrukken altijd staat aangevinkt als u uw facturen als pdf wilt versturen met daarbij dus een specificatie. Als u Specificatie afdrukken uitzet, worden de specificaties niet automatisch gegenereerd door Urios en daardoor dus ook niet per mail naar uw relatie verzonden. De specificatie zal, in geval van Elektronisch factureren, niet ook fysiek worden afgedrukt.

Aanpassen begeleidend schrijven e-mail

Wanneer u de declaratie heeft opgemaakt en in concept hebt staan, ziet u aan de rechterkant de knop Bewerken. Met deze knop kunt u vrijwel alle onderdelen in uw factuuropmaak wijzigen, zo ook de tekst van de e-mail die wordt verzonden naar uw cliënt. Ook kunt u middels deze knop een bijlage toevoegen aan de declaratie die u per mail naar uw cliënt gaat versturen. Bijvoorbeeld eerdere, nog openstaande, declaraties kunt u op deze manier nogmaals onder de aandacht brengen zonder een officiële herinnering uit te sturen.

Leesbevestiging ontvangen per e-mail

Wanneer u facturen per mail naar uw cliënten verstuurt, kunt u aangeven of u een leesbevestiging wilt ontvangen wanneer de e-mail met daarbij de factuur door de ontvanger geopend wordt.

Ga hiervoor naar Instellingen wijzigen, Geavanceerd > E-mail. Hier kunt u aanvinken ‘Vragen om leesbevestiging’.

Zodra de ontvanger uw mailbericht heeft geopend, zal er bij de ontvanger een pop-up verschijnen die vraagt om een leesbevestiging te versturen. Als de ontvanger hierbij ‘ja’ aangeeft, wordt in de mailbox die is opgegeven als ‘Van-adres’ de leesbevestiging ontvangen. Houdt u er rekening mee dat uw ontvanger er ook voor kan kiezen geen leesbevestiging te sturen of de pop-up weg te klikken. Het feit dat u geen leesbevestiging heeft ontvangen betekent niet dat uw factuur niet is aangekomen.

E-factureren met Proton Mail account

Heeft u een Proton Mail account en wilt u via dit e-mailaccount uw e-facturen en herinneringen versturen dan is installatie van de Proton Mail Bridge noodzakelijk. Voor gebruik van de Proton Mail Bridge heeft u een betaald Proton-account nodig, dit werkt dus niet met het Proton Free-abonnement. Algemene installatie-instructies over de Proton Mail Bridge zijn hier te vinden: https://proton.me/support/protonmail-bridge-install.

Met deze Proton Mail Bridge kunt u bijvoorbeeld een e-mailapplicatie zoals Microsoft Outlook of Mozilla Thunderbird gebruiken om e-mails te versturen en ontvangen met uw Proton Mail-account.

Onderstaand volgen stappen om rechtstreeks vanuit Urios (zonder tussenkomst van een e-mailprogramma) de declaraties en herinneringen via uw Proton Mail-account te versturen. Wij adviseren u om onderstaande stappen door uw systeembeheerder uit te laten voeren.

Voor gebruik van Outlook-modellen, heeft u uiteraard nog steeds Microsoft Outlook nodig. Instructies voor het koppelen van Microsoft Outlook aan uw Proton Mail-account vindt u op https://proton.me/support/protonmail-bridge-configure-client/.

Ga naar https://proton.me/mail/bridge
Klik op deze webpagina op de knop Download for Windows.
Start de download Bridge-Installer.exe
Volg de installatie-instructies van de Proton Mail Bridge Setup, zorg dat ‘Start Bridge at login’ is aangevinkt.
Nadat de installer klaar is wordt het instellingenscherm van Proton Mail Bridge geladen, klik hier op de knop Start setup.
Login op je Proton Mail-account.
In de stap ‘Select your email client’ klik op Other.
De rechterkolom toont de SMTP-instellingen.
Ga nu in Urios naar instellingenscherm Geavanceerd > E-mail, en scroll naar beneden naar ‘Declaraties en herinneringen versturen middels …’.
Vink SMTP-server aan.
Kopieer uit het Proton-scherm. Let op dat je het poortnummer plakt na het zetten van de Encryptie op TLS en SSL/TLS-optie op STARTTLS.
Scroll naar boven. En vul onder ‘Afzender, cc en bcc’ bij Van ook het juiste e-mailadres in.
Nu weer terug in Proton Mail, klik op de knop Continue en vervolgens op Done.
Klik linksboven op het tandwieltje.
Klik vervolgens op > Advanced settings.
Scroll naar beneden naar Export TLS certificates, en klik op de knop Export.
Blader naar een map om het certificaat tijdelijk op te slaan, bijvoorbeeld een nieuwe map ‘Proton Mail Bridge certificate’, en klik op Map selecteren.
De map bevat nu twee bestanden cert.pem en key.pem.
Start certmgr.msc.
Ga naar ‘Vertrouwde basiscertificeringsinstanties’ > ‘Certificaten’.
Klik op menu Acties > Alle taken > Importeren…
Klik op Volgende.
Klik op Bladeren….
Blader naar de juiste map waar je zojuist het certificaat hebt opgeslagen.
Kies voor extensie ‘Alle bestanden (*.*)’
Selecteer het bestand cert.pem.
Klik op Openen.
Klik op Volgende.
Laat optie ‘Alle certificaten in het onderstaande archief opslaan’ met certificaatarchief ‘Vertrouwde basiscertificeringsinstanties’ staan.
Klik op Volgende
Klik op Voltooien
Klik in de beveiligingswaarschuwing op de vraag ‘Wilt u dit certificaat installeren?’ op Ja.
U ziet ‘Het importeren is voltooid.’, klik op OK.
Terug in Urios, in instellingenscherm Geavanceerd > E-mail, klik op de knop Verzend test e-mail aan test@urios.nl om te testen of alles nu goed werkt.

Betalingen inboeken in Urios

Naast facturen uitsturen, kunt u in Urios ook de betalingen die u heeft ontvangen inboeken in het programma. Hierdoor kunt u ook eenvoudig herinneringen uitsturen voor betalingen die niet tijdig zijn voldaan. Daarnaast kunt u in het gedeelte Dataselectie filteren op betalingen die nog niet of deels zijn voldaan, zodat het tabblad Declaraties overzichtelijk blijft.

Handmatig betalingen inboeken

Op het tabblad Declaraties ziet u aan de rechterzijde bij Opdrachten twee mogelijkheden voor het inboeken van betalingen:

Betalingen invoeren
Zet betaling voldaan

1. Betalingen invoeren

Deze optie gebruikt u wanneer u, of uw boekhouder, niet dagelijks uw inkomende (bank)betalingen controleert of wanneer slechts een gedeelte van het bedrag is ontvangen. U kunt hier de volgende velden invullen en/of aanpassen:

Datum: automatisch de datum van vandaag.
Declaratie: automatisch de declaratie die u selecteerde voordat u op Betalingen invoeren klikte.
Bedrag: druk op uw toetsenbord op Enter om automatisch het bedrag van de betreffende declaratie uit te lezen. Typ bij een deelbedrag zelf het bedrag in.
Memo: dit veld kunt u leeg laten. Handig om te gebruiken wanneer u bijvoorbeeld een deelbedrag heeft ontvangen of om andere prijsafspraken te noteren.

In het veld daaronder ziet u Afboeken als… met de opties:

betaald: wanneer het gehele of een gedeelte van het bedrag is voldaan.
gecrediteerd door: wanneer het gehele of een gedeelte van het bedrag is gecrediteerd middels een andere declaratie. Zo hoeft de debiteur alleen nog het verschil over te maken, mits de gecrediteerde declaratie reeds is betaald.
oninbaar: wanneer het gehele of een gedeelte van het bedrag niet meer voldaan gaat worden. Bijvoorbeeld doordat een debiteur het financieel niet kan opbrengen of weigert te betalen.
verrekening derdengeld: wanneer u een bedrag van de derdengeldenrekening heeft ontvangen en hiermee de betreffende declaratie geheel of gedeeltelijk kunt voldoen.

Als u direct hierna nog een betaling wilt invoeren, klikt u op Opslaan & Doorgaan. Als u klaar bent met invoeren, klikt u op Opslaan & Stoppen.

2. Zet betaling voldaan

Deze optie gebruikt u wanneer u of uw boekhouder dagelijks uw inkomende (bank)betalingen controleert, of als de betaling vandaag is binnengekomen, en het gehele bedrag is voldaan. Hiermee zet u het gehele bedrag op voldaan en boekt u het in op de datum van vandaag. Dit kunt u altijd achteraf nog wijzigen.

Automatisch of in bulk betalingen inboeken

Hiervoor heeft u de module Export/koppeling boekhouding nodig.

Live-koppeling Exact Online, Twinfield en Yuki

Met de live-boekhoudkoppeling (Exact Online, Twinfield en Yuki) synchroniseert Urios automatisch eens per 24 uur de betalingen die zijn ingevoerd in uw boekhoudprogramma. Dit is van grote toegevoegde waarde als de ingekomen betalingen dagelijks worden bijgehouden in uw boekhoudpakket.

Voor de meeste kantoren geldt echter dat dit een wekelijkse of maandelijkse taak is. In dat geval kunt u met de live-koppeling de ingekomen betalingen ook handmatig synchroniseren op het moment dat u zeker weet dat alles is doorgevoerd in uw boekhoudprogramma. Dit zorgt er onder meer voor dat uw cliënt niet onterecht een herinnering ontvangt.

In bulk inboeken vanuit Exact Online en SnelStart

Het is vanuit Exact Online en SnelStart ook mogelijk betalingen in bulk in te lezen in Urios. Hiervoor gaat u in Urios naar Rapport maken > Importeren betalingen uit boekhouding > Kies voor Exact Online of SnelStart.

Voor meer informatie over het importeren van deze betalingen in Urios zie:

Lees meer over de module Exporteren naar Boekhouding.

Veelgestelde vragen

Hoe kan ik korting geven op de declaratie?

Als u het totaalbedrag aan honorarium op uw nota wilt minderen, zijn er een paar mogelijkheden.

Voeg een korting toe wanneer u de conceptnota in beeld hebt. Klik op Bewerken, ga naar tabje Bedragen en voer bij Mutatie het kortingsbedrag in met een minteken ervoor. Klik op OK. U ziet nu een reductieregel op uw factuur.
Werk met een factor per tijdregel. Factor 1 betekent dat u de hele tijdregel in rekening brengt, factor 0,5 betekent dat u de helft van de tijd in rekening brengt. Stel, u heeft 1 uur geschreven en uw uurtarief is 100 euro. Dan brengt u 1 x 100 euro = 100 euro in rekening bij factor 1, en 0,5 x 100 = 50 euro in rekening bij factor 0,5. Hiermee hoeft u niets te wijzigen aan uw standaard uurtarief.
Standaard reductie op een uurtarief. Bij het invoeren van een nieuw tariefbeleid, kunt u een standaard kortingspercentage invoeren. Bijvoorbeeld handig als u vaste klanten standaard 10% korting wilt geven op uw normale uurtarief.

Hoe verreken ik een korting op de declaratie?

Om een korting te geven op uw declaratie gaat u, vanuit uw conceptdeclaratie, via de knop Bewerken naar het tabje Bedragen. Bovenin kunt u in het vak Mutatie een negatief bedrag invoeren, wat zal worden verrekend als een kortingsbedrag op de nota voor uw cliënt.

Kan ik een definitieve declaratie nog bewerken?

Als u een nota in Urios eenmaal definitief heeft gemaakt door te kiezen voor de optie Definitief maken kunt u deze achteraf niet meer bewerken. Wel kunt u de nota of een deel van het bedrag van de nota crediteren.