Overstappen van Fortuna naar Urios
Fortuna wordt sinds enige tijd niet meer verkocht en stopt er in 2025 helemaal mee. De opvolger is NEXTmatters van NEXTlegal. Dit is, in tegenstelling tot Fortuna, een web-based pakket. Wilt u andere alternatieven overwegen? En blijven werken met een desktopapplicatie: lokaal of in de cloud? Dan is Urios wellicht een passend alternatief.
Bij Urios snappen we dat overstappen naar andere software niet zomaar iets is. U wilt een weloverwogen beslissing nemen, zodat u hopelijk weer 10, 20 of misschien wel 30 jaar toekunt met uw nieuwe pakket. Daarom helpen wij u hier graag bij. Hieronder hebben we voor u op een rijtje gezet hoe de overstap van Fortuna naar Urios in zijn werk gaat.
Wordt uw vraag hieronder niet beantwoord? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op via info@urios.nl of 072 512 22 05.
Van een kantoor zelf horen hoe Urios hen bevalt?
We hebben al meerdere kantoren mogen begeleiden van Fortuna naar Urios. Wilt u van deze kantoren zelf horen hoe zij de overstap hebben ervaren en hoe Urios hen nu bevalt? Neem gerust contact met ons op. Dan brengen wij u met hen in contact.
Deze data kunnen we overzetten naar Urios
Fortuna en Urios hebben veel raakvlakken: met Urios kunt u ook lokaal werken, uw dossiermappen beheren in Verkenner en navigeren tussen verschillende tabbladen. Omdat we al meerdere datamigraties van Fortuna naar Urios hebben gedaan, weten we dat we veel van uw huidige data kunnen overzetten. Elk kantoor gebruikt Fortuna echter net weer op een andere manier, waardoor we altijd maatwerk moeten verrichten. Hieronder ziet u welke data we kunnen overzetten.
Belangrijk: in Urios is geen boekhouding geïntegreerd. Wel koppelen wij met veelgebruikte boekhoudpakketten, zodat er altijd een passend alternatief is.
Dossiers
- Dossiernaam
- Dossiernummer
- Archiefnummer
- Dossierfase
- Dossiersoort
- Memo
- Dossiereigenaar
- Tariefbeleid
Relaties
- NAW-gegevens
- Contactinformatie
Dossierpartijen
- Cliënten
- Wederpartij
- Overige relaties
Tijdregels
- Datum
- Omschrijving
- Medewerker
- Tijdsduur
- Wel/niet gedeclareerd
Verschotten
- Datum
- Omschrijving
- Bedrag
- Btw-percentage
- Wel/niet gedeclareerd
Medewerkers
- Verkorte naam
- Volledige naam
- BAR-nummer
- Geslacht
Toevoeging
- Wel/niet toevoeging
- Toevoegingsnummer
- Datum aanvraag
- Datum besluit
- Besluit
- Eigen bijdrage
- Urenmelders
Documentmigratie
Documentmigratie vanuit dit pakket is niet nodig. Wel is er maatwerk nodig om de dossiermappen van Fortuna te koppelen met Urios. Deze werkzaamheden worden gefactureerd op nacalculatie à € 95,- per uur.
Let op: met de datamigratie kunnen we geen declaraties overzetten.
Zo werkt overstappen naar Urios
Voorbereiding
Een goede voorbereiding is het halve werk. Daarom vragen wij u en/of uw systeembeheerder alvast onderstaande zaken te verzamelen.
- Back-up van de database voor de proefmigratie. Dit kan op elk gewenst moment.
- Als de proefmigratie naar wens is, plannen we een definitieve migratiedatum in. De definitieve migratie kan op werkdagen op elk moment worden ingepland. Onze ervaring leert dat een rustige dag aan het begin of einde van de maand de voorkeur heeft.
- Indien van toepassing: voorbereiding Huisstijlservice (factuursjabloon op maat). Voor het uitvoeren van de huisstijlservice hebben wij een voorbeeld nodig van een factuur, een specificatie, een herinnering en een Word-document plus uw kantoorlogo in hoge resolutie.
- Indien van toepassing: bestaande Word-modellen van Fortuna-formaat omvormen naar Urios-formaat, zodat deze ook vanuit Urios gebruikt kunnen worden. Dit kunt u zelf doen met behulp van onze handleiding. Wij kunnen dit ook voor u doen tegen een meerprijs per model.
- Aanleveren nieuwe back-up aan het einde van de voorgaande dag of begin van de ochtend door IT-partij.
Huisstijlservice facturen (optioneel)
Eenmalig € 95,-
Een sjabloon voor een factuur, specificatie en herinnering in uw huisstijl.
Word-modellen omzetten (optioneel)
€ 30,- per model
Uw bestaande modellen uit Fortuna omzetten naar modellen die geschikt zijn voor Urios.
Datamigratie
Als we alle gegevens hebben die moeten worden overgezet van Fortuna naar Urios en de proefmigratie goed is gegaan, kan de echte datamigratie plaatsvinden. Hiervoor moeten we een nieuwe back-up ophalen van uw huidige data. De data die u hierna invoert, worden niet overgezet naar Urios. Wij raden daarom ook aan pas weer nieuwe dossiers en tijdregels in te voeren in Urios.
De migratie en het koppelen van de dossiermappen gebeurt op dezelfde werkdag. In de loop van de middag kunnen we starten met het instellen van Urios. Het is zelfs mogelijk om diezelfde middag al een workshop (voor de advocaten) en begeleiding bij het instellen (voor het secretariaat) op locatie in te plannen.
Een workshop is aan te raden als uw kantoor uit meerdere medewerkers bestaat. Zo weet u zeker dat u allemaal dezelfde werkwijze hanteert, wat zorgt voor meer efficiëntie.
Datamigratie
Vanaf € 750,- (eenmalig)
De datamigratie bestaat uit dataverzameling, een proefmigratie en de definitieve migratie. Al met al zal de definitieve migratie ongeveer één werkdag in beslag nemen. Wij zullen u hierbij ook helpen met de basisinstellingen voor uw kantoor.
Documentmigratie
Niet nodig
Documentmigratie is niet nodig. Wel moeten de bestaande dossiermappen worden verplaatst en opnieuw worden gekoppeld aan Urios. Het verplaatsen is de taak van uw systeembeheerder. Het opnieuw koppelen doen wij. Afhankelijk van de overeenkomsten tussen de oude en nieuwe structuur komen hier meerkosten bij kijken. Dit communiceren we van tevoren.
Starten met Urios
Om direct goed van start te gaan met Urios, zorgen we ervoor dat de basisinstellingen voor uw kantoor goed staan.
Opnieuw koppelen van dossiermappen
Omdat u met Fortuna met eenzelfde soort mappenstructuur werkt als bij Urios, hoeven we alleen in Urios aan te geven waar hij deze mappen moet zoeken. U kunt in de meeste gevallen uw huidige mappenstructuur dus gewoon behouden. Afhankelijk van hoe dit bij u is ingericht, kan er meerwerk aan verbonden zijn. De kosten hiervan bespreken we op voorhand met u.
De basisinstellingen voor uw kantoor
Let op: na de datamigratie kunt u direct beginnen met tijdschrijven op dossiers. Hiervoor zijn de basisinstellingen niet noodzakelijk.
Voordat u nieuwe dossiers invoert of gaat factureren, dient u een aantal basisinstellingen in Urios aan te passen aan de werkwijze van uw kantoor. Denk hierbij aan:
- Dossiernummering
- Factuurnummering
- Voorkeuren voor het opslaan van tijdregels
- Standaard teksten voor facturen en e-mails (zodat u sneller kunt werken)
Aan de slag met Urios
Onze ervaring leert dat er in de eerste twee weken nog wel wat telefoontjes naar de helpdesk komen, maar dat dit al snel afneemt omdat u zich het pakket snel eigen maakt. Uiteraard kunt u altijd gebruikmaken van onze workshop om als kantoor direct op één lijn te zitten wat betreft de werkwijze van Urios.
Workshop op locatie (optioneel)
Eenmalig € 495,-
We richten de workshop zo in dat uw kantoor er écht iets aan heeft. Dus geen standaard riedeltje, maar 100% toegepast op de werkwijze van uw kantoor.
Omdat we bekend zijn met Fortuna, en hiervan al meerdere migraties hebben verzorgd, kennen we de verschillen en overeenkomsten tussen de twee pakketten. Deze stippen we dan ook graag aan, zodat u zich direct thuis voelt bij Urios.
Online workshop (optioneel)
Eenmalig € 195,-
Liever een online workshop? Dit werkt vaak prima voor kantoren met één of twee Urios-gebruikers. Woont u de workshop bij met drie of meer mensen? Dan adviseren wij een workshop op locatie.
Een overstap naar een nieuw pakket is niet niks, maar we zijn ontzettend goed begeleid. Alles was ook goed afgestemd met onze IT-partij en boekhouder, waardoor de migratie soepel verliep. Op de dag van de migratie kwam Ilse meteen bij ons langs voor een workshop, zodat we meteen soepel konden opstarten. Nog steeds dik tevreden!
– Advocatenkantoor uit Amsterdam (klant sinds 2022)
Mede dankzij de goede communicatie in de aanloop naar de migratie hadden wij er alle vertrouwen in dat het goed zou komen. Ook de begeleiding bij de opstart was super en als we nu vragen hebben, is de helpdesk altijd goed bereikbaar. Indien nodig kijken ze meteen mee op ons scherm en kunnen wij snel door met onze werkzaamheden.
– Advocatenkantoor uit Tilburg (klant sinds 2023)
Praktische informatie
Proefmigratie
Ter voorbereiding van de echte datamigratie voeren we altijd een proefmigratie uit. Zo weten we zeker dat alle data op de correcte manier wordt uitgelezen in Urios. Het resultaat van deze proefmigratie nemen we met u door, zodat u de overgezette data zelf kunt controleren.
Kosten
De kosten van de proefmigratie zijn verwerkt in de datamigratie. Als uw kantoor een proefmigratie wil uitvoeren alvorens een beslissing te nemen, rekenen we 50% van de kosten van de complete migratie. Deze kosten vervallen als uw kantoor alsnog voor Urios kiest.
Datamigratie
Voor de definitieve datamigratie reserveren wij een hele werkdag. Hierbij zorgen we ervoor dat u altijd één aanspreekpunt heeft die gedurende deze dag beschikbaar is. Het is prettig als uw IT-partij die dag goed bereikbaar is voor eventuele toegangsvereisten en vragen vanuit onze kant.
De datum voor datamigratie bepalen we uiteraard in overleg met uw kantoor.
Kosten
De kosten voor de definitieve migratie bedragen € 750,-. Voor avonden, weekenden of feestdagen is een toeslag van 50% van toepassing.
Facturatie
Wij factureren de totale kosten van een migratie – met eventuele kosten voor de huisstijlservice, Word-modellen en workshop – achteraf, tegelijkertijd met de licenties die een jaar vooruit worden gefactureerd.
Extra cloud dienst
Als u besluit in de cloud te gaan werken met Urios heeft u meestal de Urios Cloud Database nodig. Voor opslag van uw bestanden kunt u kiezen voor een cloud provider, zoals OneDrive/SharePoint (bij een Microsoft 365-abonnement) of Google Drive. Als u gebruik gaat maken van een terminal server, heeft u geen van voorgenoemde diensten nodig.
Urios Cloud Database
In deze database staan alle gegevens die u direct kunt terugvinden in Urios. Denk aan relaties, dossiers, tijdregels en declaraties.
Veelgestelde vragen
Met het uitvoeren van een migratie wordt er zoveel mogelijk informatie uit uw huidige/oude softwarepakket naar Urios verhuisd. Deze informatie kan bestaan uit data uit het pakket zelf, zoals dossiernummers, tijdregels of het nummer van een Toevoeging, maar kan ook bestaan uit bestanden zoals Word documenten, pdf bestanden of opslagen e-mails.
Bij Urios spreken we globaal over 3 soorten migraties: datamigratie, documentmigratie en e-mailmigratie. De eerste is altijd mogelijk. De andere twee zijn afhankelijk van een aantal factoren. Wij bekijken graag de mogelijkheden met u.
Onder datamigratie verstaan we het overzetten van de data uit de database van uw oude pakket naar Urios. Dit zijn ten minste uw tijdregels, relaties en dossiergegevens. Eventuele documenten of andere bestanden staan hier los van.
Een documentmigratie is het overzetten van de documenten vanuit uw huidige opslagomgeving naar uw nieuwe omgeving. Of dit nodig is hangt af van uw huidige werkwijze en locatieopslag.
Wanneer is het meestal wel nodig?
Als u eerder werkte met een online applicatie zoals Legalsense, BaseNet, Kleos of Advocaat Centraal, is een documentmigratie vrijwel altijd nodig.
Wanneer is het meestal niet nodig?
Als u werkte met LegalEagle, CCLaw, Fidura of Cicero dan hoeven de dossiermappen meestal alleen te worden verplaatst en opnieuw te worden gekoppeld. Er is dan geen sprake van een volledige documentmigratie, alleen een verhuizing.
Ook als u al met een cloud drive (bijv. SharePoint, OneDrive en Google Drive) werkt waarop uw documenten staan opgeslagen is geen migratie nodig. In dit geval hoeven wij alleen de koppeling met de cloud drive te maken.
E-mailmigratie is het migreren van uw e-mailberichten en/of het verhuizen van uw gehele, in de meeste gevallen, Office 365 account. Dit is iets wat volledig buiten de migraties van een database of documenten valt en Urios niet voor u kan verzorgen.
Uw huidige systeembeheerder of cloud provider is de aangewezen persoon om hierover mee in gesprek te gaan. Zij kunnen u adviseren of migratie hiervan noodzakelijk is of dat er andere opties zijn.
Verreweg de meeste kantoren werken met Outlook, veelal in combinatie met Office 365. Urios biedt zelf geen e-mail diensten aan, maar wel een koppeling (Add-in) met Outlook. Hiermee kunt u eenvoudig een kopie van ingekomen en uitgaande e-mailberichten opslaan in uw dossiers.
In het kort is een database de plek waar alle informatie uit uw softwarepakket wordt opgeslagen. Denk hierbij aan dossiernamen, dossiernummers, relaties, tijdregels en tariefbeleid. Documenten vallen hier niet onder.
Een meer technische uitleg
Meerdere records samen vormen de informatie in de database zoals o.a. de dossiernummers en namen, de ingevoerde partijen, uw tijdregels, de declaraties maar ook de definitie van uw tariefbeleid, status van het dossier en alle overige instellingen. De verschillende onderdelen bestaan uit meerdere records en vormen samen de hele structuur van de database. Een groot deel van deze informatie kunnen wij migreren naar een Urios database, maar een deel helaas ook niet.
Wat wij altijd kunnen migreren zijn de dossiernamen en nummers, uw relaties en alle tijdregels. Declaraties en herinneringen kunnen bijna nooit overgezet worden. Daarom wordt in de praktijk vaak het oude pakket nog enkele maanden ernaast gehouden om hierin het debiteurenbeheer af te wikkelen.
Een cloud drive is een centrale opslaglocatie waarop uw documenten en andere bestanden kunnen worden opgeslagen. Het grootste voordeel van een cloud drive is dat u locatieonafhankelijk kunt werken en dus altijd en overal toegang heeft tot uw documenten. Uiteraard in een goed beveiligde omgeving.
Heeft u vragen omtrent overstappen naar Urios?
Laat een terugbelverzoek achter. Dan nemen wij vrijblijvend contact met u op om u vragen omtrent overstappen te beantwoorden.
Neemt u liever zelf contact met ons op? Bel ons op 072 512 22 05.