Waardering 5 van 5

5/5 sterren op Google

PROBEER 30 DAGEN

↩ Handleiding

eConnect

Met e-facturatie via eConnect kunt u uw declaraties rechtstreeks in het administratiepakket van uw debiteur/cliënt afleveren via het Peppol-netwerk. Dit is verplicht voor facturatie aan overheden en ook aan steeds meer grote bedrijven.

Met facturatie via het Peppol-netwerk heeft de ontvangende partij nagenoeg geen werk meer van uw declaraties. Deze hoeft namelijk niet te worden overgetypt en er worden geen handmatige overschrijvingen meer gedaan. Als uw factuur aan de gestelde eisen voldoet, vindt de betaling namelijk automatisch plaats. Dit is sneller, goedkoper en nauwkeuriger.

Als uw debiteur geen gekoppeld boekhoudpakket gebruikt, wordt een e-mail verzonden met daarin een link naar de declaratie. Zodra de declaratie wordt geopend, kunt u dit in uw eConnect-account terugzien. Daarnaast ziet u deze status ook in Urios op het tabblad Declaraties in de kolom Status.

Als de factuur is afgeleverd in het boekhoudpakket van de ontvanger, kunt u uw factuur volgen aan de hand van de kolom Status. De verschillende statussen in Urios zijn afgeleverd, gelezen, verwerken, goedgekeurd. Als de ontvanger een e-mail met een link heeft ontvangen, zal de status blijven staan op Gelezen. Verdere informatie qua status kan niet in Urios worden weergegeven.

Om gebruik te kunnen maken van e-facturatie via eConnect heeft u de module Elektronisch factureren nodig en een account bij eConnect. Dit account kunt u ook gebruiken in uw eigen boekhoudsysteem om zo uw binnenkomende facturen in te lezen.

Instellen

Stap 1 – Verbindingsleutel aanmaken in eConnect

  1. Ga naar econnect.eu/nl.
  2. Login met uw gegevens.
  3. Klik in de eConnect-omgeving links in het menu onder het kopje ‘Administratie’ op Verbindingen.
  4. Klik rechts onderin op de ronde oranje knop met het plusje.
  5. Kies voor de optie Nieuwe algemene verbinding.
  6. Scrol totdat u ‘Urios’ ziet en selecteer deze optie.
  7. Klik op Bevestigen.
  8. Geef de koppeling een naam en beschrijving. Bijvoorbeeld ‘Urios’.
  9. Standaard staat de optie ‘Vereist toegang tot geselecteerde API’s’ aangevinkt. Dit kunt u zo laten staan.
  10. Klik op de knop Sleutel genereren.
  11. Er verschijnen nu twee codes: Verbindingssleutel en Geheime verbindingssleutel. Deze twee codes dient u te kopiëren naar Urios. U kunt deze per stuk kopiëren. Klik met de rechtermuisknop op de code en kies in het pop-up menu voor Alles selecteren. Klik nogmaals met de rechtermuisknop op de geselecteerde code en kies voor Kopiëren.

Stap 2 – Verbindingsleutel invoeren in Urios

  1. Klik in Urios op Instellingen wijzigen.
  2. Ga naar Kantoor > Naam en adres.
  3. Zorg dat hier ten minste de Kantoornaam, de IBAN en BIC/SWIFT zijn ingevuld.
  4. Ga naar pagina Koppelingen > eConnect.
  5. Plak hier de door u gekopieerde codes in de juiste vakken. Plakken doet u door met de rechtermuisknop in het betreffende vak te klikken en in het pop-up menu te kiezen voor Plakken.
  6. Vul in dit instellingenscherm ook het e-mailadres van uw eConnect-login in.
  7. Vul bij Verzender het Organisatie ID van eConnect in, deze begint met XCNL gevolgd door een aantal cijfers. Deze vindt u in eConnect via de Home-pagina. Klik op uw bedrijfsnaam. Bovenin het scherm staat uw Organisatie ID.  Als u uw kantoornaam heeft ingevuld bij Kantoor > Naam en adres kunt u klikken op de knop Zoek. U kunt het Bedrijfs-ID ook overnemen uit eConnect. Als u de Zoek-knop heeft gebruik, controleer dan of het juiste Bedrijfs-ID is ingevuld.
  8. Nadat u alle velden heeft ingevuld kunt uw instellingen testen. Klik hiervoor op de knop Test login. Als alles in orde is krijgt u de melding ‘Login succesvol’.

Gebruik

Aanvinken per relatie

In Urios kunt u per relatie (cliënt, debiteur) instellen hoe u wenst te declareren.

  1. Open de relatie en ga naar het tabje Btw en facturatie.
  2. Kies hier voor E-factuur verzenden via eConnect.
  3. Vul het e-mailadres van de ontvanger in.

Voor een Nederlandse relatie:

  1. Als u een OIN-nummer van de debiteur heeft. Vul deze dan hier in. Dit nummer ontvangt u normaliter van uw debiteur. Alle overheden hebben een OIN-nummer. Maar ook steeds meer ondernemingen hebben een OIN-nummer. Het nummer kunt u ook vinden in het OIN Register. Heeft de onderneming geen OIN-nummer, zorg er dan voor dat u het KVK-nummer heeft ingevuld op het tabje Relatie (onder de bedrijfsnaam).
  2. Heeft u het OIN- en/of KVK-nummer ingevuld. Klik dan bij Peppol ID op de knop Zoek. Hiermee wordt het Peppol ID automatisch ingevuld. Dit nummer is dan van de vorm 0190 gevolgd door het OIN-nummer of 0106 gevolgd door het KVK-nummer.

Voor een Buitenlandse relatie:

  1. Klik bij Peppol ID op de knop Handinvoer.
  2. Vul handmatig het Peppol ID in. Mogelijk weet uw debiteur deze zelf. Het Poppol ID is opgebouwd uit een viercijferig schemanummer en een identificatienummer gescheiden door een dubbele punt. Bijvoorbeeld “0096:43232010”. Het viercijferig schemanummer kunt u opzoeken op de CEF EAS-codelijst: https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/codelist/eas/

Foutmeldingen

Validation not possible for the provided document type

U gebruikt een verouderde versie van Urios. Oplossing: Update Urios naar versie 2025.2.44 of nieuwer.

Voor leveranciers in Nederland, als de klant zich in Nederland bevindt, MOET de juridische entiteitsidentificatie van de klant (cac:AccountingCustomerParty/cac:Party/cac:PartyLegalEntity/cbc:CompanyID) ofwel een KVK-nummer (schemeID=0106) of een OIN-nummer (schemeID=0190) zijn.

U heeft bij de cliënt geen KVK-nummer ingevuld. U hoeft de declaratie niet te crediteren.

Oplossing:

  1. In Urios, open de betreffende relatie.
  2. Vul op tabje Relatie het KVK-nummer in.
  3. Open de betreffende declaratie.
  4. Klik op Afdrukken.
  5. Vink optie Elektronisch factureren aan.
  6. Klik op OK.

Indien de leverancier in Nederland is gevestigd (BT-40 = NL) moet voor Nederlandse afnemers (BT-55 = NL) in het Registratienummer afnemer ofwel het KVK-nummer worden vermeld (BT-47 met Scheme ID = 0106), ofwel het OIN nummer (BT-47 met scheme ID = 0190).

U heeft bij de cliënt geen KVK-nummer ingevuld. U hoeft de declaratie niet te crediteren.

Oplossing:

  1. In Urios, open de betreffende cliënt.
  2. Vul op tabje Relatie het KVK-nummer in.
  3. Open de betreffende declaratie.
  4. Klik op Afdrukken.
  5. Vink optie Elektronisch factureren aan.
  6. Klik op OK.

Voor leveranciers in Nederland MOET de leverancier ofwel een KVK- of OIN-nummer verstrekken voor zijn wettelijke entiteitsidentificator (cac:AccountingSupplierParty/cac:Party/cac:PartyLegalEntity/cbc:CompanyID met schemeID 0106 of 0190).

U heeft uw eigen KVK-nummer niet ingevuld in het instellingenscherm. U hoeft de declaratie niet te crediteren.

Oplossing:

  1. In Urios, klik op Instellingen wijzigen.
  2. Controleer de gekozen rechtsvorm op pagina Kantoor > Rechtsvorm.
  3. Vul het KVK-nummer in bij de juiste onderneming:
    • Bij één onderneming. Ga naar Kantoor > Naam en adres, en vul hier het KVK-nummer in.
    • Bij zelfstandig advocaten. Ga naar Kantoor > Gebruikers, vul bij elke advocaat / declarabele gebruiker, op het tabje Ondernemer, zijn/haar KVK-nummer in.
    • Bij anders, lijst van ondernemingen. Vul bij elke onderneming het juiste KVK-nummer in.
  4. Herstart Urios.
  5. Open de betreffende declaratie.
  6. Klik op Afdrukken.
  7. Vink optie Elektronisch factureren aan.
  8. Klik op OK.

De BTW-identificatie van de verkoper (BT-31), de BTW-identificatie van de belastingvertegenwoordiger van de verkoper (BT-63) en de BTW-identificatie van de koper (BT-48) moeten een voorvoegsel hebben in overeenstemming met ISO-code ISO 3166-1 alpha-2 waarmee het land van uitgifte kan worden geïdentificeerd. Niettemin mag Griekenland het voorvoegsel ‘EL’ gebruiken.

De landcode ‘NL’ ontbreekt in uw eigen btw-identificatienummer. U hoeft de declaratie niet te crediteren.

Oplossing:

  1. In Urios, klik op Instellingen wijzigen.
  2. Controleer de gekozen rechtsvorm op pagina Kantoor > Rechtsvorm.
  3. Vul het KVK-nummer in bij de juiste onderneming:
    • Bij één onderneming. Ga naar Kantoor > Naam en adres, en zorg dat uw BTW-nummer begint met “NL”.
    • Bij zelfstandig advocaten. Ga naar Kantoor > Gebruikers, controleer dat bij elke advocaat / declarabele gebruiker, op het tabje Ondernemer, zijn/haar BTW-nummer begint met “NL”.
    • Bij anders, lijst van ondernemingen. Controleer dat bij elke onderneming het BTW-nummer begint met “NL”.
  4. Herstart Urios.
  5. Open de betreffende declaratie.
  6. Klik op Afdrukken.
  7. Vink optie Elektronisch factureren aan.
  8. Klik op OK.

De schematische identifier van de EndpointID MOET behoren tot de CEF EAS-codelijst.

Op het tabje “Btw en facturatie” bij de relatie staat een Peppol ID. Het Poppol ID is opgebouwd uit een viercijferig schemanummer en een identificatienummer gescheiden door een dubbele punt. Bijvoorbeeld “0106:71393307”. Het identificatienummer is bijvoorbeeld een OIN-nummer of KVK-nummer, zonder spaties of tekens zoals streepjes of punten. Het viercijferige schemanummer is een nummer van het register. Voor Nederland heeft het KVK-register nummer 0106 en het OIN-register 0190. De volledige lijst van registernummers heet de CEF EAS-codelijst en vindt u hier https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/codelist/eas/. Mocht u bijvoorbeeld een Deense klant hebben dan kunt u schemanummer 0096 en het Deense handelsregisternummer gebruiken.

Deze foutmelding “De schematische identifier van de EndpointID MOET behoren tot de CEF EAS-codelijst” krijgt u als het schemanummer, het nummer voor de dubbele punt, niet voorkomt in de bovengenoemde EAS-codelijst. Controleer dus wat u bij Peppol ID ziet staan. Oude codes “NL:KVK” en “NL:OINO” worden door Urios (sinds versie 2025.1.47) automatisch vertaald.

Voor Nederlandse relatie kunt u de Zoek-knop gebruiken. Dan wordt automatisch het juiste registernummer en identificatienummer gebruikt.

Voor buitenlandse relaties klikt u op Handinvoer en voert u zelf het Peppol ID in.

Net als bij de andere foutmeldingen kunt u na correctie van het Peppol ID de declaratie opnieuw insturen:

  1. Open de betreffende declaratie.
  2. Klik op Afdrukken.
  3. Vink optie Elektronisch factureren aan.
  4. Klik op OK.