★★★★★ 5/5

5/5 sterren op Google

PROBEER 30 DAGEN
Zoeken
Sluit dit zoekvak.

Nieuw in versie 2024.2

Als u de update uitvoert raden wij aan dit te doen op alle pc’s.
Hiermee worden mogelijke conflicten door verschillen in versies voorkomen.

In één minuut de updates ontdekken? Bekijk de video!

Koppeling met de Outlook-agenda

Onderdeel van de module Termijnen & Agenda

De afspraken die u in de Urios-agenda inplant kunnen nu geautomatiseerd in uw Outlook-agenda gezet worden en vice versa. Zo heeft u altijd het complete overzicht van uw afspraken, zittingen en termijnen en kunt u deze ook eenvoudig bekijken en beheren via de Outlook-app op uw smartphone.

Op dit moment is deze functie alleen beschikbaar voor persoonlijke agenda’s, niet voor gedeelde agenda’s.

Outlook synchroniseren met Urios agenda

Volg onderstaande stappen om de koppeling met de Outlook-agenda in te stellen.

Controleer de inlog van uw Microsoft 365-account

Voor deze koppeling is het belangrijk dat u inlogt in uw persoonlijke Microsoft 365-account. Het kan voorkomen dat u in uw browser automatisch wordt ingelogd in een ander account dan uw persoonlijke account. Om na te gaan of u inlogt met het juiste account kunt u onderstaande stappen volgen:

  1. Ga naar https://www.office.com/
  2. Klik op Aanmelden.
    1. Wordt u automatisch ingelogd? Controleer dan vervolgens rechtsboven in het scherm met welk account u bent ingelogd.
      1. Is dit uw persoonlijke account? (uwnaam@advocatenkantoor.nl) Ga dan verder naar de kop ‘Maak de koppeling en stel uw voorkeuren in’.
      2. Is dit niet uw persoonlijke account? Klik dan rechtsboven in het scherm op uw profiel en vervolgens op Aanmelden met een ander account. Log in met uw persoonlijke account.
    2. Wordt u niet automatisch ingelogd? Log dan in met uw persoonlijke account. (uwnaam@advocatenkantoor.nl)

Als inloggen in uw persoonlijke account is gelukt, gaat u terug naar Urios.

Maak de koppeling en stel uw voorkeuren in

  1. In Urios, klik op Instellingen wijzigen.
  2. Als er nog geen koppeling is tussen Urios en uw Microsoft 365-account dient u deze koppeling eerst te maken. Ga hiervoor naar Koppelingen > Microsoft 365.
  3. Klik op Inloggen. Er opent nu een browser. Kunt u kiezen uit meerdere Microsoft-accounts? Kies dan uw persoonlijke account. Vervolgens krijgt u een tabblad te zien waarin u ziet of de login is gelukt. Als dit het geval is, mag u de browser / dat tabblad sluiten.
  4. Ga naar Urios en vervolgens in het instellingenscherm naar Termijnen & Agenda > Outlook Agenda.
  5. U kunt vervolgens aangeven:
    1. Welke Outlook-agenda u in Urios wilt terugzien. De agenda-items uit Outlook kunt u herkennen aan de grijze kleur in de Urios-agenda. 
    2. Welke Urios-agenda u in Outlook wilt terugzien. 
      Let op: alleen Urios-agenda-items van itemtype afspraak, zitting en termijn zijn terug te zien in Outlook. Taken die zijn aangemaakt in Urios zijn alleen zichtbaar in de Urios-agenda. 
  6. Als u de gewenste agenda(‘s) heeft aangevinkt, klikt u op Nu synchroniseren.

Zet de agenda(‘s) in Outlook aan

Op desktop

  1. Open Outlook.
  2. Klik linksboven op het Agenda-icoontje.
  3. Vink aan de linkerkant de gewenste Urios Agenda aan. Deze wordt getoond als aparte agenda.

Op mobiel

  1. Open de Outlook-app.
  2. Klik onderaan op het Agenda-icoontje.
  3. Klik linksboven op het Agenda-icoontje (het menu).
  4. Vink de gewenste Urios Agenda aan. Deze wordt getoond als aparte agenda.

U kunt nu agenda-items uit Outlook terugzien in Urios en vice versa.

Heeft u vragen over het instellen van deze koppeling? Neem dan gerust contact met ons op via 072 512 22 05 of info@urios.nl.

Urios-agenda aanzetten op desktop.

Urios-agenda aanzetten op mobiel.

Dossiers archiveren en vernietigen

Verbeterd: dossiers archiveren


Vanaf het tabblad Dossiers kunt u een dossier in Urios archiveren. Deze optie vindt u aan de rechterkant onder het kopje Opdrachten.

Wanneer u een lopend dossier heeft geselecteerd ziet u hier de opties Sluiten / archiveren. Op het moment dat u hier op klikt, krijgt u de optie om het dossier te sluiten of te archiveren. We gaan nu voor de optie archiveren.

Voorheen kreeg u bij het archiveren van een dossier een aantal losse vragen achtereen. Om het archiveren overzichtelijker te maken, hebben we dit samengevoegd tot één scherm. Hierbij wordt gecontroleerd op openstaande…

  • tijdregels
  • voorschotten
  • verschotten
  • derdengelden
  • declaraties
  • agenda-items

Daarnaast kunt u direct de archiefdatum en de bewaartermijn opgeven. Deze informatie kunt u op een later moment gebruiken voor het vernietigen van dossiers waarvan de bewaartermijn is verstreken.

Is de bewaartermijn voor vrijwel alle dossiers hetzelfde? Dan kunt u een standaard bewaartermijn instellen.

  1. Klik op Instellingen wijzigen.
  2. Ga naar Dossier > Voorkeuren.
  3. Bij het kopje ‘Bewaartermijn’ kunt u een standaard bewaartermijn in jaren opgeven (het minimum is 5 jaar). U kunt deze bewaartermijn altijd aanpassen voor een specifiek dossier als u deze archiveert.
Dossier archiveren Urios

Nieuw: dossiers vernietigen in Urios

Doordat het nu mogelijk is de archiefdatum en bewaartermijn in te voeren bij het archiveren van een dossier, kunt u hiervan later een handig overzicht uitdraaien: het rapport ‘Dossier: Vernietigingslijst’. 

Dit rapport biedt een overzicht van dossiers waarvan de bewaartermijn is verstreken en van dossiers waarbij geen archiefdatum is opgegeven. 

Omdat het opgeven van een archiefdatum nieuw is, zal de tweede lijst in de eerste instantie langer zijn. Zo krijgt u echter wel in één oogopslag duidelijk in beeld welke dossiers gearchiveerd zijn en kunt potentieel vanuit uw eigen administratie nagaan welke dossiers vernietigd mogen worden (lees: verwijderd mogen worden uit Urios).

Vervolgens kunt u de te vernietigen dossiers opzoeken via het tabblad Dossiers. Als u hier een gearchiveerd dossier selecteert verschijnt onder het kopje Opdrachten de optie Vernietigen / heropenen. Op het moment dat u hier op klikt, krijgt u de optie om het dossier te vernietigen of te heropenen. We gaan nu voor de optie vernietigen.

Er verschijnt nu een controlescherm. Hier kunt u de dossierinformatie nalopen en besluiten of u het dossier definitief wilt vernietigen. Om het vernietigen definitief te maken dient u een bevestigingscode over te typen die onderaan het scherm in beeld verschijnt.

Belangrijk: Urios verwijdert de inhoud van uw dossiermappen niet. U dient de verwijdering van dossiermappen op uw opslaglocatie zelf op te nemen in uw workflow.

Dossier vernietigen Urios

Toevoegingen nog makkelijker administreren en beheren

Tijdgrens aangeven per toevoeging

Op het tabje Toevoeging bij het dossier kon u al veel toevoegingsinformatie kwijt. Daaraan is nu toegevoegd dat u de tijdgrens in uren van een toevoeging kunt invullen.

Op het moment dat u tijd schijft op deze toevoeging, krijgt u een melding bij overschrijding van deze tijdgrens.

Toevoegingen - Tijdgrens Urios

Tijdregels koppelen aan een toevoeging

Hierop volgend is het nu ook mogelijk om tijdregels te koppelen aan een toevoeging. Bij het invoeren van een nieuwe tijdregel kunt u bij het veld ‘Toevoeging’ de gewenste toevoeging selecteren. Urios selecteert automatisch de meest recente toevoeging.

Vervolgens kunt u met het nieuwe toevoegingsrapport ‘Uren en tijdgrens’ snel per dossier en toevoeging zien wat de ingevulde tijdgrens is en hoeveel uur u al heeft besteed. U vindt dit rapport via de knop aan de linkerkant Rapport maken > Toevoeging.

Toevoeging - Koppelen aan tijdregel Urios

Status ‘gedeclareerd’ voor toevoegingen

Verder hebben we op het tabje Toevoeging bij het dossier een nieuwe status toegevoegd voor toevoegingen: gedeclareerd.

De status die hier is aangegeven is terug te vinden op het tabblad Tijdregels in de kolom ‘Status’. Voorheen heette deze kolom ‘Gedeclareerd’ en toonde deze voor toevoegingsdossiers alleen de status ’toevoeging’.

Met deze nieuwe weergave ziet u dus sneller de juiste status van de ingevoerde tijdregels. Bijkomend voordeel is dat wanneer u een toevoeging op ‘gedeclareerd’ heeft gezet, de tijdregels hier ook uit beeld verdwijnen als u de dataselectie heeft ingesteld op ‘Gedeclareerd: Nee/Deels’.

Voert toevoegingsstatus door bij cliënt

Voorheen moest u als de status van een toevoeging veranderde dit altijd op twee plekken doorvoeren: bij het dossier op tabje Toevoeging en op tabje Partijen bij de cliënt. Dit hebben we aangepast.

Als u nu op tabje Toevoeging de status van de toevoeging wijzigt naar ’toegewezen’ of ‘afgewezen’, stelt Urios de vraag of u dit direct wilt doorvoeren op tabje Partijen bij de cliënt. Zo hoeft u het niet meer zelf op twee plekken door te voeren.

E-mails en bijlagen opslaan

Onderdeel van de module Documentenbeheer

Het opslaan van e-mails vanuit Outlook kan sinds een paar jaar. In deze functionaliteit hebben we twee wijzigingen doorgevoerd.

1. Kies zelf een standaard patroon voor de bestandsnaam

Voorheen kon u e-mailbestanden en -bijlagen alleen opslaan volgens een automatisch gegenereerd patroon van Urios. Vanaf deze versie is het mogelijk uw eigen patroon in te stellen.

Denk hierbij aan de notatie van de datum in de bestandsnaam, met of zonder streepje:

  • [JAAR]-[MND]-[DAG] – 20 juni 2024 wordt dan 2024-06-20.
    Dit is de standaard datumweergave van Urios.
  • [JAAR][MND][DAG] – 20 juni 2024 wordt dan 20240620.

Als u het huidige patroon wilt aanpassen, volgt u onderstaande stappen:

  1. In Urios, klik op Instellingen wijzigen.
  2. Ga naar Documentenbeheer > Microsoft Outlook.
  3. Ga naar kopje ‘Bestandsnaam (kantoor-instelling)’.
  4. Geef hier het door u gewenste standaardpatroon voor e-mailbestanden en -bijlagen op.
  5. Klik op Opslaan en Sluiten.
  6. Herstart Outlook om de wijzigingen te activeren.

Alle e-mailbestanden en bijlagen die u vanaf nu opslaat worden gegenereerd volgens het nieuwe patroon.

2. Check op het dossier- en referentienummer

Wanneer u een e-mail vanuit Outlook opslaat, keek Urios voorheen alleen naar de e-mailadressen die aan deze e-mail zijn gekoppeld. Op basis hiervan verscheen een selectie van één of meerdere relevante dossiers.

Vanaf deze versie controleert Urios ook het onderwerp van de e-mail. Correspondeert een nummer in het onderwerp van de e-mail met een dossiernummer of referentienummer dat is ingevoerd in Urios? Dan kan hiermee de selectie nog meer verkleind worden.

Dit is voornamelijk van toegevoegde waarde wanneer er een relatie in Urios staat die aan veel dossiers is gekoppeld, bijvoorbeeld een verzekeraar of een werkgever die bij veel dossiers is betrokken. Dit voorkomt dat er een hele grote voorselectie is, waardoor u alsnog zelf het dossier moet opzoeken.

Beter overzicht van documenten

In het dossier in Urios bij tabje Documenten hebben we een aantal wijzigingen doorgevoerd om het overzicht van uw documenten te verbeteren.

Overzicht van bestanden per submap

Waar voorheen alle bestanden onder elkaar stonden, hebben we het vanaf deze versie gesorteerd op submap. Zo ziet u in één oogopslag in welke submap een bestand staat, ook wanneer u een zoekopdracht intypt.

Dataselectie compacter gemaakt

Voorheen werden de namen van alle submappen en bestandstypes bovenin getoond. Wanneer u veel submappen hebt, nam dit veel ruimte in beslag. Daarom hebben we dit onderdeel compacter gemaakt. In plaats van direct te kunnen klikken op een submap of bestandstype, dient u nu eerst te klikken op het filter voor bestandstype en/of submap.

Verbetering Urios Phone Helper

Belt u op kantoor via VoIP, ofwel ‘internet’? Dan maakt u hier wellicht al gebruik van in combinatie met Urios. Als een koppeling is ingesteld tussen Urios en uw VoIP-software kunt u eenvoudig bellen vanuit Urios en ziet u inkomende gesprekken in uw scherm verschijnen.

We hebben een aantal wijzigingen aangebracht aan het schermpje dat verschijnt bij inkomende gesprekken, zodat u nog efficiënter met uw tijd kunt omgaan.

  • Naast de knop Start stopwatch zijn nu ook de knoppen Open relatie en Open dossier toegevoegd. Zo kunt u snel de gewenste gegevens in beeld krijgen of uw telefoongesprek timen.
  • De vormgeving is aangepast, zodat deze meer in lijn is met het nieuwe uiterlijk van Urios. De kleuren van de knoppen corresponderen met de kleuren van de tabbladen.
Bellen via VoIP Urios

GSR-uren administreren

Onderdeel van de module Insolventies

Vanaf deze versie is het mogelijk om bij een tijdregel aan te geven of deze valt onder de Garantstellingsregeling Curatoren (GSR). Dit zorgt ervoor dat u:

  • bedragmelders kunt instellen specifiek voor deze uren
  • wel- en niet-GSR-uren in één dossier kunt bijhouden
  • bij verslagen en verzoeken onderscheid kunt maken tussen wel- en niet-GSR-uren

Geef bij tijdregels van insolventiedossiers aan of deze onder de GSR vallen.

GSR - Bedragmelder Urios

Voer bedragmelders in voor insolventiedossiers. Geef aan of deze bedragmelder van toepassing is op alle uren, op niet-GSR-uren of alleen op GSR-uren.

GSR - Rapport tijdregistratie Urios

Geef bij verslagen en verzoeken aan of u deze wilt uitdraaien voor alle uren, voor niet-GSR-uren of alleen voor GSR-uren.

Overige wijzigingen

Relaties

Op tabblad Relaties is het nu ook mogelijk om te filteren op relaties zonder categorie, ‘(geen)’. Zo krijgt u eenvoudig relaties in beeld die (nog) niet gekoppeld zijn aan een relatiecategorie.

Dossiers

  • Op tabblad Dossiers is de kolom ‘Referentie’ toegevoegd. In deze kolom wordt het referentienummer getoond dat bij het dossier, tabje Partijen is toegevoegd bij de partij.
  • Wanneer u een dossier openklikt ziet u op tabje Overzicht nu een tabel die alle declaraties toont die voor dit dossier zijn gemaakt. U ziet hier het declaratienummer, de declaratiedatum, het bedrag en de status. U kunt de declaraties direct vanuit dit overzicht openen.

Declaraties

  • Op tabblad Declaraties is de opdracht ‘Maak herinnering’ toegevoegd. Zo kunt u direct vanaf dit tabblad een openstaande declaratie herinneren.
  • Op de specificatie bij een declaratie staat nu ook de btw en het bedrag inclusief btw vermeld.
  • Bij periode declareren is nu ook een kolom ‘Dossiereigenaar’ toegevoegd. Zo kunt u eenvoudiger batches uitdraaien per dossiereigenaar.

Heeft u vragen over de updates uit deze versie? Of andere vragen over Urios? Neem dan gerust contact met ons op via 072 512 22 05 of info@urios.nl.