Toevoegingen

Toevoegingen administreren

Indien u een cliënt bijstaat die recht heeft op een toevoeging, kunt u dit eenvoudig administreren in Urios. U kunt bij het aanmaken van een nieuw dossier direct uw relaties invoeren/toevoegen en dan aangeven of de cliënt recht heeft op een toevoeging. U kunt deze status altijd achteraf wijzigen, mocht de toevoeging worden afgewezen of ingetrokken.

Cliënt aanmerken met toevoeging bij een bestaand dossier

1. In Urios, zoek het dossier op waarin u de toevoeging wilt administreren, bijvoorbeeld middels de zoekbalk rechts bovenin.
2. Dubbelklik op het dossier om in het “Dossier bewerken”-scherm te komen.
3. Ga naar tabje Partijen.
4. Klik op de relatie de recht heeft op een toevoeging.
5. Kies bij ‘Toevoeging’ voor ‘ja’.
6. Klik op Opslaan.

Toevoeging aanvragen / Mijn RvR-export

Urios biedt u de mogelijkheid cliëntgegevens vanuit Urios te exporteren en deze in te lezen in Mijn RvR als conceptaanvraag. Hiervoor is het een vereiste om de geboortedatum van de cliënt in te voeren.

XML-export genereren vanuit Urios

1. Ga bij het dossier naar tabje Toevoeging.
2. Selecteer bij het veld ‘Cliënt’ de naam van uw cliënt. Deze moet gekoppeld zijn als partij aan het betreffende dossier.
3. Selecteer bij het veld ‘Partner’ de naam van de partner van de cliënt, mits dit van toepassing is. Deze moet gekoppeld zijn als partij aan het betreffende dossier.
4. Selecteer bij het veld ‘Formuliertype’ met welk formulier u een toevoeging wilt aanvragen voor uw client. De knop Export XML voor Mijn RvR is beschikbaar voor de formuliertypen civiel/bestuur, asiel, straf en vreemdelingen.
5. De bestandsnaam wordt automatisch voor u gegenereerd. Sla het bestand op, op een voor u handige locatie (zie ook Formulieren direct opslaan in een map).

XML-export importeren in Mijn RvR

1. Log in op Mijn RvR.
2. Kies in het linker menu Upload Concept(en) (1).
3. Zoek het exportbestand op dat u wilt importeren.
4. Op de Startpagina / Concept(en) (2) ziet u de relatie erbij staan. De gegevens die in Urios bekend zijn staan hier ingevuld en kunt u hierna verder aanvullen.

Andere formuliertypen

Voor andere toevoegingsformuliertypen is het mogelijk om direct vanuit Urios een Word- of pdf-bestand te genereren. Hierin wordt direct de informatie ingevuld die reeds bekend is in Urios. Overige informatie kunt u handmatig aanvullen.

Het gaat om de volgende formulieren:

• milieurecht (Word)
• AA-/VA-procedure (pdf)
• internationale kinderontvoering (pdf)
• tijdelijk huisverbod (pdf)
• lichte advies toevoeging (LAT) (pdf)
• mediation mutatie (pdf)
• mediation (pdf)

Formulieren direct opslaan in een map

U kunt instellen dat uw aanvraagformulieren direct wilt opslaan in een specifieke map of dat u altijd de vraag wilt krijgen waar u deze wilt opslaan.

1. In Urios, klik aan de linkerkant op Instellingen wijzigen
2. Ga naar Dossiers > Toevoegingsaanvragen
3. Kies bij het kopje Mijn RvR XML opslaan of u deze in een algemene map wilt opslaan of in een standaard submap van een dossier.
4. Kies bij het kopje RvR aanvraagformulieren (.pdf en .docx) opslaan of u altijd zelf de map wilt kiezen (‘altijd vragen’), of u het formulier in een algemene map wilt opslaan of in een standaard submap van een dossier.
5. Klik op Opslaan en Sluiten.

Toevoeging administreren

Ga naar tabje Toevoeging en vul de benodigde gegevens in, waaronder het toevoegingsnummer, de status van de toevoeging en de tijdgrens. De velden zijn niet verplicht. U kunt deze ook openlaten als er nog gegevens ontbreken. Als u klaar bent klikt u op Opslaan.

Op het moment dat u tijd schijft op deze toevoeging, krijgt u een melding bij overschrijding van deze tijdgrens.

Handig (1): de vergoedingen die u op deze pagina invoert worden automatisch meegenomen op de declaratie(s).
Handig (2): met de module Documentenbeheer is het mogelijk Word- en pdf-aanvraagformulieren automatisch te vullen met de gegevens uit het tabje Toevoeging bij het dossier. Dit geldt voor de Formuliertypen Milieurecht, AA-/VA-procedure, internationale kinderontvoering, tijdelijk huisverbod en lichte advies toevoeging (LAT), mediation mutatie en mediation.

Op tabblad Dossiers kunt u zien welke dossiers als toevoeging zijn aangemerkt. Het is niet nodig een speciaal tariefbeleid aan te maken voor toevoegingszaken. U schrijft gewoon uw uren tegen uw normale tarief. Mocht de toevoegingsaanvraag worden afgewezen of ingetrokken, kunt u alsnog een honorariumnota voor de cliënt opmaken.

Tijdregels koppelen aan een toevoeging

Het is mogelijk om tijdregels te koppelen aan een toevoeging. Bij het invoeren van een nieuwe tijdregel kunt u bij het veld ‘Toevoeging’ de gewenste toevoeging selecteren. Urios selecteert automatisch de meest recente toevoeging.

Vervolgens kunt u met het toevoegingsrapport ‘Uren en tijdgrens’ snel per dossier en toevoeging zien wat de ingevulde tijdgrens is en hoeveel uur u al heeft besteed. U vindt dit rapport via de knop aan de linkerkant Rapport maken > Toevoeging.

Uren- en bedragmelders

Voor ieder type dossier kunt u in Urios een urenmelder of bedragmelder instellen. Voor een toevoegingsdossier kan het handig zijn om tijdig een bewerkelijke zaak aan te kunnen vragen, maar ook voor betalende zaken kan het makkelijk zijn om tijdig te weten of u met de afgesproken uren toekunt. U kunt bijvoorbeeld het voorschot als honorariummelder instellen. Zo bent u er op tijd van op de hoogte als het voorschot (bijna) is opgebruikt.

1. Ga naar tabblad Dossiers en zoek het dossier op waarvoor u een urenmelder wilt instellen. Dubbelklik op het dossier om het dossier te openen.

2. Open het tabje Urenmelder. Via de knop Urenmelder invoeren kunt u een melder invoeren in Urios. U kunt meerdere urenmelders voor één dossier opgeven. Wanneer het aantal uren of het bedrag is bereikt, krijgt u desgewenst automatisch een melding van Urios.

Urenstaat

Onder andere voor het aanvragen van een bewerkelijke zaak kan het handig zijn om een simpele urenstaat te hebben die de gewerkte uren in de toevoeging toont. De urenstaat bevat alleen de kolommen Datum, Medewerker, Omschrijving en Tijdsduur.

1. Klik in Urios op de knop Rapport maken.
2. Klik vervolgens op de knop Toevoegingen en daarna op Urenstaat.
3. Selecteer het betreffende dossier uit de lijst en geef een periode op.
4. Tijdregels met omschrijving “reistijd” worden niet getoond in de hoofdtabel. De vinkjes “Print reistijd” en “Print reisafstanden” tonen de reistijd en/of eventuele kilometers in een aparte extra tabel.
5. De urenspecificatie verschijnt in concept in uw scherm. Vanuit hier kunt u de urenstaat ook opslaan als pdf of afdrukken.

Wilt u alleen de reistijd en -afstanden afdrukken van een bepaald dossier, zonder de uren? Dan bestaat hiervoor het rapport Reistijd en -afstanden, te bereiken via de knop Rapport maken > Toevoegingen.

Declareren in een toevoegingszaak

Door het dossier op ’Toevoeging’ te zetten, verschijnen bij het maken van een declaratie alleen de relevante opties, zoals Toevoeging declareren (vergoeding RvR, eigen bijdrage cliënt, proceskostenvergoeding) en Opvolgingsvergoeding.

Btw-instellingen voor een Eigen bijdrage-nota

De vraag of de Eigen bijdrage nu met of zonder btw is, zwerft al ruim een decennium rond. Ons inziens is het altijd helder geweest, en is de door de Raad voor Rechtsbijstand (RvR) opgelegde eigen bijdrage inclusief btw. Maar aangezien de interpretaties per kantoor verschillen is het in Urios mogelijk zelf in te stellen of de btw op de eigen-bijdrage-nota wel/niet wordt gespecificeerd.

Gelukkig heeft de Raad voor Rechtsbijstand in haar nieuwsbrief van september 2014 zich hier nu ook duidelijk over uitgelaten. Zij schrijft “Het antwoord op de vraag of u btw moet afdragen over de opgelegde eigen bijdrage luidt bevestigend. De eigen bijdrage die wordt opgelegd bij toekenning van gesubsidieerde rechtsbijstand is inclusief btw.“.

Dus mocht u op het moment nog geen btw specificeren op uw nota eigen bijdrage volg dan de volgende stappen in Urios.

1. Klik in Urios op de knop Instellingen wijzigen.
2. Ga naar instellingenpagina Declaraties > Btw
3. Kies in het vak Toevoeging voor de optie Btw verdelen over cliënt en Raad voor Rechtsbijstand (aanbevolen).
4. Klik op Opslaan en Sluiten om het instellingenscherm weer te sluiten.

Totale btw-last wijzigt niet

De totale btw-last voor uw kantoor wijzigt hiermee niet. Het door de RvR gespecificeerde btw-bedrag blijft gelijk. Dus mocht u dit totaal btw-bedrag voorheen boeken bij het toekennen of het uitbetalen door de RvR, dan boekt u dit bedrag nu verminderd met het aan de cliënt in rekening gebrachte btw-bedrag.

Urios rekent het juiste btw-bedrag voor u uit voor de Raad voor Rechtsbijstand.

Declaratie Eigen bijdrage gericht aan cliënt:

Declaratie Vergoeding Raad voor Rechtsbijstand:

De totale btw-last is in dit voorbeeld 34,02 + 175,89 = 210,00 zoals ook vermeld in onderstaande voorbeeldberekening van de RvR.

Kleine zakelijke cliënten kunnen btw aftrekken

Mocht u voor cliënten met een eenmanszaak, die recht hebben op een toevoeging, optreden in een zakelijk conflict dan heeft het vermelden van de btw op de nota Eigen bijdrage als voordeel voor deze ondernemer dat hij/zij de btw zakelijk kan aftrekken in de eenmanszaak.

Toevoegingsdeclaratie maken 

Wanneer u een beschikking van de Raad van Rechtsbijstand heeft ontvangen, staat hierop het bedrag dat op uw rekening zal worden gestort. U kunt u hier in Urios een Pro forma nota voor maken. Zo wordt het ontvangen bedrag op de juiste manier in uw boekhouding verantwoord.

Bij het declareren van de toevoeging vanuit Urios worden standaard twee declaraties opgesteld: een declaratie Eigen bijdrage aan de cliënt en een declaratie Vergoeding Raad voor Rechtsbijstand. De eerste declaratie stuurt u aan uw cliënt, de tweede is enkel voor de eigen administratie (pro forma nota).

Blijkt achteraf dat de vergoeding die u heeft ontvangen te hoog is? Dan kunt u bij het veld ‘Vergoeding RvR’ een negatief bedrag invoeren. Hier voert u dan het bedrag in dat u teveel heeft ontvangen met daarvoor een minteken.

Standaard staat de totaalvergoeding als één regel op de declaratie.

Bij Instellingen wijzigen > Dossiers > Voorkeuren kunt aangeven dat u de vergoeding wilt specificeren op de declaratie.

U kunt de toevoegingsdeclaratie als volgt genereren:

1. Klik op de knop Declaraties maken.
2. Klik op de knop 1 dossier of 1 relatie.
3. Zoek uw cliënt en/of dossier op.
4. Geef aan wat u wilt declareren. Als u klikt op Toevoeging declareren krijgt u de opties voor het declareren van een “Eigen bijdrage” of “Vergoeding RvR”. U kunt deze declaraties ook tegelijkertijd opmaken. Voer de gegevens in en klik op Volgende.
5. Er verschijnt een conceptnota op uw scherm. Als deze akkoord is kunt u deze definitief maken.

Omzet verdelen

Als u de beschikking van de RvR ontvangt kunt u hiervoor een pro forma nota (voor uw eigen administratie) maken in Urios. Standaard wordt deze omzet toebedeeld aan de behandelend advocaat (dossiereigenaar). Mochten er meerdere advocaten aan dit dossier hebben gewerkt, kunt u er na het maken van deze nota voor kiezen om de omzet te verdelen naar rato van de geschreven uren per advocaat.

Ga hiervoor naar tabblad Declaraties. Selecteer de betreffende declaratie en klik op de opdracht Verdeel omzet. Hier vindt u onderaan de tabel een blauw linkje ‘omzet verdelen naar rato van uren’, klik hierop. Klik vervolgens op Opslaan.

De omzet staat bij nota’s aan de RvR standaard op de dossiereigenaar, omdat Urios bij het maken van de nota niet weet of alle uren op dit dossier al geschreven zijn. High Trust-kantoren zullen deze nota wellicht al meer aan het begin van de zaak maken. Waar andere toevoegingskantoren dit juist aan het einde van de zaak maken.

Toevoeging uitsplitsen naar grootboekrekening

Bij de koppeling/export naar boekhouding kunt u aangeven op welke grootboekrekeningen de verschillende toevoegingsposten geboekt moeten worden.