Nieuw in versie 2022.2
Als u de update uitvoert raden wij aan dit te doen op alle pc’s.
Hiermee worden mogelijke foutmeldingen – door verschillen in versies – voorkomen.
Nieuwe Urios lay-out
Cliëntidentificatie
Nieuwe opties voor de Outlook Add-In
Submappen instellen per dossiercategorie
Video-overleg starten via de Urios-agenda
Standaard veld ‘Roepnaam’ toegevoegd
Nieuwe opties voor VoIP bij inkomende gesprekken
Overige wijzigingen
Nieuwe Urios lay-out
Terwijl de functionaliteiten zich constant ontwikkelen en bij de tijd blijven, bleef de lay-out van Urios wat achter. Het oog wil echter ook wat. Daarom hebben we diverse wijzigingen aangebracht met als doel Urios een modernere en frissere uitstraling te geven.
Qua functionaliteiten werkt alles nog precies zoals u gewend bent en de knoppen zitten nog op dezelfde plek. Ook is Urios nog even kleurrijk als altijd. We hebben echter wat aanpassingen gedaan aan de hardheid van de kleuren, de opmaak van de knoppen en meer witruimte toegevoegd voor de leesbaarheid. Daarnaast is bij het ‘Instellingen wijzigen’-scherm en het ‘Rapport maken’-scherm de opmaak van het menu aangepast.
Cliëntidentificatie
Om de naleving van de Wwft en identificatieplicht te vergemakkelijken, faciliteren we vanaf deze versie in uitgebreidere mogelijkheden tot vastlegging hiervan.
Belangrijk om te weten is dat Urios geen velden/hokjes verplicht stelt. U bepaalt namelijk als kantoor welke werkwijze u hanteert, dat doet Urios niet voor u.
Hieronder vindt u meer uitleg over de verschillende onderdelen die u kunt terugvinden in Urios.
Voeg een bijlage toe via het tabblad Relaties of Dossiers > kopje Opdrachten > Stuur e-mail. Selecteer hier het gewenste sjabloon en klik vervolgens op de knop Voeg bijlage uit dossiermap toe om een bijlage toe te voegen.
Daarna verstuurt u de e-mail gewoon vanuit Outlook, zoals u gewend bent.
Eerst de map voor ID-bewijzen instellen
De eerste stap is het instellen van een hoofdmap waarin u de ID-bewijzen van uw cliënten kunt opslaan. Dit kunt u doen middels Instellingen wijzigen > Relaties > Identificatie. Als u deze map heeft aangemaakt kunt u vervolgens voor iedere relatie voor wie dat nodig is een ID-bewijs als bestand toevoegen. Urios maakt dan per relatie automatisch een submap aan in de hoofdmap ID-bewijzen. Dankzij deze map kunt u het document eenvoudig openen vanuit Urios.
Bij het Instellingenscherm kunt u ook gelijk aangeven of u een extra tekst op de kopie van het ID-bewijs wilt toevoegen, bijvoorbeeld het doel van de kopie. Conform overheidsrichtlijnen voor kopieën van ID-bewijzen wordt standaard een watermerk met de datum en de kantoornaam toegevoegd aan de kopie. Indien cliënt zelf al datum en “kopie” op de scan heeft geschreven, kunt u dit uitvinken bij het opslaan van het ID-bewijs.
Relatie bewerken
In het ‘Relatie bewerken’-scherm vindt u vanaf deze versie het tabje ‘Identificatie’. In dit scherm ziet u vier knoppen die ieder een ander blok met invulvelden toevoegen:
- Voeg identificatiemoment toe
- Voeg bedrijfsverificatie toe
- Voeg cliëntenonderzoek toe
- Voeg belanghebbende (UBO) toe
U kunt zoveel blokken toevoegen als nodig. Urios zet ze automatisch per blok van twee onder elkaar. U kunt deze blokken ook weer per stuk verwijderen.
Identificatiemoment toevoegen
In dit blok kunt u de benodigde informatie toevoegen voor identificatie van uw cliënt om op deze manier aan te kunnen tonen wie er binnen het kantoor de cliënt heeft geïdentificeerd, op welk moment dit is gebeurd en middels welk ID-bewijs.
ID-bewijs toevoegen (bestand)
Bij het identificatiemoment van uw cliënt kunt u ook een kopie van het identificatiedocument toevoegen. Hierop zet Urios automatisch de tekst “KOPIE [DATUM] [KANTOORNAAM]”. U kunt ervoor kiezen dit watermerk te verwijderen door het hokje aan de rechterkant uit te vinken.
Vervolgens kunt u voor een veilige (AVG-proof) kopie de pasfoto, het BSN en de codebalk onderaan zwart/onleesbaar maken met de knop Rechthoek (zwarte balk) en/of de knop Stift (losse stift).
Als het identificatiebewijs is bewerkt slaat u deze op, waarnaar u deze terug kunt vinden bij de betreffende relatie onder de tab Identificatie. Na het opslaan van de kopie krijgt u de vraag of u het oorspronkelijke (onbewerkte) ID-bewijs wilt verwijderen van uw pc.
Bedrijfsverificatie toevoegen
In dit blok kunt u de benodigde informatie opgeven voor verificatie van een bedrijf, inclusief het verificatiedocument. Dit document kunt u vervolgens op ieder gewenst moment openen en inzien.
Cliëntonderzoek toevoegen
In dit blok kunt u de benodigde informatie toevoegen aangaande het door u uitgevoerde cliëntonderzoek. U kunt onderaan desgewenst extra toelichting geven op het uitgevoerde onderzoek.
Belanghebbende (UBO) toevoegen
In dit blok kunt u de benodigde informatie toevoegen voor vastlegging van de belanghebbende (UBO) van uw cliënt. Desgewenst kunt u hierop onderaan dit blok extra toelichting geven.
Nieuwe opties voor de Outlook Add-In
Beschikbaar met de module Documentenbeheer.
Met de Outlook Add-In kunt u ingekomen en uitgestuurde e-mailberichten snel in het juiste dossier opslaan. Hoe minder klikken er nodig zijn, hoe sneller de e-mail is opgeslagen. Daarom werkt Urios met een standaard mappenstructuur, waarbij u één voorkeursmap kunt opgeven voor e-mailbestanden.
Een voorkeursmap werkt goed voor het grootste deel van alle e-mailberichten, maar soms is er toch een voorkeur voor een andere map. Om wel de snelheid er in te houden, maar om ook meer opties te bieden, zijn diverse aanpassingen gemaakt in de Outlook Add-In. Deze aanpassingen leest u hieronder (1, 2 en 3).
1. Zoeken op een gedeelte van de dossiermapnaam
Wanneer u in Outlook klikt op de knop Opslaan in dossiermap is het in het veld ‘Dossier’ nu mogelijk te zoeken op een gedeelte van een dossiermapnaam. In de zoekschermen van Urios was dit al het geval. U hoeft niet meer te beginnen met het eerste gedeelte van de dossiernaam om het juiste dossier te vinden. Als u meerdere dossiers heeft voor één relatie, dan werkt het zoeken op de naam van de bijvoorbeeld de wederpartij of werknemer, zoals in de afbeelding, makkelijker om een specifiek dossier te vinden.
Voorbeeld
U heeft een dossiermap genaamd Ikea – Vroomen (22.009). Voorheen moest u beginnen met ‘Ikea’ maar nu kunt ook zoeken op ‘Vroomen’ of ‘009’.
2. Bijlagen opslaan zonder e-mailbericht
Het is nu mogelijk bijlagen uit het e-mailbericht op te slaan, zonder dat het e-mailbericht zelf ook wordt opgeslagen. Dit kunt u doen door het vinkje ‘bericht opslaan als .msg-bestand’ uit te vinken. Deze staat standaard aan.
Voorbeeld
U heeft een e-mail ontvangen met de tekst ‘Graag verwijs ik u naar de bijlage’. Dan kunt u ervoor kiezen het e-mailbericht zelf niet op te slaan, maar alleen de bijlagen. Deze kunt u opslaan in een submap naar keuze.
3. Toont alle submappen van geselecteerd dossier
Vanaf nu toont de Outlook Add-In alle submappen die in de geselecteerde dossiermap staan en niet meer enkel de submappen zoals gedefinieerd in de basismap. Indien u dus een extra submap heeft toegevoegd aan het dossier, kunt u die map ook kiezen bij het opslaan van een e-mailbericht of bijlage middels de Add-In.
Voorbeeld
De basismap bevat de submappen ‘Correspondentie’, ‘E-mails’ en ‘Financieel’. Aan een specifiek dossier heeft u de map ‘Foto’s’ toegevoegd. Dan kunt u deze laatste map ook kiezen om de e-mail en/of bijlagen in op te slaan als u dit specifieke dossier selecteert. De map ‘Foto’s’ is niet zichtbaar bij andere dossiers.
Nieuwe instellingen in Urios voor gebruik Outlook Add-In
Als u in Urios heeft ingesteld dat u verzonden e-mailberichten wilt opslaan, dan kreeg u dit scherm ook te zien bij het e-mailen naar een collega of bij het uitsturen van de facturen vanuit Urios via de nieuwe Outlook-methode. Sommige kantoren vinden dit handig, andere kantoren helemaal niet. Daarom is dit nu ook instelbaar geworden.
In Urios geeft u via Instellingen wijzigen > Documentenbeheer > Microsoft Outlook aan welke instellingen u wilt hanteren voor uzelf, dan wel binnen het kantoor. De kantoorinstellingen hoeven slechts één keer opgegeven te worden, deze wijziging wordt direct in de database ingevoerd. Dit hoeft dus niet per PC te gebeuren, wat wel het geval is voor de werkplekinstellingen (die er boven staan).
Submappen instellen per dossiercategorie
Beschikbaar met de module Documentenbeheer.
Bij gebruik van de module Documentenbeheer wordt er bij het invoeren van een nieuw dossier in Urios automatisch een dossiermap aangemaakt op de door u aangegeven locatie, bijvoorbeeld in Verkenner of SharePoint. Veel kantoren verdelen de hoofdmap in een aantal vaste submappen. Deze vaste onderverdeling noemen we de Basismap.
Submappen houden uw dossiers overzichtelijker. Veelgebruikte submappen zijn E-mail, Correspondentie, Financieel (om de uitgestuurde declaraties en herinneringen in op te slaan) en Processtukken. Samen vormen deze dus de Basismap, waarnaar u in Urios verwijst. Hierdoor wordt ieder nieuw aangemaakt dossier van dezelfde mappenstructuur voorzien.
Categoriespecifieke dossiermappen
Werkt u met dossiercategorieën? Dan kan deze nieuwe optie handig zijn voor u. Vanaf deze versie kan Urios automatisch specifieke submappen per dossiercategorie aanmaken. U werkt dan nog steeds vanuit één Basismap, maar kunt submappen toevoegen die alleen worden aangemaakt als u deze specifieke dossiercategorie in Urios selecteert bij uw dossier.
Voorbeeld
U bent actief in verschillende rechtsgebieden of u en uw collega hebben ieder een eigen specialisme. Daarom heeft u de volgende rechtsgebieden (dossiercategorieën) in Urios aangemaakt: [01] Arbeidsrecht, [02] Familierecht en [07] Strafrecht. Het gedeelte tussen de rechte haken staat voor de door uzelf opgegeven afkorting. Dit kan ook [ARB], [FAM] en [STRAF] zijn.
Middels de code of afkortingen van deze categorieën kunt u aangeven welke specifieke mappen u wilt aanmaken voor dossiers in die categorie. Voor Arbeidsrecht heeft u bijvoorbeeld de extra map “Arbeidsovereenkomsten” aangemaakt en voor Familierecht de map “Aktes”. Maakt u een nieuw dossier aan in de categorie Arbeidsrecht dan wordt de submap “Arbeidsovereenkomsten” ook automatisch door Urios aangemaakt. Deze is dan niet zichtbaar voor een dossier in een andere categorie. Bij een Familierecht dossier ziet u de map “Aktes” verschijnen, en dus niet “Arbeidsovereenkomsten”. Zo is per rechtsgebied de mappenstructuur automatisch aan te passen. Op deze manier wordt het overzichtelijker en heeft u minder handwerk te doen.
In de Basismap geeft u submappen de gewenste naam met als voorvoegsel de code of afkorting van de categorie tussen rechte haken, zoals getoonde afbeelding. In dit geval is dit [02] Aktes voor Familierecht en [07] Getuigenverklaringen voor Strafrecht. De submap ‘Aktes’ wordt vervolgens alleen aangemaakt bij dossiers in de categorie Familierecht.
Submappen zonder categorievoorvoegsel worden voor ieder dossier aangemaakt, dus ook als u geen categorie opgeeft. In bovenstaand voorbeeld zijn de standaard submappen ‘Clienten map’, ‘Correspondentie’, ‘E-mail’, ‘Financieel’, ‘Procestukken’ en ‘Scans’.
Rapporten voor Dossiercategorieën
Een ander voordeel van werken met dossiercategorieën is dat u deze onderverdeling kunt terugzien in verschillende Urios-rapporten. Zo kunt u zien hoeveel uur en/of omzet u per dossiercategorie heeft gemaakt. Deze rapportages kunt u ook gebruiken om aan te tonen dat u een minimaal aantal uren per jaar besteed aan een specifiek rechtsgebied, bijvoorbeeld Arbeidsrecht.
Video-overleg starten via de Urios-agenda
Beschikbaar met de module Agenda & Termijnen.
In de afgelopen twee jaar zijn overleggen middels videosoftware veel gebruikelijker geworden. Daarom is het nu mogelijk de link voor het video-overleg op te nemen bij een agenda-item in Urios.
Vervolgens kunt u het overleg starten via de knop Start video-overleg in het Agenda-item bewerken-scherm of in het tabblad Agenda onder het kopje Opdrachten onder dezelfde naam.
Standaard veld ‘Roepnaam’ toegevoegd
Veld beschikbaar voor alle gebruikers. Codes voor modellen te gebruiken met de module Documentenbeheer.
Het is niet ongebruikelijk dat de officiële voornaam niet overeenkomt met de gebruikte roepnaam. Denk aan ‘Theodorus’ en ‘Theo’ of ‘Catharina’ en ‘Karin’. Bij het aanschrijven van de cliënt op een wat minder formele manier vanuit Urios middels Word- of Outlook-modellen leverde dit problemen op, omdat de gehele officiële voornaam dan werd getoond. Hiervoor hebben we nu het standaardveld ‘Roepnaam’ toegevoegd bij de relatie.
U kunt het veld ‘Roepnaam’ leeg laten indien de roepnaam en eerste voornaam gelijk zijn. Urios pakt dan automatisch de voornaam van de relatie. Dubbele invoer is dus niet nodig.
Codes voor Word- en Outlook-modellen
Onderstaande codes kunt u gebruiken in Word- en Outlook-modellen. Hierbij staat het gedeelte voor de _ of de . voor de rol van de relatie, zoals cl1 voor cliënt en wp1 voor wederpartij etc.
- Word-code voor cliënt: c1_roepnaam
- Outlook-code voor cliënt: [%cl1.roepnaam%]
Nieuwe opties voor VoIP bij inkomende gesprekken
Beschikbaar voor gebruikers die bellen via VoIP afnemen bij hun telecom provider.
Als u gebruikmaakt van VoIP (bellen via internet) kan uw provider of systeembeheerder u helpen met de instellingen hiervoor in Urios. Deze vindt u bij Instellingen wijzigen > Koppelingen > VoIP.
Nieuw in dit instellingenscherm:
- Geef aan na hoeveel seconden u het schermpje waarop het inkomende gesprek wordt getoond automatisch wilt sluiten. Zo hoeft u deze niet zelf weg te klikken en heeft u weer snel zicht op uw hele scherm.
- Bepaal of u alleen inkomende gesprekken wilt zien van relaties waarvan u dossiereigenaar bent of dat u alle inkomende gesprekken wilt zien.
Daarnaast sluit de Urios Phone Helper vanaf deze versie automatisch als de Urios Stopwatch start. Dit voorkomt dat schermen over elkaar vallen en zorgt voor beter overzicht.
Overige wijzigingen
Algemeen
Het uiterlijk van de zoekbalk rechts bovenin de tabbladen is veranderd. Hierin staat nu een ✖ (kruisje) in zoekbalk om het veld leeg te maken.
Voorheen stonden onder de zoekbalk de knoppen ‘Wissen’ en ‘Zoeken’. Omdat Urios automatisch start met zoeken zodra u begint met typen, hebben we besloten de Zoeken-knop weg te halen.
Zoekveld t/m versie 2022.1
Zoekveld vanaf versie 2022.2
Relaties
- Bij het geslacht van de relatie kunt u nu ook kiezen voor ‘non-binair’. Dit maakt het geautomatiseerd aanschrijven van non-binaire personen eenvoudiger.
Dossiers
- Op het tabblad dossiers vindt u onder het kopje ‘Dataselectie’ nu ook het datafilter ‘Tariefsoort’. Hier kunt u dossiers filteren op tariefsoort, bijvoorbeeld alleen op basis van uurtarief, vaste prijs of abonnement..
Tijdregels en Verschotten
- Bij het selecteren van een tijdregel of verschot ziet u in de samenvatting de declaratiedatum en het declaratienummer in de samenvatting. Zo ziet u sneller op welke declaratie de tijdregel of het verschot in rekening is gebracht.
Documentenbeheer
- Word- en Outlook-sjablonen heten nu modellen, omdat dit een meer gangbare term is in de advocatuur.
- Het is nu mogelijk non-binaire personen geautomatiseerd aan te schrijven. Voor personen die zich identificeren als ‘non-binair’ genereert Urios een andere zinssnede dan voor personen die zich identificeren als ‘man’ of ‘vrouw’.
- Bij gebruik van code ROL_identificatietekst wordt op basis het geslacht of de bedrijfsnaam een andere zinsnede ingevuld. Zie in onderstaande tabel de zinsnedes met codes.
Bekijk de volledige lijst van voornaamwoorden en geslachtsaanduidingen
| Identificatie | Voorbeeldtekst |
|---|---|
| man | de heer VOLLEDIGE_NAAM geboren op GEBDATUM wonende te (POSTCODE) PLAATSNAAM aan de STRAATNAAM NR |
| vrouw | mevrouw VOLLEDIGE_NAAM geboren op GEBDATUM wonende te (POSTCODE) PLAATSNAAM aan de STRAATNAAM NR |
| non-binair | VOLLEDIGE_NAAM geboren op GEBDATUM wonende te (POSTCODE) PLAATSNAAM aan de STRAATNAAM NR |
| BV | de besloten vennootschap BEDRIJFSNAAM gevestigd en kantoorhoudende te (POSTCODE) PLAATSNAAM aan de STRAATNAAM NR |
| NV | de naamloze vennootschap BEDRIJFSNAAM gevestigd en kantoorhoudende te (POSTCODE) PLAATSNAAM aan de STRAATNAAM NR |
| VOF | de vennootschap onder firma BEDRIJFSNAAM gevestigd en kantoorhoudende te (POSTCODE) PLAATSNAAM aan de STRAATNAAM NR |
| Stichting | de stichting BEDRIJFSNAAM statutair gevestigd te (POSTCODE) PLAATSNAAM aan de STRAATNAAM NR |
| Gemeente | BEDRIJFSNAAM zetel houdend te (POSTCODE) PLAATSNAAM aan de STRAATNAAM NR |
| overig | BEDRIJFSNAAM gevestigd en kantoorhoudende te (POSTCODE) PLAATSNAAM aan de STRAATNAAM NR |
Non-binaire personen aanschrijven
| Code | Toelichting / Output |
|---|---|
| ROL_geslacht | De tekst “man”, “vrouw”, “non-binair” of “niet ingevuld”. |
| ROL_geslacht_MMM_VVV_OOO_XXX, bijvoorbeeld cl_geslacht_vader_moeder_ouder, cl1_geslacht_hij_zij_hen, cl1_geslacht_man_vrouw_partner |
Voegt een bepaald woord in op basis van het geslacht. Bijvoorbeeld de code “wp1_geslacht_vader_moeder_ouder” voegt “vader” of “moeder” in bij respectievelijk MMM/VVV, en “ouder” bij OOO/XXX. De OOO- en XXX-delen voor geslacht onbekend en non-binair zijn optioneel, als dit niet is meegegeven wordt de uitvoer “MMM/VVV”, zoals in het eerste voorbeeld “voogd/voogdes”. |
| aanhef, aanhefvm | Geachte …, |
| aanhefmv | Geachte …, |
| ROL_hij_zij | die |
| ROL_hem_haar | die |
| ROL_zijn_haar | diens |
Declareren
- Verbeterde koppeling met eVerbinding voor facturatie via het Peppol-netwerk.
Rapporten
- Nieuw – Toevoegingen: Honorarium bij intrekking. Rekent op basis van het tariefbeleid uit welk honorarium er in rekening wordt gebracht indien de toevoeging wordt ingetrokken.
- Nieuw – Toevoegingen: Opbrengst en rendement. Geeft inzage in het rendement, gemiddeld uurtarief en opbrengsten in toevoegingszaken.
- Nieuw – Omzet: Nu te declareren omzet per dossier. Toont per dossier wat er op dit moment te declareren is aan honorarium op basis van uurtarief of vaste prijs en verschotten.
- Gewijzigd – Uren: Weekrapport, uren per dag en dossier. Dit rapport kan voortaan worden uitgedraaid over een periode van meerdere weken.
- Verplaatst: Declaraties en betalingen van één relatie nu onder het kopje Debiteuren (stond onder kopje Relatie).
Heeft u vragen over de updates uit deze versie? Of andere vragen over Urios? Neem dan gerust contact met ons op via 072 512 22 05 of info@urios.nl.