Microsoft Outlook
Maakt u gebruik van Microsoft Outlook (onderdeel van Microsoft 365) als e-mailprogramma voor uw kantoor? Door Outlook te koppelen aan Urios houdt u gemakkelijk overzicht van de e-mailcorrespondentie rondom uw dossiers.
✓ Beter overzicht. Alle informatie rondom een dossier op één centrale plek.
✓ Bespaar tijd. Met één klik op de knop verzendt u e-mails en slaat u e-mails op in de gewenste dossiermap (incl. bijlagen).
✓ Automatisch tijd registreren. Start desgewenst automatisch de Urios Stopwatch bij het opstellen van een e-mail.
✓ Enorm gebruiksvriendelijk. Volgens gebruikers “Ideaal!”, “Superhandig” en “Echt heel makkelijk”.
Direct e-mails opslaan vanuit Outlook
Met de Microsoft Outlook-koppeling verschijnt een Urios-knop in uw Outlook-omgeving, “Opslaan in dossiermap”. Deze maakt het mogelijk inkomende en uitgaande berichten eenvoudig op te slaan in de gewenste (sub)map van het betreffende dossier.
Bijlagen los opslaan
Daarbij kunt u bijlagen van de betreffende e-mail zowel afzonderlijk als gelijktijdig opslaan. Desgewenst in een andere submap. U kunt de naam van de bijlage(n) en het onderwerp van de e-mail nog aanpassen voordat u het bestand opslaat. Zo voorkomt u dat uw dossiermap vol komt te staan met replies of bestanden met de naam ‘scan001’.
Zie in de afbeelding het voorbeeld ‘AVG-proof kopie paspoort’. Hier stond de naam P1050748. Door dit te wijzigen naar een omschrijvende naam weet u later ook nog wat de inhoud van dit bestand is.
Opgeslagen bijlagen en mailberichten vindt u vervolgens gemakkelijk terug onder het juiste dossier in Urios of via de Verkenner van Windows.
Direct mailen vanuit Urios
Dankzij deze koppeling kunt u vanuit Urios direct mailen via Outlook. Hiervoor zoekt u de betreffende relatie of het betreffende dossier op en selecteert u naar wie of welk e-mailadres u de e-mail wilt verzenden. Vervolgens opent Outlook het venster waarin u de mail kunt opstellen, waarbij het e-mailadres van de ontvanger reeds is ingevuld.
E-mails opstellen met Outlook-modellen
Waarschijnlijk stelt u vaak dezelfde soort e-mails op, zoals een opdrachtbevestiging of afspraakbevestiging, en neemt u vaak dezelfde elementen mee in de onderwerpregel, zoals dossiernaam en dossiernummer.
Dankzij Outlook-modellen kan Urios deze informatie gedeeltelijk automatisch invullen met behulp van e-mailcodes. Zo hoeft u de e-mail alleen nog maar na te lezen of slechts een kleine aanpassing te doen en dan kan hij zo de deur uit. Dit scheelt enorm veel tijd!
Automatisch tijd registreren
Natuurlijk wilt u dat er geen kostbare tijd weglekt. Daarom is het mogelijk automatisch de Urios Stopwatch te starten bij het genereren van een e-mailbericht of document. Zo schijft u de exacte tijd direct op het juiste dossier en hoeft u als u klaar bent alleen nog maar op ‘Opslaan’ te klikken. U kunt de geklokte tijd altijd achteraf nog aanpassen.
Module Documentenbeheer
Om deze Outlook-koppeling te kunnen gebruiken heeft u de module Documentenbeheer nodig. Deze module is onderdeel van Urios Plus. U kunt deze module ook los afnemen boven op Urios Standaard.
Zelf ervaren hoe eenvoudig het werkt?
Probeer Urios 30 dagen gratis!
Vraag een proeflicentie aan en probeer Urios 30 dagen geheel gratis en vrijblijvend.
Belt of mailt u liever? Neem dan gerust contact met ons op via 072 512 22 05 of info@urios.nl.