Document-modellen

Document-modellen

U kunt zelf modellen maken met Microsoft Word, LibreOffice Writer of Collabora Office (zoals gebruikt in Nextcloud). Zorg dat de bestanden worden opgeslagen in het Open Office XML (.docx) formaat. Enkele voorbeeldmodellen vindt u op uw computer in de map C:\Program Files (x86)\UriosClient\Templates\Letter.

Wij raden u aan een gedeelde map op uw server of in uw SharePoint omgeving te maken waar u alle modellen in opslaat. Geef in het instellingenscherm Documentenbeheer > Word-modellen aan waar u de modellen heeft opgeslagen. U kunt de modellen groeperen in submappen.

Document-modellen maken

Met Microsoft Word – De Word Add-In voor het invoegen van samenvoegvelden

De Word Add-In maakt het makkelijker om modelcodes in te voegen in uw Word-modellen. De Word Add-In leest alle codes uit die beschikbaar zijn in uw database, dus ook codes voor extra velden. Zie hieronder een voorbeeld.

Om gebruik te maken van de Word Add-In volgt u onderstaande stappen.

Zorg dat Word is afgesloten.
Update Urios naar versie 2023.2 of hoger, als u dat nog niet heeft gedaan. Zorg dat bij de installatie ook de Word Add-In is aangevinkt.
Open na het updaten Urios en vervolgens Word. U zou nu in Word op het tabblad Invoegen de opdracht Urios-code moeten zien.

Is dit niet het geval? Volg dan de volgende stappen.

In Word, ga naar het tabblad Invoegen.
Zet uw cursor op een lege plek in het lint en klik op uw rechter muisknop.
Kies voor Het lint aanpassen….
Maak in de rechter kolom een nieuwe groep aan, genaamd ‘Urios’.
Kies in het dropdownmenu in de linker kolom onder ‘Opdrachten kiezen’ voor ‘Alle opdrachten’.
Selecteer hier de regel met het roze Urios-icoontje en klik op Toevoegen >>.
Klik op OK om de wijzigingen toe te passen.
De opdracht zou nu zichtbaar moeten zijn op het tabblad Invoegen.

Met Microsoft Word – Samenvoegvelden handmatig invoeren

De modellen werken met zogenoemde samenvoegvelden. Deze voert u als volgt in:

Klik op de plaats in het document waar u de code wilt invoegen.
Klik op het tabblad Invoegen.
Klik, in de groep Tekst, op de knop Snelonderdelen en kies vervolgens voor Veld ….
Selecteer onder Veldnamen de optie MergeField en voer bij Veldnaam de door Urios herkende code in. In de volgende hoofdstukken staan tabellen met alle beschikbare codes.
Klik op OK.

Met LibreOffice Writer – Gebruikersvelden invoeren

De modellen werken met zogenoemde gebruikersvelden. Deze voert u als volgt in:

Klik op de plaats in het document waar u de code wilt invoegen.
Klik in het menu op Invoegen, en kies voor Veld > Meer velden…. (Ctrl+F2)
Ga naar tab Variabelen.
Kies by Type voor Gebruikersveld.
En bij Opmaak voor Tekst.
Vul bij Naam en Waarde de code in. In de volgende hoofdstukken staan tabellen met alle beschikbare codes.
Klik op Invoegen.
Wil je nog een code invoeren, houdt dit scherm open en klik in het document op de plek waar je nog een code wilt invoeren. Wijzig bij Naam en Waarde de code en klik weer op Invoegen.
Klik op Sluiten als je klaar bent met codes invoeren.

Zorg ervoor dat je de het bestand opslaat in het .docx-formaat. Als het bestand nog niet in .docx-formaat is:

Klik dan op in het menu op Bestand en kies voor Opslaan als… (Ctrl+Shift+S).
Kies bij Opslaan als: voor “Word 2010-365-document (*.docx)”.

Met Collabora Office – Gebruikersvelden invoeren

De modellen werken met zogenoemde gebruikersvelden. Instructies voor de dekstop-applicatie van Collabora Office.

Klik op de plaats in het document waar u de code wilt invoegen.
Klik op het tabblad Invoegen.
Klik, in de group Kop- & voettekst, op de knop Veld.
Ga naar tab Variabelen.
Kies by Type voor Gebruikersveld.
En bij Opmaak voor Tekst.
Vul bij Naam en Waarde de code in. In de volgende hoofdstukken staan tabellen met alle beschikbare codes.
Klik op Invoegen.
Wil je nog een code invoeren, houdt dit scherm open en klik in het document op de plek waar je nog een code wilt invoeren. Wijzig bij Naam en Waarde de code en klik weer op Invoegen.
Klik op Sluiten als je klaar bent met codes invoeren.

Zorg ervoor dat je de het bestand opslaat in het .docx-formaat. Als het bestand nog niet in .docx-formaat is:

Klik dan op in het menu op Bestand en kies voor Opslaan als….
Kies bij Opslaan als: voor “DOCX (*.docx)”.

Gescande handtekening toevoegen

Aan uw documenten kunt u ook geautomatiseerd uw handtekening toevoegen als afbeelding.

Handtekening uploaden in Urios

Zorg dat u uw handtekening heeft opgeslagen als afbeelding (.png of .jpg/.jpeg).
Ga naar Instellingen wijzigen > Kantoor > Gebruikers.
Dubbelklik op de medewerker voor wie u de handtekening wilt toevoegen.
Klik bij het onderdeel ‘Handtekening’ op Toevoegen.
Zoek de juiste afbeelding op en klik op Openen. De handtekening is nu toegevoegd voor deze medewerker.
Klik op Opslaan.

Herhaal bovenstaande stappen als u voor meerdere medewerkers een handtekening wilt toevoegen.

Handtekening toevoegen met Microsoft Word

Open het model-bestand waaraan u de handtekening wilt toevoegen.
Voeg een dummy afbeelding in op de plek waar de handtekening moet komen. Bijvoorbeeld door onderstaande ‘Handtekening’ afbeelding te kopiëren en te plakken in uw Word-document.

Of voeg een afbeelding in van uw eigen pc middels Invoegen > Afbeeldingen > Dit apparaat…
Wijzig het formaat van de afbeelding. De hoogte van deze afbeelding is leidend voor de uiteindelijke grootte van de echte handtekening.
Kies bij Indelingsopties voor ‘Boven en onder’. Zo weet u zeker dat de tekst altijd goed wordt uitgelijnd en niet opeens verspringt.
Klik met uw rechtermuisknop op de afbeelding en kies voor Alt-tekst bewerken… of Vervangende tekst weergaven….
Aan de rechterkant verschijnt een vlak met de kop ‘Alternatieve tekst’. In dit vlak typt u de code mw_handtekening.

Als u nu een document genereert vanuit Urios voegt Urios de handtekening van de betreffende dossiereigenaar toe op de gekozen plek in het document mits deze handtekening is ingevoerd in Urios. Anders vervangt Urios de afbeelding door een volledige witte afbeelding.

Beschikbare codes

Codes voor algemene informatie

In onderstaande tabel staan codes die refereren naar de algemene informatie.

datum	De datum van vandaag voluit geschreven zoals bijvoorbeeld “11 augustus 2019”.
datum_de	De datum van vandaag voluit geschreven in Duitse notatie “11. August 2019”.
datum_enGB	De datum van vandaag voluit geschreven in Britse notatie “11 August 2019”.
datum_enUS	De datum van vandaag voluit geschreven in Amerikaanse notatie “August 11, 2019”.
datum_es	De datum van vandaag voluit geschreven in Spaanse notatie “11 de agosto de 2019”.
datum_fr	De datum van vandaag voluit geschreven in Franse notatie “11 août 2019”.
adres_1	Regel 1 van het geselecteerde adres.
adres_2	Regel 2 van het geselecteerde adres.
adres_3	Regel 3 van het geselecteerde adres.
adres_4	Regel 4 van het geselecteerde adres.
adres_5	Regel 5 van het geselecteerde adres.
adres_6	Regel 6 van het geselecteerde adres.
fax	Faxnummer van de geadresseerde.
email	E-mailadres van de geadresseerde.
aanhef, aanhefmv, aanhefvm	Aanhef in de vorm “Geachte heer Jansen,” of “Geachte mevrouw Pietersen,” inclusief de afsluitende komma. Indien de aangeschreven partij de advocaat van de wederpartij is wordt een aanhef als “Geachte confrère,” of “Geachte collega,” gebruikt, en bij aanschrijven van de rechtbank “Edelachtbare vrouwe/heer,”.
	Indien het geslacht onbekend is wordt de bij codes aanhef en aanhefvm eerst de vrouwelijke vorm gevolgd door de mannelijke vorm, bijvoorbeeld “Geachte mevrouw, heer,”. Bij de code aanhefmv wordt de mannelijke vorm en gevolgd door de vrouwelijke vorm, bijvoorbeeld “Geachte heer, mevrouw,”.
	Indien het geslacht onbekend is, maar de achternaam wel bekend, dan wordt de bij codes aanhef en aanhefvm eerst de vrouwelijke vorm gevolgd door de mannelijke vorm, bijvoorbeeld “Geachte mevrouw/heer Pietersen,”. Bij de code aanhefmv wordt de mannelijke vorm en gevolgd door de vrouwelijke vorm, bijvoorbeeld “Geachte heer/mevrouw Pietersen,”.
uw_kenmerk	Het referentienummer zoals ingevoerd bij de partij van het dossier. Deze code is bijvoorbeeld erg handig voor vermelden van polisnummers, budgetnummers, e.d. Het referentienummer vul je bij het dossier in op het tabje Partijen. Klik op de betreffende relatie, in het scherm Relatie-koppeling bewerken ziet u het veld Referentie.
afdeling	Indien ingegeven de naam van de geselecteerde afdeling. De naam van de afdeling kunt u invoeren bij relaties van het type “rechtspersoon met meerdere contactpersonen”.
naam	De persoonsnaam van de aangeschreven relatie.
bedrijfsnaam	De bedrijfsnaam van de aangeschreven relatie.

Datumvelden voluit schrijven

Voeg _voluit toe aan codes voor datumvelden.

Als u bijvoorbeeld de datum 25 september 2023 in uw brief wilt uitschrijven als vijfentwintig september tweeduizend drieëntwintig kunt u hiervoor het achtervoegsel _voluit toevoegen aan een bestaande veldcode. Dan wordt de veldcode datum de code datum_voluit. Dit achtervoegsel werkt voor elk datumveld, ook voor extra relatie- en dossiervelden.

Codes voor kantoor of afzender

In onderstaande tabel staan codes die verwijzen naar het eigen kantoor, de afzender of de dossiereigenaar.

De codes die beginnen met afz_ verwijzen naar de afzender. De afzender is afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm. De rechtsvorm is ingesteld in het instellingenscherm Kantoor > Rechtsvorm.

Bij instelling “één onderneming” verwijst afz_ naar de gegevens zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.

Bij instelling “zelfstandige advocaten / onderneming per advocaat” verwijst afz_ naar de gegevens zoals ingevuld bij de medewerker op het instellingenscherm Kantoor > Gebruikers. Bij de medewerker is een tabje Ondernemer zichtbaar waar de bedrijfsgegevens zoals bank, kvk-nr, btw-nr, e.d. ingevuld kan worden.

Bij instelling “anders, definieer een lijst van ondernemingen” kan op ditzelfde instellingenscherm meerdere ondernemingen worden ingevoerd met hun bedrijfsgegevens. De afz_ codes verwijzen dan naar de gegevens van de onderneming die bij het betreffende dossier is geselecteerd.

afz_naam	Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm de naam van het kantoor, de bedrijfsnaam van de advocaat of de naam van de ingestelde onderneming.
afz_kvk	Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm het KvK-nummer van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
afz_btw	Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm het btw-identificatienummer van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
afz_bank1, afz_bank2	Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm het rekeningnummer / de bankgegevens van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
afz_iban1, afz_iban2	Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm het IBAN (International Bank Account Number) van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
afz_bic1, afz_bic2	Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm de BIC (Bank Identification Code) van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming
kantoor	Naam van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres.
kt_straathuisnr	Adres van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres.
kt_postcode	Postcode van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres.
kt_plaats, plaats	Plaats van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres.
kt_telefoon	Telefoonnummer van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres.
kt_fax	Faxnummer van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres.
kt_email	E-mailadres van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres.
kt_website	Website van het kantoor zoals ingesteld in Kantoor > Naam en adres.
medewerker	Volledige naam van de advocaat / dossiereigenaar van het geselecteerde dossier. Naam zoals ingevoerd bij de medewerker in het instellingenscherm Kantoor > Gebruikers.
mw_naam_zonder_titels	Naam van de advocaat / dossiereigenaar van het geselecteerde dossier. Titels zoals “mr.”, “LLM” en afkortingen van mevrouw zoals “mevr.” en “mw.” zijn verwijderd zodat alleen de naam overblijft. Bijvoorbeeld handig als u een brief wilt afsluiten met uw naam, maar zonder uw titels.
mw_code	Verkorte naam / code van de advocaat van het geselecteerde dossier. Deze code kan worden ingevuld bij de medewerker in het instellingenscherm Kantoor > Gebruikers.
mw_telefoon	Rechtstreeks telefoonnummer van de advocaat van het geselecteerde dossier. Dit telefoonnummer kan worden ingevuld bij de medewerker in het instellingenscherm Kantoor > Gebruikers.
mw_email	E-mailadres van de advocaat van het geselecteerde dossier. Dit e-mailadres kan worden ingevuld bij de medewerker in het instellingenscherm Kantoor > Gebruikers.
adv_bar	BAR-nummer, ook wel A-code genoemd, van de advocaat van het geselecteerde dossier. Het BAR-nummer kan worden ingevoerd bij de declarabele gebruiker via het instellingenscherm Kantoor > Gebruikers. Open de gebruiker en ga naar het eerste tabje Gebruiker.

Codes voor het dossier

dossier_nr	Dossiernummer zoals ingevoerd in bij het dossier.
dossier_naam	Dossiernaam zoals ingevoerd in bij het dossier.
dossier_startdatum	Startdatum van het dossier. Bijvoorbeeld “2 februari 2026”.
dossier_archiefnr	Archiefnummer van het gekozen dossier.
dossier_parketnr	Parketnummer zoals ingevoerd in bij het dossier. Het veld Parketnummer is optioneel en kunt u aan-/uitzetten in het instellingenscherm Dossiers > Invoeren.
dossier_rolnr	Rolnummer zoals ingevoerd bij het dossier. Het veld Rolnummer is optioneel en kunt u aan-/uitzetten in het instellingenscherm Dossiers > Voorkeuren, onder het kopje Vaste extra velden (kantoor instelling).
dossier_toevnr	Toevoegingsnummer(s) zoals ingevoerd bij het dossier op het tabje Toevoeging in het veld Toevoegingsnummer. Indien er meerdere toevoegingsaanvragen op het tabje zijn ingevuld worden alle toevoegingsnummer getoond.
dossier_uren	Totaal van uren die in een dossier zijn geschreven, zowel gedeclareerd als niet gedeclareerd.
dossier_tariefbeleid	Naam van het tariefbeleid van het gekozen dossier. Handig om bijvoorbeeld het tarief te vermelden in opdrachtbevestigingen. Noem uw tariefbeleid hiervoor bijvoorbeeld “€ 180,- p/u”.
dossier_vasteprijs	De afgesproken vaste prijs voor het dossier. Deze code kan handig zijn voor uw opdrachtbevestigingen met een vaste prijs. Bedrag in twee decimalen zonder valuta-symbool. Bijvoorbeeld “1.250,00”.
dossier_vasteprijs_en	Zelfde als code dossier_vasteprijs, maar dan in Engelse notatie. Bijvoorbeeld “1,250.00”.
dossier_catnaam	Categorienaam van de dossiercategorie waar dit dossier toe behoort. Categorieën kunt u instellen op instellingenscherm Dossiers > Categorieën.
dossier_catcode	Code van de dossiercategorie waar dit dossier toe behoort.

Codes voor extra dossiervelden

Met de code dossier_codeextraveld (waarbij u codeextraveld vervangt door de code van het extra veld) kunt u waardes van extra velden gebruiken. Stel u heeft op instellingenscherm Dossiers > Extra velden een veld “Huwelijksdatum” met code “huwdatum” gemaakt. Dan kunt u in Microsoft Word de code dossier_huwdatum gebruiken.

Codes voor huidige gebruiker

Om de naam van de huidige Urios gebruiker terug te laten komen in de brieven – bijvoorbeeld handig voor ondertekening – kunt u onderstaande codes gebruiken.

gebruiker	Volledige naam van de huidige gebruiker.
geb_email	E-mailadres van de huidige gebruiker.
geb_telefoon	Telefoonnummer van de huidige gebruiker.
geb_code	Afkorting van de huidige gebruiker.
geb_naam_zonder_titels	Naam van de huidige medewerker zonder titels.
geb_geslacht	“man” of “vrouw” – blanco als non-binair of geslacht onbekend.
geb_dhr_mevr	“dhr.” of “mevr.” – blanco als non-binair of geslacht onbekend.
geb_deheer_mevrouw	“de heer” of “mevrouw” – blanco als non-binair of geslacht onbekend.
geb_geslacht_MMM_VVV, geb_geslacht_MMM_VVV_OOO	Voegt een woord in afhankelijk van het geslacht van de huidige gebruiker. Zie voor een uitvoerige uitleg code hoofdstuk Voornaamwoorden en geslachtsaanduidingen.

Codes voor de relaties / partijen in het dossier

In de onderstaande lijst beginnen de codes met ROL. Deze ROL dient u te vervangen door cl1, cl2, cl3, wp1, wp2, wp3, advwp1, rb1, …. cl1 staat voor de eerste cliënt, cl2 voor de tweede, wp1 staat voor eerste wederpartij, advwp1 advocaat van de wederpartij en rb1 voor rechtbank.

Naam
ROL_bedrijfsnaam	Bedrijfsnaam
ROL_naam	Naam, initialen, tussenvoegsel en achternaam. Bijvoorbeeld “J.C. van Dijk”.
ROL_volledigenaam	Volledige naam, voornamen, tussenvoegsel en achternaam. Bijvoorbeeld “Johannes Cornelis van Dijk”.
ROL_roepnaam	Roepnaam. Bijvoorbeeld Johan.
ROL_voornamen	Voornamen. Bijvoorbeeld Johannes Cornelis.
ROL_initialen	Initialen
ROL_tussenvoegsel	Tussenvoegsel
ROL_achternaam	Achternaam zonder tussenvoegsel.
ROL_achternaamtv	Achternaam met tussenvoegsel daarachter, bijvoorbeeld “Dijk, van”.
ROL_tvachternaam	Tussenvoegsel met achternaam daarachter, bijvoorbeeld “van Dijk”.
Adres
ROL_adres	Het volledige adres in één regel zodat dit in een lopende zin gebruikt kan worden. “Dorpsstraat 1, 7691 BH, Bergentheim”.
ROL_straathuisnr	Straatnaam en huisnummer gescheiden door een spatie, bijvoorbeeld “Dorpsstraat 1”.
ROL_straat	Straatnaam.
ROL_huisnr	Huisnummer.
ROL_postcodeplaats	Postcode en plaats gescheiden door één spatie, bijvoorbeeld “7691 BH Bergentheim”
ROL_postcode	Postcode.
ROL_plaats	Plaatsnaam met hoofdlettergebruik zoals in de zin. Bijvoorbeeld “Capelle aan den IJssel”.
Correspondentieadres
ROL_straat_post	Straatnaam van het extra ingevoerd correspondentieadres.
ROL_huisnr_post	Huisnummer van het extra ingevoerd correspondentieadres.
ROL_postcode_post	Postcode van het extra ingevoerd correspondentieadres.
ROL_plaats_post	Plaatsnaam van het extra ingevoerd correspondentieadres.
Nummer
ROL_bsn	Burgerservicenummer (BSN).
ROL_vreemdelingennr	Vreemdelingennummer. Dit is een optioneel veld en kan worden aan-/uitgezet in het instellingenscherm Dossiers > Voorkeuren, onder het kopje Vaste extra velden (kantoor instelling).
ROL_kvk	Kamer van Koophandel nummer.
Contactgegevens
ROL_telefoon	Het eerste telefoonnummer van de relatie.
ROL_fax	Het eerste faxnummer van de relatie.
ROL_mobiel	Het eerste mobiele telefoonnummer van de relatie.
ROL_email	Het eerste e-mailadres van de relatie.
Overig
ROL_geboortedatum	Geboortedatum voluit geschreven, bijvoorbeeld “11 augustus 1981”.
ROL_toevoeging_betalend	Voegt voor cliënten de tekst “toevoeging”, “betalend” of “onbekend” in.
ROL_aanhef, ROL_aanhefvm, ROL_aanhefmv	Deze code heeft u waarschijnlijk niet nodig. Beter is om de code aanhef (zonder cl1_ voorvoegsel te gebruiken). Aanhef in de vorm “Geachte heer Jansen,” of “Geachte mevrouw Pietersen,” inclusief de afsluitende komma.
ROL_geslacht	De tekst “man”, “vrouw”, “non-binair” of “niet ingevuld”.
ROL_dhr_mevr	De tekst “dhr.” of “mevr.” voor man of vrouw, anders blijft dit veld blanco.
ROL_deheer_mevrouw	De tekst “de heer” of “mevrouw” voor man of vrouw, anders blijft dit veld blanco.
ROL_hij_zij	Op basis van het geslacht de tekst “hij”, “zij”, “die” of “hij/zij” indien geslacht onbekend.
ROL_hem_haar	Op basis van het geslacht de tekst “hem”, “haar”, “die” of “hem/haar” indien geslacht onbekend.
ROL_zijn_haar	Op basis van het geslacht de tekst “zijn”, “haar”, “diens” of “zijn/haar” indien geslacht onbekend.
ROL_geslacht_MMM_VVV, ROL_geslacht_MMM_VVV_OOO, ROL_geslacht_MMM_VVV_OOO_XXX, bijvoorbeeld cl1_geslacht_cliënt_cliënte, cl1_geslacht_vader_moeder_ouder, cl1_geslacht_hij_zij__hen	Voegt een bepaald woord in op basis van het geslacht. Bijvoorbeeld de code “cl1_geslacht_voogd_voogdes” voegt “voogd”, “voogdes” of “voogd/voogdes” in op basis van het geslacht van cliënt 1. Code “wp1_geslacht_vader_moeder_ouder” voegt “vader” of “moeder” in als het geslacht bekend is, anders “ouder”. De OOO en XXX delen voor geslacht onbekend en non-binair zijn optioneel, als dit niet is meegegeven wordt de uitvoer “MMM/VVV”, zoals in het eerste voorbeeld “voogd/voogdes”. De delen MMM, VVV, OOO en XXX mogen alleen letters bevatten. Hier kunt u geen spaties, punten of andere leestekens in gebruiken. Zie voor meer uitleg hoofdstuk: Voornaamwoorden en geslachtsaanduidingen.
ROL_identificatietekst	Genereert een tekst in de vorm van “de heer Jan Klaas Pieterse, geboren 5 november 1980, wonende te (1800 AA) Ons Dorp aan de Dorpsstraat 1” of “de besloten vennootschap Jan Klaasen Poppen B.V. gevestigd en kantoorhoudende te (1800 AA) Ons Dorp aan de Dorpsstraat 1”. Zie voor meer uitleg hoofdstuk: Identificatietekst.
ROL_volledigenaam	Geeft de volledige naam, dus voornamen en achternaam.
ROL_contactpersoon	Geeft de naam van de contactpersoon van de relatie voor dit dossier. Vorm “J.K. Pieterse”.
ROL_afdeling	De afdelingsnaam van de relatie voor dit dossier.
ROL_btwnr	Btw-identificatienummer.
ROL_kenmerk	Het referentienummer dat bij de betreffende partij is ingevuld in het dossier, tabje Partijen.

Codes voor identificatiegegevens

ROL_id_datum	Identificatiedatum.
ROL_id_medewerker	Naam van de medewerker die de identificatie heeft uitgevoerd.
ROL_id_middel	Naam van documentsoort, bijvoorbeeld ‘paspoort’ of ‘rijbewijs’.
ROL_id_geldigtot	Datum tot wanneer het identificatiemiddel geldig is.
ROL_id_docnr	Documentnummer van het identificatiemiddel.
ROL_id_uitgiftedatum	Uitgiftedatum van het identificatiemiddel.
ROL_id_uitgifteplaats	Uitgifteplaats van het identificatiemiddel.

Codes voor extra relatievelden

Met de code ROL_codeextraveld (waarbij u ROL vervangt door bijvoorbeeld cl1 en codeextraveld vervangt door de code van het extra veld) kunt u waardes van extra relatievelden gebruiken. Voorbeelden van extra relatievelden zijn ‘Nationaliteit’ of ‘Geboorteplaats’.

Codes voor toevoegingen

Codes voor de meest recente toevoeging van de aangeschreven cliënt.

toev_nummer	Toevoegingsnummer.
toev_eigenbijdrage	Het bedrag dat in het vakje Eigen bijdrage is ingevuld.
toev_totalevergoedingrvr	Het bedrag dat in het vakje totale vergoeding staat.
toev_aftrekvergoedingkostenrechtsbijstand	Bedrag dat door de RvR ingehouden worden vanwege een proceskostenveroordeling.
toev_proceskostenveroordelingdoorrechtbank	Bedrag dat door de rechtbank is opgelegd als proceskostenveroordeling.
toev_datumaanvraag	Datum van aanvraag.
toev_datumbesluit	Datum van besluit.
toev_besluit	Besluit status: “(onbepaald)”, “nog geen besluit”, “toegewezen”, “afgewezen”, “buiten behandeling”, “beëindigd/ingetrokken”, “declaratie ingediend” of “gedeclareerd”.

Let op: bij onderstaande codes dient u ROL te vervangen door cl1, cl2, wp1 of de code van uw toegevoegde rollen. In toev# staat het # voor 1 bij de eerste toevoeging. Een 2 voor een eventuele tweede toevoeging en zo verder. Bijvoorbeeld cl1_toev3_nummer. Als u het cijfer achterwege laat wordt de laatste, meeste recente, toevoeging gebruikt. Bijvoorbeeld cl1_toev_datumbesluit.

ROL_toev#_nummer	Toevoegingsnummer.
ROL_toev#_eigenbijdrage	Het bedrag dat in het vakje Eigen bijdrage is ingevuld.
ROL_toev#_totalevergoedingrvr	Het bedrag dat in het vakje totale vergoeding staat.
ROL_toev#_aftrekvergoedingkostenrechtsbijstand	Bedrag dat door de RvR ingehouden worden vanwege een proceskostenveroordeling.
ROL_toev#_proceskostenveroordelingdoorrechtbank	Bedrag dat door de rechtbank is opgelegd als proceskostenveroordeling.
ROL_toev#_datumaanvraag	Datum van aanvraag.
ROL_toev#_datumbesluit	Datum van besluit.
ROL_toev#_besluit	Besluit. “toegewezen”, “afgewezen”, “nog geen besluit” of “buiten behandeling”.

Rekenen met codes

Met codes die een getal, een bedrag of een datum opleveren kan worden gerekend door achter de code een plus (+) of min (–) te plaatsen. Achter de plus of min volgt dan een getal en bij een datum een letter (d dagen, m maanden en j jaren).

Bijvoorbeeld datum+14d geeft de datum van over veertien dagen weer.

Of stel u heeft een extra dossierveld huurprijs aangemaakt, en u wilt in een brief hier bijvoorbeeld administratiekosten van 40 euro bij optellen, dan kunt u met de code dossier_huurprijs+40 het bedrag inclusief de administratiekosten tonen.

CODE+##	Voor getallen	Telt ## op bij de waarde.
CODE-##	Voor getallen	Trekt ## af van de waarde.
CODE+##d	Voor datums	Telt ## dagen op bij de datum.
CODE-##d	Voor datums	Trekt ## dagen af van de datum.
CODE+##m	Voor datums	Telt ## maanden op bij de datum.
CODE-##m	Voor datums	Trekt ## maanden af van de datum.
CODE+##j	Voor datums	Telt ## jaar op bij de datum.
CODE-##j	Voor datums	Trekt ## jaar af van de datum.

Waarbij CODE een code is zoals in voorgaande hoofdstukken behandeld en ## is een geheel getal. Rekenen werkt niet met getallen met decimalen.

Vooral het rekenen met datums kan erg handig zijn bij brieven met termijnen.

Voornaamwoorden en geslachtsaanduidingen

In de stukken en brieven die u schrijft verwijst u met regelmaat met persoonlijke of bezittelijke voornaamwoorden naar cliënt of andere partijen. Tevens komt het geslacht in verschillende vormen terug in uw stukken. Om dit te ondervangen bestaan er verschillende codes in Urios om u bij het aanschrijven te helpen.

Code	Mannelijke vorm	Vrouwelijke vorm	Non-binair	Geslacht niet ingevuld
aanhef, aanhefvm	Geachte heer …,	Geachte mevrouw …,	Geachte …,	Geachte mevrouw/heer …,
aanhefmv	Geachte heer …,	Geachte mevrouw …,	Geachte …,	Geachte heer/mevrouw …,
ROL_dhr_mevr	dhr.	mevr.
ROL_deheer_mevrouw	de heer	mevrouw
ROL_hij_zij	hij	zij	die	hij/zij
ROL_hem_haar	hem	haar	die	hem/haar
ROL_zijn_haar	zijn	haar	diens	zijn/haar
ROL_geslacht_MMM_VVV	MMM	VVV	MMM/VVV	MMM/VVV
ROL_geslacht_MMM_VVV_OOO	MMM	VVV	OOO	OOO
ROL_geslacht_MMM_VVV_OOO_XXX	MMM	VVV	XXX	OOO
ROL_geslacht_MMM_VVV__XXX (*)	MMM	VVV	XXX	MMM/VVV
Bijvoorbeeld:
cl1_geslacht_vader_moeder_ouder	vader	moeder	ouder	ouder
cl1_geslacht_man_vrouw__partner (*)	man	vrouw	partner	man/vrouw
cl1_geslacht_cliënt_cliënte	cliënt	cliënte	cliënt/cliënte	cliënt/cliënte
cl1_geslacht_voogd_voogdes	voogd	voogdes	voogd/voogdes	voogd/voogdes

(*) Let op dubbele underscore tussen “VVV” en “XXX” en in het voorbeeld tussen “vrouw” en “partner”.

Bij bovenstaande codes moet ROL vervangen worden door de code van de rol. Bijvoorbeeld “cl1” voor cliënt 1 of “wp1” voor wederpartij 1.

Bij bovenstaande codes moet MMM, VVV, OOO of XXX vervangen worden door een woord dat wordt ingevuld.

Identificatietekst

Bij gebruik van code ROL_identificatietekst wordt op basis het geslacht of de bedrijfsnaam een andere zinsnede ingevuld.

Identificatie	Voorbeeld tekst
man	de heer VOLLEDIGE_NAAM geboren op GEBDATUM wonende te (POSTCODE) PLAATSNAAM aan de STRAATNAAM NR
vrouw	mevrouw VOLLEDIGE_NAAM geboren op GEBDATUM wonende te (POSTCODE) PLAATSNAAM aan de STRAATNAAM NR
non-binair	VOLLEDIGE_NAAM geboren op GEBDATUM wonende te (POSTCODE) PLAATSNAAM aan de STRAATNAAM NR
BV	de besloten vennootschap BEDRIJFSNAAM gevestigd en kantoorhoudende te (POSTCODE) PLAATSNAAM aan de STRAATNAAM NR
NV	de naamloze vennootschap BEDRIJFSNAAM gevestigd en kantoorhoudende te (POSTCODE) PLAATSNAAM aan de STRAATNAAM NR
VOF	de vennootschap onder firma BEDRIJFSNAAM gevestigd en kantoorhoudende te (POSTCODE) PLAATSNAAM aan de STRAATNAAM NR
Stichting	de stichting BEDRIJFSNAAM statutair gevestigd te (POSTCODE) PLAATSNAAM aan de STRAATNAAM NR
Gemeente	BEDRIJFSNAAM zetel houdend te (POSTCODE) PLAATSNAAM aan de STRAATNAAM NR
overig	BEDRIJFSNAAM gevestigd en kantoorhoudende te (POSTCODE) PLAATSNAAM aan de STRAATNAAM NR

Andere partijen (verzekeraars, werkgever, …)

Het is ook mogelijk om in Urios naast de vaste lijst van rollen cliënt, wederpartij, etc. zelf rollen te definiëren voor partijen in uw dossiers. Deze rollen geeft u dan korte codes die u weer kunt gebruiken in uw Word-modellen in combinatie met relatiecodes zoals besproken in hoofdstuk Codes voor de relaties / partijen in het dossier.

Om nieuwe rollen aan te maken gaat u naar Instellingen wijzigen, pagina Relaties > Rollen.
Klik op Invoeren om een nieuwe rol aan te maken.
Vul Naam en Code naar u eigen idee in.
Klik op Opslaan & Doorgaan om de volgende rollen in te voeren of op de knop Opslaan & Sluiten om te bevestigen dat dit de laatste rol was die u nu invoert.
Klik op de knop Opslaan & Sluiten om het instellingenscherm te sluiten.

Voorbeelden:

Naam	Code
Werknemer	wn
Werkgever	wg
Verzekeraar	vz
Getuigen	gtg

Gebruik van de rollen in modelcodes

Voor de volledige lijst van relatiecodes zie hoofdstuk Codes voor de relaties / partijen in het dossier. Op de plaats van de ROL plaatst u de code van uw zelf toegevoegde rol gevolgd door een volgnummer. Dus meestal gewoon het getal 1.

Om de naam van de verzekeraar te vermelden in de brief gebruikt u dan bijvoorbeeld de code vz1_bedrijfsnaam. Bijvoorbeeld in een tekst “cl1_naam is verzekerd bij vz1_bedrijfsnaam (polisnummer dossier_polisnummer).”

Of een tekst waarin de werkgever wordt benoemd, bijvoorbeeld “Mijn cliënt cl1_naam werkt voor wg1_bedrijfsnaam gevestigd in wg1_plaats en geleid door wg1_deheer_mevrouw wg1_naam.” Een rol als werkgever is uiteraard alleen interessant als het om een derde gaat, en niet om de wederpartij.

Gecombineerde modellen

Naast losse modellen is het ook mogelijk om modellen te combineren. Een praktisch voorbeeld van een document waarbij dit handig kan zijn is een Echtscheidingsconvenant. Dit convenant bestaat uit een aantal artikelen, waarbij niet elk artikel altijd van toepassing is.

Door onderstaande stappen toe te passen, kunt u per document – in dit voorbeeld een Echtscheidingsconvenant – kiezen welke artikelen u wilt opnemen.

Map met documenten aanmaken

Maak in de map waar u uw Word-modellen opslaat een nieuwe map aan en geef deze een omschrijvende naam, bijvoorbeeld de naam van het einddocument. Voeg hieraan de extensie ‘.combine’ toe. In dit voorbeeld ‘Echtscheidingsconvenant.combine’.
Maak in deze map losse documenten aan voor alle losse artikelen uit het document en eventueel een voorblad, inhoudsopgave etc. Hierbij is het handig de documentnamen te laten starten met een nummer (00, 01, 02 etc.) of een letter (a, b, c etc.), zodat deze bij het opstellen van het totale document altijd in chronologische volgorde staan.

Documenten vullen

Vul de losse documenten met inhoud (tekst en codes), zoals u in een regulier Word-model ook zou doen.
Voeg desgewenst paginanummering toe. Deze nummert automatisch goed door bij het einddocument.
De volgende stap is zorgen dat de artikelnummers ook automatisch doornummeren. Hieronder leest u hoe u dit kunt instellen.

Artikelen doornummeren

In Word, zorg dat de tekst waarin u het artikelnummer opneemt is gedefinieerd als koptekst, bijvoorbeeld ‘Kop 2’.
Selecteer vervolgens het tekstgedeelte waarin u een artikelnummer wilt opnemen.
Klik op Stijlen
Klik met uw rechtermuisknop op Kop 2 en vervolgens op Wijzigen.
Klik linksonderaan op Opmaak en vervolgens op Nummering….
Klik kop Nieuwe nummeropmaak definiëren….
Typ in het veld ‘Nummering:’ het woord ‘Artikel’ voor het cijfer 1.
Klik op OK.

De nieuwe lijststijl voor artikelnummer kan nu worden toegepast op uw document. Hiermee nummeren de artikelnummers goed door, ongeacht welke documenten u combineert.

Gecombineerde modellen gebruiken

Als u bovenstaande stappen heeft uitgevoerd, kunt u een gecombineerd document opstellen. Dit doet u met de opdracht Maak document, net als bij gewone Word-modellen, met als verschil dat u kunt kiezen welke inhoud (in dit geval artikelen) u wilt meenemen in uw einddocument.

Word: standaard tekstdelen invoegen

Sla veel gebruikte teksten op als Bouwsteen

Veel gebruikte teksten kunt u opslaan om later snel te kunnen hergebruiken door onderstaande stappen uit te voeren.

Selecteer de tekst die u wil hergebruiken.
Ga naar de menu tab Invoegen.
Ga naar categorie Tekst en klik op de knop Snelonderdelen.
Klik vervolgens op Selectie opslaan in galerie met snelonderdelen.

Hierna komt pop-up Nieuwe bouwsteen maken
Hier kunt u de naam aanpassen voor het tekst blok.
Klik op OK om op te slaan.

Om meerdere teksten op te slaan herhaal bovenstaande stappen.

Afsluiten Word

Bij het afsluiten van Word krijgt u de volgende melding:

Klik hier op Opslaan. Hierdoor worden de teksten opgeslagen.

Opgeslagen teksten gebruiken

Ga naar de menu tab Invoegen.
Klik op de knop Snelonderdelen in de categorie Tekst.
Ga naar AutoTekst.
Klik op de tekst die u wilt invoegen.

Herhaal dit voor ieder standaard tekstblok dat u wilt toevoegen.