★★★★★ 5/5

5/5 sterren op Google

PROBEER 30 DAGEN

↩ Handleiding

eConnect

Met e-facturatie via eConnect kunt u uw declaraties rechtstreeks in het administratiepakket van uw debiteur/cliënt afleveren via het Peppol-netwerk. Dit is verplicht voor facturatie aan overheden en ook aan steeds meer grote bedrijven.

Met facturatie via het Peppol-netwerk heeft de ontvangende partij nagenoeg geen werk meer van uw declaraties. Deze hoeft namelijk niet te worden overgetypt en er worden geen handmatige overschrijvingen meer gedaan. Als uw factuur aan de gestelde eisen voldoet, vindt de betaling namelijk automatisch plaats. Dit is sneller, goedkoper en nauwkeuriger.

Als uw debiteur geen gekoppeld boekhoudpakket gebruikt, wordt een e-mail verzonden met daarin een link naar de declaratie. Zodra de declaratie wordt geopend, kunt u dit in uw eConnect-account terugzien. Daarnaast ziet u deze status ook in Urios op het tabblad Declaraties in de kolom Status.

Als de factuur is afgeleverd in het boekhoudpakket van de ontvanger, kunt u uw factuur volgen aan de hand van de kolom Status. De verschillende statussen in Urios zijn afgeleverd, gelezen, verwerken, goedgekeurd. Als de ontvanger een e-mail met een link heeft ontvangen, zal de status blijven staan op Gelezen. Verdere informatie qua status kan niet in Urios worden weergegeven.

Om gebruik te kunnen maken van e-facturatie via eConnect heeft u de module Elektronisch factureren nodig en een account bij eConnect. Dit account kunt u ook gebruiken in uw eigen boekhoudsysteem om zo uw binnenkomende facturen in te lezen.

Instellen

Stap 1 – Verbindingsleutel aanmaken in eConnect

  1. Ga naar econnect.eu/nl.
  2. Login met uw gegevens.
  3. Klik in de eConnect-omgeving links in het menu onder het kopje ‘Administratie’ op Verbindingen.
  4. Klik rechts onderin op de ronde oranje knop met het plusje.
  5. Kies voor de optie Nieuwe algemene verbinding.
  6. Scrol totdat u ‘Urios’ ziet en selecteer deze optie.
  7. Klik op Bevestigen.
  8. Geef de koppeling een naam en beschrijving. Bijvoorbeeld ‘Urios’.
  9. Standaard staat de optie ‘Vereist toegang tot geselecteerde API’s’ aangevinkt. Dit kunt u zo laten staan.
  10. Klik op de knop Sleutel genereren.
  11. Er verschijnen nu twee codes: Verbindingssleutel en Geheime verbindingssleutel. Deze twee codes dient u te kopiëren naar Urios. U kunt deze per stuk kopiëren. Klik met de rechtermuisknop op de code en kies in het pop-up menu voor Alles selecteren. Klik nogmaals met de rechtermuisknop op de geselecteerde code en kies voor Kopiëren.

Stap 2 – Verbindingsleutel invoeren in Urios

  1. Klik in Urios op Instellingen wijzigen.
  2. Ga naar Kantoor > Naam en adres.
  3. Zorg dat hier ten minste de Kantoornaam, de IBAN en BIC/SWIFT zijn ingevuld.
  4. Ga naar pagina Koppelingen > eConnect.
  5. Plak hier de door u gekopieerde codes in de juiste vakken. Plakken doet u door met de rechtermuisknop in het betreffende vak te klikken en in het pop-up menu te kiezen voor Plakken.
  6. Vul in dit instellingenscherm ook het e-mailadres van uw eConnect-login in.
  7. Vul bij Verzender het Organisatie ID van eConnect in, deze begint met XCNL gevolgd door een aantal cijfers. Deze vindt u in eConnect via de Home-pagina. Klik op uw bedrijfsnaam. Bovenin het scherm staat uw Organisatie ID.  Als u uw kantoornaam heeft ingevuld bij Kantoor > Naam en adres kunt u klikken op de knop Zoek. U kunt het Bedrijfs-ID ook overnemen uit eConnect. Als u de Zoek-knop heeft gebruik, controleer dan of het juiste Bedrijfs-ID is ingevuld.
  8. Nadat u alle velden heeft ingevuld kunt uw instellingen testen. Klik hiervoor op de knop Test login. Als alles in orde is krijgt u de melding ‘Login succesvol’.

Aanvinken per relatie

In Urios kunt u per relatie (cliënt, debiteur) instellen hoe u wenst te declareren. Open de relatie en ga naar het tabje Btw en facturatie. Kies hier voor E-factuur verzenden via eConnect. Vul bij E-mailadres het adres in waaraan u wenst te factureren. Indien u aan een bedrijf wenst te factureren, klik dan bij Ontvanger op de knop Zoek. Op basis van de ingevoerde bedrijfsnaam en het ingevoerde KVK-nummer wordt één of meerdere bedrijven getoond. Klik op de juiste bedrijfsnaam om de Bedrijfs-ID van de ontvanger in te voeren.

Gebruik

Aflevering bij cliënt per e-mail

Zoals in de inleiding geschreven zal de cliënt de declaratie ontvangen in zijn boekhoudsysteem. Particulieren klanten, en klanten zonder een gekoppeld boekhoudsysteem ontvangen de volgende e-mail:

Zodra de ontvanger op de knop ‘Direct naar factuur’ klikt kunt u zien dat de factuur ontvangen is.

Uiteraard is de pdf geheel opgemaakt naar uw wensen, en ziet deze er hetzelfde uit zoals u deze in Urios heeft gemaakt.

Elektronisch factureren aan de overheid

De nieuwe Europese richtlijn 2014/55/EU schrijft voor dat alle overheden die diensten aanbesteden verplicht worden om e-facturen te kunnen ontvangen. Tevens heeft onze Rijksoverheid in de Rijksinkoopvoorwaarden opgenomen dat leveranciers e-facturen moeten aanleveren. Tot voor kort was het enkel mogelijk om middels Digipoort e-facturen aan de overheid te sturen. Gelukkig heeft het Ministerie van Economische Zaken een koppeling laten ontwikkelen tussen het Simplerinvoicing-netwerk en Digipoort. Hiermee wordt het nu ook voor het mkb en zzp’ers mogelijk om e-facturen aan de overheid te sturen.

Urios kan middels haar partner eConnect e-facturen versturen met het Simplerinvoicing-netwerk en zodoende kunt u met Urios ook elektronisch factureren aan de overheid. Hieronder vindt u wat u hiervoor nodig heeft en hoe u dit doet.

Benodigdheden

  1. Urios Plus of Urios Standaard met de module Elektronisch factureren. Mocht u deze module nog niet hebben, neem dan gerust contact op voor een proefabonnement.

  2. Een eConnect-account. Om met Urios declaraties via het Europese Peppol-netwerk te kunnen versturen heeft u een account nodig bij eConnect. Dit account kunt u aanvragen op https://econnect.eu/nl/.

  3. Uw eConnect-account moet worden gekoppeld aan Urios. Instructies hiervoor vindt u op onze pagina Elektronisch factureren met eConnect of op https://support.econnect.eu/knowledge-base/urios-koppelen-met-econnect/

  4. Het organisatie-identificatienummer (OIN) van de partij aan wie u de declaratie wenst te sturen. De organisatie-identificatienummers (OIN) van alle grote bedrijven (zoals banken) en overheidsinstellingen (zoals gemeentes, waterschappen en ministeries) zijn te vinden in het OIN-register: https://oinregister.logius.nl/oin-register

  5. De BIC/SWIFT code van uw eigen bank. Deze kunt u opzoeken bij uw eigen bank of via Google. Voor Rabobank is dit RABONL2U, voor ING is dit INGBNL2A en voor ABN AMRO is dit ABNANL2A.

    De gegevens van punt 5 kunt u in Urios invullen bij Instellingen wijzigen > Kantoor > Naam en adres.

OIN-nummer instellen bij relatie

In Urios:

  1. Ga naar het tabblad Relaties.
  2. Zoek de betreffende organisatie op.
  3. Dubbelklik op de betreffende relatie, u komt nu in het scherm Relatie bewerken.
  4. Ga naar het tabje Btw en facturatie.
  5. In het vak E-factuur, selecteer de optie E-factuur verzenden via eConnect. (Mocht u het vak E-factuur niet zien, dan heeft u mogelijk de module Elektronisch factureren niet in gebruik of niet aanstaan.)
  6. Vul het E-mailadres en het organisatie-identificatienummer (OIN) in.
  7. Klik op Opslaan.