Nieuw in versie 2023.1

Als u de update uitvoert raden wij aan dit te doen op alle pc’s.
Hiermee worden mogelijke conflicten – door verschillen in versies – voorkomen.

Stopwatch in een nieuw jasje
Handtekening toevoegen aan Word-modellen
Nieuwe opties en lay-out voor Outlook Add-In
Aanpassingen Agenda
Verbetering boekhoudkoppelingen
E-facturatie via Thunderbird
Praktische aanpassingen debiteurenbeheer
Declaraties en herinneringen opslaan als pdf
Insolventierapporten opslaan als pdf
Tarief voor curatoren 2023
Overige wijzigingen

Stopwatch in een nieuw jasje

U vindt de instellingen voor de stopwatch bij Instellingen wijzigen > Tijdregels > Stopwatch.

Na feedback van onze gebruikers hebben we de Urios Stopwatch verder kunnen verbeteren zodat deze prettiger te gebruiken is. 

Verschillende groottes stopwatch

Omdat het fijn is dat de stopwatch in beeld blijft maar u uiteraard niet wilt dat deze in de weg staat, is het vanaf deze versie mogelijk de stopwatch te tonen in drie verschillende groottes: klein, middel en groot. U navigeert tussen de verschillende afmetingen middels de knopjes met het driehoekje. Urios onthoudt uw voorkeur qua locatie op het scherm en of u de optie ‘Altijd zichtbaar’ heeft aangevinkt, wat wel aan te raden is zodat het klokje niet ‘achter’ een andere applicatie verdwijnt. Om dit vinkje aan te zetten, dient u de Stopwatch tot maximale grootte uit te klappen. 

U kunt zelf op elk moment de stopwatch aanpassen naar de gewenste grootte, maar vanuit Urios zelf is er ook een standaard grootte die meegegeven wordt; 

  • Mini –  De dossiernaam en omschrijving worden automatisch ingevuld als u vanuit Urios de stopwatch automatisch laat starten bij de opdrachten ‘Maak document’ en ‘Stuur e-mail’. In dit geval wordt het kleinste klokje geopend. 
  • Middel – Als de stopwatch wordt gestart middels de knop in Outlook of het stopwatch icoontje op het bureaublad of taakbalk, dan zijn het dossier en de omschrijving nog niet ingevuld. In dat geval opent het middelste formaat klokje, zodat u zelf makkelijk het dossier en de omschrijving kunt invoeren. 
  • Maxi – Deze wordt alleen automatisch geopend als u in Urios de opdracht ‘Bellen met VoIP’ opdracht geeft. 

Meerdere stopwatches naast elkaar

Het was al mogelijk meerdere stopwatches naast elkaar te openen maar vanaf deze versie stoppen eerder geopende stopwatches automatisch als u een nieuwe stopwatch start. Zo loopt er altijd maar één stopwatch en de tijdsnotatie hiervan is in het groen. Stopwatches die, dan wel niet automatisch, gepauzeerd zijn tonen de klok in het rood. Zwarte klokjes zijn gereset of nieuw geopend. 

Memoveld bij stopwatch

Terwijl de stopwatch loopt kunt u al aantekeningen maken in het memo-veld, bijvoorbeeld telefoonnotities. Deze aantekeningen worden tegelijkertijd met de tijdregel van de stopwatch opgeslagen en deze kunt u terug lezen op drie manieren; 

  1. Op het tabblad Tijdregels klikt u de tijdregel open die u heeft opgeslagen middels de ‘Opslaan’-knop van de stopwatch. In dit scherm ziet u een tabje Memo, waaronder u aantekeningen staan. 
  2. Middels de kolom Memo-tekst op tabblad Tijdregels. Deze kolom aanzetten kunt u doen door met uw rechter muisknop op een kolomkop te gaan staan en de kolom Memo-tekst aan te zetten. Dan ziet u uw notities direct weergegeven op het tabblad Tijdregels. Zeker als u veel werkt met telefoonnotities of aanvullende aantekeningen bij het invoeren van tijdregels, kan dit een handige manier zijn om snel inzicht te krijgen. 
  3. De aantekeningen ziet u ook terug onder de tab Memo bij het dossier zelf, in het Dossier bewerken scherm. Tevens worden ze in de samenvatting getoond. 

Start automatisch na sluiten vorige

Als u gebruik maakt van de mogelijkheid een stopwatch opnieuw op te laten starten na het sluiten of opslaan van de vorige, dan zult u merken dat u nu niet meer zelf deze nog hoeft te starten. Ook dit klokje gaat nu direct lopen en eventuele andere klokjes worden gepauzeerd. 

De Stopwatch in klein formaat

De Stopwatch in middelgroot formaat

De Stopwatch in groot formaat, met memoveld

Handtekening toevoegen aan Word-modellen

Beschikbaar met de module Documentenbeheer. Onderdeel van Urios Plus

Met behulp van Word-modellen kunt u veel informatie uit Urios geautomatiseerd in uw standaard brieven krijgen. Vanaf deze versie is het ook mogelijk om geautomatiseerd uw handtekening als afbeelding in the voegen.

Handtekening uploaden in Urios

  1. Zorg dat u uw handtekening heeft opgeslagen als afbeelding (.png of .jpg/.jpeg).
  2. Ga naar Instellingen wijzigen > Kantoor > Medewerkers.
  3. Dubbelklik op de medewerker voor wie u de handtekening wilt toevoegen.
  4. Klik bij het onderdeel ‘Handtekening’ op Toevoegen.
  5. Zoek de juiste afbeelding op en klik op Openen. De handtekening is nu toegevoegd voor deze medewerker.
  6. Klik op Opslaan.

Herhaal bovenstaande stappen als u voor meerdere medewerkers een handtekening wilt toevoegen.

Handtekening medewerker toevoegen Urios

Handtekening toevoegen aan Word-model

  1. Open het Word-model waaraan u de handtekening wilt toevoegen.
  2. Voeg een witte (of ten minste neutrale) afbeelding in op de plek waar de handtekening moet komen.
    Dit doet u via Invoegen > Vormen > Rechthoek
    Let op: de hoogte van deze afbeelding is leidend voor de uiteindelijke grootte van de echte handtekening.
  3. Kies bij Indelingsopties voor ‘Boven en onder’. Zo weet u zeker dat de tekst altijd goed wordt uitgelijnd en niet opeens verspringt. 
  4. Klik met uw rechtermuisknop op de afbeelding en kies voor Alt-tekst bewerken….
  5. Aan de rechterkant verschijnt een vlak met de kop ‘Alternatieve tekst’. In dit vlak typt u de code mw_handtekening.
  6. Als u nu een document genereert vanuit Urios voegt Urios de handtekening van de betreffende dossiereigenaar toe op de gekozen plek in het document mits deze handtekening is geüpload in Urios. Anders plaats Urios op deze plek een lege afbeelding, zodat deze wegvalt tegen de achtergrond.

Stap 3 – Indelingsopties

Stap 4 – Alt-tekst bewerken

Stap 5 – Word-code toevoegen

Nieuwe opties en lay-out voor Outlook Add-In

Beschikbaar met de module Documentenbeheer. Onderdeel van Urios Plus. Met de Urios Outlook Add-In kunt u uw e-mails uit Outlook snel en eenvoudig opslaan in de juiste dossiermap in Urios.

Dossier automatisch al geselecteerd

Bij het opslaan van een e-mail via de Urios Outlook Add-In maakt Urios automatisch een selectie van dossiers waarin u, zeer waarschijnlijk, de betreffende e-mail wilt opslaan. Deze selectie gebeurt op basis van alle e-mailadressen die gerelateerd zijn aan het dossier, behalve uw eigen e-mailadres. Vanaf deze versie selecteert Urios automatisch al het bijbehorende dossier voor u, mits de selectie uit één dossier bestaat, zodat u die niet meer zelf hoeft aan te klikken. Als er meerdere dossiers aan een e-mailadres zijn gekoppeld dient u wel zelf het juiste dossier aan te vinken. Dit kunnen ook meerdere dossiers zijn. Zijn er meer dan 10 dossiers aan een e-mailadres gekoppeld? Dan doet Urios geen dossiersuggesties en kunt u direct zelf zoeken naar het juiste dossier.

Aparte submap voor bijlagen

In het instellingenscherm was het al mogelijk om een andere standaard submap in te stellen voor documenten als voor e-mails. Vanaf deze versie is het ook mogelijk voor bijlagen van e-mails een aparte standaard submap in te stellen. Dit kan handig zijn als u vaak e-mails ontvangt met bewijsstukken of andere processtukken als bijlage. Zo blijft uw map met e-mails overzichtelijk.

Als u in het instellingenscherm geen specifieke voorkeur heeft aangegeven voor een aparte submap voor bijlagen, selecteert Urios bij het opslaan van e-mails automatisch dezelfde submap als die u heeft ingesteld voor het opslaan van e-mails. In het voorbeeld rechts zou dit dus de map ‘E-mail’ zijn. 

Alle bijlagen tegelijk selecteren

Waar voorheen alle bijlagen standaard stonden uitgevinkt, staan nu alle bijlagen standaard aangevinkt. Mocht u toch meer bijlagen willen uitvinken dan aanvinken, kunt u eenvoudig – met één klik – alle bijlagen uitvinken door een klik op het blauwe linkje ‘alles uitvinken’. Dit alles om u te helpen met zo efficiënt mogelijk werken.

Naast een aantal functionele wijzigingen is ook de lay-out aangepast zodat dit beter in lijn is met Urios zelf. Daarom is nu de balk geel en zijn dezelfde iconen gebruikt. 

Aanpassingen Agenda

Beschikbaar met de module Agenda en Termijnen. Onderdeel van Urios Plus.

Op het tabblad Weekagenda en Vandaag is de lay-out van de Urios agenda aangepast. Er worden nu helderdere kleren gebruikt om duidelijker onderscheid te kunnen laten zien tussen de verschillende onderdelen. 

Taken en Termijnen die met een datum zijn ingevoerd worden getoond op de dag zelf, maar indien deze niet worden afgerond verschuiven deze naar de kolom ‘zonder datum of te laat’, links van de agenda. Ze blijven daar in beeld staan totdat ze worden afgerond (of verwijderd). 

Taken invoeren zonder datum

Het is nu mogelijk om agenda-items als Taak in te voeren zonder een specifieke datum. Alleen de velden Medewerker en Omschrijving dienen te worden ingevuld. Het invoeren van taken zonder datum kan handig zijn om op die manier uw ’to do lijstjes’ kwijt te kunnen in Urios zodat u die, vaak kleinere taakjes, niet vergeet.  

Verbetering boekhoudkoppelingen

Beschikbaar met de module Boekhoudkoppeling. Onderdeel van Urios Plus.

Inlezen openstaande betalingen voor live-koppeling Exact Online

Begin 2022 hebben we een live-koppeling met Exact Online gerealiseerd. Deze koppeling was echter eenzijdig: van Urios naar Exact Online. Dit betekent dat alle informatie van definitieve facturen uit Urios wel al direct konden worden doorgestuurd naar Exact Online, maar geen informatie uit Exact Online kon worden opgehaald.

Vanaf deze versie is de koppeling tweezijdig geworden: Urios kan nu ook automatisch betalingen ophalen vanuit Exact Online.

Belangrijk is dat u wel goed met uw boekhouder afstemt hoe vaak die de betalingen bijwerkt in Exact Online. Met name vanwege het uitsturen van herinneringen vanuit Urios. Zo weet u zeker dan uw cliënt niet onterecht een herinnering ontvangt.

Daarnaast dient u er rekening mee te houden dat Urios de geïmporteerde betalingen van vandaag een betaaldatum van gisteren geeft. Urios kan namelijk de betaaldatum die is ingegeven in Exact Online niet uitlezen, alleen of iets wel/niet is voldaan.

Een concreet voorbeeld om de logica van Urios uit te leggen. Stel: u heeft ingesteld dat Urios iedere ochtend om 7:00 uur de betalingen moet ophalen uit Exact Online. Vandaag is factuur x nog niet betaald. Als Urios morgen om 7:00 uur de betalingen weer ophaalt en factuur x wel is betaald, gaan we ervan uit dat deze de dag ervoor is voldaan.

Pdf-factuur direct bijgevoegd in Exact Online

Vanaf deze versie stuurt Urios ook de pdf-facturen direct mee met de boeking naar Exact Online, zodat deze daar direct zijn terug te vinden onder het kopje ‘Documenten’.

Export naar Visma eAccounting

Op verzoek van een aantal kantoren is een CSV-export voor Visma eAccounting toegevoegd. Hiermee kunt u een export maken van uw debiteuren en declaraties uit Urios. Deze bestanden stuurt u vervolgens naar uw boekhouder of kunt u zelf inlezen in Visma eAccounting, mits u dit zelf beheert.

U maakt deze export vanuit Urios via Rapport maken > Exporteren naar boekhouding > Visma eAccounting

Bekijk de uitleg in onze handleiding

Nieuw exportformaat: FMUTA

Dit formaat kan worden gebruikt voor het handmatig exporteren van uw facturen uit Urios naar uw boekhoudpakket. Voor zover bij ons bekend wordt dit formaat ondersteund door Asperion, Exact Globe, Twinfield, Visma AccountView en Visma eAccounting.

E-facturatie via Thunderbird

Beschikbaar met de module Elektronisch Factureren. Onderdeel van Urios Plus.

Wilt u graag elektronisch factureren vanuit Urios zonder gebruik te maken van Outlook, maar staat wel de tweestapsverificatie of OAuth aan in uw e-mailaccount? Dan zou u vanaf deze versie kunnen e-factureren vanuit Urios via het e-mailprogramma Thunderbird.

U kunt hieraan bijvoorbeeld uw Gmail-account koppelen. Vervolgens opent Urios bij het definitief maken van een e-factuur een concept-e-mail in Thunderbird, waarna u deze e-mail handmatig kunt verzenden. De pdf-factuur en standaard declaratietekst (instelbaar in Urios) zijn hieraan dan al automatisch toegevoegd.

U kunt in Urios uw e-mailinstellingen aanpassen naar Thunderbird via Instellingen wijzigen > Geavanceerd > E-mail (naar beneden scrollen).

E-facturatie Thunderbird Urios

Praktische aanpassingen in debiteurenbeheer

Als u een nieuwe herinnering maakt via de knop Herinneringen maken of via het tabblad Vandaag, verschijnt het scherm ‘Nieuwe herinnering(en) maken’. Hierin kunt u aangeven welke declaraties u wilt herinneren.

Alle herinneringen automatisch aangevinkt

Waar u voorheen zelf moest aanvinken voor welke declaraties u de herinneringen daadwerkelijk wilt generen, heeft Urios nu standaard alle te herinneren declaraties al aangevinkt. Dit scheelt u weer een aantal klikken omdat u waarschijnlijk toch de meeste, dan wel alle, declaraties zo makkelijk mogelijk wilt herinneren. En indien er een enkeling is die u (nog) niet een herinnering wilt sturen, dan is het makkelijker om één of enkele declaraties uit te vinken dan heel veel declaraties aan te vinken. Daarom hebben we dit omgedraaid. 

Nieuwe herinnering maken Urios

Mocht u wel slechts enkele relaties willen herinneren, kunt u gebruikmaken van het blauwe linkje onderaan – ‘alles uitvinken’ – en vervolgens de betreffende herinneringen aanvinken.

Openstaand bedrag in plaats van totaalbedrag

Bij het genereren van herinneringen toont Urios in het ‘Herinnering(en) maken’-scherm nu de nog openstaande bedragen in plaats van het totaalbedrag op de originele nota. 

Declaratielabel zichtbaar in kolom

In de kolom van het scherm ‘Herinnering(en) maken’ is een extra kolom ‘Labels’ toegevoegd. Wanneer u een label heeft toegekend aan de originele declaratie wordt deze hier getoond. Zo ziet u snel of u bijvoorbeeld een betalingsregeling bent overeengekomen met deze relatie, waardoor u potentieel pas later een herinnering zou willen uitsturen. 

Memo zichtbaar bij conceptherinnering

Wanneer u de geselecteerde herinneringen genereert als concept ziet u aan de rechterkant, onder de knoppen, de relatie- en/of declaratiememo – mits deze er is. Als er niets is ingevuld bij deze memo’s wordt er natuurlijk niets getoond.

Door het tonen van de memo heeft u belangrijke informatie van deze relatie meteen bij de hand, waardoor u bijvoorbeeld in deze stap alsnog kunt besluiten deze relatie geen herinnering te sturen.

Relatiememo zichtbaar bij declaraties en herinneringen

Declaraties en herinneringen opslaan als pdf

Vanaf deze versie is het mogelijk conceptdeclaraties/-herinneringen en definitieve declaraties/herinneringen (vanuit het tabblad Declaraties) direct op te slaan als pdf. Dit kan handig zijn voor respectievelijk controle door de advocaat en het eenvoudig nasturen van definitieve declaraties naar uw cliënt.

Voorheen kon u alleen conceptdeclaraties direct opslaan in Urios voor controle of kon u het opslaan als pdf via een pdf-printer.

Conceptdeclaratie opslaan als pdf

Insolventierapporten opslaan als pdf

Voor Urios-gebruikers voor wie de module Insolventies relevant is.

Urios biedt een aantal rapporten en overzichten voor kantoren die zich (mede) richten op faillissementen. Vanaf deze versie kunt u de rapporten ‘Tijdregistratie per tijdschrijfgroep’, ‘Verzoek voorschot op salaris’ en ‘Verzoek vaststelling salaris’ ook direct opslaan als pdf in plaats van het concept te moeten afdrukken op een (pdf)printer.

Tarief voor curatoren 2023

Hier nieuwe uurtarief voor curatoren is toegevoegd aan Urios. U hoeft enkel Urios te updaten om hier gebruik van te kunnen maken.

Overige wijzigingen

Dossiers

  • Dossiers waarin het meest recent gewerkt is komen nu bovenaan te staan in de lijst met dossiers, bijvoorbeeld bij het invoeren van tijdregels.

Declareren

  • Bij het tonen van nog openstaande declaraties op een nieuwe declaratie, wordt in het Bewerken-scherm nu ook de dossiernaam getoond. Zo kan sneller worden achterhaald om welk dossier het gaat.
  • Bij het verzenden van e-facturen per e-mail aan particulieren wordt geen xml-bestand meer bijgevoegd.

Rapporten

  • Rapport ‘Debiteuren: Openstaande declaraties (bellijst)’. Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm kan deze nu worden uitgedraaid per (1) dossiereigenaar, (2) advocaat/onderneming of (3) onderneming/dossiereigenaar.
  • Rapport ‘Honorarium: per dossier en medewerker’. Het is nu mogelijk dit rapport uit te draaien voor één of enkele advocaten.

Heeft u vragen over de updates uit deze versie? Of andere vragen over Urios? Neem dan gerust contact met ons op via 072 512 22 05 of info@urios.nl.