Herinneren en aanmanen

Debiteurenbeheer

Helaas betaalt niet iedere cliënt op tijd en herinneren aan de openstaande declaratie is niet het leukste werk. Wel wordt dit minst leuke onderdeel van uw administratie gemakkelijk gemaakt door Urios.

In Urios kunt u op verschillende manieren betalingsherinneringen maken. Dit kan in batches op dossierniveau, maar ook op relatieniveau door eenvoudig te zoeken op de naam van uw cliënt of debiteur.

Eén client herinneren

Om één herinnering te maken kunt u de volgende stappen doorlopen:

  1. Klik in het hoofdmenu op de knop Herinnering maken
  2. Klik op de bovenste optie 1 relatie.
  3. Controleer de verzenddatum. Deze staat standaard op de datum van vandaag maar dit kunt u aanpassen.
  4. Zoek de cliënt op waarvoor u de betalingsherinnering wilt maken.
  5. Na het selecteren van de cliënt kunt u aangeven of u een eerste, tweede of laatste herinnering wilt opmaken. In de tabel eronder kunt u zien welke declaraties er door de betreffende cliënt nog niet zijn voldaan en of voor deze declaraties al een eerdere herinnering is verstuurd.
  6. Selecteer één of meerdere declaraties waarvoor u de betalingsherinnering wilt maken. Als u meerdere nog openstaande declaraties aanvinkt, worden deze onder elkaar op één betalingsherinnering getoond. Eventuele ontvangen deelbetalingen worden op de herinnering verrekend, zodat voor de cliënt duidelijk is welk bedrag er nog voldaan moet worden.
  7. Klik op de knop Volgende om de herinnering te genereren. U ziet nu de herinnering in concept op uw beeldscherm verschijnen. U kunt dit concept tekstueel nog aanpassen middels de knop Bewerken.
  8. Als de herinnering akkoord is, kunt u deze definitief maken. U geeft op dat moment aan of u de herinnering wilt printen of wilt versturen per e-mail. Daarna kunt u de herinnering terugvinden op het tabblad Herinneringen. Op het tabblad Declaraties kunt u terugzien dat de cliënt aan de betreffende openstaande declaratie herinnerd is.

Batch herinneringen maken

U kunt in Urios met enkele muisklikken alle openstaande declaraties in één keer herinneren, zowel voor een eerste, tweede of laatste maal. Het maken van meerdere herinneringen in batches, doet u op de volgende manier.

  1. Klik in het hoofdmenu op de knop Herinnering maken
  2. Kies voor eerste, tweede of laatste herinnering.
  3. Indien gewenst kunt u de verzenddatum nog aanpassen. In de tabel er onder worden alle declaraties getoond die in aanmerking komen voor een eerste, tweede of laatste herinnering, op basis van de declaratiedatum en/of datum van eerder verzonden herinnering. U kunt alle declaraties die u wilt herinneren per stuk aanvinken, maar u kunt ook de linkjes links onderin het scherm gebruiken om alle declaraties aan te vinken.
  4. Klikt u op de knop Volgende om voor alle aangevinkte declaraties de herinnering door Urios te laten genereren. Deze betalingsherinneringen verschijnen nu in concept op uw scherm.
  5. U kunt de herinneringen desgewenst nog stuk voor stuk controleren door met de knoppen rechts onderin uw beeldscherm naar de volgende herinnering te bladeren. Aanpassingen kunt u nog maken met de knop Bewerken. Eventuele aanpassingen die u via de knop Bewerken maakt, zijn alleen van toepassing op die betreffende herinnering. Indien u iets wilt wijzigen voor alle betalingsherinneringen, bijvoorbeeld een formulering in uw begeleidende tekst, dan kunt u dit doen via Instellingen wijzigen > Herinneringen > Standaard teksten. Als u in het instellingenscherm wijzigingen aanbrengt, dan werken deze door in alle nog te maken herinneringen en weet u zeker dat uw teksten op nieuwe herinneringen altijd goed staan.
  6. Als alle betalingsherinneringen akkoord zijn, klikt u op de knop Definitief maken. Alle conceptherinneringen die op dat moment open staan worden met één klik definitief gemaakt. De betalingsherinneringen worden allemaal geprint of per e-mail naar uw cliënten verzonden.

Herinneringstermijnen

Hoe snel u een cliënt herinnert aan een openstaande nota is aan u. In instellingenscherm Herinneringen > Termijnen en kosten..

Voor de eerste herinnering kunt u kiezen te herinneringen een vast aantal dagen na declaratiedatum een een aantal dagen na verstrijken van de betalingstermijn. De betalingstermijn van een declaratie wordt bepaalt door een tekst “binnen X dagen” op te nemen in de afsluitende tekst van een declaratie. Voor details over hoe exact de betalingstermijn van een declaratie wordt opgeslagen, zie hoofdstuk Declareren, kopje Betalingstermijn.

De herinneringstermijnen voor de opvolgende herinneringen zijn gebaseerd op de datum van de voorgaande herinnering.

Mocht uw eerste of tweede herinnering een zogenaamde 14-dagenbrief zijn voor het ophogen met incassokosten volgens de WIK. Let er dan op dat het aantal gekozen dagen voldoende is, minimaal 15 dagen, maar misschien beter iets meer. Dit aangezien de cliënt 14 dagen de tijd gehad moet hebben na ontvangst van deze 14-dagenbrief. Houd dus bij het verzenden van uw herinnering rekening met weekenden en eventuele feestdagen waardoor de 14-dagenbrief niet binnen 1 dag is ontvangen door uw cliënt.

Administratiekosten, rente of incassokosten (Wik) in rekening brengen

Afhankelijk van de door u gehanteerde algemene voorwaarden mag u de herinneringen ophogen met extra kosten.

Urios biedt de mogelijkheid om herinneringen te verhogen met:

  • rente
  • administratiekosten
  • incassokosten volgens Wik

Deze kosten stelt u in op het instellingenscherm Herinneringen > Termijnen en Kosten..

Ophogen met Wik

Ophogen met incassokosten volgens de Wik is tegenwoordig de meest gebruikelijke methode. Deze ophoging mag u doorvoeren bij uw tweede of derde herinnering mits u op de voorgaande/eerste herinnering (de zogenaamde 14-dagenbrief) de debiteur heeft geïnformeerd over deze ophoging en het exacte bedrag.

U kunt dit eenvoudig doen door op de eerste herinnering de volgende afsluitende tekst op te nemen

Indien u binnen veertien dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd niet tot betaling van het openstaande bedrag ad € [%herinnering.bedrag%] overgaat, bent u € [%herinnering.incassokosten%] incassokosten verschuldigd conform de Wet op de IncassoKosten (WIK).

Let er op dat de opvolgende herinnering met ophoging van de incassokosten op z’n vroegst 15 dagen (of soms meer) na de voorgaande herinnering wordt verstuurd. Neem ook trage postbezorging rond feestdagen mee in de termijn voor versturen van deze herinnering. De cliënt moet echt minimaal 14 dagen de tijd gehad hebben. Tevens mogen er geen andere aanvullende kosten zoals bijvoorbeeld administratiekosten in rekening worden gebracht

Voor details over de WIK zie: https://www.nvio.nl/wet-incasso-kosten-wik

Lees ook de aanbeveling over de veertiendagenbrief van de Rechtspraak: https://www.rechtspraak.nl/SiteCollectionDocuments/aanbeveling-over-de-veertiendagenbrief.pdf

Om de herinnering op te hogen met deze incassokosten vinkt u “verhoog met incassokosten volgens Besluit vergoeding voor buitenrechtelijke incassokosten” aan bij de tweede en/of laatste herinnering.

Ophogen met rente

Indien u op de herinneringen rente in rekening wilt brengen kunt u conform uw algemene voorwaarden de rente per jaar of maand invoeren, of kiezen voor wettelijke rente.

Om de herinnering op te hogen met deze rente vinkt u “rente in rekening brengen” aan bij de eerste, tweede en/of laatste herinnering.

Elektronisch herinneringen versturen

Als u gebruik maakt van de module Elektronisch factureren en dus uw declaraties per e-mail verzendt naar (een deel van) uw cliënten, worden de herinneringen op dezelfde manier verzonden. Hier hoeft u verder geen aanpassingen voor te doen op relatieniveau, want de relaties welke u per e-mail wilt factureren staan immers al aangemerkt met facturatiemethode ‘E-mail‘. Wel is het belangrijk dat uw begeleidende e-mail bericht is aangepast naar het versturen van een betalingsherinnering. Dit kunt u doen op de volgende manier.

  1. Gaat u naar Instellingen wijzigen > Herinneringen > E-Herinnering.

  2. Vult u een Onderwerp in, bijvoorbeeld Betalingsherinnering, en geef aan in welke map u de PDF-bestanden wilt opslaan. Belangrijk is dat deze map op een plaats staat waar iedere computer/collega bij kan komen. Kies dus een map op een gezamenlijke schijf of in een cloud omgeving.

  3. Het begeleidende e-mailbericht voert u in bij het tabje E-mail. Ook hier
    is het mogelijk om de iDEAL-knop toe te voegen.

    Voorbeeld tekst:

    [%client.aanhef%]

    Bijgaand treft u de herinnering aan voor de bij ons nog openstaande facturen. Ik verzoek u het totaal bedrag ad € [%herinnering.bedrag%] over te maken naar rekening [%brief.iban%] t.n.v. [%brief.afzender%] of [%kantoor.naam%] onder vermelding van factuurnummer [%herinnering.declaraties%]. U kunt ook de factuur direct voldoen met iDEAL via uw eigen bank middels onderstaande knop.

  4. Als u uw mailbericht hebt opgemaakt, kunt u terugkeren naar het tabblad Instellingen en klikken op de knop ‘Verzend test e-herinnering aan test@urios.nl’. U zult zelf een CC-bericht ontvangen op het e-mailadres dat u als CC-mailadres heeft ingevuld bij Declaraties > E-Factuur.

Wanneer u nu meerdere herinneringen tegelijk opmaakt, batch herinneringen maakt en deze conceptherinneringen definitief maakt, sorteert Urios voor u uit welke herinneringen er per e-mail worden verzonden en welke betalingsherinneringen er worden geprint. Ook hier kunt u deze beide methoden, post en elektronisch, door elkaar heen gebruiken.

Opmaak herinneringen

Ook bij herinneringen kiest u voor de opmaak één van de standaardsjablonen, of het voor u gemaakte sjabloon in de huisstijl van uw kantoor.

Bij de herinnering heeft u voor het middendeel twee keuzes voor de indeling.

  • tabel
    Met deze indeling kunt u zelf aangeven welke kolommen u zichtbaar wilt hebben en hoe breed deze kolommen moeten zijn.     

  • 1 kolom
    Geeft alleen het nummer en de datum van de declaratie.              

Standaard teksten voor herinneringen

Net als voor de declaraties kunt u inleidende en afsluitende zinnen definiëren. Dit doet u in instellingen­scherm Herinnering > Standaardteksten.

Codes specifiek voor herinneringen

[%herinnering.declaraties%] Het declaratienummer / de declaratienummers van de declaratie(s) die worden herinnerd.
[%herinnering.declaratiedata%] De datum / de data van de declaratie(s) die worden herinnerd.
[%herinnering.eerdereherinneringen%] De datum / de data van de eerdere herinneringen. Gebruik deze code alleen op tweede en laatste herinneringen.
[%herinnering.bedrag%] Totaalbedrag te voldoen. Dit is de som van de openstaande declaraties vermeerderd met eventuele administratiekosten, incassokosten en rente, en verminderd met deelbetalingen.
[%herinnering.incassokosten%] De toegestane incassokosten zoals bepaald in de Wet Normering Buitengerechtelijke Incassokosten (WIK). Deze code kunt u bijvoorbeeld gebruiken op de eerste herinnering om de cliënt te waarschuwen voor de verhoging bij een latere herinnering.
[%herinnering.betalingstermijn%] Met ingang van versie 2021.3. Het aantal dagen zoals opgenomen in de afsluitende zin van de herinnering. Stel de afsluitende zin van de herinnering bevat de tekst “binnen vijf dagen” dan geeft deze code het getal 5 terug. Deze code is bijvoorbeeld handig om in de begeleidende e-mail exact dezelfde termijn te hanteren als op de herinnering die in de bijlage als pdf is meegezonden.

Voorbeeld inleidende zin voor eerste herinnering

[%client.aanhef%]

Uit mijn administratie is gebleken dat onderstaande declaratie(s) nog niet is/zijn voldaan. De termijn(en) van deze declaratie(s) is/zijn verstreken.

Voorbeeld afsluitende zin voor eerste herinnering

Wij verzoeken u het totaalbedrag à [%herinnering.bedrag%] euro zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vijf dagen, aan ons over te maken maken op onze bankrekening [%brief.iban1%] ten name van [%brief.afzender%].

Mocht uw betaling deze brief gekruist hebben, dan kunt u deze herinnering als niet verzonden beschouwen.

In afwachting van uw spoedige betaling verblijf ik.

Met vriendelijke groet,

[%gebruiker.naam%]

Voorbeeld afsluitende zin voor tweede herinnering

Indien u binnen vijf dagen na heden niet tot betaling van bovengemeld bedrag overgaat, zijn wij genoodzaakt de vordering ter incassering uit handen te geven aan NAAM INCASSOBUREAU.

U bent dan, conform de Wet op de Incassokosten (WIK), [%herinnering.incassokosten%] euro incassokosten verschuldigd. Tevens zullen wij dan aanspraak maken op de inmiddels vervallen rente en de nog in de toekomst te vervallen rente.

Mocht uw betaling deze brief gekruist hebben, dan kunt u deze aanmaning als niet verzonden beschouwen.

In afwachting van uw spoedige betaling verblijf ik.

Hoogachtend,

[%gebruiker.naam%]

Voorbeeld begeleidende e-mail

Deze teksten voor de e-mail stelt u in op het instellingenscherm Herinnering > E-Herinnering, tabje E-mail.

[%client.aanhef%]

Uit mijn administratie is gebleken dat declaratie(s) [%herinnering.declaraties%] nog niet is/zijn voldaan. De termijn(en) van deze declaratie(s) is/zijn verstreken.

Wij verzoeken u het totaalbedrag à [%herinnering.bedrag%] euro zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen [%herinnering.betalingstermijn%] dagen, aan ons over te maken maken op onze bankrekening [%brief.iban1%] ten name van [%brief.afzender%].

Met vriendelijke groet,

[%gebruiker.naam%]

Algemene codes

De onderstaande codes kunnen worden gebruikt in de standaard teksten van declaraties en herinneringen en in de begeleidende e-mails voor e-facturen en e-herinneringen.

[%advocaat.naam%] Geeft volledige naam van dossiereigenaar zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Medewerkers.
[%advocaat.naam_zonder_titels%] Naam van de advocaat / dossiereigenaar. Titels zoals “mr.”, “LLM” en afkortingen van mevrouw zoals “mevr.” en “mw.” zijn verwijderd zodat alleen de naam overblijft.
[%advocaat.telefoon%] en [%advocaat.email%] Voor (directe) contactgegevens van de dossiereigenaar
[%advocaat.code%] Geeft afkorting van dossiereigenaar
[%advocaat.bar%] Geeft BAR-nummer van dossiereigenaar
[%brief.adres%] of [%client.adres%] Het volledige adres van de debiteur / cliënt
[%brief.datum%] De verzenddatum van de declaratie / herinnering.
[%brief.maand%] Maand en jaar van de verzenddatum.
[%brief.dossiernummers%] De dossiernummers van de declaratie / herinnering.
[%brief.inzake%] De inzake tekst. Dit is voor declaraties standaard de dossiernaam. Voor herinneringen is dit de tekst zoals ingevoerd op instellingenscherm Herinneringen > Kopteksten.
[%brief.onskenmerk%] De tekst zoals ingevoerd in het Declaratie bewerken scherm op tab Teksten in het vak Ons kenmerk.
[%brief.uwkenmerk%] De tekst zoals ingevoerd in het Dossier bewerken scherm op tab Relaties in het veld Referentie voor deze debiteur / cliënt.
[%brief.kop%] De tekst zoals ingevoerd op het instellingenscherm Declaraties > Kopteksten of Herinneringen > Kopteksten.
[%brief.afzender%] Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm de naam van het kantoor, de naam van de advocaat of de naam van de ingestelde onderneming.
[%brief.afzendercode%] Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm de code van de behandelend advocaat / dossiereigenaar, of de code van de ingestelde onderneming.
[%brief.btwnummer%] Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm het btw-identificatienummer van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
[%brief.kvknummer%] Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm het KvK-nummer van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
[%brief.bank%], [%brief.bank1%] [%brief.bank2%] Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm het rekeningnummer / de bankgegevens van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
[%brief.bic%], [%brief.bic1%] [%brief.bic2%] Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm de BIC (Bank Identification Code) van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
[%brief.iban%], [%brief.iban1%] [%brief.iban2%] Afhankelijk van de ingestelde rechtsvorm het IBAN (International Bank Account Number) van het kantoor, de advocaat of de ingestelde onderneming.
[%brief.efactuur_aan%] E-mailadres van debiteur / cliënt voor facturatie
[%brief.efactuur_cc%] CC e-mailadres voor facturatie
[%brief.emailrechtstreeks%] Alleen als rechtsvorm staat op zelfstandige advocaten. Het e-mailadres van de advocaat zoals ingesteld in het Medewerker bewerken scherm.
[%brief.telefoonrechtstreeks%] Alleen als rechtsvorm staat op zelfstandige advocaten. Het telefoonnummer van de advocaat zoals ingesteld in het Medewerker bewerken scherm.
[%brief.inleidendezin%] De inleidende zin kunt u gebruiken in de begeleidende tekst van de e-mail bij op instellingenscherm Declaraties > E-factuur tabblad E-mail.
[%brief.afsluitendezin%] De afsluitende zin kunt u gebruiken in de begeleidende tekst van de e-mail bij op instellingenscherm Declaraties > E-factuur tabblad E-mail.
[%brief.voettekst%] De voettekst kunt u gebruiken in de begeleidende tekst van de e-mail bij op instellingenscherm Declaraties > E-factuur tabblad E-mail.
[%client.aanhef%] of [%client.aanhefvm%] of [%client.aanhefmv%] Volledige aanhef van de debiteur / cliënt inclusief afsluitende komma. Voorbeeld “Geachte heer Janssen,“. Indien het geslacht onbekend is, maar de achternaam wel bekend, dan wordt de bij codes aanhef en aanhefvm eerst de vrouwelijke vorm gevolgd door de mannelijke vorm, bijvoorbeeld “Geachte mevrouw/mijnheer Pietersen,“. Bij code aanhefmv wordt eerst de mannelijke vorm gevolgd door vrouwelijke vorm. bijvoorbeeld “Geachte heer/mevrouw Pietersen,“. Indien het geslacht en de achternaam onbekend zijn wordt dit bij code aanhef en aanhefvmGeachte mevrouw, mijnheer,“, bij code aanhefmvGeachte heer, mevrouw,“.
[%client.voornaam%] De voornaam van de debiteur / cliënt. Kan bijvoorbeeld gebruikt worden in een aanhef als “Beste [%client.voornaam%],” of gecombineerde met bovenstaande code “[%client.aanhef%] beste [%client.voornaam%],“.
[%client.achternaam%] Achternaam van de debiteur / cliënt.
[%client.naam%] Volledige naam van de debiteur / cliënt.
[%client.email%] E-mailadres van de de debiteur / cliënt.
[%client.btwnummer%] Btw-identificatienummer van de debiteur / cliënt. Indien u gebruik maakt van de EU btw-verleggingsregeling (artikel 196 van Richtlijn 2006/112/EG) bent u verplicht het btw-identificatienummer van de debiteur / cliënt op de declaratie te vermelden.
[%client.nummer%] Debiteurnummer van de debiteur / cliënt.
[%gebruiker.naam%] Geeft volledige naam van huidige gebruiker zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Medewerkers.
[%gebruiker.naam_zonder_titels%] Naam van de huidige gebruiker. Titels zoals “mr.”, “LLM” en afkortingen van mevrouw zoals “mevr.” en “mw.” zijn verwijderd zodat alleen de naam overblijft.
[%gebruiker.telefoon%] en [%gebruiker.email%] Voor (directe) contactgegevens van huidige gebruiker
[%gebruiker.code%] Geeft afkorting van huidige gebruiker
[%gebruiker.dhr_mevr%] Op basis van geslacht van huidige gebruiker “dhr.” of “mevr.”.
[%gebruiker.deheer_mevrouw%] Op basis van geslacht van huidige gebruiker “de heer” of “mevrouw”.
[%kantoor.naam%] Kantoornaam zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.
[%kantoor.adres%] Kantooradres zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.
[%kantoor.postcode%] Postcode zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.
[%kantoor.plaats%] Plaatsnaam zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.
[%kantoor.telefoon%] Telefoonnummer zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.
[%kantoor.fax%] Faxnummer zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.
[%kantoor.email%] E-mailadres zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.
[%kantoor.website%] Websiteadres zoals ingevuld op instellingenscherm Kantoor > Naam en adres.