★★★★★ 5/5

5/5 sterren op Google

PROBEER 30 DAGEN

↩ Handleiding

Mollie

Als u gebruikmaakt van Elektronisch factureren vanuit Urios, kunt u ook gebruikmaken van een iDEAL-betaalknop in uw begeleidende e-mail. Uw cliënt kan door middel van deze knop direct uw declaratie voldoen met een online betaling via zijn of haar eigen bank. Hiervoor heeft u ook een account bij internetkassa Mollie nodig. Hoe u een account kunt aanvragen en deze kunt koppelen aan Urios, staat verderop in deze handleiding omschreven.

Instellen

Mollie-account aanvragen

Om online betalingen te kunnen accepteren voor uw kantoor/onderneming, dient u gebruik te maken van een zogenaamde internetkassa. Urios is gekoppeld met internetkassa Mollie. Naast de module Elektronisch factureren heeft u dus ook een contract bij Mollie nodig om gebruik te kunnen maken van deze functionaliteit.

U kunt kosteloos een account aanvragen bij Mollie middels dit aanmeldformulier. Om een account aan te vragen, heeft u een KVK-nummer en een zakelijke bankrekening nodig. Een privé-bankrekening kan niet dienen als ontvangende rekening.

Mollie kan naast iDEAL-betalingen ook betalingen via creditcard of buitenlandse betaalmethoden ontvangen.

Urios koppelen aan Mollie

Als uw kantoor functioneert als “één onderneming” kan er één Mollie account worden gekoppeld aan Urios, maar als verschillende advocaten als zelfstandige een praktijk voeren is het mogelijk om verschillende Mollie accounts voor de verschillende zelfstandige advocaten of deel-ondernemingen in te voeren.

Bij elk Mollie-account hoort ook een unieke API-sleutel. Deze API-sleutel heeft u nodig om de iDEAL-betaalknop in de begeleidende mail te laten werken. De API-sleutel moet u in Urios invoeren. Dit doet u als volgt:

Stap 1 – Zoek de API-sleutel op in Mollie

  1. Log in bij Mollie.
  2. Klik boven in het hoofdmenu op Meer.
  3. Klik in het menu op Developers.
  4. Klik in het menu links op API-keys.
  5. Klik op de regel “Live API-key” op “Kopieer”.

Stap 2 – Plak de API-sleutel in Urios

  1. Klik in Urios links op Instellingen wijzigen.
  2. Ga naar Koppelingen > Mollie-betaalknop.
  3. Plak de sleutel in het veld Live API-key.
  4. Klik op Opslaan en Sluiten.
  5. Urios toont uw kantoor-/bedrijfsnaam ter verificatie.

Betaalknop toevoegen aan e-mail

Het toevoegen van de betaalknop aan de begeleidende e-mail doet u als volgt.

  1. Klik in Urios op Instellingen wijzigen.
  2. Ga naar pagina Declaraties > E-factuur.
  3. Open tabje E-mail. Hier ziet u het standaard e-mailbericht dat wordt verzonden wanneer u uw declaraties vanuit Urios definitief heeft gemaakt.
  4. Klik in het e-mailbericht op de plek waar u de knop wilt hebben.
  5. Klik op de knop iDEAL knop (onderste knoppenrij, helemaal rechts). De standaard tekst in de knop is “Betaal € [%declaratie.tebetalen%] direct online”. De code in de knop toont het bedrag van de declaratie. Indien gewenst kunt u de tekst in de knop aanpassen. Ook de kleur van de tekst en knop kunt u veranderen als u wilt.

Als u de iDEAL-betaalknop heeft toegevoegd en uw begeleidende tekst heeft aanpast, slaat u de wijzigingen op en zal dit mailbericht het nieuwe standaard mailbericht zijn dat automatisch wordt meegestuurd bij het definitief maken van de declaratie. De betaalknop zal niet worden getoond wanneer u een creditfactuur naar uw cliënt verzendt.

Mollie-betalingen boeken en verwerken

Voor uw boekhouding werkt het het makkelijkst om Mollie te beschouwen als een bank. In uw boekhouding voert u een extra grootboekrekening in voor deze Mollie-bankrekening. Dit werkt het efficiënts als u de uitbetaling niet dagelijks, maar wekelijks of maandelijks laat doen.

Om geïnformeerd te worden wanneer een cliënt betaald heeft is het handig om de e-mailnotificatie aan te zetten. Hiermee ontvangt u per binnengekomen betaling een e-mail met daarin o.a. vermeld het bedrag en het declaratienummer. Het is handig om deze e-mailnotificatie te laten sturen aan de persoon in kantoor die de betalingen bijhoudt. Hij/zij kan de betaling dan direct in Urios verwerken. Zie ook hoofdstuk [Betalingen inboeken in Urios]. Zo houdt u de stand van openstaande declaraties in Urios in actueel.

Per uitbetaling door Mollie kunt u een zogenaamde Uitbetalingslijst downloaden. Deze lijsten kunt u boeken als bankafschriften. Deze uitbetalingslijsten zijn ook te downloaden als MT940-bestanden die u in uw boekhoudprogramma kunt inlezen. Op deze uitbetalingslijst staan de ontvangen betalingen alsmede de ingehouden kosten door Mollie apart gespecificeerd.

Zo’n uitbetalingsverslag ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:

De kolom Beschrijving bevat het declaratienummer zoals deze ook in Urios staat.

De cursief gedrukte bedragen komen overeen met de factuur van Mollie zelf.

Uitbetalingsfreqentie aanpassen

Wij raden aan om de uitbetalingen niet dagelijks, maar wekelijks of maandelijks te doen. Dit scheelt u in administratieve lasten.

  1. Ga naar Mollie Dashboard: https://my.mollie.com/dashboard
  2. Klik linksboven op uw bedrijfsnaam.
  3. Klik in het menu op Organisatie instellingen.
  4. Klik in het menu links op Uitbetalingen.
  5. Kies hier de uitbetaalfrequentie.
  6. Klik op Opslaan onder aan de pagina.

Uitbetalingsverslagen downloaden uit Mollie

  1. Ga naar Mollie Dashboard: https://my.mollie.com/dashboard
  2. Klik boven in het hoofdmenu op Rapporten.
  3. Klik links in het menu op Uitbetalingen.
  4. Klik op het blauwe referentienummer van de betreffende uitbetaling.
  5. Kies voor Download als PDF en/of Download als MT940.

E-mailnotificatie aanzetten

Voor het bijhouden van ingekomen betalingen is het handig om de notificatie aan te zetten.

  1. Ga naar Mollie Dashboard: https://my.mollie.com/dashboard
  2. Klik linksboven op uw bedrijfsnaam.
  3. Klik in het menu op Organisatie instellingen.
  4. Klik in het menu links op notificaties.
  5. Vul onder het kopje Betalingen het gewenste e-mailadres in.
  6. Klik op Opslaan onder aan de pagina.

Facturen voor Mollie-kosten downloaden

De kosten van Mollie zijn inclusief btw. Het is dus van belang om deze facturen op te nemen in uw boekhouding. De facturen worden niet verstuurd, maar zijn te downloaden uit het Mollie-account.

  1. Ga naar Mollie Dashboard: https://my.mollie.com/dashboard
  2. Klik boven in het hoofdmenu op Rapporten.
  3. Klik links in het menu op Facturen.
  4. Klik op het factuurnummer om de factuur als pdf-bestand te downloaden.