Nieuw in versie 2023.2
Als u de update uitvoert raden wij aan dit te doen op alle pc’s.
Hiermee worden mogelijke conflicten – door verschillen in versies – voorkomen.
- Gedetailleerde rechten instellen per gebruiker. Meer controle over de rechten van individuele gebruikers.
- Bepaalde bestandstypen standaard wel/niet opslaan vanuit Outlook (Outlook Add-In). Zo voorkomt u dat bijv. uw e-mailhandtekening ook als bijlage wordt opgeslagen.
- Workflows aanmaken en inplannen. Opeenvolgende taken sneller inplannen.
- SharePoint-webkoppeling. Rechtstreekse koppeling met SharePoint: geen synchronisatie meer nodig.
- Previewfunctie in tabje Documenten. Zie de inhoud van een bestand zonder deze te moeten openen.
- Standaard submappen per advocaat. Voor wanneer de ene advocaat andere standaard submappen wil dan de andere.
- Sneller codes invoegen in Word-modellen (Word Add-In). Beschikbare velden uit uw Urios-omgeving worden direct in Word getoond in een aanklikbare lijst.
- Extra velden voor gebruikers. Voeg extra gebruikersinformatie toe om te gebruiken in brief- en e-mailmodellen.
- Rechtbanken zelf invoeren en koppelen. Geen standaard lijst meer in Urios. Voeg zelf de benodigde rechtbanken in als relatie.
- Overige wijzigingen. O.a. verbeterde check op geboortedatum en nieuw rapport ‘Alle tariefgroepen met uurtarieven’.
In één minuut de updates ontdekken? Bekijk de video!
Gedetailleerde rechten instellen per gebruiker
Beschikbaar met de module Gebruikersrechten.
Voorheen kon u kiezen uit vijf voorgedefinieerde rechtenprofielen. Vanaf deze versie kunt u daarnaast zelf nog specifiekere rechtenprofielen maken en toepassen op gebruikers. Zie afbeelding hieronder. Heeft u op dit moment al rechtenniveaus ingesteld? Dan worden deze automatisch overgezet bij het updaten naar versie 2023.2. We raden u wel aan na het updaten de rechten van alle medewerkers na te lopen.
Tip: maak één of twee gebruikers zogenaamde ‘super users’. Deze persoon kan dan als enige bepaalde kantoorinstellingen en gebruikersrechten wijzigen. Dit voorkomt dat bepaalde instellingen onverhoopt gewijzigd worden, met soms grote gevolgen in de administratie en gebruikerservaring.
Uitgebreide uitleg over deze vernieuwde rechtenmodule vindt u in onze handleiding.
Handleiding nieuwe gebruikersrechten ≫
Bepaalde bestandstypen standaard wel/niet opslaan vanuit Outlook
(Outlook Add-In)
Beschikbaar met de module Documentenbeheer.
Bij gebruik van de ‘Opslaan in dossiermap’-knop in Outlook is het vanaf deze versie mogelijk om aan te geven welke bestandstypen (bijv. Word-bestanden, pdf-bestanden etc.) uit de e-mail u standaard wel/niet wilt opslaan. Dit betreft zowel het e-mailbericht zelf als de e-mailbijlagen. Door bijvoorbeeld ‘Afbeeldingen’ standaard uit te vinken, voorkomt u dat de e-mailhandtekening ook standaard wordt opgeslagen.
Om aan te geven welke bestandstypen u standaard wilt opslaan, volgt u onderstaande stappen:
- Ga naar Instellingen wijzigen > Documentenbeheer > Microsoft Outlook.
- Ga naar kopje ‘Standaard aanvinken bij opslaan van e-mail’.
- Vink de bestandstypen uit die u niet standaard wilt opslaan.
- Klik op Opslaan & Sluiten.
In het vervolg zal Urios alleen de door u aangevinkte bestandstypen standaard aanvinken bij het opslaan van een e-mail. Op het moment van opslaan kunt u nog steeds zelf kiezen of u bepaalde bestandstypen alsnog wilt opslaan.
Workflows aanmaken en inplannen
Beschikbaar met de module Agenda & Termijnen.
Op veler verzoek is het vanaf deze versie mogelijk: het inplannen van een vaste reeks taken en/of termijnen vanaf een bepaalde datum. Het handmatig inplannen van een vaste reeks gebeurtenissen is hiermee verleden tijd, wat een hoop tijdwinst kan opleveren.
Workflows aanmaken
- Ga naar Instellingen wijzigen > Termijnen & Agenda > Workflow.
- Klik op Nieuwe workflow aanmaken. Er verschijnt nu een nieuw tabje in het scherm.
- Geef de workflow een omschrijvende naam, zodat u later eenvoudig de inhoud van de workflow herkent.
- Klik aan de rechterkant op Item toevoegen om een workflow-item toe te voegen.
- Definieer na hoeveel dagen, weken, maanden of jaren na het toevoegen van de lijst aan het dossier dit item in de agenda moet komen.
- Geef een omschrijving van de termijn of taak.
- Vul indien gewenst een tijdsduur in. U mag dit veld ook leeglaten.
- Klik op Opslaan & Doorgaan om meer items aan de workflow toe te voegen. Klik op Opslaan & Sluiten om de workflow op te slaan.
Voor het toevoegen van meerdere items aan de workflow herhaalt u stap 5 t/m 7, totdat de workflow compleet is. Klik vervolgens op Opslaan & Sluiten.
Workflow bewerken
U kunt een bestaande workflow eenvoudig aanpassen door de betreffende workflow (tabje) aan te klikken en hier een item toe te voegen, bewerken of verwijderen (knoppen aan de rechterkant).
Workflow verwijderen
Wilt u de complete workflow verwijderen? Klik dan op de betreffende workflow (tabje) en klik rechtsonder op de knop Workflow verwijderen.
Workflows inplannen
Als u één of meerdere workflows heeft aangemaakt kunt u deze inplannen op dossierniveau.
- Ga naar tabblad Dossiers.
- Zoek het dossier op waarbij u een workflow wilt inlezen.
- Ga naar tabje Agenda.
- Klik op de knop Workflow inlezen.
- Selecteer de workflow die u wilt inlezen.
- Klik op de knop Inlezen.
Bent u klaar? Klik dan op Opslaan.
SharePoint-webkoppeling
Beschikbaar met de module Documentenbeheer i.c.m. de module SharePoint.
Urios biedt nu een rechtstreekse koppeling met SharePoint. Dat betekent dat u vanuit Urios nu net zo eenvoudig met bestanden in SharePoint werkt als met lokale bestanden. Met deze koppeling is synchronisatie naar het lokale apparaat niet meer nodig. Urios toont de bestanden uit SharePoint in het tabje Documenten bij het dossier op een gelijke wijze als Urios doet met lokale bestanden.
Lees in onze handleiding hoe uw systeembeheerder de SharePoint-webkoppeling instelt ≫
Hieronder leest u de voor- en nadelen van respectievelijk de lokale synchronisatie en de rechtstreekse webkoppeling.
Voordelen van lokale synchronisatie
Het grootste voordeel is dat het ‘vertrouwd’ voelt. De meeste gebruikers zijn gewend vanuit Windows Verkenner te werken en kunnen dit blijven doen. Daarnaast is het mogelijk om aan te geven dat u bepaalde dossiermappen lokaal wilt synchroniseren. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn voordat u naar de rechtbank gaat, waar de internetverbinding niet altijd even stabiel is.
Lees meer over de voor- en nadelen van lokale synchronisatie ≫
Voordelen van rechtstreekse SharePoint-koppeling
Het grootste voordeel is dat er geen synchronisatieconflicten zijn: iedereen ziet altijd exact dezelfde versie van het document. Ook is het eenvoudiger om samen te werken in Word- en Excel-bestanden. Verder is er geen sprake van een datalek bij verlies van apparaten.
Voor het gebruik van de rechtstreekse SharePoint-koppeling heeft u een additionele Urios-module nodig. Deze module is niet inbegrepen in Urios Plus of de module Documentenbeheer.
Lees meer over de voor- en nadelen van de rechtstreekse SharePoint-koppeling ≫
Previewfunctie in tabje Documenten
Beschikbaar met de module Documentenbeheer.
Om te voorkomen dat u ieder bestand moet openen om hiervan de inhoud te zien, hebben we in de nieuwe versie van Urios een previewfunctie ingebouwd op het tabje Documenten bij het dossier.
Deze previewfunctie werkt in ieder geval voor Word-bestanden, Excel-bestanden, pdf-bestanden, e-mailbestanden en afbeeldingen.
Deze previewfunctie werkt niet voor ‘on the fly’-bestanden: bestanden die in de cloud staan bij bijvoorbeeld SharePoint, maar niet zijn gesynchroniseerd naar uw lokale apparaat.
Om de previewfunctie te zien volgt u de volgende stappen:
- In Urios, ga naar het tabblad Dossiers.
- Dubbelklik op een dossier of klik onder het kopje ‘Opdrachten’ op Dossier bewerken.
- Ga naar het tabje Documenten.
- Selecteer een document.
U ziet nu aan de rechterkant van het ‘Dossier bewerken’-scherm een preview van het door u geselecteerde document.
Andere nieuwe functies in dit scherm
- Filteren op bestandstype. Bent u specifiek op zoek naar bijvoorbeeld een Word-document of pdf-bestand? Alle bestandstypen die voorkomen in deze dossiermap worden bovenin als blauw linkje getoond. Als u dan klikt op bijvoorbeeld pdf worden alleen de pdf-bestanden uit deze dossiermap getoond.
- Filteren op submap. Maakt u gebruik van submappen in uw dossiers? Alle submappen waarin bestanden staan worden bovenaan de tabel als blauw linkje getoond. Als u alleen bestanden wilt zien die in een specifieke submap staan, bijvoorbeeld ‘Correspondentie’, kunt u hier op deze submap klikken.
Standaard submappen per advocaat
Beschikbaar met de module Documentenbeheer.
Sinds versie 2022.2 is het mogelijk geautomatiseerd submappen aan te maken voor specifieke dossiercategorieën. Vanaf versie 2023.2 is het ook mogelijk dit te doen per advocaat.
Stel dat de ene advocaat standaard wel een submap ‘Overig’ wil aanmaken en de andere niet, kan dit nu per advocaat worden ingesteld. Dit werkt, net als voor dossiercategorieën, op basis van afkorting – in dit geval van de advocaat. Zo heeft elke advocaat meer regie over de eigen gewenste submappen.
Om submappen per advocaat in te stellen volgt u onderstaande stappen.
1. Zorg dat alle medewerkers een afkorting hebben
Ongeacht of u op dit moment al met afkortingen voor medewerkers werkt in Urios raden wij u aan onderstaande stappen te doorlopen.
- In Urios, ga naar Instellingen wijzigen > Kantoor > Medewerkers.
- Voeg, als u dit nog niet gedaan heeft, voor iedere medewerker een afkorting toe. Zorg ervoor dat alle afkortingen uit eenzelfde aantal karakters bestaan, bijvoorbeeld twee (bijv. KO, LB, IA) of drie (bijv. KOO, LBA, IAE).
2. Submappen toevoegen aan standaard map
Als u alle medewerkers heeft voorzien van een even lange afkorting in Urios, kunt u deze toepassen op uw submappen.
- Voeg in de map met Standaard submappen de medewerkerspecifieke submappen toe als u dat nog niet heeft gedaan.
- Voeg aan het begin van de naam van de submap de afkorting van de medewerker toe tussen rechte haken. Bijvoorbeeld [KO] Bewijsstukken voor medewerker KO, [LB] Overig voor medewerker LB en [IA] Uittreksels voor medewerker IA. Het maakt niet uit of u na de afsluitende haak ] wel of geen spatie zet.
Als u vervolgens een dossier aanmaakt voor bijvoorbeeld medewerker KO, zal Urios uit onderstaand voorbeeld de standaardmappen ’Clienten map’, ’Correspondentie’, ’E-mail‘, ’Financieel’ en ’Processtukken’ aanmaken en de medewerkerspecifieke map ’Bewijsstukken’. De overige twee medewerkerpecifieke mappen laat Urios achterwege, omdat die niet zijn gekoppeld aan de medewerker met afkorting KO.
Sneller codes invoegen in Word-modellen (Word Add-In)
Beschikbaar met de module Documentenbeheer.
De Word Add-In wordt vanaf deze versie automatisch meegeïnstalleerd tijdens een installatie of update van Urios.
Na de Outlook Add-In introduceren we in deze versie ook de Word Add-In. Deze Add-In maakt het makkelijker om modelcodes in te voegen in uw Word-modellen. Waar u voorheen zelf de codes moest opzoeken, kopiëren en plakken via ‘Snelonderdelen’ in Word doet deze Add-In nu het grootste gedeelte van de stappen voor u. Zo maakt u nog sneller dan voorheen uw standaard brieven, wat u heel veel tijdswinst oplevert.
De Word Add-In leest alle codes uit die beschikbaar zijn in uw database, dus ook codes voor extra velden. Zie hieronder een voorbeeld.
Om gebruik te maken van de Word Add-In volgt u onderstaande stappen.
- Zorg dat Word is afgesloten.
- Update Urios naar versie 2023.2, als u dat nog niet heeft gedaan. Zorg dat bij de installatie ook de Word Add-In is aangevinkt.
- Open na het updaten Urios en vervolgens Word. U zou nu in Word op het tabblad Invoegen de opdracht Urios-code moeten zien.
Extra velden voor gebruikers
Na extra velden voor relaties en dossiers introduceren we nu ook extra velden voor gebruikers. Denk hierbij aan velden voor iemands functie of dagen waarop iemand werkt. De informatie uit deze velden kunt u vervolgens weer gebruiken in ondertekening van uw e-mails en brieven. Zo kunt u hetzelfde model gebruiken voor verschillende gebruikers.
Om extra velden voor gebruikers toe te voegen volgt u onderstaande stappen. De velden die u toevoegt zijn direct beschikbaar voor alle gebruikers.
- Ga naar Instellingen wijzigen > Kantoor > Gebruikers.
- Dubbelklik op een gebruiker en ga naar tabje Extra velden.
- Klik op de knop + Extra veld toevoegen.
- Vul ten minste Naam, Code en Soort in. Hier ziet u na het invullen van de Code ook direct de code die u kunt invoegen in Word- en Outlook-modellen (met de module Documentenbeheer).
- Klik op Opslaan.
- Herhaal stap 3 t/m 5 om meerdere Extra velden aan te maken.
Deze velden ziet u vervolgens terug op het tabje Extra velden bij de gebruiker. U kunt het extra veld wijzigen door op het Bewerken-icoontje te klikken rechts naast het veld.
Rechtbanken zelf invoeren en koppelen
Voorheen kon u in het instellingenscherm bij Kantoor > Naam en adres een rechtbank kiezen. Omdat hierin alleen het algemene postadres was opgenomen, was deze lijst niet afdoende voor alle correspondentie met rechtbanken. Daarom hebben we deze lijst met standaard rechtbanken uit Urios gehaald.
U kunt de rechtbanken waarmee u moet corresponderen zelf invoeren als relatie in Urios en deze vervolgens koppelen aan de betreffende dossiers. Zo krijgt u geen vervuiling in uw Urios-omgeving en heeft u altijd de juiste correspondentiegegevens.
Overige wijzigingen
Specifiekere naamgeving schermen
Bij de schermen ‘Dossier bewerken’ en ‘Advocaat / medewerker bewerken’ staat nu in plaats van deze algemene tekst de specifieke naam van respectievelijk het dossier of de advocaat/medewerker. Zo ziet u ongeacht welk tabje u open hebt staan welk(e) dossier of advocaat/medewerker u aan het bewerken bent. Ook als u tussendoor even wordt gestoord of afgeleid.
Nieuw rapport “Tariefbeleid: Alle tariefgroepen met uurtarieven”
Dit rapport toont alle actieve tariefgroepen met uurtarieven en startdata. Zo kunt u snel controleren of een gewijzigd uurtarief overal is doorgevoerd en of een nieuwe medewerker aan bestaande tariefgroepen is toegevoegd.
Verbeterd: check op geboortedatum
Wanneer iemand jonger dan 18 jaar of ouder dan 100 jaar is geeft Urios een melding. U krijgt deze melding alleen nadat u iets heeft gewijzigd.
Nieuw: Word-code voor datumvelden voluit schrijven
Werkt voor elk datumveld, ook voor extra relatie- en dossiervelden. Gebruik de naam van het veld met achtervoegsel _voluit. Bijvoorbeeld datum_voluit. Hierbij wordt de ingevulde datum (bijv. 25 september 2023) in het Word-document voluit geschreven (vijfentwintig september tweeduizend drieëntwintig).
Nieuwe sneltoetsen
Met behulp van sneltoetsen kunt nog sneller de gewenst informatie invoeren in Urios. Bekende sneltoetsen zijn pijltje omhoog (↑) voor herhaalinvoer en Tab of Enter voor het verspringen naar het volgende veld. In de tabel hieronder vindt u de nieuwe sneltoetsen die beschikbaar zijn vanaf versie 2023.2.
| Sneltoets | Toelichting |
|---|---|
| Ctrl+Enter | In plaats van een klik op de knop Opslaan & Doorgaan. |
| Ctrl+Plus (+) / Ctrl+Min (-) | Voor datumvelden, respectievelijk één dag vooruit en één dag terug. Als het veld leeg is wordt bij Plus (+) de datum van morgen ingevuld en bij Min (-) de datum van gisteren. |
Heeft u vragen over de updates uit deze versie? Of andere vragen over Urios? Neem dan gerust contact met ons op via 072 512 22 05 of info@urios.nl.