Relaties

Nieuwe relatie invoeren

Bij Urios staat het dossier centraal. Daarom kunt u bij het invoeren van een nieuw dossier hieraan direct relaties koppelen. Zowel nieuwe als bestaande. Moet u op een later moment nog relaties toevoegen aan het dossier? Dan kan dat via tabblad Relaties middels de opdracht Nieuwe relatie invoeren.

Deze optie kunt u ook gebruiken voor relaties die (nog) niet aan een dossier zijn gekoppeld, zoals leads/prospects.

Nieuwe relatie direct koppelen aan een bestaand dossier

Toevoegen aan dossier

Bij het invoeren van een nieuwe relatie kunt u deze direct koppelen aan een bestaand dossier. Als deze relatie (nog) niet bij een specifiek dossier hoort, kunt u het dossierveld leeg laten.

In de rol van

Hier geeft u aan welke rol de relatie heeft in het betreffende dossier. Standaard zijn er zes rollen beschikbaar in Urios:

1. cliënt
2. wederpartij
3. advocaat wederpartij
4. debiteur
5. rechtbank
6. debiteur van cliënt

Een voordeel van het aangeven van de rollen ‘cliënt’ en ‘wederpartij’ is dat Urios hierdoor eenvoudig kan controleren op tegengesteld belang. Als een relatie reeds in Urios staat in de rol van cliënt en u voegt deze aan een nieuw dossier toe als wederpartij, zal Urios hiervan een melding geven.

Daarnaast kunt u de verschillende rollen gebruiken in codes in de Word-modellen en Outlook-modellen voor het eenvoudig en efficiënt opstellen van documenten en e-mails.

Extra rollen toevoegen

Naast de zes standaard rollen kunt u zelf zoveel rollen toevoegen als gewenst. Denk aan ‘huurder’ en ‘verhuurder’ bij Huurrecht en ‘getuige’ bij Strafrecht.

De afkortingen die u invoert bij deze nieuwe rollen kunt u gebruiken in codes voor Word- en Outlook-modellen. Zo kunt u hele gedetailleerde modellen maken, waardoor u standaard brieven nog sneller kunt opstellen.

1. Klik op Instellingen wijzigen.
2. Ga naar Relaties > Rollen.
3. Klik op Invoeren.
4. Voer een afkorting en een omschrijving in.
5. Klik op Opslaan & Doorgaan om nog een rol toe te voegen. Klik op Opslaan & Stoppen om het op te slaan.

Soort

Vervolgens geeft u aan of u te maken heeft met een ‘particulier’, ‘bedrijf/organisatie met één contactpersoon’ of ‘bedrijf/organisatie met meerdere contactpersonen/afdelingen’. Afhankelijk van de door u gekozen optie verschijnen andere relevante velden.

• Particulier.
  Voor het invoeren van privépersonen.
• Bedrijf/organisatie met één contactpersoon.
  Dit is de eenvoudigste keuze voor bedrijven waarbij er geen of slechts één persoon geadresseerd hoeft te worden. De achternaam kan leeg gelaten worden wanneer enkel het bedrijf / de organisatie wordt aangeschreven.
• Bedrijf/organisatie met met meerdere contactpersonen/afdelingen.
  Deze optie kan handig zijn als er meerdere personen van één onderneming betrokken zijn bij verschillende dossiers. Denk hierbij aan rechtsbijstandsverzekeraars waarbij er verschillende contactpersonen zijn per dossier. Bij elke contactpersoon kunt u aangeven voor welk dossier hij/zij de contactpersoon is. Als deze relatie ook de betalende partij is, wordt de aangevinkte contactpersoon ook op het factuuradres vermeld (tenzij vermelding van contactpersonen is uitgeschakeld). Indien u geen contactpersoon aan het dossier koppelt, komt de factuur op naam te staan van het bedrijf met een algemene aanhef.

NB. Voor een particulier is bij de eerste invoer alleen achternaam een verplicht veld. Voor een bedrijf/organisatie is bij de eerste invoer alleen bedrijfsnaam een verplicht veld.

Lees meer over het wel of niet vermelden van contactpersonen in het factuuradres in hoofdstuk Declareren > Opmaak > Adresseren van bedrijven.

Identificatie

Indien nodig, bijvoorbeeld voor Wwft-doeleinden, kunt u de identificatie en verificatie van de relatie vastleggen. Deze informatie is na het invoeren terug te vinden op het tabje Identificatie bij de relatie.

In Urios kunt u de volgende identificatie- en verificatie-informatie per blok toevoegen:

• Identificatiemoment. In dit blok kunt u onder meer vastleggen wanneer u welk type identiteitsbewijs heeft gecontroleerd en een veilige kopie van het betreffende document toevoegen als bestand.
• Bedrijfsverificatie. In dit blok kunt u onder meer vastleggen wanneer u welk type verificatiemiddel heeft gecontroleerd en het betreffende document toevoegen als bestand.
• Cliëntonderzoek. In dit blok kunt u onder meer vastleggen wanneer u welk cliëntonderzoek heeft uitgevoerd en de reden hiervoor.
• Belanghebbende (UBO). In dit blok kunt u onder meer vastleggen wanneer u welke belanghebbende heeft gecontroleerd en welk percentage bevoegdheid deze persoon heeft.

U kunt zelf de benodigde blokken toevoegen en, indien nodig, ook weer verwijderen. Zo kunt u bijvoorbeeld meerdere blokken voor verschillende belanghebbenden toevoegen.

Het opslaan van verificatiedocumenten

Als u in Urios een ID-bewijs of verificatiemiddel toevoegt, maakt Urios hiervoor een aparte relatiemap aan. De gewenste locatie voor de hoofdmap voor deze relatiemappen kunt u aangeven bij Instellingen wijzigen > Relaties > Identificatie.

Nadat u in Urios de originele scan heeft toegevoegd, slaat Urios hiervan een kopie op in de map. U kunt bepaalde informatie, zoals het BSN- en het documentnummer, zwart maken en een watermerk met de tekst ‘kopie [naam kantoor]’ toevoegen aan deze kopie. Deze tools zijn beschikbaar in Urios.

Nadat u klaar bent met het bewerken van de kopie klikt u op Opslaan. Nu vraagt Urios of u de originele scan direct wilt verwijderen of wilt bewaren. U heeft het origineel in principe niet meer nodig, omdat u nu een afgeschermde kopie heeft opgeslagen.

Factuuradres en extra adressen

Naast het factuuradres kunt u ook extra adressen invoeren die afwijken van het factuuradres.

Klik hiervoor op Voeg extra adres toe. Bij elk nieuw adres kunt met vinkjes aangeven of dit het factuuradres, bezoekadres of correspondentieadres is. Er kan slechts één adres het correspondentieadres zijn. U kunt één adres dus meteen toepassen voor verschillende doeleinden. Dit adres is het standaardadres bij het maken van nieuwe brieven / Word-documenten vanuit Urios. Als er geen correspondentieadres is opgegeven wordt het factuuradres als standaard gebruikt.

De extra ingevoerde adressen kunt u gebruiken voor brieven die u vanuit Urios maakt. Wanneer u op het tabblad Dossiers of Relaties klikt op de opdracht Maak document, kunt u uit de ingevoerde adressen kiezen naar welk adres u de brief wilt versturen.

Internationaal adresseren

Als u bij tabblad Relaties > Relatie bewerken > tabje Adres kiest voor een ander land van adressering dan Nederland, past Urios de volgorde van de invoervelden automatisch aan naar de gehanteerde standaard van dat land. Daarnaast wordt voor landen waar dit relevant is een extra veld toegevoegd, bijvoorbeeld ‘Eiland’, ‘Provincie’ of ‘Staat’.

Vervolgens past Urios dit ook toe op alle correspondentie vanuit Urios waar het adres wordt uitgelezen.

Wilt u adresseren aan een land dat nog niet beschikbaar is in Urios? Geef dit gerust aan ons door. Dan voegen wij dit land voor u toe.

Contactgegevens

Hier zijn de velden Telefoon, Mobiel, Fax en E-mail beschikbaar. U kunt zelf de velden wijzigen via de pijltjes links van het invoerveld. Dit kan handig zijn als u bijvoorbeeld geen Fax-gegevens van de relatie wilt invoeren, maar wel drie E-mailadressen.

• Urios maakt onderscheid tussen een vast telefoonnummer en een mobiel telefoonnummer. Zeker als u een mobiel telefoonnummer wilt gebruiken als verificatiemiddel bij Veilig Mailen is het belangrijk dat u het 06-nummer in het veld Mobiel invoert.
• Het e-mailadres dat u hier invoert kunt u eenvoudig hergebruiken voor elektronisch factureren.

Het onderste veld is ‘Debiteurnr’. Afhankelijk van uw instellingen in Urios genereert Urios het debiteurnummer zelf. Deze kunt u dus leeg laten.

Facturatiemethode en btw

Hier geeft u allereerst aan in welke taal u deze relatie wilt factureren. Op dit moment zijn de volgende talen beschikbaar: Engels (algemeen), Engels VS, Engels VK, Frans, Duits, Spaans en Italiaans. Wilt u graag factureren in een andere taal? Geef het dan gerust bij ons aan.

Daarna kunt u aangeven hoe de btw moet worden verrekend:

• Belasten met btw (standaard).
• Btw verleggen volgens Europese richtlijn – voor buitenlandse klanten in EU-landen. Hier voert u ook het Btw-identificatienummer in die u vervolgens kunt controleren.
• Geen btw – voor klanten buiten de EU of voor onderwijs.

Als laatste kiest u de facturatiemethode:

• Per post (afdrukken op printer).
• E-facturatie per e-mail als pdf-bestand. Hier kunt u een ’Aan’, ’CC’ en ’BCC’ invullen. De laatste twee bijvoorbeeld voor de verzekeraar of administratie. In deze velden kunt u, via de pijltjes rechts van het veld, ook snel een e-mailadres selecteren dat u al heeft ingevoerd bij de contactgegevens.
• E-facturatie via eConnect. Verplicht voor facturatie aan overheden en steeds vaker voor grote bedrijven.

Bestaande relatie later koppelen aan een dossier

Mocht u de nieuwe relatie aan meerdere dossiers willen koppelen, of mocht u later een bestaande relatie willen koppelen aan een dossier, doet u dat als volgt:

1. Ga naar het tabblad Dossiers.
2. Open het dossier waaraan u de relatie wilt koppelen.
3. Klik op het tabje Partijen.
4. Klik op de knop Koppel een bestaande relatie aan dit dossier.
5. Zoek in het venster dat tevoorschijn komt de relatie op. Selecteer de rol van deze relatie in dit dossier, of deze wel of geen toevoeging krijgt en eventueel het percentage dat deze relatie gaat betalen.
6. Klik hierna op Opslaan & Stoppen of op Opslaan & Doorgaan als u nog een relatie wilt koppelen aan dit dossier.

Extra invoervelden voor relaties

In Urios kunt u zelf extra invoervelden creëren bij zowel relaties als dossiers. In deze door uzelf aangemaakte velden kunt u specifieke informatie kwijt die u niet op een andere plek in Urios kunt administreren. Denk hierbij aan informatie als de datum van een ongeval of letsel, de geboorteplaats, start en/of einddatum van een arbeidscontract, of een dossier is doorgestuurd naar de verzekeraar etc.

Met behulp van extra velden kunt u Urios grotendeels inrichten naar uw eigen wensen. U kunt deze velden ook gebruiken in uw Word- en Outlook-modellen (module Documentenbeheer) en declaratiesjablonen.
De extra velden kunnen ook worden getoond in de kolommen op het tabblad Relaties of tabblad Dossiers. Hiermee zijn relaties makkelijk te vinden op basis van de waardes die uw heeft ingevuld in extra velden. U kunt zoveel extra velden aanmaken als gewenst.

Extra velden aanmaken voor relaties

1. Klik in Urios op de knop Instellingen wijzigen.
2. Ga naar Relaties > Extra velden.
3. Klik op de knop Invoeren.
4. Voer een naam in voor het veld. Daarna voert u de modelcode in. Dit is de code die u kunt gebruiken in de Word-modellen, Outlook-modellen en declaratiesjablonen. De informatie uit deze velden wordt vervolgens automatisch door Urios ingelezen wanneer u brieven en e-mails genereert vanuit Urios. Zie voor meer informatie het hoofdstukken Word-modellen en Outlook-modellen.
5. Het veld Standaardwaarde kunt u gebruiken om een standaard op te geven. Een standaardwaarde kan bijvoorbeeld handig zijn bij het veld Betalingstermijn om individuele betalingstermijnen te hanteren. Zie het voorbeeld in het plaatje hieronder. Uw standaardbetalingstermijn is 14 dagen. Dit voert u in bij Standaardwaarde. Bij de individuele relatie kunt u een afwijkende betalingstermijn van bijvoorbeeld 30 dagen invullen. Door de juiste codes te gebruiken zorgt Urios ervoor dat standaard 14 dagen worden getoond, maar bij de andere 30 dagen (of een ander afwijkend termijn).
6. Vink aan hoe de informatie moet worden weergegeven. Dit kan zijn als tekst, getal, datum etc.
7. Als u kiest voor een korte tekst, getal, bedrag of percentage is het ook mogelijk een reeks vaste opties in te voeren. Bijvoorbeeld verdieping ‘Begane grond’, ‘Eerste verdieping’, ‘Tweede verdieping’ etc.
8. Klik op Opslaan.

Wanneer u extra velden heeft toegevoegd voor relaties, verschijnt er een tabje genaamd Extra velden bij alle relaties. Hier kunt u de door u aangemaakte velden invullen. Bij het invoeren van een nieuwe relatie komt u deze extra velden vanzelf tegen.

Speciaal extra relatieveld voor aangepaste aanhef

Het is mogelijk de aanhef van een relatie zelf te bepalen met behulp van een Extra relatieveld. Standaard begint de aanhef altijd met ‘Geachte’. Het is ook mogelijk om een andere standaard aanhef te kiezen met behulp van een Extra relatieveld voor ‘Aangepaste aanhef’.

U kunt dit Extra relatieveld zelf aanmaken in het instellingenscherm bij Relaties > Extra velden.

1. Klik op Invoeren.
2. Vul bij het veld ‘Naam’ Aangepaste aanhef in. Dit is een voorbeeld. U mag het veld ook een andere naam geven.
3. Vul bij het veld ‘Code’ aangepaste_aanhef in. Dit is een voorbeeld. U mag de code ook een andere naam geven. Zonder spaties, wel met _ als scheidingsteken.
4. In het veld ‘Standaardwaarde’ kunt u de code opgeven die in de meeste gevallen zal gelden. In het voorbeeld is dat [%aan.aanhefmv%] die de aanhef zal uitlezen als ‘Geachte mevrouw De Jong,’.
5. In het veld ‘Vaste waarden’ kunt u een lijst definiëren met door u gebruikte aanhefsvormen. Zie onderstaande afbeelding voor een aantal voorbeelden. U kunt deze lijst zo uitgebreid maken als u zelf wilt.
   Let op: zorg ervoor dat u de afsluitende komma meeneemt in de voorgedefinieerde lijst of als u zelf een aanhef typt.
6. Sla de lijst vervolgens op door te klikken op Opslaan.

Als u nu een willekeurige relatie opent en gaat naar tabje Extra velden, ziet u hier het extra veld ‘Aangepaste aanhef’. Hier kunt u uit de voorgedefinieerde lijst kiezen die u zojuist heeft gemaakt. Daarnaast kunt u de aangepaste aanhef ook direct in dit veld typen als de gewenste aanhef niet in de lijst staat of het een eenmalige aanhef is, bijvoorbeeld ‘Hallo Bram,’.

Vaste waarden voor keuzelijst

Als u bij een extra veld kiest voor Soort ‘korte tekst’, ‘getal’, ‘bedrag’ of ‘percentage’, kunt u enkele standaard/vaste waarden instellen waaruit de gebruiker vervolgens kan kiezen. Dit is handig omdat zo een eenduidige invoer/schrijfwijze binnen een kantoor wordt gehandhaafd. Stel, u heeft een veld “Startmaand” gemaakt. Sommige collega’s zullen “januari” voluit schrijven, andere voeren “jan” of “1” in. Dan wordt het lastig om te filteren of te zoeken op een maand. Met voorgedefinieerde keuzelijsten voorkomt u dit en zorgt u voor een meer efficiënte werkwijze.

Om deze lijst bij een extra veld te definiëren:

1. Ga naar het instellingenscherm Relaties > Extra velden.
2. Dubbelklik op het extra veld dat u wilt bewerken om er een keuzelijst aan toe te voegen.
3. Vul bij “Vaste waarden” op elke nieuwe regel een waarde in waaruit u snel wilt kunnen kiezen. Het blijft nog steeds mogelijk om een andere waarde in te typen als de juiste optie niet in de keuzelijst voorkomt.

Vervolgens kunt u de keuzelijst gebruiken bij het invoeren of bewerken van een dossier of relatie:

Relatiecategorieën definiëren

In Urios kunt u ervoor kiezen zelf relatiecategorieën toe te voegen.

Zo kunt u uw zakelijke cliënten bijvoorbeeld indelen in de categorieën “MKB” en “groot bedrijf”. Of een categorie hanteren voor het type bedrijf, bijvoorbeeld hovenier, agrariër, softwareleverancier, banketbakker etc. Het staat u vrij zoveel categorieën in te voeren als u zelf wilt.

Het rapport “Uren: per dossier- en relatiecategorie” geeft u een duidelijk overzicht van de verdeling van het aantal gewerkte uren over de verschillende categorieën en/of rechtsgebieden.

Om categorieën aan te maken volgt u onderstaande stappen:

1. Klik in Urios op Instellingen wijzigen
2. Ga naar Relaties > Categorieën.
3. Klik op de knop Invoeren om een nieuwe categorie toe te voegen.
4. Geef de gewenste naam in van de categorie en klik op Opslaan.  Nu ziet u de categorie verschijnen in de tabel. U kunt zoveel categorieën aanmaken als u zelf wilt.
   Vervolgens kunt u uw relaties van een categorie voorzien.
5. Open de relatie middels dubbelklik. U komt dan in het “Relatie bewerken”-scherm terecht. U zult zien dat er nu een invoerveld beschikbaar is waar u een selectie kunt maken uit de door u ingevoerde categorieën.

Relaties samenvoegen of verwijderen

Relaties samenvoegen

Heeft u dezelfde relatie twee keer ingevoerd? Of gaan bijvoorbeeld twee bedrijven samen verder onder één naam? Dan kunt u deze relaties samenvoegen.

1. Ga naar het tabblad Relaties.
2. Zoek de relaties op die u wilt samenvoegen.
3. Selecteer beide relaties die u wilt samenvoegen.
4. Klik aan de rechterkant bij het kopje ‘Opdrachten’ op Relaties samenvoegen.
5. Kies welke gegevens leidend zijn. Klik op de groene pijl rechts van het veld dat moet worden meegenomen.
6. Klik op Opslaan om de relaties samen te voegen.

Relatie verwijderen

Als de wettelijke bewaartermijn is verstreken of als u bijvoorbeeld foutief een relatie heeft ingevoerd, kunt u deze verwijderen.

Wees u er wel van bewust dat deze relatie dan echt is verwijderd en niet meer is terug te halen.

1. Ga naar het tabblad Relaties.
2. Zoek de relatie op die u wilt verwijderen.
3. Klik aan de rechterkant bij het kopje ‘Opdrachten’ op Relatie verwijderen.
   1. Als er nog lopende dossiers voor deze relatie zijn, krijgt u de melding ‘Nog niet alle dossiers voor relatie XXX zijn gearchiveerd’. Dit dient u eerst te doen alvorens u een relatie verwijdert. Een andere optie is deze relatie te ontkoppelen van het lopende dossier. Dit doet u door het dossier te openen, bij tabje Partijen te klikken op de relatie die u wilt ontkoppelen en vervolgens te klikken op Ontkoppel relatie.
   2. Als er geen lopende dossiers meer zijn voor deze relatie krijgt u de melding ‘Weet u zeker dat u relatie XXX wilt verwijderen?’. Kies hier ‘Ja’.

De betreffende relatie is nu verwijderd.

Relatiegegevens exporteren

Het is mogelijk om relatiegegevens uit Urios te exporteren vanaf tabblad Relaties.

vCard

1. Selecteer één of meerdere relaties waarvoor u een vCard wilt genereren.
2. Klik onder het kopje ‘Opdrachten’ op Exporteren.
3. Kies voor bestandsformaat vCard.
4. Kies een opslaglocatie voor de vCard(s).
5. Klik op Opslaan.

De vCard(s) is/zijn nu als los(se) bestand(en) (.vcf) opgeslagen op de door u opgegeven opslaglocatie.

Excel-verzendlijst voor Microsoft Word

Excel-lijst die u kunt importeren in Word voor het maken van verzendetiketten. Zie voor gedetailleerde instructie het hoofdstuk Documenten en e-mails de paragraaf Etiketten maken met Microsoft Word.

U kunt kiezen welke adressen u wilt exporteren: factuuradressen, correspondentieadressen of bezoekadressen.

CSV voor PostNL

Deze export is speciaal gemaakt voor het in bulk uploaden van adressen voor verzendetiketten van PostNL.

U kunt kiezen welke adressen u wilt exporteren: factuuradressen, correspondentieadressen of bezoekadressen.

CSV voor Mailchimp

In deze export staan de voornaam + achternaam of bedrijfsnaam en het e-mailadres van de relatie.

Stap 1. Export maken voor e-mailing

1. In Urios, ga naar tabblad Relaties.
2. Maak een selectie van de relaties van wie u de gegevens wilt exporteren naar Mailchimp.
3. Klik aan de rechterkant onder het kopje Opdrachten op Exporteer voor mailing.
4. Kies of u alleen de geselecteerde regels wilt exporteren of alle regels die zichtbaar zijn op het tabblad.
5. Klik op e-mailing (bijv. Mailchimp).
6. Geef het bestand een herkenbare naam (bijv. Export voor nieuwsbrief Mailchimp) en sla het bestand op als .csv (automatisch). Onthoud op welke locatie u dit bestand opslaat.

Stap 2. Importeren in Mailchimp

Log in op uw Mailchimp-account en volg onderstaande stappen:

1. Ga naar Audience > All contacts.
2. Klik in het menu dat verschijnt op Add contacts > Import contacts.
3. Kies voor de optie ‘Upload a file’ en klik op Continue.
4. Klik op Browse en zoek het bestand op en open deze.
5. Klik op Continue to organize.
6. Selecteer status ‘Subscribed’ en vink het hokje ‘Update any existing contacts’ aan. Dit voorkomt dat een e-mailadres er dubbel komt in te staan.
7. Klik op Continue to Tag. Contacten een tag geven is optioneel en u kunt dit ook later doen. Geef relaties bijvoorbeeld de tag ‘Nieuwsbrief, ’Kerstmailing’ of ‘Zakelijk’. Hierop kunt u vervolgens eenvoudig filteren bij het versturen van een e-mail vanuit Mailchimp.
8. Controleer of Mailchimp de velden Voornaam (Firstname), Achternaam (Lastname) en E-mailadres (emailadres) goed uitleest. Als dit klopt, klikt u op Finalize Import. Wijzig anders eenvoudig de code van het veld met het dropdownmenu erboven.

Stap 3. Import controleren

Als u teruggaat naar Audience > All contacts ziet u hier de contacten die u zojuist heeft geïmporteerd. Door aan de rechterkant op het vergrootglas (zoeken) te klikken, kunt u steekproefgewijs een aantal e-mailadressen controleren.

CSV voor Bastion 365

Speciaal voor het Veilig Mailen-programma Bastion 365 kunt u een export maken. Hierin staat de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer van de relatie. Deze export kunt u importeren in Bastion 365, zodat u deze gegevens niet handmatig nogmaals hoeft in te voeren in het programma.