Nieuw in versie 2023.1
Als u de update uitvoert raden wij aan dit te doen op alle pc’s.
Hiermee worden mogelijke conflicten – door verschillen in versies – voorkomen.
Stopwatch in een nieuw jasje
Handtekening toevoegen aan Word-modellen
Nieuwe opties en lay-out voor Outlook Add-In
Aanpassingen Agenda
Verbetering boekhoudkoppelingen
E-facturatie via Thunderbird
Praktische aanpassingen debiteurenbeheer
Declaraties en herinneringen opslaan als pdf
Insolventierapporten opslaan als pdf
Tarief voor curatoren 2023
Overige wijzigingen
Stopwatch in een nieuw jasje
De ontwikkeling van de Urios Stopwatch heeft niet stilgestaan. Vorig jaar zijn opties toegevoegd voor het automatisch starten van de stopwatch bij het:
- opstellen van een document of e-mail
- openen en bewerken van een document
- starten van een telefoongesprek, mits u uw VoIP telefooncentrale aan Urios heeft gekoppeld.
U vindt de instellingen voor de stopwatch bij Instellingen wijzigen > Tijdregels > Stopwatch.
Dankzij de feedback van onze gebruikers hebben we de Urios stopwatch verder verbeterd, zodat deze nog prettiger werkt.
Verschillende groottes stopwatch
Omdat het fijn is dat de stopwatch in beeld blijft, maar u uiteraard niet wilt dat deze in de weg staat, is het vanaf deze versie mogelijk de stopwatch te tonen in drie verschillende groottes: klein, middel en groot.
U navigeert tussen de verschillende afmetingen middels de knopjes met het driehoekje. Urios onthoudt uw voorkeur qua locatie op het scherm en of u de optie ‘Altijd zichtbaar’ heeft aangevinkt, wat wel aan te raden is zodat het klokje niet ‘achter’ een andere applicatie verdwijnt. Om dit vinkje aan te zetten, dient u de Stopwatch tot maximale grootte uit te klappen.
U kunt zelf op elk moment de stopwatch aanpassen naar de gewenste grootte, maar vanuit Urios zelf is er ook een standaard grootte die meegegeven wordt;
- Mini – De dossiernaam en omschrijving worden automatisch ingevuld als u vanuit Urios de stopwatch automatisch laat starten bij de opdrachten ‘Maak document’ en ‘Stuur e-mail’. In dit geval wordt het kleinste klokje geopend.
- Middel – Als de stopwatch wordt gestart middels de knop in Outlook of het stopwatch icoontje op het bureaublad of taakbalk, dan zijn het dossier en de omschrijving nog niet ingevuld. In dat geval opent het middelste formaat klokje, zodat u zelf makkelijk het dossier en de omschrijving kunt invoeren.
- Maxi – Deze wordt alleen automatisch geopend als u in Urios de opdracht ‘Bellen met VoIP’ opdracht geeft.
Meerdere stopwatches naast elkaar
Het was al mogelijk meerdere stopwatches naast elkaar te openen. Nieuw in deze versie is dat eerder geopende stopwatches automatisch stoppen als u een nieuwe stopwatch start. Zo loopt er altijd maar één stopwatch tegelijk. De kleur van de tijd in de actieve stopwatch is groen. Stopwatches die, al dan niet automatisch, gepauzeerd zijn tonen de tijd in het rood. Zwarte tijdsnotaties zijn gereset of nieuw geopend.
De Stopwatch in klein formaat
De Stopwatch in middelgroot formaat
De Stopwatch in groot formaat, met memoveld
Memoveld bij stopwatch
Terwijl de stopwatch loopt kunt u al aantekeningen maken in het memo-veld, bijvoorbeeld telefoonnotities. Deze aantekeningen worden tegelijkertijd met de tijdregel van de stopwatch opgeslagen en deze kunt u terugvinden op vier plaatsen;
- Op het tabblad Tijdregels als u de specifieke tijdregel openklikt. In dit scherm ziet u het tabje Memo, waarin uw aantekeningen staan.
- Op het tabblad Tijdregels in de kolom ‘Memo-tekst’. Zeker handig als u veel werkt met telefoonnotities of aanvullende aantekeningen bij het invoeren van tijdregels. U kunt deze kolom aanzetten door met uw rechter muisknop op een kolomkop te gaan staan en de kolom ‘Memo-tekst’ aan te vinken. Dan ziet u uw notities direct terug op het tabblad Tijdregels. Deze aantekeningen zijn ook doorzoekbaar met de zoekbalk rechtsboven in het tabblad.
- In het ‘Dossier bewerken’-scherm bij het tabje Memo.
- Op de tabbladen Tijdregels en Dossiers rechtsonder in de samenvatting.
Start automatisch na sluiten vorige
Het was al mogelijk automatisch een nieuwe stopwatch te laten openen bij het opslaan van de vorige. Hierbij moest u de tijd echter zelf starten. Op verzoek hebben we nu ingesteld dat de stopwatch die automatisch opent, direct begint te lopen. Dit voorkomt dat tijd weglekt als u een aantal kleinere taken achter elkaar doet, bijvoorbeeld het afhandelen van e-mails.
Handtekening toevoegen aan Word-modellen
Beschikbaar met de module Documentenbeheer. Onderdeel van Urios Plus.
Met behulp van Word-modellen kunt u veel informatie uit Urios geautomatiseerd in uw standaard brieven krijgen. Vanaf deze versie is het ook mogelijk om geautomatiseerd uw handtekening als afbeelding in te voegen.
Handtekening uploaden in Urios
- Zorg dat u uw handtekening heeft opgeslagen als afbeelding (.png of .jpg/.jpeg).
- Ga naar Instellingen wijzigen > Kantoor > Medewerkers.
- Dubbelklik op de medewerker voor wie u de handtekening wilt toevoegen.
- Klik bij het onderdeel ‘Handtekening’ op Toevoegen.
- Zoek de juiste afbeelding op en klik op Openen. De handtekening is nu toegevoegd voor deze medewerker.
- Klik op Opslaan.
Herhaal bovenstaande stappen als u voor meerdere medewerkers een handtekening wilt toevoegen.
Handtekening toevoegen aan Word-model
- Open het Word-model waaraan u de handtekening wilt toevoegen.
- Voeg een witte (of ten minste neutrale) afbeelding in op de plek waar de handtekening moet komen.
Dit doet u via Invoegen > Vormen > Rechthoek.
Let op: de hoogte van deze afbeelding is leidend voor de uiteindelijke grootte van de echte handtekening. - Kies bij Indelingsopties voor ‘Boven en onder’. Zo weet u zeker dat de tekst altijd goed wordt uitgelijnd en niet opeens verspringt.
- Klik met uw rechtermuisknop op de afbeelding en kies voor Alt-tekst bewerken….
- Aan de rechterkant verschijnt een vlak met de kop ‘Alternatieve tekst’. In dit vlak typt u de code mw_handtekening.
- Als u nu een document genereert vanuit Urios voegt Urios de handtekening van de betreffende dossiereigenaar toe op de gekozen plek in het document mits deze handtekening is geüpload in Urios. Anders plaats Urios op deze plek een lege afbeelding, zodat deze wegvalt tegen de achtergrond.
Stap 3 – Indelingsopties
Stap 4 – Alt-tekst bewerken
Stap 5 – Word-code toevoegen
Nieuwe opties en lay-out voor Outlook Add-In
Beschikbaar met de module Documentenbeheer. Onderdeel van Urios Plus.
Met de Urios Outlook Add-In kunt u uw e-mails uit Outlook snel en eenvoudig opslaan in de juiste dossiermap in Urios.
Dossier automatisch al geselecteerd
Bij het opslaan van een e-mail via de Urios Outlook Add-In maakt Urios automatisch een selectie van dossiers waarin u, zeer waarschijnlijk, de betreffende e-mail wilt opslaan. Deze selectie gebeurt op basis van alle e-mailadressen van relaties die gekoppeld zijn aan het dossier. Als de selectie uit één dossier bestaat, selecteert Urios automatisch het bijbehorende dossier voor u. Zo hoeft u dit niet meer zelf aan te klikken.
Als er meerdere dossiers aan een e-mailadres zijn gekoppeld dient u wel zelf het juiste dossier aan te vinken. Dit kunnen ook meerdere dossiers zijn.
Zijn er meer dan 10 dossiers aan een e-mailadres gekoppeld? Dan doet Urios geen dossiersuggesties en kunt u direct zelf zoeken naar het juiste dossier.
Aparte submap voor bijlagen
In het instellingenscherm was het al mogelijk om een andere standaard submap in te stellen voor documenten als voor e-mails. Vanaf deze versie is het ook mogelijk voor bijlagen van e-mails een aparte standaard submap in te stellen. Dit kan handig zijn als u vaak e-mails ontvangt met bewijsstukken of andere processtukken als bijlage. Zo blijft uw map met e-mails overzichtelijk.
Als u in het instellingenscherm geen specifieke voorkeur heeft aangegeven voor een aparte submap voor bijlagen, selecteert Urios bij het opslaan van e-mails automatisch dezelfde submap als die u heeft ingesteld voor het opslaan van e-mails. In het voorbeeld rechts zou dit dus de map ‘E-mail’ zijn.
Alle bijlagen tegelijk selecteren
Waar voorheen alle bijlagen standaard stonden uitgevinkt, staan nu alle bijlagen standaard aangevinkt. Mocht u toch meer bijlagen willen uitvinken dan aanvinken, kunt u eenvoudig – met één klik – alle bijlagen uitvinken door een klik op het blauwe linkje ‘alles uitvinken’. Dit alles om u te helpen met zo efficiënt mogelijk werken.
Naast een aantal functionele wijzigingen is ook de lay-out aangepast zodat dit beter in lijn is met Urios zelf. Daarom is nu de balk geel en zijn dezelfde iconen gebruikt.
Aanpassingen Agenda
Beschikbaar met de module Agenda en Termijnen. Onderdeel van Urios Plus.
Helderdere kleuren en indeling kolommen
Op de tabbladen Weekagenda en Vandaag is de lay-out van de Urios-agenda aangepast. Er worden nu helderdere kleuren gebruikt om duidelijker onderscheid te zien tussen de verschillende onderdelen.
Taken en Termijnen met datum worden getoond op de dag zelf. Indien deze niet worden afgerond verplaatsen deze automatisch naar de kolom ‘zonder datum of te laat’, links van de agenda. Ze blijven daar in beeld staan totdat ze worden afgerond of verwijderd.
Taken invoeren zonder datum
Het is nu mogelijk agenda-items als Taak zonder specifieke datum in te voeren. Alleen de velden Medewerker en Omschrijving zijn verplicht. Het invoeren van taken zonder datum kan handig zijn om op die manier uw ’to do-lijstjes’ in Urios in te voeren, zodat u die – vaak kleinere taakjes – niet vergeet. De taken, geel van kleur, zonder datum worden op de tabbladen Vandaag en Weekagenda getoond in een aparte kolom. Links van de agenda-items met datum.
Verbetering boekhoudkoppelingen
Beschikbaar met de module Boekhoudkoppeling. Onderdeel van Urios Plus.
Inlezen openstaande betalingen voor live-koppeling Exact Online
Begin 2022 hebben we een live-koppeling met Exact Online gerealiseerd. Deze koppeling was echter eenzijdig: van Urios naar Exact Online. Dit betekent dat alle informatie van definitieve facturen uit Urios wel al direct konden worden doorgestuurd naar Exact Online, maar geen informatie uit Exact Online kon worden opgehaald.
Vanaf deze versie is de koppeling tweezijdig geworden: Urios kan nu ook automatisch betalingen ophalen vanuit Exact Online.
Belangrijk is dat u wel goed met uw boekhouder afstemt hoe vaak die de betalingen bijwerkt in Exact Online. Met name vanwege het uitsturen van herinneringen vanuit Urios. Zo weet u zeker dan uw cliënt niet onterecht een herinnering ontvangt.
Daarnaast dient u er rekening mee te houden dat Urios de geïmporteerde betalingen van vandaag een betaaldatum van gisteren geeft. Urios kan namelijk de betaaldatum die is ingegeven in Exact Online niet uitlezen, alleen of iets wel/niet is voldaan.
Een concreet voorbeeld om de logica van Urios uit te leggen. Stel: u heeft ingesteld dat Urios iedere ochtend om 7:00 uur de betalingen moet ophalen uit Exact Online. Vandaag is factuur x nog niet betaald. Als Urios morgen om 7:00 uur de betalingen weer ophaalt en factuur x wel is betaald, gaan we ervan uit dat deze de dag ervoor is voldaan.
Pdf-factuur direct bijgevoegd in Exact Online
Vanaf deze versie stuurt Urios ook de pdf-facturen direct mee met de boeking naar Exact Online, zodat deze daar direct zijn terug te vinden onder het kopje ‘Documenten’.
Export naar Visma eAccounting
Op verzoek van een aantal kantoren is een CSV-export voor Visma eAccounting toegevoegd. Hiermee kunt u een export maken van uw debiteuren en declaraties uit Urios. Deze bestanden stuurt u vervolgens naar uw boekhouder of kunt u zelf inlezen in Visma eAccounting, mits u dit zelf beheert.
U maakt deze export vanuit Urios via Rapport maken > Exporteren naar boekhouding > Visma eAccounting.
Bekijk de uitleg in onze handleiding
Nieuw exportformaat: FMUTA
Dit formaat kan worden gebruikt voor het handmatig exporteren van uw facturen uit Urios naar uw boekhoudpakket. Voor zover bij ons bekend wordt dit formaat ondersteund door Asperion, Exact Globe, Twinfield, Visma AccountView en Visma eAccounting.
E-facturatie via Thunderbird
Beschikbaar met de module Elektronisch Factureren. Onderdeel van Urios Plus.
Wilt u graag elektronisch factureren vanuit Urios zonder gebruik te maken van Outlook, maar staat wel de tweestapsverificatie of OAuth aan in uw e-mailaccount? Dan zou u vanaf deze versie kunnen e-factureren vanuit Urios via het e-mailprogramma Thunderbird.
U kunt hieraan bijvoorbeeld uw Gmail-account koppelen. Vervolgens opent Urios bij het definitief maken van een e-factuur een concept-e-mail in Thunderbird, waarna u deze e-mail handmatig kunt verzenden. De pdf-factuur en standaard declaratietekst (instelbaar in Urios) zijn hieraan dan al automatisch toegevoegd.
U kunt in Urios uw e-mailinstellingen aanpassen naar Thunderbird via Instellingen wijzigen > Geavanceerd > E-mail (naar beneden scrollen).
Praktische aanpassingen in debiteurenbeheer
Als u een nieuwe herinnering maakt via de knop Herinneringen maken of via het tabblad Vandaag, verschijnt het scherm ‘Nieuwe herinnering(en) maken’. Hierin kunt u aangeven welke declaraties u wilt herinneren.
Alle herinneringen automatisch aangevinkt
Waar u voorheen zelf moest aanvinken voor welke declaraties u de herinneringen daadwerkelijk wilt generen, heeft Urios nu standaard alle te herinneren declaraties al aangevinkt. Dit scheelt u weer een aantal klikken omdat u waarschijnlijk toch de meeste, dan wel alle, declaraties zo makkelijk mogelijk wilt herinneren. En indien er een enkeling is die u (nog) niet een herinnering wilt sturen, dan is het makkelijker om één of enkele declaraties uit te vinken dan heel veel declaraties aan te vinken. Daarom hebben we dit omgedraaid.
Mocht u wel slechts enkele relaties willen herinneren, kunt u gebruikmaken van het blauwe linkje onderaan – ‘alles uitvinken’ – en vervolgens de betreffende herinneringen aanvinken.
Openstaand bedrag in plaats van totaalbedrag
Bij het genereren van herinneringen toont Urios in het ‘Herinnering(en) maken’-scherm nu de nog openstaande bedragen in plaats van het totaalbedrag op de originele nota.
Declaratielabel zichtbaar in kolom
In de kolom van het scherm ‘Herinnering(en) maken’ is een extra kolom ‘Labels’ toegevoegd. Wanneer u een label heeft toegekend aan de originele declaratie wordt deze hier getoond. Zo ziet u snel of u bijvoorbeeld een betalingsregeling bent overeengekomen met deze relatie, waardoor u potentieel pas later een herinnering zou willen uitsturen.
Memo zichtbaar bij conceptherinnering
Wanneer u de geselecteerde herinneringen genereert als concept, ziet u aan de rechterkant onder de knoppen de relatie- en/of declaratiememo – mits deze er is. Als er niets is ingevuld bij deze memo’s wordt er niets getoond.
Zo heeft u belangrijke informatie van deze relatie meteen bij de hand, waardoor u bijvoorbeeld in deze stap alsnog kunt besluiten deze relatie geen herinnering te sturen.
Declaraties en herinneringen opslaan als pdf
Urios biedt vanaf nu de mogelijkheid om declaraties en herinneringen meteen als pdf-bestand op te kunnen slaan. Dit kan voor zowel definitieve declaraties en herinneringen als voor concepten. Tevens kan dit per stuk of in batches. U geeft zelf de map aan waarin u deze pdf(‘s) wilt opslaan.
Het is nu dus niet meer nodig om bijvoorbeeld een batch van facturen, die gecontroleerd moeten worden door de advocaat, eerst via een pdf-printer af te drukken om er een pdf-bestand van te kunnen maken.
Insolventierapporten opslaan als pdf
Voor Urios-gebruikers voor wie de module Insolventies relevant is.
Urios biedt een aantal rapporten en overzichten voor kantoren die zich (mede) richten op faillissementen. Vanaf deze versie kunt u de rapporten ‘Tijdregistratie per tijdschrijfgroep’, ‘Verzoek voorschot op salaris’ en ‘Verzoek vaststelling salaris’ ook direct opslaan als pdf in plaats van het concept te moeten afdrukken op een (pdf-)printer.
Tarief voor curatoren 2023
Het nieuwe uurtarief voor curatoren is toegevoegd aan Urios. U hoeft enkel Urios te updaten om hiervan gebruik te kunnen maken.
Overige wijzigingen
Dossiers
- Dossiers waarin het meest recent is gewerkt komen nu bovenaan te staan in de lijst met dossiers, bijvoorbeeld bij het invoeren van tijdregels. Zo vormt er automatisch een lijst van de meest recent gekozen dossiers.
Declareren
- Bij het tonen van nog openstaande declaraties op een nieuwe declaratie wordt in het Bewerken-scherm nu ook de dossiernaam getoond. Zo kan sneller worden achterhaald om welk dossier het gaat.
- Bij het verzenden van e-facturen per e-mail aan relaties gemarkeerd als ‘particulier’ (in Urios) wordt geen xml-bestand meer bijgevoegd. Deze wordt wel meegezonden naar relaties gemarkeerd als ‘bedrijf’.
Rapporten
- Rapport ‘Debiteuren: Openstaande declaraties (bellijst)’. Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm kan deze nu worden uitgedraaid per (1) dossiereigenaar, (2) advocaat/onderneming of (3) onderneming/dossiereigenaar.
- Rapport ‘Honorarium: per dossier en medewerker’. Het is nu mogelijk dit rapport uit te draaien voor één of enkele advocaten.
Heeft u vragen over de updates uit deze versie? Of andere vragen over Urios? Neem dan gerust contact met ons op via 072 512 22 05 of info@urios.nl.