5/5

5/5 sterren op Google

Microsoft Outlook

Outlook Microsoft 365 Urios

Maakt u gebruik van Microsoft Outlook (onderdeel van Microsoft 365) als e-mailprogramma voor uw kantoor? Door Outlook te koppelen aan Urios houdt u gemakkelijk overzicht van de e-mailcorrespondentie en agenda-afspraken rondom uw dossiers.

Beter overzicht. Alle informatie rondom een dossier op één centrale plek.
Bespaar tijd. Met één klik op de knop verzendt u e-mails en slaat u e-mails op in de gewenste dossiermap (incl. bijlagen).
Automatisch tijd registreren. Start desgewenst automatisch de Urios Stopwatch bij het opstellen van een e-mail.
Enorm gebruiksvriendelijk. Volgens gebruikers “Ideaal!”, “Superhandig” en “Echt heel makkelijk”.

Direct e-mails opslaan vanuit Outlook

Met de Microsoft Outlook-koppeling verschijnt een Urios-knop in uw Outlook-omgeving, genaamd “Opslaan in dossiermap”. Deze maakt het mogelijk inkomende en uitgaande berichten inclusief bijlagen eenvoudig op te slaan in de gewenste (sub)map van het betreffende dossier.

Bijlagen separaat opslaan

Daarbij kunt u bijlagen van de betreffende e-mail zowel afzonderlijk als gelijktijdig opslaan. Desgewenst in een andere submap. U kunt de naam van de bijlage(n) en het onderwerp van de e-mail nog aanpassen voordat u het bestand opslaat. Zo voorkomt u dat uw dossiermap vol komt te staan met replies of bestanden met namen als ‘scan001’.

Zie in de afbeelding het voorbeeld ‘AVG-proof kopie paspoort’. Hier stond de naam ‘IMG_0102’. Door dit te wijzigen naar een omschrijvende naam kunt u het bestand op een later moment eenvoudig terugvinden.

Opgeslagen bijlagen en e-mailberichten vindt u vervolgens gemakkelijk terug in het juiste dossier in Urios of via de Verkenner van Windows.

E-mails opslaan in dossiermap Outlook Add-In Urios
Outlook typen bestanden opslaan Urios

Bepaalde bestandstypen standaard wel/niet opslaan

In het instellingenscherm van Urios kunt u aanvinken welke bestandstypen u standaard wel wilt opslaan. Is bijvoorbeeld de enige afbeelding in uw e-mail meestal een e-mail-handtekening? Dan is het misschien handig om het opslaan van afbeeldingen standaard uit te vinken.

Maar bent u bijvoorbeeld letselschadeadvocaat en ontvangt u veel beeldmateriaal? Dan wilt u waarschijnlijk juist wel graag afbeeldingen en zip-bestanden standaard opslaan.

Voor elke e-mail die u opslaat geldt dat u bestandstypen die niet standaard staan aangevinkt alsnog zelf kunt aanvinken. 

Het kunnen aangeven van welke standaard bestandstypen u wilt opslaan heeft als voornaamste doel u sneller te kunnen laten werken, omdat u minder hoeft te klikken.

Direct mailen vanuit Urios

Dankzij de koppeling tussen Urios en Outlook kunt u vanuit Urios direct mailen via Outlook. Hiervoor zoekt u de betreffende relatie of het betreffende dossier op en selecteert u naar wie of welk e-mailadres u de e-mail wilt verzenden. Vervolgens opent Outlook het venster waarin u de mail kunt opstellen, waarbij het e-mailadres van de ontvanger reeds is ingevuld.

E-mails opstellen met Outlook-modellen

Waarschijnlijk stelt u vaak dezelfde soort e-mails op, zoals een opdrachtbevestiging of afspraakbevestiging, en neemt u vaak dezelfde elementen mee in de onderwerpregel, zoals dossiernaam en dossiernummer.

Dankzij Outlook-modellen kan Urios deze informatie gedeeltelijk automatisch invullen met behulp van e-mailcodes. Zo hoeft u de e-mail alleen nog maar na te lezen of slechts een kleine aanpassing te doen en dan kan hij zo de deur uit. Dit scheelt enorm veel tijd!

Automatisch tijd registreren

Natuurlijk wilt u dat er geen kostbare tijd weglekt. Daarom is het mogelijk automatisch de Urios Stopwatch te starten bij het genereren van een e-mailbericht of document. 

Zo schijft u de exacte tijd direct op het juiste dossier en hoeft u als u klaar bent alleen nog maar op ‘Opslaan’ te klikken. U kunt de geklokte tijd altijd achteraf nog aanpassen.

Koppeling met de Outlook-agenda

De afspraken die u in de Urios-agenda inplant kunnen geautomatiseerd in uw Outlook-agenda gezet worden en vice versa. Zo heeft u altijd het complete overzicht van uw afspraken, zittingen en termijnen en kunt u deze ook eenvoudig bekijken en beheren via de Outlook-app op uw smartphone.

Op dit moment is deze functie alleen beschikbaar voor persoonlijke agenda’s, niet voor gedeelde agenda’s. Daarnaast heeft u een Microsoft 365-account nodig.

In onderstaande afbeelding zijn de gekleurde blokken agenda-items die zijn ingevoerd via Urios. De grijze blokken zijn ingevoerd via Outlook. Zo ziet u altijd in één oogopslag de oorsprong van een agenda-item.

Outlook-agenda koppeling Urios

Module Documentenbeheer & module Agenda

Om e-mails te kunnen sturen vanuit Urios met Outlook-modellen en e-mails vanuit Outlook op te kunnen slaan in de dossiermap heeft u de module Documentenbeheer nodig. Om gebruik te kunnen maken van de koppeling tussen Urios en de Outlook-agenda is de module Agenda & Termijnen nodig. Beide modules zijn onderdeel van Urios Plus. U kunt deze modules ook los afnemen boven op Urios Standaard.

Zelf ervaren hoe eenvoudig het werkt?
Probeer Urios 30 dagen gratis!

Vraag een proeflicentie aan en probeer Urios 30 dagen geheel gratis en vrijblijvend.
Belt of mailt u liever? Neem dan gerust contact met ons op via 072 512 22 05 of info@urios.nl.

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.