Starten met Urios
Voor onze gebruikers hebben we een praktische handleiding op onze website staan. Om onze nieuwe gebruikers wat meer aan de hand mee te nemen, beschrijven we in dit hoofdstuk stap voor stap welke instellingen u moet nalopen voordat uw kantoor met Urios aan de slag gaat. De linkjes op deze pagina verwijzen naar onderdelen uit onze handleiding.
Het is daarnaast mogelijk om een workshop in te plannen, zodat u met het hele kantoor tegelijk uitleg krijg over Urios en vragen kunt stellen. Deze workshop kan op locatie of online plaatsvinden. Als u een workshop wilt inplannen, neem dan contact met ons op via 072 512 22 05 of info@urios.nl.
Urios installeren
Urios is een Windows-desktop-applicatie. Dat betekent dat Urios alleen gebruikt kan worden op een Windows-apparaat of in een Windows-omgeving.
Als u zelf installatierechten heeft kunt u zelf de installatie-instructies volgen. Stuur deze anders door naar uw systeembeheerder.
Urios updaten
Gemiddeld twee keer per jaar brengen wij een grote Urios-update uit. Als u zich heeft ingeschreven voor onze nieuwsbrief ontvangt u hierover een mail. Wij gebruiken uw e-mailadres alleen voor informatieve mails.
Inschrijven voor de nieuwsbrief ≫
Urios updaten kan vanuit de nieuwsbrief, vanuit de applicatie of vanaf onze website. Als u zelf geen installatierechten heeft kan uw systeembeheerder de update voor u uitvoeren.
De basis van Urios
Knoppen en tabbladen
Globaal gezien vindt u in Urios aan de linkerkant knoppen voor invoer van informatie. De kleuren van de knoppen corresponderen met de kleuren van de tabbladen; zo ziet u snel in welk onderdeel van Urios u iets aan het doen bent. Op de tabbladen vindt u de informatie die u heeft ingevoerd, zoals relatie- en dossier-informatie en tijdregels.
Zoeken, opdrachten en dataselectie
Per tabblad vindt u rechts bovenin een zoekbalk waarmee u kunt zoeken op alle informatie die op dat tabblad zichtbaar is. Daaronder ziet u opdrachten voor dat specifieke tabblad. Bijvoorbeeld ‘Sluiten / archiveren’ op tabblad Dossiers. Ook ziet u datafilters die u kunt toepassen (‘Dataselectie’) om uw selectie te verkleinen. U kunt uw gewenste selectie opslaan als standaard.
Samenvatting
Tot slot vindt u rechtsonderin een samenvatting van de zichtbare informatie op het betreffende tabblad. Bijvoorbeeld hoeveel lopende dossiers per dossiercategorie u heeft op tabblad Dossiers.
Instellingen in Urios
In Urios kunt u instellingen doen op verschillende niveaus: kantoorbreed en persoonlijk. Hieronder leest u welke instellingen op deze niveaus kunt doen.
Kantoorinstellingen in Urios
Dit zijn de instellingen die gelden voor het hele kantoor. Als u deze instellingen wijzigt, heeft dit invloed voor alle gebruikers.
Kantoorgegevens en nummering
Voordat u begint met het invoeren van gegevens, is het belangrijk een aantal basisinstellingen te doen. Denk aan het invullen van kantoorgegevens, het instellen van de rechtsvorm en het opgeven van een nummerpatroon voor dossiers en declaraties.
Kantoorgegevens invullen en rechtsvorm instellen ≫
Nummering instellen ≫
Tariefbeleid
Tariefgroepen stelt u in op kantoorniveau. Hierbij kunt u onderscheid maken tussen tariefgroepen op uurbasis, vaste prijs of abonnementen.
Ook kunt u een percentage kantoorkosten instellen en die koppelen aan één of meerdere tariefgroepen.
Tariefgroepen aanmaken en beheren ≫
Gebruikers beheren
In Urios maken we onderscheid tussen declarabele medewerkers / tijdschrijvers (zoals advocaten en juridisch medewerkers) en ondersteunende gebruikers (zoals secretariaatsmedewerkers).
Voor elke declarabele medewerker neemt u een tijdschrijflicentie af. Voor licenties voor ondersteuners geldt dat het gaat om het aantal gelijktijdig ingelogde ondersteunende gebruikers. Dus stel dat u 5 ondersteunende gebruikers heeft, maar er zijn er nooit meer dan 3 tegelijk aan het werk, hoeft u hiervoor maar 3 ondersteunende licenties af te nemen.
In onze handleiding vindt u hoe u nieuwe gebruikers kunt toevoegen, een bestaande gebruiker kunt bewerken en gebruikers kunt verwijderen/vervangen.
Declaraties en herinneringen
Om te kunnen declareren en herinneren vanuit Urios moet u een declaratie-, specificatie- en herinneringsjabloon kiezen. In Urios vindt u meer dan 50 sjablonen met verschillende lettertypen en lay-outs. Deze opmaak wordt bepaald door twee onderdelen:
- Het sjabloon voor de tekstuele opmaak. Deze bepaalt het lettertype, de lettergrootte en hoe de tekst zich ten opzichte van elkaar bevindt. Er zijn een aantal instellingen die u zelf kunt aanpassen, zoals de weergave van de factuurregels/bedragen en de standaard teksten op de declaraties en herinneringen.
- Het briefpapier / de huisstijl. U kunt uw briefpapier als pdf uploaden in Urios. Bij het definitief maken van de factuur voegt Urios deze achtergrond achter het gekozen sjabloon.
Volstaat een standaard sjabloon uit Urios niet? Dan kunnen wij huisstijlservice voor u uitvoeren. Hierbij komen kosten kijken.
Opmaak declaraties instellen ≫
Opmaak herinneringen instellen ≫
Briefpapier inlezen ≫
Categorieën, labels en extra velden
Om uw dossiers en relaties nog makkelijker te kunnen beheren, is het mogelijk om in Urios zelf extra informatie toe te voegen. Dit kan in de vorm van:
- Categorieën. Dossiercategorieën kunt u gebruiken om onderscheid te maken tussen de verschillende rechtsgebieden waarin uw kantoor actief is. Relatiecategorieën kunt u gebruiken als u onderscheid wilt maken tussen bijvoorbeeld verschillende sectoren waarin uw klanten actief zijn.
Dossiercategorieën aanmaken en toepassen ≫
Relatiecategorieën aanmaken en toepassen ≫ - Labels. Maak labels aan en pas deze toe op verschillende onderdelen uit Urios. Bijvoorbeeld ‘betalingsregeling’ voor relaties en declaraties en ‘aanvullen’ voor dossiers. Labels zijn beschikbaar voor relaties, dossiers, tijdregels, verschotten, declaraties, conceptdeclaraties, herinneringen en agenda.
Labels aanmaken en gebruiken ≫ - Extra velden. Handig als u structureel bepaalde informatie wilt administreren waarvoor geen standaard veld in Urios beschikbaar is. Deze velden kunt u zelf aanmaken naast de standaardvelden die beschikbaar zijn in Urios. De informatie uit deze velden kan worden gebruikt in standaard e-mails en documenten. Extra velden zijn beschikbaar voor gebruikers, relaties en dossiers. Denk aan ‘werkdagen’ voor gebruikers, ‘afwijkende betalingstermijn’ voor relaties en ‘datum aanhouding’ voor dossiers.
Extra velden voor gebruikers ≫
Extra velden voor relaties ≫
Extra velden voor dossiers ≫
Documentenbeheer instellen
Om optimaal gebruik te maken van de module Documentenbeheer moet deze goed worden ingesteld. De voornaamste functie van deze module is het koppelen van Urios met uw bestandsopslaglocatie. Als u dan een nieuw dossier aanmaakt in Urios, wordt er direct een dossiermap met eventueel submappen aangemaakt op uw opslaglocatie. Alles wat u in die map(pen) opslaat, kunt u terugzien in Urios.
Koppeling met bestandsopslaglocatie instellen ≫
Als uw dossiermappen zijn gekoppeld aan Urios, kunt u vanuit Outlook eenvoudig e-mails en bijlagen opslaan in deze dossiermappen. Hiervoor moet de Urios Outlook Add-In actief zijn in Outlook.
E-mails opslaan met de Urios Outlook Add-In ≫
Verder kunt u met deze module gebruikmaken van document-modellen en e-mail-modellen. In deze modellen kunt u Urios-codes opnemen die informatie uitlezen die in Urios zijn opgeslagen. Denk aan ‘dossiernaam’ en ‘dossiernummer’, maar ook aan relatiegegevens, zoals ‘geboortedatum’ en ‘BSN’ of algemene gegevens, zoals ‘huidige datum’.
U kunt deze modellen zelf maken, zoveel als u wilt.
Document-modellen maken en gebruiken ≫
E-mail-modellen maken en gebruiken ≫
Persoonlijke instellingen in Urios
Iedere gebruiker kan voor zichzelf of voor diens werkplek voorkeursinstellingen doen. Denk aan het wel of niet automatisch starten van de stopwatch en de vraag krijgen om een verzonden e-mail op te slaan.
Als u start met Urios sturen wij u het Document Persoonlijke instellingen. Als u deze niet heeft ontvangen, klik dan op de link om deze te bekijken en desgewenst te downloaden of printen.
Vragen over Urios?
In onze praktische handleiding vindt u uitleg over de meeste onderdelen van Urios. Komt u er echter niet uit met onze handleiding? Of heeft u een hele specifieke vraag? Bel of mail dan gerust naar onze helpdesk. Wij helpen u graag verder.
- 072 512 22 05
- info@urios.nl