Overstappen van AdvocaatCentraal naar Urios

Bij Urios snappen we dat overstappen naar andere software niet zomaar iets is. U wilt uiteraard een weloverwogen beslissing nemen, zodat u weer jaren toe kunt met uw nieuwe pakket. Daarom helpen wij u hier graag bij. 

Belangrijk om te weten is dat Urios en AdvocaatCentraal qua functionaliteit misschien niet zo heel veel verschillen, maar er wel een aantal grote verschillen zijn tussen deze twee pakketten. Onder andere de manier van werken en de opslaglocatie van uw data.

AdvocaatCentraal is een webapplicatie en Urios is een desktopapplicatie. Bij Urios kiest u, als gebruiker, zelf waar uw data wordt opgeslagen. U kunt uw data opslaan bij Urios, bij uw eigen systeembeheerder of een andere IT-partij. Daarnaast zijn er ook veel (high profile) kantoren die er bewust voor kiezen al hun data binnen de eigen muren te houden. Dit is ook mogelijk met Urios. 

Van een kantoor zelf horen hoe Urios hen bevalt?

We hebben al meerdere kantoren mogen begeleiden van AdvocaatCentraal naar Urios. Wilt u van deze kantoren zelf horen hoe zij de overstap hebben ervaren en hoe Urios hen nu bevalt? Neem gerust contact met ons op. Dan brengen wij u met hen in contact.

Opslagmogelijkheden Urios vs. AdvocaatCentraal

Urios

  1. Werk lokaal en host zelf uw database op uw eigen server op kantoor
  2. Werk vanaf verschillende locaties in de cloud middels:
    • De Urios Online werkplek.
    • Een terminal server-omgeving waarin Urios geïnstalleerd wordt door uw IT-partij.
    • Een zogenoemde best of breed-oplossing, ook wel hybride werken genoemd.

Inloggen via uw webbrowser is met Urios nog niet mogelijk.

AdvocaatCentraal

Log via uw webbrowser in bij het webportaal van AdvocaatCentraal met uw gebruikersnaam en wachtwoord. In deze omgeving staat al uw data en zijn al uw bestanden opgeslagen.

Bij AdvocaatCentraal kunt u niet zelf bepalen waar u al uw data en stukken wilt opslaan.

Deze data kunnen we overzetten naar Urios

Omdat we al meerdere datamigraties van AdvocaatCentraal naar Urios hebben gedaan, weten we dat we veel van uw huidige data kunnen overzetten. Elk kantoor gebruikt AdvocaatCentraal echter net weer op een andere manier, waardoor we altijd maatwerk moeten verrichten. Hieronder ziet u welke data we kunnen overzetten.

Medewerkers

  • Verkorte naam
  • Volledige naam

Tariefbeleid

  • Naam
  • Tarief

Dossiers

  • Dossiernummer
  • Dossiernaam
  • Archiefnummer
  • Dossiereigenaar
  • Tariefgroep
  • Fase

Toevoeging

  • Wel/niet toevoeging
  • Toevoegingsnummer
  • Datum aanvraag

Relaties

  • NAW-gegevens
  • Contactinformatie

Partijen

  • Cliënten
  • Wederpartij
  • Overige relaties
  • Extra rollen
  • Percentages

Activiteiten

  • Wel/niet gedeclareerd
  • Factor
  • Tijdsduur
  • Afkortingen

Verschotten

  • Wel/niet gedeclareerd

Documentmigratie

Documentmigratie vanuit dit pakket is  niet nodig. Wel is er maatwerk nodig om de dossiermappen van AdvocaatCentraal te koppelen met Urios. Deze werkzaamheden worden gefactureerd op nacalculatie à € 95,- per uur.

Werk met uw vertrouwde applicaties

Office 365

Urios koppelt met Microsoft Outlook voor het genereren van e-mails en het opslaan van e-mails in de dossiermap. Dankzij de koppeling met Microsoft Word genereert u eenvoudig documenten vanuit Urios met behulp van codes.

Twinfield OUD

Urios heeft een live-koppeling en exportfunctie voor Twinfield. Gebruikt u liever een ander programma voor uw boekhouding? Dan heeft u keuze uit vele andere boekhoudpakketten waarbij u gebruik kunt maken van de exportfunctie of de e-mailkoppeling. 

Zo werkt overstappen naar Urios

STAP 1: VOORBEREIDING

Voorbereiding

Een goede voorbereiding is het halve werk. Daarom vragen wij u en uw systeembeheerder alvast onderstaande zaken te organiseren of verzamelen.

  1. Aanleveren van een back-up van uw huidige database door uw IT-partij voor de proefmigratie. Dit kan op elk gewenst moment. Door het uitvoeren van de proefmigratie komen we op de echte migratie-dag niet voor verrassingen te staan. Bovendien kunt u alvast zien hoe uw data uit AdvocaatCentraal er in Urios uit komt te zien! 
  2. Plannen van een definitieve migratiedatum in. De definitieve migratie kan op alle werkdagen worden ingepland. Wij reserveren hier een gehele werkdag voor. Onze ervaring heeft ons geleerd dat ieder kantoor een andere voorkeur heeft, dus wij gaan graag met u overleg om voor u een gunstig moment te bepalen. Plan een migratie niet op de eerste van de maand als er dan ook gedeclareerd moet worden. Dit geeft onnodige druk. Wilt u potentieel overstappen op een populair moment, einde van het boekjaar bijvoorbeeld, neemt u dan ruim op tijd contact met ons op. 
  3. Als u gebruik wilt maken van de Huisstijlservice, dan hebben wij een voorbeeld nodig van een factuur, een specificatie, een herinnering en een Word-document plus uw kantoorlogo in hoge resolutie. 
  4. Indien van toepassing: bestaande Word-sjablonen die u gebruikt voor uw opdrachtbevestiging, stukken, overige brieven etc. omvormen naar Urios-formaat, zodat deze meteen vanuit Urios gebruikt kunnen worden. Dit kunt u zelf doen met behulp van onze handleiding en hier zou u al mee kunnen starten in de periode voor de migratie. Het is handig om te beginnen met het meest gebruikte sjabloon. Wij kunnen dit omvormen van sjablonen ook voor u uitvoeren. 
  5. Kantoorgenoten en collega’s informeren over de op handen zijnde migratie. Zorg er voor dat iedereen weet dat die dag de systemen beperkt beschikbaar zijn en er niet in bestaande dossiers en documenten gewerkt kan worden (in verband met de back-up). Uw collega’s kunnen zich voorbereiden door benodigde stukken te printen of door een dag vrij te nemen. 
  6. Wees u er van bewust dat u na een datamigratie wel een gevulde database tot uw beschikking heeft, maar dat deze nauwelijks is ingericht. Een aantal kleine onderdelen verzorgen wij voor u, zoals de nummering, maar andere instellingen zult u zelf nog moeten doen. Denkt u hierbij aan de teksten die op uw facturen moeten komen, de betalingstermijn bij een herinnering, een begeleidende e-mail etc. Plan hiervoor een workshop op locatie in of zorg er voor dat iemand, bijvoorbeeld een collega van het secretariaat, beschikbaar is die dag en de dag erna om dit instellen op zich te nemen. Het hoeft niet allemaal in één keer, sommige dingen zijn belangrijker dan andere, maar om prettig met Urios te werken is een goed instelde database logischerwijs noodzakelijk. 

Huisstijlservice facturen (optioneel)

Eenmalig € 95,-

Een sjabloon voor een factuur, specificatie en herinnering in uw huisstijl. 

Word-modellen omzetten (optioneel)

€ 30,- per model

Uw bestaande modellen uit Legal Eagle omzetten naar modellen die geschikt zijn voor Urios. 

STAP 2: DATAMIGRATIE

Datamigratie

De avond voor de definitieve migratie of vroeg in de ochtend, ontvangen wij van uw IT-partij de nieuwste back-up van uw data uit AdvocaatCentraal. Deze data wordt overgezet naar een Urios database. Gegevens die u na het maken van deze back-up door uw IT-partij invoert in AdvocaatCentraal, worden dus niet meer overgezet naar Urios. Wij raden daarom ook aan pas weer nieuwe dossiers en tijdregels in te voeren in Urios.

Maximaal één dag niet tijdschrijven

In de praktijk zal uw kantoor het grootste deel van de migratiedag geen tijd kunnen schrijven in een van beide systemen; het oude systeem mag niet meer gebruikt worden, het nieuwe systeem is nog niet in de lucht. Dit is dus iets om rekening mee te houden bij het plannen van een datum voor de migratie. Uiteraard kunt u uw gewerkte tijd ergens noteren en op een later moment, met terugwerkende kracht, invoeren in Urios. U kunt wel gewoon gebruikmaken van andere programma’s of uw e-mail. Let wel op dat u dus geen nieuwe bestanden, e-mails of andere data kan ‘opslaan’ in uw dossier op dat moment. Dit kan pas weer als alles weer aan elkaar is gekoppeld.

Dossiermappen opnieuw koppelen

De migratie van de database en het koppelen van de dossiermappen gebeurt op dezelfde werkdag. AdvocaatCentraal biedt, in tegenstelling tot de andere webapplicaties, de mogelijkheid uw digitale dossiers ook te benaderen via Windows Verkenner. Dit maakt het voor Urios makkelijk om uw dossiermappen uit AdvocaatCentraal opnieuw te koppelen aan Urios. Dit betekent voor u dat er geen sprake is van een volledige documentmigratie. Het koppelen van de mappen en instellen van de module worden in rekening gebracht op basis van nacalculatie.

Urios instellen naar eigen werkwijze

In de loop van de middag op de migratiedag kan er al een begin gemaakt worden met het instellen van Urios. Dit kunt u zelf doen, maar hier kunt u ook een workshop op locatie voor inzetten. De workshop duurt 3 uur en wordt opgedeeld in een korte uitleg over het gebruik van Urios en uitleg over de instellingen die nodig zijn.

Een workshop is zeker aan te raden als uw kantoor uit meerdere medewerkers bestaat. Zo weet u zeker dat u allemaal dezelfde werkwijze hanteert, wat zorgt voor meer efficiëntie.

STAP 3: STARTEN MET URIOS

Datamigratie

Eenmalig € 595,-

De datamigratie bestaat uit dataverzameling, een proefmigratie en de definitieve migratie. Al met al zal dit ongeveer één werkdag in beslag nemen. Wij zullen u hierbij ook helpen met de basisinstellingen voor uw kantoor.

Starten met Urios

Wanneer de migratie van uw data naar een Urios database is afgerond, kunt u direct uw data inzien en eventuele tijd alvast invoeren. Voor verder gebruik is het noodzakelijk om Urios goed in te stellen. Bij het afronden van de migratie doen wij alvast een aantal basisinstellingen voor u. Zo voeren alvast een nummerpatroon in voor uw dossiers en declaraties, de module Documenten Beheren en Genereren wordt alvast helemaal voor u ingesteld en als u al een account heeft bij Mollie om iDEAL betalingen te accepteren, dan kunnen we deze ook alvast voor u koppelen. Een aantal andere zaken, zoals het koppelen van Outlook aan Urios, worden ook alvast in samenwerking met uw IT-partij gedaan.

Er zijn ook nog een aantal dingen die u zelf dienst te doen, zoals onder andere:

  • Invullen of aanvullen van uw kantoorgegevens en contactgegevens van de advocaten.
  • Aanmaken van één of meerdere nieuwe tariefbeleiden.
  • Instellen ‘Standaard medewerker’ per werkplek ten behoeve van het gebruik van de Urios Stopwatch.
  • De standaard teksten voor de verschillende soorten facturen en herinneringen. Vanuit Urios kunt u declareren in verschillende talen. Deze vertaling moet uiteraard ook worden ingegeven in Urios.
  • De opmaak van uw begeleidende e-mails bij de declaraties en herinneringen.

Een workshop op locatie zal u in een korte tijd op weg helpen hiermee, maar Urios is zo ingericht dat u dit ook heel goed zelf kan doen met behulp van de handleidingen op onze website. Ook hiervoor moet wel wat tijd worden gereserveerd. Mocht u er niet uit komen met de handleiding, bel naar onze helpdesk en we helpen u graag verder. 

Onze ervaring leert dat er de eerste weken nog wat gebruikersvragen zijn, dat bij de eerste facturatieronde het ook fijn is als er nog iemand van Urios even meekijkt, maar daarna gaat alles al snel zijn gangetje en worden we alleen nog gebeld voor de incidentele en lastigere vragen. Door mee te kijken op uw scherm, kunnen wij altijd de benodigde support verlenen en kunt u snel weer verder.

Workshop op locatie (optioneel)

Eenmalig € 379,-

We richten de workshop uiteraard zo in dat uw kantoor er écht iets aan heeft. Dus geen standaard riedeltje, maar 100% toegepast op de werkwijze van uw kantoor. 

Vaak is het handig de workshop op te delen in een korte introductie van Urios aan de tijdschrijvers, en een uitgebreide toelichting op alle instellingen, het aanmaken van dossiers en factureren vanuit Urios voor het secretariaat. 

De workshop heeft een duur van een dagdeel à 3 uur op locatie. Een prijsafspraak maken voor een gehele dag is ook mogelijk. 

5/5

“Onze overstap is het levende bewijs dat Urios écht iets doet met je input. Voordat ik wilde overstappen, had ik wat suggesties voor functionaliteiten. We hebben goed contact gehouden en een paar jaar later voldeed Urios helemaal aan mijn verwachtingen. Nog steeds werk ik met veel plezier met dit programma en met de mensen die het mogelijk maken!”

Heikens Advocatenkantoor, Amsterdam

Lees de hele case van Heikens Advocatenkantoor

5/5

“Onze IT-partij schoof Urios naar voren als alternatief voor AdvocaatCentraal. Na een korte demonstratie van de mogelijkheden waren we al snel verkocht. Het programma werkt heel intuïtief en de support is geweldig. Na ruim 10 jaar gebruiken wij Urios nog steeds naar volle tevredenheid.”

Advocatenhuys Velperweg, Arnhem

Praktische informatie

Proefmigratie

Ter voorbereiding van de echte datamigratie voeren we altijd een proefmigratie uit. Zo weten we zeker dat alle data op de correcte manier wordt uitgelezen in Urios. Het resultaat van deze proefmigratie nemen we met u door, zodat u de overgezette data zelf kunt controleren.

KOSTEN

De kosten van de proefmigratie zijn verwerkt in de datamigratie. Als uw kantoor een proefmigratie wil uitvoeren alvorens een beslissing te nemen, rekenen we 50% van de kosten van de complete migratie. Deze kosten vervallen als uw kantoor alsnog voor Urios kiest.

Datamigratie

Voor de definitieve datamigratie reserveren wij een hele werkdag. Hierbij zorgen we ervoor dat u altijd één aanspreekpunt heeft die gedurende deze dag beschikbaar is. Het is prettig als uw IT-partij die dag goed bereikbaar is voor eventuele toegangsvereisten en vragen vanuit onze kant.

De datum voor datamigratie bepalen we uiteraard in overleg met uw kantoor.

KOSTEN

De kosten voor de definitieve migratie bedragen € 595,-. Voor avonden, weekend- of feestdagen is een toeslag van 50% van toepassing.

Facturatie

Wij factureren de totale kosten van een migratie – met eventuele kosten voor de huisstijlservice, Word-sjablonen en workshop – achteraf, tegelijkertijd met de licenties die een jaar vooruit worden gefactureerd.

Extra cloud diensten

Als u besluit in de cloud te gaan werken met Urios heeft u meestal de Urios Cloud Database nodig. Optioneel is de Urios Cloud Drive voor opslag van bestanden in de cloud. In plaats van de Urios Cloud Drive kunt u ook kiezen voor een andere cloud provider, zoals OneDrive (bij een Office 365 abonnement) of Google Drive. Als u gebruik gaat maken van een terminal server, heeft u geen van voorgenoemde diensten nodig.

Urios Cloud Database

In deze database staan alle gegevens die u direct kunt terugvinden in Urios. Denk aan relaties, dossiers, tijdregels en declaraties.

Lees meer over Urios Cloud Database

Urios Cloud Drive

Hier staan alle bestanden en documenten die aan de dossiers in Urios zijn gekoppeld. Direct te bereiken vanuit Urios.

Lees meer over Urios Cloud Drive

Heeft u vragen omtrent overstappen naar Urios?

Laat een terugbelverzoek achter. Dan nemen wij vrijblijvend contact met u op om u vragen omtrent overstappen te beantwoorden.
Neemt u liever zelf contact met ons op? Bel ons op 072 512 22 05.

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.