Overstappen van AdvocaatCentraal naar Urios
Bij Urios snappen we dat kiezen voor een ander softwarepakket een grote stap is. U wilt uiteraard een weloverwogen beslissing nemen, zodat u weer jaren toekunt met uw nieuwe pakket. En niet over enkele jaren misschien weer gedwongen wordt over te stappen. Juist ook om die reden is Urios de weloverwogen keuze!
Urios bestaat ruim 20 jaar en is in gebruik bij meer dan 300 advocatenkantoren door heel Nederland. Wij zijn voornemens hier nog heel lang als zelfstandige partij mee door te gaan. We hebben ideeën genoeg om ons pakket nog verder te ontwikkelen en vinden het zelf ook erg prettig om korte lijnen te houden met onze gebruikers. U kent ons, wij kennen u. Iets wat helaas niet bij iedere leverancier het geval is.
Qua functionaliteiten zullen AdvocaatCentraal en Urios elkaar niet veel ontlopen. Maar als u Urios overweegt als alternatief, is het belangrijk te weten dat er één groot verschil is in de werking van de systemen. AdvocaatCentraal is namelijk een webapplicatie, te bereiken via uw browser. Urios is een desktopapplicatie waarmee u ook in de cloud kunt werken, maar dan op een andere manier dan met AdvocaatCentraal.
Omdat Urios een desktopapplicatie is, kunt u zelf kiezen waar u uw data wilt opslaan. Dat kan bij Urios, maar ook bij uw systeembeheerder of andere IT-partij. U kunt er zelfs voor kiezen al uw data binnen uw eigen kantoormuren te houden, zoals veel high profile-kantoren doen. U beslist.
Van een kantoor zelf horen hoe Urios hen bevalt?
We hebben al meerdere kantoren mogen begeleiden van AdvocaatCentraal naar Urios. Wilt u van deze kantoren zelf horen hoe zij de overstap hebben ervaren en hoe Urios hen nu bevalt? Neem gerust contact met ons op. Dan brengen wij u met hen in contact.
Opslagmogelijkheden Urios vs. AdvocaatCentraal
Urios
- Werk lokaal en host zelf uw database op uw eigen server op kantoor
- Werk vanaf verschillende locaties in de cloud middels:
- De Urios Online werkplek.
- Een terminal server-omgeving waarin Urios geïnstalleerd wordt door uw IT-partij.
- Een zogenoemde best of breed-oplossing, ook wel hybride werken genoemd.
Inloggen via uw webbrowser is met Urios nog niet mogelijk.
AdvocaatCentraal
Log via uw webbrowser in bij het webportaal van AdvocaatCentraal met uw gebruikersnaam en wachtwoord. In deze omgeving staat al uw data en zijn al uw bestanden opgeslagen.
Bij AdvocaatCentraal kunt u niet zelf bepalen waar u al uw data en stukken wilt opslaan.
Deze data kunnen we overzetten naar Urios
Omdat we al meerdere datamigraties van AdvocaatCentraal naar Urios hebben gedaan, weten we dat we veel van uw huidige data kunnen overzetten. Elk kantoor gebruikt AdvocaatCentraal echter net weer op een andere manier, waardoor we altijd maatwerk moeten verrichten. Hieronder ziet u welke data we kunnen overzetten.
Dossiers
- Dossiernummer
- Dossiernaam
- Archiefnummer
- Dossiereigenaar
- (Uur)tarief
- Fase
Relaties
- NAW-gegevens
- Contactinformatie
Dossierpartijen
- Cliënten
- Wederpartij
- Overige relaties
Tijdregels
- Wel/niet gedeclareerd
- Factor
- Tijdsduur
- Afkortingen
Verschotten
- Wel/niet gedeclareerd
Medewerkers
- Verkorte naam
- Volledige naam
Toevoeging
- Wel/niet toevoeging
- Toevoegingsnummer
- Datum aanvraag
Documentmigratie
Documentmigratie vanuit dit pakket is niet nodig. Wel is er maatwerk nodig om de dossiermappen van AdvocaatCentraal te koppelen met Urios. Deze werkzaamheden worden gefactureerd op nacalculatie à € 95,- per uur.
Werk met uw vertrouwde applicaties
Urios koppelt met Microsoft Outlook voor het genereren van e-mails en het opslaan van e-mails in de dossiermap. Dankzij de koppeling met Microsoft Word genereert u eenvoudig documenten vanuit Urios met behulp van codes.
Urios heeft een live-koppeling en exportfunctie voor Twinfield. Gebruikt u liever een ander programma voor uw boekhouding? Dan heeft u keuze uit vele andere boekhoudpakketten waarbij u gebruik kunt maken van de exportfunctie of de e-mailkoppeling.
Zo werkt overstappen naar Urios
Voorbereiding
Een goede voorbereiding is het halve werk. Daarom vragen wij u en uw systeembeheerder alvast onderstaande zaken te organiseren of verzamelen.
- Back-up aanleveren voor proefmigratie
Lever een back-up aan van uw huidige database voor de proefmigratie (vaak door uw IT-partij) . Dit kan op elk gewenst moment. Door het uitvoeren van de proefmigratie komen we op de dag van definitieve migratie niet voor verrassingen te staan. Bovendien kunt u alvast zien hoe uw data uit AdvocaatCentraal er in Urios uit komt te zien! - Definitieve migratiedatum plannen
De definitieve migratie kan op alle werkdagen worden ingepland. Wij reserveren hier een hele werkdag voor. Onze ervaring leert dat ieder kantoor een andere voorkeur heeft, dus wij gaan graag met u in overleg om een voor u gunstig moment te bepalen. Plan een migratie bijvoorbeeld niet op de eerste van de maand als er dan ook gedeclareerd moet worden. Dit geeft onnodige druk. Wilt u potentieel overstappen op een populair moment, einde van het boekjaar bijvoorbeeld, neemt u dan ruim voor die tijd contact met ons op. - Huisstijlservice (optioneel)
Als u gebruik wilt maken van de Huisstijlservice, hebben wij een voorbeeld nodig van een factuur, een specificatie, een herinnering en een Word-document plus uw kantoorlogo in hoge resolutie. - Modellen omzetten naar Urios-formaat (optioneel)
Indien van toepassing: bestaande Word-modellen die u gebruikt voor uw opdrachtbevestiging, stukken, overige brieven etc. omvormen naar Urios-formaat, zodat u deze meteen vanuit Urios kunt gebruiken. Dit kunt u eventueel zelf doen met behulp van onze handleiding. Hier zou u al mee kunnen starten in de periode voor de migratie. Het is handig te beginnen met het meest gebruikte model. U kunt het maken van Word-modellen ook aan ons uitbesteden. - Interne communicatie over migratie
Kantoorgenoten en collega’s informeren over de op handen zijnde migratie. Zorg ervoor dat iedereen weet dat die dag de systemen beperkt beschikbaar zijn en er niet in bestaande dossiers en documenten gewerkt kan worden (in verband met de back-up). Uw collega’s kunnen zich voorbereiden door benodigde stukken te printen of door die dag vrij te nemen. - Instellingen doen in Urios
Wees ervan bewust dat u na een datamigratie wel een gevulde database tot uw beschikking heeft, maar dat nog niet al uw voorkeursinstellingen zijn gedaan. Een aantal kleine onderdelen verzorgen wij voor u, zoals de nummering, maar andere instellingen zult u zelf nog moeten doen. Denk hierbij aan teksten die op uw facturen moeten komen, de betalingstermijn bij een herinnering, een begeleidende e-mail etc. Plan hiervoor eventueel een workshop op locatie in of zorg ervoor dat iemand, bijvoorbeeld een collega van het secretariaat, beschikbaar is om het instellen hiervan op zich te nemen. Het hoeft niet allemaal in één keer. Sommige dingen zijn belangrijker dan andere, maar om prettig met Urios te werken is een goed instelde database logischerwijs noodzakelijk.
Huisstijlservice facturen (optioneel)
Eenmalig € 95,-
Een sjabloon voor een factuur, specificatie en herinnering in uw huisstijl.
Word-modellen omzetten (optioneel)
€ 30,- per model
Uw bestaande modellen uit AdvocaatCentraal omzetten naar modellen die geschikt zijn voor Urios.
Datamigratie
De avond voor de definitieve migratie, of vroeg in de ochtend, ontvangen wij van uw IT-partij de meest recente back-up van uw data uit AdvocaatCentraal. Deze data wordt overgezet naar een Urios-database. Gegevens die u na het maken van deze back-up invoert in AdvocaatCentraal, worden dus niet meer overgezet naar Urios. Wij raden daarom ook aan pas weer nieuwe dossiers en tijdregels in te voeren zodra u in Urios kunt werken.
Maximaal één dag niet tijdschrijven
In de praktijk zal uw kantoor het grootste deel van de migratiedag geen tijd kunnen schrijven in een van beide systemen; het oude systeem mag niet meer gebruikt worden, het nieuwe systeem is nog niet in de lucht. Dit is iets om rekening mee te houden bij het plannen van een datum voor de migratie. Uiteraard kunt u uw gewerkte tijd ergens noteren en op een later moment, met terugwerkende kracht, invoeren in Urios. U kunt wel gewoon gebruikmaken van andere programma’s of uw e-mail. Let wel op dat u op dat moment dus geen nieuwe bestanden, e-mails of andere data kunt ‘opslaan’ in uw dossiers. Dit kan pas weer als alles aan elkaar is gekoppeld.
Dossiermappen opnieuw koppelen
De migratie van de database en het koppelen van de dossiermappen gebeurt op dezelfde werkdag. AdvocaatCentraal biedt, in tegenstelling tot de andere webapplicaties, de mogelijkheid uw digitale dossiers ook te benaderen via Windows Verkenner. Dit maakt het voor Urios makkelijk om uw dossiermappen uit AdvocaatCentraal opnieuw te koppelen aan Urios. Dit betekent voor u dat er geen sprake is van een volledige documentmigratie. Het koppelen van de mappen en instellen van de module worden in rekening gebracht op basis van nacalculatie.
Urios instellen naar eigen werkwijze
Op de dag van de definitieve migratie kan in de loop van de middag al een begin worden gemaakt met het instellen van Urios. Dit kunt u zelf doen, maar hier kunt u ook een workshop op locatie voor inplannen. De workshop duurt 3 uur en wordt opgedeeld in een korte uitleg over het gebruik van Urios en uitleg over de instellingen die nodig zijn.
Een workshop is zeker aan te raden als uw kantoor uit meerdere medewerkers bestaat. Zo weet u zeker dat u allemaal dezelfde werkwijze hanteert, wat zorgt voor meer efficiëntie.
Datamigratie
Vanaf € 750,- (eenmalig)
De datamigratie bestaat uit dataverzameling, een proefmigratie en de definitieve migratie. Al met al zal de definitieve migratie ongeveer één werkdag in beslag nemen. Wij zullen u ook helpen met de basisinstellingen voor uw kantoor.
Documentmigratie
Niet nodig
Documentmigratie is niet nodig. Wel moeten de bestaande dossiermappen worden verplaatst en opnieuw worden gekoppeld aan Urios. Het verplaatsen is de taak van uw systeembeheerder. Het opnieuw koppelen doen wij. Afhankelijk van de overeenkomsten tussen de oude en nieuwe structuur komen hier meerkosten bij kijken. Dit communiceren we van tevoren.
Starten met Urios
Wanneer de migratie van uw data naar een Urios-database is afgerond, kunt u direct uw data inzien en eventuele tijd alvast invoeren. Voor verder gebruik is het noodzakelijk Urios goed in te stellen. Bij het afronden van de migratie doen wij alvast een aantal basisinstellingen voor u. Zo voeren we alvast de nummerpatronen in – die we met u hebben afgestemd – voor uw dossiers, relaties en declaraties, stellen we de module Documenten Beheren en Genereren voor u in en als u al een account heeft bij Mollie – om iDEAL-betalingen te accepteren – kunnen we deze ook alvast voor u koppelen. Een aantal andere zaken, zoals het koppelen van Outlook aan Urios, wordt ook alvast in samenwerking met uw IT-partij gedaan.
Er zijn ook nog een aantal dingen die u zelf dient te doen, zoals:
- Invullen of aanvullen van uw kantoorgegevens en contactgegevens van de advocaten.
- Aanmaken van één of meerdere nieuwe tariefgroepen.
- Instellen van de ‘Standaard medewerker’ per werkplek ten behoeve van het sneller tijdschrijven en het gebruik van de Urios Stopwatch.
- Invullen van standaard teksten voor de verschillende soorten facturen en herinneringen. Vanuit Urios kunt u declareren in verschillende talen. Deze vertaling moet ook worden ingevuld in Urios.
- De opmaak van uw begeleidende e-mails bij de declaraties en herinneringen.
Workshop: op locatie of online
Een workshop zal u zeker op weg helpen. Urios is echter zo intuïtief ingericht dat u dit ook heel goed zelf kunt doen met behulp van onze handleiding. Ook hiervoor moet u wel wat tijd reserveren. Mocht u er niet uitkomen met de handleiding, bel dan gerust met onze goed bereikbare helpdesk.
Onze ervaring leert dat er de eerste weken nog wat gebruikersvragen zijn. Ook is het vaak fijn dat bij de eerste facturatieronde nog iemand van Urios meekijkt. Daarna gaat alles al snel zijn gangetje en worden we alleen nog gebeld voor de incidentele en lastigere vragen. Door mee te kijken op uw scherm, kunnen wij altijd de benodigde support verlenen en kunt u snel weer verder.
Workshop op locatie (optioneel)
Eenmalig € 495,-
We richten de workshop uiteraard zo in dat uw kantoor er écht iets aan heeft. Dus geen standaard riedeltje, maar 100% toegepast op de werkwijze van uw kantoor.
Vaak is het handig de workshop op te delen in een korte introductie van Urios aan de tijdschrijvers en daarna een uitgebreide toelichting op alle instellingen, het aanmaken van dossiers en factureren vanuit Urios voor het secretariaat.
De workshop heeft een duur van een dagdeel á 3 uur op locatie. Een prijsafspraak maken voor een gehele dag is ook mogelijk.
Online workshop (optioneel)
Eenmalig € 195,-
Liever een online workshop? Dit werkt vaak prima voor kantoren met één of twee Urios-gebruikers. Woont u de workshop bij met drie of meer mensen? Dan adviseren wij een workshop op locatie.
“Onze overstap is het levende bewijs dat Urios écht iets doet met je input. Voordat ik wilde overstappen, had ik wat suggesties voor functionaliteiten. We hebben goed contact gehouden en een paar jaar later voldeed Urios helemaal aan mijn verwachtingen. Nog steeds werk ik met veel plezier met dit programma en met de mensen die het mogelijk maken!”
– Heikens Advocatenkantoor, Amsterdam (sinds 2018)
“Onze IT-partij schoof Urios naar voren als alternatief voor AdvocaatCentraal. Na een korte demonstratie van de mogelijkheden waren we al snel verkocht. Het programma werkt heel intuïtief en de support is geweldig. Na ruim 10 jaar gebruiken wij Urios nog steeds naar volle tevredenheid.”
– Advocatenhuys Velperweg, Arnhem (sinds 2011)
Praktische informatie
Proefmigratie
Ter voorbereiding van de echte datamigratie voeren we altijd een proefmigratie uit. Zo weten we zeker dat alle data op de correcte manier wordt uitgelezen in Urios. Het resultaat van deze proefmigratie nemen we met u door, zodat u de overgezette data zelf kunt controleren.
KOSTEN
De kosten van de proefmigratie zijn verwerkt in de datamigratie. Als uw kantoor een proefmigratie wil uitvoeren alvorens een beslissing te nemen, rekenen we 50% van de kosten van de complete migratie. Deze kosten vervallen als uw kantoor alsnog voor Urios kiest.
Datamigratie
Voor de definitieve datamigratie reserveren wij een hele werkdag. Hierbij zorgen we ervoor dat u altijd één aanspreekpunt heeft die gedurende deze dag beschikbaar is. Het is prettig als uw IT-partij die dag goed bereikbaar is voor eventuele toegangsvereisten en vragen vanuit onze kant.
De datum voor datamigratie bepalen we uiteraard in overleg met uw kantoor.
KOSTEN
De vanaf-prijs voor de definitieve migratie is € 750,-. Voor avonden, weekenden of feestdagen is een toeslag van 50% van toepassing.
Facturatie
Wij factureren de totale kosten van een migratie – met eventuele kosten voor de huisstijlservice, Word-modellen en workshop – achteraf, tegelijkertijd met de licenties die een jaar vooruit worden gefactureerd.
Extra cloud diensten
Als u besluit in de cloud te gaan werken met Urios heeft u meestal de Urios Cloud Database nodig. Voor opslag van bestanden kunt u kiezen voor een andere cloud provider, zoals SharePoint/OneDrive (bij een Microsoft 365 abonnement) of Google Drive. Als u gebruik gaat maken van een terminal server, heeft u geen van voorgenoemde diensten nodig.
Urios Cloud Database
In deze database staan alle gegevens die u direct kunt terugvinden in Urios. Denk aan relaties, dossiers, tijdregels en declaraties.
Veelgestelde vragen
Met het uitvoeren van een migratie wordt er zoveel mogelijk informatie uit uw huidige/oude softwarepakket naar Urios verhuisd. Deze informatie kan bestaan uit data uit het pakket zelf, zoals dossiernummers, tijdregels of het nummer van een Toevoeging, maar kan ook bestaan uit bestanden zoals Word documenten, pdf bestanden of opslagen e-mails.
Bij Urios spreken we globaal over 3 soorten migraties: datamigratie, documentmigratie en e-mailmigratie. De eerste is altijd mogelijk. De andere twee zijn afhankelijk van een aantal factoren. Wij bekijken graag de mogelijkheden met u.
Onder datamigratie verstaan we het overzetten van de data uit de database van uw oude pakket naar Urios. Dit zijn ten minste uw tijdregels, relaties en dossiergegevens. Eventuele documenten of andere bestanden staan hier los van.
Een documentmigratie is het overzetten van de documenten vanuit uw huidige opslagomgeving naar uw nieuwe omgeving. Of dit nodig is hangt af van uw huidige werkwijze en locatieopslag.
Wanneer is het meestal wel nodig?
Als u eerder werkte met een online applicatie zoals Legalsense, BaseNet, Kleos of Advocaat Centraal, is een documentmigratie vrijwel altijd nodig.
Wanneer is het meestal niet nodig?
Als u werkte met LegalEagle, CCLaw, Fidura of Cicero dan hoeven de dossiermappen meestal alleen te worden verplaatst en opnieuw te worden gekoppeld. Er is dan geen sprake van een volledige documentmigratie, alleen een verhuizing.
Ook als u al met een cloud drive (bijv. SharePoint, OneDrive en Google Drive) werkt waarop uw documenten staan opgeslagen is geen migratie nodig. In dit geval hoeven wij alleen de koppeling met de cloud drive te maken.
E-mailmigratie is het migreren van uw e-mailberichten en/of het verhuizen van uw gehele, in de meeste gevallen, Office 365 account. Dit is iets wat volledig buiten de migraties van een database of documenten valt en Urios niet voor u kan verzorgen.
Uw huidige systeembeheerder of cloud provider is de aangewezen persoon om hierover mee in gesprek te gaan. Zij kunnen u adviseren of migratie hiervan noodzakelijk is of dat er andere opties zijn.
Verreweg de meeste kantoren werken met Outlook, veelal in combinatie met Office 365. Urios biedt zelf geen e-mail diensten aan, maar wel een koppeling (Add-in) met Outlook. Hiermee kunt u eenvoudig een kopie van ingekomen en uitgaande e-mailberichten opslaan in uw dossiers.
In het kort is een database de plek waar alle informatie uit uw softwarepakket wordt opgeslagen. Denk hierbij aan dossiernamen, dossiernummers, relaties, tijdregels en tariefbeleid. Documenten vallen hier niet onder.
Een meer technische uitleg
Meerdere records samen vormen de informatie in de database zoals o.a. de dossiernummers en namen, de ingevoerde partijen, uw tijdregels, de declaraties maar ook de definitie van uw tariefbeleid, status van het dossier en alle overige instellingen. De verschillende onderdelen bestaan uit meerdere records en vormen samen de hele structuur van de database. Een groot deel van deze informatie kunnen wij migreren naar een Urios database, maar een deel helaas ook niet.
Wat wij altijd kunnen migreren zijn de dossiernamen en nummers, uw relaties en alle tijdregels. Declaraties en herinneringen kunnen bijna nooit overgezet worden. Daarom wordt in de praktijk vaak het oude pakket nog enkele maanden ernaast gehouden om hierin het debiteurenbeheer af te wikkelen.
Een cloud drive is een centrale opslaglocatie waarop uw documenten en andere bestanden kunnen worden opgeslagen. Het grootste voordeel van een cloud drive is dat u locatieonafhankelijk kunt werken en dus altijd en overal toegang heeft tot uw documenten. Uiteraard in een goed beveiligde omgeving.
Heeft u vragen omtrent overstappen naar Urios?
Laat een terugbelverzoek achter. Dan nemen wij vrijblijvend contact met u op om u vragen omtrent overstappen te beantwoorden.
Neemt u liever zelf contact met ons op? Bel ons op 072 512 22 05.