Dossiers

Nieuw dossier met relaties invoeren

Aan de linkerzijde van Urios is de knop Nieuw dossier invoeren zichtbaar. Met de knop Nieuw dossier invoeren legt u eenvoudig uw nieuwe zaak en de bijbehorende relaties aan in Urios.

Wilt u een nieuwe relatie invoeren en eventueel direct koppelen aan een bestaand dossier? Ga dan naar tabblad Relaties en klik aan de rechterkant onder het kopje ‘Opdrachten’ op Nieuwe relatie invoeren.

Controleren op tegenstrijdig belang

Alvorens het aanmaken van een nieuw dossier en het toevoegen van de betrokken partijen/relaties kunt u als volgt controleren of u de betreffende wederpartij eerder heeft bijgestaan als cliënt:

1. Ga naar tabblad Relaties.
2. Zorg dat bij Dataselectie het filter ‘Rol:’ op ‘cliënt’ staat en alle overige filters op “(alle)” staan.
3. Typ in de zoekbalk de achternaam van de wederpartij van het nieuw aan te leggen dossier.
4. Controleer in de zoekresultaten of de naam voorkomt als cliënt.

Herhaal dit als u meerdere relaties wilt controleren.

Als u dit niet handmatig wilt doen, kunt u ook gewoon beginnen met het invoeren van een nieuw dossier met één of meerdere relaties. Zodra u een bestaande relatie aan dit dossier toevoegt in de rol van ‘wederpartij’ en deze relatie staat al als ‘cliënt’ in Urios, krijgt u hiervan een melding. Deze melding is slechts een waarschuwing. U kunt er zelf voor kiezen alsnog door te gaan met het invoeren van dit dossier met de betreffende partijen.

Nieuw dossier invoeren

Klik aan de linkerkant op de knop Nieuw dossier invoeren.

Advocaat

In het scherm Nieuw dossier invoeren wordt bij ‘Advocaat’ standaard de ingelogde gebruiker ingevoerd, mits dit een declarabele gebruiker is. Als u de dossiereigenaar wilt wijzigen klikt u op het veld en kiest u een andere declarabele gebruiker.

Dossiernummer

Urios kan automatisch nummeren volgens een door u ingesteld nummerpatroon. Hierbij toont Urios u het eerstvolgende vrije dossiernummer. Als u heeft gekozen voor ‘vrije nummering’, kunt u nu hier uw gewenste dossiernummer ingeven.

Het instellen van automatische nummering wordt uitgelegd in het hoofdstuk Algemeen gebruik.

Dossiernaam

De dossiernaam is normaliter de tekst die u ook op de fysieke ordner zou schrijven. Dit is dus meestal de achternaam van de cliënt met de achternaam van de wederpartij, bijvoorbeeld “Janssen – Pieterse”.

Voor sorteringsdoeleinden kan het handig zijn om namen met een tussenvoegsel te schrijven als bijvoorbeeld “Vries, de – Bakker”, zodat dit dossier bij de V staat in plaats van de D.

Vaste extra velden

Sommige velden zijn niet voor alle kantoren relevant. Daarom kunt u zelf bepalen of u deze velden aanzet.

Bij het invoeren of bewerken van een dossier kunt u deze velden invullen. Deze worden automatisch zichtbaar bij alle dossiers.

1. Klik op Instellingen wijzigen.
2. Ga naar Dossier > Voorkeuren.
3. Vink onder het kopje ‘Vaste extra velden’ aan welke velden u in beeld wilt hebben.
   • Parketnummer. U vindt dit veld terug bij het dossier en kunt dit ook als kolom aanzetten op tabblad Dossiers.
   • Rolnummer. U vindt dit veld terug bij het dossier en kunt dit ook als kolom aanzetten op tabblad Dossiers en tabblad Agenda.
   • Roljournaal. U vindt dit veld terug bij het dossier en kunt dit ook als kolom aanzetten op tabblad Dossiers en tabblad Agenda.
   • Vreemdelingennummer. U vindt dit veld terug op tabblad Relaties in de kolom ‘Nummers’.
   • Partner (advocaat). U vindt dit veld terug bij het dossier en kunt dit ook als kolom aanzetten op tabblad Dossiers.

Soort

Hier heeft u, afhankelijk van de gebruikte modules, keuze uit:

• Standaard Dit is voor zowel betalende als toevoegende zaken.
• Insolventies Dit is voor insolventiezaken waar u als curator bent aangewezen. Voor insolventiedossiers zijn er extra functionaliteiten beschikbaar:
  • Tijdregels in insolventiedossiers worden geschreven op tijdschrijfgroepen. Onderscheid tussen wel/geen GSR-uren.
  • Tijdregistratieverslagen om aan uw kwartaalverslag toe te voegen.
  • Salarisverzoeken waarbij op basis van de ervaringsfactor alles netjes en correct wordt uitgerekend.
  • Nota’s aan de boedel declareren om uw salaris netjes te verwerken in de boekhouding.
• Intern Dit is voor interne niet-declarabele uren. Bijvoorbeeld handig als u uw studie-uren of uren besteed aan marketing en administratie wilt bijhouden.

Als u bepaalde soorten dossiers niet gaat gebruiken, of nu niet zichtbaar zijn voor u, dan kunt u dat wijzigen door de betreffende modules aan/uit te schakelen in het instellingenscherm. Klik op Instellingen wijzigen en ga naar Kantoor > Modules. Hier kunt u de module Insolventies aan-/uitschakelen.

Separaat declareren

Met het vinkje separaat declareren geeft u aan dat u voor ieder dossier een aparte declaratie wilt opmaken. Als u een cliënt heeft met meerdere dossiers die graag één verzamelnota wil ontvangen, kunt u bij die dossiers het vinkje uitzetten. Wanneer u dan een declaratie opmaakt voor deze cliënt, komen alle dossiers waarvoor dit vinkje is uitgezet samen op uw nota te staan.

In het instellingenscherm kunt u hiervoor een standaard instellen.

1. Klik op Instellingen wijzigen.
2. Ga naar Dossiers > Voorkeuren.
3. Kies onder het kopje ‘Dossiers separaat declareren’ uw gewenste optie:
   1. standaard meerdere dossiers van een relatie op één nota (standaard het vinkje uit);
   2. standaard voor elk dossier een losse nota (standaard het vinkje aan).

Wwft

De module Wwft is optioneel. Heeft u nooit te maken met de Wwft? Dan kunt u deze module uitzetten in het instellingenscherm van Urios, Kantoor > Modules.

Als de module aanstaat ziet u bij het aanmaken van een nieuw dossier een aanvinkbaar hokje genaamd ‘valt onder Wwft’. Hiermee kunt u registreren of dit dossier onder de Wwft valt. In een latere stap kunt u bij de relatie(s) informatie toevoegen voor identificatie en verificatie. Vervolgens kunt u middels een rapport monitoren/aantonen dat u van alle relaties in een Wwft-dossier een identificatie-document heeft opgeslagen in uw systeem.

Aantal relaties

Bij het aanmaken van een nieuw dossier kunt u direct de betrokken partijen/relaties invoeren. In het veld ‘Aantal relaties’ geeft u aan hoeveel relaties (bestaande en nieuwe) u wilt gaan toevoegen aan dit dossier. U kunt later altijd nog relaties toevoegen aan of ontkoppelen van het dossier.

Tariefbeleid

Selecteer het juiste tariefbeleid voor dit dossier. Staat het tariefbeleid dat u voor dit dossier wilt gebruiken er niet tussen? Dan kunt u een nieuw tariefbeleid aanmaken via het instellingenscherm. Zie ook hoofdstuk Declareren > Tariefbeleid.

Weet u nu al dat uw cliënt recht heeft op een toevoeging? Dan kiest u hier evengoed een tariefbeleid. Zodra u bij uw cliënt aangeeft dat die recht heeft op een toevoeging, overruled dit het ingevoerde tariefbeleid. Wordt de toevoeging afgewezen of ingetrokken? Dan valt dit dossier weer terug op het originele tariefbeleid.

Relatie invoeren/toevoegen

Klik op de knop Volgende. Nu komt u in een scherm waarin u alle gegevens van uw relatie kunt invoeren. Bovenaan ziet u staan “Relatie 1 van …”.

• In de eerste regel van het scherm geeft u aan of uw relatie een nieuwe of een bestaande relatie is. Indien het om een bestaande relatie gaat, kunt u deze direct opzoeken en hoeft u niet nogmaals de gegevens in te voeren.
• Geef vervolgens aan wat de rol is van uw relatie en of er sprake is van een toevoeging. Eventueel vult u hier ook een referentie in. De referentie is het kenmerk dat deze externe partij graag vermeld wil zien op de correspondentie en/of de factuur. Denk hierbij aan een polisnummer van de cliënt bij de betreffende verzekeraar of een budgetnummer.
• In het midden van het scherm geeft u de naam van uw relatie in en geeft u aan wat voor soort relatie het betreft. Afhankelijk hiervan verschijnen er extra velden om in te vullen.

U bent nu op het tabje Relatie. Daarnaast ziet u nog meerdere tabjes die u kunt aanklikken en invullen, zoals Adres, Contact / Overig, Btw en facturatie en Memo.

Het invullen van een achternaam en eventueel een bedrijfsnaam is verplicht. Alle andere velden kunt u leeglaten en later aanvullen.

Als u weer op de knop Volgende klikt komt u uit bij het volgende relatiescherm “Relatie 2 van …”. Hier vult u de gegevens in van de tweede relatie. Afhankelijk van het aantal opgegeven relaties ziet u dit scherm meerdere keren voorbijkomen: voor iedere toe te voegen relatie. Als de gegevens zijn ingevuld, klikt u weer op Volgende.

Betalende partij

Nadat de relaties zijn ingevoerd kunt u de percentuele verdeling van het honorarium aangeven. U bent vrij om elke verdeling door te voeren, zolang het totaal maar 100% is. Voor de meeste dossiers zal 100% voor de cliënt zijn en 0% voor alle overige partijen. Maar bijvoorbeeld in bemiddelingszaken kan het handig zijn om 50%/50% of enige andere verdeling te gebruiken.

Nadat u op Opslaan heeft geklikt is het dossier aangemaakt. U kunt het dossier terugvinden op tabblad Dossiers. De nieuwe relaties die u bij dit dossier heeft ingevoerd ziet u direct terug op tabblad Relaties.

Extra invoervelden voor dossiers

In Urios kunt u zelf extra invoervelden creëren bij zowel relaties als dossiers. In deze door uzelf aangemaakte velden kunt u specifieke informatie kwijt die u niet op een andere plek in Urios kunt administreren. Denk hierbij aan informatie als de datum van een ongeval of letsel, de geboorteplaats, start en/of einddatum van een arbeidscontract, of een dossier is doorgestuurd naar de verzekeraar etc.

Met behulp van extra velden kunt u Urios grotendeels inrichten naar uw eigen wensen. U kunt deze velden ook gebruiken in uw Word- en Outlook-modellen (module Documentenbeheer) en declaratiesjablonen.
De extra velden kunnen ook worden getoond in de kolommen op het tabblad Relaties of tabblad Dossiers. Hiermee zijn relaties makkelijk te vinden op basis van de waardes die uw heeft ingevuld in extra velden. U kunt zoveel extra velden aanmaken als gewenst.

Extra velden aanmaken voor dossiers

1. Klik in Urios op de knop Instellingen wijzigen.
2. Ga naar Dossiers > Extra velden.
3. Klik op Invoeren.
4. Voer een naam in voor het veld. Voer daarna de modelcode in. Dit is de code die u kunt gebruiken in de Word- en Outlook-modellen. Deze velden worden automatisch door Urios ingelezen wanneer u brieven genereert. Zie voor meer informatie het hoofdstukken Word-modellen en Outlook-modellen. Indien u geen gebruikmaakt van de module Documentenbeheer, kunt u dit veld leeg laten.
5. Het veld Standaardwaarde kunt u gebruiken om een ‘standaard’ op te geven.
6. Vink aan hoe de informatie moet worden weergegeven. Dit kan zijn als tekst, getal, een datum etc.
7. Klik op Opslaan.

Ook hier is het mogelijk een keuzelijst te maken zoals hieronder bij Vaste waarden is uitgelegd.

Wanneer u extra velden heeft toegevoegd voor dossiers, verschijnt er een tabje genaamd Extra velden bij alle dossiers. Hier kunt u de door u aangemaakte velden invullen. Bij het invoeren van een nieuw dossier komt u deze extra velden vanzelf tegen.

In onderstaande afbeelding ziet u ook dat er een drietal labels in gebruik is. Lees meer over het instellen van labels in hoofdstuk Algemeen gebruik.

Als u de velden en overige informatie heeft ingevuld en het nieuwe dossier hebt opgeslagen, kunt u uw dossier terugvinden op het tabblad Dossiers.

Op dit tabblad kunt u ook de kolommen aanzetten die de informatie uit uw extra velden weergeven. Aangezien u maar beperkte ruimte heeft op uw beeldscherm, kunt u zelf kiezen welke kolommen u wilt zien en welke verborgen moeten blijven. Kolommen zet u aan of uit door met uw rechtermuisknop op een van de kolomkoppen te klikken.

Verder kunt u kolommen eenvoudig sorteren op alfabetische (A > Z of Z > A) of chronologische volgorde door te klikken op de betreffende kolomkop.

Vaste waarden voor keuzelijst

Als u bij een extra veld kiest voor Soort ‘korte tekst’, ‘getal’, ‘bedrag’ of ‘percentage’, kunt u enkele standaard/vaste waarden instellen waaruit de gebruiker vervolgens kan kiezen. Dit is handig omdat zo een eenduidige invoer/schrijfwijze binnen een kantoor wordt gehandhaafd. Stel, u heeft een veld “Startmaand” gemaakt. Sommige collega’s zullen “januari” voluit schrijven, andere voeren “jan” of “1” in. Dan wordt het lastig om te filteren of te zoeken op een maand. Met voorgedefinieerde keuzelijsten voorkomt u dit en zorgt u voor een meer efficiënte werkwijze.

Om deze lijst bij een extra veld te definiëren:

1. Ga naar het instellingenscherm Dossiers > Extra velden.
2. Dubbelklik op het extra veld dat u wilt bewerken om er een keuzelijst aan toe te voegen.
3. Vul bij “Vaste waarden” op elke nieuwe regel een waarde in waaruit u snel wilt kunnen kiezen. Het blijft nog steeds mogelijk om een andere waarde in te typen als de juiste optie niet in de keuzelijst voorkomt.

Vervolgens kunt u de keuzelijst gebruiken bij het invoeren of bewerken van een dossier of relatie:

Extra fasen aanmaken voor dossiers

In Urios worden standaard drie verschillende fasen gehanteerd voor dossiers; lopend, gesloten en gearchiveerd. Indien gewenst kunt u hieraan meer fasen toevoegen. Hierop kunt u vervolgens ook zoeken en selecteren met behulp van het datafilter. Extra aangemaakte fasen worden, indien van toepassing, weergegeven in rapporten.

Extra fasen aanmaken doet u als volgt:

1. Ga in Urios naar Instellingen wijzigen > Dossiers > Extra fasen.
2. Klik op de knop Invoeren om nieuwe fasen toe te voegen.
3. Geef de naam in van de fase die u wilt aanmaken.
4. Klik vervolgens op Opslaan & Doorgaan als u nog een fase wilt invoeren of kies Opslaan & Stoppen om het invoerscherm af te sluiten. Hierna ziet u de door u aangemaakte fase verschijnen in de tabel.
5. Sluit daarna het Instellingenscherm van Urios af met het kruisje of met de knop Opslaan en Sluiten rechts onderin.

U kunt de aangemaakte extra fasen nu gebruiken bij uw dossiers. U kunt de fase van een dossier als volgt wijzigen:

1. Open het dossier middels dubbelklik.
2. Ga naar tabje Dossier.
3. Klik bij ‘Fase’ op de twee tegengestelde driehoekjes aan de rechterkant.
4. Selecteer de gewenste fase.
5. Klik op Opslaan.

Dossiercategorieën definiëren

In Urios kunt u ervoor kiezen zelf dossiercategorieën toe te voegen.

Zo kunt u uw dossiers onderverdelen in verschillende soorten zaken c.q. rechtsgebieden. Denk hierbij aan de categorieën arbeidsrecht, strafrecht, echtscheidingen etc. Dankzij deze verdeling kunt u hierop eenvoudig zoeken en hiervan selecties maken.

Het rapport “Uren: per dossier- en relatiecategorie” geeft u een duidelijk overzicht van de verdeling van het aantal gewerkte uren over de verschillende categorieën en/of rechtsgebieden.

Om categorieën aan te maken volgt u onderstaande stappen:

1. Klik in Urios op Instellingen wijzigen
2. Ga naar Dossiers > Categorieën.
3. Klik op de knop Invoeren om een nieuwe categorie toe te voegen.
4. Geef de gewenste naam in van de categorie en klik op Opslaan.

Nu ziet u de categorie verschijnen in de tabel. U kunt zoveel categorieën aanmaken als u zelf wilt.

Vervolgens kunt u uw dossiers van een categorie voorzien.

1. Open het dossier middels dubbelklik. U komt dan in het “Dossier bewerken”-scherm terecht. U zult zien dat er nu een invoerveld beschikbaar is waar u een selectie kunt maken uit de door u ingevoerde categorieën.

De fase van een dossier wijzigen

Dossiers sluiten

Als uw werkzaamheden in een dossier zijn afgerond en er alleen nog gedeclareerd hoeft te worden, kunt u een dossier sluiten.

1. Ga naar tabblad Dossiers.
2. Zoek het dossier op dat u wilt sluiten via de zoekbalk rechtsboven.
3. Selecteer het dossier dat u wilt sluiten.
4. Klik aan de rechterkant bij het kopje ‘Opdrachten’ op Sluiten / archiveren.
5. Klik op Dossier sluiten.

Het dossier krijgt direct de status ‘Gesloten’ en is bij de Dataselectie te vinden bij ‘Fase: (alle)’, ‘Fase: gesloten’ en ‘Fase: niet gearchiveerd’.

Dossiers archiveren

Als uw werkzaamheden in een dossier zijn afgerond en u hoeft hier geen werkzaamheden meer voor te verrichten, kunt u een dossier archiveren.

1. Ga naar het tabblad Dossiers.

2. Zoek het dossier op dat u wilt archiveren via de zoekbalk rechtsboven.

3. Selecteer het dossier dat u wilt archiveren.

4. Afhankelijk van de huidige fase van het dossier ziet u de volgende opties aan de rechterkant bij het kopje ‘Opdrachten’.

   1. Voor dossiers waarvan de huidige fase ‘lopend’ is: Sluiten / archiveren.
   2. Voor dossiers waarvan de huidige fase ‘gesloten’ is: Archiveren / heropenen.
      Klik op een van deze opdrachten en vervolgens op Dossier archiveren.

5. Nu wordt gecontroleerd op openstaande…

   • voorschotten
   • verschotten
   • derdengelden
   • declaraties
   • agenda-items

   Staat er nog iets open wat moet worden afgehandeld? Dan kunt u op Annuleren klikken. Anders klikt u op Archiveren. Daarnaast kunt u direct de archiefdatum en de bewaartermijn opgeven. Deze informatie kunt u op een later moment gebruiken voor het vernietigen van dossiers waarvan de bewaartermijn is verstreken.

   

6. Is het bewaartermijn voor vrijwel alle dossiers hetzelfde? Dan kunt u een standaard bewaartermijn instellen.

   1. Klik op Instellingen wijzigen.
   2. Ga naar Dossiers > Voorkeuren.
   3. Bij het kopje ‘Bewaartermijn’ kunt u een standaard bewaartermijn in jaren opgeven (het minimum is 5 jaar). U kunt deze bewaartermijn altijd aanpassen voor een specifiek dossier als u deze archiveert.

Het dossier krijgt nu de status ‘Gearchiveerd’ en is bij de Dataselectie te vinden bij ‘Fase: (alle)’ en ‘Fase: gearchiveerd’.

Dossiers heropenen

Heeft u een dossier gesloten of gearchiveerd en blijkt u toch nog wat werkzaamheden te moeten verrichten in dit dossier? Dan kunt u een dossier heropenen.

1. Ga naar het tabblad Dossiers.
2. Zorg dat, aan de rechterkant, het filter ‘Fase’ bij het kopje ‘Dataselectie’ respectievelijk gesloten of gearchiveerde dossier toont.
3. Zoek het dossier dat u wilt herleven via de zoekbalk rechtsboven.
4. Selecteer het dossier dat u wilt herleven.
5. Afhankelijk van de huidige fase van het dossier ziet u de volgende opties aan de rechterkant bij het kopje ‘Opdrachten’.
   1. Voor dossiers waarvan de huidige fase ‘gesloten’ is: Archiveren / heropenen.
   2. Voor dossiers waarvan de huidige fase ‘gearchiveerd’ is: Vernietigen / heropenen.
      Klik op een van deze opdrachten en vervolgens op Dossier heropenen.

Het dossier is nu weer actief/lopend.

Dossiers vernietigen

Als de bewaartermijn van een dossier is verstreken, kunt u het dossier in Urios vernietigen.

Doordat u de archiefdatum en bewaartermijn moet invoeren bij het archiveren van een dossier, kunt u hiervan later een handig overzicht uitdraaien via het rapport ‘Dossier: Vernietigingslijst’. Dit rapport biedt een overzicht van dossiers waarvan de bewaartermijn is verstreken en van dossiers waarbij geen archiefdatum is opgegeven.

Vervolgens kunt u de te vernietigen dossiers opzoeken via het tabblad Dossiers. Als u hier een gearchiveerd dossier selecteert verschijnt onder het kopje Opdrachten de optie Vernietigen / heropenen. Op het moment dat u hier op klikt, krijgt u de optie om het dossier te vernietigen of te heropenen. Kies voor Dossier vernietigen.

Er verschijnt nu een controlescherm. Hier kunt u de dossierinformatie nalopen en besluiten of u het dossier definitief wilt vernietigen. Om het vernietigen definitief te maken dient u een bevestigingscode over te typen die onderaan het scherm in beeld verschijnt. Klik hierna op Vernietigen.

Belangrijk: Urios verwijdert de inhoud van uw dossiermappen niet. U dient de verwijdering van dossiermappen op uw opslaglocatie zelf op te nemen in uw workflow.